文件档案管理员

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文件档案管理员范文第1篇

一　院系教务档案管理的现状及存在的问题

1　档案管理人员对档案工作的重视不足，缺乏归档意识

目前，大多数高校院系档案员均为兼职档案员，从事的主要工作并不是档案管理工作，在档案管理方面投入的精力较少，而且较多档案员是为了应付上级指派的任务临时担任兼职档案员，并未接受过系统的档案专业知识和技能培训，仅能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行管理，对档案管理工作缺乏一个基本的系统认识。此外，由于档案的使用频率不高，存放的空间有限，多数档案因短时间内不被用到而被随意存放，档案管理工作者忽视了对教务文档的积累、归档，管理意识较为淡薄，很大程度上限制了档案管理的发展。

2　院系教务档案标准化、规范化工作有待提高

调查中发现，约40％的院系教务档案管理不规范，教务文档资料收集不齐全，材料缺失情况严重，特别是遇到部门人员调动或办公室搬迁等，往往造成有些重要资料或者有保存查考价值的资料散落丢失，导致有些该用的资料无从查证，影响了日常工作的连接性。纸质存档材料格式不规范，缺乏分类与编目，没有及时做好材料的销毁工作，而电子文档缺乏必要的鉴定与整理，无法充分发挥便捷、迅速查找和利用的功能。纸质档案材料的存放较为凌乱，如个别院系将学生考卷按课程分类捆扎后存放，极易出现遗失遗漏的现象，保存档案的光盘、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易丧失作为存档价值的意义。

3　尚未充分利用电子档案管理软件资源

随着社会的进步和科技的发展，档案管理也逐渐智能化，较为先进的电子档案管理软件也相继开发出来，具有公文管理，档案的立卷、编目、检索、查询以及统计等功能，不仅可以使档案管理人员摆脱部分繁重的手工操作，而且还能使档案查询更为简便，用途更为广泛。装备电子档案管理软件后管理员只需要根据软件提示要求将材料录入或扫描进数据库即可，日后查阅起来省时又省力，可以大大提高工作效率，节省了人力物力。但现阶段较多高校档案管理人员并未接受过专业培训，对软件使用并不熟悉，没有认识到软件带来的优越性，加之部分管理员怕麻烦，缺乏耐心，认为档案管理并不重要，而且使用频率也不高，导致档案管理软件的作用的发挥在很大程度上被限制。

二　对优化档案管理的建议

1　增强档案管理人员的管理意识，提高档案管理人员的综合素质

高校应重视档案管理工作，大力宣传档案管理的重要性，增强档案管理人员的服务意识。档案管理人员不仅要有高度的责任感，自觉意识到所从事工作的重要性，将做好档案工作看成自己应尽的义务，还要有吃苦耐劳、乐于奉献的精神，必须树立一种良好的职业道德。此外，档案管理人员还要有扎实的档案管理的理论知识和实践技能，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，加强对外交流，及时获取国内外先进档案管理动态，优化知识结构，提高综合素质，才能做好教务档案管理工作，真正提高自身的素质和管理水平。在档案管理人员加强自我能力提高的同时，高校应多渠道多方位地为管理人员提供各种学习和交流机会，如开展座谈交流会、邀请专家开设讲座、参观并学习其他优秀院校的教务档案管理工作，真正做到“走出去，引进来”，提高档案管理人员的综合素质。

有效的档案管理工作，能够为高校的教学创造良好的外部环境。首先，档案管理有利于整个学校管理工作的规范，这就包括对学生学籍档案的管理，对教师个人履历的管理，使学生在高校学习的过程中的成长有一个明确的记录，同时也能够确保师资力量的优秀。学生和老师是高校教学工作中的主要参与者，通过档案管理使得二者在高校这个环境中有归属感和责任感，有利于教学水准和学习兴趣的提高。其次，档案管理能够保留大量的科研学术资料，这种专业资料的保留和归档，无论是对于学生还是对于教师都是一种知识的财富。通过档案管理保留下来的这些资料，对于后来的教学工作有着重要的意义，它是一个学校构建可见科研学术氛围的一个重要历程。高校教学不仅仅是一般知识的传授，它有一个更重要的职责就是引导学生勇于创新，高校教学的目的是为社会培养和输送更多的具有创造性的人才，这就需要高校重视自身科研活动的建设，只有在浓郁的学术科研氛围中培养出来的学生，才可能掌握更加专业和全面的学科知识。这是档案管理服务于教学工作的另一个直接体现。

