电子文件与电子档案管理
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电子文件与电子档案管理范文第1篇
一、电子文件基础理论概说
随着办公自动化和CAD计算机设计的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，由此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。对我国档案工作者来说，随着我国金卡、金桥、金关、金建工程的发展，以及国家“十一五”计划要求到2010年CAD设计在机械、电子、航天、航空、汽车、船舶、纺织、建筑工程设计活动中的普及率及覆盖率达100%或90%，电子文件和档案的管理问题将日益突出，从现在开始我们应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。电子文件具有如下特征：1.依赖性与不可识别性。电子文件相对于纸质文件而言具有信息与载体相分离，不能直观阅读的特点，必须依赖于技术才能识别和利用。2.所用技术的不稳定性。电子文件的有效利用必须依赖于一定的技术和设备，然而设备和技术的寿命一般都不超过10年。3.载体形式多样性且体积小。4.载体不稳定性且寿命短。电子文件相对于纸质文件而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年。载体脆弱且不稳定。5.信息的易控性、可变性与易丢失性。6.动态性与虚拟文件特征。电子文件以电子形式存在具有动态性特点，是一种虚拟文件。
二、电子文件对档案管理工作的影响
（一）电子文件的出现对档案管理工作的挑战
1.电子文件的永久保存和永久利用上面临的问题。传统档案保护工作十分强调工作的目标是对档案载体如何“延年益寿”，因为载体与所记录的信息就是一体，有了载体就有了可用的信息。对电子文件而言，载体的耐久性可以通过再生性保护手段，无限延长其寿命。然而其载体与信息相分离，必须依赖于一定的技术（软件和硬件）才能识读，仅保存载体，离开了电子文件的工作环境，载体的保存将没有意义，其上的信息无法进行利用，等于没有保存。因此传统的保护观念必须更新才能适应电子文件的挑战。众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此电子文件和档案的保护观念应该是首先树立如何保护所存信息能被长久或永远的安全可用。其保护工作的构成要素因而包括以下几个方面:载体的保护、技术（软件和硬件）的保护、工作环境的保护、保障数据安全（数据可靠、真实、不丢失、不被篡改）。
2.档案管理工作者的专业素质面临严峻考验。在电子文件时代，与传统的文档管理不同，档案工作者应成为高素质、复合型的专门人才，除了具有基本的文化科学知识、档案专业知识外还应有较高的外语水平、丰富的法律知识和熟练掌握现代信息技术、网络通信技术，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能维护电子档案的完整与安全，与各种危害电子档案的诸多因素进行有效斗争。
3.档案计算机管理系统与办公网络系统不兼容。进入21世纪，档案系统提出文档一体化的管理模式。电子文件归档必须了解电子文件产生的背景、数据格式，以及相应的电子计算机软硬件技术。但目前的情况是大多数单位的档案管理系统与办公系统各自为政，办公自动化网络系统上运行的电子文件是为服务，政务工作结束，电子文件就停留在办公网络中。机关档案室使用的档案管理系统是档案行政部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享推广的档案现代化管理软件。由于办公网络系统与档案管理系统设计单位不同，系统环境不同，因而形成的数据难以转换，造成办公网络系统与档案管理系统不兼容。
（二）电子文件对档案管理工作带来的机遇
1.大大降低档案管理的管理成本。电子文件档案是通过计算机进行操作、存贮、传输的数码序列，其管理主要是在文档一体化的框架下，通过计算机文档监控系统对文件和档案在网络环境下自动著录、自动标引、自动检索、自动统计、自动借阅，最终以磁带、磁盘、光盘等形式来存贮和保管，这不仅避免了文书部门和档案部门的大量数据重复录入，文件重复整理归档等许多重复的工作，而且档案管理部门也不必要花费大量的人力、物力、财力来建造库房、进行装订等工作。
