办公室档案管理职责
前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇办公室档案管理职责范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。
办公室档案管理职责范文第1篇
（一）档案管理完整延续
通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。
（二）档案文书工作细致
档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。
二、医院办公室档案管理目前存在的问题
（一）档案管理人员紧张
由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。
（二）现代化管理软件不足
随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。
（三）档案收集及归档不规范
医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。
三、医院办公室档案管理的应用
（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分
办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。
（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升
办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。
（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核
为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。
（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高
档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。
（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展
医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。
（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设
档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。
四、结束语
办公室档案管理职责范文第2篇
（一）医院文书档案管理的投入过低
由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。
（二）医院办公室文书档案意识薄弱
长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。
（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象
现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。
（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高
目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。
二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施
（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接
实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。
（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识
医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。
（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性
健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。
（四）建立医院文书归档的制度
具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。
三、结束语
办公室档案管理职责范文第3篇
本文论述了通过提高对档案管理工作的重视程度，加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度，使办公室档案管理更加规范，从而推进各项工作的有序发展。
【关键词】
办公室；档案管理
办公室档案管理工作是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，涉及面广，信息量大。直接形成具有保存价值的各种文件、材料（包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等），对单位其他工作的完善具有辅作用，有利于进一步提高单位工作效能，更好地服务于单位广大干部职工。因此，办公室档案管理工作具有十分重要的现实意义。
一、办公室档案管理的现状
（一）单位领导对档案管理不够重视。
档案是单位在社会、科研、教学、管理等活动中形成的具有保存价值或参考价值的资料，是单位阶段发展情况的有效凭据。但是在实际管理中存在领导不够重视的情况，如办公室档案管理人员没有经过系统的专业知识培训，档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机及软件等都配备不齐全，室藏档案数量不完整，平时不注意文件、资料的收集、整理，档案制度都不完善等。
（二）信息化建设相对落后，社会现代化发展管理软件缺乏统一性。
一是国家档案行政机构倡导无纸化系统规范，但由于档案管理的信息化建设没有完成，使得很多单位的档案管理工作仍然以纸质文件为主，形成对纸质文件的依赖。二是现代技术的发展使得档案管理更加复杂化，种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求，不同的档案类型要求不同的方式进行整理和保管。三是档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果。四是档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
（三）档案管理相关规章制度不健全不完善，落实不到位。
一是目前多数单位没有建立档案管理相应的制度和规范，导致收集工作处于无序状态，或制定了“文件材料归档办法”“档案工作岗位责任制度”等，但不切合单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没有实际指导意义。二是相关制度落实不到位，执行的力度不够，导致档案工作职责没有落到实处,一些该销毁的档案未定期销毁，大大增加了档案查找的工作量，至使档案管理难以发挥其效力。
（四）档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。
越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
（五）档案信息管理人员的素质有待提高。
实现档案信息电子化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
