会议记录表格

前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇会议记录表格范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。

会议记录表格范文第1篇

本章教学目的：

1·了解各类公文的特点及其对写作活动的影响。　2·了解各类公文写作的特殊规律性，掌握撰写的方法。

学时分配：10小时

教学环节：讲授习题习题讲评文例讨论

主要内容：

第一节陈述呈请性文件

一、陈述呈请性文件的特点

陈述呈请性公文的一般特点是：公文的强制执行效用仅表现为对受文者阅处公文的行为有强制性影响，但不能强制对方执行公文的内容；行文需满足诸多条件限制；语言平和。

二、请示

陈述呈请性文件的一种，用于向上级机关请求指示或批准。其正文一般由这样几部分组成：行文的依据、原因；待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及理由；行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”“当否，请批复。”“请审核批复。”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。

撰拟请示时应注意的事项。

三、工作报告

陈述呈请性文件的一种，用于在日常工作中，根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括：行文的根据（应要求还是有了情况主动汇报）或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法、措施、期限、考核指标等），如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语，有建议的报告提出批转建议：“以上意见，如无不当，请批转（单位）执行。”请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正（示）”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。

撰拟工作报告时应注意的事项。

四、调查报告

调查报告用于向上级机关反映调查研究的结果。其特点是针对性强；讲求新意；重对“研究”结果的反映等。

调查报告由标题、正文、作者、日期组成。

正文由导语、主体、结尾三部分构成。导语的具体形式有概述式、主旨直述式、结论式、设问式等几种。主体的结构形式有纵式、横式、交错式三种。

写好调查报告应注意的事项。

五、总结报告

总结报告用于在某项工作、某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作计划安排。

总结报告的正文主要包括：工作情况，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和不足；主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析，获得对工作规律性的认识；检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。

在撰拟总结报告时应注意的事项。

第二节会议文件

一、会议文件的特点

会议文件专门形成或使用于各类会议；信息传递交流过程中存在一个将文字形态的信息变换成声音形态信息的过程；同一文种的内容性质也会因会议性质、内容或作者身份的不同而有很大差异；同一文件的上下文部分的内容性质有时也将发生较明显的改变；……。

二、会议记录

在会议进行中完成的对会议组织状况和会议内容的原始记录，经履行必要的程序手续（整理、发言人或有关领导审阅签字、记录者签字等）后，会议记录可用于查证事实或指导工作。

会议记录有两个组成部分，一是会议的组织状况（会名、会址、时间、出席情况、主持人、记录人等）；二是会议内容（议题、发言情况、决议决定的内容、表决结果等）。根据内容详略程度的不同，会议记录可分为两种：摘要性记录与详细性记录。摘要性记录，只录发言要点和议题、结论、决定决议、表决结果等，常用于一般性会议。详细性记录是有言必录，不仅记下原意还需要记下原话，只有在重要会议上才采用。作会议记录是一项耳、眼、脑、手同时并用的艰苦劳动，要求记录者有较深厚的基本功，做到：快、准、全、清。

三、会议纪要

会议纪要用于记载和传达会议的情况与议定事项。

议决性会议纪要的正文主要要包括：导语，概述会议基本情况，如目的、会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发言人、报告人、主要议程、会议总体效果等（例行性会议可省略其中的某些内容）；议决的事项，即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益，或就某个问题形成的一致认识等；提出号召、要求，或提出执行议定事项的措施或要求。

消息性会议纪要的正文主要包括：导语；就会议议题与会各方发表的认识、意见；提出号召、希望、展望，或提出一个新问题，有时则以向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结。

撰拟会议纪要时应注意的事项。

四、会议报告

会议报告用于由领导者代表本机关依法定的程序或惯例向权力机关（大都为会议形式）或有关代表会议作工作汇报，经会议讨论通过后，文件的性质由陈述性转为领导指导性，文件中的有关部分将成为指导有关方面工作的纲领。

