档案管理具体流程

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档案管理具体流程范文第1篇

关键词：文书处理；档案管理；策略

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。

二、提升文书处理规范性，优化档案管理

良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。

三、科学制发公文，优化文书处理

公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。

四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标

现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。

五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率

为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。

六、结语

总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。

参考文献：

档案管理具体流程范文第2篇

关键词：数字；税收；档案；人才；安全；应用

一、引言

现代社会发展日新月异，税收档案工作也需要与时俱进，实现税收档案管理的有序发展，关键在于现代数字化技术的应用，能否辐射到税收档案管理之中，数字化技术是计算机、网络技术的整体化发展技术，这些技术可以实现税收档案管理工作效率的提升，可以进一步构建现代化的档案管理新次序，不断提高税收档案管理的服务能力。

二、税收档案数字化建设的必要性

首先，税收档案管理的工作效率进一步提升。计算机技术、网络技术在税收档案管理过程中应用之后，与原来的人员档案归档、整理等方式来说，电脑化的管理可以大大提高工作效率，实现管理人员工作量的大幅度降低，使得更多的税收档案管理人员从繁重的工作中解放出来。其次，税收档案整理的准确性进一步提升。税收档案管理具有严肃性，必要保证其客观、准确的记录，相关资料保存必须万无一失，数字化技术的应用之后，人员整理档案过程中的准确性将进一步提升。最后，实现税收档案资料保存的多元化。以前的档案管理工作在整理纸质档案的时候，相关资料保存相对比较单一，随着时间的推移，资料保存需要付出更多的精力和时间，同时在管理过程中需要进一步构建现代化的管理手段，将实现这些资料的有效保存，另外，一些其他形式资料可以进一步实现更好的保持效率，不断推进税收档案管理的多元化发展。

