档案管理的特点
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档案管理的特点范文第1篇
一是领导决策的参谋。学校领导要做出科学的决策，就要进行研究，就要以档案作为重要依据。二是处理各种问题的凭证。档案是过去学校工作的原始记录，可为学校处理各种问题提供凭证。如现在社会上有些人伪造学历证明，我们通过查阅学籍档案和有关资料，就可得到真实的情况。三档案也是宣传教育的素材。档案翔实记录了教育事业发展的历程和教育工作者的奋斗足迹。四档案是教育评估的主要依据。五档案与教学改革密切相关。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。
近些年以来，随着中国高等教育的持续发展，高职院校教育也呈现出多元化的发展趋势，这些多元化的发展趋势决定了其教育教学模式与管理的多样性特点，同样档案管理作为高校管理工作的组成部分，也形成了其特有的发展模式与发展思路。
第一，多样性特点。受大专院校生源范围及教学、办学模式多样化的影响，很多大专院校档案材料呈现出复杂化和多样化的发展趋势。同时受高校档案资料的特殊性因素影响，比如档案内容更多的记录了学生的成绩材料、获奖材料、处分材料、入团入党材料等，还包括教师及相关管理人员的学历状况、资历状况及社会经历等内容，因此档案管理工作呈现出一定的多样性与复杂性特点。
第二，真实性特点。大专院校档案材料是对学生、教职工及相关管理人员的学习、工作、实践等内容的最原始记录，能够反映出其在过去某一段时期及过去所有时间段内的学习状况、工作状况、思想品德状况、身体状况、政治面貌等。这些材料均需要经过学校相关部门的审查，以保证材料内容的真实性与各种手续的完备性，需要符合规定的材料撰写的基本要求，因此档案材料区别于个人私自撰写的材料，也不同于手续不全或者无头有尾等类似的材料。
第三，实用性特点。大专院校档案管理工作是个体总体状况的最真实记录，相关用人单位可以根据档案材料有效了解个体的思想政治状况、学习状况、家庭状况、在校表现及整体素质，因此具备一定的实用性特点。
第四，动态性特点。随着高等院校扩招趋势的发展以及学每年的毕业与择业，使得档案出现不断流动的状况，这种边产生边流动的状况使得学校档案管理出现一定的动态性特点，比如周期相对较短、稳定性相对较差等。
新形势下，高职院校档案管理与实际教育改革的需求之间还存在一定的差距，尤其是与高职深入开展产学研相结合的改革力度与成效相比，高职院校的档案管理存在显著的滞后性，主要表现如下：
第一，受高职院校学生档案管理工作多样性与动态性等特点的影响，很多大专院校档案管理工作中存在档案意识薄弱的状况，导致档案管理工作的边缘化。
第二，档案管理机制不健全。针对学生的档案管理，包括档案材料与信息的移交、查阅、归档等环节出现不科学、管理机制不健全的状况，没有形成统一的管理标准，很大程度上影响了档案管理工作的深入开展。另外，很多高职院校并没有将学生的档案管理工作深入纳入到学校的相关管理日程上，因此缺乏有效的监督检查环节与指导考核环节，管理机制不系统。
第三，管理人员的整体素质有待进一步提高。现阶段很多大专院校学生档案管理工作主要靠一些兼职人员组成，其档案管理的业务能力、理论框架等相对薄弱，同时高校也很少组织相应的培训，导致档案管理工作存在很多问题。
针对以上高职院校档案管理存在的问题，我们应该如何有效推动大专院校档案管理工作的开展呢？
第一，不断加强对档案管理知识的宣传力度，强化档案管理意识。从学生自身的利益及未来发展需求出发，重视档案管理工作，采取多种形式宣传档案管理知识，提高档案管理工作人员的基本业务素质，提高学生的档案管理意识，推动档案管理工作良好的内外部环境的形成。
第二，建立有效的档案管理机制。根据学校实际发展状况与发展阶段，出台相应的规范性档案管理文件，使学生的档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的进一步发展。
档案管理的特点范文第2篇
关键词：英国高校档案；档案管理；谢菲尔德大学；特点
Abstract：Taking the university of Sheffield，this paper introduced significant
characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.
Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic
2012年7月8日至24日，作为盐城师范学院赴英考察培训团成员，我在考察牛津大学、剑桥大学、曼彻斯特大学、爱丁堡大学、谢菲尔德大学和谢菲尔德哈勒姆大学等高校教育管理的同时，重点考察了英国高校的档案管理，其中，深度考察了谢菲尔德大学的档案管理情况。
1 松散的档案管理体制
英国档案管理体制是典型“分散式”类型，没有全国统一的档案工作领导、指导机构。英国高校中，除剑桥大学设立档案中心，牛津大学、利物浦大学、格拉斯哥大学等少数高校设立档案馆外，其他高校没有统一的档案管理机构，档案分散在其他机构中。
谢菲尔德大学（University of Sheffield）是1897年由谢菲尔德医学院（成立于1828年）、港湾学院（1879年）与谢菲尔德技术学院（1884年）等3所谢菲尔德地方学院合并而成“谢菲尔德大学学院”，后于1905年获得皇家特许状，晋升为“谢菲尔德大学”。该校以其一流的教育及研究成果在英国享有盛誉，共出过4名诺贝尔奖金获得者。其杰出的科研成果吸引了来自海内外众多的学生，学校目前拥有在校生25000多名，其中，包括来自120多个国家的3400多名海外学生。谢菲尔德大学的档案有多家机构管理，主要有两个机构，即信息与计算服务中心（Corporate Information and Computing Services ）和图书馆。行政档案由隶属于信息与技术服务中心的档案室管理，学生成绩、试卷等教学档案以及财务档案等由隶属于信息与技术服务中心的记录室管理，手稿、论文等和英国全国游乐档案分别由图书馆的特藏档案室和游乐档案室管理。游乐档案室中，馆藏范围不局限于谢菲尔德大学或谢菲尔德市，而是面向全英。游乐档案室收藏有大量历史上英国跑马场的海报、图片、画册、图书、报纸、期刊和文件等，其中，有不少是19世纪的游乐档案。谢菲尔德大学的行政档案室、记录室、手稿室和游乐档案室等各档案机构之间没有上下隶属关系，也无法定业务往来。但这些分散的档案机构并不影响谢菲尔德大学各类档案的收集和保存，各档案机构分工协调，管理有序，确保了各类档案的收集齐全和完整。
2 多元的档案资金来源
英国高校的档案经费与高等教育经费一样，主要来自政府拨款和社会捐赠。由Ross-CASE委托英国国家社会研究中心（NationalCentreforSocialResearch）进行的调查显示，在2008～200年度，英国大学所收到的慈善基金总数为5.32亿英镑。在所有英国大学中，牛津大学和剑桥大学获得捐赠最多，超过所有捐赠的一半。另外，在罗素集团（RussellGroup）下的一流研究类大学得到的捐赠占捐赠总额的24%。[1]
与一流名牌大学收到的捐赠相比，一些二流大学和一般院校所获得的捐赠数量有限、杯水车薪。80%的捐赠人都是已经离开学校的毕业生。作为罗素集团（RussellGroup）下的谢菲尔德大学的档案经费同样来自学校行政经费和社会捐赠。2010年，英国联合政府上台后，大幅度削减高校经费，高校的办学经费显得越来越紧张，档案管理经费也遭到相同厄运。谢菲尔德大学平均每年的研究经费超过7000万英镑，但档案经费没有具体的规定，根据实际情况而定，除捐赠指定用于档案经费外，学校行政投入的档案经费每年都在缩减。谢菲尔德大学在考虑本国学生学费上涨的同时，不得不呼吁社会人员和校友积极捐赠，提供办学经费。
档案管理的特点范文第3篇
关键词：住房公积金档案；特点；管理策略
我国住房公积金制度建立时间较短，随着制度的不断完善，住房公积金档案数量也呈快速增长的态势。住房公积金档案是对在住房公积金业务办理过程中形成的最原始记录，具有重要的参考和利用价值。为了更好的推动住房公积金业务的发展和保证住房公积金资金的安全，需要进一步加强住房公积金档案管理工作，更好的促进我国住房公积金事业的健康发展。
1住房公积金档案的特点
1．1档案形成者较多
我国住房公积金制度实施过程中，作为住房公积金管理、经办机构、缴存单位及职工等都是档案形成者，在公积金办理过程中所产生的各种文件和材料，都是会作为公积金档案进行归档保存会。由于存在着较多的档案形成者，这也使住房公积金档案在管理中存在较大的难度。
