施工档案管理
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施工档案管理范文第1篇
档案管理是指企业对于各个事项的记录，资料的处理、存储以及查询等的工作职能；对于企业的发展有着清晰明了的记录，为企业今后的发展起着奠基性的作用，同时还可以给企业规划者为企业规划提供一个方向，展示给企业领导者企业中存在的完美和缺陷，以便对症下药，寻找措施，改善企业的施工效率。而我们传统的档案管理，都是依靠手工的记录和处理，其方式不但减缓了工作的效率也耽搁了企业工程的施工进程。手工的查阅也增加了企业对于档案的查询不便，所有的记录都得一页一页去翻，时间和效率得不到保证，造成了许多不必要的麻烦。由于档案都是纸质文件，在查询的过程中需不断翻阅，容易造成档案资料的损坏，也给公司带来经济上的损失。但是随着科技的不断进步，现代企业的档案管理模式，将结合手工与信息技术，不断地优化档案的管理、接收和处理，增加了企业档案的可用性，提高了档案工作者对于档案处理的效率。对于现代化电子技术的利用，其优势就是可以将复杂的手工整理实体档案划分为不同的类型，进行必要专业的分类，以防止档案资料的丢失，增加档案资料的安全性。
虽然，档案管理电子技术的利用相对于手工处理，其工作效率有明显的提高，而且文件保存的稳定性得到保障，查阅也相对便利。但是仍然会有一些不足的存在，其无法完美地满足企业发展的需求。比如，一方面，部分技术对于档案的查阅不具备全文检索和查询功能，那么对于档案的利用也带来了极大的不便；另一方面，在软件安装的过程中，数据的输入没有备份，这样的话，一旦发生文件的损坏或丢失，就难以挽回，这样档案资料的安全性处理就没有得到相对的保障。所以，企业的档案管理还需要有相对完善的策略，可以适当地将部分重要的纸质文件进行数据化处理，以及将企业生产和管理过程中的重要视频、录音等其他记录进行数据化处理，以方便后期的使用查询，这就要求企业在档案管理方面加快和完善信息化建设的进程。
二、电力施工企业档案管理的信息化建设
（一）档案管理信息化建设的必要性。档案的管理对于企业的发展起着重大的作用，档案记录着企业的各项资料，其接受、处理和储存公司的各项资料，给公司各项规划提供了参考性的资料，通过今夕业绩对比帮助公司作出策略性的规划，以便规划公司未来的发展。档案管理不仅有利于公司的发展，还对我们国家经济建设、政治建设、文化建设有着重要意义。随着信息技术化的不断发展，档案管理信息化处理已经成了现代各个企业时代性的发展趋势，我们的电力施工企业也毫不例外。
信息化发展带动工业化发展已经成了现代工业发展的主流趋势，各个企业都应当对此具有足够的认识。企业需要在档案管理工作中不断地完善信息体制在档案管理中的建设，同时利用档案管理机制了解企业的发展状况。信息化的档案管理成了企业实现现代化发展的主要途径。
（二）电力施工企业档案管理信息化建设存在的阻碍。首先，企业领导对于档案的管理缺乏重要的认知，导致档案管理得不到领导的重视。由于企业的档案信息化处理涉及到各个部门，需要各个方面的专业性技术性人才，需要企业全部的人员都积极地配合，尤其是领导。领导是企业的领导者，对于企业的发展起着领导性的作用。现在好多企业，领导者会觉得档案的管理跟企业的发展无关，认为档案的管理只是文字的处理和记录，跟企业的施工、生产、销售、服务等无关，对企业的经济效益无太大影响，不需要有太多的关注和管理，也不必花费太多的人力、物力、财力去完善档案信息化建设。存在这样错误的观念，将导致企业的档案管理工作信息化得不到相应的发展和完善，也阻碍了企业档案信息化建设的步伐。其次，信息化建设设施不完备。毕竟我国信息化建设起步比较晚，对于信息化的处理还不够完善，倘若发生在查阅过程中档案的损失，需要把损失的档案补救回来就需要极大的技术含量。最后就是缺乏专业性技术人员。档案管理对于企业的发展有着重要的作用，对于企业的发展有着清晰明了的记录，为企业今后的发展起着奠基性的作用，同时还可以给企业规划者制定后期的发展目标提供参考性的依据，展示给企业领导者企业中存在的完美和缺陷。但是，对于当前的企业，其档案管理人员大都缺乏对专业性知识的认知，没有充分地认识到档案管理对于企业发展的重要性。没有专门的部门对档案进行管理，就容易导致重要的档案信息丢失而不重要的档案信息得到保存。
