个人档案法

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个人档案法范文第1篇

关键词：电子文件 个人资料 个人资料权利

随着计算机的广泛应用和办公自动化的实现，电子文件大量产生。电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件[1].电子文件的诞生标志着档案开始发展到一个新的阶段——电子档案阶段。信息技术融入档案工作，使得档案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上档案电子化和网络化后，最大限度的利用了档案资料，产生了巨大效益。然而，电子档案和许多新生的信息技术产物一样，从出生时起就面临着许多法律上的尴尬，如电子档案的法律地位问题[2]、原始性问题[3]、保密性问题[4]等等。随着国际社会对个人资料的保护，电子档案所涉及的个人的权利问题成为一个十分敏感的法律问题，这个问题在我国的档案管理中更是突出。

一、电子档案与个人资料

电子档案是传统纸面档案的电子化与网络化产物，与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式。但是，电子档案与纸质档案也有明显的特点[5]：首先，电子档案中信息与载体可以分离（信息数据化、载体虚拟化）；其次，可复制性强，复制件和原件不易区分；第三，信息的稳定性较弱，比如说修改相对容易，并不留痕迹，信息容易丢失等。电子档案的这些特点使得电子档案中的个人资料容易处理，也容易遭受侵害。电子档案中记载的公民的基本特征和情况的资料，构成个人资料。所谓个人资料，也称个人数据（personal data）是指自然人的姓名、性别、年龄、民族、籍贯、住址、学历、职业、婚姻、家庭、健康、病历、特征等单独或与其他信息共同形成的，足以识别该个人的资料。这种资料以一定的媒介作为载体，在计算机和计算机网络环境下，通常以网络、光纤、硬盘和其它硬件设施为载体，采用丰富的表达方式，如符号、声音、动画、电影、录像等等。

个人资料有如下特征：

1、个人资料的主体限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主体资格的人。自然人是个人资料的信息源，个人资料负载了自然人的人格利益，个人资料应得到法律保护，这是当代保护自然人一般人格权的必然选择。民事主体的外延十分广泛，除自然人外，还包括法人和非法人组织。法人和其他非法人组织虽然拥有它们在经营活动中形成的各种资料，但这些资料并不构成本文所研究、讨论的个人资料。即纯粹关于法人及其它非法人组织的资料不是个人资料。当然在法人及其它非法人组织营业活动中收集的关于其客户、员工的资料中，有一部分或全部可能会构成个人资料。

2、个人资料是可以单独或与其他信息结合共同识别特定自然人的资料。在纸张、证件、文件、硬盘、网络服务器等媒体上储存的个人信息是很丰富的，它们涉及个人的方方面面，包括姓名、性别、爱好、兴趣、社会保险号码、身份证号码、个人习惯、肖像、漫画、奖励、职业、收入、学历、婚姻状况、病历等等。其中，有些能直接指向某人，有些则不能直接指向而必须与其它资料一起才能用于识别某人。能直接指向的，笔者称之为直接个人资料，如肖像、姓名、身份证号码、社会保险号码，即为此类。与其它信息结合才能指向的，称之为间接个人资料，如性别、爱好、兴趣、习惯、职业、收入、学历等等，无法仅通过它们之一就能判断出这是何人的资料。由此可见，间接个人资料并不是严格意义上的个人资料，它只是一种可能意义上的个人资料。需要指出的是，不论是直接或是间接个人资料，它们的要件在于足资识别某人。

3、个人资料并不必然为个人资料本人[6]所知。如个人上网时被网络服务提供商非法收集的个人资料，医生掌握的绝症患者未知的个人现实疾病情况的资料，父母知道的而子女不知道的关于子女出生地、出生日期的资料等等。个人资料的这一重要特征，不论在理论和实践中都有重要意义： A、个人资料不仅指个人知道的资料，其还包括本人不知而足以识别自己的资料； B、个人资料保护法保护的不仅是本人知道的个人资料，而且也保护本人不知道的关于本人的资料，这就提供了在本人不知情的情况下，对个人资料的保护。

