基建档案管理
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基建档案管理范文第1篇
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
基建档案管理范文第2篇
关键词：基层基建档案；档案管理；对策
Abstract: to strengthen the basic construction archives management, which is beneficial to realize the archives resources, records management, archives utilization efficiency. Therefore, must strengthen the basic construction archives management work, at the same time, we should fully recognize the basic construction archives management faces at present stage, serious study countermeasures, so as to promote the comprehensive development of archives. This article starts with the current situation of grassroots construction archives management, discussed the effective measures, in order to offer reader reference.
Keywords: infrastructure at the grass-roots level files; File management; countermeasures
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
前言
基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案承载了建设工程的大量信息，基建档案是在基建过程中积累起来的文字、图表资料，主要包括综合管理、项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件（含方案报建）、工程管理文件、工程监理文件、施工文件、竣工文件等。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，相对的，通过正常程序进行建设的基建，在文件收集过程中，文件材料相对比较完整，但是，对于基层的基本建设来说，有两个特点，一个是规模小，二个是项目本身不规范，以某分局为例，其下属各个中心、中心站、中心站下属各个台站、测点，对这些台站、测点而言，基建项目可能是整理一块几十到一百平米观测场，找一家施工单位平整土地，水泥抹平，起上围墙。也可能是在码头边造一个小的验潮井，简单的通上电，安装一下仪器，甚至可能仅仅是翻盖一下围墙，相对大的项目一般也可能是造一个二层小楼，做两间实验室，造一个院子。在这种投资、建造规模较小的情况下，很多是没有监理、设计方参与的或者全程参与的。有些施工甚至无需通过招投标，简单的找个施工队施工就行。
图1气象观测场基建示例
图2验潮站基建示例
但是从单位基本建设的管理来说，这些依然是属于基建项目，要进行基建档案管理。基层单位在一些大型的基建专项时，反而很规范，设计、监理、勘察、施工各方协调，正规单位本身对档案管理的比较严格，而且大项目当地城建档案馆还会提出要求，并进行档案验收，对基层档案管理人员来说，反而相对比较轻松，恰恰是这些小项目，反而是基层基建档案管理的重点。
就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
一、基建档案管理存在的问题
（一）管理基层的思想观念存在偏差
管理基层的思想观念存在偏差，对基建档案管理工作缺乏正确的认识。工程人员和档案人员缺乏工程档案管理的实践经验，不仅不熟悉工作流程，专业水平也有待考证，工程人员和档案人员间的档案移交手续不规范，基建档案的整个运作流程没有秩序可言。为了适应新形势下的基建档案管理要求，需要摆正对基建档案管理的观念和理清对基建档案的认识，为做好基建档案工作做好准备。
