档案管理机制
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档案管理机制范文第1篇
随着二级学院办学规模的不断扩大，二级学院形成的档案材料越来越多，学校档案馆没有能力也不可能事无巨细，将二级学院各类档案都尽数收集进馆，那么，二级学院的档案管理应该采用什么样的模式进行管理合适呢？自20世纪90年代以来，国内一些规模较大的高校开始了在其所属的二级学院设立档案资料室的探索。尤其国家开展教育教学评估工作以来，建立二级学院档案资料室显得更加的迫切。近年来，学校档案馆常常接到二级学院有关档案管理的相关咨询，在日常的档案业务指导中我们也加大了二级学院档案管理内容的指导。在调研学习与实践的基础上，我们认为目前在同属于985和211类型的高校推行二级学院建立档案资料室的模式是当前高校档案事业自身完善发展的一种好举措。其优点体现在：第一，可以把学院系成立以来散存在各个办公室的具有保存价值的文件资料进行系统整理和集中存放管理，既解除了办公室人员对室内大量积存资料清理中存毁矛盾的纠结，办公室敞亮了，资料也有序便查；第二，有利于督促二级学院每年定期进行上一年度文件资料的整理归档，避免了资料的乱放与丢失等现象，养成良好的资料积累与整理归档的习惯；第三，目前高校普通都是多校区办学，学校档案馆不一定与学院在同一校区，即使在同一校区也不如就在同一单位内利用方便，况且学院自存的档案更多的是为本学院工作服务，建立学院档案资料室集中存放本学院档案既方便了本学院师生的就近利用，也方便学院日常工作的查考利用，可以达到节约工作成本提高工作效率的目的。总之，科学地设计二级学院档案管理架构，协调处理好校、院二个层级档案管理的关系，在归档重点、管理办法等方面加以规范、整章建制，积极创新二级学院档案管理模式是实现高校二级学院系档案管理科学发展的必然之路。
二、以档案规章制度建设为抓手促进二级学院档案管理规范化
制度化是一个单位工作步入规范化、科学化的前提，建立健全二级学院档案管理规章制度是保障二级学院系档案管理规范化的核心。在档案工作队伍网络比较完善的高校，每一个二级学院通常会有一位档案工作负责人，一般由学院的行政副院长或党支部书记兼任，有一位兼职档案员，通常由学院办公室主任或行政秘书兼任。在上述档案工作负责人和兼职档案员的岗位职责中大多只是简单地言明负责学院档案工作，通常连当事人自己都不太清楚究竟具体应该做些什么工作？学校每年对每位职工进行工作考核时也往往没有将其兼任的档案工作职责列入考核的范畴，学院档案工作长期以来形同虚设，各学院档案管理各行其是。经过实践与学习，我们认为要做好二级学院的档案工作，首先应该抓档案制度建设，建立健全二级学院档案管理规章制度，使院系档案管理工作有章可循、有法可依，这是保障二级学院档案科学管理的重要条件。二级学院档案既要有国家档案局和高校档案馆要求的规范性，又要突出本学院的特色，从而为形成和提炼本校的办学特色提供坚实的支撑。具体来说，二级学院档案管理规章制度主要包括：二级学院档案管理办法、二级学院档案分类方案、二级学院档案归档范围与保管期限表、学院档案室管理规定、专兼职档案员的档案职责等。制定二级学院档案管理规章制度时要避免简单地照搬高校档案馆的相关规章制度，要在遵守《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等国家及地方档案管理相关法规制度的前提下，结合本学院的工作实际做具体的补充、细化和完善工作，拟定出适合本学院实际的档案管理规章制度。
三、创新与拓展二级学院档案管理培训研究
高校二级学院兼职档案员的专业背景往往多元化且素质参差不齐，大多数没有接受过正规的档案管理专业训练，对档案及档案价值的认识不一。针对二级学院档案管理人员普遍非专职化、专业化特点，结合二级学院行政、党务、教学和科研工作的特点，并考虑各岗位人员的职责与工作规律，创新与拓展二级学院档案管理培训研究是保障二级学院档案管理质量的关键。毋庸置疑兼职档案员的知识、能力和素质等直接关系到二级学院档案管理的质量和管理目标的实现，而各岗位工作人员档案工作技能的好坏直接影响到兼职档案员档案整理的工作量。因为二级学院的档案通常是由兼职档案员直接接收各岗位工作人员整理与移交的本岗位形成的文件材料经有序整理汇集而成，因此对二级学院工作人员进行档案管理培训时，第一，要拓展培训对象，最好二级学院系各个岗位的工作人员都能参加培训，甚至在学院进行帮忙的学生助理也应该纳入培训的范畴；第二，在培训内容方面除了使其掌握档案管理的一般知识外，更重要的是提高其对院系档案价值的认识，改变大家普遍对档案认识不足甚至集体无意识状态，让全体师生员工意识到，自己就是学校档案的形成者之一。