档案专项管理
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档案专项管理范文第1篇
一、事业单位财务专项资金档案管理的意义
财务专项资金档案管理的重要意义主要体现于四个方面：一是响应了国家法律的号召，严格贯彻执行《档案法》、《会计档案管理办法》及《会计法》等，这对国家相关单位提升依法治档水平具有重要意义;二是有效的提升了事业单位工作效率，在经济新形势下，单位资金管理逐渐呈现出复杂化、多维化的特征，且网络经济的渗透使得传统简明化的档案管理办法逐渐在子系统与细节处理方面呈现出一系列问题;三是益于单位管理者更准确、快速的做出决策，清晰、如实的归档可以使得管理者快速获得决策的一手资料，更益于财务计划制定、预算编制、财务问题提炼、纠正等;四是档案管理的细分化、信息化、严格化更便于各部门工作人员快捷的查找历史资料，获取有效信息。因此，无论从国家政策层面，还是单位内部利益层面，档案管理均具有深远意义。
二、事业单位财务专项资金档案管理现状
(一)档案管理传统化
互联网经济下，档案管理也需要实现网络化。但目前许多事业单位尚未实现档案管理现代化模式，未能与数字化信息技术相接轨。这种传统化主要表现为系统信息化和财务人员信息化两方面：一是档案管理方式过于陈旧，个别单位仍然沿用上世纪90年代的手工记账、整理、归档方式，且仍采用纸质档案形式，这样既不安全，又占用库存成本，部分单位虽然采用微机操作，但缺少输出设备;二是档案管理人员老化，信息技术要求单位人员必须具有现代网络技术操作能力，而当前的事业单位档案管理通常是准退休人员，这在一定程度上导致单位难以实现财务人员信息化。
(二)监管片面化
监管是单位防范档案管理风险最直接、有效的手段之一。但事业单位当下呈现出三方面不足：一是监管设备落后，在大数据智能时代仍然采用手工签字的事后监管方式，显然已经落后于部分违规手段;二是违规代价小，公款私存现象近几年虽然加大了惩罚力度，但仍局限于任中监管，未延伸至任后;三是监管主体只是财务部门或审计部门，难以形成监管的长效化、常态化，甚至财务部门或审计部门作后，监管不能起到任何作用。
(三)专项资金使用不规范
事业单位中有两种专项资金使用不规范现象：一是白条抵库现象，这就使得财务账面金额大于实际库存现金，在一定程度上导致账实不符，难以入档，尤其此类现象发生在跨会计年度期间，档案管理更加复杂;二是公款私存现象，主要表现为专款挪为私用和专款挪为其他项目用，这直接导致会计档案账证、账实、账账均不一致，甚至出现跨项目入账，使得档案管理难度呈现几何级增加。
三、规范和加强事业单位财务专项资金的档案管理策略
(一)搭建与维护信息管理平台
信息系统平台搭建主要着手于财务人员信息化和业务处理信息化两方面。首先，单位必须招聘年轻财务人员，实现新老交替，强化财务人员网络意识、法律意识、责任意识;部门领导必须重视档案交接、保存、销毁环节，严格把控管理信息系统登录权限，同时必须保障电子账簿与纸质账簿双管齐下，这益于保障档案安全;定期培训单位老员工，加大继续教育力度，强化档案管理服务能力和信息应用能力，专业上鼓励老员工带新员工，信息系统操作上鼓励新员工带老员工。其次，单位必须加大信息技术投入，加快实现单位内部各部门间的信息共享、线上信息传递、实时获取信息，增强电子档案、电子账簿在部门内部的传递、使用频率;强化内部信息技术风险防范意识，组织开展部门信息科技治理、信息科技风险管理、信息安全、信息系统开发以及测试和维护、信息科技运行、信息科技外包等方面内部控制，建立健全风险状况的防范机制。
(二)创新监管机制
档案管理的规范与强化需要借助监管机制的创新，这主要体现于三种机制创新：一是科技监管机制创新，积极拓展和提高计算机在档案管理监管领域的应用和使用层次，搭建业务数据平台，实现会计、稽核信息系统与档案管理信息系统之间的数据传输与对接，促进各类业务数据的共享与监测，加快监管信息系统建设，完善业务分类监管模型，通过数据+模型分析的数据化监管模式，查找线索、确定重点、精确范围，实现实时监控、动态监控。
二是联动监管机制创新，实施重大项目联动监管机制，在部门间充分实现横向、纵向的协调配合，共享监督成果，一方面建立检查联动机制，强化档案管理、会计、审计等各部门间的沟通交流，有效整合各自资源优势，共同参与项目检查，形成监督合力;另一方面建立监管与业务部门间检查成果的相互反馈机制，实现有效的互补。
三是违规机制创新，以经济审计为切入点，推进监督全覆盖。积极稳步推进经济责任审计工作，使经济责任审计从离任审计向任中审计，从事后监督向事中、事前监督的转变，实现审计监督的常态化、长效化，促进部门领导主动作为、有效作为。一方面单位必须建章立制，夯实基础，另一方面要把握重点，有的放矢。以档案流程设计为主线，突出重点机构，以风险为导向，突出重要环节，对不同部门归档时间、准确性、分类有效性配以相应的评价标准，强化违规机制的目的性和针对性。