（二）基建档案管理网络尚待完善
有的参建单位从其他部门抽调几人兼职草草行事组建了档案管理部门，但未设立专职机构，没有指定工作场所，无法保证档案资料的质量和安全；基建档案管理的现代化水平跟不上时代要求，落后的信息技术无法满足快速发展的基建工程项目建设的基本要求，不仅影响档案管理的工作效率，单位的经济效益也大打折扣。
（三）档案管理人员素质不强
现实状况来看，还有很多档案人员不能胜任档案工作。能完全胜任本职业务工作，独当一面的还是少数。出现这种局面的原因是多方面的。一方面从领导的角度上看，由于有些领导不重视档案工作，特别在配备档案主要领导时，很多是从本行政区域内安排一些其他业务相对较强的同志来担任档案工作的领导，而实际从档案员中提拔的很少，外行领导内行，导致档案业务工作在低级水平上恶性循环也就不足为奇了；同时也使得从事档案工作的同志积极性较低；还有些领导过问工作的多，而关心档案员个人思想和实际问题少，因而档案人员钻研业务的积极性没有切实调动起来。另一方面由于基层单位的专业人员因内部机构的设定，限制了专业人员的业务沟通，导致了档案专业水平得不到锻炼提高；重业务专业、轻档案专业，也使得档案业务人员的工作热情无法充分施展。
（四）基建档案材料收集不齐全
基层基建档案材料一般是较为规范的，从一开始接受多家企业竞标，到各方论证、相关审批、实践检验、竣工验收，都有建筑工程档案管理条例的规范和相关制度的约束，所以基建档案材料的形成应该是比较系统和规范的。但是一些基层小型项目在基建档案整理中，由于对工程整体建设没有前瞻性，对工程建设过程中所产生的基建档案材料没有一个整体的思路，档案专职人员也没有对各施工企业档案整理人员提前进行培训和指导，导致一些施工单位移交的基建的档案材料不齐，出现错漏现象。基层基建的工程项目档案中，最容易出现的问题是施工材料欠缺，并且出现卷内文件目录著录的文件级条目与文件内容不符等现象。
二、基层基建档案管理措施
（一）制定一套完整档案管理制度
由于建设项目的参建单位多，项目档案管理工作面广量大，为使基建档案资料工作纳入统一化管理轨道，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理，必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案人员应向各参建单位宣贯国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》等专业的验收要求,各地还有专门的基建档案整理要求,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。
（二）加强人员培训
除各级领导要重视档案工作，基建项目负责的领导或者档案分管领导也要加大档案培训。切实使档案人员成为多面手，万事通，问不倒。作为海区档案主管部门在实践中多进行业务培训和宣贯，要把精力用在如何提高档案人员业务水平上，在加强培训的同时，还要多给各基层单位交流的机会，不断促进他们业务水平的提高。
（三）认真做好基建工程档案的收集工作
基建工程档案的收集工作不是独立的，需要各个部门和专业人员的密切配合、通力合作。能否做好收集工作体现了领导者的工作能力和工程档案人员的业务素质，而收集工作的成败则取决于整个工程项目的管理水平。文件材料收集工作是档案工作最基础、最重要的工作，在基建项目中也是一项难度比较大的工作。基建工程项目文件是一种特殊的、不可再生的信息资源，包括有工程依据性文件、工程管理文件、工程设计文件、竣工验收文件、国内外设备随机资料等，文件材料数量多，内容繁杂，如果等到整个工程竣工时才进行档案的收集，就有可能出现积重难返。因此，要确保基建项目档案的完整、准确，就必须注重平时的收集积累，科学合理地确定文件归档范围，保证基建工程档案的收集既不繁杂，又不遗漏，因为项目文件的收集工作直接影响基建档案的内在质量和以后的参考利用。为此，档案人员要做到现场办公，现场收集，参加工程例会，以了解工程的进展情况，并作好详细记录，有针对性地开展收集工作；此外，档案人员还应积极参与设备开箱验收，对随机设备资料做到先归档，后利用。
（四）加强竣工文件的管理与移交
严格执行工程档案的归档与移交管理制度。档案的管理与移交应该与工程建设同步进行，这样有利于工程技术档案材料的全面收集，保证工程技术档案资料齐全；有利于保证工程技术落后档案反映内容的准确性，有利于工程技术档案保管利用，有利于工程结束即对技术档案进行全面的归档整理工作。在此期间，档案人员要经常与各参建单位联系并现场检查指导，严格控制归档文件的完整、准确、系统、规范及文件材料质量，协助指导他们完成竣工资料编制工作，并组织施工监理单位对竣工移交文件进行核查。核查无误后，方可按规定办理移交手续。