三、税收档案数字化建设的具体措施

1.管理人才数字化技术的培养。税收档案数字化管理主要就是解决的纸质档案管理过程中出现的标准不齐，内容不全，归档准确度不高等问题，实现数字化管理之后，税收档案的标准化、齐全性、准确性等大大提升，但是需要对相关人才进行有效提升。这些管理人员仅有高尚的道德、优良的职业准则是不能胜任具体税收档案管理工作的，从事税收档案管理工作需要有相对专业的技能。就管理人才的培养应该是一种系统化的管理，进一步提升他们日常化、指标化、数字化、累积化、导向化的管理。不同类型的档案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人员掌握相关的专业技能。现代化的数字化技术也是税收档案管理人员需必须掌握的专业知识，电脑、信息技术可以实现税收档案管理的高效性以及零误差，这样的管理可以使管理人员更加方便地管理档案。具体来说，针对不断优化的信息、计算机等技术，组织税收档案管理人员及时学习，不断更新他们的知识结构。多创造一些学习税收档案数字化技术，对应该学习了解的大数据、云存储等概念进行有效掌握运用。开展数字化技术学习的传帮带工作，让那些具有一定数字技术水平的人员帮助其他管理人员。2.构建税收档案管理网络安全屏障。税收档案管理需要对网络安全问题提高认识，因为很多税收档案信息都可能通过网络泄漏出去，这样的管理更多的需要管理部门进行系统化的网络安全措施应用，不断提升服务主机的安全性，全局性统一更新病毒库，同时严格遵守税收档案调阅的相关规章制度，更好的实现档案管理的有效开展。严格细化税收档案管理数字化在内部网络传递的级别，根据其信息的重要程度、核心程度设置不同的等级，这样可以保证一些核心税收档案管理信息不泄漏。同时需要进一步规范单位内外网的使用制度，不能将内外网进行互通使用。数字化的管理可以实现电子化的数据存储，虽然纸质的档案资料也保存，在查阅的时候，一般都选择电子化的查阅方式，这种方式更多方便、快捷，对于管理人员调取档案资料也相对简单。大大提高的工作效率，然而这种借阅、审批流程需要严格管理，保证每一次借阅的记录都可以查询到。提供更加优质的网络安全条件，这样的环境下，税收档案管理的网络化建设推进。3.强化税收档案数字化推进力度。税收档案的数字化发展需要进一步构建其相关纸质资料的电子化系统，稳步推进原始档案的整体化发展，组织相关技术人员对原始税收档案进行拍照、扫描。数字化的税收档案管理需要在企业中将相关事宜办结之后，及时进行扫描进入电脑，这种随时变化税务档案管理不再需要进行装订，只需要对其按照时间的先后顺序进行编号。一方面需要对原始资料的完整性进行有效保存，另一方面需要进一步加强这些资料电子化发展的推进，研究一套符合档案保存规律的措施和手段。具体的推进措施：第一，以“件”为单位确定税收档案管理的基本要求。可以将处理的一个业务环节所涉及到的所有资料作为一“件”。第二，将档案进行有效分类。根据档案管理的不同环节，将其进行有效分类，目前的主要种类有：税务登记、管理认定、纳税申报、税款征收、发票管理、会统核算、纳税评估、税务稽查。4.推进税收档案数字化发展的软硬件建设。现代的税收档案数字化管理扫描的清晰度相对就是比较高，企业法人的签字、相关部门的审核意见和公章相对都是比较清楚。在电脑上查阅这些税收档案，可以有效实现对档案的查阅，那些不全、申报的时候出现问题等，都是可以进行事前检查。税收档案数字化管理的这些优势需要通过其软硬件的完善实现。首先需要提高税收档案数字化基础设施建设的重视程度。不断强化部门领导对税收档案管理数字化工作的重视程度，这是现代税收档案数字化设施优化的基础和前提。其次，构建系统化的管理制度。管理制度是一项工作有效开展税收档案数字化发展的必要条件，例如调阅税收档案管理的具体规定可以降低档案的缺失率，使得更多的档案管理具有规范化、系统化。进一步构建税收档案数字化管理的具体流程，保密管理制度，信息查询和维护办法等。最后，进一步强化税收档案管理的设备更新，在条件允许的情况下，不断优化税收档案管理的硬件设施，实现档案设施的数字化，不断构建符合大数据时代特征的税收档案管理设备。目前税收档案整理工作基本电脑等硬件设施都已经配备齐全，大大提升了整理的工作效率。有时在网络信息化硬件推进的过程中需要进一步强化，不断提升网络速度，优化更加广阔的网络交流平台，有助于税收档案整理工作。这些硬件建设都是需要加大政府的财政支持，不断提高相关设备的政府采购力度，更好地满足税收档案管理的有序化发展。

四、结语

税收档案是政府对企业进行税务管理的有效依据，具有严肃性。同时随着企业数量的增加，税收档案管理工作成倍增加，数字化管理工作需要进一步加强人才培养，完善网络安全、有效推进工作力度、优化软硬件建设，从而避免出现人为档案管理误差，提升工作效率，进一步实现税收档案管理的质量。

参考文献：

[1]赵利民.科技档案数字化管理[A].煤矿自动化与信息化——第21届全国煤矿自动化与信息化学术会议暨第3届中国煤矿信息化与自动化高层论坛,2011,06:145-146.

[2]莫尚东.浅谈“问题导学”的内涵及模式解读,《导学案》规范制作,使用和管理[A].2015年9月现代教育教学探索学术交流会,2015,09:129-130.

