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1.引言
教学、科研、社会服务是当代大学的三大基本职能。科研是高校人才培养的基础,对学校学科建设、综合实力的提升有重要的推动作用。科学、高效、规范的科研管理是促进高校科研工作可持续发展、科研实力稳步提升的重要保障。科研项目管理作为高校科研管理的重要组成部分,主要包括从项目申请、立项论证、组织实施、中期评估、验收鉴定、成果产出到档案入卷的全过程管理。随着国家对科研投入力度的逐年加大,各级各类项目的资助体量和资助经费的不断增加,高校传统的粗放型的科研项目管理模式已经不能确保项目的申报和完成质量。为了提高项目的管理效益,保证科研计划的圆满完成,有必要引入精细化管理模式,以解决目前项目管理中存在的重申报轻过程、管理制度不完善、经费管理不科学等问题。从精细化的视角完善项目管理机制,细化、优化管理流程,将精细化管理理念融入项目管理工作中,这对提升高校科研项目的管理水平,促进高校科研管理的高效化、标准化和规范化,提高高校科研的整体竞争力有着重要的现实意义。如何将精细化管理具体应用到科研项目管理中?笔者谈谈自己的看法和思考。
2.高校科研项目管理问题分析
2.1现行管理体系不完善。随着国家对科研投入的不断增加,各级各类地方政府及科技部门纷纷设立如省自然科学基金、省重点研发专项等为地方经济发展和人才培养服务的各类项目。项目种类繁多,项目管理要求不尽相同,这就要求高校在科研项目管理上要按照不同的管理办法进行分类管理,不能一概而论,而应从粗放管理转向分类的精细管理。目前高校科研处是科研项目管理的主要执行部门,科研项目基本由科研处进行集中管理,但科研人员的科研工作均在院系完成,导致二级院系的管理职能未能得到充分发挥,且科研处往往不能及时地了解科研人员的动态和项目的进展。另外,项目在执行过程中,涉及科研设备采购及管理、经费使用、国际交流、项目不定期审计等事宜,因科研处与财务、资产、审计、国际交流、监察等部门系统的沟通不及时和信息不通畅,导致项目执行中出现经费使用不规范、设备冗余、国际交流手续办理不通畅等问题。二级院系的管理职能未能有效履行、高校的各个管理部门之间未能形成良性的联动机制,是现行管理体系不完善的表现。
2.2有效的中期管理薄弱,项目执行过程中的监督力度不够。目前国家级重大重点项目数、国家基金项目数、SCI论文数、国家级省部级奖项数等往往成为衡量高校科研水平的重要指标。项目申报数、立项数及项目产出的高质量论文数成为高校科研处的关注重点,很多高校都是“重申报、轻管理;重产出、轻过程”。在项目的过程管理中,科研处仅注重定期收集各类年度或中期检查报告、项目任务书等,却很少组织专家检查评估和审核纸质材料的真实性,使得项目的中期管理流于形式[1],直接导致的问题是项目的成果质量不高,项目结题率偏低。各高校制定的校内项目管理办法中,很少针对项目的监督管理提出明确的要求和具体、可行的操作方法,而且在项目执行过程中对科研人员的科研诚信、科研道德缺乏有力的监督。
2.3经费预算和执行不够规范。科研经费是高校科研项目正常执行、顺利完成并取得项目成果的重要保障。科研经费渠道众多,不同来源的科研经费管理要求不一样,但目前高校往往缺乏专门从事科研经费管理的财务人员,难以为科研项目预算编制、预算执行及财务决算等全过程提供专业的管理和服务。科研人员在编制预算时,更多是凭经验,导致预算编制不精细,测算依据笼统,以至于到项目执行时,才发现有些预算设置不合理,又得申请调整预算,带来诸多不便。而在预算执行过程中,虽然有些高校科研管理部门有预审,但经费报销更多由项目负责人审核,财务部门在报销时只是简单审查报销单据的合规性,一般不予核实经费支出与批复预算的匹配性,造成预算执行的不规范。
2.4科研管理队伍水平有待提高。科研项目管理是业务性、专业性、政策性和科学性很强的工作,要求项目管理人员不仅要具备专业的管理素质和服务意识,还必须具备高度的政策敏感性、较强的科研活动组织协调能力、较高的团队协作意识、一定的学科知识和创新性。目前由于高校现行的人才考核体系和职称评审制度的缺陷,各高校拥有管理学学位的项目管理人员很少,管理人员的综合能力需进一步提升。
3.高校科研项目实行精细化管理的必要性
所谓精细化管理是指基于科学规范的制度体系,运用标准化、程序化、数据化和信息化的手段,组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行的一种管理理念和管理技术[2]。精细化管理要求注重系统意识、规则意识和细节意识。推行精细化管理要靠规章制度,通过精细化管理方法,将复杂的事情简单化,简单的事情流程化,流程化的事情定量化,定量的事情信息化,实现全过程管理的规范化、专业化、程序化、标准化和信息化[3]。
