会议记录的格式

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会议记录的格式范文第1篇

关键词：政府财务会计；政府预算会计；改革路径；

作者：张琦

近年来，随着我国在公共财政、公共管理与政府治理等方面改革的不断深入，现有的政府预算会计系统越来越难以满足公共领域的信息需求，政府会计改革势在必行。然而，在我国既定的财政、预算管理体制下，如何能既提高会计系统的信息含量与质量，以满足公共领域相关改革的需求，又不削弱会计系统预算管理的重要功能，成为改革的难题。本文从分析我国政府现有会计系统的局限性入手，借鉴国际公共部门会计准则委员会(以下简称“IPSASB”)与美国政府会计准则委员会(以下简称“GASB”)的有关做法，探讨一种适合我国的政府会计改革路径。

一、我国现行预算会计系统的局限性与改革研究的“两难局面”

我国现行政府预算会计系统的局限性是政府会计改革研究的逻辑起点，对它进行分析能够明确未来改革的基本方向。

(一)我国现行预算会计系统的局限性

我国政府现行的会计系统是一种核算、反映和监督政府及行政事业单位以预算执行为中心的各项财政资金收支活动的专业会计，其目的主要是为国家预算执行服务，它是国家财政预算管理的有机组成部分，是实现国家财政职能、执行国家预算的重要手段(财政部会计司，2005)。因此，我国政府现行的会计系统又被通称为“预算会计”。毋需置疑，现行的预算会计系统在保护国家公共财产安全完整，强化财政预算管理，贯彻落实国家宏观政策方面发挥着重要作用。但随着我国公共领域相关改革的不断深入，现有预算会计系统越来越显现出局限性，具体表现为：

第一，现有会计系统不同于西方国家的政府会计，无法全面反映政府整体的财务状况与运营情况。我国预算会计系统强调为预算管理服务，因而造成整个会计系统侧重预算资金的收入、支出及结存的核算，其财务报告(预算收支决算报告)也主要是针对财政收支及预算执行情况。对于政府控制的大量长期资产及其消耗情况、政府承担债务以及还本付息情况等信息在我国现有预算会计系统中缺乏完整的披露。

第二，现有会计系统也非真正意义上的预算会计，难以完全发挥预算管理的作用。我国现有的政府会计系统虽冠以“预算”会计之名，实际上却是财务会计与预算会计的混合体，这表现为：一方面，除了反映预算收支情况外，现有预算会计系统还部分反映了资产的存量信息。例如，在购置固定资产时，现有系统既反映预算支出(预算会计信息)，也反映固定资产的增加(财务会计信息)；另一方面，现有预算会计系统确认的资产并非完全源于预算资金，它还可能源于非预算资金。其次，现有的预算会计系统(如财政总预算会计)主要披露财政部门的预算分配信息，但未在同一系统中反映预算单位的实际执行信息，难以反映预算资金运动的全貌。此外，随着预算管理制度的不断改革与完善，滞后的预算会计系统难以真实、完整地核算和反映实施国库集中收付制度和政府采购制度后出现的新业务，也无法为编制部门预算、实行“零基预算”办法，提供相关的会计信息。

第三，现有会计系统按照组织机构分别设置会计制度，缺乏完整统一的体系，所披露的信息具有片段性。我国的预算会计制度体系按照财政部门、税务部门、国库、行政单位与事业单位等组织机构分别设置，财政总预算会计反映预算资金总的取得与分配情况，行政单位会计与事业单位会计主要披露单位预算资金的实际使用情况，税收会计等则反映预算资金的具体来源。但上述各会计系统的科目设置与报表系统自成体系、缺乏衔接，既难以全面反映政府预算资金整体收支流程(包括取得、分配与使用过程)，也无法完整地反映各级政府的资产、负债和净资产全貌。

(二)我国政府会计改革研究的“两难局面”

综上所述，我国现有的政府会计系统既非单纯的预算会计系统，也非西方国家的政府会计系统，而是一种缺乏完整性与系统性的政府预算会计与财务会计的混合体。这种混合会计系统既无法反映政府整体财务状况、运营业绩，也难以提供全面的预算信息，发挥预算管理的优势功能。为了解决这一困境，我国学者大都主张引入西方国家的政府会计概念，逐步采用应计制基础替代现有预算会计系统中的现金制基础，使我国未来的政府会计系统能够更好地服务于公共受托责任的解除目标。

然而，引入西方国家的政府会计概念与采用应计制并非政府会计改革的“万能良药”。一个典型的例子是，政府资产的消耗情况是众多利益相关者关注的问题。在政府会计系统中引入应计制，对固定资产计提折旧似乎成为改革的必然选择。然而，如果不对我国政府现有的会计系统进行适当调整，简单在其中对固定资产计提折旧，将会误导预算信息使用者的判断。对于预算信息使用者而言，折旧费用既非政府财务资源的来源，也非财务资源的实际使用。预算会计中的折旧信息将造成该政府主体需要增加预算资金补偿的误解。

由此可见，能否在我国政府会计中采用西方国家的做法，直接引入应计制，值得反思：其一，西方国家受新公共管理运动的影响，公共受托责任的内涵由过程评价逐渐转换为结果评价，其政府会计采用应计制能够反映政府控制资源的存量与结构、承担债务的规模与偿还情况，以及政府的营运成本，有利于对政府进行结果评价。但我国政府目前仍强调预算过程控制(如收支执行过程是否符合预算安排)，现金制相对应计制能更有效地服务于预算的过程控制目标。其二，西方国家政府治理的重点已逐步由合规性管理转为绩效管理，而应计制会计能全面反映政府资产、负债、收入与费用，较好地满足了政府绩效管理的信息需求。但我国目前仍强调合规管理，政府会计系统的重点在于政府资金取得与使用的合法合规性，如政府的支出控制(确保支出总量不突破预算和法律的规定)等方面。现金制在核算资金的流入与流出方面具有固有的优势，能较好地满足合规性管理的需求。