4、个人资料是关于特定或得特定自然人属人或属事之资料。属人的个人资料反映的是个人资料本人的自然属性和自然关系，它主要包括本人的生物信息。属事的个人资料反映的是本人的社会属性和社会关系，它反映出资料本人在社会中所处的地位和扮演的角色。所谓“特定”是指“若某一个别资料得自于某人，而且只有该某人始可能产生此种结果者，该某人即为特定之人。至于以何种方式来辨识关系人和呈现其间之关系，则非所问。”所谓“得特定”是指“当某特定人虽然无法单独以资料来确认，但藉由其他相关资讯之综合研判，仍可得出系某特定人时，此时既可谓该资料系”得特定“为某当事人所有。例如，从大学考试所公布之成绩统计表中，可以相当简单地查知参加某一学科考试之唯一考生。”[7]

二、电子档案中个人资料引发的法律问题

（一）问题的提出

在现代社会中，对个人资料的计算机处理和网络传输经常引发各种问题，概括起来有如下几种：

1、大量的个人资料在不知不觉中被收集、处理、传播、利用，加上计算机资料比对，使个人资料本人成为无任何隐私可言的“透明人”，让人们普遍感到不安；

2、非法收集、处理、保存和利用个人资料，使个人资料不能与人格保持同一性并带来其他人格利益的损害等问题；

3、随着信息技术和网络的发展，个人资料经由计算机和网络被非法或不当收集、处理、利用的可能性大大增强，人们的人格利益以外的合法权益受到个人资料泄漏的影响而处于极大的危险之中。这些问题使个人资料保护获得越来越多的支持，引起各主要发达国家的关注。

就电子档案而言，国内目前出现的一些情况和现象急需法律来调整和规范。例如，未经档案所涉及的个人的同意以营利为目的向各有关组织出售其档案记录，档案管理机关未对电子档案采取足够的安全措施致使个人资料泄露，档案管理机关不允许档案所涉及的个人查阅档案中的个人资料，通过网络可以查知电子档案中的个人资料等等。

（二）保护的法律基础

个人资料保护的法律基础究竟为何，是个值得研究的问题。国内学者的著述和论文多认为，保护个人资料就是为了保护个人资料本人的隐私，个人资料本人享有的各种权利渊源于个人对其隐私信息的支配。笔者认为，这种观点，值得商榷。举一个例子，就能否定这种认识。交友网站上公开给网民阅览的个人资料不构成隐私，没有承载隐私利益，这时有人非法修改、删除这些资料，如果援用隐私权的规定，个人资料本人将得不到任何救济。

既然不是隐私权，个人资料的民法基础究竟为何？笔者认为，个人资料的法律基础在于保护个人资料所承载的民事主体精神性人格利益。个人资料不但是个人自然属性、生物属性的表现形式，而且是个人的社会属性和各种社会关系的表现形式，其上承载了个人资料本人的各种精神性人格利益，侵犯个人资料必然造成本人的某种精神利益的损害，甚至带来精神痛苦。为此，个人资料本人可以如姓名权人支配其姓名、肖像权人支配其肖像那样，依法支配和控制其个人资料，保护其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否则构成侵权。

个人的精神性人格利益是难以列举穷尽的，它的具体内容只能在个案中予以确定。对自然人精神性人格利益的保护，多采取保护精神性人格利益载体的方法来实现。对姓名权、肖像权的保护就属于这种情况。因此，我们只能说个人资料承载了精神性人格利益，而不能抽象的确定究竟承载了那些精神性人格利益。应注意的是，个人资料保护的精神性人格利益也包括隐私利益，当某种个人资料构成隐私信息时，这种个人资料获得隐私权和个人资料保护法的同时调整，发生竞合。

那么，个人资料承载的利益可否是财产利益呢？笔者认为个人资料保护的核心意义在于精神性人格利益，而不是财产利益。有学者认为“个人资料是一种具有潜在价值的信息，个人对该资料享有无可争议的所有权。”并认为“……所有权人均享有对个人资料的占有、使用、收益、处分权。”[8]这种认识显然不妥。个人资料是个人人格的外化，它本身体现的是人格利益而非财产利益，它不具有直接的财产内容。而且所有权的客体必须是独立物和特定物，个人资料也无法满足这一要求。把本人对个人资料的权利理解为所有权，会导致逻辑上的混乱。