早在“十一五”期间,精细化思想已逐步应用在国家自然科学基金委员会的基金项目管理中,为国家自然科学基金高效有序的运转提供重要的保障,这是促进高校科研项目实行精细化管理的外因。“十二五”以来,国务院和教育部相继颁布了《关于进一步规范高校科研行为的意见》(教监2012[6]号)、《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发[2014]11号)、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》等文件,针对现在科研项目及科研经费管理中的问题,提出“规范管理、改进服务”,要求按照科研活动规律,充分发挥高校在科研管理中的主体作用,建立健全项目全过程管理制度,优化管理流程,改进管理方式,以适应科研活动的实际需要。这对高校科研项目精细化管理提出内在要求。随着国家科技体制改革和各级各类项目的整合合并,项目的精细化管理更有助于高水平成果的产生,有助于项目组科研实力的提升,有助于学校整体科研竞争力和重大项目争取能力的提升。
4.高校科研项目全过程精细化管理举措
4.1建立科学的管理模式、制定个性化的管理方案。在科研项目管理中,将传统的由科技处直接面对项目负责人的粗放型项目管理模式转向科技处-院系-项目负责人的三级精细化管理模式;建立财务、资产、审计等多部门联动的管理体系,明确各部门的职责与任务,实现各部门之间的有效对接。在科学的管理模式和体系下,制定符合校情的科研项目管理制度,对项目全过程实施系统管理,在项目立项、实施、验收等环节按照业务流程进行规范操作,及时有序地完成每个工作步骤,实现管理的规范化和系统化。
目前各高校自身的发展定位和承接项目特点不尽相同,如师范类高校基础研究项目偏多,部队院校以军口项目为主,工科院校以应用类和横向项目居多。高校科研处应把握精细化管理的深刻内涵,结合高校自身发展特点,制定个性化的项目管理方案,形成为本校科研项目服务的精细化管理体系。
4.2加强项目申报过程的精细化管理。2016年是国家“十三五”的开局之年,大部分项目主管部门都明确“十三五”期间的重点支持方向。高校科研管理部门应具备全局、系统意识,在全面了解各类项目的重点支持领域的基础上系统地梳理高校自身的学科发展方向,整合优势资源,提前布局规划,做好申报准备。在项目申报阶段,应当认真解读国家政策,仔细理解项目申报指南,充分调动院系及项目申报人的申报积极性,并以精细化的思维关注申报形式、申报要求等细节,制定精细化的工作流程,联合财务人员配合项目负责人精细合理地编制财务预算,确保项目申报工作高效、有序地完成。对于限项上报的项目,校内要先形成规范化的初筛标准,以筛选出更有竞争力的项目申报书。
4.3强化项目中期和结题阶段的精细化管理。项目中期和结题阶段的精细化管理是项目能否高质量完成的重要保障。为避免项目的中期管理流于形式,高校应组织专家检查评估,深入了解项目的研究进展和遇到的问题,并对研究遇到困难的项目及时给予技术上、经费上的帮助;建立健全项目过程档案,督促项目负责人及时撰写能翔实记载项目研究工作全过程的科技报告;进一步增强项目负责人的责任意识,明确各方的监管责任,确保项目执行质量。
同时,高校应将精细化的思想充分应用到结题管理中,在确保结题工作规范有序进行的同时,加强专家验收环节,强化项目绩效考核,将项目的完成情况与项目负责人的职称评定和岗位聘任挂钩;规范项目结余经费的使用,确保其继续用于科学研究的直接支出;重视科研项目完成后的归档工作,将已结题项目分类分期存档,加强项目成果的后期管理,最大限度地挖掘成果的经济和社会效益。
4.4以信息化带动管理的科学化与精细化。在优化管理流程的基础上,高校应升级现有的科研信息管理系统,增加项目信息资源共享模块,实现项目信息和资源在校内管理部门之间的共享,以及项目管理与经费管理、科研设备管理、国际交流等的无缝对接,实行网上申请、一键推送、在线审批的模式,真正形成为科研人员服务的集成化工作模式,大幅提高科研管理工作的效率。在新的科研信息管理系统中,要细化项目周期内的过程管理,即包括申请、立项、年度或中期检查、结题验收、成果归档等全过程,以信息化带动管理的科学化和精细化。另外,在新的科研信息管理系统中,还应增加深入统计和大数据分析功能,通过对现有项目中人员、类别、职称分布等信息的深入挖掘和分析,为学校科技政策制定和领导层的管理决策提供支持。
5.结语
科研项目的精细化管理是高校科研良性发展的重要保障。高校的科研管理人员在平时的管理工作中应坚持精细化管理的理念,增强主动学习的意识,积极进行探索尝试,通过项目的精细化管理实践,以点带面,实现对科研人员、科研经费、科研成果等的全方位、精细化管理,形成具有自身特色的科研项目精细化管理体系,促进高校整体科研实力的提升。
参考文献:
[1]张文津.高校科研项目管理中存在的主要问题及对策研究[J].高教学刊,2016(14):148-149.
[2]刘卫.国家自然科学基金资助工作精细化管理的探索[J].中国科学基金,2011(6):337-338.
[3]张力.国家自然科学基金精细化管理的若干做法与体会[J].中国科学基金,2012(1):52-54.
[4]岳峰.高校科研的精细化管理[J].中国高校科技,2015(08):23-25.