鉴于以上分析，我国未来的政府会计改革，不能一味地强调以西方国家的政府会计系统替代我国现有的预算会计系统，也不应简单比较应计制与现金制的优劣，盲目地以应计制取代现金制，或者直接在现有会计系统中增加应计制运用的比重。在分析我国政府会计的改革路径时，有必要再明确政府会计与预算会计的关系、我国政府会计改革的现实目标，以及政府会计基础的选择策略等问题的基础上，提出政府会计系统新的构建思路，为我国未来政府会计改革的实施选择一个合适的切入点。

二、我国政府会计改革研究亟待明确的问题：改革路径设计的前提

我国现行预算会计系统存在的上述局限以及改革研究的两难局面引发出一系列亟待解决的理论与实务问题，它们的解决是我国未来政府会计改革路径选择与设计的前提。

(一)政府会计与预算会计的关系

正确界定政府会计并区别预算会计是政府会计改革的理论起点与实施前提。在辨析政府会计与预算会计关系的相关文献中，大致存在以下观点：一是政府会计基本等同于预算会计(刘学华，2004)。这些文献认为，我国使用的预算会计概念就是西方国家使用的政府会计概念，二者只是名称不同，并无实质性区别；二是政府会计包括预算会计。目前持这种观点的学者较多，他们主要按照“支出周期”的观念，认为预算会计是追踪拨款和拨款使用的政府会计，它是政府会计的一个重要组成部分(王雍君，2004)；三是预算会计包括政府会计(张月玲，2004)。持该观点的学者按照“组织类型”构造框架的思想理解预算会计，认为预算会计包括财政总预算会计、行政单位会计、事业单位会计、国库会计、基建会计及税收会计等部分，而其中只有财政总预算会计与行政单位会计才能被称为政府会计。

本文赞同上述第二种观点，认为预算会计是政府会计的一个重要组成部分，政府会计除了反映预算编制、调整与执行过程中的预算信息外，还需要全面反映政府的财务状况、营运业绩等财务信息。完整的政府会计系统至少应由反映政府预算信息的预算会计子系统与反映政府财务信息的财务会计子系统共同构成。

(二)我国政府会计改革目标的现实定位

政府会计应在公共领域扮演何种角色，发挥何种重要作用将决定改革的目标定位。美国联邦财务会计概念公告第1号《联邦财务报告目标》(SSFACNo.1)将政府财务报告的目标归纳为预算的真实性、运营绩效、受托责任以及系统和控制四个方面(陈工孟、张琦，2004)。可见，西方国家的政府会计与政府受托责任、绩效评价、预算管理等是密切相关的。

本文认为，政府公共受托责任的解除与政府绩效评价都需要多元化信息的支持，单纯的会计系统难以全面满足其需求。因此，以解除公共受托责任或政府绩效评价作为我国现阶段政府会计改革的目标较为理想化，以此为目标构建会计系统缺乏实际操作性。回归会计的本质功能，我国政府会计改革现阶段的目标应兼顾两个方面：一是财务管理目标。该目标下政府会计信息主要体现为各种财务信息，包括政府公共资金的使用效率(主要是全面成本核算系统的建立)、对政府资产的管理水平(包括存量信息、流量信息与耗费信息)、政府承担债务的规模与结构以及偿还能力等；二是预算管理目标。政府预算是一种强制性的法定预算，它强调立法机构对政府资金使用的控制。预算一旦被立法机构批准，政府必须强制执行，调整空间较小。在预算管理目标下，政府会计主要用于披露预算编制与执行各环节的信息，包括初始预算编制信息、预算调整信息、最终预算信息以及预算执行信息等，并确保各环节预算信息披露的完整性与及时性。

(三)我国政府会计核算基础的选择

政府会计核算基础的选择是近年来政府会计的学者们探讨频率最高的话题。大多数学者通过比较应计制和现金制的优缺点后认为，在政府会计基础的选择上，应计制要优于现金制(陈胜群等，2002等)。学者们还指出，鉴于应计制固有的缺陷和引入的障碍，政府会计不可能一次性、全盘地引入应计制基础(陈立齐等，2003)。

然而，值得注意的是，现金制的优点在于会计系统对现金流转情况的反映与控制，应计制的优点则在于主体财务状况的全面评价以及提高政府活动资源耗费与成本的透明度(程晓佳，2005)。因此，政府会计在选择核算基础时，面临着两难的选择：较大程度地运用应计制有利于政府的财务管理与绩效评价，但不利于政府的预算管理，而较大程度地运用现金制则正好相反。本文认为，在设计我国未来的政府会计改革路径时，需考虑会计系统不同类型子系统的具体需求，分别发挥应计制与现金制的优点，并确定两种基础运用的程度。

三、我国改革路径的现实选择：财务会计与预算会计的适度分离与协调

我国未来的政府会计改革既要以提供完整的财务信息为目标，又不能以削弱会计系统的预算管理功能为代价。政府会计系统必须进行功能划分，否则，在保持我国现有混合会计系统的前提下，笼而统之地探讨政府会计改革问题将无法兼顾上述目标。本文认为，分别构建政府财务会计系统与预算会计系统，发挥两类不同会计系统各自的优势功能，是我国未来政府会计改革的一种现实路径选择。