档案管理具体流程范文第3篇

1.1知识管理的含义

知识管理是对基于现代信息技术实现知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等活动的总称。它是发挥知识价值、提高知识的有效利用并且最终达到加强企业核心竞争力目标的有效途径和手段。知识管理多以网络化、智能化的运作方式，以用户的实际需求为核心，提供具有实用性和专业性的高效管理服务。

1.2知识管理与档案管理的联系

1.2.1管理对象重叠

档案管理所针对的管理对象是各种文件、档案等书面形式或电子形式的材料，知识管理所针对的管理对象则是广义上的知识、信息等，文件和档案等各种形式的材料都属于知识的范畴当中，是知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在某些范围上的重叠。基于在管理对象上的重叠致使知识管理和档案管理具有相当密切的相互联系。

1.2.2管理目的相同

档案管理的最终目的是使所管理的对象即各类文件和档案能够更方便地被社会各界所使用，通过档案管理的相关工作和活动，为服务对象提供便利的档案查阅和使用服务。知识管理的最终目的是让知识的价值得到具体实现，提高服务对象的核心能力，从而实现知识服务的目标和作用。所以，知识管理和档案管理的管理目的都是为服务对象提供知识或者档案方面的服务，满足服务对象对知识和档案的使用需要，二者所不同的仅是服务范围。

1.2.3管理流程相似

当今我国的档案管理已经不再受传统档案管理八环节的程序限制，还融合了全程监理，前段管控以及文件档案一体化等多种管理方式和理念。而只是管理过程包括知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等一系列流程活动，同档案管理程序在很大程度上存在相似现象。都有对管理对象进行收集、甄别、整理、利用的程序和环节。

1.2.4管理手段相近

档案管理与知识管理所采取的管理方式和手段也具有相当程度的相近性。知识管理的管理手段多是使用现代化的信息技术实现对其管理对象予以智能化、网络化管理。而目前我国的档案管理也已经改变了以往以手工管理为主的状况和局面，在很多管理活动当中使用计算机进行辅助，融合了现代化信息技术，初步实现了档案管理与现代信息化技术的对接，档案管理的方式和手段如今更趋向于数字化、网络化管理。

1.3知识管理背景下企业档案管理模式的含义

基于知识管理背景的当今企业档案管理模式是对融合知识管理观念、方法，运用先进的信息化技术，以档案信息等资源管理为核心，逐渐实现为服务对象提供更具实用性、便利性和效率性的个性化服务的新型管理模式的探索。知识管理背景下企业档案管理模式虽然仍将文件以及档案等材料作为管理的主要对象，但是其服务方式却从被动转向为主动，从实体材料管理转向为对信息加工处理。企业档案管理在知识管理的背景下从某种意义上已经转化为以企业档案和相关信息资源为管理对象的知识管理模式。

2知识管理背景下完善企业档案管理模式的重要作用

知识管理背景下的企业档案管理模式是一种结合知识管理与现代化企业档案管理优势和特点的新型管理模式。是知识管理与企业档案管理的完美结合，可有效修正传统企业档案管理理论创新能力不足的弊端，还可以为知识管理实践活动提供基础和途径。

2.1改善当前企业档案管理模式的弊端

我国当今企业的档案管理工作过程存在许多弊端。企业档案管理工作没有给予足够的重视，导致企业档案管理工作趋向边缘化，特别在某些信息化程度较高的企业当中，档案管理工作面临着缩减人员投入降低运维开支，档案管理水平不断下降的境地。与此同时，信息化进程的加速导致大量电子类型文件集中出现，传统的档案管理模式无法满足当今的管理需求。企业档案管理工作应当符合企业生产经营活动对于证明、责任、信息等方面的要求，合理使用现代化的先进管理技术和管理理念，科学进行资源的开发和利用，为企业的未来技术研发、增加生产、开拓市场、强化管理、扩大企业规模等需求和活动提供理论支持和档案服务。我国当今多数企业的档案管理工作已经从手工管理为主时期，经历计算机为辅时期，到现在的网络智能管理时期。档案管理工作已经开始使用智能化和网络化等先进手段，但是仍然难以应对当前大量的电子文档处理工作，无力满足服务对象的个性化管理需求。企业档案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及时调整工作方式和服务理念，为企业档案管理水平的提高提供相应的技术基础。