[5]文玉琼.高校科研管理工作的现状和建议[J].中国高校科技,2015(11):18-19.
[6]岳峰,汪俊,解挺,徐进章.合肥工业大学科学基金精细化管理的实践[J].中国科学基金,2014,28(3):236-240.
一、相关概述
近些年来,伴随着我国对科技创新的不断推动,科研经费投入逐年递升。如何提升科研项目资金的使用效率和使用效益,减少资金浪费创造更大效益成为科研单位以及科研项目负责人必须面对的问题。
科研项目目标成本管理是指在科研项目实施过程中,为了进一步保障科研项目能够在成本预算内高效地完成科研项目的各项目标,并使得科研的实际花费成本不超过预算成本,而对科研项目实施过程进行控制和管理的一系列过程。
科研项目目标成本管理有着以下几个方面的要求:一是优化配置,合理安排。在科研项目经费管理过程中,要严格按照科研项目的预定计划和既定任务,对资金预算进行合理编制和使用,减少科研资金使用的随意性,杜绝科研经费浪费现象。二是科研项目经费在管理上要实行专款专用,独立核算。对于所有的科研项目经费都需要纳入到科研单位的财务实行统一管理,专款专用,并确保资金的独立核算,在此基础上强化对科研项目经费和使用的绩效管理、考核。三是进一步加强科研项目经费规范化管理,并强化资金监督管理,提升使用效率。对于科研项目经费的管理要实行全额预算、成本核算以及过程管理,科研项目的资金经费要由科研项目负责人以及科研单位法定代表人双重负责。
二、科研项目目标成本管理中存在的问题分析
1.科研项目在经费管理上规定比较多,存在着规定不统一,政出多门的问题。在科研项目开发实际中,科研项目经费大多数都是由多个部门来进行安排,并且各个部门针对自身安排的科研项目一般都出台了相应的科研经费管理办法,彼此之间并不完全相同。同时,即便是同一部门安排的科研项目,也会因为科研项目的不同而出台了不同的科研经费管理办法。从这一情况来看,正是由于我国科研经费在资金来源上渠道多元化,科研单位在进行科研项目资金管理时相互之间进行账务调整,核算要求也彼此不一致,这就很容易使得在科研经费管理上人为对科研成本管理制度进行有意地选择。
2.一些科研项目在经费和资金管理上存在着规定内容不全面的情况。例如科研项目中所购置的仪器设备等,尽管各项规定都明确要求对此类仪器设备列入设备费,但是在管理实践中对于那些使用周期比较长、设备价值比较高的仪器设备,其设备购置费怎样在各个不同的科研项目之间进行费用分摊并没有明确作出详细的规定。或者尽管有些法规对费用支出做出了规定,但是各个规定之间存在着不一致的情况,这种状况很容易导致科研项目成本管理存在着混乱。
3.部分科研项目在经费和资金管理上脱离实际。比如在人员经费支出管理方面,一般的科研项目管理制度要求相关人员经费支出比例为5-10%,但是在管理实践中不少科研单位在科研项目资金管理上基本事业费用支出严重不足,在人员经费支出比例控制上的各项规定并没有严格执行,甚至形同虚设,这就很容易导致科研单位或者科研项目负责人在项目经费管理上不规范。
三、科研项目目标成本管理的要求
针对科研经费来源的不同,结合科研项目的具体承担单位将科研项目划分为政府项目、一级科研项目、一般科研项目以及对外设计实验等,依据科研项目的不同分别核算以实现对不同资金来源科研项目的准确核算和管理,与此同时还应当将不同资金来源的科研项目统一纳入到单位的科研经费进行管理,依据项目的不同实行项目管理。
同时,还需要的科研项目的成本费用进行明确的归集和分配,并严格按照科研项目经费的开支范围进行科目设置,包括设备费用、人员经费、材料费、设备租赁费、实验外协费、差旅费、技术引进费、专家咨询费、管理费、会议费以及其他相关科研经费等,并在此基础上设置经费支出明细科目对科研项目成本进行核算和管理。进一步完善科研项目成本核算,对于科研项目的各项费用支出,要严格实行专款专用,按照计划进行列支,不得对科研经费进行挪用和挤占。与此同时,为了切实科研资金使用效益,要严格划分科研项目经费以及其他成本费用的开支,对于那些不属于科研项目的成本费用不得在项目中进行列支。正确划分科研项目,保障科研项目收入跟科研项目支出之间科学匹配。对于科研项目中出现的大额成本费用支出要密切跟踪,对科研项目中研发的相关产品要进行成本计算并计价,对于其中实现的销售收入要从科研项目成本费用中进行结转,不得对科研经费进行挤占,要确保科研项目经费的真实性。科研单位财务主管部门在对科研费用报销时也要严格依照预算批复的项目经费内容,项目负责人要按照预算批复来使用科研资金,不能够随意变更开支标准和开支范围。
四、科研项目成本管理及核算完善建议措施