个人资料体现的主要是人格利益而非财产利益，并不是说个人资料毫无价值。相反，同其它人格权客体一样，个人资料可以间接表现出它的财产价值。[9]如名人的个人资料可以被利用于电影，名人可以从中获得收益；个人资料被侵权后，本人可以要求精神损害赔偿等等。正是个人资料的这种财产价值，使得个人资料被广泛的非法收集、处理、保存和利用，使得个人资料保护问题更显紧迫。

由于个人资料直接关涉个人的精神性人格利益，在社会各界的呼吁下，个人资料保护在发达国家很快得到了立法支持。美欧等发达国家先后出台各自的个人资料保护法和相关法律、法规，如德国1977年《联邦个人资料保护法》、英国1984年《自动化处理个人资料之利用与将其提供于公务规范法》、法国1978年《资料保护法》、日本1988年《有关行政机关电子计算机自动化处理个人资料保护法》；国际组织也制定了个人资料保护的相关规则，如经济合作与发展组织1980年《隐私权保护及个人资料跨国流通准则》、欧洲理事会1981年《个人资料自动化处理时个人保护公约》、联合国1990年《自动化资料档案中个人资料处理的有关准则》。不仅如此，我国台湾和香港地区也出台了相关立法。

三、个人资料保护的原则

个人资料保护得到立法的支持后，很快形成了一些原则：

1、限制收集原则。这一原则的内涵主要是，对个人资料的收集原则上应加以限制；资料的收集应有法律上的依据或当事人的同意。

2、资料完整正确原则。这一原则的内涵主要是，收集、处理、保存和利用的个人资料应是关于个人的某一方面的完整的信息，资料的内容反映资料本人当前的而不是过去的实际状况，资料不但是完整的而且是正确的。

3、目的明确原则。收集个人资料应基于特定目的，目的应当是合法的；利用个人资料原则上应与收集时的目的相一致；只有在为维护自身重要利益、社会公益或经资料本人同意的情况下，才可用于不同与收集时的目的。

4、利用限制原则。个人资料的利用除法律规定和经当事人同意外，不得为收集时目的以外的利用。

5、安全原则。收集、处理、保存和利用个人资料的主体应当尽谨慎小心之注意义务，采取各种可能的措施保证个人资料不被非法收集、处理、删除、更改、利用并免于其它潜在的危险。

6、本人参与原则。本原则是指个人资料本人对其个人资料得依法进行支配和控制的权利，与个人资料相关的其他主体负有不干预权利人实现其权利的义务。

7、公开原则。这一原则是指收集个人资料应当公开，不应秘密进行。收集方式、方法、程序、个人资料目录等内容应当公之于众。这里需要指出的是，公开的信息不应包括个人资料的内容，这里的公开主要是为了使个人资料本人知道何人于何时在何地以何种方式收集、处理、保存和利用其个人资料。

上述这些原则的主要任务在于保障资料本人对其个人资料依法进行支配和控制，从而保护资料本人的存在于个人资料上的人格利益。

四、电子档案中的个人权利与档案管理者的义务

法律主要是通过规定当事人之间的权利义务来调整各种社会关系的，个人资料保护法同样通过规定个人资料当事人之间的权利义务来调整他们之间的关系。

（一）本人所享有的权利

世界各国个人资料保护法均有当事人权利的明文规定，且各有不同。[10]在这里不能一一阐述，只能择其要者和普遍规定者并根据学理予以介绍。本人依个人资料保护法和个人资料保护理论可以享有如下主要权利：

1、公开权。除法律另有规定外，本人可以决定，何时何地向何人公开其个人资料。

2、请求告知权。查询权的基本内涵是本人可以要求档案管理者告知是否保存了他的个人资料、保存了他的何种个人资料、保存了多少他的个人资料、个人资料的收集方式等有关其个人资料的信息。