二、完善电力施工企业档案管理信息化建设的建议
对于企业档案信息化建设的完善，企业需要对其作出相应的对策。以下是笔者对于档案管理在信息化建设中存在的不足作出的几点建议：
施工档案管理范文第2篇
【关键词】：火电；施工企业；档案管理
目前，大多数电力施工企业已经走上了市场经济之路，自行投标获取工程，因为电源建设的重点已经转移到全国各大发电集团公司，而不在电网公司。他们根据市场要求，通过投标获得各发电企业投资的电厂工程建设任务。因此火电施工企业因此除了要管好本单位的科技、文书、会计、声象等档案外，还应做好招投标文件的归档工作。对施工企业来讲，工程招投标资料的搜集、分析与处理对投标报价有举足轻重的作用。
一、招投标档案的归档范围
招标申请报表及批复文件、招标公告、投标资格预审联系函、投标资格预审文件、投标邀请函。招标文件、招标修改文件、招标补充及答疑文件、招标文件出售登记表。投标文件、资质材料、履约类保函、委托授权书以及投标澄清文件、修正文件、投标报价及修正报价。开标议程、开标大会签字表、评标专家签到表、评标办法及标准、评标纪律、评标记录、评标报告、评分表、评标总结。招标领导小组会议纪要、上级定标批复文件。招投标领导小组名、资格审查小组成员名单、评标委员会成员抽取名单、监督小组名单。中标通知书及回复、未中标通知书。公证机关的关于招投标过程的公证书。招投标电子文件。开标会、评标会声像资料。其它应当归档招投标文件。
二、招投标档案归档的基本要求
1、质量要求
归档的招投标文件材料必须是原件；招投标文件的内容必须真实、准确；招投标文件必须字迹清楚，签字盖章规范，手续完备；书写材料应用碳素笔或蓝黑笔等书写，不得使用铅笔或圆珠笔等不耐久的书写材料；归档的招投标文件必须按招标顺序经过系统整理， 并填写文件材料归档移交清单。
2、归档时间
基建项目的招投标文件应在合同签订后一个月内，及时整理归档。不针对工程项目的招投标档案，一般按年代归入文书档案，本年度的招投标文件应在第二年上半年之前归档完毕。
3、归档份数
形成的招投标文件归档两套。
4、招投标档案的整理方法
根据《电力工业企业档案分类规则》的规定，火电企业档案分类设置了十个一级类目，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、电力生产、科学技术研究、基本建设、设备。新建电厂在基建活动中形成的招投标文件应归入“基本建设”类目中整理、立卷，电厂在生产过程中形成的招投标文件应归入“经营管理”和“生产技术管理”类目中整理、组卷。招投标过程中形成的电子文件、声像资料按专门档案的要求进行整理存档。
三、新建或扩建电厂基建过程中招投标档案的整理方法
火电企业在新建或扩建活动中形成的招投标文件归入“基本建设”类，分类号为8032，采用案卷级立卷方法整理立卷。招投标文件一般由设备部门和计划部门负责整理归档，设备部门形成设备招投标文件和材料招投标文件等，计划部门形成工程招投标文件（设计、施工、监理、调试等）。档案室按问题依照归档时间进行整理归档。
四、电厂投产后招投标档案的整理方法
电厂投产后的招投标文件归入“经营管理”和“生产技术管理”类，作为文书档案整理存档，即以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒。电力企业在物资供应和施工队伍选择活动中产生许多招投标文件，如： 备品备件采购、低值易耗及办公用品采购、劳保用品采购、零星设备采购、燃料采购、材料采购、生产改造施工队伍选择、技术服务队伍选择等。这些招投标文件按问题分类分别归入“经营管理”类和“生产技术管理”类。“生产技术管理”类的“勘测设计管理”和“工程概算定额管理规定及外包管理”中有设计招投标文件和外包队伍招投标文件等，这些招投标文件主要是指在电力生产活动中零星项目建设过程中形成的，要和“基本建设”类中招投标文件区别开来。
五、招投标档案整理立卷应注意的问题
1、不中标的投标文件也应作为档案整理归档，不能作为资料保存。目前大多数电力企业将未中标的投标文件作为资料保存，这种做法是不正确的。《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4 号）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28- 2002）中明确规定，投标书应归档保存，并且保管期限是永久期限，并未仅指中标文件，所以未中标的投标文件也应作为档案整理归档，只是保管期限长短可根据每个企业的实际情况来确定。
