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随着科技体制改革的不断深化,科研项目绩效管理逐步渗透到项目的整个进程,而不是仅在“事后”开展工作,进一步强化了预算支出的权责和效率。目前,我国科研项目预算绩效管理仍存在体系不完善、绩效理念尚未牢固树立等问题。科研单位要推动科技事业发展,适应当前科研项目管理要求,改进预算绩效管理已经十分紧迫和必要。
一、科研项目预算绩效管理概述
科研项目预算绩效管理是以全过程预算绩效管理体系为基础,以提高项目支出效率和效果为方向,最终目标是促进科技成果产出。科研项目预算绩效管理体现的是科研经费的目标化管理。就现状而言,我国科研项目预算绩效管理工作仍处在不断探索和改进的阶段,在预算绩效评价指标的设定和考核等方面尚不完善。总体上,与公众期待的绩效管理成效还存在着一定的差距。
二、科研项目预算绩效管理存在的主要问题
(一)“绩效意识”不足,没有形成完整的绩效管理体系。由于绩效考核结果未纳入课题组或个人的奖惩范围之中,使得科研人员未形成一种积极、主动参与到绩效管理中来的意识。此外,绩效管理没有形成完整的体系,一些科研单位只是在项目的某一阶段采取绩效管理措施,难以保证项目每个环节合规、高效的运行。
(二)绩效考核指标设置不完善。总体来说,科研项目绩效管理设定的合规性指标较多,效果性指标较少,使绩效评价带有一定的主观性,且很少对绩效相关的财务和非财务信息进行较为全面的收集与分析,缺乏对科研项目绩效目标实现趋势和发展的长效关注。
(三)“项目库”信息化平台建设滞后。项目库信息化平台是保证预算绩效管理工作有效运行的技术基础和管理手段。部分科研单位整合了科研项目、财务、资产等多模块信息的共享数据库还未形成。信息化平台的不完善,一定程度上阻碍了科研人员掌握项目相关信息的准确性和及时性。
(四)绩效管理人员队伍素质有待提高。虽然绩效管理人员未直接创造经济价值,但是在项目资金合理、有效使用,促进科技成果产出等方面则起着重要作用。绩效管理人员不仅要了解预算管理的业务知识,还要熟知科研项目管理的规范和要求,需要“多面手”型的管理人才。
三、科研项目预算绩效考核优化策略
(一)建立以预算基础工作为根本,绩效管理为导向的预算绩效管理体系。通过预算绩效管理体系的建立实现绩效管理和预算管理之间的有机融合,将绩效这一管理概念融入到每一个科研项目管理环节,实现以目标为导向、科研为基础、预算为主线、绩效为核心的全过程预算绩效管理体系。体系要兼顾全局与重点、完善评估与考核,激励与约束并行。同时,借助信息化平台的计算、统计和分析等功能为整个预算绩效管理体系的高效运行服务。
(二)合理设置项目绩效指标。绩效指标应能够清晰反映预算资金的投入产出效果,立足实际,具有前瞻性,与项目拨付资金量相匹配,使指标具备可实现性,起到指引作用。设置指标时,建议以定量指标为主、定性指标为辅,增强考核的客观性、综合性。根据科研项目进展情况将绩效指标划分为初始指标、过程指标和终极指标三类一级指标,再层层分解至二级、三级明细指标,
(三)建立项目库信息化平台。项目库是对项目进行规范化、流程化管理的数据库系统,项目库中的所有项目均实行全周期滚动管理。高效的项目库信息化平台可以加快项目遴选、审核、反馈的速度,促进科研项目工作的顺利开展。具体来说,一个较为完善的项目库信息化平台应具备以下功能:
(1)项目申报数据资料录入和上传功能,如:可行性分析等证明文件,方便用户操作。
(2)根据项目所属领域、是否、横向或纵向等分别设置对应的数据模板,增强录入内容的准确性、完整性。
(3)专家意见反馈和建议列表模块,帮助科研项目人员及时了解评审结果,完善项目管理。
(4)项目数据信息的整合和预算执行的趋势分析功能,为预算绩效管理提供有力的数据支撑。
(四)优化预算绩效考核方法,采用平衡计分卡进行项目绩效考核。根据科研项目的特点,将平衡计分卡四个维度的内容设定如下:
(1)财务维度。包括项目资金的预算执行率、分年度预算计划完成度以及项目资金使用的合法、合规性检查等。
(2)客户维度。根据科技成果对社会公众、科技发展产生的积极影响作为考核依据,可采用社会调查等方式进行。
