档案管理基本要求

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档案管理基本要求范文第1篇

摘 要：档案收集整理是有效落实档案的关键所在，同时也得到了共识。由于收集管理工作在档案管理中扮演着重要的角色，倘若基础性工程没有做好，今后管理工作一定会存在不足之处。从这个立场来看，开展好档案收集管理工作势在必行，然而不可否认的是，相关部门没有对收集整理工作引起高度重视，致使诸多档案出现信息流失的情况。鉴于此，本文主要从以下几个方面进行分析，提出合理化建议，提供给相关人士，供以借鉴。

关键词：档案管理；收集整理；分析

相关部门可以采取诸多手段将档案收集管理质量加以提升，然而从当前的发展形势来看，加大宣传力度，增强相关人员的意识，倘若不存在意识，那么久无法付出行动。不仅仅如此，相关部门应当发挥出信息化技术的作用，并建立完善的管理系统，将责任制度落实到位，从而要求不同部门之间加以配合。

1 档案收集整理的意义

一般情况下，做好档案工作的手段存在诸多种，然而开展好档案整理收集工作是关键所在。倘若不做好整理工作，那么档案日后管理也会存在诸多不足之处。显而易见的是，档案收集整理工作是必要的。不仅仅如此，档案收集整理的意义还表现在以下几个方面：

第一，相关部门在开展档案收集整理工作的时候，一定要搜寻存在价值的信息。诸多信息的价值都是在前期整理工作中呈现出来的，依据这种信息来看，相关人员需要做好记录工作，为今后档案工作可以得到充分的利用提供重要的参考依据；第二，收集整理工作在档案工作中扮演着重要的角色，倘若没有收集整理工作，那么就不能形成档案，这样也会在某种程度上对档案的最终形成带来直接的影响。所以，相关人员应当对收集整理工作引起高度重视；第三，收集整理工作在档案管理中占有着重要的地位，由于档案管理最基本的管理方法是对档案进行收集管理，相关人员在对档案进行收集管理的时候，应当做好相应的分类、记录等，所以相关人员一定要做好自己的本职工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高档案收集整理水平的对策

2.1 树立档案收集整理意识

当前，仍然有诸多相关人员没有对档案收集整理的重要性引起必要的重视，从这些人口来讲，收集整理工作并不仅仅代表着档案管理的核心内容，由于没有投入很多的精力，这样在有些时期，档案收集整理制度不能发挥出充分的价值，如同摆设，这同样是档案收集整理质量往往不是主要因素。而正是由于档案收集整理工作不科学，致使存在价值的档案信息资源出现流失的情况，从而在某种程度上对档案管理事业带来不利影响。所以，相关部门应当加大对人员培养的力度，特别是相关人员一定要对收集整理知识做到熟练掌握，只有这样才可以促使档案收集整理工作达到规范化的效果。

2.2 完善档案收集整理体系、注重突出网络

不同部门之间需要依据本身的档案管理系统，并依据具体组织结构设置的具体状况开展好档案收集整理系统的建立，而在实际构建的时候，需要倾向于网络，在基于网络的时代下，促使档案收集整理工作面临着更严峻的挑战，而网络管理形式可以满足相关需要。确保档案收集整理系统不管是在哪一个环节都可以做到有人负责有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

2.4 积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

2.5 提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实F档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

2.6 制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：管好档案工作的手段不只是一种，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作为基础性工作，档案资源仅仅需要前期的收集整理才可以进行归档工作，要不然就会出现零散的信息，建立不了完整的档案。档案管理工作简单的说是源于档案收集工作，档案收集管理质量会对相关机构带来直接的影响，这样就要求相关部门需要对档案收集管理工作引起必要的重视，从而推动档案事业的不断发展。

参考文献

[1]杨晓玲.从印章档案的特点解读印章档案收集难的问题[A].行与知――社会主义文化大发展大繁荣中的档案工作[C].2012.

[2]张庆香.也谈档案收集[A].信息社会档案学理论与实践[C].2006.