2、招投标档案保密工作档案人员要做好招投标文件的保密工作。投标厂商的投标文件和报价资料对于其它投标厂商可以说是重要的商业机密，如果泄秘可能严重损害其它投标厂商的重大经济利益，所以档案人员应在招投标活动中切实做好档案资料的保密工作。
施工档案管理范文第3篇
关键词 施工企业 会计档案 管理制度 改善
一、引言
会计档案工作是我国目前构建社会主义和谐社会中一项重要的任务。但是在现实中，会计档案并没有得到企业的重视，所以档案保管和整理很容易出现问题。如今，我国对于会计档案的重视程度随着我国经济实力的不断提升而增加，我们要顺应时代的要求，将施工企业中的各项基层管理抓严、抓好，将信息服务的层次和内容不断深化。下文是对会计档案管理工作在施工企业中重要性的简单叙述。
二、会计档案管理工作在施工企业中的重要性
会计档案对部门和单位有着非常重要的促进和支持作用，会计档案也可以将部门经营管理的信息和资源完整地反映出来，能起到监督的作用。会计档案工作是我国目前构建社会主义和谐社会中一项重要的任务，其可以将管理规划和决策过程中的信息传递出去，这对于解决经济纠纷有很大的帮助，同时可以有效维护活动双方的权益，为其提供合理、有效的法律证据。会计档案的信息化可以将会计档案的质量及时地反映出来，可以适当减少错误发生的概率，提升会计档案的现代化管理水平，所以，我们要充分认识到会计档案的重要性（会计档案是非常重要的信息资源）。除此之外，我们还需要了解部门发展和会计档案的关系，这两者之间的关系非常密切，两者的结合对部门形象的维护有重要的作用，甚至关系到活动双方的合法权益和切身利益。如今，对于会计档案的重视程度随着我国经济实力的不断提升而增加，我们要顺应时代的要求，将施工企业中的各项基层管理抓严、抓好，将信息服务的层次和内容不断深化，将会计档案的作用充分发挥出来，为我国现代行业的发展增添助力。
三、施工企业会计档案管理存在的问题
（一）会计档案管理制度滞后
会计档案归档制度的不完善和会计档案保管制度的落实不到位是会计档案管理制度滞后的主要原因。如今，对于会计档案的重视程度随着我国经济实力的不断提升而增加，再加上会计档案管理制度的管理对象主要是会计核算专业材料，所以会计档案归档制度起着至关重要的作用，需要我们进行完善。会计档案归档制度的不完善，主要体现在不少基层单位并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间、整理标准、移交等问题没有作出具体的规定，没有将会计档案管理纳入会计人员的岗位职责中，也没有配备专人管理会计档案。而会计档案的保管制度落实不到位主要体现在对档案随意摆放和翻动，在这种情况下档案很可能出现泄露信息和丢失的现象。
（二）会计档案管理工作不到位
会计档案管理工作不到位，主要包括档案管理意R落后、缺少网络和计算机维护人才、工作人员不固定、现代化的投入不足、相关表格整理的不完整和鉴定销毁工作不严谨等。其中，档案管理意识落后的主要原因是领导对会计档案管理存在不重视的心理，缺乏对工作人员的现代化技术的培训，这也就直接导致企业缺乏这方面的人才。如今，计算机软件和硬件技术随着科技的发展不断趋于成熟，我国的档案管理已经逐渐向数字化和电子化的方向发展，但由于缺乏重视，直接导致了施工企业对现代化投入的不足，这对于计算机会计档案工作的发展有不利影响。
（三）没有充分利用会计档案
会计档案利用不充分，主要包括利用范围和方法的限制、利用者范围的限制。随着市场经济的不断发展，施工企业面临的竞争更加激烈，但由于传统计划经济对部门资金管理利用的影响，使得对会计档案资源的利用重视不够。档案制度中存在一些保密限制，这就使会计档案人员的身份有了严格的管理和限制，导致很多会计档案用户无法进入，这也为会计档案的发展造成了阻碍。
四、施工企业会计档案管理制度的改善和加强
（一）会计档案管理中各项制度的建立和完善
在建立和完善会计档案管理制度时，首先要根据相关规定建立完善的归档制度，其次是根据规定建立档案安全保管制度。除此之外，我们要对保密制度进行合理的运用，选择一些专业技能强的管理人员，将档案更妥善地保管起来。在会计档案管理中要尤为注重会计档案的销毁，所以我们在销毁一些失去保存价值的档案时必须认真严谨。