2.2改善当前知识管理工作当中的不足

我国多数企业的知识管理情况并不理想，存在观望情况居多，而付出实践较少的现象。另外，某些将知识管理付诸实际的企业也存在执行力度不足，贯彻程度不够的现象，甚至一定范围内出现停滞现象。企业的档案管理和知识管理在很多方面都有着共通之处，彼此在某些领域存在相似甚至相同的现象，因此二者具有良好的合作空间和合作基础。档案管理是一种早已在各企事业单位普遍存在的工作内容和形式，具有一定的认可度和使用基础，是知识管理的良好引入契机。知识管理可以依托档案管理形式实现自身理论和实践之间的结合，并以实践情况为参考进行自身理论的完善和修改。知识管理背景下的企业档案管理模式也即将知识管理理念与档案管理实践进行相互融合，并实现双方共同进步的最终目标。

2.3实现知识管理和企业档案管理的共同发展

传统的企业档案管理更注重对于相关记录文档的保存和管理，而轻视了对于相关记录文档资料的利用。使企业档案管理偏离了价值的创造和开发目标，在相当范围内局限了自身价值的体现和发挥。知识管理则是将文档资料等全部形式的知识进行管理和利用，通过一系列整合处理过程，建立相对完整和独立的知识资源框架和系统。结合知识管理的企业档案管理具有更为开阔的活动空间，也对文档资料的开发和利用具有更为积极主动的推进作用。因此，知识管理可以有效扩展企业档案管理的工作范围，提高企业档案管理工作的作用和价值，提高档案管理部门与工作人员在企业当中的地位和作用。而与此相对的，档案管理明确地关注企业各项生产经营活动的过程和结果，有效地进行记录和保存，预防相关信息的消失，其对文档资料的整理和控制活动对于知识的积累和整合十分有利，也为知识管理提供了资源基础和实施途径，其对文件流通方面的效率优势也可有效促进知识的传递、交流和整理，对于知识的了解和认识也具有很大益处，档案管理对于重要文件和材料的原始保管和维护，在企业维护自身知识产权以及生产合作权益等方面具有重要作用。因此，企业的档案管理和知识管理之间有着千丝万缕的联系，二者相互贯通并相互促进，找到双方的准确结合契机，就可有效发挥两者的自身优势，发挥更大的作用，推动企业的良好发展。

3知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施

3.1更新现有企业档案管理的传统观念

知识管理背景下的企业档案管理与传统模式的企业档案管理的差别在于是否融合了知识管理理念和方式。因此转变对于企业内部档案管理工作的固有认知和观念是建立新型以知识管理为基础的档案管理模式的前提和关键，需要企业档案管理人员首先改变自己的管理观念，立足于企业发展，实现档案管理的高效转化。改变企业档案管理工作只重保存轻视利用的现象，转变档案管理工作关注点，将信息管理作为档案管理工作的重心，保证以知识管理为基础的企业档案管理模式得以实施。

3.2使用信息化手段完善企业档案管理模式

知识管理是基于现今社会信息技术发展的产物，知识管理的实施途径主要依靠先进的计算机科技、现代通讯科技以及网络传播科技等技术手段。知识管理主要针对各类型独立的文件或档案进行集中化处理，使之实现有序化、高效化管理，在其实现自身价值的全部过程当中都不能脱离现代化信息技术或设备。因此，需要一套完整的软硬件配套设施，来保证以知识管理为基础的企业档案管理工作的顺利实施，使之实现为服务对象提供高效服务的最终目标。

3.3建立以知识管理为依据的企业档案管理制度体系

以知识管理为基础的企业档案管理模式是一种对于传统档案管理模式的更新和改造，通过档案管理的原有结构和工作资源，实现对于企业档案管理效果的提升，使档案管理的价值得以更好地实现的有效途径和手段。这种以知识管理为基础的企业档案管理模式区别于以往的档案管理模式，在管理对象方面有了更为广泛的空间，在管理模式上也从过去的实体文档保管转化为信息的管理。科学完善的企业档案管理制度和体系可确保档案管理全部流程的平稳过度和连接，实现企业档案管理的服务价值。