(一)政府财务会计与预算会计的适度分离

政府预算会计与政府财务会计需在充分考虑其各自特点的基础上分别予以构架。

1.政府预算会计系统的构建

新的政府预算会计系统应以服务于政府预算管理为最终目标，它关注政府资金使用计划的拟定与实际执行情况。政府预算会计的构建需要考虑以下因素：

第一，构建目标应侧重会计系统与预算系统的衔接，披露预算各环节信息。

预算会计系统是政府披露预算编制、调整与执行情况的主要渠道，它对于改进公共部门财务透明度而言非常重要。通过预算会计系统，政府官员向公众披露在已批准预算中授权范围内的活动，有利于解除政府官员在预算方面的受托责任(Hughes，2004)。基于此，IPSASB在2006年颁布的24号准则《财务报表中的预算信息披露》与2004年的研究报告《预算报告》中要求预算会计在三个环节与预算系统衔接：(1)预算编制与事前报告过程。在该过程中，会计系统为预算编制提供前瞻性财务信息；(2)预算执行与会计控制过程。在该过程中，预算会计系统应设立预算收入、拨款、分配、承诺等账户，以便预算与实际结果进行对比；(3)事后预算报告与评价过程。在该过程中，报告主体往往在财政年度末公布事后预算报告，如预算与实际比较报表等，以便信息使用者对预算执行情况做出评价。

第二，会计核算基础的选择需符合预算管理不同阶段的需要，现阶段应以现金制为主。

不同阶段的预算系统可以采用不同的核算基础，即现金制基础、修正制基础与应计制基础：(1)当预算系统以保证预算资金使用的“合规性”为目标时(如目前大部分国家)，它将侧重于资金的过程控制。在该目标要求下，由于现金制下的现金信息将比应计制下的资产与负债信息更能方便信息使用者理解，预算系统往往采用现金制。(2)当预算系统以控制政府全部资源的使用绩效为目标时，它将侧重于对政府资产与负债的存量、结构与流量的反映。在这一目标下，应计制将发挥优势，弥补现金制在资产与负债信息披露方面的不足。(3)当预算系统处于上述两个阶段的过渡状态时，它可能采用修正的现金制或修正的应计制基础，预算系统主要报告流动资产与流动负债，以反映政府财务资源的使用情况。我国目前的法定预算强调资金使用的“合规性”，预算编制采用现金制基础。因此，预算会计体系应遵循与预算编制相同的基础，也采用现金制。

第三，会计主体应整合所有预算资金的使用单位，核算对象包括预算资金流转的全过程。

如前文所述，我国现有的预算会计制度是按照单位性质进行划分的，各制度之间缺乏衔接，科目使用缺乏对应关系。现有的预算会计系统无法反映预算资金流转过程的全貌，政府难以披露预算资金整体使用情况。因此，未来在制定新的预算会计标准时，不宜按照单位类别分别规定，而应制定一套适用于所有预算单位统一的预算会计标准与账户体系，最终实现一级政府(一级财政)一套预算会计账户的目标。无论是财政部门、行政机关，还是事业单位，只要是财政预算资金的分配、结转或使用的单位都应作为预算会计主体的组成部分，纳入新预算会计标准的规范范围。

预算会计系统在确定核算对象时，应包括预算资金流转的全过程。从一级政府预算资金的取得、分配再到各单位的实际使用都应包括在该层次政府统一的预算会计系统中。需要说明的是，由于实施国库集中支付制度后，各级财政部门的国库管理机构直接对用款单位预算资金的使用情况进行了控制。因此，在未来的预算会计系统中，可由各级财政部门代表本级政府预算会计主体，核算本级预算资金的取得、分配与实际使用等资金流转过程。

第四，预算信息的披露与报告应反映主体的预算管理绩效。

预算会计系统通过预算报告来披露主体的预算管理绩效。预算报告可以按照年度与中期编制。中期预算报告一般包括：(1)中期收入报表。该报表反映截止到当日实际确认的收入、本年的预计收入，以及实际确认收入占预计总收入的比例；(2)中期支出报表。该报表与中期收入报表对应，反映本年拨款总额、截止到报告日的实际支出、截止到当日的保留支出(reserveexpenditure)(1)，以及拨款中的未保留余额；(3)中期收入与支出报表。该报表中除了按照收支类别反映上述两表中的有关数据，还提供收入扣除支出与保留支出后的结余信息。年度预算报表的编制与中期预算报表中的收入与支出报表类似，它包括年度最初的预算数、最终(修订过)的预算数、实际金额，以及预算与实际的差额。通过中期或年度预算报告能披露主体预算计划与实际执行情况的差额，也能披露实际收入与实际支出的差额，从而反映出主体的预算管理绩效。

2.政府财务会计系统的构建

政府财务会计系统不同于政府预算会计系统，它关注的是政府整体的财务状况与运营成果等方面。构建政府财务会计系统应关注以下问题：

第一，构建目标应考虑信息使用者的需求，通过通用目的财务报表披露政府财务状况与运营成果等财务信息。

GASB在其第1号公告中将信息使用者对政府会计的信息需求分为三个主要方面：评价预算的符合程度；评价政府主体当年的运营成果；评价政府主体提供公共服务的水平以及政府到期履行债务的能力。其中，预算符合程度的评价能在政府预算会计系统中得以反映，而另外两方面的需求则需要政府财务会计系统提供相关信息。

