采购档案管理办法

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采购档案管理办法范文第1篇

Abstract： The archives are one of the assessment indicators for the final acceptance， goal realization and power generation and good quality of the power grid construction project. Faced with the new situation that power grid construction accelerating during the "Twelve-Five" period， we should further raise awareness of the project documentation management， incorporated it into the project management process， strengthen the whole process supervision to achieve standardization， standardization of file management.

关键词： 电网建设；项目档案；档案管理

Key words： power grid construction；project files；archives management

中图分类号：TM7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）34-0084-02

1 新形势下国家电网建设现状

“十二五”是国家电网公司发展的重要战略机遇期，也是加快公司发展方式和电网发展方式转变的关键阶段。“十二五”期间黑龙江省电网将建成以500千伏电网为骨干网架、各地区电网联系紧密、各级电网协调发展的坚强智能电网。其中，一是要加快推进特高压直流输变电工程建设，实现省内东部大型煤电化基地及风电基地的集约化开发和合理消纳；二是要加强500千伏电网与特高压工程的协调对接，完善东部500千伏送端网架结构，保证东部煤电化基地电力可靠外送，完善西部500千伏电网结构，建设西部第二个500千伏输电通道，加速推进500千伏电网向建三江等地区延伸；三是不断优化220千伏电网分层、分区结构；四是加大城乡配电网改造升级力度；五是加快电力生产运行各环节的智能化建设和改造；六是加快建设荒沟抽水蓄能电站，支持风电等可再生能源发展。“十二五”期间，电网建设总投资高达300多亿元。

2 新形势下电网建设项目档案管理的必要性

电网建设项目档案是电网建设项目的重要组成部分，是项目建设管理过程的真实记录，也是公司重要的国有资产。电网建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收，而且对于输变电工程达标投产和优质工程评优，档案都考核、评选的指标之一。面对着电网大建设、大发展的新形势，为了确保电网建设项目从立项开始直至竣工验收及试运行全过程的顺利进行，必须切实加强项目档案管理工作。在新的形势下，为了确保电网建设项目档案管理工作能够适应项目建设发展的新，更好服务于公司的“两个转变”、服务于坚强智能电网的建设，必须在进一步提高对电网建设项目档案管理意义认识的基础上，采取更为有效的措施，实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化，达到齐全、完整、准确的要求。

3 新形势下电网建设项目档案管理的思考

3.1 应进一步提高对电网建设项目档案管理的认识

3.1.1 电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件，也就是说，电网建设项目档案的形成牵涉到上述的各个单位或部门，确保这些文件材料全部归档，不仅仅是档案管理人员的责任，而且与这些文件材料形成的单位、部门和人员密切相关，最为关键的应是提高相关人员对档案管理的认识，将其纳入项目管理程序，纳入“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”管理[2]。

3.1.2 为了提高相关人员对档案管理工作的认识，各级档案管理部门以及项目档案管理部门有责任进行档案管理意义的宣传和进行电网建设项目档案管理专业知识的培训。这种宣传与培训的对象不应只限于档案管理人员，应扩展到相关单位或部门的主管人员以及相关的工作者，使档案意识深入到档案管理的各个环节，贯穿档案管理的全过程，让大家意识到档案管理是全员参与，人人有责；每个部门、每个工作环节都在档案管理过程中发挥不可替代的作用，都在影响着档案管理的质量，以更好地实现档案管理的全过程控制和全员参与意识。

3.1.3 为了确保依法加强电网建设项目档案管理工作，宣传与培训的重点内容应包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、档发[2006]2号文《重大建设项目档案验收办法》，以及国家电网办[2010]250号文《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》和国家电网基建[2011]146号文《国家电网公司输变工程达标投产考核办法》及《国家电网公司输为优质评选办法》（2008版）的相关条款。

3.2 必须明确项目档案归档时间 国家电网公司及下属单位的项目建设职能部门，在完成各自职责范围内工作后1个月内，向项目法人和建设管理单位移交项目归档文件。①参加项目建设的各施工、监理、调度等单位需将施工过程中形成的文件材料，按规范整理，项目档案在竣工投产后1个月内移交到建设管理单位。②设计单位必须按项目档案的管理和工程进度同步的要求，将通过审查、审批后的可研、初设、施工图设计的文件材料整理组卷，1个月后向建设管理单位移交。在项目竣工投产后，设计单位根据竣工图的编制要求进行项目的施工图编制，并在两个月内将竣工图提交施工、监理单位审核签章。③采购机构（招标机构）、物资采购供应单位在完成环评、水保、设计、监理、施工、设备（材料）等招投标及签订合同、技术协议、设备监造等工作后1个月内，将形成的文件材料移交到物资管理部门（招投标管理中心），由物资管理部门（招投标管理中心）按要求，组织有关单位整理、组卷并向项目法人移交或向项目法人委托的建设管理单位移交。