[3]杜梅，赵丛.政策是收集工作的关键――国外档案收集政策解析[A].2013年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].2013.

档案管理基本要求范文第2篇

关键词：信息时代；高职院校；人事档案

引言

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理是高职院校档案管理工作的重要组成部分。随着信息时代的到来，高职院校档案管理工作也发生了深刻的变化，人事档案从纸质向电子化的转变不仅形成了新的档案管理形式，也对高职院校人事档案管理职能提出了新的要求。当前信息化背景下，高职院校人事档案管理面临着严峻的转型，职业人才培养与社会发展需求的双重作用促使学校积极调整档案管理理念，以形成完善、健全的信息服务体系。

1更新管理理念，适应信息化档案管理变革

随着高职院校人事档案管理信息化模式的建立与完善，传统档案管理理念与现代化管理工作之间的冲突也逐渐显现。当前社会经济发展对高职院校的人事档案管理提出了新的要求，因此，打破保守封闭的管理理念束缚，构建开放管理模式也成为高职院校档案管理工作适应信息化时代要求的基本前提。在信息化档案管理背景下，高职院校需要树立主动服务的理念，打破学校的边界，扩大档案服务范围，利用档案资源优势建立动态化的人事档案资料，将人员的各类信息纳入系统管理中来，并实现自动化、智能化管理，以供相关部门的参考与使用。

2建立档案管理标准，推动信息资源共享

在信息时代，信息资源的共享是提高资源利用率的重要体现，也是高职院校提高信息化服务能力的基本要求。信息共享需要建立规范统一的档案管理标准，高职院校在优化人事档案管理模式的过程中，应根据国家相关标准，对电子档案进行调整与完善，为人事档案资源共享做好准备。高职院校建立标准化人事档案管理体系应从以下几点入手：（1）建立管理性标准规范。安全高校的档案管理是确保档案资源利用的前提，对于人事档案而言，形成管理性标准规范也是保护个人隐私的需要。目前我国针对信息安全管理需要建立了相关管理条例，例如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等，高职院校应基于相关规定建立信息管理标准化体系，加强信息系统安全防护，以提高档案管理效率。（2）建立业务性标准规范。业务性标准规范是基于业务处理要求形成的基本规范，包括电子文件、档案的术语标准及管理规范，以及档案在信息化建设中形成的术语标准、资源标识、描述数字档案文件格式、元数据格式等，高职院校在人事档案优化的过程中，应根据业务需要，对档案内容进行提炼与完善，并形成符合档案信息系统的资源，为人事档案的整合与存储提供依据。（3）建立技术性标准规范。在信息化技术飞速发展的背景下，高职院校人事档案管理风险也不断增加，技术人员需要从安全管理的角度出发，对电子文件的存储、压缩格式进行规范化处理，并通过加密处理，形成规范化的安全管理体系，以确保人事档案资源共享的安全性与有效性［1］。

3引入网络技术，完善档案网络服务平台

以单机和局域网组成的档案信息管理平台通常只能满足高职院校自身对人事档案的应用需求，难以从社会化服务的角度体现档案资源的价值。因此，高职院校在信息化背景下，应积极引入网络技术，打造开放性的网络服务平台，为高职院校的人才供给与市场人才需求建立联系，推进人力资源优化配置。高职院校在档案网络服务平台建设中，应依托网络技术，制定完善的发展规划：（1）明确网络服务平台的使用范围。技术人员应根据高职院校人事档案管理特点，明确网络站点的目的以及用户的类型；利用关键信息，如学生的基本资料、学科成绩、职业资格等建立逻辑结构，并形成网络服务平台的基本框架，提高档案信息网络服务的精准性［2］。（2）确定服务对象的基本需求。技术人员不仅要从高职院校内部需求确定教师、学生以及其他管理人员对人事档案查询提出的要求，还需结合市场竞争以及企业人力资源管理，对人事档案提出的要求，通过技术手段确定档案网络服务平台的整体风格，兼顾不同服务对象的信息查询与应用的需要，体现个性化服务特点。（3）完善服务平台的功能模块，包括用户注册，即高职院校师生以及非校内用户通过界面指导实现身份录入，进而启动人事档案网络服务平台，实现档案资源的在线利用；信息查询，即根据用户身份，提供不同类型信息，根据开放与非开放的区别，提高信息管理的安全性，保护相关人员隐私；用户服务，即系统根据用户需求提供注销用户、删除资料、修改资料、接收信息、刊登资料等服务，确保用户能够实现信息处理，同时呈现更加完善、可靠的人事档案信息资源［3］。