1.合理编制科研项目预算,并严格执行。在严格控制科研单位相关研究人员科研费用总额的基础上,进一步明确在科研项目成本中所分摊的管理费用以及必要的人工经费是在扣除掉基本支出预算制后的资金余额。同时,在按照现行管理方式和核定标准进行项目预算的基础上,允许科研单位结合项目实际执行情况对科研人员管理费用以及人员经费进行如实的项目收支核算。将原先的合同制项目管理跟预算项目管理并行的管理方式逐步向合同制项目管理方式改进演变。依据规定签署规范的科研项目合同,并且要求项目立项单位按照预算标准对项目情况进行立项,依据合同规定对预算资金进行拨付,科研项目相关科研人员和科研单位依照合同规定进行科研任务。同时,立项单位对科研项目的监督管理主要是以是否完成关键性指标以及相关的科研项目为参考,并一并对科研经费预算单位是否按照会计制度的规定以及财务规定对科研资金进行安排,逐步改变原先的忽视科研项目完成情况,而只重视科研资金收支检查的情况。切实提升科研项目预算资金的编制水平,并对科研项目预算编制执行过程进一步规范化。要明确,合理、科学的科研项目资金预算编制是科研项目成本管理的基础和条件。在进行科研项目申请前要进行论证,财务人员应当积极协助课题负责人结合课题研究的内容、思路以及技术路线,及时对课题经费支出项目进行核实,确保科研项目资金预算编制的科学合理。
2.进一步探索科研项目成本核算机制和办法。科研项目的核算要确保核算制度本身具有科学性,在开支划分上由基本事业支出来进行核算,在核算上不能够将其分摊计入科研成本项目的成本费用范围。同时,还需要结合相关性原则确保间接费用分摊的合理性。一般来讲,间接费用的分摊主要是结合相关性原则,在确定间接费用受益单位的基础上,根据受益科研项目的直接支出、经费收入等进行科学的分摊。
3.在固定资产管理上实施跟固定资产损耗相适应的折旧制度。固定资产折旧方法比较多,主要有直线法、工作量法、年数总和法以及双倍余额递减法等,同时在折旧年限上既可以按照统一规定的企业折旧年限来进行固定资产折旧计提,也可以结合科研单位自身的特点对科研仪器设备进行资产折旧计提。与此同时,对于已经提足折旧并且继续使用的科研仪器设备固定资产,可以参照土地,单独计价并计入固定资产而不计提折旧。在折旧费用核算上采用谁使用谁负担的原则来纳入到科研项目成本进行管理,对于没有部门和个人使用的固定资产,相关的资产管理部门应当及时进行变现和处置。同时,固定资产处置损失应当由科研项目组以及个人承担。
按照相关会计政策规定,对于实施内部成本核算的科研单位或者是单位内部进行单独成本核算的研究课题、研究项目、研究室、业务部等,在进行内部成本费用核算时,需要对在用的仪器设备按照3-5%的比例每年计提维修经费,并在购置相关科研设备时进行必要的列支。
4.制定健全完善的科研项目经费财务管理办法,并落实到位。国家科技部、财政部、中科院以及国家自然科学基金委员会等相关部门需要结合我国科研项目管理的具体实际对科研项目管理进行专项清理,依据我国国家预算体制改革的基本情况,共同研究和制定一整套统一和规范的科研项目管理办法,提高科研资金的使用效率和使用效益,强化对国家科研项目的监督和管理。除此之外,还需要相关主管部门针对横向课题制定出一整套的资金管理办法,切实加强对高校以及相关科研院所科研项目的监督管理。
关键词:科研项目 整合管理 发展建议
改革开放以来,我国对科研项目的管理不断加强,投入也不断增大,其中国家级、省级科研单位以及全国重点高校在科研领域的贡献居多,许多优秀科研项目的成果转化也得到了全社会的高度认可。科研项目的有效管理是科研管理工作中非常重要的一环,它不仅是科研项目有效实施的保证,更是项目高质量完成的保证,科研项目管理具有至关重要的作用。现如今,我国科研项目管理工作取得了一些成绩,但是问题依然存在,这些问题如果不能有效解决,将严重制约我国科研项目管理工作的良性运行。
1. 我国科研项目管理工作存在的问题
1.1科研项目管理人员观念陈旧
科研项目作为科技发展的保障,是任何国家都极其重视的的工作之一,但是在我国科研项目管理依然存在较为明显的问题,其中由于受计划经济影响较深,科研管理单位往往观念陈旧,管理手段落后,机械式被动的管理理念然依然存在,部分科研项目管理人员甚至认为,项目管理不存在明显差异,因为管理过程就是,申报-审批-立项-实施-结题的过程,完全忽视了科研项目管理中的细节管理,科研项目的创造性、创新性更是无从谈起,这些问题都严重阻碍了科研项目管理工作的有效实施。
1.2科研项目整合管理意识较差
我国科研项目的管理工作一直都建立在对科研项目各环节的事务性管理上,各环节之间彼此割裂,缺少对项目的整体跟踪与综合评定,由于项目管理各关节之间缺少联系导致“重申报、轻研究”的问题屡见不鲜,久而久之科研管理工作就变得虎头蛇尾,缺少连续性。这不仅仅是对科研项目的不负责任,更是对国家科研经费的挥霍,对科研设备等资源的极大浪费。
1.3成果转化率低与市场经济相违背