(3)内部业务流程维度。由内审部门对项目预算绩效管理全流程的内部控制有效性进行评价,形成内部控制报告。
(4)学习和成长维度。考核预算期内项目人员参与绩效管理相关培训的情况,包括:培训课程数量、培训时长、情况等。
(五)引入第三方机构进行项目中期预算绩效评价和项目结题整体性评价,客观反映项目资金使用效果。第三方机构对绩效评价相关数据的真实性、准确性开展一系列核查工作,操作方式上可采取随机抽样,以保证选取样本的代表性。
(六)加强预算绩效管理人员队伍建设。科研单位可以定期举办科研项目管理相关的培训课程和竞赛活动,积极鼓励员工参与到项目绩效管理工作中来,不断丰富实践经验,提升绩效管理人员的专业素质。
(七)牢固树立绩效意识,建立绩效评价结果奖惩问责机制。科研单位要不断加强绩效管理的宣传工作,落实奖惩问责,使科研人员愿意主动参与到绩效管理工作中来。对于绩效评价良好的项目,给予项目人员一定的奖励。对于绩效评价不佳的项目,项目负责人应承担相应的监督管理责任,分析原因并制定改进方案。
四、结语
科研项目预算绩效管理的基础在“绩效意识”的确立,落实在“管理方法”的科学使用和“管理工具”的高效运用。科研单位应形成一个良性循环的项目预算绩效管理体系,依托高效、便捷的项目库信息化平台,增强绩效考核评价结果的应用,落实奖惩问责机制,使每一分钱都花出效益,实现卓越绩效。
参考文献:
[1]王佳.预算绩效管理相关问题研究[J].财会通讯,2013(17)
[2]黄艳,廖元柱,蒋丽红,黄千红.项目绩效预算与评价体系研究[J].财会通讯,2012(20)
关键词:高校科研经费 科研项目绩效 改进措施
中图分类号:G475 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2012)08-069-02
科研经费是指各种用于发展科学技术事业而支出的费用。科研经费通常由政府、基金会、民间组织或企业等通过委托或者评估筛选等方式来分配,用于解决特定的科学和技术问题。科学技术是第一生产力,随着国民经济的发展和社会对科技工作的重视程度的提高,科研经费的投入愈来愈大。科研经费是高校提高科技水平、培养创新人才、促进学科发展、提升高校综合实力和竞争力、增强高校可持续发展能力的重要保障。如何加强高校科研经费的管理、提高科研项目的绩效是科研和财务管理面临的重要课题,也是国家、社会和项目管理部门十分关注和亟待解决的难点问题。
一、高校科研经费管理中存在的主要问题
1.科研经费管理制度不健全,预算不科学。许多高校还没有将科研经费管理纳入经济责任制范围,没有明确界定科研部门、财务部门、其他相关部门以及项目负责人在科研经费管理中的职责和权限,也没有设置专门岗位负责科研经费预算管理、会计核算和项目决算工作,对不同层次、不同来源渠道的科研经费,没有针对性的科研经费管理办法,对科研经费使用审批权限和审批程序缺乏应有的规范。财会人员对科研经费管理工作的积极性不高。科研经费预算大多是由项目负责人凭经验编制,没有财务人员的参与,对成本要素考虑不周,预算不科学、不准确,不能全面真实地反映获得预期成果所需的成本。
2.科研经费管理机制不灵活,沟通、协调失衡。科研项目的可行性分析、经济效益估测、预算计划编制、中期项目评估和项目结题决算等各个环节,都缺乏财会人员的专业指导。从科研项目申请、立项到经费入账、中期评估以及项目结题结账的整个过程内高校科研部门与财务部门沟通、协调不足,信息、资料反馈不及时,从科研经费管理机制上难以使有限的科研经费发挥最大的经济效益。普遍缺乏共同督促项目组按项目进程合理使用经费的理念,没有时间管理、成本管理和质量管理的意识。
3.会计基础工作不扎实,经费管理混乱。多层次、多渠道的科研经费收入现状对财会人员的会计核算能力和经费管理水平提出了更高的要求。没有及时对财会人员进行国家科技政策、科研专项经费管理办法及财经制度等相关知识的培训。财务部门内部控制管理不严格,未设置专门岗位管理科研经费,岗位职责不明确,长期不轮岗。到账科研经费不及时入账。财务部门不按照经费来源对不同项目单独建账或分类设账,将同一项目负责人的不同渠道、不同项目周期的项目经费打包处理,或者对不同经费来源的科研项目采用一样的管理办法,造成科研经费预算管理混乱,无法监控各个项目的财务进展情况,更谈不上项目决算。财会人员在科研经费支出核算时,对政策把握不准,业务能力有限或责任心不强,审核不严格,不能够按照国家相关规定和项目经费预算控制经费支出,造成科研项目经费支出账目混乱。