会议报告的标题除使用一般公文的标题外，还有几种特殊形式。受文者一般直称“各位代表：”“同志们：”等。

会议报告的正文由这样几部分构成：一是开头，简要说明代表谁、报告什么问题，提出审议要求即可，必要时则要交代一下根据什么来作报告。二是主体部分，具体有四个组成部分：首先是对工作情况、形势的说明与分析，对经验教训的总结，要求分清工作中的成绩与缺点、主流与支流 ；其次是指出今后所面临的任务；再其次是阐述完成新任务应采取的方针、原则与方法措施；最后是向下级机关或人民群众等提出要求或号召。三是结尾，通常主要为对未来前景的展望或对文件内容再作一个概括性总结。

在撰写会议报告时应注意的事项。

五、开幕词

开幕词是在大型隆重会议的开始由有关领导者所作的致辞。开幕词的主要内容包括：宣布会议开幕；概要说明会议背景、状况（人数、对象范围等）；介绍会议的组织过程、会议目的、中心议题、议程；向与会者提出希望要求；最后，以预祝会议成功的祝愿辞结束。从一定意义上说，开幕词就是会议的简要纲领。因此，在撰写时应注意文字的高度简洁明确，字句要铿锵上口，讲究一点声调的和谐配合。同时，应注意使文件有一定的说服力、鼓动性，以充分调动与会者开好会议的积极性。

六闭幕、

闭幕词词是会议的结束语，一般均很简短。其主要内容为：宣布会议闭幕；概述会议任务的完成情况、会议成果及其意义；肯定与会者的积极努力；向为会议做出贡献的单位或个人表示谢意；提纲挈领地提出新的工作任务；提出希望、号召和要求等。对闭幕词的要求，主要是简洁流畅，富于鼓动性和号召力。

第三节函、合同、计划

一、函

函是商洽性文件的一种，用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准。函有多种。

发函的正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料；提出希望或要求，如“请复文”“请予批准”“望予合作”等。有时以“此致”“特此函告”等结尾词作结。向对方请求批准的发函的正文与请示的组成情况相近。

复函的正文主要包括：指明所针对的来函（标题、文号、时间等）；答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望要求，致谢。有时以“特此函复”等结尾词作结，答复对方请求批准事项的复函，其正文组成与批复相近。

撰拟函时应注意的事项。

二、合同（协议）

合同是一种证明性文件，是由当事双方（或两方以上）为共同达到一定目的，明确相互责任、权利、利益关系而签订的书面契约。合同主要由这样几个部分构成：标题、编号、当事各方的名称（包括简称）、正文、作者签署、用印、鉴证机关用印、签约日期、附件、其他（电话、银行帐号、联系人等）。

正文主要包括如下几方面内容：订约目的；标的（各方所共同要求实现的结果）；各方的权利、利益、义务、责任；违约方面应负的责任及对其的制裁措施；文件有效执行期限；履约的地点及方式；文件份数与保管方法；对有关附件的说明（名称、效力）；仲裁机关；不同文本的效力等。

撰写合同文件时，应注意遵循特有的要求。

三、工作计划

工作计划用于对将要进行的工作活动提出目标并安排好实施步骤、措施和方法。对实际工作进程具有指导作用，同时也是总结衡量任务完成情况和效果的重要依据。其主要内容包括：提出目标、任务的依据；对完成任务的主客观条件的分析；工作任务及要求、指标；主要步骤、方法和措施；分工及完成任务的时限及其他有关注意事项。工作计划既可用文字叙述形式（文章），又可用表格形式，也可两种形式兼而用之。为使文件切实发挥效用，应注意充分调查研究有关情况和问题；积极稳妥地规定任务和指标；步骤、方法和措施务求具体而明确、便于检查和执行；文字表达过程中，一般不作议论，以说明为主。

第四节表格文件的设计与填制

一、表格的分类

文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件，它以线框表明字词的具体含义和组配关系，可以更加简明、直观、具体地表达信息。