3.3 必须以合同保证档案的移交

3.3.1 《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（以下简称《管理办法》）规定：“电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。在签订项目设计、施工及监理合同，协议时，应设立专门条款明确有关提交项目档案的责任[2]。”，即要求在签订项目设计、施工及监理等合同时，应明确各方提交项目档案的套数、整编、移交范围、移交时间及电子文件等具体的责任。合同对于双方或多方是一种具有法律约束力的文件，是市场经济的主要协调手段，将档案移交纳入到合同管理中，进一步地使档案管理走向了法制化轨道，必然对电网建设项目档案管理发挥良好的保证作用，从另一方面来讲，这也是“依法治企”的一项重要内容。

3.3.2 为了充分发挥合同的作用，除了各参与合同起草、签订单位应注意到对项目档案管理、移交的责任外，应主动邀请档案管理人员参与招投标文件、合同等关于档案管理、移交条款的制定、审核以及合同谈判，切实保证能明确规定对档案的要求、相关条款的详尽，同时应在罚则中明确占质量保证的比例，保证档案管理部门参与合同支付控制。通过合同管理，制约档案形成的主体，进而确保档案标准的统一和档案管理的提高。

3.4 明确责任，各负其责 电网建设项目档案管理涉及项目建设的全过程，贯穿项目建设的始终，也就是说项目建设的全过程也是档案管理的全过程。《管理办法》按照“统一领导、分级管理、层层负责”的原则，明确地规定了项目法人、建设管理单位以及包括设计、监理、施工、调试、采购（含招标）、物资供应及运行等各参建单位的档案管理职责，要求各单位建立项目档案管理机构，明确管理职责，将项目档案工作纳有关领导、相关部门及工作人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中[3]。

项目法人负责建设全过程的组织、协调、监督和服务性工作，管理或全权委托建设管理单位负责项目档案管理工作。当项目范围涉及两个或两个以上建设管理单位时，项目法人应明确一个建设管理单位，其他建设管理单位为配合协调方，负责其管辖范围内的档案工作。电网建设项目法人负责建设项目档案全过程的组织管理，并按照统一领导、分级管理、层层负责的原则，建立自上而下的分级管理体系。建设管理单位、各参建单位及物资采购、供应部门应遵循“谁形成，谁负责”的原则，完成各自职责范围和合同规定的整理、归档及项目档案的编制、移交工作，确保项目档案的完整、准确、系统。

落实责任，首先要明确责任，必须使有关领导、相关部门及工作人员明确自己在档案的形成、积累、整理和归档工作中的责任。一提到档案工作，人们往往单纯认为这只是档案部门或档案管理人员份内的事，却忽略了自身的责任。为了治疗这种通病，正如前面所提到的，必须加强对有关领导、相关及工作人员的宣传和档案管理知识的培训，不断提高其对档案管理工作的认识，只有涉及档案管理的所有部门、所有人员明确了责任、负起了责任，才能保证顺利地完成档案的形成、收集、整理和归档等各项工作，才能确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效保管、利用。

3.5 应建立相应的监督机制 为了确保电网建设项目档案管理工作与项目建设同步进行，各参建单位能认真地履行自己在档案管理方面的职责，必须建立相应的电网建设项目档案管理工作监督机制。一方面，监理单位应切实把档案管理工作纳入到监理范畴中，承担起对设计、施工单位的档案管理日常监督工作；另一方面，按照《管理办法》的规定，项目法人负责组织、协调和指导各参建单位的档案管理工作，或委托建设管理单位债权负责档案管理工作，项目法人或建设管理单位应对各参建单位的项目档案工作进行监督指导；同时档案管理部门应对项目法人或建设管理的项目档案工作进行监督指导。

3.6 应做好项目档案验收工作 项目档案验收时项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。①国家发展改革委组织验收的项目，由国家发展改革委向国家档案局提出验收申请，并由国家档案局组织档案的验收。②各区域电网公司、省电力公司组织验收的项目，由各区域电网公司、省电力公司的档案管理部门提出验收申请，由省档案局负责组织项目档案的验收，验收结果报国家电网公司备案[4]。项目档案专项验收由建设管理单位提出申请，申请报告的主要内容应包括：①项目建设及项目档案管理概况；②保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；③项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况；④竣工图的编制情况及质量情况；⑤档案在项目建设、管理、试运行中所起的作用；⑥存在的问题及解决措施。