2　进一步完善档案管理制度，切实加强档案管理

为使高校档案管理工作有章可循，档案管理工作必须以档案学理论为指导，严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律、法规，并结合《普通高等学校档案管理办法》等规定，进一步完善档案管理制度，确立院、系两级档案管理体制，明确院、系两级管理权限与责任。另外，根据学校相关教学档案管理规定，务必做好教务档案的收集、整理、分类、归档、编研和管理工作，将教务档案管理工作纳入常规工作的范畴，保证院系教务文件资料及时、完整地归档，定时做好材料的鉴定、销毁工作，严格执行档案归档、借阅等管理制度，确保院系教务档案材料的完整性，保证教务档案的开发利用价值，进一步明确院系在教务档案管理的职责，使院系教务档案管理真正走上制度化、规范化的道路。

3　掌握现代化管理技能，运用现代化技术，充分利用高校档案管理软件资源

教学档案的管理应与时俱进，重要的是将“死档案”变成“活档案”，将“文字档案”变成“电子档案”。电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，能将文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来目，而充分运用此现代化科技手段和先进操作管理技术，有效发挥其效能，都迫切需要档案管理工作者去了解并掌握这些技能。档案管理数字化及信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作的必然方向。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，而利用计算机等现代化手段，则可以收到事半功倍的效果。档案管理人员应该克服怕麻烦的心理因素，耐心学习如何使用档案管理软件，这样既丰富了档案管理知识，又加强了现代化管理技能，更为以后更加方便快捷地服务于教学工作打下了良好的基础。

高校档案的现代化管理，有一个重要的内容就是高校档案的信息化建设。信息化建设是信息科学技术革命给档案管理工作带来的冲击和挑战，传统的档案管理工作必须在时代的潮流下重视自身信息化的建设，高科技元素的加入是信息化建设的显著特征。高校档案管理工作的信息化建设，要从以下几个方面来着手：第一，在档案管理工作中推行计算机的使用。无论是日常的教学工作还是学校的其他管理工作，计算机已经成为使用的常见设备，档案管理工作要做到为教学服务，在硬件设施和使用工具上首先应该与其他的教学工作和管理工作相配套。第二，自动识别技术的使用。计算机设备只是一种硬件设施的需求，信息化建设除了要对硬件设备进行完善以外，还需要技术的提升，自动识别技术是档案管理工作今后会大范围使用的一种技术，这种技术能够有效地提升档案管理的工作效率，并且使整个管理工作更加规范，查找起来更加精准，能够更好地为广大的学生和老师服务。现代化的档案管理工作能够有利于高校教学水平的进步，在新形势下，高校教学水平的进步也必须重视对各种新技术、多媒体的教学应用，档案管理工作的现代化，能够提供给教学工作内容更为丰富的资料，特别是大量数字资料的提供，能够使教学工作的开展更具有时代性。高校教学水平的提高需要多方面的共同努力，现代化的档案管理工作能够有效地促进这一目的的达成。

文件档案管理员范文第2篇

在医院工作中，医院文化建设集中体现一个医院的发展历史、经验，是一个医院的精神灵魂集中所在，并指导着医院各项工作的顺利开展。随着当前社会经济环境的不断发展，人们生活水平不断提高，对医院服务质量水平也有了更高的要求。为不断提升医院的服务质量水平，医院相关领导，积极组织开展各项活动实施医院文化建设工作。加强医院档案管理，对于推进医院文化建设具有相当重要的作用。

1.医院档案促进医院文化建设事业发展

1.1医院档案为医院文化建设的一种具体表现。医院档案记录了医院的发展历史以及经验总结。在进行医院文化建设时，应始终围绕着医院的历史，不能脱离医院的历史，应充分体现医院自身的特色、文化内涵以及历史，始终围绕着医院档案资料。

