档案数字化
前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇档案数字化范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。
档案数字化范文第1篇
（一）档案数字化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
（四）提高员工的素质
档案数字化范文第2篇
一、目前档案数字加工面临的问题
1、数字化对象数量庞大、类型多样
中原油田档案馆是油田档案资源的管理服务中心，伴随着油田的勘探开发和生产建设，形成了大量的档案资料。目前库藏纸质档案约230多万卷，录音录像档案14305盘，照片档案56116张，底图640087张，磁带60512盘，光盘1329张，档案数量以每年10多万卷的速度递增。如果把目前馆藏档案全部数字化，将是一项经年累月的浩大工程。
2、档案数字化效率问题
在数字化流程的各个环节，都需要进行质量控制，而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例，陈旧发黄的油印文件与现行的打印文件相比，识别率明显要低很多，已损坏的文件还需要修复处理，甚至有些文件识别下来并不会比手工录入快。
3、部门之间的协调问题
馆藏档案数字化工作是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，不仅仅是档案信息部门的事情，还会涉及业务指导部门、档案保管部门等。争取分管领导的支持与协调，才是馆藏档案数字化工作得以顺利进行的保障。
二、馆藏档案数字化的实施
1、做好档案鉴定工作，突出重点
由于我馆保管的档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化，既浪费有限的资金，又会增加档案部门的工作量。因此，要根据馆藏实际情况，先进行档案价值鉴定，筛选重要全宗，突出重点，有选择地对馆藏档案进行数字化。
第一，对档案馆中保存年代久远已濒临损坏的珍贵老档案进行数字化。第二，对具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的原件档案进行数字化。第三，对利用率高、需求量大的开放档案进行数字化。第四，针对主体服务对象，对具有油田特色的档案进行数字化。
2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度
按照先公开后保密、先近期后历史的原则，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田生产建设项目档案、局级科研档案进行全文录入。
①整理拆分：从档案管理员处填写《档案领取记录单》，并领取档案后，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进行整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进行必要的修复，对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进行素描，以保障扫描图像的质量。
在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在背面托衬进行文件的修复；也可复印后扫描。
②档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。
使用的数字化档案管理系统支持任意类型的扫描仪，支持黑白、彩色、灰度图像扫描，支持各种分辨率的扫描方式，能够扫描从A4到A0幅面的图纸。操作员可在系统界面上实时浏览、监控扫描的图像，适时做出相应调整。
③图像处理：系统具有去黑边、纠偏、条码识别等功能，还可为图像增加数字水印。操作员可对图像进行镜像、任意角度旋转，调整亮度、对比度，锐化、钝化、模糊、腐蚀，拼接、裁边等处理，提高影像质量。
④图像识别：针对扫描得到的电子文件的不同文档类型，灵活定义各种文档的版面。使用内置OCR识别引擎，根据区域特征自动进行版面还原，对文档中的文字信息进行识别。自动提取文档中的文号、标题、责任者等信息。
⑤索引录入：经由OCR自动提取的信息在数据库中形成索引，还可手工补充其他的图像索引信息。这样扫描图像入库后，就有索引信息支持用户通过文号、标题、作者等属性进行查询。录入人员首先检查条码的正确与否、图像文件的页数及图像质量，然后创建索引，同时检查索引建立的正确性，进行必要的人工修改。
⑥档案复原：在索引录入检查无误后，档案资料以件为单位归入档案盒，检查是否有缺失、遗漏的内容，填写《扫描生产流程单》，交由档案管理员检查接收入库，要保证盒内每件档案的完整准确。
3、数字化成果的存储
同一种档案在数字化后可以生成不同的格式，在实际工作中，采用最多的就是TIFF和PDF两种格式。其中TIFF格式主要用于存储生产图纸等输出精度要求较高的图像文件；而PDF格式一般用于存储输出分辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件。