项目档案专项验收前，项目法人或建设管理单位应组织设计、施工、监理、运行等单位的负责人及有关人员，根据国家有关项目档案验收的要求进行自检，并在项目投产后3个月内向项目档案专项验收组织单位报送项目档案验收申请表。凡档案验收不合格的建设项目，验收组应提请项目法人或建设管理单位于项目竣工验收前，限期对存在问题进行整改，并安排项目档案的复查工作。整改后复查仍不合格的，项目档案验收不予通过。

参考文献：

[1]DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》.

[2]国家电网办[2010]250号文《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》.

采购档案管理办法范文第2篇

二、工作机制建立情况

（一）建立、完善各项规章制度及流程

依据政府采购管理办法，结合医院采购管理规定，相关科室进行政府采购时要求先申请计划报请各主管院长批准，经采购委员会、财务部门审批，请示院长、书记同意后根据年采购计划分期分批报省政府采购办批准后，按省财政厅的相关规定执行政府采购。

（二）大力抓好规范化建设

相关科室都有较为完善的管理制度和运行机制，能够建立积极有效的预防商业贿赂机制。树立防范自律意识，建立健全自律机制，严格执行集中采购制度，“廉洁、阳光、绿色”采购。增强廉洁自律是对工作人员的基本要求，将廉洁自律与采购工作有机结合。

（三）专人管理采购项目档案资料

在采购项目合同档案管理上，相关科室设立专人管理。保证项目各项文档清晰、规范、完整保存。

（四）建立内部监督制约机制

严格按照政府采购制度执行采购行为，由医院采购委员会、审计部门、纪检监察部门的共同监督。

三、资金和财务管理情况

采购档案管理办法范文第3篇

一、交易业绩不断增长

**年1-12月共完成交易1088项，成交金额445330.89万元，比去年同期增幅61.25%；增加收入106031.46万元，比去年同期增幅465.53%；节约支出31896.27万元，比去年同期增幅102.52%。

其中：

（1）建设工程项目141项，交易金额193501.32万元，节约支出30363.37万元，节约率13.56%。

（2）政府采购项目845宗，交易金额9354.87万元，节约支出1532.9万元，节约率14.08%。

（3）土地出让92宗，成交金额240321万元，增加收入105413万元，增值率78.14%。

（4）矿产出让7宗，成交金额856万元，增加收入106万元，增值率14.13%。

（5）产权交易3宗，成交金额1297.7万元，增加收入512.46万元，增值率65.26%。

二、招投标制度不断完善

为保证招投标交易活动有章可循、有序运作，从而用制度来实现管人管事管平台，根据相关法律规定和乐清实际，草拟和出台了各项招投标规章制度。我办在充分调研的基础上草拟了《乐清市评标专家和综合评标专家库管理办法》（征求意见稿），并联合纪委监察局、财政、规划、交通、水利、市政园林等部门下发了《关于公开聘任乐清市综合评标专家库专家的通知》，进一步充实了本地专家库；加强了与周边县市专家库的连接，出台了《乐清市招投标项目异地评标专家组合使用暂行规定》，并设计了专门的评标专家抽取申请表和异地使用专家库联系表，进一步避免评标专家的倾向性意见，影响评标结果的公正性。起草了乐清市国有土地使用权招拍挂操作流程和申请人参加土地招拍挂流程；草拟了《乐清市招投标业务统计工作管理办法》，并针对建设工程、土地（产权）交易、政府采购等项目各自的交易特点结合科室的要求设计了统一的交易情况统计表式。为了规范本市机构的行为，了解机构的基本情况，制作了《乐清市机构登记表》，以便全面掌握我市招标机构的情况。另外，我们还推出了招标员制度，分两期对各个单位的招标员近两百人进行了业务培训。

三、招投标工作方法不断创新

1、综合管理方面：规范了保证金管理。为使保证金收、退、存工作科学、有序，帐务票据齐全、日结月清，制定和出台了《投标保证金管理办法》，并采取向投标人发出《投标保证金办理须知》、设计《投标保证金交、退款通知书》和《投标保证金收、退台帐》、购置财务软件等具体措施落实了《投标保证金日结月清管理办法》，现在该项工作运作有序，解决了长久以来保证金工作没有日结月清带来的隐患。