（二）会计档案管理中业务工作的加强
对于会计档案管理业务工作的加强，我们首先需要做的就是明确会计档案归档的要求，对具有保存价值的信息进行保存，对会计报表数据等重要性材料进行打印装订保存，在移交时一定要将表格目录填写完整，做好会计档案的立卷工作。电子会计档案的数据保存时间比较长，所以我们要建立电算化会计档案收集制度，选取优质的材料，做好整理工作，从而达到会计档案管理业务工作的加强。
（三）管理事故风险的防范，加大投入
在加强对传统纸质文件的保管力度之后，要对电算化会计档案进行保管，首先我们需要选择防尘、防潮、防磁的场所进行储存，并且要定期进行检查，以免文件损坏。除此之外，我们要将软件版本和数据进行一致性保存，并对计算机病毒采取一定防范措施，以此保证电子会计档案信息的安全保存。另外，部门要进一步加强对计算机系统的管理，预防病毒的侵入。
（四）会计档案管理水平的不断提高
在对施工企业会计档案管理制度进行改善和加强时，我们要加强组织领导，提高会计档案的管理水平。要想做好施工企业的会计档案管理，最关键之处就是领导的重视，所以我们要明确企业人员的职责，将财务部门和档案部门两者联系起来，保证会计档案归档的工作质量。另外，对于储存会计档案信息的盘片也要进行检测，防止出现档案信息丢失和损坏的现象。
五、结语
如今，我国对于会计档案的重视程度随着我国经济实力的不断提升而增加，我们要顺应时代的要求，将施工企业中各项基层管理抓严、抓好，将信息服务的层次和内容不断深化。随着我国综合实力的不断提升，国家经济实力飞速增长，我国的科技水平也在不断提高。我们要明确会计档案管理的各项特点，了解会计档案管理中存在的不足之处，制定相应的解决方案，不断完善管理制度，为施工企业会计档案的管理增添助力，同时为我国强国梦的早日实现贡献一份力量。
（作者单位为中铁二局集团有限公司档案馆）
[作者简介：何庆红（1973―），本科，档案馆员，主要从事会计档案管理。]
参考文献
[1] 朱庆英.基层施工企业会计档案管理现状[J].山西焦煤科技，2006（9）：24-25+29.
[2] 陈梅.基层施工企业会计档案管理现状[J].合作经济与科技，2004（2）：35-36.
施工档案管理范文第4篇
关键词：档案;管理文件;资料;安排
一、施工企业中档案管理中存在的问题
（一）管理人员思想素质不高
在施工项目当中，企业员的管理观念意识比较单薄，个别的项目部和一些私人单位当中管理制度不完善，并没有设置一定的岗位责任制，大部分工作人员属于兼任的状态，对于施工中的一些主要文件资料还是采用比较传统的手工收集的方法，有些员工对一些领导存在一定的偏见，认为他们在档案管理上没有投入大量的财力和物力，在一定程度上阻碍了管理水平的提高。
（二）档案管理服务不是很规范
现在，在施工项目部当中，对档案的管理要求不是很规范，像工程档案的案卷缺少卷内的目录，档号不规范，组卷比较混乱，案卷标题、数字使用不规范，影响了公文转化为立卷和归档。档案资料的分类级别比较少，其中，对声像和音频有关的资料保存不是很好，缺少一定的收集，相反大都还是注重文字的收集和整理。
（三）档案管理人员的观念淡薄
在现在的施工企业档案管理处，管理员单单认为只是一名文件收集和整理的负责人，只是想着资料能够有效的保存，针对现代化的档案管理缺少一定的创新意识，总是遵循守旧，加上落后的管理手段，使施工企业不能有效利用资料信息，而且他们的工作状态十分的懒散，严重影响了档案管理的规范化进程。最重要的是工作人员容易产生消极的心理，不能正确的认识管理的重要性，责任不到位。
二、施工企业档案管理的相关对策
（一）努力提高管理人员的观念和文化素质
首先，施工企业应该给予管理员一定的重视程度，培养管理员的管理责任意识，同时档案管理员应该有较强的管理悟性，施工企业应该对员工进行组织培训，学习讨论交流专业知识，提高大家的职业能力水平。针对在业外的施工项目部，为了能够对工程进度信息情况清楚的了解，应该及时和建设单位保持联系，详细具体问清楚，在施工企业竣工前期，必须进行集中的管理培训工作，深入了解档案的有关技术规范和法规，争取把每一份文件管理工作做的足够的完善。
（二）提高档案管理规范
