档案整理
前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇档案整理范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。
档案整理范文第1篇
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。
一、实物档案的分类
分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。
二、实物档案的排列
排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。
实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。
三、实物档案的贴签
贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著，并以标签的形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。
标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。
四、实物档案的编目
编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。
实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。
五、实物档案的装盒
装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的
印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。
六、结论
实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。
参考文献：
档案整理范文第2篇
关键词：档案 整理 鉴定
档案是十分重要的信息资源，而且是任何资源都不可替代的，是不可再生的，也是一个社会进步发展的原动力和精神原材料。只有抓好档案的整理和档案的鉴定工作，才能充分发挥档案这种特殊的知识产品服务经济建设，服务政务建设，服务文化建设，服务社会建设。
1.抓好档案整理基础，是提高档案质量和效率的关键
档案的整理工作，包括机关文件的平时归卷与调整，文件组卷、案卷排列、案卷目录的编制、档号的编写、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。在一般情况下，上述工作主要由机关文件处理部门与档案室共同完成，其大部分工作由文件处理部门或有关业务部门来完成，作为综合性的档案室只负责对有关具体工作的指导和业务检查以及进行局部的加工处理工作，有时档案室也接收和征集到一些比较零散的文件，这就需要开展全过程的整理工作。
档案的整理，是档案管理工作中的一个相对独立的工作环节。有些档案来源复杂，形式多样，往往是零散杂乱，规格不一，并且常常因材料的增减要进行重新整理。保存档案的目的就是要充分利用档案，向社会提供档案的利用价值。因此，它的整理就要求达到完整系统，编排有序，查找起来方便快捷的这样一个实际效果。如果档案不经过整理，档案就显的杂乱无章，没有连续性，缺乏档案的价值，档案保管部门无法进行有效的保管，更无法进行有效利用，通过档案的整理，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案的收集工作有一定的促进作用，档案通过系统整理，才能便于档案管理部门的有效管理和提供社会服务，发挥档案服务的功能作用。
2.注重档案整理的系统性、完整性、是发挥档案资源利用的保证
档案收集工作的质量高低直接影响档案馆和档案室各项业务工作的水平。整理档案的过程也就是鉴选档案的过程，只有把有保存价值的档案集中在档案馆和档案室，就能为开发利用档案信息资源奠定一个良好的基础，档案质量高，材料收集齐全，才能丰富档案资源，提高档案工作的质量，更好地为社会经济提供优质服务。在做好档案整理工作的同时，档案的正确分类管理是资源利用高低的体现，档案的分类要根据档案的数量、内容、分类层次，实际工作的需要，档案管理的原基础等情况进行具体的比较，综合分析，客观公正的选择符合实际情况的最佳分类标准。档案整理工作的第一个步骤就是区分全宗，这也是档案整理工作中的重要内容，由于全宗是档案管理的核心单位，所以区分全宗就成为档案整理乃至整个档案管理工作的首要任务。