对应GASB的上述规范，财务会计系统的主要目标应在于披露有关政府提供公共服务的水平(公共服务的成本信息)、履行到期债务的能力(资产与负债存量的全面信息)，以及政府运营成果(政府收入与费用信息)等方面的信息。简言之，凡是引起政府资源存量发生变化的事项或交易(无论是由预算活动还是非预算活动引起)都应包括在财务会计系统的反映对象中。政府财务会计系统需通过资产负债表(包括资产、负债与净资产等财务状况信息)与运营业绩表(包括收入、费用或成本等运营成果信息)等通用财务报表实现上述目标。

第二，在充分考虑政府行为特征的前提下，会计核算基础与会计要素应向企业会计趋同。

一些西方国家(如澳大利亚)会计规范已不再专门区分企业财务会计与政府财务会计(2)，而是要求所有主体(包括企业主体与政府主体)共同遵循国际财务报告准则(IFRS)的规定，以便增强不同类型主体之间会计信息的可比性。我国目前不宜直接在政府财务会计中运用企业会计准则，但应逐步向企业会计趋同，具体表现在以下两方面：

(1)应计制的运用。政府财务会计需要全面反映政府控制的资源及其消耗、承担的债务，以及发生的全部成本，现金制基础无法提供上述信息，应计制基础的逐步引入将成为必然选择。例如，上文提及的固定资产计提折旧问题。由于现有政府会计系统混合了预算会计系统与财务会计系统，直接对混合系统中的固定资产计提折旧势必给预算信息的使用者造成误解，即折旧可能意味着预算资金的补偿。但如果财务会计系统已经与预算会计系统分离，在纯财务会计系统中运用应计制，对固定资产计提折旧便不会造成上述误解，折旧在财务会计系统中仅反映着固定资产的消耗程度。

(2)财务会计要素的设立。政府财务会计要素也应与企业财务会计要素趋同。按照上述政府财务会计目标的要求，政府财务会计系统应反映政府资源的存量及其结构(政府资产)、资源的增加(政府收入与政府负债)以及资源的耗费(政府费用)，因此，有必要比照企业会计设立资产、负债、净资产、收入与费用五个政府财务会计要素，并重点关注政府资产、负债与费用的内容：对于资产要素而言，政府财务会计除了反映财务资源外，还应确认非财务资源(如房屋等实物资产)，以及这些资源的耗费情况(如折旧)。但对于那些难以计量的政府资源(如自然资源与历史遗迹)可暂不纳入政府资产的确认范围。对于负债要素而言，政府财务会计除了反映已产生的法定义务外，还需考虑政府大量尚未产生的非法定义务，如各种承诺、养老金等。改革的决策者们应该根据我国的实际情况，制定政府负债确认的具体标准。对于费用要素而言，财务会计系统应采用应计制基础下的费用要素替代现金制基础下的支出要素，以便政府成本核算系统的构建。

第三，政府财务会计主体的确定应考虑我国公共部门设置的特点。

我国公共部门体系的确认无法照搬西方国家的做法，以行政性政府(狭义政府)作为会计主体。我国的政府财务会计主体的确定需要考虑两个原则：一是该主体是否承担政府职能；二是该主体是否占用公共资源。按照上述原则，我国政府财务会计主体除包括政府行政单位外，还包括履行部分政府职能并使用财政资金的事业单位，财务会计主体可以划分为三个层次：(1)政府机构(部门或单位)主体，它反映某一政府下属部门或事业单位的财务状况与营运绩效；(2)某级政府主体，它将一级政府下辖的各部门、事业单位，以及下级政府的财务会计信息合并披露；(3)国家主体，它将合并反映前两个层次主体的整体财务状况与营运绩效，并在条件成熟时，将不属于任何级次政府或政府机构的自然资源、历史遗迹等也包括在该层次的财务会计系统中。以国家主体编制的财务报告反映了一国公共资源的总体状况。

(二)政府财务会计与预算会计的协调与整合

在政府公共受托责任的信息披露过程中，财务会计系统与预算会计系统处于互补关系，它们需要通过整合与协调，共同履行政府的信息披露义务。

1.信息披露方式与报告模式的协调与整合

GASB与IPSASB都致力于两种政府会计子系统，即财务会计系统与预算系统的融合研究。GASB(1999)在第34号准则《州和地方政府基本财务报表与管理层讨论和分析》中提出新的政府财务报告模式，包括管理层讨论与分析、基本财务报表与必要的补充信息三个部分。其中，基本财务报表中的“政府整体层面财务报表”主要披露政府财务会计信息，包括政府财务状况信息、营运成本信息与项目收支信息等方面。而“必要补充信息”部分则要求提供比较预算报表，包括报告期的原始预算、最终预算，以及实际现金流入量、流出量与余额。因此，34号准则的财务报告模式实际上整合了财务会计信息与预算会计信息。

IPSASB(2006)也在上述24号准则中提出了在政府财务报告中综合披露预算信息与财务信息的构想，具体包括两种做法：一是直接在相关财务报表(如营运业绩表)中增设预算信息栏，该栏包括年初预算金额、最终(修改后)预算金额，以便将预算的实际执行数与预算计划进行比较，反映政府的预算执行业绩。在第一种方式下，预算信息将被直接整合于财务报表中；二是在政府财务报表体系外，单独编制一张预算与实际数据比较报表，直接利用预算会计系统对预算数据与实际执行数据进行比较。在第二种方式下，政府年度报告包括了基于财务会计系统的政府财务状况表、财务业绩表与净资产变动表等(3)，以及基于预算会计系统的预算—实际比较报表。