3、保持个人资料正确完整的权利。本人有权要求档案管理者就其保存的个人资料与本人的实际状况一致。在不一致时可以要求更改、删除错误的内容或补充不完整的内容，以确保档案管理者收集的关于本人的某方面的信息的真实性。

4、阅览及制给复制本权。本人可以依法查阅档案管理者保存的个人资料，并请求档案管理者制给复制本。

5、删除权。依学说的一般观点，资料收集、处理或利用后，原则上不应保存，除非法律有特别规定须要保存，始得保存。因而，在档案管理者没有法律规定和合同约定时，非法储存本人的资料、超过范围储存资料、逾期储存资料，本人均得要求予以删除。

6、报酬请求权。报酬请求权，简称报酬请求权，是指本人因其个人资料被收集、处理与利用而得以向资料处理主体请求支付对价的权利。未经本人同意档案管理者不得将其个人资料用于营利目的，档案管理者将个人资料应用于营利目的应支付报酬。对档案管理者非法将本人档案资料用于营利目的所得收入，本人可以以不当得利要求返还。[11]

7、损害赔偿请求权。档案管理者违反个人资料保护法致本人权益受损的，本人可以要求档案管理者承担损害赔偿责任，但档案管理者可以证明自己无过错的不在此限，即在归责原则上适用过错推定原则。

本人享有上述权利，是为了本人能以积极的行为支配其个人资料，同时在个人资料受侵犯时又可以得到法律的救济。从积极权利和消极权利两方面入手保护本人基于其个人资料而享有的人格利益。

（二）档案管理者负有的义务

档案管理者的义务是与本人的权利相对的，档案管理者作为本人档案的建立者和使用者，对本人档案中的个人资料负有如下几项重要义务：

1、告知义务。档案管理者应以适当的方式向个人资料本人告知其收集个人资料的方式、程序、范围、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有关其个人资料档案的收集、处理、保存、利用状况。

2、保护本人电子档案资料同一性的义务。电子档案资料同一性是指收集、处理、保存和利用的个人资料与本人的实际情况相一致。建立电子档案时，应如实收集、处理、保存和利用本人的个人资料。不得收集不真实的资料，也不得断章取义地收集个人资料。处理后的资料要与收集时的资料相一致，处理后的资料与收集时的资料不一致的，要以收集时的资料进行校对。保存的资料要如实的反映本人信用的实际状况。利用过程中的信用资料也应与本人的实际状况相符。从这四个环节把握，才能保证本人信用资料的真实性、全面性，才不致于发生侵权。

3、维护本人电子档案库安全的义务。维护安全的义务，是为了防止本人档案信息被非法收集、处理、保存和利用。据此，档案管理者在人员、技术设施、管理制度上都应加强对本人电子档案库的保护。特别是那些将档案网络化的档案管理者，更应注意预防黑客和计算机病毒的攻击。

4、在本人行使查阅、复制、更改、删除等权利时提供必要条件和方便的义务，如提供网络的接入服务、告知档案密码、设置专人提供检索服务等。

5、未经本人同意不得将本人电子档案资料用于营利目的或其它目的。未经本人同意，将本人电子档案资料用于收集个人资料时的目的以外的用途，要承担相应的侵权责任，据此获利的，要承担不当得利返还责任。

6、承担侵权责任。

档案管理者承担上述义务主要是为了协助本人权利的实现，在利用本人电子档案的同时，对本人的个人资料提供最大限度的保护，以维护本人的合法权益。

要指出的是，以上介绍的权利和义务，在有个人资料保护的国家都得到普遍的承认，同时也适用于其它因个人资料保护而形成的其它关系。个人资料本人享有以上本人享有的权利、个人资料的其它当事人也负有以上档案管理者负有的各项义务。

为捍卫本人的精神性人格利益，档案管理者收集、处理、保存和利用本人个人资料急需相关立法的调整。虽然现在还没有个人资料的全国性立法，但可喜的是，我国地方性立法已开始保护特定领域的个人资料。[12]相信在不久的将来，我国将建立起个人资料的保护制度，对个人资料提供充分的保护。