(三)建立健全档案管理及其相关工作领域制度
档案管理制度的强化和规范涉及的不仅仅是档案管理部门，它还涉及到各类业务部门。因此，必须建立健全相关部门的管理制度。主要着手于以下三方面：一是专项资金管理制度，建立专项资金反馈制度，有结余或未投入项目的专项资金必须上交，将专项资金用于固定资产购置、工程项目改造等，必须统一按照单位会计制度进行核算、核销;二是积极落实《档案管理办法》，设计档案归档流程，会计等相关部门自觉对信息分类，严格记录档案查询、入档、销毁等环节，且一切记录均要按照单位制度进行备份;三是规范档案管理程序，档案管理的移交、存档、销毁等必须在部门领导监督下进行，如果存在只交接内容、没有明确义务与责任的情况，则要对监督领导、交接人员一并处罚。
档案专项管理范文第2篇
（中铁一局集团物资工贸有限公司，西安 710077）
（Material Supply and Industrial Trade Co.，Ltd. of China Railway First Group，Xi´an 710077，China）
摘要： 客运专线对于铁路建设的安全性、舒适性，要求更高，因此，铁路客运专线工程的建设，比一般的铁路工程建设，难度更大，且维护要求更高。鉴于此，在铁路客运工程项目实施过程中的档案管理，要重视起来，这不仅仅为保障施工企业的利益，更重要的，为客运专线后期的维护，提供充足的资料保证，在节省人力、物力的情况下，完成铁路客运项目的管理维护，以满足经济发展的要求。
Abstract： The requirements of safety and comfort are higher for railway passenger dedicated line. So, the construction of the railway passenger dedicated line is more difficult and the maintenance requirements are higher than that of general railway construction. In view of this, the archives management in the project implementation process of railway passenger transportation engineering should be paid more attention to. It is not just to protect the interests of the construction enterprise, but more important for providing abundant information assurance of later maintenance of passenger dedicated line later maintenance. In the case of saving manpower and material resources, it can complete the maintenance management of railway passenger project to meet the requirements of economic development.
关键词 ： 铁路建设；项目档案；档案管理；施工档案管理
Key words： railway construction；project archives；archives management；construction archives management
中图分类号：F532 文献标识码：A
文章编号：1006-4311（2015）06-0198-02
0 引言
企业的发展，不仅仅需要企业对于社会潮流和趋势的把握，更需要企业对自身在发展过程中的不断改进。工程项目作为一个施工企业的生存基础，为企业发展提供坚实动力，企业工程项目所产生的各项资料的保存，对于施工企业来说，有着重要意义。企业的项目档案，是企业在施工过程中，所产生的、与项目有关的文字、图片或者其他资料，其内容包含了企业施工项目的设计、工程建设日志、技术难点、技术创新，甚至包括施工过程中所创新的管理方式。这些，不仅仅作为该项目建设实施的重要组成部分，同时，也是企业施工项目技术和经验的积累，是施工企业重要的无形资产。
1 铁路客运专线建设和档案管理特点