2.两类会计系统中收支类账户的协调

预算会计系统与财务会计系统中都将设置收支类账户，如预算会计账户体系中的预计收入、收入、拨款、支出、保留支出等账户，以及财务会计账户体系中的收入、费用等账户。本文建议，两类会计系统在收支账户的分类方式应尽可能地保持一致(4)，以便未来条件成熟时，在政府年度综合财务报告中，直接比较现金制基础的预算会计收支信息与应计制基础的财务会计收支信息，最终评价政府预算收支的实际执行业绩。

3.电算化系统对两类会计系统整合的支持

电算化会计系统通过编程，可以实现两类会计系统的整合。会计人员未来在录入某一交易或事项时，可以借助编制识别码，由计算机程序自动选择不同会计系统：如该事项或交易只影响预算编制，计算机会直接将事项记录在预算会计系统中；如该事项或交易对预算系统没有影响，计算机则只将事项记录在财务会计系统中；如果该事项或交易既影响预算执行，又对主体的财务状况或营运成果构成影响，计算机程序将自动同时生成预算会计分录与财务会计分录，分别计入上述两类会计系统。会计期间结束后，计算机程序还将直接生成资产负债表、营运业绩表、预算—实际比较报表等财务会计报表与预算会计报表。

四、结论与建议

会议记录的格式范文第2篇

一、准备细致到位

认真细致的准备工作是做好会议记录的重要保障。会前，记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况、会议决议等做到心中有数。会议记录通常采用现场文字记录(笔录或电脑记录)和录音(或录像)记录相结合的方式，一方面可以确保记录内容的全面、准确;一方面也对有关准备工作提出了较高要求。对此，记录人应养成一种职业习惯：提前到达会场、提前调试记录设备，避免因准备不足而影响会议记录效果。

二、记录完整真实

一份完整的会议记录，除了会议主要内容外，还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。会议记录的目的，就是要忠实记载会议召开时的情景，以便日后查阅。这就要求会议记录必须真实，不能夹杂个人观点，更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来，保持语言的原汁原味。为确保会议记录内容的真实可靠，对于一些重要会议，可以会上录音、会后整理，即便是重复的发言内容也如实记下，力求准确还原发言者的每一句话、如实反映会上的讨论情况。记得有一次，一位领导前来查阅会议记录，想要看看关于某个问题形成决议前会上的具体讨论情况。通过查阅当时的会议记录，我们很快找到了会上关于这个问题的一句意见，就是这关键的一句话，为领导向有关部门进行解释提供了依据。试想，如果当时的会议记录只是粗略地记下发言要点，这句极其重要的话很有可能会被漏掉。

三、整理准确及时

会议记录的格式范文第3篇

会议纪要是一种用于记载会议主要精神和议定事项的公务类公文文种。主要是用来反映党政机关、人民团体、企事业单位的领导机关开会研究问题、部署工作以及通过对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的纪实，为机关单位开展工作提供指导和依据。企业会议纪要作为企业管理活动中的一种公文文种，为企业正确贯彻国家经济发展方针、政策，及时传达各级政府会议精神，安排部署和督办检查工作发挥着十分重要的作用，

一、正确掌握企业会议纪要的概念、特征及其类别

按照国家行政机关公文处理实施办法对会议纪要的概述，结合企业实际，我们可以说企业会议纪要就是指根据企业工作需要，记载会议基本情况和传达会议主要精神，对议定事项作出具体安排，提出明确要求的一种规定性文种。

企业会议纪要有以下特征：

（1）纪实性。

企业会议纪要与政府机关的会议纪要一样，都是根据会议的宗旨、会议的发言记录、会议研究决定的问题（事项）等会议实况来写，如实传达与会者的共识和共同议定的事项，具有鲜明的纪实性。

（2）指导性。

企业会议纪要是对议定事项作出决定安排，提出明确要求，会议最终形成意见对企业内部相关部门（单位）或个人工作具有很强的指

导作用和约束力。同时，也是督办部门督办检查的主要依据。

（3）时效性。

企业会议主要是为解决企业实际存在的问题，会议形成的意见对一定时间、地点、对象、事项都有着明确的约定和要求，属于现实的、动态的实然范畴，具有明显的时限和效果特点。

根据企业会议纪要的不同特点可分为以下多种类型：

（1）办公性质会议纪要。

主要是指经营管理层围绕企业发展目标和各项具体工作任务，对所涉及的生产经营、安全管理、行政党务等事项，进行安排部署召开会议形成的纪要，多倾向于事务性会议。

（2）决议性质会议纪要。

是指经营管理层研究决定企业发展规划、政策制定、人事任免、体制机制建设、利益分配、奖惩等涉及公司管理重大事项召开会议形成的纪要。

（3）专项性质会议纪要。

是指企业内部各业务部门（单位）举办的各类技术评审、交流、座谈、研讨等专题性会议所形成的纪要。

二、客观认识企业会议纪要整理过程中存在的问题

在企业会议纪要整理中往往存在着以下问题：一是文秘工作人员对会议召开的背景，议定事项的意义、作用等会议精神认识不深，领会不准，对会议议定事项要点掌握不透彻，对主要领导的意图、意见表述不到位；或是认为会议纪要多是关系企业内部事项的文种，没有

请示、报告等上行文重要，对会议纪要重视不够等。二是文秘工作人员在整理会议纪要时，对会议记录与会议纪要的区别界定不清，这里的界定不是文体和具体标准上，而是在整理纪要时经常依照会议记录照搬抄写，对会议形成的意见缺乏分析归纳、总结提炼，致使会议纪要在签发过程中要反复修改，不能过关。三是语言和文风存在一些问题。主要表现为：结构布局、格式欠规范严谨，表述逻辑不够严密、条理不够清晰、层次不够分明，语言冗长，修饰语多，长句、复句多，文字不够凝练简洁。