4.科研经费使用效益低下,绩效评价体系缺失。由于普遍实行科研项目组负责制,科研经费开支主要由项目组长安排、审批。项目组往往自行计划开支,为了便于本项目的实施,不可避免地会购买所需要的仪器设备,造成大量仪器设备重复购置,学校难以做到固定资产合理配制和资源共享,导致科研经费使用效益不高。对于已结题的科研项目,验收时关注的主要是论文、专利、标准等技术层面的成果等,很少开展经费使用的绩效评价。
5.科研成果的价值观念淡薄,科研经费形成的资产流失严重。科研成果包括专利权、著作版权、软件等,高校对上述知识产权的价值观念淡薄,大多停留在知识产权登记和档案管理层面,没有纳入学校财务的无形资产的管理体系。项目组购置的仪器设备、图书资料和办公用品大多由项目组自行保管使用,发生校内工作调动和岗位调动时,一般不办理资产移交手续,物随人走。个别科研人员擅自将专利权、著作版权、软件等与外单位进行项目合作和成果转化,造成科研经费形成的资产流失严重。
6.对科研经费监督审计不够,科研经费使用过程中违规违纪现象时有发生。学校监察、审计部门对科研经费管理乏力,科研课题的预算与实际使用情况存在较大差距。不少科研人员开支科研经费的随意性大、主观性强,将科研经费用于旅游、福利、私人消费和与课题研究无关的活动,或者以协作费、测试费等名义转拨科研经费和违反有关规定将科研任务外包等行为,或者违反规定自行调整预算和挤占挪用科研项目经费。许多报销票据名不符实,旅差费中有许多“探亲旅游费”,会务费中有不少“礼品费”和“招待费”,办公费中有“日常生活品费”等。甚至张冠李戴,巧立名目套取现金,科研经费使用过程中违规违纪现象时有发生。
二、改进高校科研经费管理的主要措施
1.转变和更新观念,树立对科研经费使用的正确认识,自觉遵守科研经费管理规定。改变个别项目负责人存在的“项目是我申请争取得来的,经费我想怎么用就怎么用”的错误思想,改变有些科研经费支出存在无序性和随意性的状态。树立“不同渠道项目资金来源的科研经费均为学校收入,由学校财务部门统一管理、集中核算”的正确观念。通过举办讲座、发放手册等形式,宣传有关政策和制度,使科研人员充分认识到严格执行国家法律、法规和规章的重要意义,提高合理使用科研经费的意识,增强遵守财务制度自觉性。
关键词: 高校 保密 科研项目 管理
随着改革开放的不断深入,各高校之间、高校与国际国内其他单位之间的学术交流与合作日益频繁,科研实力不断提升。因此,很多高校结合学校自身科研优势,积极争取承担重要的国防科研任务,为学校的发展、国家的富强作出了很大的贡献。新形势下,通过军工保密资格审查认证取得保密资格是企事业单位承担武器装备科研生产任务的必要条件。按照《武器装备科研生产单位保密资格审查认证管理办法》的相关规定,“对取得保密资格满2年的单位应当进行复查[1]”。对保密资格单位实行保密复查制度,是审查认证工作的重要监督形式。检查现场审查,存在问题的整改情况及取得资质以来保密工作的运行状况,推动武器装备科研生产单位的保密工作向科学化、规范化方向发展,是新形势下加强国防科技保密工作的客观要求和重要举措。然而,高校取得保密资质并不意味着可以高枕无忧,后期如何规范地管理保密工作,尤其是做好国防科研项目的保密管理工作,为项目的顺利进行、学校的长远发展、国家的秘密安全保驾护航,这是一个值得研究的课题。笔者就此作一些探讨。
一、高校保密工作运行期间存在的问题。
1.关于保密意识的问题。一般高校非常重视保密资格审查认证,而后期的管理运行会放松警惕;或者认证期间完全教条化、形式化地按照《武器装备科研生产单位保密资格标准》、《武器装备科研生产单位保密资格评分标准》的要求准备材料,对运行期间发生的实际问题缺乏思考,保密意识淡薄;特别是新进的国防科研项目研究人员及非保密工作直接管理部门的其他行政部门,“无密可保”、“有密难保[2]”的思想比较严重。这样就给保密工作的有效开展造成了很大困难。
