办公室管理

前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇办公室管理范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。

办公室管理范文第1篇

随着人类社会的进步，被称为"办公室"的活动空间成为人们工作的处所和谋生的舞台。为了更高效地完成千头万绪的办公室工作，办公室管理的重要性越来越不容忽视。

针对不同的单位，不同职能的办公室应采取不同的管理办法，但不论什么形式的管理办法都应基于办公室――定位准，谋全局，当助手，敢负责，善协调，求实效，强素质，树形象，建规章，创环境的工作目标制定。

关于具体的操作办法由于篇幅有限在此不做赘述，一般来讲，应该从以下方面加强办公室的管理：

一是要建立健全规章制度，好的制度是办公室管理的前提，如没有好的制度就没有好的管理成效也将会影响到整个单位的效率.一套好的制度是保证管理工作好坏的重要环节。

二是要建立健全人员分工，合理的人员分工是办公室有效管理的重要途径，要明确分工，各司其职，共同面对工作任务。

三是要建立健全激励机制，良好的激励机制是提高办公室管理工作效率的重中之重，办公室工作是一项烦琐的工作而且特别注重细节的工作，但又没有太大的成效，远远不如一些有效益的部门，领导往往看不到办公室的成绩，但办公室又是一个单位重要的部门，它工作的好坏直接影响到单位的其他工作和其他部门工作的开展，不断对办公室工作人员进行鼓励是很有必要的，使他们充满工作热情才能将潜力发挥到极限。

参考文献：

[1] 赵延斌. 对国企办公室管理的初探[J]. 科技创新导报. 2009（09）.

办公室管理范文第2篇

在日常生活中，医院扮演着一个既特殊又重要的角色。虽然医院不是专门以盈利为目的的机构，但在履行救死扶伤职责和义务的同时又要确保能够养活自己。虽然不是军队，却有与军队一样严格的编制。医院是否能够扮演好自己在社会中的角色，科学合理的医院管理至关重要，而医院办公室作为医院管理中重要的枢纽部门具有以下4大特点。①综合性。办公室领导的工作涉及范围广泛，既包含政治经济，又具有实质性的业务工作；在有政务处理的同时还有事务需要解决。因此，医院办公室管理工作具有极强的综合性，这就要求医院办公室工作者必须具备良好的综合能力素质和职业道德素养。②政策性。办公室要履行协助各级层的领导和院长的重要职责，并贯彻和落实党和国家的各项政策、方针、路线，因此具有政策性。③服务性。办公室主要是为本医院各部门领导及院长服务，不能离开领导而单独存在。此外，医院办公室工作者还要面对整个医院所有的科室和部门，不仅要为院领导提供优质、有效的服务，更要为奋斗在临床一线的员工做好服务工作。④被动性。由于办公室直接受上级领导，主要是为领导提供服务，运转也是围绕领导进行的，工作内容比较被动。而医院办公室工作应在被动的工作中争取主动性。例如，对例行的公式性、程序性的工作要提前做好准备。对领导临时交代的任务或其他非程序性工作，要不断提高预见性，打有准备的仗。总之，办公室工作者要时刻做好准备来应对突发状况。

2医院办公室的职能

医院办公室的实际工作职能与文秘的工作职能较为相似，工作中要做好医院各部门之间的协调，例如：要做好医院人力资源协调、医院内部各部门各科室之间的沟通协调、对医院的统筹进行协调规划等。综合性极强不仅具有行政职能、管理职能还具有服务职能。医院办公室工作人员要依据政府颁发的法令政策与上级部门的指令制定与本院相关的规章制度，同时要安排各部门员工进行全院性的会议并制作好会议计划及会议记录、协调医院内部各部门的工作、负责兄弟医院与上级机关等外来的接待工作以及向上级部门汇报总结报告等工作。

3医院办公室的作用

医院管理是指管理者通过组织、筹划、分配等环节的设计，对医院的人力资源进行优化配置，为确保医院的迅速发展对医院内部的各部门工作进行协调规定，力求将医院的资源配置达到最优化的利用。随着医疗事业的发展，医院的数量及规模越来越大，对于医院的管理难度也相对变得更加复杂，医院管理工作的难度也相应增加。医院办公室作为综合性的办公机构，自然在医院管理中具有十分重要的作用和地位。主要表现在以下5个方面。