一个时代一个学院教师学生在教与学、科学研究、服务社会中形成的集体记忆，反映在日常工作中的一份份文件、一张张照片、一个个科研项目和基建项目等档案上，这些档案承载着这个时代这个学院发展面貌的真实记录，是传承与熔铸学校精神的重要信息源；第三，定期组织二级学院兼职档案员及其他工作人员到学校档案馆或省市档案馆参观学习，开阔其视野，更新、补充和拓宽其知识结构；第四，学校档案馆应加强二级学院档案培训模式、培训内容、人员组织等内容的创新性研究，形成卓有成效的培训方式及规范的培训教程；第五，探索制定有效的绩效政策，例如将完成档案工作的情况与单位年度考核挂钩，有效地激励兼任档案人员开展档案工作的积极性。
四、充分利用现代信息手段实现二级学院档案数字化管理
档案管理机制范文第2篇
（一）档案管理工作人员缺乏专业素质
档案管理工作人员对于档案管理工作的认知不明确，在工作的态度上给大众一种悠闲的感觉。档案管理工作人员的工作压力不明显，没有认识到社会对于档案信息资源的急需程度。在档案管理和档案的查找过程中，档案管理人员没有熟练的业务能力，甚至于造成档案的丢失。档案管理工作责任重大，关系到人力资源的管理工作，档案管理人员应该不断的提升业务能力，注重提升专业素养，将档案管理工作作为人力资源保障的重要基础，实现对档案管理工作的专业化发展，以业务能力和熟练的操作技能实现对档案管理工作的促进。
（二）档案管理工作基础薄弱
档案管理工作的基础比较薄弱，其中有很多有效的资源无法得到充分的开发，对于档案管理工作应该建立一定的管理机制，以提升档案管理人员的业务素质。通过一定的制度规范和机制的创设，提升档案管理工作的社会责任感，明确档案管理工作的工作内容，积极的开发档案基础工作的有效资源。提升档案管理工作的基础性，为档案管理工作人员的业务能力的发展创设良好的环境，积极的促进档案管理工作现实发展。
二、干部人事档案管理人员激励机制构建
（一）加强档案管理人员职业技能培训，增强职业吸引力
档案管理工作应该注重对档案管理人员的职业技能进行有效的培训，通过对先进的档案管理技术培训，提升对档案资源的整合能力。在意识上明确档案管理人员工作认知，了解档案管理工作的重要性，提升行业的吸引力。重视启发式的激励机制，通过绩效考核和奖励机制，对档案管理工作人员的主动性和积极性有所调动。鼓励档案管理人员积极的进行创新，提升业务能力，实现档案管理的现代性发展。
（二）调整薪酬分配制度，提升福利待遇
档案管理人员的工作热情不高，最为主要的原因就是单位的激励机制不健全，通过有效的奖励机制的创设，让档案管理工作人员的业务能力和工资待遇相挂钩，在福利待遇上、假期安排上都给予表现突出的员工进行积极的奖励。通过薪酬制度的调整实现对档案管理工作的积极性的提升，在保障档案管理人员基本的薪资待遇的基础上，加大奖励制度，让档案管理人员提升工作的热情，以认真主动的态度去投入到工作中去。通过奖励和晋升制度，促进档案管理人员积极的进取，主动的学习，加强信息交流培训力度，自觉的提升自身的业务能力和职业素养。
（三）注重文化交流，实现人文关怀
档案管理工作接触的工作内容比较单一，因此应该注重对档案管理人员的人文关怀，促进员工之间的工作交流。通过增加人文关怀等方面内容，提升档案管理人员的职业归属感。构建“以人为本”的干部人事档案管理人员激励机制，实现奖惩分明的管理制度，保障每一位员工的基本权益。在日常的工作中，积极的深入到档案管理工作的基层工作中，了解档案管理工作人员的业务需求和情感诉求，帮助员工解决工作上的困难。
三、结论
档案管理机制范文第3篇
【关键词】文书档案；自动化管理；数据库管理；信息共享
正所谓“读史使人明智”，文书档案是档案贮留单位历史变迁与发展轨迹的直接记载和见证，不仅具有十分重要的文化价值，还能够为贮存者制定当下的发展规划、解决新现的疑难问题提供追本溯源的历史依凭。然而，由于文书档案自身的机体特征较不稳定，易受风化侵蚀与各类化学腐蚀，加之数量浩繁造成的检索困难，如何恰当管理之、使其发挥应有的历史镜鉴作用，是我们应当思索的重要问题。
一、文书档案管理中存在的问题
（一）不稳定的机体特征导致文书档案易流失。文书档案管理的困难不仅在于难“理”、更在于难“留”。由于现代化办公自动化系统在较前的历史时期还未普及，纸张是文书档案最常见、也是最主要的物质载体。但纸张本身的物理与化学特征均较不稳定，易遭受各类不可逆的毁损灭失风险。从物理特征来看，文书档案易遭受水渍（浸泡）、火烧、风化等；从其化学特征来看，文书档案易遭受酸碱侵蚀及其他各类化学腐蚀。
还需注意到的是，手写档案不仅载体易灭失，墨迹本身也面临着消亡风险。无论是钢笔书写抑或是碳素笔写就，其着墨本身便存在着晕染致字迹模糊、墨水风干、墨水凝华、墨水蒸发等的可能，无论是字迹渲染抑或是变淡，都不利于文书档案记载内容的识别、确认与精读。