4结语

档案管理具体流程范文第4篇

关键词：档案管理系统中小银行知识管理知识化升级

随着金融电子化的推进，银行档案管理越来越依赖信息系统，但档案管理系统单一化的保存功能极大地限制了银行知识管理水平的提升。为改变这一现状，大型银行利用其在资金与管理上的优势，不断推广知识管理，特别是直接引进成熟的知识管理系统，极大地提高了知识资源的开发利用率，但中小银行在资金与管理上的劣势使其在知识管理推广及知识管理系统建设方面仍处于落后局面。因此研究中小银行档案管理系统的升级问题对提升知识资源的开发利用水平具有重要意义。通过文献研究发现，对中小银行档案管理系统研究的文献不仅数量少，而且研究方向局限在普通档案管理系统的设计与应用方面，并没有关于档案管理系统升级问题的研究，致使中小银行档案管理系统的升级缺乏理论支撑。基于此，本文提出了“知识化升级”模式，知识化升级是指运用知识管理与系统集成原理对组织现有系统进行升级改造以提高知识资源利用率的过程，一方面为中小银行档案管理系统的升级提供理论支撑，另一方面为中小银行推行知识管理提供有效切入点。

一、中小银行档案管理系统知识化升级的必然性与可行性

（一）中小银行档案管理系统知识化升级的必然性分析

中小银行档案管理系统的知识化升级具有内部推力与外部拉力的双重动力。内部推力因档案管理系统对业务的支撑力不足而产生，分散于各业务部门的档案管理系统由于档案资源的封闭性，在开发利用上没有很好地开展横向协作交流，[1]仅仅发挥了档案保存的功能，没有为银行转向服务型组织提供有效支撑。外部拉力因知识管理系统对档案管理系统的比较优势产生。知识管理系统具有功能全面及互动性强等优点，可充分发掘档案资源的内在价值，而不仅仅是被动保存档案。

（二）中小银行档案管理系统知识化升级的可行性分析

1.档案与知识的内在联系是知识化升级的逻辑前提。一方面，档案具有知识属性，无论是实体档案还是电子档案均蕴含丰富知识；另一方面，知识具有多样性，档案是知识的重要子集，银行知识资源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知识管理系统。

2.档案管理与知识管理的内在联系是知识化升级的理论基础。档案管理正处于由“分布式”“实体化”向“集中式”“电子化”模式转变的阶段。“集中式”使各业务部门的档案有了横向交流的机会，“电子化”则为档案的知识挖掘提供了数据支撑，两者促使银行的档案管理模式开始转向“档案知识管理模式”。[2]档案知识管理不仅可以提升银行档案管理的知识化水平，还可以使银行逐渐形成简单的知识管理，从而在循环中不断提升银行的管理水平。

3.档案管理系统与知识管理系统的内在联系是知识化升级的技术依据。维娜?艾莉的知识“波粒二相性”理论认为知识既具有实体性，又具有过程性。传统的银行档案管理系统，侧重从实体视角管理知识，主要管理可编码化知识。但强调知识共享与创造的过程视角更加符合银行日益复杂化的业务需求，知识管理系统则为过程视角的产物。

二、中小银行档案管理系统知识化升级的基本原则

（一）坚持集成化的设计原则

银行的各项业务会产生不同类型的档案，档案管理、知识管理与业务流程管理具有密切联系，为使三者紧密结合，“档案知识管理”系统应与企业各种业务系统有机融合、充分集成，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。[3]

（二）坚持以业务为驱动，以流程为依托

流程导向模式（BRK模型）认为档案资源对业务流程存在全过程的支持，[4]而中小银行的档案管理系统又内嵌于各个业务流程中，因此知识化升级必须坚持以业务为驱动，以流程为依托。