施工企业的档案管理工作需要一定的科学管理和统一的操作流程，施工企业在进行档案的类型划分时，应该尽可能的具体全面，灵活调节每一个管理程序步骤。不同的档案级别按照工程建设、管理技术等不同的类别进行管理，建立相应的档案人员岗位责任制，规定各项档案管理的规章制度，原则上应该严谨明确，针对特殊的档案，应提高档案管理的工作，进行一定的保密，档案管理人员必须明确施工企业档案管理范围，对各项档案进行分类整理，装订，入盒，编目录等一系列步骤程序设置。施工企业安排合理的工作流程，使档案管理的各项工作有条不紊的进行，充分提高档案管理工作的效率。
（三）完善施工过程的公文材料，不断收集
在施工过程中，经常会出现上级部门的发文，项目部在公文最初的归档时候要形成一系列的材料，材料必须齐全才可以，因此，管理人员必须在平时应该重视，及时收集相应的文件，如果管理不当的话，这可能会影响到施工企业最后的竣工成果，针对上级下达的发文，档案管理人员必须对每一份文件进行核对和审查，做一定的登记，一部分入档案，另一部分为了供以后的人参考或者使用之类的，按档案整理规范要，用钉子装订，供平时查阅。还有一点需要特别的注意，对于本单位一些领导签发的文件，应该将材料收集完整，按照正式文件，签发，定稿，终稿等一定的顺序集中规整，统一装订。初步做好档案入库前的一系列工作。利用现代电子的信息功能，形成电子信息档案管理，更加方便查阅和选用，实现档案工作信息化的管理。
三、总结
综上所综述，作为一名档案管理者，应该对专业知识有深度的了解和认识，明白施工企业的档案管理范围，努力提高自己的专业水平，不能自己所认为的将文档的类别和价值，一定结合施工企业的要求才可以，增加一定的创造性意识管理。同时，作为施工企业，应该紧抓档案管理工作的积极开展，推进现代信息化管理，提高管理者的管理手段，抛出传统落后的管理理念，提高管理工作效率，档案管理正在实现电子信息普及和应用，档案管理工作是一项比较艰难的挑战，也是施工企业竞争成功的关键因素。我深深的相信，如果我们保持高度的责任感，对档案管理工作有足够的敬业精神，那我们可以将档案管理工作做的很规范化和现代化。建筑业是我国的主要产业，档案管理工作具有指导作用，实现档案的科学化管理，对推动社会经济发展具有重要作用。
施工档案管理范文第5篇
关键词:施工企业,档案管理；具体措施
建筑工程施工是一项功在当代、利在千秋、造福桑梓的德政工程。因此必须确保建筑工程质量,对推动城市化建设步伐、改变城市面貌做出应有的贡献。当然别忘了建筑施工企业工程档案管理是工程建设的一个重要组成部分,是工程建设项目的历史记录,也是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。如何做好建筑施工企业档案管理工作有着特殊的意义。
1 当前建筑施工企业工程档案管理的种种问题及原因
在工程建设过程中,及时收集工程档案信息,准确鉴别工程文件材料,规范整理工程档案,确保工程档案的完整和系统,不仅是为在建工程做好当前服务工作的需要,也是为工程项目投产者开展各项工作做好服务的需要。但是由于建筑施工企业在管理过程中受各种因素的影响,在工程档案管理方面存在一些不可忽视的问题:
1) 工程项目施工中对内业资料重视不够,归档不及时。其主要原因有:a. 整理资料是苦差事,没有人愿意去干;b. 工程到了收尾阶段,大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位;c. 一般项目部没有专职档案管理人员,内业资料分散于各个岗位人员手中,工程后期人员陆续撤离后,留下的人员对资料不熟悉,加之有些资料签字手续不完备,需要施工单位或监理人员亲笔签字,但这些人员又很难随时召来,拖延了资料整理时间,久而久之,势必造成工程档案的遗失或因保管不当造成档案的损坏,从而影响了工程档案的及时归档。
2) 工程资料数量增多,质量不佳。作为施工企业的工程档案应包括施工前准备阶段的文件资料;施工过程形成的有关文件资料以及项目竣工验收阶段的文件资料。但从目前工程资料数量接收的范围和内容上分析,主要是不注重鉴定工作,忽视归档范围,造成一些无保存价值的工程资料也进入档案,滥竽充数,而一些有归档价值的工程总结、工程竣工验收和结算等重要资料归档不全,影响了档案的优化管理和有效利用。