（二）繁浩的文书数量导致档案检索较困难。纵然图书馆学与档案管理学已经为管理和检索文书档案提供了恰切的指引与方法，也具有较高的可行性，但其仍然存在以下两个方面的问题。
第一，在按照非自动化索引法进行非稻菘獗嗯诺姆桨赶拢人工编排、检索会在较大程度上迟滞检索与工作效率。大家似乎都有这样的经验，到图书馆借阅书籍，阅读并理解索引编排方法需要一段时间、将自己所要找寻的书目对号入座需要一段时间、找到自己书目所在的索引区需要一段时间、在堆叠的各式相近书籍中找寻到自己所需要的书目又得花费一定的时间，如此通过经验对照，该论点不言自明；这仅是检索过程，回照初始的人工编排，更加可想而知。
第二，人工编排、取阅后复原易疏误造成档案混乱。仍是借书还书的例子，我想我们都有如是的经验，即，将书目归还柜台后，下次再借阅相同书籍时，发现书目并不在同一检索区；甚或借阅其他不同类型书籍时，发现上次所借书籍竟在附近书架。这大抵是由于复原工作疏误造成的，如此会造成一定程度的档案混乱，若联结成片甚至成为常态，则档案的检索、管理工作将会陷入无序状态。
二、文书档案现代化管理机制的构建
（一）引入数据库技术进行自动化索引与管理。为了克服上述的档案易毁损灭失以及档案难高效检索两方面的困难，引入现代化的档案管理技术是可行的一条出路，其中，最为核心的管理技术当属数据库管理，与之相匹配的文书档案管理目标是实现自动化检索。
第一，将传统的文书档案索引规则“符码化”，作为数据库的信息处理与运行规则注入管理软件，形成自动化的索引机制。文书档案的现代化管理并非是凭空创新，而是对传统方案的技术升级与改造。原有的文书档案索引方法能够清晰、合理地反映档案区隔与同范畴内不同文书间的内在联系，是自动化文书管理系统建构的基本依凭，也即，将传统的文书索引规则转化为C语言等数据库语言，并以“符码化”之后的索引规则为基本框架建构起能够容纳更高量级，能够进行高精度、高强度、高密度与高速度检索的文书档案管理数据库。再次引入图书馆借阅的例子，现今大多数的高校图书馆都开通了网络文献速递功能，在校内网即可远距离登录图书馆主页查找自己所需数目的索引，明晰该书的上架位置、基本特征，甚至进行部分内容的影印版试读，而熟悉自动化检索规则的用户根本无需耗费任何时间熟悉检索规则即可通过书名检索得出以上信息，这便在很大程度上提升了档案管理的效率。
档案管理机制范文第4篇
关键词：质检机构 文书档案 管理
质检机构是由国家出于产品质量监管的需要依法设立的技术机构，主要承担着产品质量检测、新产品鉴定、产品质量风险监测、产品标准制修订、产品质量仲裁检测检测设备研制、检测技术培训等职责。一般而言，质检机构档案管理的内容主要包括技术标准、检验报告、设备档案、资质证书等“偏技术类”的各类档案，但是对于“偏行政类”的文书档案却往往不够重视。
一、质检机构文书档案的重要性
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，已经逐渐发展成为质检机构档案资料不可或缺的重要组成部分，是记载质检机构创立、建设、改革与发展历史，反映决策与管理工作真实面貌的重要的信息资源和精神财富。因此，质检机构需要加强自身的文书档案管理工作。
二、质检机构文书档案管理存在的主要问题
（一）思想不重视。由于质检机构的工作性质主要是从事产品质量检验检测工作，因此，质检机构往往对于技术标准、检验报告、设备档案、资质证书等“偏技术类”的档案十分重视，但是对于文书档案的归集、整理、保存和利用等却不甚重视，甚至在有的地市质检机构还是一片无人问津的空白之地。
（二）归集不齐全。由于文书档案立卷归档的范围较为广泛，因此，往往存在着归集不齐全的问题。文书档案的管理工作首先是从本单位各个部门在公务活动中产生、形成的各类文书资料开始的，但是由于质检机构的工作人员普遍存在着对于文书档案不重视的现象，因此，往往很多时候，各个部门的工作人员时常会“忘记”把重要的文书资料移交至档案管理人员手中，导致重要的文书资料未能归档。
（三）素质有欠缺。主要是指档案工作人员的培训工作有待于进一步加强。质检机构作为一个技术含量较高的行业，其实非常重视培训工作，但是由于对于文书档案管理工作长期不重视的原因，质检机构档案管理人员往往没有经过档案专业培训就直接接手文书档案管理工作，对于档案的分类、立卷等专业的文书管理工作只是一知半解，不能深得要领，更不能及时地更新文书档案的管理理念，跟不上现代化档案管理的步伐。