全宗是档案的基本组成单位，具有整体性。如：中国铁建的档案，通常应划分为一个全宗。中铁二十一局的档案可单独构成全宗。中铁二十一局一公司的档案各为一个全宗。判断档案的所属全宗，就是确定某一件或某一些档案文件“归属”的问题。也就是说这一份档案应该放在那个地方合适，只有正确地对档案进行分类管理，才能实现档案管理的规范化，避免档案因分类不当，全宗混杂的问题。在通常情况下，一个机关形成的档案本来就按全宗分得清楚，不存在判定档案所属全宗问题。但是由于种种原因，会出现一些不同全宗档案互相混杂的情况，一是档案在形成过程中可能出现全宗混杂情况；二是机关或人动，造成不同全宗档案互相混杂；三是某些历史档案，由于多次转移，分散或多次整理，在整理中又由于整理人员不懂全宗的概念或工作不够细心，把不同全宗混在一起进行整理，造成全宗混乱。因此，档案整理工作人员要学习和掌握判定档案所属全宗的知识，研究这方面问题，正确地判定档案的所属全宗，解决档案“归属”问题。
如何正确地判定档案的所属全宗，根据我所学习掌握的知识，结合自己平时的工作，一般要掌握三个方面，就能够基本解决档案所属全宗的“归属”问题。(1)从文件、发文和收文等方面着手，查形成者，立档单位的内部文件及发文的存本和原稿之上均有本单位的名称，只要明确了这两种类型文件的作者，就可判定所属的全宗也就是它们的作者是档案的形成者。(2)在特殊情况下，如文件上没有标明作者或其受理者的名称，则应对原有文件内容和形式特征，进行细致的分析和考证。如文件上保留的各种原始标记，包括有关人员的签字和标准，归档章和其日期等，均可作为判定档案所属全宗的依据。(3)由几个立档单位共同办理的文件，判定这类文件的归属，主要看其最后的承办单位，一般应将其归人最后的承办机关单位的档案全宗。总之，在判断档案文件的所属全宗，一定要认真细致，不可粗心。
3.强化业务学习是档案鉴定工作的前提
社会的不断发展，促进了档案数量的增长。一个单位、部门、企业要进行正常的工作、生产等等活动，这一切都会形成大量的文件档案。它们的发展每时每刻都在产生或形成档案，单位、部门、企业的扩大，人员的增加、设备的更新换代、职能的扩大都在形成大量的档案，档案的剧增给档案鉴定工作提出了新要求，一部分档案将成永久保管，一部分没有可存价值的，这就要求档案工作人员要根据档案有关规定，进行全面地鉴定，档案鉴定的正确与否，关系至关重要，档案工作者要不断强化业务学习，掌握有关知识政策，不断提高鉴别能力，使真正有价值的东西成为档案，为经济社会发展提供服务，对于无价值的档案进行及时销毁，以便减轻档案馆(室)库存压力。
4.逐步实现档案鉴定理论与实践的统一，是档案工作良性循环的途径
档案鉴定是档案管理的一个关键环节，它关系到档案的销毁馆藏的优化以及档案质量与档案效益的发挥。档案鉴定包括鉴定档案保存价值，鉴定档案的真伪。在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作属于档案的保存价值，也就是对档案保存价值的大小进行鉴定，来确定档案的存放时间，一般来说，大部分档案保存部门都注重档案的“存”而对于“毁”往往是不为的，这就有一个鉴定档案的关键。档案保存价值鉴定工作难度较大，人们一般不便轻易销毁，这样长期以来就会形成大部分无用档长期存在，如果对档案的价值判断不准确，轻视档案的存在，错误的销毁了有用之档，将难以挽救，因此，档案销毁是一个薄弱坏节，开展这项工作要慎重而认真。
随着社会的发展和进步，档案这一特殊的资源所起的作用越显重要，档案质量的高低如何来衡量，这就要求我们对档案的价值予以定期鉴定，只有通过鉴定工作才能不断提高档案的质量。在现实工作中许多档案工作人员没有经过严格的业务培训，缺乏系统的业务知识，对于档案鉴定工作更觉得吃不准，根据多年来自己基层工作的实践，我认为从目前基层档案馆(室)藏的情况看， 80年代以前各种档案程度不同的存在着保管期限错定，案卷标题拟写不规范，不严密，组卷标准不清，卷内纸张质量低劣，书写潦草，欠规范；二是一部分档案已超过了保存期限，而仍然处于保存阶段，这也有当时判定不准原因；三是基层立档单位大多数没有把档案鉴定工作列入档案工作的内容，只建只存，很少对档案作出正确地鉴定。
档案整理范文第3篇
一、传统和现代档案整理的共性
任何一种物质都有其自身的结构形式，档案也有其结构的特性，在档案整理的过程中，通常可以总结出档案自身的结构特征，掌握了这些特征之后就可以将非档案结构的物质转化成档案结构，因此无论是对传统的纸质档案的整理还是对现代的电子档案整理，都要严格的根据其自身的结构特征对其进行有效的处理。