1.2在医院文化建设中，医院档案为一个重要组成部分。医院档案一般包括医院技术的发展，集中体现了无数医务工作者的劳动成果；医院档案资料也包括医院的经验总结，为医院的重要精神财富；档案资料中也记录了医院发展的的整个历程，其中有优秀医务工作者的先进事迹。多种内容共同组成一种医院精神，是医院精神发展的动力。因此，医院档案作为医院建设的一个重要组成部分，是一份相当重要的文化资产，推进医院的文化建设以及发展。

1.3医院档案在弘扬医院文化建设同时，宣传先进人物

在医院工作中，先进的医务工作人员，他们坚持奉行医院的行为标准以及医院的价值观念，为医院文化的一种体现。在医院档案中，详细记录了先进人物的成长事迹，并将其汇编成册，在增强员工认同感的时候，树立其他工作人员学习的榜样。通过学习先进人物的先进事迹行为，增强医务工作人员之间的凝聚力，弘扬优秀文化。

2.医院文化建设丰富医院档案内容

2.1医院文化活动可对医院档案内容进行有效补充。在医院正常运行的各个环节之中，文化环境建设、服务文化互动以及人文医疗精神的弘扬都是重要的表现行为。为完善这些环节，医院相关职能部门应广泛收集更多文字、照片以及实物资料，或到医院职工中寻找真实的素材。之后总结这些工作，将方法、经验总结成宝贵经验，对医院档案资料进行补充。

2.2医院文化应设立信息收集的渠道

医院文化建设是一个关系到医院上上下下、方方面面的工作，需要全体员工的共同参与，他们不仅扮演参与者的角色，同时他们也是信息收集者以及创造者。在一个阶段工作结束后，不同的信息可按照规定的渠道，汇总到档案管理部门。其余一些信息资料在民间，可通过医院文化这一载体将这些档案资料进行汇集整理。

3.医院档案与医院文化之间的辩证关系

3.1医院档案以及文化两者之间相辅相成

医院档案以及医院文化均为医院的基础管理部分。两者之间所属管理范畴不同，但两者之间存在必然的内在联系。尽管医院档案有不同性质的载体，但均以具体的物质形态而存在，直观、形象可见。作为医院文化不仅通过具体的形象表现，同时也表现为一种内在的精神文化内容，体现医院文化的独特。作为文化的一种具体表象，医院档案同时记录了医院文化。两者之间相互联系，同时影响了医院的发展以及建设。

3.2两者互为因果

医院档案记录了医院的各项具体活动内容，集中体现了医院的具体历史内容。两者之间相互依赖，一方面医院文化是通过医院档案资料而体现的，一方面医院文化同时丰富了医院档案资料。作为医院建设的一项重要工作，医院文化所形成的档案，进一步丰富了医院档案。

4.医院档案可有效促进医院文化建设

医院档案资料集中记录了医院各个部门的事业发展，具有较大的信息量。医院档案管理部门应以医院档案资料为基础，进行再创造创新，发展成人们可以接受的作品内容形式，并将其作为载体，集中体现医院的文化魅力。医院档案可起到宣传教育功能。在医院工作中，将全体员工当做教育对象，对医务工作者进行医院发展历史的教育，宣传先进优秀事迹，让百姓对医院档案资料有全面的了解，改善信息滞后状况。

5.总结

综上所述，加强医院档案管理工作对于促进医院文化建设具有相当重要的作用。充分挖掘医院档案优势，发挥医院档案优势，充分推进医院的文化建设。

参考文献：

[1]李明珠.谈档案管理工作对医院文化建设的重要性[J].黑河学刊，2012，181（8）：23-24

[2]梁维斌.医院档案管理在医院文化建设中的意义[J].中国老年保健医学，2012，10（3）：101-102

文件档案管理员范文第3篇

关键词：医院；会计档案；信息化

医院会计档案是医院日常业务活动的真实记录，反映医院经营过程中的各种经济活动，从会计报表到财务分析，从预算资料到决算资料，从会计凭证到记账凭证，从成本核算到工资发放，一系列的财务管理过程最终形成会计档案。营改增后，电子发票数量逐日增加，用户可以通过扫码或邮箱获取电子发票，一些建立网上报销系统的企业，已不需要粘贴纸质发票，实现了无纸化报销。中国电信广东分公司2012年开始会计档案电子化试点，每年节约成本1000万元，每年节省库房约400平方米，不需异地调卷，立卷环节减少，工作效率提高。在物联网、云存储、大数据、区块链等新技术不断推陈出新、飞速发展的背景下，医院完善会计档案管理信息化已迫在眉睫。