（五）材料不完整的措施
针对一些非常小的基建项目，一些“野路子”施工的，除了一方面要发包单位要加强对施工单位的管理，对一些基础项目的验收、把关之外，更要灵活掌握收集的文件材料的类型。
在一些非新建、大型的基建项目中，除了履行正常的审批程序外，上级单位更重视的是对经费使用文件材料的审查；
一些小型的项目，如需要施工单位出具施工、竣工图纸的必须在签订工程承包合同而非简单的施工合同或劳务合同，在正常建设项目的管理中，图纸必须经过第三方审查后才能使用。
在一些特别小的项目、特别少的经费情况下，可能就只能“野路子”施工了，在这种情况下，发包方要多在现场巡查，对一些要求、不足之处尽量通过双方签署备忘录的形式沟通，并通过照片档案的方式来弥补图纸等其他类型档案的不足。
对于有些所谓的小项目来说，他前期所履行的审批手续、后期所履行的报验手续依然必须按照国家规定执行，在基建档案中，所缺失的可能仅仅是因为施工单位的不重视、缺少设计、监理单位等一系列单位的参加而导致施工过程这一部分材料，对于其他必要材料而言，仍然需要按照上述内容加以重视。
结束语
随着建筑行业的发展，基建工作量与日俱增，业务楼改造、翻修、装修、翻盖新盖等，都离不开参照有关基建档案。因此必须加强对基层基建档案工作的管理，这就要求档案管理人员首先对基建工程档案管理的现状进行精细分析，接着采取行之有效的促进措施，并不断完善，形成建设工程档案管理的长效机制，从而确保形成有价值的档案资料，对一些微小项目，除一开始合同约定外，可采取一系列补救措施，来使得基层的基建档案尽量的完整，能够反映项目的建设过程。
参考文献
[1]单鹤舫.档案信息化与电子化的建设和管理[J].兰台内外，2009，（1）
[2]杨丽辉.科学定位—档案信息化的关键[J].办公自动化，2009（1）.
基建档案管理范文第3篇
关键词：医院基建档案档案资料收集
我院是一所有着百年以上历史的百年老院，基建档案对医院的发展显得尤为重要。随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性
基建档案在医院管理中的作用如下：
1、对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
2、为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
3、基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。
基建档案在医院管理中有如上如此重要的作用。因此我们在收集医院基建档案资料时，必须抓住几个关键环节，注意以下几个问题：
1.明确工程档案资料收集范围
要做好医院基建档案资料收集工作，就必须对工程档案资料的收集有一个明确的范围。总的来说，每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。所以，在订立档案资料收集范围时，建设单位的资料员要事先了解清楚工程项目的规模和使用功能等情况，以便在资料收集和汇总时做到心中有数，同时对照有关文件要求，列出必须收集的档案资料清单，并把清单印发到各有关单位和部门。
2.落实好档案资料收集的责任
每一个工程项目都会牵涉多个单位和医院内部多个部门(科室)。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。在工程准备阶段，大量的文件是由医院即建设单位收集。但到了施工阶段。就会牵涉到不同的施工单位。如果建设项目是实行总承包的，需由各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，然后交总承包单位汇总、整理。
此外，为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按范围收集齐全，建设单位还应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任。
3.指导好各施工单位和部门进行资料收集、整理工作