3.1信息提供作用

随着时展，医疗水平也逐渐提高，医院工作的节奏也明显加快，对医院办公室工作的要求也随之提升。医院办公室应及时掌握与了解医院的各类信息，如果有些信息处理得不及时，处理方式不到位，就有可能影响到整个医院的正常运转。医院办公室想要做好信息传递工作，就必须明确自己的职能、定位好自己的角色、在工作时踏实积极、勇于创新，确保宝贵的信息资源发挥出其应有的价值和作用。与此同时，办公室要重视信息的收集和反馈，确保上情下达与下情上达紧密结合起来，以此促进上级主管部门与医院之间、医院各科室之间、医院领导与职工之间进行有效的沟通。

3.2助手作用

由于医院办公室工作是领导工作的一部分，要承担领导工作中需要执行的具体任务，为领导分忧解难，确保领导不陷入繁杂、琐碎的工作中，而有更多的时间和精力思考和处理重大的问题，所以医院办公室承担着助手的作用。办公室工作要听从领导的决策和安排，帮其收集并调查各种相关的信息资料，提前做好准备工作，方便领导有效决策，同时协助领导做好管理和实施等方面的准备工作。

3.3参谋作用

办公室工作不仅要执行领导的指示并落实其命令，还要为领导出谋划策。比如：在医院某一个项目需要落实之前，办公室工作者要广泛收集其资料，准备好几套方案交与领导进行审阅，最终选取出最合适的方案。同时医院办公室工作者还应深入到基层关心和了解基层员工的意见和需求，可召集基层员工每月开展一次非正式的交流会议，会上大家可以提出自己的意见和建议。可以对于医院的某项规章制度进行投诉或者表示自己不满意的原因等，通过医院办公室将这些建议和意见进行归纳总结，反馈到上级部门，同时为其提供相应的改进意见与方案，让领导批阅，从而有效协调医院领导与基层员工之间的关系。另外，医院办公室在领导即将做出重大决策时，对医院内外部情况进行实地考察，综合收集到的各种情况，为领导提供准确有效的信息，保证计划实施后要及时进行跟踪记录，确保发现问题及时调整，项目顺利进行。

3.4桥梁作用

医院办公室工作其实是依照领导的指示，落实领导的任务工作，比如该院院长接到某一上级部门下达的要求与任务，要求院长将其完成，院长接收到该任务时首先要对其进行规划，规划具体工作以后将指示下达到医院办公室，办公室工作人员按照院长下达的指令开展相关工作，工作具体分工后通知医院的相关人员或者其他部门安排落实。医院办公室工作的重要作用之一就是将上级领导的指示具体化，然后对相关的工作进行具体化的安排。另外，医院办公室还要收集其他部门的建议或意见，包括医院其他部门对于医院整体运作和管理的意见、对于医院某一项目的意见和意见，也包括患者或者医院工作者对于医院的投诉与建议等，医院办公室要把这些意见进行收集归纳，反馈给领导，由领导进行决策。

3.5协调作用

医院办公室还有一项重大的职能是协调，工作内容包括:协调领导和医院基层员工之间的关系、协调医患之间的关系、协调医院内部各部门之间的关系等，协调工作在医院的运营及发展中起着至关重要的作用。在接收到领导的工作指示时要合理安排，若安排的不合理，易引起执行部门或者其他部门的不满，若不同的部门合作的同一项目出现工作摩擦时，医院办公室也要积极做好调解协调工作。另外，除了需要协调医院内部之间的关系，还要协调好医患之间的关系。有很多医院因为没有正确合理地处理医患之间的关系，受到社会大众的谴责。因此，医院办公室应积极主动收集患者及家属的意见与建议，在医院多处设立意见收集箱，患者对于医院的不满之处或者对服务态度不好的医务工作人员都可以进行投诉。医院办公室工作者定时将意见箱的意见进行总结归纳，期间存在的问题尽量改进，协调好医患之间的关系。

4结语

办公室管理范文第3篇

第一条：适用范围

本制度适用于公司全体员工并严格遵守

第二条：职责部门

行政部负责全面管理和监督公司水、电、暖以及耗材的使用和维护。

第三条：水电使用规定

1.员工均有义务留意办公设备的用电状况，不使用时将设备关闭，以避免长时间待机造成的电力损耗。

2.员工应关注办公电脑的用电状况，待机时应关闭显示器，长时间不使用时(如因故外出)应将电脑关闭。下班时应及时关闭电脑，不能使电脑开着过夜。

3.员工离开或下班时应做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开公司的员工应仔细巡查，关闭办公场所、走廊和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用天然采光。