2.关于建设保密工作队伍的问题。高校人员流动性较大,管理层的三年换岗或调动等情况,都会对保密工作的队伍建设产生不稳定的因素[3]。而保密工作队伍是高校保密工作得以开展的基本保障,建立一支保密意识强、保密技术精湛的队伍,是高校开展保密工作的必备条件。
3.关于不断完善保密制度的问题。保密制度是高校保密工作的基础、依据,也是评价高校保密工作规范与否的标准之一。不少高校在保密资格认证期间编制了本校保密制度,而后续工作中出现制度未落实、制度不健全、制度不合理、缺乏可操作性等状况,对高校保密工作的开展缺乏一定的指导作用。因此建立健全高校保密制度是开展保密工作的前提与基础。
4.关于调整管理方式、科学管理国防科研项目的问题。不少高校在保密资格认证时,因为本校承担的国防科研项目较少,实行集中管理的方式,由军工项目办公室(有高校称作先进技术研究院)或保密办负责集中管理,包括人员、计算机与移动存储介质、载体、宣传报道、保密检查、奖惩与考核等所有环节。这种管理方式一方面确实比较安全,所有事情都由固定的专职的人员来做,避免混乱,然而另一方面容易导致项目组研究人员保密意识不强,认为保密工作是保密办(军工办)的事情,与己无关[4],甚至对保密办的各项保密要求产生抵触厌烦心理,认为各道审批手续、登记手续太过烦琐,于是投机取巧钻空子等事情时有发生。
二、加强国防科研项目保密管理,抓住重点,点面结合,推动高校保密工作规范运行。
1.加强领导,提高认识,大力做好高校保密工作。保密工作需持续开展,不得放松与间断。各高校要高度重视保密工作,巩固保密认证成果,结合工作实际,加强领导,强化保密意识教育,提高对保密工作重要性的认识,以新时期保密工作的指导思想作为开展工作的指南,为学校的改革发展稳定提供坚强的保障。特别是国防科研项目研究是学校保密工作的重点对象,也是学校国防科研保密管理工作的核心。项目研究人员是所承担项目事项的直接接触者,因此其必须增强保密意识,严格按照保密法规制度开展工作,不可放松。
2.坚持做到保密组织机构健全,保密工作队伍不散。高校要严格按照保密资格审查认证要求,落实党政领导干部保密工作责任制,以国防科研项目管理为核心,横向覆盖各职责部门,各司其职;纵向建立校、院、项目组三级保密管理体系,确保国家秘密安全。国防科研项目保密工作坚持党委统一领导,分级负责、归口管理的原则。校党委保密委员会负责国防科研保密事项的审查、审批;校保密办按保密委要求,对国防科研保密工作进行指导、检查、监督;学校二级单位保密工作领导小组负责本单位国防科研保密管理工作;承担国防科研的课题组具体负责本课题组的日常保密工作。国防科研保密管理工作是全校保密管理工作的重要组成部分,因此,需围绕国防科研项目的管理和研究工作,确定各相关组织机构、部门及人员的保密责任,建立一支专兼职的保密工作队伍,不断加强管理与培训,认真学习保密基础知识、保密法规制度、信息安全等业务知识,掌握保密技能,为保密工作的开展提供技术、人力支撑。
3.要不断健全和完善保密工作制度。高校要重视保密工作的制度建设,使保密工作有章可循、有法可依。根据各高校保密工作的运行情况,一般来讲,高校保密制度可笼统的分为基本制度、二级制度和专项制度三大类。其中基本制度是高校保密制度的一个较大的组成部分,涵盖关于高校保密组织机构、保密职责、保密教育、人员、计算机及存储介质、载体、通信及办公自动化设备、保密部门部位、活动及外事工作、保密监督检查、泄密事件查处、保密工作奖惩等多方面的管理规定,对高校保密工作的各个方面和环节作出相应的要求;二级制度是高校内部部门特别是承担国防科研项目的相关院系,根据工作需要,依据基本制度,结合业务工作实际制定的具体保密管理措施;专项制度是针对重大工程或项目、外场试验等制定的专门保密管理措施。高校在制定保密制度时,应力求做到内容具体、责任到人,以有效地防止各类泄密事件的发生,使保密制度能够真正成为高校保密工作的基础和依据,指导高校有效地开展保密管理工作。