根据不同的标准，可对表格文件进行多种划分。

二、表格文件的结构格式

表格文件一般由标题（表名）、正表、说明组成。

三、表格设计

表格设计的内容包括：明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式；选择用纸，确定幅面规格；确定文件的图文区与白边区尺寸；确定文件数据构成；确定数据项目的名称；确定各项数据的位置与相互次序；确定各栏目的尺寸；选定字体字号，选定线条的型制；作出有关数据的定义或说明，形成填报说明书、术语表、计算公式等。

表格设计规则是：实用、标准、通用、简便。

四、表格的填制方法

填写表格文件时应注意：按规定的项目和内容填写，不得随意增减项目；用语要高度精确，保证语意单一明确；字迹须工整、清晰。

思考题：

1·撰写陈述呈请性公文、会议公文的一般规律是什么？

会议记录表格范文第2篇

开始的时候做记录没经验，会上无论谁发言，我都匆匆忙忙埋头记录，不敢漏掉每一句话。没有学过专业的速记，记录的难度可想而知，通常会后整理的时候连自己都无法辨认写的是什么，整理会议纪要更不分轻重主持，突出不了重点。虽然尝试从书上学习，但是只能找到一些范文，没有一本书告诉我怎样做更加高质量、高效率，于是我自己琢磨捷径。

会开得多了，渐渐悟出了一些窍门，总结了一些经验，会议记录不再是苦差事，尤其是欣赏自己写出来的东西，很有成就感，再听到同事老板的赞扬，那感觉就更好了，整理会议纪要竟然成了一种创作和享受。

做会议记录听起来没有什么技术含量，写纪要也不是太难的事，却并不是人人都会，要做好更不容易，以下是我十几年来的体会，写下来与大家分享，希望对那些刚参加工作的人有帮助：

第一,无论是开什么样的会，会前一定要仔细阅读会议资料，了解开会的意图和要达到的目的。即使会议讨论的内容是你所不熟悉的领域，比如是很专业或技术性很强的会议，明白了会议要解决的问题，你都不用担心。

第二，虽然老板要求做记录，你并不需要埋头记录，反而应该抬头聆听，首先听明白发言的人在说些什么，然后用最简洁的话把要点记下来。电影电视上，我们经常看到开会的时候老板对秘书说：赶快记呀，一定要记下来。实际听明白要远比记下来更重要，否则，你记下来的只是只言片语，整理的时候很难派上用场。

第三，没有必要记录每个人的发言。通常讨论的环节要逐个发言，没有必要把每个人说的话都记下来，而是理清他的主要观点，找出和其他人的异同。对于关键人物的发言和观点不同的发言，要作上记号。有些会一开就是半天，记录的草稿会有几页，尤其是感到疲劳的时候，更要做好记号。

第四，会后写纪要应趁热打铁，趁着印象深刻，写起来要容易得多。不要急于动手，要先翻看整个记录，回顾整个会议的内容，对记录的材料进行分类、归纳，确定从哪几个方面整理。对众多零散的材料分类之后，就可以动手写了。