2.缩短档案的检索速度，实现资源共享。数字化信息使人们可以在任何时候、任何地点通过网络传递迅速获得所需要的信息。同一份档案可以在同一时刻为众多人利用，人们通过网络可以利用保存于数千里、甚至上万里外的地方的档案，档案保存地点的远近不再成为制约人们利用的因素。
3.提高工作效率，促进档案管理的现代化。由于电子文件内容与载体的可分离性，文件的内容将以数据单元的形式自由地存贮、分类、编辑、检索和传递，并通过计算机系统进行迅速、有效、多角度整序，不再需要像对纸质文件那样的分类整理。可以完成文件的自动著录、自动标引、自动检索、自动借阅和自动统计，缩短文件归档的运作周期。建立的文件级目录检索体系，能极大地提高档案的检索速度和查准率、查全率。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
三、对电子文件管理的若干思考
（一）提高档案管理人员的综合素质
笔者认为，即使在电子时代，也少不了作为主体的人的能动作用的发挥，毕竟电子产品与电子技术最终还是要以人为本，为人服务。所以，在信息时代，同样要求有着高素质的人才来操纵信息化、发展信息技术。在档案管理方面，笔者以为应从以下两方面综合提高档案管理人员的素质：一方面应当提高电子档案信息安全意识。由于电子文件具有上述特点，对利用过程中的控制比纸质档案要困难得多，档案工作人员又缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识。目前对提高电子档案应持谨慎态度，在无确定把握时可限制利用方式，以防出现泄密、信息失真、损失、病毒入侵等方面的问题。具有保密要求的电子档案，上网时需要稳妥的安全保密措施。其次，应当加强档案管理人员的信息技术的学习。随着计算机技术的发展，电子档案的应用具有广阔的前景。但是每一种利用方式的应用都要靠人的设计和操作，因此，档案工作人员应加强电子档案理论知识学习，努力开发档案利用方面的系统功能，逐步创造条件，为利用者提供更多、更方面的服务。
（二）应用“前端控制”理论介入电子文件的运作和管理。
按传统档案的管理模式，档案的管理与文件的管理是相分离进行的。鉴于电子文件的特点，我国档案学研究人员提出在电子文件的管理中应用“前端控制”理论，使档案管理工作的要求延伸到文件管理的前端，从文件生成起建立文件档案，对重要的文件实现全程管理。档案行政部门积极地应用“前端控制”理论对电子文件实行管理，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成、运行到归档管理，指定专人或专门机构负责。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，及时备份数据和对设备环境的备份，以保证电子文件归档的质量，电子文件生成用统一的专用软件归档管理；已归档的电子文件的管理，应有严格地制度和有效的技术措施保证其信息的原始性、真实性、完整性。长期保存的电子文件应与相同内容的纸质文件和拷贝一起归档，确保归档电子文件的完整性、有效性。在网络上定期把符合归档要求的电子文件信息联机传送，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的载体上，脱机保存。具有保密要求的电子文件，必须有安全保密措施，上网时必须符合国家安全保密的有关规定，确保电子文件的安全。
（三）加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。
做好办公自动化系统和电子文件的安全防护工作，首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体，定期拷贝是保证磁性载体可靠性的行之有效的方法。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是要保证计算机网络系统运行安全，可设置登录限制，使用文件权限的限制，在一定的范围内对服务器文件数据提供了保护。三是做好数据备份工作，保证信息安全。四是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装防病毒软件和其它先进的防病毒措施，不允许随使用外来的磁盘、光盘等，必须使用时严格地进行病毒检测，确认安全方可使用。
参考文献：
［1］蒙海理.电子文件对档案工作的影响及纸质文件的共存［J］.西昌师范高等专科学校学报，2004，（3）.
［2］甄进芬.信息时代电子文件对传统档案工作的冲击和挑战［J］.新乡教育学院学报，2005，（12）.