科研院所对科研项目的管理工作应该是全方面的,这不仅体现在对已申报项目质量的控制上,更应该体现在项目的实际市场需求上,无论自然科学项目还是社会科学项目,促进社会发展才是项目得以立项的主要原因,因此科研项目从申报、审批、具体实施最后到结题,都应围绕着成果的社会价值最大化来实施,但是目前大部分科研课题多以理论研究为主,甚至许多项目在立项之初缺少明确的社会价值定位,甚至没有市场分析就进行盲目申报,导致科研成果与社会发展脱节,严重违背了市场经济体制的特征。
1.4科研项目只重结果忽视过程
在科研项目申报过程中,科研单位最关心的是项目能否顺利审批,而申报过程中的准备、组织、学习和收获等具体细节则普遍不被重视。科研项目无论从项目开始还是结束,都是一个系统学习的过程。除此之外,各单位在聘期科研考核中也只对科研项目的数量进行考核,而对科研项目完成的质量却没有具体考核办法。这严重影响科学研究水平和质量的提高。
2.科研项目生命周期划分
2.1可行性分析阶段
在科研项目立项前,科研单位应对所要立的项目进行可行性分析,并综合考虑其社会价值,在这一阶段中,需要认真查阅国内外相关研究现状及相关技术壁垒等因素,在此基础上撰写项目可行性方案后方可立项。
2.2项目立项阶段
项目的立项阶段非常重要,这是决定项目成功与否的关键环节,在此阶段中项目委托方需要对项目承担方进行认真筛选,对项目申报书进行仔细论证,对项目承担方的前期科研成果以及配套设施等信息都要有详实的掌握。本阶段值得注意的是项目在达到设计预期的同时,能够实现多大社会效益,并如何体现,这是目前科研项目管理工作中最容易被忽视的环节。
2.3项目实施阶段
在项目的实施阶段中,首先项目承担方需要严格按照项目计划书的要求对项目的进行研究。其次,项目的委托方应该对项目的进度进行定期或不定期的跟踪与检查,最大限度地避免项目截止期前的突击行为,如果发现项目实际执行过程中与项目计划书有明显出入,那么必须召集项目审核小组对项目的发展趋势进行重新评估,并判断项目能否继续进行。
2.4结题验收阶段
一般来讲,结题验收工作是非常繁琐的,以国家科技项目为例,项目结题必须提交的文件有:项目合同、可行性分析报告、研究结果报告、相关成果及成果转化说明,最后还要上交经费决算明细表等。在本阶段中,工作的重点是由项目委托方组织专家组对项目进行验收,验收过程要保证公开透明的原则,严禁与承担方私下往来,但是由于很多科研项目的验收小组多以本省内专家为主,因此验收环节的私密性很难保证。
3.整合管理思想在科研项目管理中的具体实施
3.1建立专家评估责任制
项目在立项之前,需要组织相关领域专家进行项目论证,并提出项目成果的社会效益,该过程重点强调专家责任制,通过建立专家责任制可以将项目的社会价值进一步明确,如果项目最终无法完成或没有到达价值预期,需要对专家问责,并取消专家的评审资格,这样一来可以有效的提高项目的真实性与价值性。
3.2建立全国专家人才库管理制度
项目的评审与验收工作与行业专家小组密不可分。在传统科研项目管理办法中,专家小组成员多为省内知名专家,与该研究领域内课题申报或结题人员关系密切,这严重违背了立项审批与结题的公平、公开的透明性原则。因此专家小组的构建不能拘泥于本省范围以内,应该积极组建全国、跨省的专家人才库,项目立项审批与结题验收都采用跨省选择选择专家的原则,充分发挥国家人才资源优势,坚决抵制弄虚作假、重复申报以及研究理念过时或技术落后的不良申报行为。
3.3建立科研成果转化与社会效益评估机制
在建立专家评估责任制以及全国专家人才库的基础上,科研项目的管理工作在“入口”及“出口”都进行了有效的跟踪,整合管理制度已经初步构建完成,最后一个环节是成果转化与社会效益评估,在这个环节中长期的社会效益反馈是主要的衡量标准,产品或技术的成果转化应该确实在社会经济发展与建设中有所体现,这才是科研项目成果转化与社会效益评估的重点。
3.4搭建科研项目管理网络信息平台
信息时代在,科研项目的管理工作应逐渐从传统的纸质办公、桌面办公过渡到信息化、网络化的办公模式。信息化、网络化办公模式是科研项目实现整合管理的有效平台,是科研项目实现生命周期管理的媒介,通过信息化、网络化管理模式可以有效的提高科研管理工作的效率。
4.结束语
我国科研项目管理与国外发达国家相比还存在不小差距,虽然目前我国科研项目的管理存在管理模式、组织结构等问题,但是这种问题并非不可改变,只要保证科研项目从始至终都体现出整合管理思想,那么科研项目管理形式的多样性就会得到统一。同时,结合学科的特点,在整合管理思想的引导下,运用系统的理念将科研项目的各个阶段进一步明确化、条理化、科学化,真正起到为科研项目的顺利实施与科技成果的转化保驾护航的作用。
参考文献:
关键词:科研项目;项目管理;工业工程;IE
中图分类号:F270 文献标识码:A 文章编号:1009-2374(2014)02-0148-03