（三）坚持以用户为中心，以需求为导向

档案管理系统的知识化升级必须坚持以用户为中心，做好需求分析，在集成档案管理系统的基础上，逐步增加知识共享、知识推送等模块，并坚持在后期运行中不断进行系统优化。

（四）坚持以编码化为主，人性化为辅

银行业务具有高度标准化和稳定性等特点，积累了大量易于编码的显性和隐性知识，因此以知识编码化为切入点，逐步推广人性化的知识管理理念是中小银行有效实施知识管理的蓝图。

（五）坚持自主集成为主，软件外包为辅

随着集成技术的日益成熟，软件的集成成本与难度不断降低。由于资金劣势，中小银行较为可行的方式是以坚持自主集成为主，在集成各类档案管理系统的基础上，逐步添加一些简单的知识管理功能模块，特别复杂的模块则可外包给专业软件公司。

（六）坚持开放性与安全性并重

银行档案具有高度机密性，所以系统必须建立严格的权限制度规范档案开放，但知识管理的有效实施依赖于知识共享，只有充分共享各类知识资源，知识管理才会成为有源之水，因此系统升级必须坚持开放性与安全性并重。

三、中小银行档案管理系统知识化升级的路线与关键技术

中小银行具有组织层级少、人员规模小、业务种类少等特点，所以现有档案管理系统基本能支撑其业务活动，高跨度或直接引进的升级模式并不适合中小银行，因此笔者提出了渐进式的升级路线，即首先运用集成技术对现有的档案管理系统进行无缝化连接，然后根据需求分析添加相应的知识管理模块，同时逐渐推广知识管理理念，并结合系统运行中出现的问题不断改进现有系统，最终建成高效益、多功能、人性化的知识管理系统。在升级过程中，技术选择至关重要，因此笔者根据知识化升级的实际要求，总结了档案管理系统知识化升级的关键技术。具体如下： （一）中间件技术。中间件技术是最成熟的集成技术之一，广泛应用于信息系统的集成领域。中间件介于应用系统和系统软件之间，可衔接网络上应用系统的各个部分，同时屏蔽了底层操作系统的复杂性，降低了程序设计的难度。[5]

（二）Web2.0相关技术。Web2.0相较于Web1.0的优势在于更加以人为本，体现了人人参与的互联网精神，这与知识管理的分享理念十分契合，Web2.0技术可极大提升组织的隐性知识管理水平。中小银行适合采用以下技术：

1.Blog技术。Blog是一种在网络上自由个人日志的网络交流方式，其他用户可以对相关日志进行评价，从而促进知识互动。

2.Wiki技术。Wiki是一种社会互动式编写形式，不同用户可以自由编写与完善相关类目，最终形成一个可不断更新的知识目录。

3.RSS技术。RSS可以聚合多样化的信息来源，并可自动过滤无用甚至有害信息，用户可通过RSS订阅自己感兴趣的知识。

（三）J2EE技术。J2EE是Sun公司为企业级应用推出的标准平台，它把各类不同的组件、服务架构及技术的层次包含其中，使得依循各种J2EE架构的不同平台之间存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技术。PHP是由Java语言和C语言混合而成的语言，具有极强的兼容性与可扩展性，可以实现系统的跨平台操作，具有开放的源代码，易于系统的不断完善和升级。

四、中小银行档案管理系统知识化升级的具体策略

（一）普及知识管理理念

档案管理系统的知识化升级不仅是技术的升级，更是管理理念与方法的升级。因此在升级过程中，要不断宣传知识管理的理念与方法。

（二）盘点知识，评估现状

知识化升级的目的是帮助中小银行建立科学有效的知识管理体系，在系统升级之前，必须要对包含档案资源在内的知识资源进行盘点并评估组织的知识管理现状，以便有效支撑知识化升级的持续推进。