铁路客运专线的建设，与一般的铁路工程建设，有着明显的区别。铁路客运专线的建设，对于施工企业资质要求严格，建设技术难度大，工作接口繁杂且数量庞大。如果按照普通铁路建设施工，不仅难以保证施工质量，对铁路客运专线未来的管理维护，也会造成一定影响。会增加铁路客运专线的管理难度，提高客运专线的维护成本。所以，在铁路客运专线的建设过程中，要结合铁路客运专线建设要求，以及未来运行维护的相关特点，完成铁路客运专线的建设。在施工过程中，要构建科学合理的施工方案，应用适宜的管理体系，保证铁路客运专线施工的质量。加强铁路客运专线施工质量的管理，建立健全好铁路施工项目的档案管理，是一条重要手段。根据我国档案法的有关规定，项目建设从设计筹划到竣工验收，所有的相关资料都要进行收集、整理，最后经过挑选、审核、补充等程序，将资料保存归档。
铁路客运专线工程项目的建设，是一项耗资巨大的基础性工程，在我国的经济发展中，起着越来越重要的作用。对于铁路客运专线的建设来讲，参与建设的单位数量多，工程建设周期长，相关质量要求和技术标准，国家都有严格要求。在铁路客运专线的建设实施中，会产生大量的文档资料，做好这些文档资料的整理和归档，是一项非常重要的管理工作。
因为铁路客运专线的建设，涉及广泛，参与单位和人员数目庞大，持久复杂的建设过程，会产生内容繁杂、联系紧密的文档资料，造就了铁路客运专线建设所产生的项目档案来源分散、内容广泛、资料价值大等特点。所以，在铁路客运工程最终的竣工验收中，项目档案是一项必不可少的内容。铁路客运专线未来的运行发展中，项目档案是一项重要的凭证和依据。同时，如果铁路客运专线，在未来要进行扩建改造，项目档案也是必须的技术资料之一。因此，铁路客运专线的项目档案的收集管理，需要相关施工企业认真负责的完成，保证铁路工程建设项目的档案的质量。收集、整理和保存好铁路客运专线项目档案，不仅对建设企业未来的发展能提供良好的技术支撑，同时，对于铁路客运专线管理水平的提升，有重要作用。
2 铁路客运专线项目档案管理存在的问题
档案资料的收集，是一项持续性的工作，因为建设单位所负责的具体项目不同，参与时间存在差异，相关资料的的标准规范并不统一。项目档案整理不规范，甚至会出现有关资料缺失的现象。这给项目档案的整理工作，带来了包括资料收集分散、收集的资料与相关工程的建设实施脱节，资料难以归纳整理等直接影响。
铁路客运专线项目的档案管理，还存在档案制度不够健全，档案管理工作滞后于项目工程建设。虽然，我国铁路管理部门对铁路工程建设的档案管理，制定了制度标准，但是，随着时代的快速发展，以前老旧的制度标准，已经难以满足现代化的铁路工程建设。一些铁路工程施工企业，没有建立起企业自己的工程档案管理部门，在铁路工程的项目建设中，也没有将项目档案的建设和管理，纳入到企业建设项目中去，严重影响了企业建设工程与项目档案的进度同步。没有专门的档案管理部门对施工档案进行管理，造成档案收集管理缺失，等到项目竣工的时候，才对项目施工档案进行突击补充。档案的真实性和准确性缺乏保证，难以在铁路工程后续的维护建设中，发挥作用。
3 加强铁路客运专线施工企业项目档案管理的措施
要加强施工企业项目档案管理，首先要从思想上，对项目档案重视起来。施工企业，要加强对企业员工的培训，改变员工对于项目档案不重视的看法。施工企业要在项目实施建设初期，就要开始筹建专门的档案收集管理部门，如项目资料室。对项目建设过程中所产生的资料，进行收集整理，为以后的归档做准备。利用好企业内部档案管理部门的资源，将以往工程结束后“赶”档案现状，转变为工程前期介入对档案进行收集管理的过程，避免在竣工验收过程中突击补充档案所出现的种种问题。
企业内部，对于档案的收集管理，施工企业要投人相关的办公设备，要安排专人对项目档案的收集整理进行负责。在档案的收集管理中，根据项目档案的来源，做好项目档案的归类整理，明确好档案管理部门和人员的职责。企业负责人要对项目档案的收集编制的进度，有一定了解。对重要的项目档案，要做好备份工作。在项目档案完成之后，及时移交给对应接收档案管理部门，保证档案安全。
施工企业的项目档案，内容繁杂，档案的收集整理过程中，必须要注意按照档案归纳的相关规范，做好档案条目的细化工作，便于后续的查验利用。因为铁路建设周期长，如果一直等到铁路建设完成之后，才开始对铁路建设所产生的各种文档进行整理归档，工作量巨大，而且也容易出现差错。所以，铁路客运专线的建设中所产生的项目文档，可以按照一个个分项目进行整理归档。当一个分项目建设完工之后，对其在建设过程中，所产生的资料进行整理归档，不仅容易发现档案建设过程中存在的问题，提高项目档案的建设质量，也能大大提供竣工验收时，对项目档案验收的效率。
4 结束语
随着我国改革的持续深入，旅游、物流等与我们的生活联系更加紧密，尤其是旅游业的蓬勃发展，对我国道路运输能力，提出来更高的要求，对铁路客运专线的建设发展，是一次重要机遇。这个机遇，对于任何施工企业来说，都至关重要。如果想要抓住这次机遇，就必须重视好项目档案的收集整理，保证工程项目按时验收，提高企业的管理水平，提升企业竞争力，促进企业更好更快发展。
参考文献：
[1]代保平，陈光辉，李化.铁路客运专线施工企业项目档案管理[J].科技风，2010（4）.
[2]苗江.加强铁路工程建设项目档案管理浅谈[J].档案，2012（10）.