采用服务器、磁盘阵列、光盘等多种存储方式对数字化后的文件进行安全存储，依据档案的类别建好相应的目录结构，以文件的档号为扫描后的图像文件命名，再将文件存储到对应的目录下。规范文件名称及存储逻辑结构，便于对加工好的文件进行组织和挂接利用。
三、档案数字化的重要意义
1、实现资源共享，提高工作效率
档案资料经过数字化加工后，社会公众(开放档案)和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2、有效地保护档案实体的安全
档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成威胁。而档案进行数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率，有效地保护了原件。
档案数字化范文第3篇
[关键词]档案 数字化 文件级目录管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）07-0055-01
在科学技术迅速发展的今天，对档案管理实现数字化已经是时代的需要。作为高职院校，在这样的形势下，应该跟上时代的潮流，为此，我校对档案数字化进行了有益的实践与探索。
一、档案数字化含义、作用
档案数字化是指：对于已有的各种载体形式的档案采用数字化技术进行处理加工，以实现不同载体形式的档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。实现档案的数字化意义重大，它改变了档案存在方式和利用方式。从档案的存在形式上看，档案不再是纸质的档案，不需再为纸质档案的损坏、保管担忧。从利用方式上看，它改变了在利用档案过程中时空的限制。在空间上，档案不再是“孤本”档案，很多人可以同时通过互联网来使用同一个档案；在时间上，实现档案数字化以后，使用者可以随时根据自己的需要调用自己所需要的资料。在高职院校内部，实现了档案的数字化，就可以使各个部门根据自己的需要，随时随地调用所需要的档案资料了。
二、档案数字化的思考
档案数字化的建立是个复杂的过程，我们需要做好技术上的处理，又要做好全方位的管理，以保证档案数字化的合理实现。
（一）做好馆藏情况的调查
要实现档案的数字化管理，需要引进硬件设施。而需要购置什么样的设备，需要了解文档的类型、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。在充分了解的基础上，再购置相应的设备，做好硬件设施的准备工作。
（二）在硬件设施到位以后，要进行软件方面的建设
需要建立文件级目录数据库。它可以满足一般检索和管理的需要。目前，很多的档案馆由于没有实现全部档案的文件级目录机检，查找档案不快、不准、不全的问题普遍存在。所以，把文件级目录数据库建设作为一项基础性工作，在提高档案的查全率、查准率的同时，利用计算机实现档案以件数为基本单位的管理是非常必要的。在高职院校的档案管理中，可以把档案按照教学档案、学生档案、行政文件档案进行分类，建立文件级目录。在需要找某一类档案时，在这一级别进行查找，以提高查找的速度。
三、选择适当的时候建立专题数据库
在档案数字化的过程中，只实现文件级的目录，有的时候，是不能解决全部检索的需要的。随着客观需要的变化，对某一专题档案有集中利用的需求是经常发生的，突击建立专题数据库，以满足各部门的需求。为做好这项工作，主要把握三个方面：一是根据馆藏档案内容确定专题数据库的总体布局；二是按需求分期建立专题数据库；三是根据文件内容和检索需要分别设立不同的专题数据库结构。例如：为了加强对教务管理档案的利用，可以设立教务专题数据库。在设立教务专题数据库时，可以按照时间进行分类，也可以找找教务管理制度、教师教案、教学成果等进行分类。总之，可以通过细致的分类，以达到高速运用教务档案的目标。
四、档案数据库的管理
对档案数据库的管理，首先是要提高档案管理人员的业务素质和思想素质。档案工作是一件非常枯燥又重要的工作，需要档案人员具备相应的业务素质和敬业精神。例如：档案人员要掌握数字化档案信息压缩及存储的关键技术；数字化档案信息安全、保密技术；数字化档案信息的访问形式与安全控制；数字化档案信息知识产权等。同时，需要档案管理人员发挥主人翁意识，做好档案的保密工作的同时，要耐心细致地工作。
其次，加强对在建数据库和成果数据库的管理。所谓的在建数据库是一个动态变化的数据库，要进行及时维护和更新。成果数据库是已经完成的数据整理，不需要再进行更改。但是要加强对使用权限的限制，以保证档案信息使用的安全性。可以建立技术负责人、权限负责人，也就是设立专门的人员进行管理。一方面可以保证档案使用部门快速使用，另一方面可以保证档案的访问权限，避免恶意地窃取档案信息的行为。
总之，档案数字化的建立是一项长期而复杂的工程，需要政策上的重视，档案管理人员业务素质的提高，硬件设施的不断更新。作为档案管理人员，应该为档案数字化的实现不断进行探索。
【参考文献】
[1]王萍著.电子档案著录标准及其应用.吉林大学出版社，2010-10-1.