4建立数据库管理系统，构建大数据管理平台

在信息化档案管理过程中，依托“互联网+”模式，搭建信息管理平台，并利用数据处理技术实现对大数据资源的挖掘与利用，成为高职院校人事档案管理工作的基本方向。高职院校具备明显的档案资源优势，但是在传统管理模式中，这一资源优势难以转化为实际的应用价值。在大数据背景下，学校可以利用网络系统平台，将档案转化为开发的数据资源，而数据处理系统通过对大数据的分析，建立可视的数据模型，从而更加直观立体地反映个人的基本信息，凸显其优势，并预测发展方向。这无论是对于高职院校的人才培养，还是企业的人才选择都是十分重要的。高职院校在建立数据库管理系统的过程中，需从以下几点入手：（1）建立数据库。从人事档案到大数据资源，需要利用技术手段对档案信息进行转化。随着信息化档案管理的推进，电子档案已经成为高职院校人事档案存储的主要方式。基于此，学校可以将电子信息录入网络平台，并根据相应标准建立数据库，形成内容完善，逻辑清晰的大数据库，以供信息开发与利用。（2）建立网络安全管理体系。在数据资源利用过程中，高职院校应注重信息质量，利用技术手段建立安全防护机制，弥补信息系统漏洞，提高数据库安全性，确保相关模型分析的真实可靠。（3）引入信息化管理流程。在数据库的管理与维护中，高职院校应引入信息化流程，通过检索、收集、整理、统计、编研等功能，打造自动化数据处理平台，以挖掘大数据资源，提高大数据分析与利用效率。（4）完善数据处理与开发体系。立足高职院校以及社会发展需求，对人事档案信息进行大数据开发，形成具有指导意义的信息模型，为相关发展决策提供依据，提高人事档案的信息化管理水平［4］。

5加强人才培养，提高档案信息化管理水平

在信息时代，高职院校的人事档案管理从传统模式向信息化模式转型的过程中，对人才的综合素质提出了更高的要求。因此，打造专业化的档案管理队伍是高职院校提高人事档案信息化管理水平的必然选择。在传统档案管理模式中的管理人员，不仅从技术层面难以适应信息化管理环境，在思想认识层面也缺乏服务意识，导致高职院校的人事档案管理难以建立完善、主动的服务体系。因此，高职院校要依托信息化档案管理转型的机遇，实现对专业档案管理人才的培养。（1）培养档案管理人员的职业道德。完整、真实、系统、安全是人事档案质量的基本要求，而要想达到这一标准，需要管理人员具备良好的职业道德。因此，在人才培养中，高职院校应根据国家档案管理的基本要求对其职业责任建立标准，通过思想政治教育，提升其职业道德水平，以负责任的态度参与到档案管理工作中来。（2）培养管理人员的团队合作精神。随着档案资源的开发，高职院校人事档案的利用率也不断提高，而在信息化管理模式下，每一个管理人员都应该在履行自身职责的同时，兼顾整体管理效果，并通过团队合作不断完善档案服务体系。基于此，高职院校应加强管理团队培养，利用团队合作优化档案管理模式。（3）加强信息化管理技术技能的训练。高职院校应依托当前信息化档案管理平台，为管理人员提供技术技能训练指导，例如结合专门的档案管理软件为管理人员设计技术培养方案，提高其软件操作能力，有效利用软件功能，降低档案管理的失误率。（4）提高管理人员的服务意识与服务能力。档案管理本身具有浓厚的服务色彩，因此，高职院校在人才培养中，应立足档案管理的服务功能，对管理人员的思想观念进行引导，打破传统管理理念的局限，从服务角度重新定位人事档案管理工作；结合学校自身发展需要，将人事档案服务纳入教育教学管理工作的各个环节，并在实践中驱动管理人员改善服务；利用绩效评价评估社会体系建设效果，检验管理人员的服务能力，并体现高职院校人事档案管理的社会服务职能。