4.在没有会议举行的时候，会议室内的照明、空调和其他用电设施都应关闭，会议结束时应及时将各种用电设备关闭。

5.公司接待室在无人使用的情况下，其室内的照明、空调等应关闭。

6.节约用水，反对浪费，用水后应及时将水龙头关闭。

第四条：复印机使用规定

1.复印时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸复印或双面复印。

2.复印完毕务必按“OFF”键，使复印机进入待机状态。

3.除个人证件、毕业证、身份证、学历证等个人资料需要复印外，禁止复印其他私人资料。严禁因私大量复印文件、小说、书籍等非工作性文件。

第五条：空调使用规定

1.空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或房间无人的情况下应关闭空调，严禁室内无人空调机照常开机。新晨

2.下班后，各空调区域最后一个离开的员工，应自觉关闭各自办公区域的空调，以杜绝浪费。

3.使用空调，应注意节约，夏天在28℃以上方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于25℃;冬天在12℃以下方可开启空调制热，制热温度设置不应高于30℃。

4.使用空调期间，要将办公室的门窗关闭，以确保空调的使用效果。

5.落实空调使用管理责任制。单间办公室以及会议室的空调以谁使用谁负责为原则，公共办公区域则由行政部负责管理。

6.不得随意打开空调机壳或拆卸机件，要注意对空调的合理使用和维护，有异常应速报知行政部，由行政部联系专业人员进行修理。

第六条：卫生清洁管理规定

1.公司员工都有维护卫生环境的权利和义务。

办公室管理范文第4篇

关键词：高校 办公室管理 研究综述

中图分类号：C931 文献标识码：A

高校具有人才培养、科学研究、服务社会的三大职能，一直承担着服务国家、造福社会的重大任务。改革开放30多年来，高校引领科技创新，为社会培养了大量人才，为社会主义现代化事业做出了突出贡献。高校办公室是学校的综合协调部门，负责办理学校党委和行政的日常工作。其主要职能是：围绕学校整体部署和中心工作，积极发挥学校领导的参谋助手、学校的信息枢纽、部门的综合协调、决策的督促检查等作用，服务领导，服务部门，服务师生，做好管理和服务的各项工作。高校办公室的管理水平直接影响到学校各项工作的开展、学校各项作用的发挥以及高校的办学水平等等。因此高校不但要注重教学科研，还需要提升管理水平，尤其是高校办公室的管理水平。对高校办公室职能管理进行研究，提高高校办公室的管理水平，对进一步加强高校人才培养、科学研究、服务社会的职能有重大意义。

一、高校办公室概念界定

高校办公室是指高等教育的院校办公室，包括党委办公室和校（院）长办公室。本文的高校办公室仅指的是高校党委办公室和校（院）长办公室，不含高校中的二级单位各院（系）办公室。

当前，在高校教育事业不断改革与发展的过程中，高校办公室作为高校里重要的一个管理机构，也面临着许多新的挑战，尤其是对办公室管理人员的素质要求极高。

二、研究综述

随着我国高校的改革发展，对高校管理的研究越来越多，尤其是管理学在国内的迅速发展，带动了对高校办公室管理的研究。在中国知网CNKI和万方数据库检索关于“高校办公室管理”进行检索，2000至今共有150多篇相关文章，其中硕士论文6篇，罗敬党的《高校校（院）长办公室管理研究》（郑州大学，2003），利用组织职能与目标优化组织机构对校（院）长办公室进行研究。提出理顺体制、转变职能、明确目标；提高办公室人员素质与技能；提高服务质量和绩效；做好评估，实现目标管理等四层面进行改进高校办公室管理等。陈洪林的《目标管理在高校办公室中的运用研究》（西南大学，2008），运用目标管理对高校办公室进行整体研究。具体从高校办公室目标管理的准备、设定、实施、考评、反馈等5个方面提出办公室管理操作策略。侯燕的《我国高校办公室管理问题及对策研究》（曲阜师范大学，2010），对办公室管理进行了宏观和微观层面的研究。分别从办公室的基本任务、办公室机制建设、办公室去行政体制建设等方面进行论述。戴亚军的《高校办公室管理存在问题及对策研究》（郑州大学，2011），运用科学管理理论对高校层面、办公室层面及办公室工作人员层面进行分析研究。陈华的《知识管理视角下的我国高等院校办公室管理研究》（南昌大学，2011），强调在知识管理视角下对高校办公室管理进行研究，从更新观念、创新体制、提高人员素质、引进先进技术、构建学习型办公室、再造办公室业务流程、重构办公室组织机构等七个层面对高校办公室进行管理。马小渭的《高校办公室管理中的问题及对策研究》（山东师范大学，2014），着重利用学习型组织和组织结构设计理论对高校办公室管理进行研究，并从完善制度、完善职能、信息化建设、建立学习型高校办公室等方面对高校办公室管理提出对策。