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[1] 韩捷：《浅析电子文件与电子档案》，《黄河科技大学学报》，2003年第1期。

[2] 徐富荣：《论电子档案的法律凭据》，《档案学研究》，2002年第2期。

[3] 何玲：《电子档案原始性的认定》，《中国档案》，2001年第2期。

[4] 康燕玲：《浅析电子档案的安全保密及法律认可》，《河南社会科学》，2002年第4期。

[5] 韩捷：《浅析电子文件与电子档案》，《黄河科技大学学报》，2003年第1期。

[6] 个人资料本人是指以个人资料识别的特定的自然人。

[7]罗明通等著：《电脑法（下）》，[台]群彦图书股份有限公司，1994年版，第525页。

[8] 汤擎：《试论个人资料与相关的法律关系》，《法学论坛》，2000年第5期。

[9] 参见王泽鉴：《民法总则》，中国政法大学出版社，2001年7月第1版，第134页。

[10] 例如，美国1974年隐私权法第d、h条；德国联邦个人资料保护法第19条至21条，第33条至35条；瑞典修正咨询法第8、10条。

[11] 卲建东等译：《德国民法中的一般人格权制度》，梁慧星主编：《民商法论从》第23卷，第463页。

个人档案法范文第2篇

人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。北京某运输公司与李先生解除劳动关系后，未将其人事档案按照国家政策规定，及时予以转出，造成档案遗失，影响了李先生以后的就业及享受相关待遇，给其取得相关利益造成了可预见的损失，应当依法承担赔偿责任。

我国《企业职工档案管理工作规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。关于职工档案的转递，也有这样的要求：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动 (组织人事 )部门。我国《档案法》第三条指出：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。 ”

同时，《劳动合同法》第五十条规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。 ”

作为一名劳动者，享有让用人单位保管好其个人档案的权利；同样，用人单位也必须保管好职工的个人档案。在本案中，李先生虽然与企业解除了劳动关系，但企业却没有按规定将李先生的档案进行移交或妥善保管，所以应当依法赔偿相关损失。

个人档案法范文第3篇

本文所讨论的地方档案法规特指省一级的地方性档案法规。

地方性档案法规建设基本情况

1995年6月，《上海市档案条例》公布实施，此后各地地方性档案法规陆续颁布施行。(各地地方性档案法规一览表见文后附录)通过分析，可以看出地方档案法规建设的基本情况：

1．立法迅速而集中。据不完全统计，1995～2002年，仅7年多时间，我国各省、自治区和直辖市的地方档案法规相继问世，在31个省级建制中，已出台的地方档案法规达30个，全国97％的省、自治区、直辖市的档案法规都在此间制定颁布。而且93％的地方档案法规颁行于1996年《中华人民共和国档案法》修正后，短期内就把地方档案法规建设工作迅速推向。

2．修订适时。我国现行地方档案法规中的70％(21部)都已进行了修正，这些法规中，从颁行至第一次修订最短仅1年有余(《河北省档案工作条例》)，最长不过9年(《天津市档案管理条例》)。个别地区(河北省、上海市、浙江省1已进行了两次修订，两次修订间隔2～7年不等。以这样的频度对法规修订，一方面是对档案事业发展过程中新形势、新问题层出不穷所做出的必然反映，另一方面也是法规自身不断完善的必然结果。

3．法规名称多元而规范。各地方档案法规基本上以“档案管理条例”(11部)、“档案条例”(10部)及“实施《档案法》办法”(6部)这三种名称来命名，约占总数的90％。其中河北省、广东省、海南省分别以“档案工作条例”、“档案管理规定”、“档案管理办法”命名，虽然法规名称不尽相同。却都完全符合有关法律的规定。

4．文本结构的双重模式。21部地方档案法规都与《档案法》的基本结构保持一致，由总则、分则、附则三部分组成，并分章进行阐述。9部地方档案法规选择不分章。法规条文按流水号顺序排列，但条文表述的次序、形式及相应的内容与分章的档案法规并无二致。