（三）统筹规划，协同推进

中小银行档案管理系统的知识化升级是需要各部门配合的系统工程，因此应建立相关领导小组负责知识化升级的统筹规划，并制定部门间的协调机制以推进知识化升级工作。

（四）突出重点，全面推进

中小银行应根据自身情况，坚持以档案管理为重点，形成良好的档案管理制度，实现组织知识的高度编码化，并以此为切入点，全面推进知识管理。

（五）增强系统柔性

档案管理系统的知识化升级是一项持续性工作，必须树立长远观念，在知识化升级过程中合理增强系统柔性，提高系统兼容性，为今后档案管理系统的持续升级打好基础。

（六）选择适合的升级技术

技术选择是知识化升级成功的重要因素，因此在选择技术时，不能仅考虑技术的先进性，还要充分结合成本、功能需求以及系统兼容性等因素，坚持以最优成本完成知识化升级。

五、档案管理系统知识化升级的发展趋势

档案管理系统的知识化升级与信息技术和档案理论的发展密切相关。一方面，由于档案管理正经历由实体管理向电子管理、知识管理的转变，所以未来的档案管理系统必将融合更多的知识管理功能；另一方面，随着大数据、云计算以及物联网等信息技术的深入发展，档案管理系统将不断融合最新的信息技术以提升其知识化水平，如可设计一种基于RFID技术的智能档案管理系统，实现对档案的自动化、智能化管理；[6]在大批量电子文件的鉴定方面则可引入大数据技术以实现文件鉴定的智能化操作；通过云存储技术实现档案资源的异地存储等。

注释及参考文献：

[1]张玉芬.银行档案管理的问题与对策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐拥军.企业档案知识管理模式―基于双向视角的研究[J].档案学通讯，2007（5）：50-53.

[3]徐拥军.“档案知识管理”系统构建的原则与策略[J].档案学通讯，2009（2）：58-62.

[4]安小米，朝乐门，徐少同等.知识管理方法与技术[M].南京：南京大学出版社，2012：107―112.

档案管理具体流程范文第5篇

关键词 跨流域调水；档案管理；实践分析

跨流域调水工程量大、涉及单位多、时间跨度长，在工程衔接、项目决策、审计稽查、竣工验收、运行维护等方面的工作中，工程档案具有非常重要的作用。水利工程档案管理内容划分非常的复杂，尤其是跨流域水利工程，划分出多个标段的档案，同时由于工作地点的不集中，在档案管理上还需要采用分级化的管理方式，才能保证档案管理的完整性、可用性和规范性。水利工程档案管理首先要建立科学化的档案管理体系，包括档案人员体系、档案收发体系、档案归类体系和分级化的监理体系，各个环节都要通过流程衔接，制度约束，才能够保证档案管理工作的有效性。

1.跨流域调水工程档案管理概念与特点

跨流域调水是对水资源合理应用的重要手段之一，其空间尺度较大、调水距离远、工期长、涉及单位多，所以建立跨流域调水工程档案对于保证工程规范化实施，提高工程项目质量，加强监理水平和后期的使用与维护工作具有非常重要的作用。跨流域调水工程的档案管理与一般的水利工程档案管理不同，其更加复杂、多变，牵涉企业众多，涉及环节繁杂，档案的利用率也非常的频繁。跨流域调水工程档案管理的特点主要包括以下几个方面。

第一，跨流域调水工程量巨大，单凭国家或者地方独立投资建设难以保证资金上的充足，所以往往都是由国家、地方、银行、投融资渠道等多方联合筹款兴建项目。而作为投资人对项目的效益尤为关注，这就要保证档案管理中τ诙嘣化的投资方式和比例档案管理到位，避免出现法律上的纠纷。

第二，在管理模式上采用项目负责制、招投标制、工程监理制和合同制的管理方式，这就需要有制度、规范协调各参与方的利益，并且通过工程档案的管理能够为后进入的施工方找到工作的参考依据和建设规范及标准，协调工作内容，保证工程项目的有序进行。