4.结合工作实际,调整管理方式,科学、规范开展国防科研项目保密工作。国防科研项目在研究的过程中需要一定的人员与设备,产生一定量的载体,根据工作需要可能会发生对外交流与合作、外场试验、协作配套等事项,学校保密办(军工办)对项目保密工作的集中管理会存在管理不便、工作不便、项目组人员保密意识淡薄或产生依赖心理等问题。对此高校可以根据需要,实行项目组自我负责、学院审查,保密办(军工办)监督检查的管理机制,如有重大事项的可提请校保密委员会审批。也就是说,以国防科研项目组为基础单元,项目负责人是项目组的“第一责任人”,应指导和监督本项目组的保密管理工作。兼职保密员是项目组保密工作的具体执行人,应在项目负责人的指导和监督下做好本项目组保密工作的具体事宜,如计算机定期更改密码,病毒库升级,人员每月自查等工作。项目组其他成员是本项目组保密事项的直接接触人,应按照保密法规要求配合兼职保密员及项目负责人做好本项目组的保密工作,在确保国家秘密安全的前提下,开展项目研究。校保密办(军工办)每季度对各项目组的保密工作进行监督检查,包括计算机的管理和使用、人员的管理、载体的管理、保密监督自查管理等事项,发现问题提出书面整改意见,并追踪检查。存在重大问题的立即向校保密委汇报,防止泄密事件发生。只有这样,项目组人员才能真正地树立起保密意识,提高警惕,并且确实掌握保密工作的相关技巧和工作程序。同时配合相应的奖惩机制,通过保密津贴、年底保密工作考核等方式,对在保密工作中做出突出贡献的人员和单位予以奖励;采取扣发保密津贴、通告批评或必要的法律制裁等手段,对存在违规违法等行为的人员和单位进行处理,促进保密法规制度的落实,从而促进高校保密工作的顺利开展。
总之,做好高等学校的保密工作既是适应新形势的必然要求,也是构建和谐校园的重要保障,对促进我国教育事业的发展具有深远的意义[5]。各个通过保密资格审查认证工作的高校,虽然保密工作已步入正轨,但也存在一些问题,特别是运行过程中可能会出现意识不强、人员不到位、制度缺失、管理方式操作性不强等问题。因此,高等学校要对照《武器装备科研生产单位保密资格标准》、《武器装备科研生产单位保密资格评分标准》及相关保密法规制度,重视保密教育培训,不断强化人员保密意识,增强保密技能;强化保密组织机构建设,考虑人员配置,落实保密责任,认真探讨学校保密制度的有效性和可操作性,不断完善制度;结合工作实际,根据保密新形势不断地调整管理方式,增强管理有效性;做好监督检查,落实奖惩机制,消除隐患,堵塞漏洞,不断改进学校保密管理工作,巩固认证成果,迎接保密资格复查。
参考文献:
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[2]伍李春,崔俊橦.高校保密工作存在的问题及其对策研究[J].合肥工业大学学报(社会科学版),2008,22(1):105-108.
[3]朱荣生,顾香玉.构建高校保密管理长效机制的思考[J].黑龙江教育学院学报,2009,9(28):43-44.
关键词:科研管理 项目经费 预算管理
中图分类号:G475 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2014)03-160-02
随着国家经济实力的不断增强,我国越来越重视创新对经济发展的促进作用。十报告提出中国要走创新驱动经济发展之路。实现创新驱动,科研是基础性工作。不但是在我国,即使在发达国家,高校都是承担科学研究工作的重要阵地。近年来,随着高等教育的迅速发展,新建本科院校越来越多,这些高校的科研项目经费在数量、来源、用途等方面发生了很大变化。新建本科院校承担的科研任务日渐增加,经费来源渠道更加多样化,科研经费总额逐年攀升。然而,科研经费管理体制和运行机制中存在的问题逐渐显现,严重制约了科研经费的有效利用和创新能力的提升。本文结合工作实践,围绕科研项目经费管理的相关内容,总了科研项目经费管理中存在的突出问题,提出了积极有效的对策。
一、高校科研项目经费管理存在的主要问题