会议记录表格范文第3篇

一、岗位概况

岗位名称

行政文员

所属部门

行政人事部

直接上级

行政人事部经理

直接下属

无

管辖人数 0人

岗位定员

1人

岗位概述

在行政人事部经理的带领下，完成各项行政工作，监督公司制度的实行，为公司以及全体员工提供行政服务。

二、岗位职责及工作内容

1.前台接待

①接待客户、宾客和面试人员等来访人员

②公司快递、信函、资料的收发、登记及汇总统计

③维护前台秩序及环境

2.修订公司制度与实行监督

①协助行政人事部经理制定、修订相关行政制度，适时提出调整完善建议

②监督其他部门执行公司的相关制度与规定

3.考勤管理

记录、整理每月员工考勤相关数据并汇总统计

4.草拟公司文件

根据行政人事部经理的指示，草拟信函、表格等公司相关文件

5.管理办公用品

①日常办公用品的保管、发放和登记

②负责公共办公设备的保管与日常维护

6.会议相关

①做好部门会议记录，并在会后及时整理成会议纪要

②负责公司各级会议的会务工作

7保密工作

对所保管以及所处理的文件资料做好相应的保密工

8.其他工作

完成行政人事部经理交办的其他行政工作

三、任职资格

学 历

大专或大专以上学历

专 业

行政管理、人力资源、法律、文学、管理等相关专业

经 验

一年以上相关工作经验，优秀应届毕业生亦可

身体条件

健康，无传染病史

能力要求

1.亲和力好，具有良好的沟通技巧

2.敏锐的分析、判断能力，良好的团队、服务意识

3.良好的创新思维和较强的学习能力，并具有较强的文字写作功底

4.熟练使用OFFICE办公软件

四、工作环境与劳动条件

工作场所

公司前台处

环境状况

舒适

危险性

基本无危险，无职业病危险

办公设备

电脑、电话、打印机、传真机等相关办公设备

五、工作规范

1. 必须认真遵守公司各项相关的规定与制度。

2. 对待来访客人，必须礼貌接待，认真聆听其来意，有必要时做好记录，如遇无法处理的事情时，则请客人稍等，请求上级出面解决。

3. 对所收取的快递、信函、资料要做好登记，并保证记录信息的完整和准确。

4. 要保证前台环境整洁干净，前台秩序有条不紊。

5. 要保证草拟的信函、文书、表格和统计资料等相关文件数据准确，无错字别字。

6. 在执行监督的职能时，应保证遵循公平公正的原则按照一定的标准对待所有部门及员工，尽职做好监督工作，不得弄虚作假、徇私wu弊。

7. 做好日常办公用品的保管和发放工作，保证日常办公用品库存充足，发放合理有序。

8. 做好公共办公设备的保管与维护工作，保证各公共办公设备使用顺畅。

9. 认真、及时完成行政人事部经理所交办的各项行政工作。

六、相关工作流程

1.快递、信函、资料代收及转交流程

快递接收人 行政文员

所需表格

《公司往来快递、信函、资料收发登记表》

《公司往来快递、信函、资料收发登记表》

2.快递邮递流程

行政文员

员工

所需表格

《快递详情单》

快递到达前台，签收并登记相关信息。

通过工作QQ联系快递接收人。

快递接收人到前台签领。

填好快递表单，并与邮寄物品交付行政文员。

联系快递收发员邮寄快递。

3.面试人员来访接待流程

到达公司前台。

询问其相关信息、引导就座、倒水并请其填写面试登记表，同时做好面试记录。

会议记录表格范文第4篇

数字化审计的基本模式

“数字化审计”与传统的账表式审计不同，传统的审计对象是被审计单位的凭证、账簿、报表，而“数字化审计”对象是被审计单位的电子数据和信息系统。“数字化审计”是以被审计单位计算机信息系统和基本数据库原始数据为切入点，在对信息系统进行检查测评的基础上，通过对基础数据的采集、转换、验证，并运用查询分析、多维分析等多种技术方法构建相关模型，进行数据分析，形成数据分析报告，发现异常数据，把握总体、突出重点、精确延伸，从而实现审计目标的一种审计方式。

结合审计项目，可将“数字化审计”模式定义为：在具体的审计项目中，审计人员通过充分的审计准备，掌握被审计单位相关情况后，将审计或审计调查（以下统称为审计）目标转化为审计中间表，继而通过实地取证、问卷调查、布置自查、座谈咨询等方式取得被审计单位的财务、业务电子数据和相关资料，然后统一进行汇总分析判断得出审计结果。

“数字化审计”在送达审计项目中的应用方式

送达审计是指审计组织按照审计法规的规定和要求，通知被审计单位将应该审计的全部资料，如期报送到审计组织所在地进行的审计。开展送达审计，可以省去审计人员往返被审计单位的时间，降低审计业务费用；可以回避和推辞被审计单位的宴请等，促进审计机关廉政建设；可以整合审计资源，发挥整体效应。但是开展送达审计，审计人员远离被审计单位，与被审单位人员接触机会大为减少，并且被审计单位主要是将账本资料送到审计机关接受审计，审计的范围受到局限，不便于发现账本以外的情况。因此近年来，送达审计多数适用于简单审计项目，例如部门预算执行审计、财务收支审计等。如何将送达审计运用于重大审计项目，是摆在审计机关面前的一个新课题。笔者认为，可运用信息化的先进理念，取“数字化审计”之长，补送达审计之短，切实提高审计效率，提升审计质量。