档案专项管理范文第3篇
关键词：专项；档案；优化；整理
专项工作的档案是在社会大发展中衍生出来的新种类档案，因为社会进步快了，每天发生发展的事物也随之增多，这些事情的发生并不是无用之谈，有些政府举行的重要活动，不可能只办一次，每次进行中的记录档案整合，就对下一次的活动有着部分经验的作用，所以专项工作的档案整理工作存在着必要性。
1 专项工作档案整理的必要性
应时代的新发展，社会中的各项工作进展也如日中天，同时开展的一些特殊会议、活动也不断增加，其中一些活动中的记录，召开会议时下发的文件，都是非常重要的社会资源，对于突发的疾病和社会事件进行详细记载，归入档案，如果以后发生同样的情况，调出相关档案进行整合即可，专项档案要做到，分门别类的将专项工作档案做到条理清楚，借调查找方便，档案归类一目了然，方便在资料中吸取经验，在问题之初得出最优的处理办法，为了今后社会的发展进步起到前车之鉴的作用。
2 专项档案整理存在的问题
2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题
在某一些专项工作整理成为档案之后，随着时间的推移，科技发展，人们进步，已经不是比较特别的案例，或者已经被冲破，成为日常可以解决的范围，比如曾经爆发的禽流感，已经国家编辑传染病的档案进行管理，那么这一类型的档案该如何整理，是否应该从专项档案中转移到医学中的传染病档案中，还没有明确的规定。
2.2 专项档案有名无实
在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。
2.3 管理人员工作懈怠
正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。
3 专项档案管理问题的解决对策
3.1 适当的压力激励
目前，许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方，没有什么压力的，甚至有的馆员也有这样的看法，工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁，在档案馆岗位设置上也极其不合理，忙闲不均，致使有些人工作中无事闲聊，不思进取，这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。只有压力才会产生动力，适当的压力会产生意想不到的效果，所以，应该让其领悟到工作懈怠就会而临可能被淘汰的后果，让其改善工作不思进取的局而，同时，也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励，营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围，使他们能够看到自己工作的价值，产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。
3.2 环境激励
由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。
3.3 建立情感激励机制
碛幸恢О岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证，学校管理者应该注重情感上的投入，通过尊重、信任、关心档案人员，并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围，以激发档案人员的工作热情，使他们愉快地为实现自己的人生目标，积极主动地工作。
3.4 为专项工作档案单独设置全宗
站在综合档案馆的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”、“某市既往有偿供血人员普查档案”等。
3.5 确档案收集的范围和重占，每种形式的档案分别整理归档
一是必须以本级文件为主，同时兼顾上下级文件；二要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集归档，其中文书档案的整理，原则上可一律按《归档文件整理规则》执行。
3.6 文件的分类
在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。
结束语
专项档案的产生是顺应时展，具有一定的必然性，它可以结合社会的需求，帮助社会更好的发展，从多方面整理出的档案，为今后的相关活动开展提供了经验。同时也因为专项档案的系统性管理为档案管理的整体带来更加系统性的升级，在社会发展中，专项档案的整理与群众息息相关，做好专项档案的整理，提高档案整理人员的素质与工作劲头，认真的对待每一件专项档案，保证档案的完整性和准确性，才能让社会发展更加和谐，更加有条理，为国家的发展尽一份力。
参考文献
[1]杨婵.高校专项档案管理模式探索[J].办公室业务，2014（03）.
档案专项管理范文第4篇
前端控制是建设项目档案质量控制的首要环节
建设项目档案主要由项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件三大部分组成，要确保上述文件的完整性和正确性，必须加强前端控制，也就是从各类项目文件形成的源头进行控制，梳理归档流程、加强协同管理、超前培训指导等均为控制源头的有效措施。
1.梳理归档流程，确保建设单位内部归档环节畅通
