机关单位档案规范化管理
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机关单位档案规范化管理范文第1篇
基层单位是档案管理工作的前线，也是我国发展档案事业的基础。同志在谈到学习中国文化时指出应“古为今用”，这说明了档案开发和利用的重要性。基层单位档案是历史的沉淀，记载着单位发展的脚步，是与单位同步发展的无形资产。所谓“鉴往而知今”，重视档案管理，重视档案的开l利用，就是尊重历史，就是懂得从历史经验中汲取营养，这是单位管理人员应有的智慧。在具体事务中，很多时候单位面临着“口说无凭”的问题，不同的部门人员各执一词，此时档案就变成了裁决的依据。党的十提出了五位一体总体布局，档案工作与每一个布局都密切相关。基层单位档案具有客观性、真实性、广泛性，能为单位经营、管理、决策提供最原始的参考资料，帮助人们梳理事物发展脉络，进而发现事物发展的基本规律，提高判断的准确性和决策的科学性。
基层单位档案管理的普遍性问题
在我国建设经济强国、文化强国的时代背景下，传统的档案资源管理理念和管理模式已经无法适应时展的要求：（1）档案管理意识不强。一些领导干部片面追求“GDP”，只求在任内做出政绩，把时间和精力大多放在抓项目、抓资金、抓开发上，对包括档案在内的文化事业过问不多，很少到档案馆考察工作，许多地方的档案馆门可罗雀，处在“坐冷板凳”的尴尬位置。（2）档案管理模式落后。调查显示，我国有近4000个各类档案馆，仅保存的纸质档案就达4亿卷件，其中能够得到有效开发和利用的不足7%，主要原因就是档案开发利用经费投入不足。一些基层单位仍使用手工收集、检索资料，连基本的保管条件都难以保障，远远达不到“十防”要求，更别说引进先进技术，运用计算机及网络技术管理档案了。（3）档案人员素质不够。受体制、投入等多种因素的影响，很多基层单位档案管理人员未经过专业的档案知识培训，或者身兼数职，对馆藏资料难以做到心中有数，其技能仅仅是“守好摊”、不丢失、不泄密，满足整理、归档、检索等一般性要求。
基层单位档案管理的规范化途径
增强档案管理意识，完善档案管理制度。同志指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。所以，基层单位必须增强档案管理意识，加强组织领导，为档案管理部门添置现代化的办公设备，提供相匹配的工作条件，指派专门的人员负责档案管理工作。档案管理及其开发利用应被纳入对领导的考核指标之中，使单位的档案管理工作实现规范化发展。档案管理部门应当根据自身的工作内容、工作流程等建章立制，包括《档案保管制度》、《材料归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》等各项规章制度，对档案资料的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、借阅、传阅、利用、销毁、交接等进行明确规范，确保档案管理的严肃性和条理性。并且建立档案管理岗位责任制、考核奖惩方案以及具体的考核指标体系，以落实档案管理制度，提高档案管理效率。
创新管理手段和方法，实现信息化管理。档案资源是一种重要的生产力，档案管理部门应根据自身定位，从广度、质量、特色入手，加大资料收集力度，做好鉴定工作，并且创新档案管理思想、手段和方法，加强对馆藏资料的优化，做好馆藏资料的系统整理和有序排列，按照历史脉络分类组卷，做到一目了然，保证方便查阅，力求做到标准化、规范化、有序化。档案管理人员应充分运用信息化技术，对档案资源进行数据化改造，实现多媒体存储和海量存储，并加强对工作流程的电子化改造，在档案整编、检索、统计及借阅等方面应用计算机技术，加强机读数据库建设，建立健全档案全文数据库和多媒体数据库，实现档案管理工作的自动化，提高档案管理的效率和水平。
机关单位档案规范化管理范文第2篇
1 明确机关档案管理的重点，将管理工作落实到位
1.1 及时归档