1 概述
随着我国经济的飞速发展,国家不断加大科技创新的投入,使得作为科技创新重要载体的科研项目数量快速增加。承担科研项目的企业、院校所拥有的资源,如人力、设备、资金、原料等都是有限的,在同一时间内要完成多个项目,资源利用发生冲突是不可避免的。同时,现行的科研管理体制大都实行分阶段、分层次、分部门的管理模式,权责清晰,但是对于部门间信息共享、沟通协调却加大了难度。有限的资源、弱化的协调管理,导致科研项目实施效率不高。要保证科研目标的实现,需要对科研项目的过程和结果进行全面而科学的管理。
科研项目管理是一门由一系列简单逻辑和步骤组合而成的管理科学。若要将这些逻辑和步骤正确运用到科研项目管理中,在资源有限的前提下,保质、保量、按时完成任务,形成科技成果,实现科研活动的目标,绝非简单的管理方法所能达到的。将工业工程的管理思想运用到科研项目管理中,可以有效配置并充分利用有限的资源,对科研项目进行运筹管理、计划控制,来提高科研活动的效率和效果,最终更加有效地实现科研
目标。
2 工业工程专业的知识与技术
在《工业工程术语》标准(Industrial Engineering Terminology,ANSI Z94,198z)中,美国工业工程师学会(ANSI)是这样定义工业工程的:“工业工程是对人员、物料、设备、能源和信息所组成的集成系统进行设计、改善和设置的一门学科。它综合运用数学、物理学和社会科学方面的专门知识和技术以及工程分析和设计的原理和方法,对该系统所取得的成果进行鉴定、预测和评价。”同时,ANSI强调工业工程是一门工程学科,但又不同于一般的工程学科,它不仅包括自然科学和工程技术,还包括社会科学和经济管理方面的知识,它是一门技术和管理有机地结合的交叉性学科。
作为一门新型学科综合体,工业工程囊括了各类专业的方法与技术,图1展示了工业工程的技术体系。依靠此技术体系,工业工程师才能将人、设备、物料、信息等资源有效配置、不断改善,实现更有效率的运行,为管理活动提供技术上的支持与保证,最终达到系统效益与生产率的优化提高。
图1 工业工程方法与技术体系示意图
台湾清华大学陈茂生教授曾做过一个形象的比喻(图2):专业工程技术(A)和工业工程(B)是 “生产力水桶(D)”上的两个提耳,C是管理。离开工业工程,生产力的潜力和效率都得不到有效开发和
提高。
图2 工业工程、专业工程技术与管理三者间的关系
3 工业工程在科研项目管理中的应用
3.1 系统化的思想
所谓系统,是“对客观或抽象的多个对象的性质进行研究,并对它们之间的相互关系进行分析的一门学问”。系统化的思想不仅要求对系统内部的静态对象和动态规律进行考察,更强调对各要素间相互作用、相互关联进行分析。系统化地思考问题是工业工程的一个特点,有利于在开发、改造和管理大规模复杂系统时,对其整体行为进行分析和控制。
现行的科研项目管理一般包括项目立项、项目实施、项目验收三个环节。在实际工作中,一个科研项目在经历了这三个阶段后并没有结束,后续还需要对科研成果进行事后评价和管理。因此,根据工业工程的观点,可以将科研项目的管理看做一个开放式系统,如图3所示。这个系统包含了五个子系统,即项目立项、项目实施、项目验收、项目事后评价及成果管理。
图3 科研项目管理体系
这五个子系统同时受到外部因素的影响,如国家政策、市场需求、经济形势、技术发展等。这些外部因素决定着投资战略,所以在立项阶段,决策者和规划者要充分考虑外部因素,体现在项目建议书和可行性报告中。在实施过程中,执行者要根据外部环境的变化,及时调整科研计划和目标。比如,在研发一种新型材料时,某种原材料价格上涨了,就需要及时找替代料;若市场对在研项目有更高需求时,项目管理者需要根据实际变化调整技术指标,研发人员就应考虑是否对产品进行改性或改进工艺,以提升产品性能。在验收和事后评价阶段,外部环境会对新产品、新技术、新装备产生的效益引起波动,因此评价标准必须做出相应调整。最后,在成果管理阶段,成果的鉴定、登记、报奖以及专利申请和保护等工作都要遵循行政审批流程。在项目结题完成后,企业在后续项目规划中,根据外部环境因素,来制定新的投资战略。因此,在项目管理中,不仅要整体考虑这五个子系统之间的相互联系,还应将外部环境因素纳入科研项目管理体系之中。
3.2 科学的分析与决策
工业工程在决策与分析技术方面包括了可靠性研究、工程经济学、市场分析与预测等技术。这些技术在项目可靠性分析、经费预算、论证分析、成果验收、成果应用效益分析等工作中发挥重要作用,是科研及项目管理人员必须具备的知识和能力。
以项目立项阶段为例,由图3可知,该阶段由四个关键步骤组成,包括评审项目建议、可行性论证、商务谈判及签订。这四个步骤是对整个科研项目的背景意义、研究内容、技术路线、技术指标、进度计划、经济效益分析、风险分析以及项目经费预算等内容的反复论证分析,直至合同签订并实施。