三、写好企业会议纪要要注意的几个问题

1.加强会议纪要管理，强化文秘人员专业知识的学习、业务技能的培训和综合素质的提升。

根据对企业公文实际应用统计，会议纪要多涉及企业内部管理，应用广泛，作用突出，更具有“企业内法（条例）”色彩，注重议定事项落实结果，是一项企业管理过程中很重要的管理措施和方法。写好企业会议纪要需要做到以下几点:一是要重视起来，结合企业实际，对企业会议类别作出明确划分，梳理制定并形成一套可参考实用性强的会议纪要标准规范和明晰格式。同时，文秘人员要做有心人，养成“本不离身，笔不离手，多听多写，多看多集”的良好工作习惯。平日注重收集积累与企业生产经营、行业管理、专业技术等相关的国家、区域宏观政策、法规等动态信息和企业内各部门（单位）生产、销售、安全、技术、管理等微观要素信息，对企业形成立体式了解和全方位认识，写起东西就会得心应手。二是强化文秘人员知识学习和素质提

升。一方面要对文秘岗位人员加强专业知识学习培训，鼓励其参加专业培训班，系统学习应用写作知识，提升应用文写作水平。另一方面要鼓励倡导文秘人员“学工结合，相互促进”。在工作同时，自觉地涉猎如语言学、文字学、逻辑学、历史学、哲学等领域的知识，增强文化底蕴，提升综合素质。

2.充分了解会议召开的背景信息，全面掌握会议有关材料，完整表达会议思想和要求。

负责会议纪要工作的文秘人员，一是要树立走进事内、站在事外的工作思想和工作方法。所谓走进事内是指在会议召开前，对收集的上会议题要通读，掌握会议材料，对重点事项要心中有数；在会议召开整个过程中，要认真倾听，详细记录，确保会议记录完整性和客观性；会后要趁热打铁，尽快整理纪要。站在事外是指要站在局外人的角度，让那些没有参加会议甚至是不了解情况的人一看纪要就明白要干什么，怎么干，确保纪要指导性和可操作性。二是要充分了解会议召开的背景、意义、作用，掌握具体要求、标准、规范。不同的背景下召开的会议，其意义、作用、要求、标准、规范不同，相应的写法也有区别。三是要统筹考虑，兼顾各方。有时会议议定的一些涉及企业多个部门（单位）比较复杂的事项，就需要我们统筹考虑，兼顾各方，确保信息表述的一致，责任主次分明，否则影响纪要的执行效果，事倍功半。

3.要准确记录会议信息，分类、分层、分序地分析归纳、总结提炼，确保会议纪要的纪实性和指导性。

文秘人员要严格按会议的实际进程，详细记录开会的情况和每位发言人的发言，保证会议记录的完整客观。同时要在记录会议信息上下工夫，提高书写速度、准确度，或是借助现代录音设施，会后整理记录，确保会议原始材料完整、客观、全面、准确。这是整理好纪要的首要条件。二是在会议记录基础上，围绕会议议定事项，逐一分类、分层、分序地加以分析归纳，总结提炼。所谓分类就是按照企业生产要素不同，对会议议定事项分出相应的类别，按照此类别的规范、标准、要求来描述；分层是指对同一事项描述要分清轻重、主次、大小关系；分序是指对不同但具有一定联系的事项要分清先后，对同类但有明确次序关系的事项要按次序描述。分析归纳，总结提炼是指对纪要初稿做修订时，要遵循“理解领导意图，把握领导风格”和“来源于记录但高于记录，服从但不完全听从主要领导发言意见”的指导思想来做最后的升华。有些意见尽管是会议上定的，但要从整个会议的主题、议定事项的内涵、事情的变化和纪要产生的影响的角度来综合分析认识，适当调整，总结提升。

4.语言要精确洗练，简明扼要，叙述要条理清楚，层次分明，格式要统一规范。

会议记录的格式范文第4篇

对公的公文函件就是所谓的政府公文，常见于各种报章杂志上的有：令、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。其写作格式以《国家行政机关公文处理办法》为依据撰写，由各级单位所行文使用。一般企业如果是对公的业务很多，对于这类形态的公文格式还是需要留意学习。

由于经常使用的文种过多，所以在撰写这类文书之前，可能对于某些性质和用途相类似的文件，需要仔细推敲，绝对不能出错，比方说：条例、规定与办法之间的区别；决定与命令的区别；指示与命令的区别；批复与指示的区别；通报与通知的区别；通报与处分决定的区别；通告与公告的区别等。

商业文书实际上来源于许多对公的文件，因此如果想要把真正的文书写作搞好，首要工作其实是要学习公文写作。公文写作里面许多词语的运用都是很考究的，必须仔细推敲。举例来说，公文常用的称谓词有：

第一人称：我（本）办（部、所、院、校、委、站……）

第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办……）

第三人称：该单位（部门、系、院、所、局……）、他、他们

公文常用的语言包括：

常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；

常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下

常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；

常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；

常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；

常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；

常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将……报告给我们。

这些在企业公文写作里面，也经常必须使用的，写作者必须仔细把相关的词汇记录下来，才不会出错，也才能合乎礼仪规范。

一般企业公文

企业公文的要项也并不简单，实际说起来可以分为下列这些种类：公司决定、公司公告、公司通告、公司通报、公司报告、公司请示、公司批复、公司意见、公司函、公司会议纪要、商务信函、商务计划、总结、讲话稿等。