地方性档案法规的特色

1．可操作性更强。地方性档案法规的精髓在于根据法律和行政法规的精神对其进行补充和细化。一部档案地方性法规在档案专业的某一领域对法律和行政法规补充了什么、细化了什么，应当让社会公众一目了然。如《北京市实施(中华人民共和国档案法)办法》第十七条对《档案法实施办法》的第十三条关于档案移交的问题给予明确和细化，起到了拾遗补缺的作用。该法条共三款，第一款的三四两项对专门档案和重大活动形成的档案的移交做出了规定。第二款对特殊情况下的档案移交的批准程序作了细化规定。第三款对档案移交的异议、裁决、裁决结果的送达做出了细化的规定。

再如《档案法》第四条：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。”这一条规定了各级人民政府对事业建设应当承担的法定义务，但比较原则，不便操作。如果仅仅是照抄该条的规定，反而会降低法律规定的层级。福建省在制定档案地方性法规时就把《档案法》的这条规定落到了实处。当时福建全省近40％的市、县(区)国家综合档案馆库面积严重不足，有的只有几十平方米。有的甚至是危房险库。有68个国家综合档案馆库建设不符合《国家档案馆建筑设计规范》的要求。因此为解决这一困扰各级档案部门的难题。福建抓住进行档案地方立法的契机，在《福建省档案条例》的第四条第二款做出了这样的规定：“地方国家综合档案馆库应当符合国家规范要求，未达到要求的，本级人民政府应当制定建设规划，限期达到要求。”

上述规定给我们启示，即我们在档案地方立法过程中要破除档案地方立法的“宜粗不宜细”观念，树立“宜细不宜粗”思想，尽可能对规范的事项做出明确、具体的规定，确保地方性法规有较强操作性。

2．现实性得到增强。对《档案法》和《档案法实施办法》没有规定而实践中又亟须做出规定的事项进行规定，是档案地方立法的一个重要的内容。具体在制定档案地方性法规时，要着重解决本行政区域实际存在的需要由法律来调整的，而法律、行政法规的规定原则或不便于操作或没有规定的问题．而不是对法律、行政法规的简单翻版。在制定创制性条款时，要注意选择那些本地区确有必要、亟须规范的事项，考虑现实性和可行性。

以通过信息技术和网络技术实现档案馆(室)藏数字化、管理自动化、传输网络化、服务在线化和信息共享化为主要内容的档案信息化建设，是档案管理面临的一个全新课题，《档案法》和《档案法实施办法》对此没有做出规定。能否抓住档案信息化建设的机遇．是实现档案事业跨越式发展的关键。福建省在制定档案地方性法规之际，正值该省投入20亿巨资建设“数字福建”之时。他们抓住这一难得的历史机遇，搭上了“数字福建”的快车，在《福建省档案条例》中用了三条法条共359个字符，对各级档案馆和国家机关、团体、企业事业单位及其他组织应当加强档案信息化建设、省综合档案馆逐步建立全省性的档案资料目录中心、实现档案社会化服务等方面作了比较详细的规定。因为有了法规的依据，该省的档案信息化建设工作走在了全国前列。

3．针对性更明确。法律的生命力在于其针对性，只有具有针对性的法律才能在现实中具有可行性。孟德斯鸠在《论法的精神》一书中系统地讨论了法与政体、法与自由、法与气候、法与土壤、法与民族精神、法与贸易人口、法与宗教等方面的关系。孟德斯鸠从法与其他事物的秩序中理解法律，为我们地方立法者提供了一个独特的视角。我们的一些档案地方性法规也进行了一些有益探索，如《云南省档案条例》第十三条规定：“对记述和反映少数民族政治、经济、文化等活动的档案，有关单位应当重视收集、整理、保护和开发利用。”第十四条进一步规定：“各级人民政府应当拨出专款，用于重点、珍贵档案和少数民族历史档案的征集和抢救工作。档案征集抢救经费必须专款专用。” 《新疆维吾尔自治区实施(中华人民共和国档案法)办法》第十五条第二款规定：“使用当地通用的一种或几种语言文字形成的文件正本、定稿应当同时归档。”《档案条例》第八条规定： “直接从事蒙古语言文字档案管理的工作人员应当具备使用蒙古语言文字的能力。”第九条规定：“各级各类档案馆要根据管理少数民族语言文字档案的需要，设立专门机构或者配备兼通少数民族语言文字的人员。集中保管少数民族语言文字档案的各类档案机构要配备翻译人员。”这些条文有较强的针对性和自身的独特性。