一、医院会计档案信息化的现状分析

1.医院会计档案管理面临的问题。（1）档案数量愈见增多。按照新《会计档案管理办法》的规定，会计档案中数量最多的会计凭证保管期限由15年增至30年，很多年难以销毁，销毁档案所腾挪的空间又不足以存放新产生的会计档案，为库房存储空间带来极大压力。（2）纸质会计档案查档不便。会计档案经移交档案室后，财务人员及其他职工如需查阅会计档案必须到档案室，一旦财务人员与档案工作人员某一方无法到场，就无法进行档案查阅。（3）电子发票报销未开展。自2016年开始，电子发票已被各行各业使用，而在很多医院，仍停留在纸质载体的管理层级，甚至在电子发票日益增多的情况下，财务报销仍需将电子发票验证打印，电子发票的便利与现行纸质发票的管理制度已然无法对接，甚至某种程度上反而增加了职工报销的难度。2.医院会计档案信息化的法律保障。信息技术得到广泛应用，电子档案及其法律效力逐渐得到认同。2015年，国家税务总局《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号），于2015年12月1日起，在全国范围推行增值税电子普通发票。2015年12月，财政部和国家档案局联合了新修订的《会计档案管理办法》中，认可了电子会计档案的地位和效力。2019年4月26日公布的《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条提到：符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院关于修改<关于民事诉讼证据的若干规定>》中提到：“电子数据包括下列信息和电子文件：……文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。”2020年新修订的《档案法》中明确提出：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”这些法律法规的出台与修改为电子会计档案提供了法律保障。3.医院现行管理系统的现实依据。医院现有OA系统、HRP系统、电子病历系统、医学设备管理系统、LIS系统、档案管理系统等，分属各部门管理与运行，互不关联，输出与存储格式不同，与档案管理系统互不兼容。这些业务系统是医院在信息化建设方面的进展与体现，同时是信息化未能同步规划、同步建设所带来的负面结果，但也为医院信息化整体构建奠定了一定的基础。各自业务系统的运行或多或少都在产生电子文件，如财务工作中，工作核算、绩效考核、各项明细账目等都通过财务管理系统进行分析与生成；人事工作中，职工花名册、职务职称任免等都在人事系统中管理。目前，医院会计档案信息化需要解决的是各业务系统的数据衔接、及电子文件归档问题。

二、顶层设计：跨系统的信息共享平台

1.统筹协调，系统数据兼容对接。大数据、云存储时代，数据集中、共建共享是发展趋势，高度系统集成是会计档案信息化的关键，分散式档案管理已不适应发展需求。新修订的《档案法》第三十六条提到，推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统、业务系统相互衔接。第四十一条，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。构建医院信息资源服务平台，集成办公系统、财务管理系统、档案管理系统等各业务工作系统，分系统内各自部门运行，并最终都与档案管理系统关联。对各业务系统中应归档的原始数据统一采集，所有系统内形成的电子档案都可直接归档至档案管理系统，并通过档案管理系统获取数据。2.统一标准，技术规范设计科学。在医院层级实行统一管理流程、统一元数据管理、统一归档标准。财务管理系统作为重要部分，既包含前段财务业务流程，也应符合电子档案的归档格式与标准要求。首先，梳理财务业务工作，确保会计凭证、账簿、报表输出电子格式，明确电子会计档案的归档范围及归档流程，确定“单套制”与“双套制”的适用范围。其次，制定数据接入技术规范，包括文件格式、接入频率、背景结构、校验规则等标准，实现数据在线归档。3.利用优化，归档与查档流程简化。纸质会计档案的归档流程可细分为打印、组卷、编目、装订、装盒、上架。实现跨系统的信息共享后，对于实行“单套制”保管的会计档案，可以省略打印、手动组卷、装订、装盒、上架等过程，将组卷、编目、移交等流程转至系统间进行。财务人员在财务管理系统中对待移交档案定期移交，编制目录并根据统一设定的档号规则生成档号，打印移交清单，经领导审批后提交归档，编目信息、电子会计档案元数据等信息一并移交。档案管理系统接收移交数据后，对归档信息各项要求进行审核，确认无误后归档流程完成。查档利用流程进一步优化，电子会计档案移交后，拥有权限的财务人员可自行查阅系统内生成的电子会计档案，也可通过档案查询功能申请查阅存量会计档案的原文“数字化”版本；普通职工查档经由财务人员审批并提交申请（如图1）。