无论写作何种公文，请注意写作应该尊重三段式的写法，并且在主题的栏目里，要能简单扼要地写出关键词，每段文字请尽量以不要超过三至四行写完为原则，不要过于冗长，如果有叙述性质的数据，应该以附件的方式呈现。写公文以前，应该先与各单位口头沟通，取得一致性的协议后，再行层层通报。

公文虽然说只有文字，但是在公文背后所隐藏的现实，才是需要捉摸透的东西。因此，在我们下笔写公文的时候应斟字酌句，对公文的内容与形式进行必要的核实，确保其能够通过各单位的审核而不出错。

对内的工作报告

工作报告是每个上班族都会使用到的商业文书，它包括：情况报告、专题报告、综合报告、答复报告、自查报告等多种形式。

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。它属上行文，一般产生于事后和事情过程中。综合性报告是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高；专题性报告则是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

撰写工作报告时，最忌讳的就是把自己的问题推诿给他人。比方说，在写述职报告这种工作报告中总结性报告的时候，与一般报告不一样的是，述职报告特别强调个人性，对隶属工作范畴、亲身经历或者督查的材料必须确认真实可靠。这就要在写作上更多地采用叙述性的表达方式，如果其中夹杂了对其它人的影射或诋毁，那就失去了立场和礼仪。

除了文字报告之外，口头报告也是也有其特定的格式用语，其最大特征即为：准确、明晰、简练。口头报告的语言受发言的本身性质影响，必须能够拉近讲话者和听众的心理距离，因此，演讲稿应更为大众化与口语化，主题句基本的层次也应力求客观，准确反映演讲稿中心内容的本质真实和客观特色。

单位上的会议纪录

会议纪录是根据会议资料、文件以及其它有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项，并要求有关单位（或部门）执行的一种文体。按照会议性质来分，会议纪录大致有办公会议纪录、专题会议纪录、协调会议纪录、座谈会议纪录等。

初次撰写会议纪录的人，可以采用录音设备录起来慢慢听。经验丰富之后，就可以用笔记本电脑，进行同步记录。会议记录的长度应保持在1000字以内，最好能让与会者在五分钟内阅读完毕。会议记录必须在会议结束后72小时内完成，经主管确认后分发给与会者。会议记录的写法有很多种，如：

叙述法：就像是叙述一件事情的平铺直叙法。

辩言式：彷佛是双方交战时各持己见的叙述法。

结论式：写出会议最后的结论。

行动式：写出会后大家所要采取的行动方案。

纲领式：写出会议的摘要。

会议纪录一般可分为两大部分：其一，会议概况。包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；其二，中心内容。即反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。其写作要点有九项：

第一，要抓重点纪录：开会时间很长，讲的话虽然多，并不是每个字都写下来，而是把要点记下来。

第二，分出何者是事实，何者为意见。双方各执一辞的时候，可能会有言语上的冲突或不同的意见，这时就要能分辨他们真正的意思。

第三，要懂得选择：有些你来我往的言词，可能含有一些情绪性的说法；这时候写纪录的人，就要选择非情绪的说法。

第四，挑出有问题的灰色地带：写作会议记录的时候，总会遇见三方会谈的问题，可能会意见很模糊，这一类不能具体的意见不要列入。

第五，要很专注：担任会议记录的人，必须全神贯注，特别是不能用录音机的时候，更要专心一意地听出问题来。

第六，根据议程纪录：事前可以把会议议程准备一份放在手边，根据议程的先后来纪录会比较完整。

第七，记下发话人的姓名：如果对于与会者并不熟悉，秘书要先在开会以前，先与与会者交换名片，确实了解其姓名头衔。

第八，听一段记一段：写会议记录时，专心一意地先听一段再用文字写出这一段的结论，而不必赘述其讨论的过程。

第九，事先复习前期会议纪录：对于前次会议的纪录必须先研读一次，看看前面都讨论了些甚么事情，产生怎样的问题。

会议记录的撰写，无论用何种格式都必须能抓住重点，避免错误,也需要注意礼仪规范，请注意下列规范：

用最简短的文字及句子完成会议纪录。

用最直接的要点述说。

避免批评性字眼。

避免别人看不懂的辞语。

运用纪录性口吻，而非直接引用与会者的话。

尽量避免提到人名。

展示说明的材料

展示说明的材料，有人称为投影片或是PowerPoint(PPT)，其实制作的过程就是商业文书。因为在制作成为投影片以前，每个人都得要先制作成为word的形式，然后才转制成为投影片。所以我们必须遵守制作的原则。

编写展示材料的时候，首先要应考虑自己的目的是什么？是介绍组织及发展，还是对多推广的计划、项目或活动进行说明；是推荐新上市的产品，还是争取资金支持等。

其次，在起草材料大纲时，需注意两件事：

第一，绝对不能将word档案直接贴在PowerPoint里面，而必须遵守七的原则(RuleofSeven),也就是每页不能超过七个要点，每个要点尽量不要超过七个字。

第二，不可随意使用网络上的文字或图片，因为这可能会违反著作权的原则，抄袭与窃不但是违法而且更是最不合礼仪的行为。

商务往来邮件

当今社会，最常用的商业文书就是电子邮件（E-mail）了。由于邮件的往来是通过网络完成的，所以我们更要注重网络世界的礼节，保持尊重他人的态度，尊重他人的隐私权，不窥探他人计算机里的文件；尊重他人的著作权，不擅自复制他人享有著作权的作品。