（四）管理不规范。由于质检机构对于文书档案的不重视以及档案管理人员对于文书档案专业知识的掌握等原因，造成了质检机构文书档案的管理普遍存在着不规范的现象，比如：没有按照国家档案局令第8号 、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等有关规定的要求，以“件”为单位对文书档案进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等整理工作，而是单纯地按照本单位的惯用做法和档案管理人员的理解进行整理。另外一个比较突出的现象就是对于文书档案的借阅没有严格的批准、登记、归还等程序，比较随意，容易造成失密、丢失等不良后果。
三、加强质检机构文书档案管理的对策措施
（一）做好宣传工作，提高单位对文书档案工作的重视程度。单位各个部门和工作人员对于文书档案工作的重视是做好文书档案管理工作的必要前提，没有各个部门的配合，就难以确保各类文书资料及时、齐全地归集到档案管理人员的手中。因此，档案管理工作人员要积极主动的做好文书档案工作的汇报和宣传工作，通过多种形式的活动向单位领导和工作人员宣传文书档案对于单位工作的支持与服务作用，积极争取大家对于文书档案工作的理解、重视和支持，为做好文书档案的管理工作奠定良好的基础。
（二）加强沟通协调，做好文书档案的归集工作。要做好文书档案工作，档案工作者一定要经常性地到深入到本单位各个部门的实际工作中去，主动了解各个部门尤其是主要业务部门和与文书档案管理工作密切相关的重要部门正在或者将要进行的新的工作。同时，还要根据本单位的实际工作，主动思考档案工作要怎样围绕单位的中心和重点工作进行，怎样才能收集到能够展示单位历史和现状、促进单位未来发展的各类资料，以及如何做好资料的收集和整理工作等方面的问题。
（三）完善工作机制，搭建文书档案管理体系。近年来国内质检机构的规模在不断扩张，一些省级质检院所的团队规模都已经突破了五百人。在这样规模的质检机构中，要想做好文书档案的管理工作，尤其是收集工作，单纯依靠档案管理工作人员的宣传与协调是难以实现的。最有效的办法还是要完善工作机制，在各个部门设置专职或者兼职的档案管理岗位，负责本部门文书档案、技术标准、检验报告等各类档案的收集、整理、移交等工作。
（四）加强人员培训，提高文书档案管理工作者的综合素质。文书档案工作者的素质、能力与水平对于做好文书档案的管理工作起着十分重要的作用。而且文书档案管理工作不仅要求管理人员具有扎实的基础知识，还要求他们知识面要广，包括文、地、史、哲、理、数等方面的基本知识。因此，一定要高度重视对文书档案管理人员的培训，为他们提供交流与学习的机会。
（五）完善规章制度，严格按照规定做好文书档案的管理工作。建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度做好文书档案的收集、整理、归档、借阅等各项工作。同时，一定要通过多种方式，在本单位做好文书档案管理制度的普及、宣传工作，尤其是各个部门专职（或兼职）档案管理工作人员的培训，让各个部门专职（或兼职）档案管理工作人员对于文书档案的归档范围、整理方式、移交时间、保管期限等要素有充分的了解和掌握。
综上所述，文书档案管理工作在质检机构的工作中起着越来越重要的支持与服务作用，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。实行全面科学化的文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准。这就要求相关部门必须重视文书档案管理工作，强化文书档案管理水平，加强部门间的协调与合作，实现文书档案管理的规范化、标准化，切实地提高文书档案管理工作水平，从而充分发挥文书档案的功能，为单位履行工作职责提供可靠的保障与有效的服务。
参考文献：
[1]曾为华. 浅谈文书档案管理.城市建设理论研究.2012（14）
[2]丁栋轩，刘海平主编. 科学普及出版社.2007年7月
档案管理机制范文第5篇
关键词：档案的作用，档案管理，改善途径
中等职业学校档案是指学校从事党务、行政管理以及教育、教学、科研等各项活动中直接形成的有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
中等职业学校档案包括文书档案、教学档案、科研档案、财务档案、学生档案等各种载体形式的档案，它具有原始性、客观真实性、信息性和知识存储性，有着非常重要的凭证作用和参考作用。
1.中等职业学校档案工作包括以下几点
1.1学校档案工作是指运用科学的原则和方法对学校档案进行有效管理，它是学校管理的一项基础工作，在反映和维护学校历史真实面貌、为教学服务、为学校经济建设服务、为学校管理服务方面发挥着重要作用。