三、电子会计档案：数字化走向“单套制”

1.存量会计档案数字化。选取重要程度高、用户利用率高、纸张损坏率高的存量会计档案进行数字化扫描。存量会计档案的数字化可以解决异地利用的困难，方便财务人员的查档需求，提高工作效率，同时，在会计档案保管期限到期销毁后，可延长电子会计档案保存期限，以备可能性的查考。存量会计档案“数字化”的范围应进行明确限定。会计档案的利用主要集中在形成时间的近十年，形成时间越久的会计档案，其利用率会相对越低，随时间推移，基本呈逐步下降的趋势。同时，医院会计档案的利用范围相对集中于药品采购、大型设备购置、“三公”经费、科研课题经费、固定资产等方面。因此，可以将数字化范围限定在以下三个方面，建立专题数据库，方便利用。（1）会计凭证。利用率高的原始凭证和记账凭证进行原文扫描，甚至是保存为OCR识别后可以全文检索的双层PDF/OFD格式；（2）非计算机生成、手工填写的总账、明细账、日记账；（3）非计算机生成、手工填写、永久保存的年度财务报告、部门决算。2.电子会计档案“单套制”。电子档案“单套制”已势在必行，虽然目前实行全部电子会计档案“单套制”在短期时间内难以实现，但部分会计档案“单套制”具有现实可操作性。财务部门推进电算化后，核算、内控等业务工作都在计算机端生成、查阅，打印出的明细账、工资册除了保存备考外很少被财务人员查阅，极大地浪费纸张与库房空间。实行电子会计档案“单套制”，记账凭证、工资发放清册、总账、明细账、会计报表、固定资产卡片等经由财务管理系统生成，在财务管理系统与档案管理系统数据对接的基础上，都可直接归档至档案管理系统，可以不打印纸质版本（如表1）。逐步扩大“单套制”适用范围，提高电子会计档案占比，通过条码条、影像系统扫描等方式关联原始凭证与记账凭证；通过与其他业务系统信息共享，对单位内部形成的原始凭证进行数据交换，减少原始凭证打印步骤，分阶段、分批次逐步推进电子会计档案的开展。从实践来看，“单套制”“双套制”将会长期并存，但信息技术的应用和依赖会越来越强，因此，推进电子会计档案“单套制”，甚至向“单轨制”管理探索势在必行。

四、技术支撑：区块链技术保障“四性”

电子会计档案管理的风险因素主要是如何保障真实性、完整性、可用性和安全性。运用区块链技术可以对“四性”进行信息检测与安全保障。区块链技术将各个区块通过指针形成不可逆的链式结构，每个区块都含有非对称公钥与私钥、数字签名、时间戳等信息，且每个区块都含有上一个区块的哈希值，以此来验证信息的有效性，并允许下一区块的生成。区块数据存储于节点上，节点之间再通过网络形成共享平台。如档案管理系统、财务管理系统可以看作区块链中两个节点，各自系统中的每一条包含加密信息的元数据就是区块。财务管理系统依照统一标准，对数据进行捕获，由财务部门对元数据信息加密，提出移交存储请求，通过区块链共识机制将信息封装成新的区块，存储于区块链中，档案管理系统通过区域链获取此信息。由于区块链技术的去中心化特点，一旦遭受网络攻击，必须掌握全部数据节点的51%，才可以操控修改网络数据，篡改难度大，几乎不可修改，从而保证档案信息的真实性。区块链智能合约机制可以按照预设的规范流程自动执行，通过时间戳等技术记录信息状态，可追溯信息，保障可靠性。运用区块链技术收集数据信息，减少人为参与，并通过共识机制检查文件格式、数据背景等元数据信息，各节点相互配合，保障完整性。区块链技术是新型的分布式数据库，数据存储于财务管理系统与档案管理系统两个节点上，即使某一系统信息遭到篡改或丢失，只要另一系统正常运行，数据仍可恢复，并继续更新记录，从而保证可用性。区块链技术并不是独立的，而应与大数据、云计算等技术融合实践，只要有利于会计档案信息化的建设与发展，都应用辩证与发展的眼光看待。