电子文件与电子档案管理范文第2篇
摘 要 本文对电子文件的特点，电子文件的利用及安全保密等方面进行了简要的阐述。
关键词 电子文件 数字化档案 安全
随着企业互联网时代的到来，企业档案数字化建设也随即展开，并使电子文件更加广泛应用普及，这些是企业经营活动、科研生产的原始数据，是企业科研生产、经营管理的重要基础，能够为企业的后续发展提供借鉴，尤其在新品的开发和研制上，因此必须对电子档案加以很好的保护和充分的利用。
一、电子文件的定义及特点
电子文件是指在数字设备及环境下生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它与纸质文件相比，有如下特点：
1.电子文件不具备直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。而且有些电子档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，非人工识读性与纸质文件有着本质的区别。
2.电子文件可直接在计算机上迅速地处理和传递。而且具有易复制、修改、删除等特点，使档案“原件”的概念变得难以确认。因此对其真实性，可靠性有更高的要求。
3.电子文件的浏览不受时间地点的限制，可实现资源网络共享，利用更加方便快捷。
4.电子文件对保存环境的要求更高，如温湿度，防尘，防磁，防震等。
二、电子文件的利用及保密
电子档案在利用中的保密与安全是十分重要和必要的，而同纸质档案相比，它更加难以控制。全数字化的形态加大了日常维护的难度，在技术支持方面和人员素质方面有较高的要求。
（一）技术支持方面的问题
电子文件为需求人员提供便利的同时，也导致了一些不容忽视的问题。其具有的共享性、交互性、多样性、开放性等特点，使其对软硬件平台的依赖性更强，对支持其运行的网络系统的安全性要求更高。
1. 载体保护
首先要做好电子文件载体的软件保护。电子文件的格式多种多样，有文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、网页文件、数据库文件等等。如归档时不加以控制，在以后相当长时间内，也许能够读取它们的软件不再使用，就不能保证其可读性。因电子技术更新很快，对归档的电子文件就要规范几种常用的少量的文件格式，用几种通用性较强的软件读取，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。另外，要做好电子文件载体的物理保护。要尽可能防止电子文件载体划擦记录涂层，避免挤压，远离强磁场，与有害气体隔离等。
2.信息保护
企业档案是属于商业秘密的范畴，是企业核心竞争力的保障。为了防止企业档案信息被窃取、删除和修改，通过签署确认、设置密码、身份验证、安装杀毒软件、服务器备份等保护措施，对电子文件的真实性，储存安全性，防范非法访问和病毒侵害都有很好的保护作用。（1）防止修改。将电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。（2）签署确认。由于电子文件是计算机文字处理的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，电子文件的原始记录性和凭证作用将不再确定，因此需要对归档的电子文件进行电子数码签名封签认证。只要数据未发生改变，则签名信息依然存在。数字签名技术是被公认可靠的，被法律界所承认的。（3）设置权限。根据业务职能的需求，设置不同操作权限。有管理级用户、业务级用户和浏览级用户。各级用户不能超越自己的管辖范围。用户在利用时，要特别注意不要泄密。（4）防病毒系统。安装杀毒软件，定期进行病毒的检测和清除。（5）数据备份。有条件的话，应实现异地备份。即备份服务器与被备份服务器安装在不同房间，以防止因火灾、水灾、高压电等灾难造成同一房间内的所有服务器同时损坏。条件允许的情况下，应实现双机热备。如果实现双机热备存在困难，则必须利用数据库和操作系统的维护计划功能实现自动备份。
3．复制保护
由于电子环境日新月异，存贮介质会老化，落后，电子数据格式要定期升级和更换，即在不同软、硬件上进行复制，防止数据丢失和损坏。
（二）人员素质方面的问题
为适应档案数字化管理模式，要不断提高档案人员素质，要有一支具有高素质的专业化知识、并能熟练地运用高科技手段处理企业电子档案的人才队伍。
一方面制定人才培养计划，提高档案管理水平。主要在计算机能力上，档案人员要越来越深入地利用网络开展存储、处理、和传递利用工作，因此，档案人员必将从文件的管理者变成了信息的管理者。
电子文件与电子档案管理范文第3篇
关键词 数字档案室 电子文件 管理
在现代信息技术发展迅猛的形势下，数字档案室作为政府机关、企事业单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对档案信息进行采集、整理、存储和管理，并通过网络提供利用服务的档案信息集成管理平台，发挥着不容忽视的作用。对于电力企业来说，在企业的运营和管理过程中，形成了大量的电子文件，成为数字档案室重要的工作对象和建设内容。笔者结合所在的企业数字档案室建设和电子文件管理情况，对两者的关系进行探讨。