1.科研项目经费管理机制不健全。在高校中,通常是由科技部门负责科研项目的申报、立项、验收等组织管理工作,财务部门负责项目经费的财务管理和会计核算工作,科研经费的使用则采取主持人负责制。因此,高校科研项目管理和科研经费管理是分离的,由此导致了科研项目管理部门、经费管理部门和项目主持人对科研经费管理认识上的差异,表现在:科研管理部门承担的是学校不同学科的科研项目管理,工作中的侧重点在于争取申请到更高级别的项目、更多的到位经费以及成果鉴定,容易忽视项目经费的使用情况;经费管理部门承担学校全部经费的收入和支出的核算工作,对各项科研项目的规定要求不是很了解,只注重科研经费的收入与支出核算,忽视了各个科研项目的具体要求,对科研经费的筹集、拨入、运用等全过程缺乏了解;财务人员对科研工作所报销费用的必要性难以做出专业判断,财务管理的监督职能无法发挥其应有的作用。而项目主持人认为,项目申报书是他们自己编写的,申请来的科研经费由他支配,想怎么开支应该都由他们自己决定,因此存在有些项目主持人随意划拨科研项目经费,不按科研项目计划要求使用科研经费的情况。这样,在实际工作中,科研管理部门、经费管理部门和项目负责人独立行使各自职能,由于信息不通畅,存在科研项目管理“缺位”的问题。
2.项目经费执行与预算编制不一致。在科研经费实际执行过程中,预算资金随意改变用途的现象非常普遍:首先是经费使用用途超出了预算规定范围;二是经费支出科目归集混乱,对项目的中期检查、结题验收、审计等工作造成很多不必要的麻烦;三是项目决算和预算的不一致。
这有三方面原因。首先是前期预研经费无法在项目经费中核销。在我国,项目申报都要求具备一定的前期研究基础。前期研究基础一方面能够体现项目组的科研水平和科研能力,另一方面可以验证项目研究方案的可行性。前期研究基础是项目成功获批的关键因素之一,前期研究工作越充分,获批概率越大。一些项目在申报时,前期研究工作占到整个项目预定工作量的接近50%。但前期研究工作的经费从哪里来呢?很多是通过其它项目的结余而来。但前期研究工作的支出必须要在新项目申报经费预算中列出,这才符合项目的实际支出情况。由于前期研究工作的部分经费在项目获批之前产生并且核销掉,这样新项目获批后就存在项目账目上实际支出与预算不符的现象。其次,项目主持人和参与人员没有财务知识,没有意识到科研项目经费预算的重要性和严肃性,经费预算不科学,导致实际支出内容和预算出现偏差。第三,项目经费使用执行力不强,预算口径和实际使用不一致,存在滥用项目经费的现象。
3.科研经费的使用效益偏低。原因首先在于预算计划偏离实际需要,难以发挥其应有的促进作用。其次,科研项目经费从编制预算申请到最终拨付之间往往需要较长时间,这就导致在经费拨付之前,项目因缺乏资金而无法顺利开展;而在经费拨付之后,又因为缺乏系统的安排从而导致科研项目经费配置不合理,最终影响整个项目的进度和最终成果。
4.结题不结账。很多科研项目通过评审验收之后,还存在一些剩余经费。对剩余经费的处理有两种情况:一种是项目负责人仍然可以继续使用经费,直至经费列支完毕;第二种是科研项目的经费长期挂账,无明确后续处理流程。剩余经费出现的原因通常是项目成本估算不科学、经费预算不合理、经费执行混乱等。造成科研项目结题不结账的原因之一是由于一些项目负责人认为经费是自己争取回来的,反正是自己的钱,什么时间花、什么时间报销都无所谓,从而一拖再拖;二是科研管理部门未尽到管理责任,没有严格执行项目结余资金收缴管理的相关规定。
5.项目资产浪费流失严重。科研经费的来源众多,不容易为学校所控制。这就导致学校资产管理部门对有形资产的登记不及时。如此一来,一些科研人员在项目结题后独占使用以项目经费购置的设备。学校难以做到固定资产的资源共享,造成资产的流失和浪费。更有甚者,有的项目组在校外设立公司,以各种名目将资金转移至校外账号私分滥用,造成科研资金的直接流失。
二、高校科研项目经费管理的对策
1.完善科研经费管理机制。首先需要理顺课题组、科研管理部门和财务管理部门三者之间的关系。高校科研处、财务处和项目负责人要加强联系,密切配合,共同做好科研经费管理工作。科研处要协助财务处搞清楚科研经费的来源及其特点,对不同来源和特点的科研经费采取不同的管理策略。对纵向课题经费的管理应严格遵守国家有关法律法规,控制消费性支出。对横向课题经费的管理可以立足于推动高校参与市场竞争,发挥为高校创收的效应。财务处则要协助科研处做好项目经费管理工作,力争既方便科学研究,又能够严肃财经纪律。项目负责人要积极配合科研处和财务处的工作,经常与科研处和财务处沟通,密切配合,从而使科研工作高效有序进行。