档案数字化范文第4篇
[关键词] 胶片档案;数字化;数字转换
[中图分类号]R197.38[文献标识码]B [文章编号]1674-4721(2009)07(a)-141-01
本文就医院胶片档案数字化进行探讨分析,报道如下:
1 医院胶片档案数字化的形式
医院诸多信息胶片档案数字化的基本过程就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据,再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型,把它们转变为一系列二进制代码,引入计算机内部,进行统一处理。所谓胶片档案数字化[1],就是将以上二者结合起来,把胶片档案中的信息在预览情况下,选定要扫描的范围,先调节图片的亮度及对比度至清晰,然后进行扫描,便得到了胶片初始图像。在图像处理软件Photoshop 5.0中对图像进行对比度、亮度的调节,并根据不同的需要调整图像的大小,最后将图像存贮为JPG格式[2]。
胶片档案的数字化主要有三个重要组成部分,它们是扫描设备、胶片档案以及计算机管理软件。通过扫描设备将胶片档案的影像信息转化为数字信息,再通过相应的计算机管理软件将数字信息存储于计算机上,以便保存、备份、维护等,并通过相应的计算机软件查找并输出档案信息,以供人们利用。
采用扫描设备进行胶片档案数字化的具体步骤是:首先,调出胶片。对于待扫描的CT、MRI胶片应选择无明显划痕的图像,事先应对胶片污渍进行清洁,否则会因扫描图像的分辨率太高而使划痕和污渍特别明显,而影响图像质量。第二,按照原有胶片目录及相应的索引号码,比如住院号、片号制作相对应电子版的目录。第三,阅读胶片。这是承上启下的一步。利用阅读器将胶片档案的内容读出,此时要注意将胶片档案分类,弄清楚哪些需要全文扫描,哪些需要部分扫描,哪些只保留目录即可。第四,胶片扫描。利用扫描仪等相关设备将胶片档案的内容有序地扫入计算机,每张胶片都要注意检查画面是否放得端正、号码是否正确,根据每个画幅的不同对照调整,选择适当的分辨率对比度、亮度,然后再开始扫描。第五,画面处理。注意一定要保持档案的真实性及原有的排列次序,不得随意删改,同时对一些与原档案信息不相关的内容也要适当加以修改,如去掉不必要的黑点、麻点、黑边、黑框等,以减小占用空间。第六,信息校对。扫描后的档案一定要与原胶片档案逐页进行校对,以确保原文图像、文件夹名称、机读目录内容的一致。第七,内容挂接。由胶片档案数字化后得到的图像,应按件与计算机数据目录挂接。第八,影像还原。通过模数转换器,即A/D转换器,将模拟信号转换为数字信号。第九,将扫描图像存贮为JPG图像格式,可大大减少图像磁盘的占用空间,方便图像的调用和传输。使人们获得相应的文、图像、声音,或是三者的结合体[3]。
2 胶片档案数字化的优点
首先,胶片档案数字化大大缩小了胶片档案的保存空间。胶片档案相对于纸质档案来说,不但体积缩小了,而且记录了更加丰富的内容,节省了保存空间。
第二,胶片档案数字化使胶片档案的维护更加方便、安全。目前,我们所见的胶片档案易受卤化银感光介质、空气、光线、微生物等的影响,因此维护起来也需格外谨慎小心。而数字化后的胶片档案存于计算机或移动硬盘上,只需定期对它们进行病毒扫描等基本维护就可以达到维护胶片档案内容的目的。
第三,胶片档案数字化有利于胶片档案的快速远距离传播。传统的胶片档案在提供利用时,不仅受地域限制,而且传输起来也相当麻烦,很费时间。胶片档案数字化后可以在网上广泛传播,实现共享,大大拓宽了其内容信息的传播范围,更方便了医务人员的媒体教学、远程会诊、科研、写作和资料的积累等诸多领域。
第四,胶片档案数字化使人们检索查阅胶片档案变得更加简便。数字化的胶片档案存储于计算机上,可以提供多种检索工具,只要输入已掌握的信息,就会自动调出相关档案,如需要即可打印出来,不仅提高了检率,而且缩短了检索的时间。这使得胶片档案的利用变得更为方便,凭借软件查询系统,可以很方便地查找到所需的资料,无需再用阅读器一张一张翻阅胶片了。
3 胶片档案数字化的缺点
首先,数字化后的胶片档案寿命缩短。它所采用的载体介质主要有磁盘、磁带、光盘。这些介质的寿命比较短,软盘寿命为3年,磁带寿命为10年,光盘寿命为20～30年。再是由于数字化处理需要将信号进行模拟数字模拟的处理,必然会对胶片档案的图像质量、声音质量有所损伤,使数字化后的胶片档案的原始凭证性和胶片档案寿命受到影响。
第二,计算机检索系统的检准率要低于手工检索,而且必须要懂得一定的计算机知识才会操作,而且为了更好地保存胶片档案的信息内容,对计算机的维护显得尤为重要,定期的查毒与杀毒将变得必不可少。
第三,由于数字化后的胶片档案可以在网上传播,其法律效力低于胶片档案,而且对于病人的某些隐私保护也就提出了更高的要求。我们可以通过划分保密级别、限制利用权限和用户身份验证来做好保密工作[4]。
[参考文献]
[1]孙新华.缩微胶片的数字化管理[J].中国档案,2001,5:20.
[2]冯振荣.档案保护技术基础知识[M].北京:档案出版社,1987:137.
[3]赵康莉,姚清华,龙平.卫生防疫业务档案的两级管理[J].中国医药导报,2006,15:313.
档案数字化范文第5篇
1 照片档案数字化管理的重要性
随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。
首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。
其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。
第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片档案数字化管理现状分析
近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。
2.1 管理制度不完善
国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。
2.2 收集、整理难度大
与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。
与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。
2.3 安全隐患严重
数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。
3 加强照片档案数字化管理的对策
3.1 进一步完善数码照片收集归档制度
数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。
3.2 建立有效的照片归档审核机制
归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。
3.3 加强安全保护
各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。
电子版照片备份存档后可放置在专用的防磁柜中保存，要定期检查。使用数字光盘和移动硬盘储存的数码照片资料，都有丢失的风险，光盘和硬盘都可能因为灰尘、光照、使用过频、磕碰等环境因素而使寿命缩短，从而造成存储内容丢失。在数码图像都丢失的情况下，也可利用纸质照片进行翻拍、扫描，把丢失的数码影像恢复过来。