2、建设工程方面：在监管过程中，我们发现原来实行的建设工程项目资格预审制已不适应形势的发展，在投标过程中很容易产生串标、围标行为，在进行了大量的考察研究后，我们会同市监察局向市政府提议实行资格后审制，除技术特别复杂或者具有特殊专业技术要求的招标项目外，一律实行网上下载招标文件，取消报名环节，不再限制潜在投标人的数量，为此市政府已于**年6月4日发文。（《关于进一步加强建设工程项目招投标工作的实施意见》乐政发[**]43号）。8月份，我们又联合市监察局下发了《关于进一步明确建设工程项目招标投标管理有关问题的通知》（乐监[**]1号），现在，建设工程项目资格后审制已全面启动，从初步运行来看效果较好，进一步打击和防范了建设工程中挂靠、买标、卖标、围标、串标等行为。

3、土地交易方面：结合各市县的做法和我市的实际，对进入中心从事国有土地使用权、产权拍卖活动的拍卖机构引入竞争机制并实行会员制管理，建立了拍卖行会员库，制定了《乐清市招管办拍卖行会员制管理规定（试行）》、《乐清市拍卖机构评比标准》、《乐清市拍卖机构年度考核标准》等各种规定。其中对于会员准入的条件、会员制的管理办法、会员获得拍卖权的竞争办法、佣金费率的确定办法以及会员的考核办法均做了详细的规定；

做好市政府土地项目是我们义不容辞的责任，尤其是工业用地，政策性强，情况复杂，我们高度重视，经过近一年的积极调研，充分准备，62宗工业用地的挂牌项目顺利成交。

为积极调动潜在投标人，最大程度地展开竞争，保证竞争的充分性和有效性，我们采取一系列的措施进一步拓宽招投标信息管道，与省、部里网站进行衔接，坚决克服因信息管道不畅、不广而形成的招标不足。根据每宗土地出让地块标的大小确定不同层次的媒体（如各级报刊和网络媒体等）和具体的次数，并采用电话、短信、邮寄等形式将公告信息发给有关房地产开发企业，今年我们还组织了中心区A-j9部分地块出让推介会，吸引了来自南京、温州、乐清的近二十家房开企业与会。在7月31日的拍卖会上，A-j9地块经过激烈的竞争拍出了7.78亿的高价，成为新地标。

4、产权交易方面：积极开展国有产权进入市场交易工作的调查研究，探索有效的监管办法。同时积极推动国有、集体企业盘活存量资产和闲置资产，防止公有资产出现不必要的流失。对改制企业的房地产产权转让交易，做好产权的政策处理和招投标服务工作，为改制企业安置职工尽大可能筹措资金。今年9月份我们完成了乐清市人民政府驻杭州办事处在杭州的两处房产和坐落在乐成镇湖上岙村原属市食品公司部分房产出让项目。

5、政府采购方面：改进了协议供货制度，对计算机和打印机协议采购，实行了“一三一”措施，降低了采购价格，节约了采购资金，从执行效果来看比较好。对公务车协议供货工作，我们增加了福特、五菱、丰田等品牌。改进了空调政府采购年度协议供货，我们增加了奥克斯、松下、TCL等品牌，同时改进了采购实施办法；在服务类政府采购工作上有了新的突破，乐清湾港区软土地基处理原位监测工程采购在时间紧的情况下，采用竞争性谈判采购，在较短的时间内完成了采购工作，取得了良好的效果。市行政管理中心的物业管理采购取得成功。

6、乡镇招投标方面：会同纪委联系、指导乡镇招投标工作，推进招投标平台的深入和延伸。目前全市31个乡镇已经建立并挂牌的招投标中心有25个，**年乡镇招投标中心共交易92件，交易额8055万元。项目主要涉及水利、土地治理、房建施工、桥梁、租赁、园林绿化等等，触角延伸到农村的方方面面，促进了增收节支，维护了公平、公正的市场秩序，提高了群众的满意度。同时乡镇招投标平台建设，从源头上预防和治理了腐败。

四、监管手段不断完善。按照《中华人民共和国招标投标法》、《浙江省招标投标条例》及温州、乐清有关招投标活动的有关规定，对招投标各个环节严格把关，特别是在资格审定、标书制作、开标、评标、询标等阶段重点监管。对每一次评标活动，从开标到评标结束实行全程跟踪监督，严把评标室门卫关，严禁无关人员进入评标室，评标时严禁任何人员擅自外出，对进入评标室的人数进行严格控制，使评标过程更加严肃、规范，防止评委的倾向性意见。