一般来说，较大的工程项目其施工单位的管理都比较规范，他们都会配备专职的档案资料管理员。但是，医院建设大项目毕竟不多，更多的是一些中小项目和维修项目，而这些小项目往往是由一些挂靠公司承包，这些小公司为了节约成本，很少有专职档案资料管理人员专门从事资料收集工作，大多是由施工员兼资料管理员，他们对档案资料管理既不很熟悉，又不大重视。因此，建设单位的档案资料管理员一定要在工程开工前，对各有关单位的资料管理人员进行资料管理责任交底，必要时进行简要的技术讲解，提醒注意事项。我院就曾遇到过以下情况，某施工单位派驻工地的施工员(兼资料管理员)，在责任交底时，该施工员由于对资料管理的时限性和重要性认识不足，对我院档案资料管理员提出的要求有点不以为然，结果在工程竣工后很长时间都没有向我院提交该收集的资料，甚至把部分消防产品生产合格证都丢失了，后来花了好长时间才把资料补齐，严重影响了工程项目质监验收。经此教训之后，我们对以后的建设项目特别注意做好施工单位的资料收集整理的指导工作，除了印发资料收集范围和清单之外，还要求施工单位备有存放资料的文件柜，用不同的文件盒分门别类把不同时期的资料保存下来，定期进行整理。
4、充分利用IT技术进行基建档案现代化管理
随着信息技术的发展，电子文件作为一种新型的信息载体已越来越多地出现在基建档案领域(如设计图、三维效果图等)。以磁性材料和光学材料为载体的电子文档将逐步替代传统的纸质档案载体，运用IT技术进行档案现代化管理具有占用空间小、储备信息量大、应用能力强、转输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大突破。对此，作为医院基建档案管理工作者应有足够的认识，如果条件允许，最好能利用医院既有的信息系统，减少重复投资。
基建档案管理范文第4篇
1我国高校基建档案管理的现状
1.1档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。
1.2制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是，许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。
1.3归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步
1.4档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。
2完善高校基建档案管理的对策
2.1更新观念，重视高校基建档案管理。首先，进一步增强档案部门的服务意识。档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但基建档案的利用率却不是很高，其中，很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。档案部门工作人员社会竞争意识不强，参与意识淡薄，档案利用工作仅仅停留在等待利用者上门查询，停留在收集保管档案上，缺乏主动性，从而使利用工作相对滞后。其次，广泛宣传营造良好的外部环境。使得大家能主动配合工作取得高校基建档案管理的良性循环。
2.2制定和实施符合高校特点的基建档案管理制度和保障措施
2.2.1完善日常的高校基建档案管理制度，是做好基建档案管理的基础。首先，要制定详尽合理的基建档案归档方法。以往，各个高校的基建档案归档范围都是根据建设部门的《城建档案管理规定》实施细则来规定，认为这样做，收集的材料比较齐全，但收集的材料太多，因此，高校的基建档案管理者应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，这样，既减少了归档收集时的工作强度，又使档案能在利用范围内较齐全规范。其次，实行部门立卷制度是做好高校基建档案管理的关键之一，可以提高部门归档意识，扩大档案宣传力度，增强立卷部门的责任感，整理的案卷质量也较高。除了部门立卷之外，进行立卷改革也相当重要，把档案实体由传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行归档，这样做，更为灵活简便。最后，制定基建档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的被动局面，从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范归档，将工作变被动为主动。