3) 工程档案资料缺乏真实性和有效性。有些工程档案资料在形成过程中由于制作份数不够或因保管不慎丢失,在竣工移交时就时常以复印件代替,有的因项目负责人不在现场,一些重要性文件如一些审批文件、竣工图章的签字等,工作人员随意代签,使形成的工程档案资料真实性和法律效应大打折扣。
4) 施工人员档案意识淡薄。一般情况下,一项工程竣工验收后就交付给业主使用,短期内没有出现质量问题,施工企业也就认为大功告成,万事大吉,随即将有关施工档案束之高阁,无人过问,错过了收集整理的最佳时机,给工程档案资料归档造成不可弥补的缺憾。在档案的利用方面,对于施工企业来说工程档案即使有一部分利用者,因此,部分施工人员认为城建档案馆与建设单位是今后工程的使用、维修单位,需要归档保存完整的工程档案资料,而我们是施工企业,再保存成套的工程档案资料仿佛显得多余。
2 做好建筑施工企业工程档案管理工作的措施
建筑施工企业档案管理是一个复杂的过程,做好工程档案管理工作,首先要考虑到管理本身的四个基本特征:管理的载体是组织,管理的主体是管理者,管理的任务是设计和维持一种环境,管理的核心是处理好人际关系,而人是管理的第一要素。因此,只有明确了档案管理的基本特征和内在涵义才能制定行之有效的管理对策。
1) 要增强项目管理人员档案意识,明确档案管理人员职责。要向工程项目管理人员大力宣传《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市规划法》,熟悉和掌握《建设工程档案管理条例》《城市建设档案管理规定》(建设部90号令) 等法规文件,使工程项目管理人员增强档案管理意识和法律意识,明确档案管理的职责,制定好档案管理制度和各项工作标准,认真贯彻工程档案管理工作的“三纳入”(即纳入工程施工程序、计划管理和有关人员的岗位职责) 和工程项目竣工文件的收集、整理、归档及移交的“三同步”(即布置施工任务与布置工程档案编制同步;工程施工进展与工程档案形成积累同步;工程验收交接与工程档案交接同步) ,保证项目施工过程中文件的形成、积累、整理、归档有法可依,有章可循,职责明晰。
2) 明确施工企业工程档案的归档范围。施工企业工程档案的归档范围主要包括:前期准备阶段的文件材料,如建设工程规划许可证,工程开工审批表,施工前建设单位、设计单位与施工单位进行的施工图纸会审、技术交底资料等;只有明确了施工企业工程档案的归档范围,严格按照归档范围进行工程档案的收集整理,才能保证工程档案的完整性,为实现档案的优化管理奠定基础。
3) 确保工程档案资料的真实性和有效性。在项目施工过程中,为确保形成文件材料的真实性、准确性,必须明确法律责任,规定由责任人签字的必须由责任人本人签字,绝不允许代签,在工程档案形成过程中,确因失误造成的文字表达或数据错误,要求责任人必须对其进行修改,并在修改处加盖修改人印章,保证档案资料的真实性和有效性。
4) 重视工程资料形成过程的管理工作。在项目实施过程中,应将档案工作融入工程建设的整个过程,对工程档案的管理,项目部除开展自查外,集团公司职能部门应定期、不定期结合工程质量、工程进度、安全检查、文明工地考核、贯标等工作对工程档案资料的形成、管理情况进行跟踪检查,针对检查出的问题,要求限期整改。为了提高档案管理的时效性,还必须制定保证金制度,要求必须在工程竣工验收之日起三个月内向有关档案管理部门移交一套完整的工程档案资料,待工程档案资料如数移交完毕后,再拨付施工单位的保证金。
5) 严格竣工档案的审核工作。工程项目竣工验收后,各施工项目部根据集团公司工程档案收交范围和内容,将工程前期准备阶段形成的文件、施工过程形成的文件以及竣工验收的文件进行整理,送交集团公司有关职能部门进行审查。工程档案的内容是否真实,能否准确地反映工程建设活动和工程实际状况;工程档案的立卷是否符合现行《建设工程文件归档整理规范》标准;竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求,图面是否整洁、盖有竣工图章;文件的形成、来源是否符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续是否完备;文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等是否符合要求。如发现漏、缺部分,应立即要求补缺补漏。