五、人才保障：培养复合型人才

培养兼具档案、财务、计算机三方面基础知识的复合型人才，弥补精细化分工的弊端。无论是系统的开发运作，还是利用工作的审核批准，都无法脱离“人”的参与。现代社会，分工愈加细化，工作专业化的同时也造成复合型人才的缺失。同时，系统互联，数据信息高度集中，对相关管理人员的要求更高。财务系统与档案系统互联互通，在运行过程中，必然会遇到归档与利用的各种问题，具备财务知识与档案知识，可以解决归档的具体范围与在线利用操作细节。同时，系统互联构架于信息技术之上，掌握基础的计算机技能和互联网知识，可以自行处理简单的系统问题，减少因计算机人员忙碌而造成的在线查档延迟。因此，对涉及财务归档及利用的部门都要指定专人负责，并定期组织培训，包括财务、档案、计算机知识、职业道德等方面内容，由浅入深，逐步深化拓展培训深度与广度，为医院会计档案的智慧化管理储备人才。

在新技术飞速发展的时代，会计档案管理信息化建设是适应技术发展的必要过程。构建电子会计档案管理平台，可以节约管理成本，减少资源浪费，由对会计档案的实体管理转向数据管理，由基础核算工作转向管理监督工作，发挥档案的决策辅助作用。开展电子会计档案与档案管理的共建共享，实行部分会计档案“单套制”保管，甚至向“单轨制”管理模式探索，可以有效地提高档案利用效率，节约财务人员频繁到档案室查档的时间，节省职工报销审核来回奔波的时间。

参考文献：

[1]孔繁杰.创新档案管理，打造绿色账本[J].中国档案，2015

文件档案管理员范文第4篇

关键词：国土资源；档案管理；存在的问题；建议

随着市场经济的发展，国土资源管理部门面临着新的形势和要求。如何科学、有效地管理好土地，提高国土资源管理的效率和水平，充分、合理和科学地利用好有限的国土资源，已成为急需解决的问题，而国土资源档案管理工作，更需要进一步规范和提高。

一、存在的问题

当前社会逐步向信息化社会演变，及时、全面、系统、准确地获取信息是做好各项工作的前提。档案利用者对档案信息的要求也是如此。档案管理工作者如果继续沿用低效率的传统手工管理模式，必将在社会发展的大趋势面前没有立足的空间。随着计算机的应用，电子档案大量地出现，但与之相适应的管理缺乏经验。电子档案本身具有信息与载体的可分离性、信息传递的网络化、信息存储的高容量及信息的易修改等特点。国土资源档案的管理工作者更应跟上形势，努力适应对电子档案的管理。

随着档案法规的逐步完善，依法治档的社会环境不断好转，档案管理工作正面临难得的发展机遇。国土资源档案对依法管地、合理开发用地、解决土地纠纷、农村土地承包、制定土地利用总体规划及缴纳土地租金、征缴国有土地使用税等很多方面都起到了很重要的作用。随着新的土地管理法的正式实施以来，国土资源管理制度和方式均发生了重大的变化，耕地保护、土地用途管制、国土资源执法、矿产管理等管理职能都得到了增强，基本农田保护、土地开发整理、用地报批、征地实施等各项具体工作都有了新的政策、法规、程序，由此形成的国土资源档案数量不断增多。如何开发和利用这部分内容丰富的国土资源档案成为档案管理工作的一大难题。