档案管理基本要求范文第3篇

关键词：电子文件；档案化管理；重要意义

在当今社会，电子档案文件数量急剧增加，因此利用网络对档案文件进行处理是人们简化程序的重要手段，档案部门应该在网络化、数字化等方面多做文章，在网络时代下，如何改进档案管理工作是档案部门要考虑的问题，根据许多档案专家的建议和多年的经验得知，档案工作主要遵循：档案信息化建设和档案事业发展的基本要求，将档案信息化纳入国家信息化建设的总方针中，以档案建设作为基础，以建设档案资源建设为核心任务，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化，在一定程度上促进档案事业的持续健康发展。

1 加强档案工作建设的基本方针

1.1 加快对档案信息化的基础设施建设

在进行档案信息化建设前，档案部门内部要建设数字化档案馆，主要包括有检索工具的建设、相关制度的建设、档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、以及专兼职档案干部的队伍建设等等。利用网络化资源，推进计算机管理档案，提高档案部门的信息化建设和网络技术的应用程度，提高档案部门信息化建设的程度。

1.2 促进档案信息资源建设

要建设数字化档案馆，利用信息化技术对之前档案馆的主要资料进行存储和管理，这些内容主要包括纸质档案、录音、录像、照片底片档案等等，要及时将这些内容进行分类并进行整理，将这些资料录入数字化馆藏建设当中。

1.3 加强档案目录数据库建设

加强档案馆的数字建设最重要的任务就是加强对信息资源库的数据资源库建设，数据资源库是整个档案部门存储中心和资料汇总的处理中心，因此，如何有效的利用网络技术，加快对数字馆目录数据库的建设，提高档案管理中检索服务质量，是档案部门进行数字化建设的重要任务。

1.4 加强对电子文件的归纳管理

档案部门要根据档案管理的基本要求，加强对本单位电子文件的收入、分类、鉴定、著录、归档等工作的监督，保证各种电子文件的有效性和完整性，探寻电子文件的保管方法，利用有效的技术方法，制定电子文件的管理方法，实现电子文件处理计算机化、信息服务利用网络化。

1.5 加强对电子文件档案化管理

电子文件是利用计算机盘片、磁盘和光盘等为载体的磁性材料，它是在人们的社会生活中形成的，它的内容涉及很广泛，主要的几大类包括：电子文书、电子文件、电子图纸等等，与传统的纸质文件相比，它主要有以下几个特点：电子文件的阅读必须要借助现代办公设备才可以使用；电子文件具有共享性，不受到时间和空间的限制。

2 加强电子文件档案化管理的基本措施

电子文件档案化的管理与传统的档案管理有着本质上的不同，电子文件档案化是基于传统文件档案化之上的，因此结合电子文件的本身特点，利用先进的网络技术，及时的做好对电子文件的归档工作是十分重要的。

2.1 电子文件档案化管理需要专门的技术型人才

传统的纸质档案是将已经处理好的文件，在获取这些文件中有价值的部分，然后对其进行收集，按照文件产生的时间和内容形式等方面对其进行分类管理，待处理完毕之后进行组卷保存，而电子文件档案的管理则是直接利用计算机技术对其分类、组合，因此这就需要档案部门内部有专门的计算机人才对其进行专门的方案归类，并且要保证相关技术达到一定的水平[1]。

2.2 加强对原有档案工作人员的管理

在档案部门内部，首先对一些学历较低的工作人员需要进行知识的补充，以此来提高相应的管理水平，再者，要及时很据知识的更新，来增强其对应的工作能力，在具体的工作中要结合实际情况和未来发展趋势，与实际工作相结合，确保档案工作的有效性，因此，档案部门要提高档案部门内部相关管理人员的业务能力、提高其综合素养，保证档案工作的高效运行[2]。