以下以厅局级党政部门领导干部经济责任审计项目为例，在严格遵守审计准则的前提下，将“数字化审计”贯穿于项目全过程，进一步优化审计业务流程，规范审计行为，降低审计风险。

1.审前准备阶段。该阶段的工作主要是通过审前调查，广泛听取各方面的意见和查阅有关资料，重点掌握被审计领导干部的工作思路、工作举措，梳理被审计领导干部所做的重要决策、重点工作、重要资金安排，判断可能存在的问题及问题的重要性，确定审计的目标及审计重点。具体操作中主要做好以下三项工作：一是将目标表格化。首先将目标细化、假设问题、设计表格，以报告结果为导向将审计目标通过数据规划和问题假设，转化为计算机可以操作的数据表格。二是将表格分类化。如分为被审计领导干部需提交的书面材料、被审计领导干部所在单位需提交的材料两类。三是将分类要素化。针对被审计领导干部个人，分为任职情况、工作思路、经济决策、经济管理、个人廉洁、存在不足等要素。针对其所在单位，应根据单位职责具体制定。厅局级党政部门单位，分为规划总结、目标结果、会议记录、内控制度、财务资料、基建情况等要素。四是将要素层次化。如将单位规划及总结情况细化为工作规划、工作计划、年度工作总结三个层次内容；将工作目标及结果细化为任期内省委、省政府下达的工作目标及考核检查结果两个层次内容；将会议记录情况细化为厅（局）长办公会议记录、党组工作会议记录、各类专题会议记录等；将内控制度细化为单位内部管理制度制定执行、内部审计工作实施两个层次内容；将财务资料细化为本级及下属单位两个层次内容；将基建情况细化为立项资料、批复文件、招投标资料等层次内容。

2.审计实施及报告阶段。该阶段的工作，一是要严格按照审计实施方案的要求，采集、核对、传输、汇总电子审计数据。二是分析电子数据，发现审计疑点，梳理并确定取证方式。三是根据疑点，采取查阅被审计单位送达的财务业务资料、约谈被审计单位有关同志、要求提供各类专项检查结果等方式进行分散核实。四是以审计内容为基础，以定量和定性相结合的方式，对被审计单位作出客观公正、实事求是的评价。

3.结果应用阶段。该阶段的工作，一是要将审计结果数据化。设计对应数据表，对审计结果进行结构化整理，主要包括项目名称、项目年度、所属行业、评价内容、查明的主要问题、问题整改情况等内容。二是将审计结果累积化。经统一规划的审计结果数据，经过一段时期的积累，形成审计结果数据库，为综合报告的撰写和趋向性问题的归纳分析提供数据支撑。三是将审计结果公开化。通过现有四级网络互联平台，在保证数据安全的前提下，依托OA及门户网站，在全省审计机关内部实现资源共享，并适时向社会公开部分涉及民生的审计结果报告，着力提升审计的影响力。

结合信息化现状，

深化“数据式审计”的几点思考

“数字化审计”模式与传统审计相比，实现了对被审计事项从凭经验孤立判断到运用审计模型成批筛选全面分析的转变，有利于强化审计的宏观服务成果，有利于从体制和机制管理的层面上分析问题，有利于从更高层次提出审计意见和建议。但在具体操作中，审计目标的数据化、审计数据的存储、审计证据复核及审计证据分析模型的构建、审计信息交互管理平台的创建、审计人员素质能力的提高等问题值得关注。