项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。项目文件的归档工作涉及的部门或单位多而且广，既有建设单位内部有关项目投资、设计、工程、设备采购等管理部门以及生产运营部门，又有外部参加项目建设的设计、施工、监理等单位；既有国内设计、设备制造单位提交的技术资料，又有引进设备、合作制造厂商提供的设备资料。而追溯源头，梳理流程，明确责任，超前控制，则是保证建设项目档案质量之根本。因此，建设单位档案管理部门首当其冲的任务应是根据国家、地方有关建设项目档案管理办法，结合本单位实际，逐项理顺建设单位内部项目文件的归档渠道、制定管理制度、固化业务流程、明确管理职责，确保各类项目文件归档环节畅通。其中，对外部参建单位的归档责任必须落实到与其签订合同的建设单位内部相关职能部门，由相关职能部门在签订合同时提出资料交付和项目文件归档要求，并跟踪、考核。
宝钢《建设项目技术资料管理办法》和《建设项目档案管理办法》就是两个从源头控制建设项目档案质量的公司管理制度，该制度明确了项目文件的归档范围、管理流程以及归档责任，为确保建设项目档案的完整性奠定了基础。
2.加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控
宝钢建设项目管理体系由投资管理、设计管理、工程管理、设备采购、档案管理、财务管理、审计管理、安全管理、环保管理、消防管理以及生产运营等众多部门组成。作为体系成员之一的档案管理部门，对内有关建设项目档案管理方面的要求可以通过公司管理制度来制约，而对外（如设计、施工、监理等参建单位和国内外设备供应商等）有关建设项目档案管理方面的要求则需要通过体系成员的协同管理、纳入合同来制约。
宝钢《建设项目技术资料管理办法》中明确要求相关职能部门在签订设计、设备等合同时须将档案管理部门拟定的公司专业管理标准《国外合同技术资料交付要求》、《国内工厂设计技术资料交付要求》、《国内设备技术资料交付要求》和《技术资料电子文件提供要求》等纳入相应的合同或协议之中，若在合同签订过程中对资料交付要求（尤其是电子文件交付要求）不理解的，可邀请档案管理部门参与技术资料交付要求的对外谈判，以确保技术资料（包括电子文件）的交付质量。同时，明确相关职能部门负有对合同执行情况的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，使外部单位的资料交付处于受控状态，建设项目档案的质量也就有了一定的保障。
3.超前培训指导，提高项目文件归档人员质量意识
建设项目档案的主要组成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和准确性对日后技术改造和设备维护有着举足轻重的作用，而竣工文件的主要编制单位是施工单位。因此，宝钢档案管理部门始终将对施工单位的超前培训指导视作控制源头的其中一项重要工作来抓。在每一个重大项目建设初期即开展对所有参建单位竣工文件编制的大规模培训指导工作，将竣工文件的编制规范、审核及归档流程等印刷成小册子分发到施工、监理单位，并制作成PPT材料，以讲座的形式进行全面的培训和讲解，使竣工文件的编制和审核人员不仅能正确理解建设单位对竣工文件编制、审核和归档的具体要求，而且能认识到从竣工文件形成的源头进行文件积累和质量控制的必要性。归档人员质量意识的提高为建设项目档案完整性和准确性的提高打下了基础。
可见，建设项目档案质量控制必须从源头着手，加强前端控制，强化协同管理，超前培训指导，方能达到事半功倍的效果。
过程控制是建设项目档案质量控制的重要环节
1.资料档案一体化管理为过程监控创造了条件
大部分企业建设项目的资料管理与档案管理分属两个机构，资料管理包括国内外各类技术资料的接收、翻译、复制、分发等建设阶段的管理工作，一般隶属于建设系统；而档案管理则是对归档的项目文件进行分类、整理、编目、保管、统计和提供利用等，一般隶属于生产系统。宝钢自20世纪九十年代起将履行资料管理职能的宝钢指挥部工程资料处和履行档案管理的宝钢总厂档案处合二为一，实行集资料与档案管理于一身的一体化管理模式。这一模式可以说是将档案管理的职能向前延伸到资料管理，档案管理部门在对项目所有技术资料接收、分发的同时，留存一套作为日后核对竣工图完整性的依据，项目建设过程中设计图纸发生多少变更、升过多少版次，档案管理部门均记录在案。同时，档案管理部门定期参加公司领导主持的设计、工程等例会，一方面能及时掌握设计、施工等动态信息，根据建设进度、节点，把好资料形成、编制、归档等各道工序质量关；另一方面，也将过程管理中的有关问题提请各职能部门协同解决。资料档案的一体化管理模式为实施过程监控创造了条件，档案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被动局面得以很大的改观。
2.竣工文件编制过程的检查为档案内在质量消除隐患
宝钢档案管理部门设立专门小组负责对竣工文件的编制单位进行培训指导，对编制质量进行过程检查，对归档文件进行审核签证。其中，对竣工文件编制质量的过程检查起到了承上启下的作用，既是对前期培训指导工作的拾遗补缺，也是为后期竣工文件归档质量提前把关、消除隐患。过程检查的形式可以是多种多样的，档案管理人员可直接对口施工单位编制人员进行质量检查和答疑；也可对口施工单位项目部，对某一个单项的竣工文件编制质量进行检查，随后将该单项作为样板在该项目部推广；此外，档案管理部门还可同工程管理部门一起进行每季度一次的协同检查，作为工程质量大检查的内容之一，纳入季度考核。过程检查中发现的问题也是多种多样的，除与档案有关的复印件、漏签字以及卷内文件排列原则等常见问题外，还有与工程管理有关的表式问题、各类变更文件的完整性、准确性以及闭环问题等。通过过程检查，将这些问题消除在萌芽状态，尽量将归档审核时发现问题再费时费力地整改现象降到最低程度，为项目按时竣工验收赢得时间，同时也把好建设项目档案内在质量这一关。