2.建设信息化平台,提高科研管理工作效率。高校可建设信息化平台,利用网络搭建科研项目经费管理的平台,解决高校内部不同部门之间的相互沟通问题。财务部门可以通过校园网将信息及时传递给科研项目管理部门,提高科研管理工作的效率。同时,每个项目设置经费卡进行专项资金管理,建立学校内部科研经费使用情况的实时查询系统,实现数据信息共享。
3.加强科研项目的成本核算。目前,我国高校的项目负责人大多为学术型专家,财务知识比较缺乏,经费管理意识比较薄弱。职能部门应采取各种方式在科研人员当中普及成本核算知识,建立和完善项目经费成本核算制。同时,根据权责发生制原则,将项目在研究过程中发生的费用划分为直接成本和期间成本。直接成本包括科研过程中耗费的直接材料和人工。期间成本包括对目组使用学校的现有仪器设备和房屋的折旧费、办公费、差旅费等费用。
4.建立科研经费使用效益评估制度。资金提供方所关注的是科研经费的使用效益如何,这也是衡量科研工作成效的一个重要标志。因此,有必要建立定期的科研经费使用效益评估制度,加强对项目经费实施过程的监控,对科研项目取得的社会效益和经济效益进行分析、评价和考核。对获得的科研项目不仅仅要考虑层次、数量和经费情况,更要注重对项目成果的跟踪。
5.加大对科研人员的激励。国家现行科研项目经费管理办法规定,对项目组参与人员中有工资收入的人员不得列支人员性费用。但是,为了完成科研项目,项目参与人员牺牲了个人休息时间加班加点工作,每一项科研成果都凝聚了项目参与人员的智慧和心血。科研人员是承担科研任务的主体,国家应充分认识到他们在科研工作中的核心作用,将责任和利益有机结合起来,建立完善的科研人员激励机制。
为了激励科研人员从事科学研究工作,国家应允许用科研经费支付一定的劳务报酬。但劳务报酬的支付应在取得成果后,根据成果等级按比例发放,从而重视了科研人员的劳动,能够提高科研人员的积极性。同时,对结余的经费,可以从中拿出一定比例奖励科研人员,以鼓励科研人员节省使用资金,剩余的经费收回,从而能够节省国家资金。
三、结语
科研项目经费管理是一项多单位、多部门协作的系统工程。高校的科研管理部门、经费管理部门和项目组必须发挥各自的职能,同时又要加强配合、协调一致,对科研项目进行有效管理。目前,科研项目的验收流程越来越严格化和规范化,这就要求科研人员和财务人员加强学习,确保科研经费合理、合规、合法使用。
[基金项目:本文受全国教育科学“十一五”规划项目资助(项目编号:FIB070314)、运城学院2012年度学校发展研究项目(FZ-2012002)、2010年山西省高校重点学科建设专项资金项目(20101041)资助]
参考文献:
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[3] 薛亚玲.课题制下科研项目经费管理的制度分析、国外经验借鉴及对策建议[J].社会科学管理与评论,2011(4)
[4] 骆红梅.高校科研项目经费管理存在的问题、原因及对策分析[J].云南科技管理,2011(5)
[5] 苗亚玲,韩勇,赵万红.高校科研项目经费管理中存在的问题及对策[J].现代审计与经济,2012(6)
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1.1存在的问题
1.1.1预算编制不合理一方面,在科研项目进行申报的时候,大部分高校只注重技术,预算书随意撰写,甚至出现由学生撰写的现象。高校对经费的管理不够重视,对课题研究经费的总体支出状况分析不够客观,预算编制不具备合理性、规范性和科学性。另一方面,对科研预算的审核也易出现问题,科研管理部门和财务部门对预算的审核不够严格,在立项后,经费使用很难按预定计划执行。
1.1.2科研经费到账时间周期长经费到达高校需要经过科研部门确认下发,到账后需要财务管理部门进行相关信息的确认、经费分配使用等一系列步骤。在这个过程中缺乏快速、有效、科学的方法,常常出现下拨滞后、经费与科研项目不对应、转拨不及时、变相截留科研经费等现象。
1.1.2经费支出不合理理论上,科研经费在报销、支出上均由财务部门统一管理,应该具有合理性。但在实际的工作中,由于种种原因,财务部门不能准确地掌握科研项目的预算信息,从而导致核实支出时发生与预算不一致的现象。另外,有的科研人员对经费的管理经验尚浅,不能按照规定办理业务,加大了科研经费在执行时与预算的误差,影响了科研项目的整体绩效和竞争力。