3 以科学发展观为指导思想，推动档案管理工作的建设与发展

3.1 电子文件档案管理工作是档案部门改革的重要工作

首先，对于大多数档案部门来说，档案内部中的有价值的资料只有齐全完整的进行归档和存档，这项工作才算真正的完成，如果没有对这些有价值的文件进行归档和存档，这就说明这些文件中的相关事项还没有完成，是档案工作的不完善性，这对于档案部门来说是非常危险的，再者，档案具有存史和凭证等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一个高校中，需要对学校的一个活动或重大事件进行记录，就必须要利用档案工作，一旦缺失了档案的记录，则会导致此所高校失去相关的历史。

3.2 充分利用档案工作的功能

例如对一个相关部门的中心任务进行档案工作的服务，就必须要讲究效益，尽可能将档案功能和作用中隐性状态转化为显性状态，围绕高校的中心任务做好服务[4]。

3.3 加强档案工作队伍建设

以人为本是新时期下科学发展观的基本要求，对于档案部门来说也是一样，对于档案工作的改革质量的好坏，主要取决于档案部门专业队伍的状况，因此要加强对档案部门内部专业人才的建设，为之后的档案工作的提高奠定坚实基础[5]。

3.4 推进档案化信息建设是档案部门的必要措施

档案部门要利用当前信息化技术，在一定程度上提高信息化管理档案文件的水平，推动档案工作迈上一个新的台阶。

4 结束语

综上所述，利用信息化技术的优势可以推动档案工作的建设，他们之间的关系是相辅相成，档案部门在新时期下如何利用便捷高效的工作方式来简化工作量，以适应时代的发展是档案部门不容忽视的问题，完善和推动信息化建设是档案部门保证工作高效的重要途径。

参考文献

[1]王麾. 电子文件档案化是确保档案管理完整与安全的必由之路[J]. 中国新技术新产品，2011，03：387.

[2]蔡艳莉. 办公自动化环境下高校电子文件的归档与管理研究[J]. 成都航空职业技术学院学报，2011，04：68-71.

[3]何嘉荪，史习人，章燕华. 后保管时代档案学基础理论研究――简评文件构成要素论[J]. 档案学研究，2010，01：4-8.

档案管理基本要求范文第4篇

专门档案是人们通过创造性劳动选取并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。专门档案是档案家族中的一大门类,它有专门的形成领域,比较稳定的文件名称、格式、各自独立的整理和管理方法，专门档案的形成规律不同于普通档案。

专门档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用专门档案数据和信息而进行的一种社会活动。专门档案管理的一般规则,是以档案工作基本原则为指导,充分考虑专门档案的形成规律和特点以及专门档案信息用户的需要等方面的因素来设计的。我们社会的各个行业都有自己的“游戏规则 ”这个规则可以有效地约束和规范相关行为人从事某项工作活动的思想和行为,从而保证组织目标或系统目标的实现。

一 、前端控制规则

专门档案是一种现实性很强的专业管理工具。它是有关专业管理系统建设与运行的生命线。没有专门档案就没有这些管理系统。为了建立一个良好的现代化的专业信息系统，我们不仅要充分利用各种现代信息技术和正确的开发方法，同时还要注意做好专门档案的管理工作。

专门档案的前端控制规则，是一种有效解决专门档案质量问题，保证其工具意义的必要思想和行为准则。它要求做好以下几方面的工作：

第一,参与专门文件和记录的标准化、规范化管理。专门档案的管理主体必须积极参与有关专业系统开发前的论证和设计工作，帮助系统的设计与开发人员选择和制定符合专门档案管理要求的规范和标准。

第二，参与专门文件和记录的维护管理。专门档案的管理主体必须积极参与专门文件和记录的维护管理工作，监督有关人员做好专门文件和记录的修改工作，以便保证它们的质量和利用价值，防止给日后的专业性活动造成混乱和损失。