2007年，宝钢建设管理系统一期工程全面投入运行，也为档案资料的过程控制提供了便利。建设项目的立项审批、设计管理、工程管理、设备采购、资料交付、竣工验收计划、节点等信息全部通过系统流转，档案管理部门作为其用户，可以及时地从中获取众多信息为档案资料过程控制所用，并跟踪管理。如：单位工程、设备设施的划分等信息，为档案组卷提供了依据；立项审批、设计、设备采购合同等信息为完整地收集前期文件提供了便利。该系统二期工程将开发与档案管理系统的接口，届时将实现内部管理性文件的电子归档，进一步提高管理效能。
3.以终版图编制竣工图不失为过程控制的又一创举
宝钢从“十五”规划项目开始提出了采用设计终版图编制竣工图的设想并积极付诸实践。设计终版图编制竣工图是指设计单位在项目实物交接后一定期限内，将所有施工过程中发生的设计变更进行汇总后出设计终版图，其目的在于毫无遗漏地将设计变更反映在最终的一张设计图纸上，施工单位在此基础上编制竣工图，将大大减少对施工图的修改工作量，同时也大大提高竣工图的内在质量。这一创举的推出光靠档案管理部门的努力是万万不够的，必须有设计、工程等管理部门的大力支持，共同研究实施方案，最后联合发文、合力推进才得以有效实施。
近两年，宝钢在实践的基础上又将这一举措进行了完善，即以升版图的形式提供设计图纸，最后一版升版图即为设计终版图。这一举措的推出，主要目的在于缩短编制设计终版图的时间，将实物交接后最终编制终版图改为过程编制升版图，每出一次设计变更即升一次图纸版次。同时，在升版的图纸上标注历次修改记录，并在修改处标上云线。
这一改革创新之举为竣工图质量的过程控制提供了又一条路径，设计变更通知单、图纸上标注的历次修改记录和云线等均为过程控制档案质量的依据。此外，要求设计单位最终提供一套电子版的设计终版图，为档案资料的数字化提供了很大便利，档案管理部门只需将电子文件信息和图像导入档案信息管理系统，就能为用户提供实时利用，无须再对纸质图纸经扫描后再提供利用，在节省人力、物力的同时，更重要的是提高了图像的清晰度和档案的内在质量。
后期控制是建设项目档案质量控制的必要环节
1.归档审核签证给予了档案管理部门一票否决权
对施工单位实行交工验收签证是宝钢建设项目管理流程中一个必不可少的环节。施工单位必须在实物交接后的规定时间内将编制的施工文件和竣工图提交监理审核，并提交生产运营单位复核，然后向档案管理部门归档，经档案管理部门检查合格后按单位工程办理交工验收证书。该交工验收证书上必须有施工、监理、生产运营单位、档案管理部门、工程管理部门等签字、盖章。施工单位在办理完所有单位工程的交工验收证书后该建设项目方能进行财务决算，也就是说档案管理部门具有影响建设项目财务结算的一票否决权。
这一票赋予了档案管理部门的权力，同时也给予了档案管理部门更重的责任。在把这一质量关时，档案管理部门注重的是竣工文件的完整性和准确性，从起初仅仅是对有关档案管理范畴内的内容进行检查，到目前已深入到对施工文件中的变更文件、打桩记录与竣工图的核对等，远远超出了档案管理部门的职责，但当一些漏网问题在这一关卡被截住时，其必要性也同时得到了各方面的认同，有人称档案管理人员是监理的监理。档案管理人员在实践中提高了自身的业务能力，同时也把好了建设项目档案质量后期控制的第一关。
2.档案自检工作进一步强化了各参建单位的责任
建设项目档案自检是建设项目档案专项验收的前奏曲，这一关的责任主要落在监理单位和建设单位各职能管理部门身上，由建设单位与监理单位共同组织建设项目档案自检工作。监理单位负责对竣工文件完整性、准确性的检查，施工单位配合检查；建设单位各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查，设计单位等配合检查，由此将档案自检工作的责任落实到位。
建设项目档案自检工作的形式与档案专项验收基本相同，只是角色的不同。在档案专项验收中接受检查的单位或部门的有关人员，在档案自检工作中均是检查组成员。这些成员集多年参与档案专项验收的经验，对国家有关档案管理和验收的要求具有一定的认知度，为此，在档案自检工作中均能较好地发挥作用。档案自检工作要求，对发现的问题必须举一反三，全面整改，若在档案专项验收中再次发现类似问题，则对检查组成员单位进行考核。由于分工明确、条理清晰，建设单位各职能部门和监理单位共同把好了建设项目档案质量后期控制的第二关。
3.档案专项验收给予了档案工作在项目管理中的一席地位
宝钢建设项目按投资额分为A类项目和B类项目，除由国家、地方档案行政部门或有关部委档案管理部门组织的档案专项验收项目外，其他A类项目均由公司档案管理部门组织档案专项验收，B类项目则由各单位档案管理部门自行组织档案专项验收。
档案专项管理范文第5篇
关键词 义务教育 专项资金 修缮 财务管理 预算执行
一、前言