个人档案法范文第4篇

管理人员素质低下，社会保险档案管理人员的素质直接决定了档案信息服务的质量,社保机构为了节约成本,很少聘用专业的档案管理人才。大部分档案管理人员都是身兼数职,一方面缺少专业的档案知识,业务不熟练;另一方面对社保档案管理的精力投入不够,对参保人的资料不能及时归档和整理,损害参保人的利益的同时也大大降低了档案管理的质量。

存在的问题

1、提高全民档案管理意识。改善社保档案管理首先要解放管理人员的思想,这就要求各级档案管理部门要加强宣传,增强全社会的社保档案管理意识和法制意识。让社会和管理人员深刻理解社保档案管理的重要性和必要性,从而才能在思想上重视社保档案管理,在工作中端正态度。在日常工作中,各级管理部门要协调共进,定期做好业务知识和经验的交流,共同致力于探索高效科学的管理机制。此外,政府和人民的宣传工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社会保险档案管理事业才能蒸蒸日上。

2、建立健全管理制度。建立健全社会保险管理制度是管理工作有效开展的保障。针对多头管理的现状,社保部门要严格遵循《档案法》和《社会保险法》的规定,设置统一的管理机构,实现管理工作的集中化。档案行政管理和社会保险主管部门,尽快制定《社会保险档案管理办法》和《社会保险档案分类大纲》及有关各门类社保档案的《保管期限表》,以便各地社保部门科学管理档案。构建完善的社保档案管理体系,还需各基层管理部门做出努力,完善社保档案鉴定、销毁以及借阅和查询等制度,在健全的管理制度保障下,确保各门类档案的科学管理,提高社保档案管理水平。

3、提高管理人员素质。社保档案具有广泛性、变动性、权益性和规范性四个特征,对社保管理人员的素质提出了很高的要求。因此,必须高度重视人才的引进、培养和管理人员素质的提升。一要建立健全用人机制,聘用专业的档案管理人员;二要加强对管理人员的业务培训,提高工作质量和工作效率;三要提高管理人员的职业道德素质,培养乐于奉献、爱岗敬业的工作精神,为参保人提供优质的服务。业务精湛又精通计算机的管理人员为社会保障档案管理的改革提供了智力支持。同时,把《档案法》《保密法》和《社会保险法》列为社保档案管理人员业务学习的重要内容,通过学习相关法律法规,增强他们做好工作的自觉性和责任感。

个人档案法范文第5篇

关键词：保障；档案；有效利用

档案利用是档案业务工作的中心环节，主要是通过档案资料的阅览、复制和摘录，最大限度满足社会各方面对档案信息的需求。搞好档案利用，让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。

1 提高认识，加强宣传是保障档案有效利用的基础

1.1 提高档案管理人员的认识

档案人员首先要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好，为利用者提供优质高效的服务。

1.2 转变利用者对档案利用工作的看法

由于过去档案采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，甚至认为档案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，这些误解在一定程度上影响了档案的利用效率。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会事业中不可缺少的一部分，档案作用的重要性是难以替代的，已逐渐成为人们的共识。

2 建立档案利用体系的政策保障机制

2.1 完善法规体系，为档案利用体系建设提供有力的法制保障

作为档案立法部门应对《档案法》、《档案法实施办法》等法律规章进行相应的修改和完善，制定新的法规体系，增强档案法的现实性和可操作性。各级档案行政主管部门根据相关的法律法规，加强档案工作的执法力度，联系相关执法部门，对档案的违法案件做出强力的制裁。为确保档案利用体系的建立，必须在工作思路、工作内容、工作手段上进行大胆创新。要在实践中不断探索和建立领导保障机制、法制保障机制、政策保障机制、考核评估机制、人才保障机制、经费保障机制、设施保障机制、宣传教育机制等一系列新机制，使档案利用体系建立得以顺利推进。