2.2.2建立特殊时期的高校基建档案管理办法。除了日常的高校基建档案管理，还有一些特殊时期（如学校的合并时期）的基建档案管理也应加以考虑。学校在合并期间的基建档案管理应从思想上重视，制度上保证。国家对合并过程中的档案管理有明确规定，要求“坚持集中统管原则，确保安全保密”。遵循基建档案实体和人财物“相对集中管理”的办法，对于相邻学校的合并，应当创造条件实现基建档案实体的相对集中和人财物的高度融合；对于远距离合并的学校，可以从实际出发，按相对集中的思路进行融合。具体做法可视情况而定，但在运行机制上应实现规范统一。
2.2.3保障制度（措施）的制定和实施。重大制度的落实，还需有配套的相关保障制度或措施，才能发挥其应有的作用，保障制度的制定和实施，同样离不开领导的支持。一是经费保障制度。二是将档案管理纳入部门考核，是一种变压力为动力的可行办法。三是高校档案馆参加高校基建项目的验收。高素质工作人员是良好的工作质量的基本保证，基建档案管理人员的素质是高校基建档案管理的关键点之一。
高校的部门立卷制度给档案工作带来了一定的成效，在进行高校基建档案部门立卷时，一定要确定基建档案管理工作的兼职档案员。在学校的基建部门设立一位基建档案管理兼职档案员，并建立起一个高效的基建档案管理工作网络。要确保基建档案兼职档案员具有一定稳定性和一定的基建档案工作时间。因为，基建档案与别的档案部门不同，它的难度之一，是涉及的部门和人员较多，只有确立一位尽职的基建档案兼职档案员，才能确保高校基建档案得到规范的管理。配备的兼职档案员应具有较高的思想道德品质、扎实深厚的文化素养、严谨的思维能力和熟练的专业技能。此外，基建档案员还应具有一定的稳定性。学校还应该为档案员提供学习培训的机会，不断提高档案员的理论和业务水平。
3加大基建档案的数字化建设步伐
首先，文档信息化给档案事业带来了新的变化。随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的“热点”话题。由于计算机网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，文档信息化给档案事业带来了深刻的变化，文档信息化带来了新的档案形式。在以往的档案形式中，档案的载体和信息都是一体的，信息并未获得独立的地位。而电子革命使档案在本质上取得了独立的地位，给我们带来了新的管理方式。传统档案管理是一种物理管理，而电子档案是一种逻辑管理。高校应加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大、存贮安全等优点，能提高工作效率和质量，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。
基建档案管理范文第5篇
【关键词】医院；基建档案；管理
中图分类号：TU246.1 文献标识码：A 文章编号：
引言
基建档案涉及到工程的规划、设计、施工过程和结果，还涉及设备安装、装修、改建、以及水、电、暖、空调、物流、弱电和智能系统的建设过程和现状。它既是基本建设的历史和现状的文献记载，也是基建维护维修、改扩建等的重要依据。随着医院规模和硬件水平的不断提升，医院基建档案的管理也越来越体现出它的重要性，基建档案管理的好坏直接关系到医院整体建设，改进和维护的速度、成本，甚至建筑安全的大事，是医院基建管理中长期而重要的工作任务。随着科技的进步和时代对档案管理工作愈来愈高的要求，我们必须清楚地认识当今档案管理的新特点。
一、医院基建档案管理的意义
1.1 基建档案建设是推动医院可持续发展的保障
医院的基建档案是医院建设的第一手材料，它记载了医院基本建设的历史痕迹和现状，及时收集了基建活动过程中的各种洽商变更、合同协议、报批文件等各类资料，以及使用过程中的改建、设备、装修、安装等施工过程和结果的详细记录。它既为医院的建设、管理、维修、改扩建服务，又为医院的社会建设、经济建设和医疗卫生事业的不断发展服务。
1.2 基建档案是医院的宝贵财富
档案是一种特殊的而且不可再生的无形信息资源，是医院和社会的宝贵财富。收集、 创建并管理和保护好这种有效资源是每个职工义不容辞的义务和职责。近些年来，医院基本建设蓬勃开展，在建设发展中需要办理和查阅并查证许多相关资料，这样可以节省大量的人力、物力、财力，从而产生无形的经济效益。
1.3 基建档案管理是医院管理重要组成部分
基建档案管理的最根本的目的是记载基建在使用、改建、维修的过程和结果的技术状态的记录，它以文字、图、表等方式记载基本建设的历史和现状。