1.审计目标数据化是“数字化审计”的前提。

开展“数字化审计”，首先是将审计目标数据化，其中问题假设和表格设计是关键。假设的问题应能准确反映审计的目的，而且问题确切、具体、重点突出，能使被审计者乐意合作，如实反映，提供准确的数据信息，协助达到审计的目的。同时，统一的表格及问卷还要便于信息的统计和整理。其次是畅通数据传输途径，搭建若干个送达审计室，审计室内应具备丰富的网络接口和一定的可视化设备，有条件可部分审计室部署VPN（虚拟隧道）以便用于与被审计单位人员展开互动。第三是完善数据存储平台。部署送达审计数据中心。一方面的作用是办理被审计单位提供的各种资料、数据交接手续，另一方面将提供的各种资料、数据转换电子数据存入送达审计数据中心，按标准格式转换清理完毕后，按角色权限调用分析。该送达审计数据中心可以依托江西省审计厅数据中心建设（未建，已规划），硬件和大部分软件复用江西省审计厅数据中心。

2.原始电子数据的复核及审计证据分析模型的构建是“数字化审计”的关键。

“数字化审计”模式下，大量的分析判断建立在原始电子数据汇总的基础上，如果基础数据出错，将直接影响结果。为此，对原始电子数据及其汇总结果必须进行分析性复核，复核验证原始数据是否完整准确，复核验证汇总结果是否符合常理，避免审计证据的“先天不足”，确保电子数据的相关性、有效性，确保汇总结果准确无误，保证审计调查报告建立在证据充分、适当、客观的基础上。

“数字化审计”模式的核心是对原始数据进行处理分析。所谓数据分析，即对原始电子数据按一定思路形成自身所需的审计中间表的基础上，运用查询、挖掘等方式进行数据分析，从而达到把握总体、突出重点的审计目标。处理分析的关键是审计证据分析模型的构建。建立的分析模型既可以从不同层次、不同角度对数据进行横纵向趋势分析，通过计算各种指标来把握总体，关注绩效，提出政策层面、操作层面存在的问题；也能使不同的审计人员利用分析模型得出一样的分析结果，减少审计人员人为因素对调查结论的影响，确保审计工作质量。

3.审计人员业务素质和能力的提高是“数据式审计”的保障。

会议记录表格范文第5篇

“好经验要大家分享！”在大家的强烈要求下，晓荷将工作心得和盘托出：“通知会议并不是一项轻松的工作，要河里洗铁盒―面面俱到。除了会议召开时间、地点以外，还要分配与会人员的角色（召集人、参与者），之后还要了解哪些人能够到会，为安排会议发言顺序等做准备，就说说4月底召开的总经理办公会议吧……”

1．会议通知 考虑周到

撰写和发送通知是会议组织的第一步。如果电话通知或逐个发邮件，效率太低，我要让聪明的Outlook来做这项工作。

打开Outlook 2003，单击左侧“导航窗格”内的“日历”按钮，使其上方显示2006年3月和2006年4月的日历（单击“导航窗格”左上和右上角的按钮可以查看其他月份的日历），接着单击日历中的“2006年4月21日”，使“4月21日星期五”的日历显示在窗口中间。假如会议安排在当天上午10：00至12：00举行，就拖动鼠标,选中日历中的1000至1100区域。

时间确定了之后，该通知参会者了。会议有大小，角色有轻重，选中的区域内右击鼠标，选择快捷菜单中的“新会议要求”（如图1），单击“收件人”按钮，在如图2所示对话框中按住Ctrl键选中与会者的邮件地址。必须参加会议的人员，单击“必选”，视自身情况决定是否与会的人员就单击“可选”，将选中的地址放入对应的框内，会议对每个人是否重要，就标明清楚了。

会议在哪儿召开呢？一定要通知清楚。在对话框的“资源”框输入会议召开地点（例如“公司总部二楼会议室”之类），确定后回到如图1所示窗口。接下来，在“主题”栏内输入会议名称，假如没有输入会议召开地点，可以打开“地点”下拉列表选择以前用过的地点。最后，在窗口下方输入出席会议需要的注意事项，比如“请携带分公司季度财务报表”，重要事项就不会耽误了。

千万别错过了开会时间！还好Outlook 2003提供了“标签”、“提前”和“时间显示为”三种“提醒”方式。打开“标签”下拉列表，可以选择一种说明会议重要性的颜色；选中“提醒”，在“提前”下拉列表中选择出席会议需要提前的时间，届时Outlook 2003会弹出对话框提醒；如果需要以电脑播放音乐的方式提醒用户，可以单击图1中的“小喇叭”图标，打开对话框选择要播放的提醒音乐文件。