一、积极建设数字化平台，作为数字档案室建设和电子文件管理的基础
一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件档案管理的工作起点。围绕电子政务、电子商务建设的要求，我公司紧跟信息技术和电力工作的新发展，加强档案信息系统研发，将数字档案室建设作为企业信息化建设的有机组成部分，以“档案管理系统”纳入“信息化应用系统”统一筹划开发，多次配合省公司工作调试模块设计，使系统最大限度地贴合档案工作需求，逐步实现了档案管理系统和电力企业业务系统的集成，基本形成了较为完整规范的档案目录数据库和图像数据库。在数字化档案室的建设中，档案管理信息化和网络化的发展丰富了档案管理方式，为各门类档案数字资源提供了“充分考虑需求、直观面向用户、集中统一便捷”的信息展示平台。
另一方面，搭建数字信息平台是数字档案室建设和电子文件管理的落脚点。我公司的档案信息平台虽然是由国网公司统一建立和维护的，但在在实际工作中，档案工作人员结合档案管理工作特点，围绕“档案管理”模块功能和加强电子文件管理等重点工作，认真验证现有系统，同时围绕信息的前端控制和全程维护，完善文件处理、检索浏览、信息上传和集中归档等多环节应用提出功能需求，便于国家电网公司进行系统的完善。同时，对已有的电子文件和数字化后的档案，开发档案挂接、统计分析、查找利用等功能，实施了电子数据与信息系统的整体挂接和查阅利用，充分发挥案卷级、文件级电子目录和电子图像数据库的作用，实现了档案资源的集中管理。根据信息系统的程度、安全风险等因素，落实信息管理安全保密措施，保障应用系统的安全运行，提升了我公司档案信息化管理的层次与水平。
二、积极构建保障体系，推进数字档案室建设和电子文件管理的有序展开
首先，领导重视为各项工作的有序开展创造条件。我公司始终由主要领导分管档案工作，将档案工作纳入到全年工作计划当中，使档案工作与企业各项工作同布置、同落实；每年印发《档案工作要点》，召开档案工作会议，明确档案工作目标和内容；积极推行责任考核制度，将文件材料归档工作列入各部门考核内容，形成了档案工作发展的有效机制。在数字档案室建设初期，我公司档案工作人员专程赴省公司、市档案局学习咨询，了解纸质档案数字化工作的内容、程序与方式，学习档案数字化工作的有效经验与成果利用，确保档案数字化加工项目实施的科学高效。在数字档案室建设过程中，还专门组织召开了档案数字化建设工作研讨会，邀请上级业务主管部门、市档案局业务指导处等单位的领导和专家参加，充分听取各方意见，全力优化档案数字化工作。公司还组织专人以数字化档案室建设为主题开展课题研究，通过对传统档案的管理现状、档案信息系统建设以及档案数字化建设实践等情况进行分析探讨，研究思考数字化档案室建设的目标、原则和方法等内容，力求档案管理的理论研究与档案工作的长远发展相结合，为数字化档案室建设奠定了理论基础。
其次，强化指导监督。数字档案室建设涉及企业多个部门，形成工作合力至关重要。一方面，明确各部门的工作职责，由办公室总体牵头负责实施档案数字化全过程的进度与质量控制；由信息管理部门给予数字化数据的系统存储与数据库建设的技术保障，配合做好数据库的维护和运行管理。另一方面，作为垂直管理的大型国有企业，在做好市公司机关本部数字档案室和电子文件管理工作的同时，积极开展对所属单位档案工作的指导，与档案数字化项目服务单位签订《档案数字化建设项目安全保密协议》和《保密承诺书》，明确保密范围与保密责任、工作制度和工作流程等要求，并对各工作环节进行监控，确保档案信息全过程安全，对所有档案进行密级筛查，全面梳理和统计标识密级文件，从源头上区分档案数据的安全保密层次。
再次，健全制度是完成各项工作的保障。在数字档案室建设之初，企业就以国家档案局、市档案局有关电子文件管理的规定以及全市“十二五”档案事业发展目标中关于国有企业全面推进电子文件归档管理的要求为指导，严格参照国家档案局技术规范和相关标准，规范档案信息资源数字化工作；在数字档案室建设过程中，按照国家档案局和市档案局的规定，统一工作标准，明确发展方向，确保高效有序地开展数字档案室建设的各项工作。此外，进一步维护数字档案室建设的成果，规范电子文件管理的制度；形成“信息系统内查阅电子档案的方式”，对信息系统内查阅电子档案数据提出要求，严格规定查阅范围，科学设定利用权限，规范电子档案的管理。
三、不断提升效能，确保数字档案室建设和电子文件管理持续发展
一是强化统筹规划。数字化档案室因为信息记录方式与传递方式的改变，其工作模式与传统相比发生了根本变化。要加强以计算机网络设备和信息数据库为主要内容的档案信息化基础建设，根据电子文件管理与数字档案室建设的功能要求，进一步完善电子文件归档管理系统、档案数据库管理系统；要实施纸质档案与电子文件的配套管理，将新型档案数据科学纳入档案管理范畴，实现档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字化档案利用同步，提高信息管理的层次和水平，拓展档案利用共享渠道。