在财政拨款经费中，专项资金经费与普通日常经费有所不同。一般而言，专项资金具备特定的使用目的，其既有社会公益性质，同时也肩负着社会主义建设的使命，因而在资金的管理工作中都具有鲜明的特点，这就对专项资金的管理和使用提出了更高更专业的要求。在实际工作中，我们测算到义务教育阶段学校修缮类专项资金逐年加大。随着专项种类的增加和资金量的增大，在项目预算申报、项目执行、项目管理、项目支付等一系列现实工作中存在着一定的财务风险隐患。本文从项目申报、财务人员配置、专项资金支付以及档案保管等方面进行分析探讨，以期更加规范义务教育阶段学校修缮类资金核算，提高财政资金使用效益，加速我国义务教育事业的发展。
二、义务教育阶段学校修缮类专项资金特点及分类
（一）修缮类专项资金特点
修缮类专项资金主要是指财政部门拨付给义务教育阶段学校的除基本支出以外，主要用于专项工程以及专项工程相关项目，需要单独核算、单独考核的项目资金。其显著特点：一是专款专用，按照规定标准开支，严禁截留、挪用和超批复内容使用资金。二是单独核算，建立不同于基本支出的项目资金管理办法。三是政策性、实效性强，一般是在一定背景下为完成某项特定任务或功能而提供的资金保障，具有很强的政策性和实效性。
（二）修缮类专项资金分类
（1）根据国家相关政策，统一规划安排的项目。依据不同时期的入园入学需求，合理配置义务教育资源，统筹规划校园校舍，改善校园环境，以应对未来庞大的义务教育需求。例如，改善基本办学条件专项、中小学校舍改扩建专项等。
（2）根据灾害性险情确立的项目。例如，2008年四川汶川地震后，全国各省市均对所辖学校进行了统一的抗震检测、抗震加固、校舍安全工程。2012年7月21日，北京遭遇特大暴雨，我区财政部门拨付了“7・21暴雨灾害恢复重建教育专项经费”，对遭受灾害的校舍进行抢险抢修。
（3）特殊时期抢险类项目。例如，每年中高考期间的电力保障和安全排查工作、汛期和供暖期的抢险抢修工作。每年的中高考牵动着北京千千万万家庭的心，为了保证中高考能够顺利进行，中高考前均会提前对考场进行电力和安全排查，考试期间也会有专业的电力队伍处于二十四小时待命状态。同样，在汛期和供暖期来临之前，也都有各种汛期和供暖期的安全排查，及时消除隐患。汛期和供暖期间，有专业人员和专业施工队伍二十四小时值班，出现险情能够立刻做出应对措施，努力将危害和损失降到最低，保证生命、财产安全。
（4）一般性工程及其二类费用项目。根据学校自身配套需求确立的修缮类一般性工程项目，以及相应的设计、监理、工程审价、印花税、测绘费、检测费等二类费用。二类费用是保证工程能够顺利开展的必须结算的各种费用。
三、义务教育阶段学校修缮类专项资金管理的现状及其存在的问题
（一）义务教育阶段学校修缮类专项资金管理的现状
目前，该专项资金的管理方式是将项目支出预算纳入年度预算，学校应当详细分析项目实际情况与实际需求，开展项目的合理性论证，并且说明预期达到的社会效益、经济效益等。将编制好的项目文本和可行性报告，进行立项申报，上报上级主管部门和同级财政部门，以获得财政拨款。项目预算执行时，根据工程进度，实行财政授权支付的资金拨付制度。专款专用，并进行会计核算等。根据项目结算审价报告，确定工程完工金额，进行结余资金管理和经济效益评价。
（二）义务教育阶段学校修缮类专项资金管理存在的问题
近年，随着国家对义务教育阶段修缮类专项资金的投入增加，专项资金的管理也暴露出了一些薄弱环节，需要进一步探索和改进。
（1）专项资金财务管理弱化。目前，财务人员在专项资金管理中仅仅承担了资金支付和会计核算等服务性工作，与专项资金使用管理部门脱节，对专项工程业务的立项申请、工程进展、资金安排筹措渠道、资金来源方式等具体情况缺乏了解，沟通不畅不及时，对于专项工程资金的事前、事中难以发挥财务部门的辅助控制作用。同时，财务人员对项目设计、预算、招投标管理、监理、评审决算等各个环节缺少相应的专业知识，难以对一些政府采购项目专项资金做出科学合理的支出安排，这就造成对审核支付工程专项资金缺乏政策、理论依据，难以把关，不能有效提高专项资金的使用效益。
（2）专项资金管理各部门之间缺乏有效沟通。专项资金管理涵盖了项目立项、编制预算、招投标工作、签订施工合同、施工过程管理、工程验收、工程款拨付等多项经济业务活动，涉及前期、工程、财务、监督、审计等多个管理部门。然而在实际工作中，各职能部门分别对各自部门领导直接负责，相互之间缺乏信息沟通，不同业务部门之间职责划分不清，衔接不紧密不顺畅。
（3）专项资金申请缺乏科学性、严肃性。专项资金应当根据自身实际需求申报，避免重复申报并安排市区两级资金。项目负责人往往对专项资金的申请积极性比较高，从自身利益出发，重视项目资金的争取，而不注重调查研究和项目论证，编制的可行性研究报告与实际情况差距较大，使得实际情况与计划脱离，项目执行时难以按正常的程序做出合理的调整变更，随意调整建设内容。由于可行性研究不充分，直到建成运行后才发现实际收入不能达到预期收益。还有为了能够尽快开展项目，申请市区两级专项资金，缺乏专项资金申请的科学性、严肃性，存在着虚报冒领财政资金的风险，不利于财政资金的合理有效利用。
（4）专项资金拨付与相关合同资料管理不规范。专项资金管理，离不开专项资金的拨付，专项资金的拨付是专项资金管理中的重要一环。在专项资金拨付时，应当具有相应的付款资料作为专项资金的拨付依据，避免虚报冒领财政资金、超专项用途支出、变更专项使用用途等财务风险。同时，也能够为专项资金绩效考核和有关部门审计提供详尽的备查资料。
四、影响义务教育阶段修缮类专项资金管理的因素分析
（一）对专项资金管理工作重视程度
目前，对于专项资金管理工作普遍存在着“重申请、轻管理、轻监督、轻绩效”的问题。学校管理者本着为学生和教师打造良好的学习工作环境、树立良好的社会形象为原则，积极申请专项资金改善办学条件，这无可厚非。