国土资源档案管理工作的发展，对国土资源档案管理工作者的素质提出了更高的要求。新技术的应用使国土资源档案管理工作者有了施展才能的广阔空间，但同时也对国土资源档案管理工作者的素质提出了更高的要求。新时期的国土资源档案管理工作者，除了要求具有档案管理本专业的知识外，还要求具有计算机、外语、管理学等基础知识，尤其是要求具有国土资源管理基础业务知识。

二、建议

1.加强基础业务建设。按照各地土地档案管理目标认定的各业务建设要求，扎扎实实地抓好基础业务建设。在国土资源管理工作中，档案的形成要规范化、档案的整理要系统化、档案的保护要科学化、档案的管理要现代化。

2.加强信息系统建设。随着办公自动化的普及，要加快档案信息电子化建设进程，充分利用计算机存储、网络、计算的功能，加快档案信息系统建设。建议建立电子影像档案数据库，实现对电子影像档案的管理和维护，同时使其具备和地籍管理系统之间的数据借口，通过土地登记申请材料的扫描，在完成土地登记后，可以直接生成地籍电子影像档案，同时形成纸质和电子两套档案数据。

文件档案管理员范文第5篇

摘　要：加快档案工作管理规范化、制度化建设的进程，是依法办好民办职业院校的重要基础工作之一，也是衡量民办职业院校教学质量和管理水平的一个重要标志。本文通过分析民办职业院校档案管理工作中存在的一些突出问题，提出了整改建议和对策措施，供参考研讨。

关键词：民办职业院校　档案管理　内涵建设

随着国家大力发展高等教育事业的政策机遇和城乡居民迫切希望获得高等教育机会的需求剧增以及大学生就业形势的严峻，民办职业院校发展态势和前景看好，但是由于民办职业学校起步晚、发展快，其“速度、规模、质量、效益”，出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象。民办职业院校的制度管理和内涵建设方面问题较多，尤其是民办职业院校档案体系的建制和管理工作，成为影响和制约民办高职院校发展的重要瓶颈之一。根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部第27号令关于《高等院校档案管理办法》的明确规定“高校档案工作是高等院校重要的基础性工作，院校应当加强管理，将之纳入院校整体发展规划。”因此，民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路。

一、民办职业院校档案管理存在的主要问题

调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题：

1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象。当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展， 因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。

2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度。目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档；且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在“档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃”现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。

3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设。目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。

4、档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率。由于民办职业院校成立的时间短，对档案工作的认识不够到位，平时不注意档案的收集与整理，导致很多院校只存在教学档案和行政档案，党群建设和科研建设等档案材料缺失，档案保存单一。由于档案人员本身能力的局限，学校没有编研档案。同时，由于缺少专职档案管理人员和对档案工作的忽视，档案利用率不高，不能充分发挥档案在院校发展路程中的作用，档案的服务职能处于被动状态。档案信息资源的开发利用渠道单一，仅限于发展党员、评选三好院生、优秀毕业生等方面。在师资培养、人才选拔与考核及推荐院生就业、扩大对外交流、宣传教育、树立学校良好形象等方面，未能真正发挥档案应有的作用。

二、民办职业院校档案工作建设的对策措施

1、加强院校领导对档案工作的重视，提高全校职工档案意识。一所学校能否把档案馆建立起来并制定出规范、科学的规章制度，做到馆藏信息丰富、档案工作有章可依、档案工作真正为学院发展服务，关键是领导的重视程度。领导重视档案建设，善于用档案资料来处理和规划院校各项工作，是做好档案工作的根本保证；学院全体教职工的配合也是关键。因此，档案管理人员不仅要争取学院领导对档案工作的理解与支持，让他们意识到档案工作的重要性，把档案管理纳入院校计划和规划，纳入学校管理制度，纳入学院工作人员的职责范围，同时还要做到档案工作的意识与任何一项工的布置、检查、总结、验收同步进行。 要强化全体教职工的档案意识，让他们能够真正从思想上和行动上意识到档案工作对于学院和个人发展的重要性，自觉配合档案部门的各项工作，积极参与学院档案建设，在参与档案建设过程中，认真研究落实本部门的档案工作任务， 做到在平时的工作中自觉收集、整理档案资料，并交档案室统一保管，使学院档案工作保质保量限期完成。