五、招投标门户网站访问量不断上升。招投标门户网站具有宣传窗口、交流平台、数据仓库、得力助手的作用，我们做到使网站内容丰富，内外皆通，网页特色、美观、实用，并做好网站的宣传工作，网站的访问量不断上升，今年下半年网站的访问量是去年同期的五倍。同时完善内部办公自动化系统，提高单位的工作效率。进一步拓宽信息管道，在温州招标投标网，浙江省招标投标网及兄弟县市招投标网信息，并建立了短消息平台。对招投标相关信息进行收集、整理、完善，建立了法律法规、招标项目、采购人、供货商、开发商、建设企业、不良行为及黑名单等电子档案库。

六、“作风建设年”、“文明机关”、“四好科室”的创建活动不断深入。

我办（中心）按照“大局着眼、小处入手、抓住重点、整合载体、讲求实效”的总要求，深入开展“作风建设年”、“文明机关”、“四好科室”创建活动，通过“一促”、“两争”、“三创”，即促进高效廉洁的政府招投标统一平台建设，争当全市文明机关、争当全市优秀服务窗口，创优招投标市场环境、创新监管工作机制、创建窗口服务品牌，进一步加强机关作风建设，较好地完成了“作风建设年”的各项任务，达到了预期目的，取得了明显成效。

七、顺利通过档案温州市一级达标验收。我办（中心）高度重视档案建设，将档案达标工作纳入年度计划。在市档案局的指导下，年初就成立了档案工作领导小组和档案鉴定小组，配备了专兼职档案员，出台了《档案管理办法》，购置了档案管理软、硬件设施，11月底成功通过了档案管理温州市一级达标验收。

采购档案管理办法范文第4篇

关键词：医疗设备 合同档案 管理

中图分类号：C939 文献标识码：A

医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。

随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。

一、医疗设备合同档案管理的重要性

（一）现实凭证作用

分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同， 对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。

（二）转化参考作用

合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。

（三）潜在预备作用

当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。

二、合同档案管理中存在的风险

（一）合同的规范化

合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。

（二）档案资料收集的完整性

对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。

（三）缺乏专职档案管理人员

基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。

（四）档案管理信息化程度低

目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。

三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议

（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理

将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。

除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。

（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析， 我们可以知道， 人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规， 了解合同的办理状况， 保证不遗漏与合同有关的档案材料， 能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。

（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案

运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。

合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是

医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。

参考文献：

[1] 田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49- 51.

[2] 吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55- 56.

采购档案管理办法范文第5篇

关键词：合同档案管理 部门立卷 信息化 编研

【分类号】U231.3；G271

0 引言

地铁工程建设周期长、参建单位众多、专业复杂，地铁工程圆满顺利地建成，合同的作用功不可灭。建设单位是通过合同制约、管理和监督各参建单位，参建单位依据合同完成各自工程项目。合同在中间是一个桥梁作用。而一旦发生纠纷，双方可以及时运用合同档案记载的内容依法维护各自的合法权益，合同又起到了一个凭据作用。另外，通过对合同档案信息地提炼，把死档案变成活信息。管理好合同档案的意义就可见一斑。本文结合地铁工程合同的特点及类别，针对合同管理过程中出现的问题，对地铁工程合同档案管理进行了探讨，从而规范合同档案管理，提高合同档案管理水平。

1 地铁工程合同特点及类别

地铁工程合同档案具有档案和合同的共性，又因地铁工程的特殊性和复杂性决定了合同档案还具有以下特点为：专业性强，合同数量大，种类多。合同按内容可分为工程建设类合同、运营管理类合同、资源开发类合同、公司人事及行政事务管理类合同及综合类合同。工程建设类合同分为勘察、设计、监理、咨询、建筑承包、安装承包、装修承包、物资设备采购、工程、技术咨询和专题研究合同、工程征地、拆迁、借地等与建设有关的其他合同、地铁建设工程其他资金来源的合同等。合同按档案类别又可分为管理类合同、基建合同、科研合同、设备合同、劳动人事合同等；

2合同档案管理现状

2.1.合同文件材料不符合归档要求：合同支撑性材料有些原件缺失，有些为复印件，附件不齐全等。公司合同管理实行的是承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，每份合同都应产生合同审批签发单、律师意见书、财务意见、各相关业务部门意见及其修改稿件和会议纪要等等合同支撑性文件材料，但是这些附件材料总是不齐，时有时无。