1.2解决对策
1.2.1统一管理方法在科研经费的管理上需要不断完善管理制度,力求建立科学、合理的经费管理体制,在各个部门之间建立统一的目标,使所有人朝着一个目标努力。高校科研经费的管理是一个长期的过程,经常出现预算与实际情况相背离的情况,这就要求相关单位及时了解科研项目最新发展的信息,自主合理地对高校经费进行调整。建立全过程、全员参与、全方位监控的网络化科研经费质量管理体系,实现高校科研经费从预算、核算、使用到经费结算的全方位管理、全程管理。
1.2.2引入第三方预算机制科学研究具有不确定性,导致在预算的初期很难估计具体的经费数,怎样减少经费预算与实际的偏差,成为了预算环节普遍关注的问题。传统的方法是弹性经费预算,即申报合理的经费范围,只要经费的实际使用数量在此范围内即可,但是,随着科研方式的不断变化,单纯的方法已经不能满足需求,所以需要将第三方机制引进来,由第三方站在局外人的立场上对申报的项目经费进行评估,提高预算的客观性与合理性,使经费预算管理更具灵活性。
1.2.3信息化管理建立高校科研经费信息共享平台,完善信息化绩效管理机制,依托网络信息平台,提高资金的使用效率,避免出现随意支出的现象。将科研经费管理的重点由结果转向过程,在管理的过程中相互协调沟通,解决信息不对称给工作带来的问题,形成相应的监督机制,为科研经费绩效评估提供基本的参考数据。随着网络时代的发展,信息化管理已成为可能,CNKI科研管理系统V2.0版是一款为高校、科研院所提供科研管理信息化解决方案一站式服务的全新软件,可以有效地实现绩效管理的目标。
1.2.4绩效管理经费管理制度的缺失使财务部门偏重于收支管理,科研管理部门偏重于对科研项目的鼓励,两者容易出现失衡的情况,没有统一的全局性目标,同时内部审计部门也没有对科研项目的绩效进行总体的考核,使得高校科研经费在管理上问题重重。使用绩效管理可以有效地解决这一难题,落实经济责任,提高管理效率,使高校科研经费的管理更加灵活、规范。
1.2.5管理针对性要根据不同性质的科研项目进行不同的管理,实行切实有效的管理方法,建立包括学校法人、院系、项目负责人在内的责任主体体系,明确绩效管理的目标,完善绩效考核体制。
2信息化管理平台详情
信息化绩效管理在科研项目中的应用越来越普遍,这一管理方法因自身存在的优点,得到了各高校的关注。
2.1信息化管理平台结构运行表从信息化管理平台结构的运行表中可以看出,科研管理平台和财务管理平系得更加紧密,有助于实现绩效管理的目标。
2.2信息化管理平台经费管理
2.2.1预算管理在科研项目申报的过程中,通过信息化平台进行管理可以使预算编制和预算审核有机结合,真正实现了预算管理的科学、合理和真实。特别是在纵向上应该在项目允许的范围和计价标准内,根据课题的实际需要进行科学的预算管理。
2.2.2下拨经费管理高校科研经费信息化绩效管理平台可以实现科研项目相关信息的共享。通过信息平台,高校可以及时了解科研项目的进账信息,对资金进行及时申领,方便科研部门根据信息的具体情况对申领、到账、合同进行统一分配和管理。在合同签订后统一下发、转拨,财务部门也可以根据科研经费的具体情况统一为科研部门提供票务服务,加快了经费下拨的速度,缩短了管理的周期,提高了经费分配管理的科学性、及时性和准确性,大大地提高了经费管理的效率。
2.2.3经费支出管理管理平台可以及时准确地提供科研项目的账面明细,方便掌控。在科研项目建立之后需要将相关的信息录入信息管理平台,在项目报销时,管理平台可以快速、准确地根据预算数据对资金适用范围进行严格控制,实现经费使用科技化,在重大技术和研究内容调整上可以更加及时、动态、准确地反馈科研经费的使用状况,使各项目的支出等信息更为透明,管理更加高效便捷。
2.2.4结题、决算管理科研人员可以通过管理平台,按照财务明细,进行严格的经费决算,财务管理部门进行审批,可以提高经费使用的真实性和准确性,减少经费流失情况的出现。例如:有些高校存在科研项目结束后依然长期挂账的现象,信息化绩效管理可以有效地避免这类情况的发生。
2.2.5信息化管理与绩效管理的关系信息化管理是实现绩效管理的必要手段,绩效管理是信息化管理的最终目标,二者相辅相成,缺一不可。
3结语