在国际上，对于E-mail的写作有“7C”要求：

其一，完整（Completeness）。完整说明信件的主题、相关信息、要求、期限等，将收信人需要的所有信息包括在信文内。不论表达技巧，文章结构如何，完整说明发送邮件的原因最为重要。因此，完整也是这七项原则中，最重要且不可或缺的一项重点。

其二，具体（Concreteness）。不要使用容易造成误会的字汇，尽量用一些通用的字汇辞藻。如：“尽速处理回复”应该用“请于三月一日中午前回复”来表述，让收信人有可依据的行动的方向，才是具体的信件用语。

其三，简明（Conciseness）。E-mail的沟通环境就像面对面对话，因此，文字用语宜采简短易懂者；不需要的赘语赘词应予以删除；如果要使用缩写字，也应该采用一般网络通用的缩写文字，才不会让收信人不明所以，还得回信请你说明。

其四，正确（Correctness）。内文的用字和标点符号、引经据典的情境选择、案例的引用说明等，应该要正确谨慎，以免贻笑大方。

其五，礼貌（Courtesy）。E-mail的写作风格与应用格式较具弹性，因此，礼貌用语也偏向简单非正式。但是一封信件给收信人的感觉，就是发信者为自己塑造的形象，所以，在用语上也应该注意，不可失礼。

其六，整洁（Clearness）。E-mail信件必须注意断句，换行位置，因为收信人的屏幕有大有小，如果像传统书信一般，一行到底才换行，会让读信者觉得很累，另一个原因则是因为收信系统环境设定不同，过长的句子会在中间断掉，影响文章分配，使章节段落看来凌乱不堪。况且E-mail内容通常简短数句，一行到底，会让人觉得过于空洞。

其七，体贴（Consideration）。文章结束前，对收信人表达关心或感谢之意。对长辈或对网络用语不熟悉者，更应该多加协助，多多使用对方较易理解的用语。

至于E-mail字段的使用礼仪要点,则需要注意下列几点：

第一，称谓（Salutation）不可以太随性。E-mail的传递速度与传统书信往的返效能差异极大，使用电子邮件传递信息的双方，可以像日常对话般一来一回交谈，因此，电子邮件的称呼也变得草率得多。同辈之间、亲朋好友或同事间可以直呼其名；对长辈或上级，最好使用头衔加上姓氏，如：赵老师、吴总经理、Mr.Smith等:

第二，信尾客套语简明。E-mail常用的英文信尾客套语为：“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“GoodLuck”，而非一般信函中的“Sincerelyyours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特别要注意的是，即使是中文书写的E-mail，像“即颂”、“商祈”这类信尾颂候语一般都已被简短的英文客套语所取代。

第四，多多使用附件。在E-mail的传送过程中，由于邮件发送者用来写作、发送、储存、下载和接收的软硬件可能与接受者完全不同，所以，两者看到的邮件也并不一样。因此，一些过于复杂的内容、图表、数据以及其它备注资料，可以以附件的方式发出，以方便阅读，避免内文显示差异的问题。

会议记录的格式范文第5篇

第一步：会前准备

将Microsoft Office 2003光盘放入光驱，启动安装程序界面后，选择One Note 2003项，按提示即可完成安装。

如果使用笔记本电脑，可以使用内置话筒，如果是台式电脑，则要先确保话筒与声卡已正确连接。双击桌面右下角系统托盘中的小喇叭图标，打开音量控制对话框，取消“麦克风音量”（Microphone）下“静音”项上的对钩后关闭音量控制对话框。右击系统托盘内的小喇叭图标，从右键菜单中选择“调整音频属性”，在打开的对话框中选“语声”选项卡，然后单击“测试硬件”按钮并按照向导提示完成麦克风测试（见图1）。最后用系统自带的“录音机”做一下录音实验，确保录音工作正常。

第二步：会议录音和记录

1.启动OneNote 2003，切换到“会议”页面，选择菜单命令“视图页标题”，然后在页面上方的“标题”框内输入会议的主题，如输入：“银行信贷安全工作会议”。

2.单击菜单“工具录音录制”命令（见图2），打开“录音”工具栏，页面中出现“开始录音：2005年8月9日10:19”这样的标题，表明了录音开始的时间，光标自动转到下一行，在这里可以随意加上某某发言字样以及其他信息标注一下。此时，录音工作已自动开始了，“录音”工具栏中“录音计时表”显示出录音时长和总时长。

3.在做记录时，某一发言结束后，可以单击“停止”按钮暂停录音。接下来又有其他人发言时，单击“录制”按钮，页面中就会自动增加一条新的录音记录，可在时间下面注明发言人身份姓名等信息（见图3）。重复上面的步骤即可完成整个会议的录音与记录。

4.为了帮助用户给记录中的内容做标记，OneNote 2003提供了“笔记标记”功能。如果认为某段讲话非常重要，只须单击“格式笔记标记重要”，这时，表示“重要”的小星星就会出现在该段文字的前面(见图4)。单击“格式笔记标记自定义我的笔记标记”命令，双击任务窗格中的“未定义的”项，可以自己修改笔记标记的格式。

第三步：录音整理与记录校正

OneNote 2003的最大优点是在录音的同时，也可以手动添加文字记录。根据文字记录，就可以轻松找到对应的录音，进行录音整理与记录修正了。假如需要根据录音整理“王行长”的讲话，只需把鼠标指向记录中有关“王行长”的段落，就可以看到文字左边的小喇叭图标，单击该图标就能播放讲话录音（或者单击“录音”工具栏上的“播放”按钮）了，然后边听录音边校正记录，完成后将文字复制到Word 即可。