第三，跨流域调水工程的档案主要涉及到合同、设计文件、施工文件、监理文件、指示文件和其他类文件，各部分文件类型又划分出多种类型的子文件类型，如：设计文件包括设计图纸、设计变更、设计答疑等文件；合同文件包括采购合同、施工合同、监理合同等，要做到文件的统一和有序管理必须根据工程整体项目的实施过程有序的划分，才能做到档案的科学利用。

第四，跨流域调水工程工期长，施工企业参与和准入的时间不同，这就会导致工程项目的整体质量难以保证，所以工程档案管理中的施工建设参数、材料参数等重要信息可以作为施工过程的重要参考。档案管理人员不仅要熟悉水利工程建设各个环节的施工过程，而且要清楚的知道不同档案资料对不同企业的用途，做到档案的合理利用。

2.跨流域调水工程档案管理实践流程

跨流域调水工程档案管理能够为项目决策、项目建设、项目监理、审计稽查、竣工验收、投产运营、扩建改造、维修维护等提供全面可靠的资料支撑。档案管理工作流程包括前期信息的收集、立项资料的管理、设计资料的管理、招投标资料的管理、施工资料的管理、监理资料的管理和建设资料的管理等。根据跨流域调水工程的生命周期逐一的建立档案，形成有序的档案管理体制，在不同阶段都应制定及时有效的管理办法和档案管理细则，根据具体项目的建设内容进行档案的有序划分，始终保证档案的连续性和档案管理的可控性。

跨流域调水工程的过程管理非常重要，而档案管理内容则涉及到每个环节衔接的重要参考和质量控制标准。在档案管理中，要强化关键环节的档案管理，对每个子项目的建设过程细节进行控制和管理，保证工程质量和工程进度的顺利实施。首先在对招投标文件进行管理时要明确提出应归档材料的具体内容、数量与规范，便于对项目的参与单位进行统一协调管理；其次要在工程建设过程中，对工程建设数据和工程验收数据进行整体把控，保证档案信息与工程项目建设信息准确无误。最后将档案管理工作与工程建设的总目标联系起来，建立规范的档案使用制度，明确档案使用章程，使档案的使用更加规范化、科学化。

3.跨流域调水工程档案管理实践遇到的问题与解决方法

3.1档案管理与工程建设进度不同步问题

跨流域调水工程工期长，一些档案管理人员认为工作可以慢慢来，等一个子项目完成后再进行档案的整理。这种想法是错误的，档案管理工作是各工程有机的载体，只有保证档案资料的采集、分类与工程建设同步才能够做到准确无误。所以，档案的建设与管理必须要形成即时完成制度，各项目主管保证与档案管理人员的实时沟通，实施施工前的介入、施工中的控制和施工后的验收档案管理模式，杜绝事后突击整理档案的工作做法，保证档案信息的准确性。

3.2档案管理人员被动接收各种资料的问题

在跨流域调水工程中，档案管理人员被动接收各种资料的问题非常普遍，这导致档案的利用效率低，档案存在滞后性的问题。所以要打破档案管理的被动局面就必须要明确好档案管理的工作方向，处理好档案管理与工程建设之间的关系，使档案的收集和整理具有前瞻性和可控性，充分体现档案资料的价值和档案管理工作的重要性。

3.3档案管理与使用不规范问题

一些工程的档案管理完全是将所有资料交由档案管理员进行整理、分类和归档，这导致对跨流域调水工程档案管理不熟悉的档案管理员，将档案分类和归档错误，导致使用起来很难快速找到，并且容易出现数据错误的问题。此外，对于档案的使用也是随意调用，没有严格的审核手续，导致重要信息被窃取，档案的遗失等问题存在。所以在档案管理和使用过程中，要建立档案资料部门审核制度和档案移交管理制度，一方面由各主管部门进行审核，确定档案的分属类别，便于档案管理员进行分类管理，另一方面通过严格的档案移交手续，保证档案的使用途径准确，有利于档案管理员及时收回档案，杜绝档案的遗失问题。