1．2住房公积金档案具有种类多样及内容丰富的特点
目前住房公积金档案主要分为三大类，即归集、提取和贷款，而且在每大类业务档案下面还进行了多层次的细分。而且业务类型不同，也使不同种类的住房公积金档案内容存在较大的差异。因此可以说住房公积金档案在种类和内容上较为丰富。
1．3留存材料基本相同
住房公积金办理过程中，缴存单位和职工需要提供业务办理时所需要的各种材料，并对材料进行审批，当合格后这部分材料则会进行留存，留存的材料多为纸质材料和数字载体的资料，而且对于同一业务，留存材料与审批材料具有一致性的特点，基本上没有什么差异。
1．4整理立卷具有时效性
在住房公积金业务开展过程中，前台窗口留存的材料即形成住房公积金档案。由于住房公积金业务办理环节较多，而且每一个环节之间都存在着紧密的联系，这就需要在公积金档案管理工作中，每种业务办理完成后即需要对所形成的材料进行整理、立郑、复核，不能存在材料积压的情况，避免对下一个环节的业务工作带来影响，这也决定了公积金档案整理工作和立卷工作具有较强的时效性特征。
1．5查阅和使用具有针对性
住房公积金档案由于其自身的特殊性，这也使其查阅和使用方面具有较强的针对性，多为上级监管部门、本单位业务部门及缴存职工，除了这些使用者之外，需要严格遵循住房公积金档案保密制度，任何单位和个人都不能随意对公积金档案进行查阅。
2加强住房公积金档案管理的策略
2．1提高对住房公积金档案管理的认识
作为住房公积金管理层需要加快自身思想观念的转变，对住房公积金档案的重要性有一个深入的认识，清晰认识到强化住房公积金档案管理对完善住房保障体系及防范公积金贷款风险的重要意义。公积金档案管理人员也需要在工作中充分的发挥主观能动性，有效的提高住房公积金档案管理水平。在住房公积金档案管理工作中，需要建立住房公积金管理中心档案室，构建完善的档案管理体系，落实好相关的责任，使各种档案管理部门能够相互协调，提高档案管理工作的规范性。同时加快考核机制、奖惩机制及激励机制的建立，充分的调动档案管理人员的工作积极性和主动性，使其在工作中能够不断创新，加快推动住房公积金档案的现代化管理进程。
2．2建立健全住房公积金档案管理规范
国家应当制定一套切实可行的住房公积金档案管理规范，出台指导性文件，使各级住房公积金管理机构能够在上级部门制定的管理规范下结合自身实际情况，制定出既符合上级宏观协调需要，又符合自身工作实际的管理规范制度，这对于实现档案管理工作规范化、标准化具有非常重要的意义
2．3要加强档案的信息化建设
在住房公积金档案信息化建设过程中，需要加大资金的投入，购置各项信息化管理的配套设施，加快对住房公积金档案工作环境进行改善。配备各种硬件设施，加快住房公积金档案管理体系的构建。同时还要加快住房公积金档案管理配套软件的开发和建设，利用各种先进的管理系统、检索系统及监测系统来提高住房公积金档案的管理水平。另外，在当前信息化技术快速发展的新形势下，数字化已成为档案管理工作的未来发展趋势，因此在实际工作中，需要加快推进文书档案向电子档案的转换，加快住房公积金档案信息化建设，实现住房公积金档案的无纸化管理，利用纸质和数字相结合的方式进行存档，提高档案信息的安全性，使住房公积金档案工作能够更好的服务于住房公积金管理，全面提升住房公积金管理水平。
2．4提高档案管理人员专业素质
住房公积金档案管理人员作为住房公积金档案管理的主体，其专业素质的好坏直接影响到档案管理的水平。因此需要努力提高住房公积金档案管理人员的整体素质。因此需要做好住房公积金档案管理人员的日常培训工作，努力提高档案管理人员的专业知识和专业技能，熟悉公积金管理工作的各项流程，从而利用现代化的技术来加强住房公积金档案的管理。同时还要做好后备档案管理人才的培养工作，有高校内采取定向培养的模式来为住房公积金档案管理工作提供高素质的人才供应。
3结语
由于住房公积金直接关系到广大职工的切身利益，为了更好提高住房公积金的规范化管理，则需要加强住房公积金档案管理，通过对住房公积金进行动态的管理，并在管理工作中充分的遵循公积金档案的特点，不断的对管理工作进行创新，确保住房公积金档案管理水平的提升，为我国住房公积金事业的健康发展奠定良好的基础。
作者:孙丽茹 单位:哈尔滨市社会主义学院
参考文献:
［1］樊盛英．论新时期下住房公积金档案的管理［J］．兰台世界，2011(5)．
档案管理的特点范文第4篇
关键词：建筑工程；设计档案；网络化
广义上的建筑工程设计档案涵盖一个建筑工程项目从规划设计到竣工运营的全部信息资料，在信息资料的表现形式上也有很大差别，如数据、图纸、行业标准、政策文件等。考虑一般建筑工程项目投资大、周期长、工种多、功能交叉等特点，必然会影响设计档案的形成。直观上体现形成的资源种类多、数量多、规模宏大，需要消耗大量的经历去收集整理和妥善保存。基于此，引入网络技术加强管理的网络化模式构建，对设计单位具有积极作用，一方面有利于设计档案的灵活调取和分享应用，另一方面则可以实现数据、信息等内容的规律性分析，提高设计单位在工作层面的科学性。
一、我国建筑工程设计档案的特点
1.专业性强
建筑工程设计的过程中需要考虑大量的可行性要素，并且在每个阶段都有与设计相关的专业内容，如材料、设备、工艺、结构、安全等。因此，整个建筑工程设计是各种专业性要素的结合。客观上，这也形成了设计档案“综合性”的特点，以专业性促成的综合性特点表现为大量的原始数据，它们结合起来后才呈现整个工程的“蓝图”。其中，大部分内容都是以纸媒载体呈现的，作为后期施工、安装、运营的相关依据，具有重要的参考价值。
2.周期长
很显然，建筑工程设计内容不是一蹴而就的。因此，形成的设计档案也需要一定的周期。档案形成本身就是一个“事后机制”，它具有一定的总结功能，而建筑工程的应用周期会存在很长时间（几十年到上百年），也会不断地为档案补充相关材料，所以建筑工程设计档案在同一项目中的更新周期也会很长。
3.档案数量繁多复杂
一般来说，建筑工程设计档案的形成会呈现不同的完善阶段，每个阶段都会产生同类型的大量资料、信息和数据，最终汇集一起造成档案数量繁多复杂，需要的整编工作量极大。这一过程中，对档案管理人员形成极大的挑战，如果管理不善或工作无序，就会很容易造成档案遗失、破坏。
二、建筑工程设计档案管理的网络化途径
建筑工程设计档案具有周期长、专业性强、工作量大、综合性突出等特点，再加上建筑工程项目具有较长的使用周期，设计档案必须长期保存。从改革开放至今，在城市化建设过程中，我国建筑行业已经历多次改革，在年度跨径大、企业重组、行业改革等作用下，各种规格不一致的“海量”档案资料很难实现有效地管理，传统档案管理方式只能简单保存，而在城市规划建设过程中不能有效地运用，丧失了其存在的价值。基于此，将计算机网络技术引入设计档案管理中就显得至关重要。在当前网络化社会背景下，档案管理的网络化既是一种趋势，也是实现管理效能、自我完善的重要途径。
1.完善建筑工程设计档案的信息化收集模式
传统建筑工程项目开展过程中主要依赖纸质图纸、图表等展开，缺乏信息化生成模式，这直接限制设计单位与施工单位之间的沟通，造成后期施工中设计修改的问题。
2.构建建筑工程设计档案数据库
数据库的构建有利于设计档案分享的最大化，在规模上、层次上，可以形成区域性数据库和全国性上数据库，通过单位资质验证的方式，有限制条件的开放。这样一来，建筑工程设计档案不仅能产生全新的经济效益（如有偿使用），还能实现不同领域的设计理念、技术交流。
3.建立健全建筑工程设计档案的管理制度
将纸质档案转化为数字化档案的过程中，管理方式也发生了根本变化，应全面构建和完善相关的管理制度，实现系统的安全性和可靠性，例如实现数据的随时更新和补充，有效完善档案的合并工作等。
三、结语
我国当前已全面进入信息化时代，“十三五”以来国家层面不断推动互联网经济战略，这对建筑工程设计档案的现代化管理方式形成具有很好的指导性作用。同时，网络技术的不断成熟和广泛应用，为设计档案的管理提供了大量契机，设计单位通过分析自身需求和市场定位，实现设计档案管理和网络技术的“联姻”，可以更好地为我国的建筑产业发展服务。
参考文献：
[1]姚婷婷,于雪菲.规划设计单位工程设计档案的特点及网络化管理[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2009(4):35.
[2]王亚清.基于信息化管理理念的工程设计单位档案管理研究[J].工程建设与设计,2010(12):93-95.
[3]伏俊萍.浅析建筑设计的档案管理[J].科技信息(科学教研),2007(20).