很多学者对办公室管理做了大量的研究，发表了许多期刊论文，下面试对其研究成果进行梳理。

（一）关于高校办公室管理机制的研究

傅学丽（2007）阐述了高校办公室管理科学化指标体系的重要性及重要内容，利用现代管理理论促进高校办公室管理科学化。郑薇薇（2007）认为新形势下要进行办公室管理创新，首先是进行管理理论创新；其次是管理方式规范化、制度化和程序性，管理过程的自动化和网络化。郭志军（2009）以更新管理理念为先导，是新形势下改善高校现代管理的一个重要突破口。适应新形势的发展，变革管理理念。讲究办公室管理的绩效，促进高校办公室管理走向科学化、规范化、现代化、人文化。杨春惠（2011）认为高校办公室接待工作要树立以人为本的接待工作新理念，推进接待工作的可持续发展，建立统筹兼顾的接待工作新机制。王双（2013）从目标管理的角度探讨高校办公室管理，认为目标管理在高校办公室管理中具有一定的可行性与必要性，它代表了高校办公室管理中一场管理理念与管理方式的变革。吴志发（2014）认为高校办公室知识管理技能提高创新能力和反应能力，增加人员技术素质，符合新时代信息管理的理念，应建立基于网络的知识管理平台，加强办公室知识管理，提高高校办公室的效率。

（二）关于高校办公室人员及人员机构的研究

黄力昕（2006）从组织协调能力、创新能力、公关能力、运用网络能力等不同方面进行了探讨。王旭民（2007）针对高校办公室主任进行探讨，认为高校办公室主任必须找准自己的位置，具备过硬的思想道德素质和业务能力素质。张敏（2011）提出高校办公室秘书需要定位好自己的服务者、督办者、参谋者角色，通过不断的学习和实践，提高自身素质，从而更好地担负起高校办公室秘书的重任。王俊红（2012）指出高校办公室文秘人员要努力提高政治素质、道德素质和能力素质，同时要不断地学习各种理论知识，要在干中学、学中干，还要把长远计划和短期目标相结合，全面提升自己的素养，提升高校办公室工作水平。徐媛媛（2013）强调提高人员素质，认为高校办公室工作人员的素质直接影响到学校整体管理水平。在新形势下要不断提升人员工作水平，从而保证办公室管理工作的正常运转。

（三）关于高校办公室管理职能的研究

张占武（2014）认为强化服务意识，把办公室工作分解为服务领导的辅政职能、服务部门的管理协调职能、服务教学等三个方面进行论述，从而提高办公室管理职能。夏健生（2012）认为高校需要从创造良性竞争机制、良好的工作条件、解决生活中的实际困难、积极落实责任制、推进绩效考核等五个方面强化办公室的管理职能。杨新军（2013）强调通过高校办公室人员队伍的建设、人员政治思想和觉悟、服务意识、工作方式创新来充分发挥办公室职能。杨明（2014）认为从树立正确的管理观念、增强工作的积极性、提高办公室人员的业务素质与专业水平、健全管理制度、明确工作方向等方面来保障高校办公室工作的正常有序运转。

三、结束语

国内针对高校办公室管理的研究很多，学者们从不同角度提出了很好的建议，但是主要基于某一个理论，或者研究对象局限于某一所高校，或者针对办公室某一方面的工作。存在研究不够系统、对实际工作指导性不强等问题。 一是高校办公室管理研究尚需进一步丰富研究理论。现有高校办公室管理研究欠缺运用管理理论进行的研究。目前，罗敬党、陈洪林、王双运用目标管理管理理论，戴亚军、傅学丽运用科学管理理论，马小渭运用学习型组织和组织结构设计理论对高校办公室管理进行研究。缺少运用流程再造、组织设计与变革、激励理论等管理前沿的指导理论进行系统的研究。二是高校办公室管理研究尚需深入系统的研究。从研究深度来看，高校办公室管理研究居于某一个方面的工作或者人员进行研究的居多，未能系统、全面、深入地对整个高校办公室管理进行研究。研究范围狭小，针对本单位研究居多，尚缺乏对某个区域或者多所高校办公室进行的研究，导致研究结果可借鉴性不强、实用性不高，所以有待对高校办公室进行系统整体的研究。

总而言之，高校办公室是管理部门的中枢，是领导的参谋和助手，是沟通党政的桥梁、联系群众的纽带，是学校各项管理工作的指挥、执行系统。高校办公室管理水平直接影响到整个学校工作运转的效率与办学水平，关系到高校改革与发展的成败。应结合高校实际情况，运用新现代管理思想和先进管理理论，全面、系统地提出加强办公室管理的对策，完善高校办公室各项机制和管理，提高管理效能，促进高校又好又快发展。

参考文献：

[1] 罗敬党.高校校（院）长办公室管理研究[D].郑州大学，2003（12）.