3.3 控制与管理
控制管理是工业工程研究的一个重要方向,主要包括用于生产计划与控制、全面质量管理、成本控制以及管理信息系统控制。这些控制管理思想融入到科研项目管理中去,主要体现在以下四个方面:
3.3.1 立项论证。严格把关项目立项工作。在立项阶段的各个环节,可以通过专家论证的方式对拟立项目的可行性进行论证。从前面的内容可知,组织专业人员对整个项目的反复讨论、质疑和分析体现了科研工作的严谨态度,是对研发项目立项的严格控制与管理。
3.3.2 实施过程控制。对项目执行过程实行全面质量管理。就如图3中所示,项目管理不仅仅是跟踪项目的进展情况,而是要严格按照项目进度规划和技术指标管控各个关键节点。项目管理者可以结合组织专家检查的方式对项目进行进度推进、中期验收、结题验收等。除此以外,项目过程控制的另一重要内容就是根据外部环境因素的变化调整项目目标,只有把握项目目标的先进性,才能保证项目成果的实现以及投资者的利益。因此,通过严格的项目检查与验收以及对外部环境的把握,可以发现项目实施中存在的问题并及时调整,从而有效地实现科研目标。
3.3.3 项目成本控制。在项目实施过程中,经费规划不足、花钱大手大脚是经常出现的两个问题。为避免这两种情况出现,在科研经费管理中,要强化成本预算过程和成本控制过程,即对项目实施全额预算管理。首先,项目负责人对项目进行科研成本预算,预算要详细、充分、准确。然后,由项目管理部会同财务部,亦可邀请同行业专家一起对项目预算进行审核。这样制定出的资金计划可以避免在未来项目实施过程中出现较大的经费误差。项目执行过程中,必须做到专款专用,每次费用报销有专人对经费的用途、金额、票据进行审核把关,防止经费滥用等违纪行为。
3.3.4 知识产权保护。项目结题验收并不代表整个项目周期的终点,项目的成果管理才是科研项目的最终目标。只有完成成果的转化,才能体现该项目的真正价值,实现投资者和研发者的利益。因此,科研单位要重视科研成果的管理工作,加强对员工的知识产权保护教育。在整个项目过程中,项目负责人对与项目相关的知识产权状况进行管控,实行专利及登记审查制度,必须完成“项目负责人-项目管理部-单位负责人”传签流程,才能进行专利申请或。
3.4 重视团队建设与人才培养
工业工程将每一个任务、项目、企业看作一个系统,每个系统所包含的资源可以分为“人、机、料、法、环”五个种类。“人”排在第一位是因为“人”不仅仅是可利用的资源,更是所有资源的使用者、管理者。项目的有效实施必须依赖“人”的智慧、能力与技术。团队建设对于项目的成功实现是至关重要的。结合工业工程专业的系统思想,可以设计出团队建设模型,如图4所示。团队建设可以被看作是一个过程,这个过程包含了人员的选择、所必须的专业培训、合理科学的岗位部署以及人员的安全、健康保障等。相同的目标、合理的分工和必要的技术是团队建设的三要素,因此团队建设过程的输入条件有项目目标与计划、技术及管理需求以及分工和纪律。最终形成的项目团队即是一个组织合理、技术过硬的队伍。
图4 团队建设模型
4 结语
科研项目管理水平的提高是一个漫长复杂的过程,还有许多方面有待改进。工业工程思想的引入为科研管理提供了新的管理思路与工作方法。作者在多个科研项目的管理中,运用工业工程的专业知识与经验开展工作。系统优化了项目的组织体系,促进了信息均衡与有效沟通,从而提高了工作效率。合理的管控监督机制与科学的团队建设模式,保证了项目的顺利进行与成果转化。实践证明,这是一种非常有效的管理模式。工业工程囊括了各类专业的方法与技术,本文是对作者在工作中运用的一部分工业工程知识的总结,将更多的工业工程方法与技术融入日常工作中,一定能持续不断地提高项目管理水平,提升科研成果品质,加快科技创新,创造更高的社会和经济价值。
参考文献
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在科研管理职能中,基本职能为计划管理,具有“龙头”作用,因此,科研管理创新中,关键即为科研计划工作的开展。科研项目计划质量管理实施过程中,存在的不确定因素较多,导致科研计划较易出现变动,影响管理的效果,降低科研计划的质量。目前,科研管理队伍首要的工作即为找出计划质量管理中存在的问题,予以妥善的解决。
1 科研项目计划质量管理中存在的问题
(一)未充分重视计划管理
通过对实践工作进行调查和分析,能够发现各个机构尚未建立独立的科室开展计划管理工作,且缺少专门人员从事科研项目计划管理工作。其中很多机构构建的质量管理体系并非自发性质,且忽略了对实际工作需求的考虑,最终导致质量管理体系构建后,科研项目实际情况与标准要求背道而驰,仅将其作为一种准入条件,导致具体工作缺乏相应的指导[1]。可见,机构领导对于计划管理工作中的重视度普遍偏低,缺少行之有效的管理工具,且没有按照具体的计划管理要求开展科研工作,最终出现质量体系与计划管理两张皮情况的发生。