2.2 突出以人为本，为档案利用体系建设夯实深厚的群众基础

建立覆盖人民群众的档案资源体系，是档案资源建设指导思想的重大转变和重大突破。新的档案资源体系，要体现鲜明的时代特征，那就是突出以人为本，一切为了人民群众。就目前而言，各级档案部门要加强对档案资源体系建设的调查研究、科学论证、业务指导；要整合各类档案资源，将各类涉及民生的档案实行统一的规范化管理；要优化馆藏资源结构，充实涉及个人档案储备。新的档案利用体系，既包括档案查阅室、档案公开栏、档案展览、咨询业务、书信查阅、编史修志、撰文著书等传统形式和方式，还应包含报刊登载、网络公开、新闻、电话热线、主动上门服务、远程服务、免费开放、现行文件利用中心、电子政务信息公开平台、爱国主义教育基地等多种新载体新形势。新的档案利用体系，应具有时代性、公开性、主动性、时效性、多样性、广泛性、便利性、服务性。一切方便人民，应当成为新型档案利用体系的本质和灵魂。

3 保障档案有效利用的其他措施

3.1 强化舆论宣传工作，为档案利用体系建设提供可靠的思想保证

要通过多种途径、借助各类媒体，大张旗鼓地抓好档案宣传工作，为档案事业的发展提供强有力的舆论支撑。既要充分利用自身业务部门的报刊网络，更要主动与大众传媒加强合作，建立档案工作尤其是建立档案利用体系相关信息的定期通报机制，让全社会了解档案事业、认同档案事业、支持档案事业。要采取各种有效教育方式，增强全员服务群众意识，增强全民档案主体意识。通过卓有成效的宣传教育，统一思想，深化认识，营造氛围，鼓舞斗志。

3.2 优化检索工具，是开发档案信息资源的一项基础工作

从传统的手工检索到计算机现代化检索，目的都是方便、迅速、准确地提取档案原始资料，为广大利用者提供信息资源。档案管理基本“四号”（全宗号、目录号、年代号、案卷号）的填写、排列以及案卷目录、全引目录编制，是档案检索最基本最重要的工作，这项工作做不好，其他工作都是错误的进展。通过原始档案的全文扫描、档案目录的著录链接，建立原始档案数据库，是计算机现代化检索的基本途径。对档案工作而言，这是一项基础性而又繁重的任务，一定要认真细致，建立高质量的档案数据库，利用者才能准确迅速检索档案，满足广大利用者对档案信息资源的需求。

3.3 加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础

开发利用档案信息资源，拥有档案是基础，最大限度地收集是最大限度利用档案的前提和保证，所以说档案资料的收集是档案资源开发的基础，是首要工作，要扩大征集和接收档案的范围和标准，认真制定并切实落实档案接收计划，确保到期档案及时、规范进馆。要做到接收和征集并重。纸质档案与其他载体档案并重，档案与资料并重。不但接收到期档案，还要征集本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案，还可以通过接收捐赠、购买等形式对本行政区内社会组织、基层组织、家庭和个人形成对国家和社会有利用价值的档案。档案管理部门充分发挥监督职能及业务指导，在档案资源形成后做到应收尽收、应归尽归，最大限度在做好档案资源的原始积累。

结束语

从档案利用质量的角度思考档案的有效利用是以利用效益为衡量标准进行指标分解，并在进一步分析利用成本和利用收益/效果的思路上层层展开和逐步细化的。随着时间变迁，档案的利用的方法还会用更多的发现，还会有更好的方法，这也是一个要与时俱进的工作。

参考文献

[1]胡来娣.浅谈档案管理的有效利用和保护[J].科技与企业，2012，8.