[2] 陈洪林.目标管理在高校办公室中的运用研究[D].西南大学，2008（9）.

[3] 侯燕.我国高校办公室管理问题及对策研究[D].曲阜师范大学，2010（4）.

[4] 戴亚军.高校办公室管理存在问题及对策研究[D].郑州大学，2011（5）.

[5] 陈华.知识管理视角下的我国高等院校办公室管理研究[D].南昌大学，2011（12）.

[6] 马小渭. 高校办公室管理中的问题及对策研究[D].山东师范大学，2014（4）.

[7] 傅学丽.论高校办公室管理科学化的指标体系[J].科技情报开发与经济，2007，17（10）：242.

[8] 郑薇薇.浅论高校办公室管理的问题与发展[J].赤峰学院学报，2008，2（1）：62- 64.

[9] 郭志军.创新高校办公室管理理论的思考[J].漳州师范学院学报，2009（2）：174- 176.

[10]杨春惠.关于构建高校办公室接待工作新机制的思考[J].泉州师范学院学报，2011，29（1）：101- 102.

[11]黄力昕.新时期高校办公室人员的素质能力[J].黑龙江高教研究，2006（2）：95.

[12]王旭民.论高校办公室主任应具备的职业素质[J].河北科技师范学院学报，2007，6（1）：76.

[13]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学报，2011（4）：9- 10.

[14]王俊红.论新形势下高校办公室工作特点与文秘素养的提高[J].经济研究导刊，2012（1）：315.

[15]徐媛媛.高校办公室管理影响因素及对策[J].决策与信息，2013（10）：64.

[16]张占武.新时期高校办公室服务职能[J].办公室业务，2014（13）.

[17]夏健生.浅谈高校办公室的职能强化与管理创新[J].东方企业文化，2012：271- 272.

办公室管理范文第5篇

【关键司】办公室；文件；管理；归档；研究

中图分类号：F27

文献标识码：A

文章编号：1006-0278（2015）06-010-02

一、文件管理工作的内容

通常来说，对于办公室文件的归档是指各个部门的办公室的工作人员对于本机关的有保存价值的文件，进行整理以及归档处理。所以说，能够正确的理解并且把握新时代的文件归档工作，对于建立比较完善的文件归档管理工作的管理机制具有非常重要的作用。

（一）制定文件管理制度

进行文件管理工作，通常会有这两点，即文件管理人员以及办公室的领导。文件管理人员主要负责进行文件材料的分类整理，使得文件井井有条。而办公室的领导是能够从大局上对部门的文件进行处理，比如说对于管理的制度等方而。

（二）运行文件的管理

文件运行是使得文件材料能够发挥其作用的重要的途径。进行文件运行有很多种形式方法，并且这些形式还是具有一定的阶段性的。所以说，对于不同阶段的文件材料使用不同的管理，这样可以使得文件归档工作更加的完美，并且对于文件的价值的实现有极其重要的作用。

（三）暂存文件的管理

文件运行不是一直进行下去的，而是有一定的时限性的，当文件实现了自身的作用后，就基本上进入了一种暂存的状态。暂存阶段的文件是已经实现自身的作用或者运行告一段落的文件，但这并不是说不会再使用它了，有的正好是相反的，有的文件反而有更高的使用频率。为了使得暂存的文件能够非常方便的被查找使用，所以一定要对文件进行科学放置。

（四）销毁文件的管理

当文件材料进行办结之后，要对其进行分类。根据文件以后的价值，分为有保存价值的和没有保存价值的这两种。对于这两种类型的文件，有保存价值的继续保存，但是没有价值的就不用继续保存了，而是应该被销毁。