在对档案物质结构了解的过程中经历了不同的阶段，在不同的时代，人们对档案结构的认识也存在着一定的差异，因为档案整理存在着一定的共性，所以在档案整理工作中就要以不同时代人们的认识作为出发点，对传统的档案整理工作和当今的档案整理工作有一个更加全面和科学的认识，从而能够更好的总结出自档案整理中应该遵循的原则。
二、档案的物质结构和传统档案整理
在对传统档案进行整理的过程中，人们对档案物质结构并没有一个十分清晰的定义，档案是文件的集合，它展现了文件之间在时间层面上的联系。当前我们要将这些不同时期的认识综合在一起，才能顺利的总结出不同时代人们对档案整理工作的认识重点，也有人将其概括成文件集合和文件之间历史联系的结合体。
对于潜意识当中的传统档案物质结构，我们尤其要关注的一点就是在这样的档案形式当中，文件集合是物质形式，但是文件之间的历史联系是非常抽象的，它不是以物质的形式存在的，它只是一种文件之间的信息。所以文件集合是其中唯一的物质，为了使人们对这一点有更加充分的认识，我们也将传统档案时代的档案结构形式称作是档案的单一物质结构。
尽管档案学很早就发现了文件之间历史联系的六个特征，也就是说，已经认识到了文件之间历史联系是多维的，并且由此提出了“必须最大限度地保持文件历史联系”的档案整理原则。但由于传统档案整理要用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系，且只能一维地记录和保持文件之间的历史联系，所以我们就必须客观地认识到，“利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系”是一块“短板”，实际上它将阻碍传统档案整理在实践上实现文件之间历史联系的多维记录。因此，档案学所提出的“必须最大限度地保持文件历史联系”只能被弱化为“尽其所能地保持文件历史联系”，这是在“单一档案物质结构”的意识下，传统档案整理所无法违背的又一个客观规律。
三、档案的物质结构与现代档案整理
当前人们对档案物质结构的认识在不断的深化和发展，档案双重物质结构认识的形成也就意味着人们在实际的工作中可以更好的认识和发现现代档案整理工作中所固有的一些规律，只有这样，才能更好的帮助中国的档案学者在实际的工作中更好的推动相关工作的开展。
在“档案双重物质结构”的模型中，“文件集合”仍然是一种物质，“文件之间的历史联系”也依然存在，而它与档案的单一物质结构所不同的是，在档案物质双重结构中出现了另一种物质――“历史联系的记录”。通俗地说，档案物质双重结构中，不仅文件集合是一种物质，而且“历史联系的记录”也是一种物质，所以它才被称为“双重物质”。千万不要低估了档案物质结构的这一变化，正是因为这一变化，形成了现代档案整理的特点与规律。
“历史联系的记录”的出现表明，现代档案整理不再认为利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系是档案整理的唯一方法，而是认为利用“历史联系的记录”来记录文件之间历史联系是一种更为科学和实用的方法。所以在现代档案整理中，“历史联系的记录”就成为记录和保持文件之间历史联系的物质。由此档案中的文件之间历史联系关系信息的承载者，已从单一档案物质结构中的“文件集合”，转移到了档案双重物质构成中的“历史联系记录”。而利用“历史联系的记录”这种物质，来专门记录文件之间的历史联系，就成为现代档案整理的一个必须恪守的法则。
“历史联系的记录”在档案物质结构中的出现，不但能将文件之间的历史联系用物质的形式加以记录和保持，更为重要的，我们能彻底摆脱利用文件集合只能一维地记录和保持文件之间历史联系这一规律，实现过去已经想到的但又总是无法实现的多维记录历史联系的夙愿。能多维地记录和保持历史联系，就成为现代档案整理所具有的一个特征和规律。由于计算机技术的发展，现代档案整理实现了多维记录历史联系，所以档案整理的原则就必然要随之发生变化。档案整理将不再坚持传统的“来源原则”、“事由”或“年代”这样的一维原则，它将形成一个由“来源原则”、“事由”和“年代”整合而成的多维“历史原则”。所以档案物质结构的演变，为在档案整理中高举“历史”的旗帜，奠定了一个最根本的基础。而档案物质结构的这种演进，也就成为了档案进化的一个规律。
档案整理范文第4篇
【关键词】土地整理；档案管理；建议