好了，开始发送通知！操作上与其他邮件没有别的区别，打开“账户”下拉列表选择代表会议召集人的账户，单击工具栏中的“发送”按钮，就可以将这个会议通知发给要参会的员工了。

2．来不来告诉我

“上周三，我之前和客户约了时间见面，后来又被通知参加季度总结会和市场部的‘头脑风暴’，都不能缺席，真是分身无术。我们安排会议怎么避免参会者的时间撞车呢？”

晓荷笑着说：“冲突是可以避免的，Outlook 2003发送的会议通知可以让与会者反馈信息。”

小提示

当打开如图1所示窗口的“动作”菜单，选中“请求响应”和“允许建议新的时间”以后，接收到的邮件除了“主题”、“发件人”等信息外，日程邮件上方会有“接受”、“暂定”等按钮（如图3）。单击“接受”按钮，就意味着用户决定参加会议，这样不仅会在他的“日历”中安排该会议，他还会在召集人更改会议信息后收到更新邮件。他人查看该用户的“忙/闲”时间，则该时间默认显示为“忙”；如果不能确定是否有时间参加会议，用户可以单击图3所示邮件中的“暂定”。此后会议日程会放入该用户的“日历”，对应的时间对于其他人显示为“暂定不可用”。如果确实没有时间，这个员工会单击“谢绝”，此时会议日程不会加入该用户的“日历”（该段时间空闲），但是他与会议召集人的联系并不会中断。一旦会议日程变更，他仍然会收到通知。只要选择了其中一个按钮，就会弹出如图4所示对话框。不参加的话，给个理由先。选择“发送前编辑响应”（如图5），可以说明自己“暂定”或“谢绝”的原因，完成后单击“发送”即可将结果反馈给会议召集人；选择“现在发送响应”，可以立即把自己的决定发送给召集人；选择“不发送响应”就关闭对话框。

3．看看谁来赴会

大家把时间都反馈过来了，我们来好好查看一下。单击会议邮件中的“建议新时间”按钮（如图6），可以看到其中列出了所有与会者的姓名和邮件地址，它们的右边就是根据上面的反馈列出的忙闲状态。此时可以单击“自动选取下一个”按钮设置建议时间，也可以手工设“会议开始时间”和“会议结束时间”。完成后单击“建议时间”按钮，就可以将邮件发送出去。先征询了大家的时间，撞车的情况就不会出现了！

最后具体有哪些参会者？双击“日历”中的某个会议，打开如图7所示窗口的“计划”选项卡，就能看到被通知参加会议的所有人员列表了。鼠标指向某一时间段下面表示与会人员状态的彩条，就可以在提示框内看到有关会议时间、地点和名称的信息，而对应某个用户的彩条颜色和形状表示他能否参会（其意义显示在选项卡左下角）。“以前一个个地人工问询并记录，现在变得这么自动化，确实神奇！”

4．会议日程大家看

“现在一切都提倡透明化，我近期的会议安排要是能放到一个平台上，让大家方便看到就好了。”

“非常简单”，晓荷说：“收到会议邮件以后，单击‘日历’按钮，就可以把会议的日程放入本地日历，以后只要打开日历就可以方便地查看会议日程。”

小提示

Outlook 2003提供的会议安排查看方式非常灵活。假如需要查看某一段时间内的会议或其他活动，只需要选中“日历”导航窗格中的相应日期，对应的日历就会显示在窗口中间。单击工具栏中的“每天”、“工作周”等按钮，就可以扩大或缩小工作日程的查看范围。

领导发话了，要需要了解会议的详细内容。没问题，只须选中“视图阅读窗格”子菜单下的“靠右”或“底端”，就可以在指定位置打开“阅读窗格”，更详细地了解其内容。如果需要改变“阅读窗格”的大小，只要把光标放到“阅读窗格”的左侧（“靠右”放置时）或上边（“底端”放置时），就可以按照光标的指示改变其大小了。单击“视图阅读窗格”子菜单下的“关闭”，便可关闭。