二、文件的日常管理办法

想要使得文件平时的查找还有使用非常方便，就一定要做科学、规范的对文件进行管理。

（一）跟踪管理法

为了在工作的时候，能够方便快捷的找到文件，要做到能够熟练清楚的知道所有文件的动向。所以说一定要对文件进行登记。在进行登记的时候，可以使得专门的账簿，也可以采用实记实销的办法。这种方法是对文件在使用的过程所有的落脚点的及时记录。这样可以为工作人员带来很大的便利，能够更加准确的找到需要的文件。

文件跟踪单是使用的卡片的形式，并且把同一类型的文件还有跟踪单放在一起，当文件被销毁的时候，跟踪单也同时被销毁。

（二）定位管理法

把已经被查阅的文件在被送回之后要根据以前已经定好的位置放置起来，这就是定位管理。通常采用的办法有：根据文件的大小制定合适厚度的盛放文件的盒子，并且在盒子上而进行分类标记上名称，对于柜子中文件的使用期进行分类，比如说上半年和下半年等，然后再把柜子进行分层，之后按照文件盒子上的名称排次序，把相应的文件盒放置在适当的位置。

（三）卡片管理法

为了能够更加方便的进行查找，对于文件的管理可以使用编制卡片的方法。即文件卡片，通过卡片的方式把文件的内容与成分进行展示。这也是目前的一种非常常见的文件查找的方法。

（四）制度管理法

建立健全文件的管理制度，比如说进行借阅，传递还有归档等方而的制度要不断的完善，这样能够使得文件丢失等问题避免出现。通常对于文件的管理制度有这些内容：

1.建立文件借阅簿。通过对于已经借出的文件文件进行分类，然后准确的在借阅簿上进行登记，这样能够准确的及时的知晓文件的去向。

2.借阅文件要注意以下几点：

（1）仔细。所有人在借阅文件或者是资料的时候，统一在借阅簿上进行记录，办理签字手续。

（2）严谨。对于借阅的期限要进行控制，还有就是“密级”文件不是任何人都能够借阅的，可以向领导进行请示，领导同意才能够借出，并且在进行手续办理的时候，一些必要的注意事项一定要注意说清楚。

（3）清查。对于保存的文件一定要及时的进行整理，可以每周或者每月进行清查核对，如果出现问题就要要立刻上报，使得问题被及时的解决。

三、文件的存放

进行文件存放，就是对不同的文件的保存还有放置。进行文件的存放时，放置的房间应该选择一些合适的设备，这些设备要坚固，适合文件的存放。地点的挑选上，通常是单独选择一室，门窗都要安全，所以说最好要安装上防护栏杆，房门最好有铁皮。放置文件的工具有文件夹还有档案盒。现在很多的办公室都不约而同的安置了铁皮柜等进行文件的安放，千万不能够散放，一定要用合适的装具，并且还有最重要的一点就是，在文件都存放好了之后，一定要做好标记，不然非常不易查找。

四、文件管理工作流程

（1）将欲立卷文件材料全部摆开

进行文件材料立卷是文件归档处理的第一步，简单说就是把部门去年的文件材料等需要保存立卷的部分，摆放在在一个大的工作案上。有一点要十分的注意，那就是一定要全而，不能够出现遗漏文件的情况，不然整理出来的档案是不齐全的，在事后还需要再次的补充，会非常的麻烦。当摆放好了之后，需要对这些文件材料进行核对，即与去年的立卷哦类目等相互比较，看是否一致，有没有缺少的部分，如果有就要及时的找出来，补充完整。

（2）调整文件材料类别

在对文件进行了立卷分类之后，还要进一步的处理，毕竟一年的文件内容不可能在进行了一年的运转之后还是与年初进行预测的完全相同，所以说，在对文件进行一次调整是非常有用的。

（3）对应立卷文件材料进行组卷

这一环节可以说是非常关键，同时这个环节也是非常的复杂。因为在进行这个环节的时候，不仅需要对文件材料的不相同的地方进行考虑，还要注意到文件本身的原有价值。所以说在进行组卷工作的时候，一定要非常的认真仔细，组卷的结果怎么样，会直接关系到案卷的质量的。

（4）修补文件材料和拆除金属物

在进行装订的时候，如果装订线的外而还有字迹的话，要进行一下处理，比如说进行加边或者修补等等，总之，不能够放任不管；还有就是有一些表格，因为比较大，所以要合理的进行折叠，使得文件整齐，从而延长它的使用时间。还有就是文件上原有的订书钉等金属的东西要清理干净，因为时间过长的话会对文件进行腐蚀，使得文件的寿命缩短。还有一种就是不整洁，非常皱的文件，应该展开并且弄平整，然后在放置。