第三，参与专门文件和记录的跟踪管理活动。我们应当把专门档案的结果管理模式转变为过程管理模式，注意利用现代信息技术手段，监控专门文件和记录的形成过程、平时的存储保存和加工整序过程、鉴选归档过程。

第四，参与专门文件和记录的管理制度建设。一套专门文件和记录的管理制度是有效实施专门档案管理前端控制规则的必要保证，否则，前端控制活动就会流于形式。

二、连续性和整体性规则

专门档案的管理是一个以实现特定的目标而进行的连续性整体活动过程。从事专门档案管理必须要坚持连续性和整体性原则。

首先，根据本单位专门档案的管理目标设计连续性的整体工作方案。在专门档案的管理实践中，有关社会主体要根据自身的专门档案的具体管理目标，制定出相应的专门文档的管理方案，以便保证整个管理工作有序进行，并保证专门档案整体管理目标的实现。但是，我们也在实践中发现，一些单位的专门档案管理却选择了相反的工作步骤，即先派一些专门档案管理人员去学习有关单位的先进的管理经验，然后再照搬过来，开展本单位的专门档案管理方案的设计工作。诚然，学习其他单位的先进管理经验和管理方案是无可厚非的，但是学习者应当知道所学到的那些专门档案管理方案是有关单位根据自己的专门档案管理目标而设计的，而不是根据学习者所在的单位的管理目标设计的。

其次,根据本单位专门档案管理目标的变动情况修正专门档案的管理方案。专门档案管理的连续性和整体性规则就是要求专门档案的管理者根据管理目标的变化情况，及时对专门档案的管理方案作出相应的调整和变革。

三、 安全性和效益性规则

专门档案管理的安全性规则要求专门档案的管理主体必须保证专门档案的实体安全,保证专门档案数据和信息的可存取性,保证专门档案内容的安全。保证专门档案的实体安全是安全性规则的最基本要求。专门档案的实体安全主要有两个方面的含义，一是专门档案的数量应当齐全完整，二是专门档案应当是一个由专门文件和记录构成的有机体系。保证专门档案数据和信息的可存取性，也是专门档案管理安全性规则的一项重要要求。如果专门档案的内容数据和信息无法正常存取，那么它的可据性和可靠性就无法保证，所以在专门档案的管理实践中，必须采取相应的措施，避免无法存取的“死文档”的出现，保证专门档案的内容安全，主要涉及两个方面的基本要求：一是保证需要控制使用的专门档案内容数据和信息不被非法查阅或访问，确保专门档案的内容不失密、不泄密：二是保证专门档案的内容不含有病毒。

专门档案管理的效益性规则要求专门档案的管理主体不要压制专门档案合理作用的发挥，不要使专门档案这种宝贵资源闲置，同时要使投入和效益成正比，否则将会造成这种管理活动的效益低下。如果专门档案的管理主体通过不适当的管理制度和管理方式，限制和阻碍了专门档案信息价值的实现，影响了其积极作用的发挥，那么就必然会造成专门档案管理效益的低下，甚至无效益而言，并最终使这项管理活动失去存在的基础和前提。

专门档案的管理必须讲求效益，档案工作者应当通过创造性的劳动和智慧，为专门档案价值的实现提供更为优质的服务条件。专门档案管理还要注意投入和效益之间的关系，一旦发现我们的某种管理理念、管理方式、管理方法和手段的经济投入(包括人、财、物等方面的投入)不能达到预期的良好的管理效益时，就应及时诊断，找出症结，并采取切实的政改措施。那种追求时髦、不问效果的管理理念和管理方式，必须得到及时纠正，否则就会给国家、集体造成更大的损失。

四、继承性和创新性规则

档案管理基本要求范文第5篇

摘要档案管理是功夫在当下、受益在未来的工作。如何结合自身特点与条件，利用信息技术因需制宜地制定出企业档案管理体系是企业档案工作的首要任务，而档案分类是其核心内容。