1.2学校档案工作的基本内容包括档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编日与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。档案管理业务的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件；提供利用工作则反映了档案基础工作的成果，同时也向基础工作提出了新的要求。
2.中等职业学校档案的作用
档案是第一手的原始材料，它不仅记录了历史活动的事实经过，还记录了人们在各项活动中的思想发展、社会实践中的经验教训，以及科学研究和文化艺术的创造成果。
档案管理是学校管理的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作，无论在总结教育教学经验，探索、掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都有着极其重要的不可估量的作用，这主要表现在以下几个方面，一是利用档案为学校各项事业的发展提供计划和管理依据，有利于学校进行科学管理，提高教育教学质量；二是档案可以作为学校各项工作查考的依据，有利于对教职工和学生进行全面考核；三是利用档案为学校历史、理论研究和科技研究提供第一手资料，为教学科研事业服务；另外，在教育竞争激烈的今天，档案在扩大学校影响力和知名度、争创教育品牌、促进学校发展、推进社会文明建设等方面具有不容忽视的作用。论文参考网。
3.中等职业学校档案工作存在的问题
3.1思想认识上不够重视
从思想认识方面看，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，“重教学、轻档案”的意识还存在，认识不到档案工作在中专学校建设中的重要性和必要性，意识不到档案对教育事业的促进作用，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有部分学校领导对档案工作也不够重视，对档案工作不理不问，将一些责任心不强、年龄偏大的人员安排在档案工作岗位上。上述对档案管理不够重视的思想认识，导致档案归档意识不强、档案证据不足，许多资料已经丢失，或者一时找不到，档案信息资源开发不足，最终造成档案利用率不高。
3.2档案管理方法陈旧落后
目前，中等专业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时候速度慢、准确率低。同时，很多中等专业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等专业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等专业学校工作发展的关键。
3.3档案立卷工作不规范
档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录人不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录入有些学校还未进行整理。
3.4档案专业技术人员缺乏
近几年，学校档案人员的学历、职称虽然都有明显提高，但既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员却相当匮乏。学校档案人员受各种客观条件限制，培训力度不够。档案人员参加档案部门组织的档案培训，尤其是档案保管技术专题的培训相当有限。这些原因都明显的制约了档案管理的专业性。
4.中等职业学校加强档案工作建设的途径
档案资料的收集、整理和保存工作，是一项具有重要现实主义和深远历史意义的工作，切不可等闲视之。论文参考网。搞好中专学校档案管理工作是一件有利于科学育人。有利于科学管理，有利于后人且造福后代的大事，应从以下几方面加强中等专业学校档案管理工作，建立和完善科学的档案管理机制。
强化档案管理意识 ，领导重视是关键，要加大中专学校档案管理的检查与考核力度，配置专业人员进行档案管理，对管理人员要进行岗位培训。各中专学校要有专门的档案室或档案橱，学校也要把档案管理列入重要议事日程，实行责任负责制。
同时，确实提高和增强中专学校全体教职工对档案工作重要性的认识。这是搞好学校档案工作的先决条件。论文参考网。要认真学习国家《档案法》，在广大教职工中深入进行档案法律知识的普及学习与宣传，使学校领导干部和全体师教职工都普遍认识到档案工作的重要意义，扎扎实实搞好档案工作，建立严密的切实可行的档案管理制度，按照《档案法》的要求规范各类档案的分类、归档和管理，使档案工作做到有章可循。有法可依。