二是强化技术保障。要适应办公自动化系统和多媒体技术等的发展，配置满足数字档案海量存储、查询、管理要求的服务器和光盘、硬盘等存储备份设备，并实现机关档案工作从文件收发、归档整理到电子存储等多环节档案数据转换的功能，为建设数字化档案室提供良好的运行环境；要遵循统筹开发的建设原则，将档案管理与本单位信息化建设总体格局相结合，并关注数据系统的特殊性和专业性，加强档案数据分析，对不同类型数据进行分层保管，努力建设资源配置合理、使用科学便捷的档案信息数据库，实现文档的实体生成、管理运转、信息利用的一体化。
三是强化学习培训。数字档案室因档案信息的记录方式和传递方式发生改变，其工作模式与传统工作相比也发生了显著变化，对于档案工作人员来说也需要积极确立全新的管理观和服务观。要根据新时期档案业务的特点，提升档案工作人员对数字档案室的认识，根据档案工作的客观规律和档案特点进行合理组织、计划与控制，研究档案信息化发展的趋势，思考完善档案信息管理的方法；要主动紧跟信息发展步伐，熟练掌握计算机操作技能，具备更专业的档案业务知识和更丰富的信息技术知识，为科学开展档案管理提供强有力的智力支撑，不断提升档案工作效率。
（作者单位为国网湖北省电力公司黄冈供电公司）
参考文献
[1] 李天一.数字档案馆建设的探索与实践[J].兰台世界，2015（S1）：38-39.
电子文件与电子档案管理范文第4篇
1、电子文件档案管理系统的主要优势以及特点
1.1提高了办公效率。传统的文件档案管理工作需要复杂的工作手续，这主要表现在工作人员很难进行文件档案的编号，而且效率非常低。若要查找相关的文件档案也是非常的复杂，需要在文件档案管理室进行复杂的检索，查找一份文件档案需要非常长的时间[2]。而电子文件档案管理系统可以对文件档案进行快速的扫描，并将其储存到硬盘中，调取相关文件档案时只需要简单的检索便可以查看相应的文件档案。1.2便于文件档案进行补漏增缺。文件档案并不是一成不变的，在较长时间的发展过程中文件档案的信息会发生一定程度的改变，如果采用传统的文件档案管理工作的话就需要将卷宗打开并重新制作，这样的话会导致分类规律发生较大的改变，不利于日后进行相关文件档案的检索。而电子文件档案管理工作则只需要重新扫描就可以继续存档，检索时仍然很简单。1.3有利于保持文件档案的原始状态。传统的文件档案管理工作中需要将文件裁剪成统一的模式，这样做的目的是保证文件档案的美观性，为了将文件档案整齐的存放[3]，在裁剪过程中就容易出现对原始文件档案的损坏。而电子文件档案管理工作不需要手工对文件档案进行裁剪，只需要进行扫描就可以进行存档。1.4有利于文件档案的信息保密。传统的文件档案管理工作中将全部的信息归纳在卷宗之中，人们若是查找卷宗中的某一部分资料便可以查看到卷宗中的剩余资料，这将泄露文件档案的信息。而电子文件档案管理工作是将卷宗中的各个部分隔离的，人们查找相关文件档案不会查看到该卷宗中其余的信息，有效避免了信息的泄露。1.5有利于文件档案的信息交流与共享。传统的文件档案管理工作是将卷宗整理之后存放在特定的位置，若其他地区的人们想要调取相关的文件档案资料是非常麻烦的[4]。而电子文件档案管理工作是将文件档案的信息存放在电脑的硬盘之中，1.6有利于文件档案管理一体化的实现。传统的文件档案管理的各个部分的工作是分开的，这样浪费了大量的工作时间，无法得到较高的工作效率。而电子文件档案管理工作可以将文件档案管理的各个工作有效的结合在一起，使得文件档案的管理更加快速有效。
2、电子文件档案管理系统的设计与实现
电子文件档案管理系统能够较好的保存文件，所以电子文件档案管理系统在现今得到了较多的应用，下面将详述电子文件档案管理系统的设计与实现。2.1管理流程设计。电子文件档案管理系统的管理流程是非常重要的，系统内部的工作人员需要进行文件收集、档案鉴定、档案整理以及案卷编目等工作。那么电子文件档案管理系统的内部人员就要严格按照档案管理工作的先后顺序，首先就是收集档案资料，然后鉴定档案资料的真伪，再就是整理文件档案的内容；最后才是对文件档案进行编目。电子文件档案管理一定要按照流程进行，如果没有严格按照流程进行就有可能会使得电子文件档案的准确性降低。为了预防非法用户进入电子文件档案管理系统或者保护电子文件档案管理系统中的数据安全就要进行防毒及杀毒的操作，这样不仅可以保证电子文件档案管理系统内部数据的安全性，而且还可以保护用户电脑的安全性。2.2业务流程设计。电子文件档案管理系统的业务流程包括电子文件档案的收集、电子文件档案的鉴定以及电子文件档案的整理，这三个业务需要内部人员的合作才能够有效的完成。在电子文件档案的收集阶段要利用办公自动化系统对工作人员的日常工作进行电子文件归档，然后按照电子文件档案的内容来统计资料，完成上述任务后就要对电子文件档案进行归档[5]。电子文件档案的鉴定过程中工作人员要判断电子文件档案的价值，对于没有保存价值的文件档案予以销毁以此来节省电子文件档案管理系统的存储空间。电子文件档案的整理则需要工作人员对有价值的电子文件档案进行长时间的保管，并定期查看文件档案是否损坏。电子文件档案管理系统主要是利用计算机技术和文件档案管理技术来进行的，为了更好的完善电子文件档案管理系统就要不断的创新其系统设计，这样才能够使得电子文件档案管理系统更加完善。