对机关档案进行管理的目的，是要提升档案信息的利用率，将各类信息的价值充分的发挥出来。因此，档案信息的完整性就特别重要，而及时归档是确保档案信息完整的前提。在机关单位的日常工作中，会形成到大量的档案资料，档案管理者所要做的就是要在第一时间内将这些档案归置好，并确保归档时没有信息遗漏。同时，已经归档的资源信息应该是处于动态管理状态的，并非归档后就处于静止状态，否则档案的作用就无法被凸显突出来，档案管理也不具有实际意义。
1.2 及时整理
由于机关档案的类型多、数量多，且各档案会经常调用，因此，档案的整理需要花费较多的时间和精力。如果在对档案进行整理时，整理人员的专业知识不足，整理过程不够细致，就可能会导致档案缺失或者档案信息不完整，使得档案管理不够规范。因此，机关档案管理人员应及时整理档案，如果发现有档案的信息不完整，应及时将其补充完整；如果发现有档案缺失，则应立即上报相关单位，补齐文件。比如，管理人员在整理档案时，应将案宗封面的信息，用统一的写字工具填写完整，并备注好整理时间。在整理完以后，要在电子档案系统中进行同步整理，确保电子档案系统中的信息与实际的档案信息相符，便于使用者对档案进行检索，从而提高档案信息的利用率。
2 提升机关档案的服务质量，确保档案管理的安全
2.1 提升服务质量
机关档案存档以后，由于某些单位可能会查阅或借阅相关档案，因此需要加强对这一环节的管理，提升服务质量，促进档案管理的规范化。首先，要建立完善的审核机制，查阅或者借阅者需要填写相关的申请表，并由其所在部门领导和档案管理负责人审批，审批同意后，才能将相关档案调出，供其查阅或者借阅。其次，制定严格的登记管理制度，并设计登记表，表中要包括姓名、所在单位或部门、借查日期、档案名、编号、借查用途等信息。借查者要将用途一栏填写清楚，避免其对档案信息造成破坏，导致档案信息不完整或缺失。通过登记表对借查档案进行管理，能够使机关档案管理工作更加细致化。第三，在借查者使用完档案后，要对其进行跟踪反馈，在其归还档案时，要完成签收程序，并在反馈表上对档案的利用效果进行反馈，并给出自己的使用意见，以便管理者对其进行跟踪服务。此外，档案管理人员还可通过电话回访、网络回访等方式，提升其服务质量，从而使档案信息能够得到充分的利用。
2.2 做好安全管理
在对机关档案进行管理时，要对管理室中的各种设备进行安全排查。如果在排查中发现有设施存在问题，可能引发安全事故，应第一时间采取措施消除安全隐患，避免对档案造成破坏。比如，管理室中的用电设备是否安全，线路是否稳定，如果线路出现故障，可能会使设备烧坏，引发火灾，从而对档案造成巨大的破坏。因此，在排查时要消除这种隐患，否则就会带来不可估量的损失。同时，要安排专门的人员对机关档案进行管理，对于档案的借阅、查阅、回收等工作，要尽可能的做到细致化，从而确保档案信息的安全。
2.3 提升管理员素质
机关单位档案规范化管理范文第3篇
一、全年工作
（一）特色工作
1、印发××档（20__）13号《关于收集反映60周年暨××市建市70周年历史档案资料的通知》。深入到各区、县及市级近30个单位收集反映60周年暨××市建市70周年历史档案图片资料700余张。
2、为庆祝××市档案馆成立50周年，主办了《兰台之歌》主题文艺晚会，编辑出版了《传承历史服务现实——××市档案事业发展五十周年回顾》画册。
3、与市科技情报所筹备，利用档案载体立项，加快我市档案馆馆藏档案数字信息化进程。
（二）日常工作
1、20__年全年共抢救档案1880卷，167331张，完成目标任务的47，档案著录1982条，完成目标任务的49.5。
2、按照省下达的档案工作规范化管理目标任务，年初以××档［20__］28号文制定下发了《关于对纳入20__年档案工作规范化管理达标晋升和复查单位进行验收的通知》，对20__年纳入市、区、县档案工作规范化管理及复查的档案馆、机关、事业、企业、科技事业单位进行了安排部署，明确了验收、复查的时间。20__年全年，全市共完成5个单位档案工作规范化管理达到省级标准。其中××电业局、××市精神中心（市五医院）为省一级，市委办、××电业局沿滩供电局为省二级，市畜牧局为省三级。
3、为全面推进依法行政工作，以××档（20__）26号印发了《××市档案局全面推进依法行政总体规划》。对金融、保险、证券、邮电行业的15个单位开展了专项档案行政执法检查，纠正了一些档案违法行为。深入××井、富顺开展档案“两个体系”建设和家庭档案建设工作的调研。