5．有会提醒我

每天早上，准时的闹钟让我们别迟到，而在电脑上，我们也需要一个工具来提醒自己别忘了会议。只要Outlook 2003处于运行状态，就可以根据设置进行会议提醒（如图8）。单击对话框中的“打开项目”按钮，会弹出类似图1所示的窗口，有关会议安排的更多信息就尽在眼前了。

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一遍不够？再来一遍，就像一些人早上需要两个闹钟一样。单击图8所示对话框“暂停”右侧的下拉按钮，可以从中选择再次提醒的时间间隔，单击“暂停”按钮可将对话框关闭。如果这个提醒不再需要查看，单击其中的“消除”按钮可以将其去掉（它在日历中的标签仍保留）。

6．会议记录就地取材

“会议记录是非常重要的，除了录音、录像以及纸张记录，我们还有什么好方法把会议的中心方便记下吗？”

“Outlook里的‘日记本’就不错。”单击“文件新建日记条目”，打开新的日记条目编辑窗口，输入主题，选择“条目类型”为“会议”，“单位”里输入主办单位，“开始时间”已自动填好，单击“起动计时器”按钮，在多行文本框中输入会议讨论的主要内容，完成后单击“暂停计时器”按钮，“持续时间”就是会议所持续的时间。

我们还可以在“联系人”选择这次会议的参与者，再点击“类别”按钮，选择“会议记录”。最后，点“保存并关闭”按钮，一个会议记录就编辑好了，非常实用（见图10）。

“我这里介绍的只是Outlook 2003的一部分应用，如果公司局域网用上了Windows SharePoint Services和Exchange Server 2003，会议等工作日程也上了网，Office将有更充分施展才能的空间，发挥更大作用（见图11）。”

“几乎全都自动化了，非常实用！五一放假回来我要一试身手！”

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实用会议模板

大力发扬“拿来主义”精神，借助标准化模板，会议组织将更顺利（见图9）！

会议申请：/zh-cn/templates/TC100947102052.aspx

会议室使用预约表：/zh-cn/templates/TC100622522052.aspx如果不借助Outlook，简单的表格，有时候作用也不小。

会议议程：/zh-cn/templates/TC010785062052.aspx凡事提前安排，顺序清晰，提前让参会者心中有数。

会议邀请函：/zh-cn/templates/TC011344892052.aspx邀请贵宾，格式要千万注意，这是关系到企业形象的问题。

会议桌牌：/zh-cn/templates/TC060860112052.aspx桌面上的姓名标注，三折就能成为立体标牌。

会议签到表：/zh-cn/templates/TC010175912052.aspx迟到者是否请到迟到席，就由制度而定了。

会议纪要：/zh-cn/templates/TC010184112052.aspx会议记录格式的优秀范本，要点清晰、布局合理，电子记录或手工记录都非常实用。

会议费支出报销单：/zh-cn/templates/TC100948532052.aspx会议报销专用，为一堆发票找到合适的落脚点。

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在工作中要善于运用各种武器，联合作战。

用Excel建立联系人和日程简表，用颜色直观地辅助时间管理；用Office 2003群发短信通知重要人员到会，两重保险；邀请函可以到网上下载包括Word、PPT、Publisher等在内的各种美观模板；在文件批量打印之前，注意用Word自带的校对功能查看波浪线上面的错字；对外会议，可以用Visio进行会场设计；别忘了制作一批公司标志，贴于纯净水瓶、笔记本电脑、会议礼品等处，于细微处体现公司的良好形象；用Tablet PC和One Note结合进行电子签到，还可以在入口处拍照最后用照片进行现场抽奖；会上准备一个摄像机通过Windows媒体服务器实时转播，防止后排与会者看不清主席台；最后视情况把会议光盘进行刻录，发给员工或送给尊贵的嘉宾，也是很有意义的事情……

“晓荷一口气说了这么多，看来里面的学问太大了！”