作者：陈德红 单位：辽河农垦管理区安监局
电子文件与电子档案管理范文第5篇
关键词：电子;档案;管理;原则;体系
我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用，纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。
1．电子档案管理原则
电子档案是指具有保存价值的、已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
随着计算机技术的广泛应用，机关、团体、企事业单位在管理、生产和科学技术等活动中形成了越来越多的电子文件。这种文件存储在特定介质上并加以命名，需要时，只要指出其文件名，即可将文件调出来供阅读或打印用，将电子文件归档后即形成电子档案。在电子档案中，全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称为“机读档案”或“数字式档案”。根据电子档案的特点，在其管理活动中还应遵循以下原则。
1．1完整性原则
随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在电子文件介质上信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。
1．2可读性原则
目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此，在电子档案管理中要特别注意确保其可读性。例如：在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。总之，每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。
1．3可靠性原则
可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并可不留痕迹、文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
2．电子档案管理体系
电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。目前，在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题：
2．1集中统一管理电子档案的问题
近年来，随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门；也就是说，大部分电子文件没有归档，处于分散保存状态。从档案工作的发展看，各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享，有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划，有利于加速档案工作的现代化进程。
2．2纸质文件和电子文件双套归档问题
目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题。在这些问题没有得到有效地解决之前，这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性：一方面，在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存。另一方面，电子文件的归档也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应看作不必要的重复。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期。随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，但多种介质档案并存的状况将长期存在。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。电子档案的管理原则上应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的就实行并轨。
2．3实行文件、档案一体化管理问题
在计算机信息系统中，文件与档案的界限难以截然分清，电子文件的大量出现及其长久保存的需要将促使多年来提倡的文件、档案一体化管理进入实质性阶段。事实上，将电子文件和电子档案分而管之无论在理论上还是实践中都是难以成立的。在对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的“档案管理性工作”也需要在文件的形成或运转阶段进行，因此电子文件管理必须选择文件、档案一体化模式。
这种一体化绝不是文件管理与档案管理的简单相加，而是在全程管理和前端控制原则指导下对整个管理流程的重构。根据具体情况，有些单位还可实行包括情报、资料在内的电子信息一体化管理。
参考文献