4、为加快社会主义新农村建设，加强对民生档案的监督、指导，我局以××档20__25号文印发《××市社会主义新农村建设档案管理暂行办法（试行）》及市、县（区）、镇（乡）、行政村社会主义新农村建设文件材料归档范围和文书档案保管期限表，下发县（区）档案局执行。
5、为纪念建市70周年，我局××20__年初接到编写《因盐设市纪录》一书任务后，工作人员夜以继日的工作，20__年3月底完成初稿，经修订、校对，一本45万余字的《因盐设市纪录》一书已交付出版单位正式出版。
6、党务、党建、党风廉政建设、行政效能、社会维稳，做到领导重视，机构健全，年初有工作计划，工作有记录，未发生安全事故，无违法、违纪行为发生。
7、积极全面落实科学发展观各项工作，深入社区、企业、农村开展调研，寻找档案工作如何为社区、企业、农村服务的切入点。
8、草拟、论证、修改了《××市家庭档案管理办法》、《××市中介组织档案管理办法》2个规章。与相关部门协调筹备××市民营企业档案工作会议，并草拟了相关材料。
9、××省重点档案抢救川南片区现场交流会3月在××圆满召开，接待与会代表100余人，得到省档案局的表扬。
10、××省经科档案工作协作组第四组档案学术暨经验交流会于20__年4月22——23日在××顺利召开，交流学术论文13篇，接待与会代表70余人。
11、安全保管馆藏档案、资料36万卷、件。安全检查2312卷，提供修复档案1087卷，接收进馆档案548卷，资料96本，整理资料1016本，完成了建市70周年三本书涉及档案解密及相关单本文位协调解密工作。
12、接收原市体改办档案文书、财会等档案1200卷，接待查阅咨询利用者60余人次，收集现行文件120余份，上传40余份现行文件到××市档案局网站。
13、积极参与落实市纺织厂等4户国有企业政策性破产档案处置工作。
14、完成××市档案馆爱国主义 教育基地参观接待任务，共接待参观者400余人。
15、完成建市七十周年大型图片展承办、制作的前期准备工作。
16、规范整理檀木林宾馆和××市劳教所等单位的档案近20__0件。
二、存在问题
1、个别单位及个别领导对档案工作重视不够，认识上存在差距。致使出现档案不齐全、完整和规范。
2、档案工作人员不足且多为兼职，年龄偏大，知识面窄，不适应档案工作信息化要求，工作开展有一定难度。
三、下半年工作打算
1、围绕市委、市政府的中心工作和“××省20__年度档案工作目标管理责任书”，逐条检查，确保我局全面完成省、市目标任务。
2、根据××省发展和改革委员会、××省档案局联合印发的川发改投资（20__）482号文件《关于编制县级综合档案馆建设规划的通知》要求，全面、准确、完整、及时的编制我市区、县档案馆库建设规划和上报审批工作。
机关单位档案规范化管理范文第4篇
一、高度重视，加强领导
今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。200*年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，200*年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，20*年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
200*年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，200*年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；200*年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。200*年*年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
机关单位档案规范化管理范文第5篇
关键词：机关档案；重要性；问题；对策