二、如何加强档案管理
（一）提高对档案管理工作的重视程度。
做好档案管理工作，首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性，采取多种手段对单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效，使其充分认识高效的档案管理工作对本单位整体工作发展起到极其重要的推动作用。
（二）加强档案管理信息化建设。
网络电子化档案管理方式相对较于纸质文件管理工作效率更高，并且加强了档案管理工作的准确性。充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式，不仅能够将单位的各种档案分门别类地进行管理，对复杂的档案资料进行有序整理，而且不会造成办公室资料长期堆积，避免查找上的困难，节省大量的人力、物力、财力，即提高了工作效率更能够及时整理归类各类档案文件，使检索工作变得更加准确便捷。
（三）建立完善的档案管理制度。
提高办公室档案管理工作效率，强化办公室档案管理工作的文化事业功能，是档案事业发展的主要任务。单位需长久稳定地发展下去，需要建立适合自身发展的制度模式，办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率，影响着单位的发展。单位应当针对办公室工作制定适用于本单位的体制机制，只有科学管理，使档案工作按照制度化去运行，才能够保证工作的质量和效率，促进档案工作的有序高效进行。
（四）提高档案管理人员的素质。
办公室档案管理职责范文第4篇
（一）文书档案主要是以纸质或其他载体
记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放，此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。
（二）文书档案载体的多样性
文书档案涉及方面众多，是单位发展进程中的真实反映和记录，行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如：照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。
（三）文书工作与文书档案之间的联系
文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档，文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件，文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。
二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述
（一）医院文书档案管理的投入过低
由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。
（二）医院办公室文书档案意识薄弱
长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。
（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。
（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高
目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。
三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施
（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。
（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。
（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性
健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。
（四）建立医院文书归档的制度
具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。
四、结束语
办公室档案管理职责范文第5篇
关键词：人事档案 管理
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在干部选拔、转正定级、职称申报、办理养老保险等工作中，都需要使用人事档案。
一、学院人事档案管理中存在的问题
第一，人事档案管理是学院人事处工作内容之一，由于学院人事处工作繁重，人员紧张，长期以来，没有设专职人事档案管理人员，而是作为人事干事的一项岗位职责，业务内容之一。2016年，学院新一轮聘任中，人事处设了人事档案管理干事岗，但，档案管理干事岗位职责中还有一条：做好教职工社会保险转入、转出、医疗机构变更、生育津贴申报等工作。看似简单的一条，一年中，又有机关事业单位养老保险改革，实际工作下来，社会保险工作占了三分之二的时间。
第二，学院是由三个学校合并发展起来的，三校区的人事档案分别存放在各校区的档案室，但，三校区都没有独立的人事档案室，学院本部人事档案与财务档案存在一室；学院东区和学院南区人事档案与自己校区的其它档案存在一起。如此，人事档案管理存在不安全因素。
第三，学院没有人事档案管理规程，修订有《文档管理工作规程》。《文档管理工作规程》中涉及人事档案的内容不多，只是提到：学校教职工的人事档案由人事干事根据人事管理工作的相关规定对每一位员工的必要资料进行收集、整理规范、存放到位；人事管理干事在收集、整理、存放员工个^档案资料过程中，负责对资料的真实性、准确性审核把关，并按照各项资料应归档的时间节点按时完成工作。
第四，归档材料不完整，档案管理不够规范。随着近年来学院的快速发展，对人才的关注、引进成为学院生存与发展的重心。于是，招聘一些高学历、高职称的人才，招聘进来的这些高层次人才大多数档案材料漏缺，不仅缺少学历学位材料，年度考核材料，还有专业职称变动材料、工资变动材料等都有缺漏。传统的人事档案管理是以被动的方式进行收集，如果制度不完善或移送不到位，执行不严格，就会造成人事档案材料收集的不完整。
二、解决学院人事档案管理中问题的对策
第一，设专职人事档案管理干事。人事管理干事的岗位职责中不应有做好教职工社会保险转入、转出、医疗机构变更、生育津贴申报等工作这一条。社会保险工作政策性强，人员情况复杂，计算机操作中又时常发生问题，业务办理的时间点控制的也很严等等，需要有社保经验的，计算机操作水平高的人员胜任。人事档案管理干事应专注于，专心于档案管理，社会保险工作中有查个人档案的地方，人事档案管理干事应该积极配合，而不应该学院的社会保险工作由人事档案管理干事―人承担，否则就喧宾夺主了。
第二，设三室分开的人事档案管理办公室。按规定，学院应安排出人事档案库房、查阅室和人事档案管理干事办公室，三室分开。但，由于学院办公用房紧张，一次到位，不现实，但，应该尽力做到两室分开，安排出人事档案室、查阅室和人事档案管理干事办公室。学院本部、东区和南区的人事档案集中存放在同一校区同一档案室，没有条件把库房、整理和查阅分两室，起码应做到隔开，并要做到防火、防潮、防蛀、防盗等。
第三，制定《人事档案管理规程》。包括：目的、适用范围、职责、具体的工作规程和支持性文件。具体的工作规程应有以下内容：人事档案的建立、人事档案的保管、人事档案的查阅等。每一环节的控制要点要抓得准，描述要清晰，操作起来有据可依。比如查阅，教职工查阅人事档案须符合查阅条件，并填写《人事档案查阅审批表》，经领导批准后由人事处档案管理干事负责接待。