(二)缺乏科研项目计划管理工作
一直以来,一些机构始终将基础科研、民口科研作为主要科研项目,但当前,对于民口科研项目方面尚未构建针对性、具体性的质量衡量标准。因此原有科研项目管理模式处于粗放状态当中,仅能够满足基本性能指标。通常来说,国家对于重大需求项目的质量管理要求非常高,会给予项目完成中涉及到的指标、经费等方面更多关注。但是科研机构作为实践主体,在项目进度控制、质量控制等方面处于空白地带,不利于科研项目计划质量管理水平的提升。此外,一项科研项目顺利完成涉及实验室、人员及设备购置等多个方面内容,牵一发而动全身,任何一个环节出现问题,都将影响质量管理工作有序开展,因此加强对上述问题的解决迫在眉睫。
(三)存在比较大的计划变动
在实际科研项目过程当中计划经常会发生变动,这直接影响整体科研项目的最终效果和质量。首先科研人员为了能够尽快完成科研结果,在研究过程当中通常会立足于某一阶段的研究成果部分调整整体研究思路,同时不断完善研究方案,虽然科研项目的质量计划能够获得相应的调整与完善,但是从另一方面来说,不断增加的用量化方法也使得控制科研项目质量的目标和要求的整体难度被不断增加。其次,很多科研项目中缺乏明确的规范要求,特别是没有统一的衡量标准用以管理实际科研项目,在编制时具体过程、关注重点、计划内容等等均比较模糊[2]。最后,参与科研项目的工作人员流动性较大,科研人员随意加入或退出研究项目,也会对整体科研项目的质量产生一定不良影响。
2 提升科研项目计划质量管理的对策
(一)确定科学的管理原则及规范
在科研项目计划实施过程中应开展全过程质量管理,具体内容包括人员配置、培训教育、设备使用、采购及监测等,同时还包括相关的实验与检验等,待各方面质控达标后,方可保证科研项目质量与成果。为了达成上述目标,实践中应确定明确的管理原则、规范等,有关文件中应涵盖科研项目计划质量管理的要求、范围、目的、编制及操作流程等,质量管理人员应结合文件的各项规定,充分考虑科研项目的具体状况,此后编制具有针对性、可行性及合理性的质量管理方案,以此促进质量管理目标的达成。另外,质量管理过程中应依据科研单位的管理文件,以此指导各项工作的开展,从而提高管理的规范性,使各环节均满足质量要求[3]。
(二)管理科研项目实施的全过程
科研项目进展过程中涉及诸多的内容,为了保证管理质量,应树立全过程管理理念,对各控制点给予全面的监督与管理,通过严格的质量要求,以此保证科研项目的质量,进而利于发挥质量管理的作用,利于推动科研项目的良性开展。在管理实践中,各个人员均要明确自身的职责,充分发挥自身的作用,以监督人员为例,其应对科研项目的各项内容进行全方位的检查,如:研制中的记录、文件及数据等,以及其是否满足有关规定、标准等要求,尤其是特殊、重要及关键内容,应给予事前控制、事中管理及事后检查等。如果为关键性实验,应保证其各项条件符合实验要求,有关的设施、设备等均要符合安全性要求。
(三)加强科技计划项目的风险管理
在科研项目计划质量管理工作中,如何做风险管理至关重要,一般来说应当从以下两个方面着手:①信息化和动态化管理:科技项目研发是一项系统性的工程,其中涉及到众多影响因素,在各个环节都可能产生风险,因此,应当借助先进的计算机技术和信息技术,实现对科技计划项目风险的动态化管理,全面把握项目的风险信息,实现风险管理的信息化,为风险识别、应对及控制奠定基础,这对于提升科技计划项目的管理效率有着重要的意义;②提升风险防范意识:科技计划项目管理人员是其风险管理的主体,应当积极提升管理人员的风险防范意识和管理水平,以此来提升管理成效,但需要注意的是,管理人员风险防范意识培养是一项长期的工程,需要将此项工作渗透到科研机构管理人员日常工作中,并积极开展培训、讲堂等,与相关课题负责人探讨关于科技计划项目立项、规划以及实施等各个阶段的内容,让管理人员了解各个阶段科技计划项目可能出现的风险,以此来全面提升管理人员的风险防范意识,更好的保证风险防范和管理的工作成效,从而保证科技计划项目管理工作的有序进行。
(四)培养高素质综合性的专业人才
上文中提到,科技计划项目管理工作是一项系统性的工程,其中涉及到管理内容较为复杂,这就对管理人才的素质和水平提出了更高的要求。在人才培养方面,应当积极完善科技计划项目管理人才引进机制、培养机制以及评价激励机制,通过资金奖励、住房安居等方面的激励措施来激励管理人员,提升科技项目管理效率。
3 结论
对科研项目计划质量管理不重视、计划变动性大等为影响科研项目质量管理的主要因素,但通过管理原则即过饭的确定、人才培养等措施的实施,可有效的解决管理中存在的问题,提升科研项目计划管理的质量,促进科研项目顺利的发展,早日转化为实践成果。