我国土地档案管理工作暂行规定中指出，土地档案管理包括：地籍管理档案、土地利用规划档案、建设用地档案、土地监督检查档案、土地科技管理档案和土地管理教育档案等。土地整理档案是土地科技档案的一种，整理内容是对成片土地上的道路、水源、农居建设及耕地坡度改造等，工作内容主要有选址、测量、科研论证、规划设计、审查批复、资金预算、招标、施工、监管、竣工验收等多个环节，所涉领域涵盖工程建设、田间道路、农田水利、护林绿化、土地复垦等。在土地资源分配利用、流转、收益过程中发挥着重要作用。因此，转变传统观念，创新服务机制，研究档案管理工作规律，是实现土地整理档案资料在现代社会经济发展中发挥重要作用的技术保障。
一、提高土地整理档案管理的重要性
土地整理档案详细记录了采取工程、生物等措施，对田、水、路、林、村等实行综合整治等关于土地总体规划或专项规划的过程，通过土地整理措施的实施，增加了有效耕地面积，提高了耕地质量，调整了土地资源利用结构，改善了农业生产和生态环境，改善了农民生活条件。在土地资源分配利用、流转、收益过程中发挥着重要作用。因此研究和探讨如何规范、提高土地整理档案管理工作有利于最大限度发挥土地整理档案在现代社会经济发展过程中的重要作用，有利于提升土地整理档案的利用效率。
二、土地整理档案管理的策略探究
（一）提高档案管理认识，是土地整理档案管理的基础。1.加强学习，增强意识。要认真学习《档案法》《档案法实施办法》，充分认识到档案管理的重要性，从主观上树立工作责任感和严肃认真做好工作的思想意识，按工作优先，服务至上的原则，最大限度地发挥管理人员的主观能动性，更积极主动的投身于档案管理工作中。2.增强宣传，提高认识。加强对档案管理和保护档案资料的宣传，提高全体干部职工对档案管理重要性的认识；充分认识档案资源的价值，从主观上对档案管理有个全新的了解和认识，积极主动配合做好档案法制建设，使档案工作开展做到有法可依。3.争取领导支持是工作顺利开展的有力保障。向领导宣传土地整理档案管理工作取得的成绩，让领导层充分认识档案工作的地位和作用，积极争取领导的重视和支持；从机制上加强档案管理，重视人员、硬件、资金等投入，确保人力、物力和资源的合理配备。
（二）提高档案工作人员的素质是土地整理档案管理的前提。档案管理是非常复杂、烦琐的工作，是业务性很强的专业性工作，因此要加强档案工作者职业道德建设，培养档案工作人员爱岗敬业的精神；工作中严格遵守职业道德规范，尊重档案资料的真实性；培养埋头苦干，无私奉献的道德情操；培养严谨、细致、认真地做好档案收集、归档及保管工作的态度，树立扎实干，服务优，守纪律，创一流的坚定信念。不断提高管理人员的综合素质。
（三）做好档案分类处理是土地整理档案管理的重点。土地整理档案所要保存的内容是具有价值的文字材料、图纸、图表以及声像等文件资料。在管理中要依照选址、测量、科研论证、规划设计、审查批复、资金预算、招标、施工、监管、竣工验收等不同阶段进行细致分类，认真归档。要认真负责的对归档项目进行审查，文件材料要收集齐全，单项工程要有项目负责人审定。分类是土地整理档案管理中的初级工作，分类要细致，归档要认真，才能充分发挥档案资料在后期土地规划、利用环节的重要作用，是土地资源长期发展的历史依据。
（四）将档案资料数字化管理是土地整理档案管理发展的必然需求。1.开展管理人员技术培训是实现数字化管理的技术保障。随着网络技术的大力发展和信息技术的逐渐深入，不仅大大提高了工作人员的工作效率，而且提高了档案资料的完整性和持久性，在引进先进的土地档案管理信息系统后，要邀请业内专家对管理人员进行相关技术培训，转变管理理念，提高熟练操作软件的技能，定期考察管理人员的技术基础和工作能力，是实现数字化管理的技术保障。2.档案资料数字化管理是社会经济飞速发展的必然需求。当前正处于推进“四城同创、提升耕地质量、打造美丽乡村、建设生态宜居涪陵”建设的重要时期，土地征用与土地流转、农村建设用地复垦等工作大量涌显，档案查询、调卷和出具证明等工作繁多，管理人员的纸质业务堆积如山，为满足群众对档案资料的查阅和利用需求，充分发挥档案资料的利用价值，实现档案资料的安全管理和便捷查阅，需要做好网上备份、分类，建立数字化管理体系，因此，土地整理档案数字化管理是现代化建设的必然需求。
三、结语
总之，土地整理档案管理要能适应经济社会的发展，在社会经济建设中发挥较大效用，最大限度的发挥国土档案的使用价值，为土地的开发利用提供最真实的依据。
【参考文献】
[1]唐宝莲,吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案,2006(03).
[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010(03).