基建档案管理的关键是及时收集基建开工前到竣工交付后的各种报批文件 合同、洽商变更等，以及交付后使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录。值得指出的是基建过程中的水、电、暖、通、弱电系统、智能系统和物流系统的改建、大修的结果也必须进行归档保管，这些系统的技术状态同样是基建的重要组成部分。这就要求维修维护部门应将维修维护的方案进行归档。基建档案管理的可追溯，还包括了基建隐蔽工程的各种标志，保存基建档案还必须同时做到基建的隐蔽工程标桩要做到图与实物相对应。
任何基本建设缺少了基建档案，就缺少了基建的所有技术参数，缺少了建设的使用和改造的依据。由于基建的使用功能变化小，也就是说建筑物改变设计用途等改建和维护等措施不是经常施行，因而往往忽略了基建档案的管理，甚至管理不善造成残缺不全。城建档案馆保存的仅是竣工报告，也就是基本建设交付时的状态，而医院的基建档案包含了基建交付至今的各种事件的历史记录。
因此，应将医院档案管理水平纳入到医院评级，院长考核标准、离任审计当中；从制度上提升档案管理的重要性，才能解决多年来不重视档案管理的问题。
二、医院基建档案管理中存在的问题
2.1 管理明显滞后
计算机网络技术的发展，加快了档案管理现代化的进程。然而，医院基建档案在管理手段上仍处于手工化操作阶段。人工操作就容易产生档案收集整理不及时不规范的现象，还有管理不到位、操作不熟练的问题，因此基建档案落后，不能适应快速发展的医疗事业需要，导致应归档的材料并未归档，或致使基建档案资料缺失。
2.2 收集整理不细致或不完整
基建档案应该按基本的基建档案归档范围来执行，完整准确地收集，本着不漏收，不多收的原则，把档案资料收集齐全。笔者在参加相关固定资产清查工作中，发现重点工程项目完工的几家医院从档案收集情况来看有的缺少工程改动联系单，有的工程项目缺少监理审核单和质量竣工评定表等。如果基建档案资料收集不细致或不完整，致使档案资料不齐全，这样以后一旦出现事故，查找资料，澄清责，没有依据和原始凭证，为以后利用资料留下隐患。
2.3移交不及时
工程竣工后，施工单位往往不能及时向医院提交相应图纸，致使基建档案不能及时归档。有时施工出现间歇现象、工程款没有及时到位、施工单位负责人更换等，这些都导致施工档案在竣工验收后才能够收集齐全。这就为医院的基建工程档案的收集管理增加了难度。
2.4归还不及时
本单位人员借阅档案资料、图纸后不及时归还，导致丢失。借阅手续不全导致丢失等现象时常发生，管理存在漏洞。特别是旧楼装修借阅图纸，不及时归还而丢失，致再用图纸时而没有。
2.5管理缺乏政策指导
随着医疗卫生事业的不断发展，医院在发展中大都经历了改扩建、拆迁征地、融资和改造装修等建设工程。但是在这个过程中，一直缺乏对基建工作的政策、性质的认识和指导，直接关系着对工程档案的收集、整理、归档和流向等新问题，这方面应引起我们足够的重视。
三、存在问题的原因分析
3.1 医院领导者的基建档案意识比较淡薄
作为医院的领导，他们往往把医院的医疗、教学和科研档案的积累归档放在首位，对于他们所从事的医疗教学和科研活动中形成的资料成果有很强烈的收集归档意识，对于其它业务管理的档案往往不重视。因此，基建档案管理难以得到领导的支持，这种档案意识的存在影响了基建档案管理工作的顺利开展。
3.2 医院档案室的人员素质较低
医院档案室的人员科班出身的同志非常少，他们的文化素质也未能达到充分认识基建档案工作重要性的高度，加之对繁杂的基建工程项目更是缺乏专业知识。而医院近几年虽具备基建专业人员，但他们对基建档案又不甚熟悉或没有引起重视。这些因素造成了基建工程档案管理的难度。
3.3 甲乙双方基建档案管理不协调
施工期问基建档案管理是由施工单位的技术员担任，一个工程的档案资料从竣工到归档最少也需要半年的时间。建施工单位普遍存在着重工程轻档案的思想。所以，档案临拼凑的现象屡屡发生，工程档案整理收集也就相当困难。
四、完善医院基建档案应对之策
要保证医院基建工程档案的质量，使基建工程档案达到规范、科学管理，笔者以为必须要重点做好以下几个方面工作。
4.1 加强法制意识，争取领导重视
应依据国家《档案法》、国家档案局和国家计委制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等有关文件、法律和法规制定操作性强，适合本院基建工程档案工作的管理办法。提高领导对档案工作的意识。要争取领导的重视，要让领导充分意识到，医院基建档案的规范化科学化管理在医院建设工作中的用。领导者基建档案意识强，医院基建档案工作就能得到视、关心和支持。