档案管理的特点范文第5篇
一、土地登记档案的一般特性
土地登记档案是土地登记制度（亦是法律制度）的一种体现。它是土地管理部门代表政府依据国家的法律、法规，遵循有关法定程序所建立的反映有关土地位置、面积、用途、使用条件等情况的图纸、簿册等文件材料。它具有区域性、政策性、公正性、可变性等不同于其它专业性档案的特性。
1、区域性。《土地登记规则》第四条"土地登记以县级行政区为单位组织进行。"显然，土地登记具有极其鲜明的区域性。土地登记的两个主要内容：一是土地权属的状况；二是相邻宗地的相互关系。也就是说：土地登记档案是在基层土地管理部门实际工作中形成，按照区域特定编码而整理装订成卷的。
2、政策性。土地是人类赖以生存和发展的基础。对土地所有权和使用权做出确定的档案资料，都是经过土地管理人员，严格按照一定的法律程序，依据国家不同历史时期有关土地政策、法规，在工作中运用的结果。也可以说，它是不同时期国家关于土地政策在实践中具体真实的记录。
3、公正性。土地登记档案必须有申请人、相关人和经办人表达正确意见的书面形式的载体。由土地权利人主动向土地管理机关申请，经土地管理工作者权属调查、实地测量，其结果以公示的方式并由审核机关核准终结。
4、可变性。与其他档案文件资料不同，土地登记文件资料中的一部分需随着土地权属和主要用途的变更而经常变化。如土地登记卡，地籍二底图等这些文件、图册资料的内容，要在变更土地登记中不断变化，如不及时更改已经发生的土地登记文件资料，将使国家多年投入大量的人力、物力、财力所形成的地籍资料失去准确性和保存价值这一特点，决定了其特殊的管理方法。
5、产权的不可移动性。土地作为一种固定财产，其土地权利人不可能像对其他商品那样随意搬迁，移动。档案中将土地权利的主、客体内容记录在册，土地权利人所取得的所有权、使用权及他项权利只能在依法确定的范围内行使自主权，不能随意向周围（四至）相邻宗地实施主观意向。
二、土地登记档案的管理措施
（一）应提倡规范化统一管理。
随着土地出让数量增多和房地产业务的迅速发展，以土地使用权转让、出租、抵押为主要内容的变更土地登记数目逐年增加，如果不尽快对土地登记档案实行规范统一管理，十几年所建立起来的地籍调查成果将失去意义和价值，后果将是不堪设想。规范、统一管理是当务之急。
1、原国家土地管理明文规定，土地档案的业务管理，由市（县）级以上档案局、馆，进行直接的业务监督，指导。
2、土地登记文件资料管理，由负责土地登记工作的业务部门完成。在进行土地登记文件资料更新时，由负责土地登记工作的业务主管部门向档案室办理借阅手续，然后根据变更土地申请和调查，核实的结果在有关的登记文件资料上作相应的更新。待更新工作结束后，将整理的卷宗移交档案室存档。土地登记文件资料更新工作是一项经常性的工作，必须建立和健全档案更新制度，履行更新审批手续。
3、专业技术资料的更新，按照《地籍调查规程》技术要求，以行政辖区为单位，按街道、街坊、宗地进行编号，建立档案检索合帐，使辖区内每一宗地均有户头，每一次交易就办理一次登记。对其变更的宗地，按变更地籍调查要求编号。此方法对于初始土地登记档案及变更（包括权利人多次变更）均可在一个地号内便可检索到，对每变更一个土地权利人，在变更前案卷上，加盖注销印章，并在相应的卡、册及检索台帐中注名宗地的去向、编号。这样能够及时准确地反映一块土地的历史演变过程的文字和图册记载。政府通过办理土地登记，审核房地产交易的合法性、规范性，依法办理土地登记手续等，对房地产市场实施有效的监督、管理，并使之规范化。
（二）注重现代化管理手段。
随着社会主义市场经济体制及房地交易市场的良好发展趋势，以加入世贸组织为契机，以更加全面、科学、快捷、准确的土地档案资料，为社会主义经济发展和档案管理事业提供有利的支持和更加优质的服务，以增强全民依法使用土地的自觉性，提高土地资料的合法性、权威性和知名度。
首先要建立和完善档案管理现代化制度，制定相应的专业化标准；二要改善档案管理设施，增加经济投入，改变过去管理人员简单机械提取、存放档案，以减轻劳动强度，提高工作效率；三要积极开发应用软件，使信息化、网络化在基层档案管理中得到广泛应用，使土地档案管理真正适应经济发展的需要，把地籍档案的价值和管理功能充分发挥出来，做到取之于社会，服务于社会。