档案整理范文第5篇
企业中文书档案主要的来源有两个方面，一是来自企业内部的各个业务系统，其文件主要是来自OA系统；二是企业在职能活动过程中，除业务系统以外形成的需归档的纸质或电子文件，俗称帐外文件。
企业中文书档案的归档范围有：反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；公司工作活动中形成的，对维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料；公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；其他对公司工作具有查考价值的文件材料。
一、文书档案整理的基本单位
文书档案整理的基本原则应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。在《企业档案工作规范》(DA／T42―2009)中以“件”为整理单位指导企业进行文件级整理，即一文一件整理方式。
一文一件整理一般以每份文件为一件。但在企业OA收发文中的文件，如正文与附件、转发文与被转发文、请示与批复、报告与指示等，各文件相对独立，容易造成归档不全和利用查找不到等情况，对于这类文件的处理方式应该视为一件来处理，实体也应装订在一起，便于查找利用。
二、文书档案整理的基本步骤
1.装订
文书档案在打印好之后要按件装订。装订顺序为：正本、附件和审批单；正文在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；复函在前，来函在后。
凡是原来文件上有金属物、塑料等包装都必须去掉，并用不锈钢订书钉在文件左侧空白处装订；无法用订书钉装订的厚文件应采用线绳三孔左侧装订；企业有装订机的可以用热熔装订机装订；已经成册的装订好的出版物等可以保持原装订。
2.分类
对于一文一件归档文件的分类方法与传统档案整理的分类方法一致，包括年度分类法、机构(问题)分类法、保管期限分类法等。如果企业目前没有自己的分类和保管期限划分制度，可参照《企业档案工作规范》(DA／T42-2009)中的“企业文件归档基本范围与保管期限参考表”。例如可采用如下分类：年度一保管期限一机构(问题)来进行分类整理。
3.编号
《企业档案工作规范》中企业档案归档文件的编号项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编件号、馆编件号。文件按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。如文书档案的档的最低一级类目内的排列顺序号。一般建议按四位编码格式编写，如：000l。
馆编件号：指地方档案馆接收档案后，由于鉴定、整理中对部分档案进行抽出、补人等局部调整后，导致室编件号出现断号、跳号等现象时，按照新的排列顺序重新编制的件号。编号的方法与室编件号一样。
编码工作还有一个事情要做，那就是打印页码。编制页码可用号码机或手工填写，页码编写在页面的右下角，背面的左下角、一份文件一个流水号。文件中有图文的页面为一页，空白页不打页码。
4.编目
归档文件应根据企业分类方案和件号编制归档文件目录。编目以“件”为单位进行，在目录中一条条目体现为一件归档文件。归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项。可按盒打印出来并将该目录放置在盒内，另打印一份装订成册留作手工检索使用。
5.装盆排架
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒内，与打印出来的归档文件目录中相应条目排列顺序相一致，方便检索到该文件条目后能对应地找到实体文件。装盒时，归档文件应按企业具体的分类方案将不同年度、保管期限、类别的归档文件装入不同的档案盒。不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒，不同机构(问题)形成的归档文件不应放人同一档案盒。
档案装盒过程中要填写档案盒封面、脊背和备考表等。现在企业档案室用的盒子一般都采用地方档案局监制的专门装档案文件的盒子，档案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填写。如果没有可制作打印出来粘贴到盒子上。
填写脊背时要根据档案盒在档案柜存放的具体形式进行填写。脊背上的项目一般包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、室编起止件号、馆编起止件号、盒号等。盒号的编写一般也按照年度、保管期限、机构(问题)、流水号等进行盒号的编制。注意此处年度填写也应该填写四位阿拉伯数字；保管期限应该填写!汉字全称，如：永久、长期、短期；室编起止件号填写盒内排列最前和排列最后的归档案文件的件号，两号之间用横线连接，如“15―60”。
填写备考表时，备考表的内容应该包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等。备考表的外形尺寸为标准A4纸，应按照盒内归档文件的实际情况真写备考表。
归档文件全部装盒之后，应该按照顺序排列到档案密集架上。面对档案柜，先从左方排起，遵循从左到右，从上到下的排列顺序。档案盒排架的顺序可以按照档案分类标准来，如可以按照年度、保管期限、机构问题或分类、盒号流水的顺序排架；也可以将同一年度的档案按类目与盒号流水排，即先排A类永久、长期、短期，再排B类永久、长期、短期，依此类推。
三、文书类电子文件的整理
随着企业信息化进程的加快，企业公文流转也都在OA系统中完成，企业越来越多的电子文件需要归档。归档工作是电子公文运行管理的最后一个重要环节，是电子公文与档案衔接的关键。电子文件归档的质量是衡量企业电子公文运行管理好坏与成败的关键。电子档案的管理应搭乘企业信息化的快车建立一套电子档案管理系统，运行更加高效、科学的管理手段来管理企业的电子文件；以更加高效、便捷的方式提供给广大职工进行利用。企业文书档案电子文件的整理规则应参照《企业档案工作规范》，参照纸质文件的整理规则进行整理。