2、档案工作管理做到科学化、规范化、制度化。针对民办职业院校实际，建议制定规章制度，《民办职业院校档案资料分类编码及归档范围》、《各系、部档案归档范围和保管期限》、《系部教学档案资料分类编目格式及类目代码表》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等各项制度要健全。要做到教学档案、行政档案、党群建设档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等等及时归档，对档案管理实施细则，档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等做出明确的规定，对档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，从制度上保证档案资料能长期有效地收集和保存。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。

3、设置档案室或者档案馆，配备专职档案人员并注意对专职档案人员的培训，增强档案管理人员的服务意识。要针对民办职业院校实际情况设立档案室或者档案馆，配备专职档案管理人员，尽量做到档案管理人员的稳定，即使出现人员流动也要做好档案资料的交接工作，防止人员变动便出现资料丢失的现象。同时，要求专职档案管理人员强化档案知识学习，做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案工作管理的顺利进行。专职档案管理人员要顺应现代教育发展要求，做好从被动的传统档案的管理到利用档案为学校发展和社会发展服务的过渡。过去，档案人员往往以自身为中心来开展工作，片面注重档案工作的收集与管理，较少做到主动利用档案为学校发展服务。针对社会发展和民办院校的实际，档案管理人员不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务，更不能凭想象、图方便，必须改变观念，重新审视档案管理的全过程，以适应民办职业院校的教育教学，为社会各界对民办职业院校的教育评估提供翔实可靠的档案资料，在服务理念、服务目的、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程等方面进行创新、拓展和提升。

4、针对民办职业院校实际，重视档案材料收集，做好档案编研工作。做到文件材料完整收集是确保档案材料完整的前提和基础，也能直接反映出院校平时的工作成绩。因此，要做到定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；强化文书管理，抓好院校活动所形成的文件材料的收集。对有请示没批复或有批复没请示的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的完整归档。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料应留下原件，以备日后归档。针对有些院校存在资料积压多年未归档、档案管理工作缺乏延续性和完整性的问题，应建立长效管理机制，保障档案资料收集的连续性和完整性。比如，各系部的教改实验课题，针对其周期长的特性，要注意材料收集的连续性，保证每院期、每院年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告收集齐全。某项活动材料的收集要有头有尾、善始善终，防止档案材料收集的缺失与不完整。

档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，而档案的编研工作，是达成这一基本任务的保证，例如民办职业院校教学、科研档案材料的编研。这些编研材料不仅是教学、科研的最新成果，也是师生学习知识的鲜活教材。尤其是科研，它是教师每个时期完成的最新研究，许多教师会把科研成果写入教案，形成了比书本知识更新的内容，同学们可以从这些编研档案中学习到最新的知识。在知识更新换代飞速的今天，编研档案弥补了书籍知识传播速度不快的不足，成为师生学习知识的鲜活教材。因此，依照档案编研工作“存真、求实”的原则，根据民办院校发展要求和教学评估要求，做好学校档案材料的新编、续编、开发等编研工作，编研出《教学规章制度汇编》、《教育改革成果汇编》、《教学论文集》以及《相关课题研究汇编》、《特色教学成果汇编》等资料，以满足师生对档案资料的需求和教育督导评估对档案资料的需求，是民办职业院校档案编研工作的基本任务。

5、强化档案建设信息化的设施投入与现代化管理水平。要采取切实措施，把档案工作需要的经费纳入学校经费预算；要为档案部门添置必要的设备，以便开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列为学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。促进档案信息化建设，应当把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步发展。要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案建设信息化所需的设备实施，采用先进设备充实档案工作。要尽快做好库藏目录的整理、录入规范工作，编制检索工具，充分利用网络化环境，快捷、准确、广泛地为院校的教学、科研、管理等工作服务，提高档案服务质量和服务效率。

参考文献

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