关键词档案 大流水分类 实践

一、档案分类概述

（一）档案分类的基本要求、标准

全宗内档案的分类要根据每一个立档单位档案的形成规律，选择适合的分类方法，合理设置类目，准确归类。所设置类别的总和要覆盖全部档案，既不能出现无实际档案的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类别的“多余”档案。分类标准的选用是档案分类的关键步骤，要根据档案的数量、内容、分类层次、实际工作需要、档案管理的原基础等进行具体分析、比较，选择恰当的分类标准。

（二）传统分类

传统的档案分类一般将档案逐级划分为几级类目，存在一级、二级、三级、四级或更多层级，档案流水号小，在纸质版目录中查找信息快。有时，为体现档案的保管期限，还在分类号中增加永久和长期的代码，此种分类可以在档案分类号（档号）中直观地反映出本年度的收档数量，以及永久保管期限档案的数量等信息。

（三）大流水分类

在信息化条件下，可以充分借助计算机信息技术，对档案分类予以简化，只分一级类目即文书档案、建设项目档案等，或分到二级类目后不再往下细分。这种分类以计算机软硬件技术为基本平台，流水号明显偏大，档案管理者与使用者不能从直观的档号中得到太多信息。可以通过归档年份检索出当年归档的档案数量并形成目录，从而快速查看年度收档情况，也可通过多条件检索，找出具体某一年永久保管档案的全部档案目录信息，完成传统分类中三级、四级下档案分类中可以获得的相关信息。

二、大流水分类的实践及优点

尽管档案大流水分类不违背档案分类的基本要求和标准，但它却与传统的档案分类差别较大，在实践中并不多见。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分类方式和某档案管理软件，应用已达10年，馆藏突破了10万卷（件），并于2013年11月顺利通过了国家档案局的专项验收，档案大流水分类由此得到了国家权威部门的首肯。对比传统的分类方案，大流水分类方案有下列优点。

（一）可用较少的人员完成大量繁琐的工作

档案管理人员从库房整理中解放出来，仅用传统分类模式下1/5左右的人员就可完成同规模的档案管理工作；同时，可快速检索，为一人多岗、精兵简政的新型管理机制提供支撑。比如设备试压记录的原件（包括实体及程序）就是在网络管理平台中产生，并未走纸质版审批流程，这既能保证档案的全面、及时、高质量地应归尽归，又能帮助技术人员直观、方便、快捷、全面地获取信息，并且在其管理范围扩大时，也可以在一级类目内查找到所需信息，不会在档案检索时产生跨类检索的麻烦。

（二）可用较小的库房面积，保管更多的档案

档案是逐渐积累而不断增加的，与其相适应的档案存储空间就要求越来越大。在传统档案分类方式下，要求档案室在建设之初就要预留足够的空间，投资较大。随着档案的积累，档案库房会出现空间不足的问题，档案人员即使不停地通过倒架来调整预留空间，也无法满足归档的需求。采用分类大流水后可杜绝倒架工作，最大限度地利用档案空间，同时也满足多部门同时归档，或同部门归档多个装置的技术档案的要求，保证随时可完成归档工作。

（三）可应用先进的档案管理软件支撑档案管理工作

大流水分类为中油档案管理系统的应用提供了条件，而中油档案管理软件的应用，又弥补了大流水不利于查找等方面的不足。中油档案管理系统的推行使用，使中油档案管理水平整体大幅提高，经过几年的运行，在档案检索及各部门间工作分工明确等优势体现得非常明显，特别是通过系统可以制定各种报表及分类检查目录，并打印出相关企业档案目录则是以往档案管理软件无法做到的，为档案查找提供了方便。

三、大流水分类的不足及应对措施

（一）影响档案的连续性，破坏档案的内在联系

档案按事件收集或按项目归档，有一定的内在连续性，而大流水分类尽管做到了随时归档，但却分类不细，导致档案的连续性较差，破坏了部分档案的内存联系。

（二）档案检索对计算机的依赖较大

使用计算机管理系统与大流水分类后，档案室的馆藏档案只有通过计算机系统检索出档案号后方可查找利用，如果有朝一日网络故障，则将无法正常工作。

（三）对管理环境要求较高