2.2部分合同未能及时向档案室移交归档。目前除合约部主管的建设工程类合同定期向档案室移交归档外，其它部门及下属公司的合同很多还留存在各自手上。如运营公司在运营期间产生的国产化、科研技改合同；实业公司的物业租赁、广告发包承包、合同、房地产开发、物资采购等合同；办公室汽车采购、维修合同、办公用品采购、其他行政管理合同；

2.3移交归档的合同文件材料散乱未经整理，合同整理组卷困难。因档案人员对合同评审过程不了解，在对合同进行整理组卷时，常常对一些看似与合同无关的材料拿不准、伤脑筋，对于过程中反复修改的合同稿顺序更是迷惑，而且因合同附件材料很杂乱，合同附件材料是否齐全、签章手续是否完善也很难把握

2.4合同整理组卷工作积压严重。地铁工程合同量大，平时合同都是批量移交，批量签收。每逢合同利用时或是突击组卷或只能提供散份合同文件。未装订合同借出可能有合同附件遗失风险。

2.5合同电子文件目前尚未归档。

2.6合同档案管理还停留在初级的合同整理、归档阶段，尚未着手合同的编研，合同档案资源价值尚待开发利用。

3合同档案管理思路

3.1建立合同档案网络管理体系，推行部门立卷制。

由公司档案室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同档案，并负责指导、监督、检查和培训合约部门及各下属公司的合同档案管理工作。合约部门及各下属公司应分别确定一名合同档案管理人员，负责合同及其相关文件材料的组卷归档工作。企业档案管理规范明确指出谁产生谁收集，谁负责谁组卷。因为每份合同具体有哪些附件材料，材料之间相互关系只有承办人员是最清楚的。让具体承办人预立卷，各部门下属公司合同档案管理人员组卷，实施部门立卷制才能保证合同档案齐全、完整、系统，又能避免合同组卷工作大量积压。

3.2制定合同档案管理制度。用制度固化合同管理各部门的职责。

合同档案管理制度是合同管理制度的一部分，通过建设合同档案管理制度，规范合同档案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相关凭据材料。通过合同档案管理制度明确合同档案管理部门职责，合同归档具体要求及合同的利用。通过制度界定各部门各责任人的整理组卷的义务责任。通过归档制度明确合同及其相关文件材料的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。用归档范围指导哪些文件材料应归档范围。例如有关修改合同的文书、图表、传真件及合同成果性资料等均应为合同的组成部分，而一些跟签发合同并无直接关系的审计材料、其它行政收发文及联系单就不应归入合同。通过归档要求固化合同移交清单，明确合同移交附件的准确页数。通过合同利用制度明确合同正本原件无特殊情况不外借，避免合同借出遗失风险。各分公司、各部门员工确因工作需要须借出，须经分公司、分管领导签字同意。合同还应每年清理一次。发现损毁、遗失，要查明原因及时处理，并追究相关人员责任。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，这些均需在合同归档要求中明确。

3.3 开展公司合同管理人员内部培训，提升合同管理水平。

在公司内部开展法制宣传，增强公司各部门合同管理人员法律观念，增强合同归档意识。讲解合同管理办法及归档要求，明确合同整理细则，如何鉴定归档文件，如何排序，提高预立卷的案卷质量。同时可通过培训对合同管理人员日常的合同副本文件的接收、借阅、发放管理等进行规范。进一步提升合同管理质理和水平。通过内部沟通交流，为下步实现合同电子文件的移交归档做好准备。

4.4加快合同档案信息化建设

公司目前已开发运用合同管理系统用以对合同执行情况进行跟踪。但是合同管理系统与档案管理系统还不能对接。档案管理系统的合同信息完全还完全依套手工录制目录和挂接电子文件目录。如果把两者对接起来，就能避免大批量的合同文件电子目录挂接工作量，减少人为失误。实现以后同步合同电子目录与电子文件同步传输，即便于合同档案管理，又方便合同查询利用利用。

3.5开展合同档案编研工作，加强合同档案资源开发。

通过对合同信息进行著录，根据各部门需求，编制各类合同信息小册子和合同档案检索表，发放到相应部门，或是通过如OA平台或是信息管理系统平台合同目录信息等活动，即可以从合同中提炼出重要信息方便各部门利用需求，又可通过对合同信息的汇总给领导层提供决策参考。合同不仅是一种凭证，更是一种资源。把死档案变成活资源，把死合同变成活信息。