与此同时，加强对专项资金管理工作的重视程度，建立健全专项资金的管理使用，也不容忽视。加强专项资金管控，规范专项资金使用过程中的监督机制，完善专项资金使用效果的绩效评价制度，也应作为管理的重中之重。
（二）专项资金管理部门之间协调机制
在实际工作中，我们观察到与项目管理有关的各部门之间相对独立，部门员工对各部门领导负责，项目管理部门之间协调机制不畅，导致信息传递不畅通不及时，严重的会造成管理不到位，管理漏洞。作为专项资金管理方面，没有主要的牵头部门，给专项资金管理带来了很大困扰。
在专项资金管理部门之间建立良好的协调机制，能够准确、有效、快速地传递信息，提高工作效率，消灭管理盲区和漏洞，使专项资金管理常态化、规范化。
（三）专项资金管理人才
修缮类专项资金管理过程中，不仅仅涉及财务知识，还涉及大量不同专业，包括结构、土建、强弱电、水暖、材料、二类费用核算、合同签订、印花税等多种知识。日常工作中需要面对的问题相对多样化，单一类型的专业人员已经不能够满足于专项资金管理的要求。
在专项资金管理人才方面，需要理论方面能够严格遵守财务制度，实践方面要专业细心，在专项资金管理方面能够组织协调好项目管理的各个部门，保证信息传递顺畅，注重各部门之间的互相配合。既是专项资金管理的专家，更是各部门之间的协调者。这种拥有扎实的理论功底，又有丰富实践经验的人才，唯有在实践中不断学习、不断总结经验、不断积累才能逐渐成熟。
五、改善义务教育阶段专项资金管理的对策
（一）增强专项资金管理意识，完善专项资金管理制度
近年来，国家对于义务教育阶段专项资金投入力度加大，财政拨款金额逐年递增。随着资金量的加大，对于专项资金管理的意识也必须要有所增强。完善专项资金管理制度，形成有效的专项资金管理机制。用完善的制度指导实践工作，在实践工作中不断完善并细化专项资金管理的各环节的实施办法及操作流程，形成一整套行之有效的专项资金管理机制，使项目的开展和专项资金的使用做到公开、公正、公平、透明，创造出良好的社会效益与经济效益。
（二）强化财务管理意识，加强财务人员培训教育与团队建设
打造完善的专项资金财务管理制度，离不开高素质的财务人员团队。主管领导主持全面工作，财务部门负责总体协调统筹。一支专业素质过硬、政策理论原则性强的队伍能够更好地执行专项资金财务管理制度，依法办事，管理规范，对专项资金的社会效益、经济效益、投入产出效益均具备良好的正面影响作用。同时，在专项资金管理过程中，财务人员除了发挥较高的政治素质和专业素质外，还可以主动通过多种方式（如网络媒介、流程图等），向其他相关部门进行财经政策法规、业务流程的宣传工作，做到财务工作流程透明化、公开化，整合各部门力量，增进各部门之间工作的协调配合，形成各部门协同共管的机制。
（三）加强项目申报管控，建立校舍修缮档案
专项资金的高效利用，离不开合理的项目预算申报。项目申报不科学，后续的项目执行就有一定的困难。在进行项目申报前，应当做好统一规划。立项时，阐述目前项目现状，项目进行的必要性，并且进行项目的可行性分析，预测项目完成的预期，将产生的社会效益、经济效益、投入产出效益，这些都是项目申报前需要准备的材料。不能贸然申请财政资金，要做到有据可依。同时，我们建议对于义务教育阶段校舍维修改造，可以建立“校舍维修档案”。例如，教学楼内外墙粉刷年限档案、教学楼门窗更换年限档案、操场更新年限档案、上下水管线维护年限档案、消防设施更新年限档案等。这样可以避免重复施工，合理安排、均衡配置使用财政资金，能够合理改善校园环境，充分发挥财政资金投入产出效益，使得专项资金预算科学化。
（四）规范专项资金拨款程序，注重相关工程资料保管
修缮类专项资金的特点是项目种类多样化，资金量比普通日常经费大，项目时间跨度短。在拨付专项资金时，应建立规范的专项资金拨付程序，保管好资金拨付的相关材料。根据相关要求，严格执行按工程进度支付款项的规定，既不提前列支，也不拖欠款项。不论是支付工程款，还是支付相应的设计费、监理费等二类费用时，均应实行联签制度，即工程进度实行四方签字盖章确认（包括甲方项目负责人、建筑施工单位项目负责人、监理单位项目负责人、项目实施单位负责人），根据工程进度四方确认单支付工程款等款项，做到专项资金拨付有据可循。同时，项目立项文件，工程进度四方确认单，粘贴好印花税的正本合同原件，检测报告、审价报告等相关工程资料也一并纳入会计档案进行管理。义务教育阶段修缮类专项资金属于财政拨款，将相关工程资料一并作为会计档案保管，能够为今后进行绩效考核或是相关部门审计提供大力支持。
六、结论
义务教育阶段学校修缮类专项资金管理肩负着我国义务教育均衡发展的重任，因其自身资金量大、政策性强、项目种类多样等特点，我们深刻认识到其专项资金管理是一个庞大的、系统的、连贯的工程，需要各个部门互相协调、相互合作、齐抓共管配合完成。加强义务教育阶段学校修缮专项资金事前、事中、事后等各个环节管理和监督，建立健全专项资金管理机制，注重专项资金管理人员的团队建设，提高专项资金管理水平，能够有效防范规避风险，确保义务教育阶段学校专项资金安全，有效促进我国义务教育事业持续、稳定、协调、健康发展，从而为社会培养更多有效人才，实现科教兴国、人才强国，提升全民素质和综合国力的国家战略目标。
（作者单位为北京市西城区教育委员会房管所）
参考文献
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