我国中央办公厅及国务院办公厅与2014年，联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，体现了党和国家对档案工作的高度重视，为新形势下做好档案工作提供了重要指导和遵循。机关档案工作是国家档案事业的重要组成部分，做好机关档案工作具有重要的价值和意义。随着社会经济的发展，人们对档案工作意识不断增强，当前我国各级企事业单位的机关档案工作取得了很大的发展和进步，当然，也还存在一些问题需要努力克服和解决。
一、机关档案工作的内容和重要性
（一）机关档案工作的内容。机关档案工作，是指机关档案室和档案人员用科学的原则和方法，管理本单位档案，为各项事业提供档案服务的工作。机关档案工作与档案行政部门的档案工作不太一样，它主要包括档案材料收集、档案整理、文件归档、档案保管、档案信息利用、档案移交等内容。机关档案工作是一项业务性工作，更是一项服务性工作，它具有很强的政策性、专业性和技术性。
（二） 机关档案工作的重要性。机关档案是机关行政公务活动的真实历史记录，是机关企事业单位的宝贵财富，是国家档案资源的重要组成部分，是提高机关管理效率、促进机关事业科学发展、维护机关干部职工根本利益的重要依据，对保存机关价值资料，为干部职工提供凭证和参考作用具有重要意义。机关档案工作是机关整体工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各级机关的重要使命和职责。
二、机关档案工作的存在问题
（一）缺乏档案工作观念，质量偏低。一是，重视程度存在较大差异。个别单位领导档案工作观念缺乏，认为档案工作不能直接产生经济效益，不能取得明显政绩，因而对档案工作不够重视，有的只是口头上重视而未将档案工作提上议事日程，不把档案工作制度举措落到实处；二是，没把档案工作纳入单位年度考核，没有档案工作的硬性规定；三是，人力、物力、财力投入不够，档案人员待遇得不到有效保障。机关档案质量方面也存在一些问题，如档案放置随意，收集、归档不及时，档案目录填写笼统、不详细，档案材料顺序混乱、材料不全，归档分类不够规范合理，保管期限分类不准确，单位归档范围不明确，或者凡文必档，造成档案内容庞杂，或者只收集“红头”文件，不收集业务资料，造成档案资料缺漏、遗失。
（二）办公设施不齐全。随着社会发展，大多数机关档案保管条件有了很大改善。但是，仍然有一些单位设施设备简陋，难以达到档案管理的有关要求。如一些单位还在使用木柜或铁柜存放档案，没有专门的档案柜、密集柜，没有按照要求建立档案管理制度，没有利用效果登记表册等；部分机关单位还缺乏专门用于档案存放、管理的库房，也尚未设立档案阅览室；有的单位虽然有库房和综合档案室，但设施设备老化、不齐全，档案柜凌乱、不统一，无法达到档案管理“八防”要求；有的综合档案室变成了杂物室，档案放置零乱，保护设施设备不完善，使得部分档案受到损害。
（三）管理手段较为落后。少数机关单位尚未实现档案集中管理，档案分散零乱，存在安全隐患。有的单位档案工作机构不健全，人员编制和配备难以适应档案工作需要。有的管理体制不到位，综合档案室防护意识不强，重要业务档案没能及时整理、装订、归档、移交。有的档案整理不规范，从分类、立卷到案卷标题、保管期限等都存在问题。一些机关单位档案数字化工作止步不前，未能充分利用现代化技术来提高档案管理技术含量，对工作中形成的电子文件没能科学归档。
（四）管理能力略显不足。由于人少事多的缘故，大多数机关档案人员为兼职，工作不稳定，经常出现人员更新和变动，对档案工作的完整性和持续性造成影响。有的档案员一岗多职，疲于应付各种杂务，因而很少能抽出时间和精力认真做档案工作。大多机关档案人员不是档案学专业出身，缺乏一定的档案基本知识，不熟悉档案业务，档案管理水平不高，致使在归档文件的整理、分类、保管期限划分等不准确，不利于机关档案的专业化和规范化。此外，个别档案人员缺乏责任感，存在应付了事思想和畏难情绪，工作主动性、创新性较差。
三、机关档案工作的对策
（一）加强档案工作的认识。一是，要增强机关领导的档案工作意识，切实把档案安全工作提上议程，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入机关年度工作计划和领导职责范围，着力解决档案工作所需的人力、物力、财力保障，加强对档案工作的考核力度；二是，要加强档案工作宣传力度，抓好《档案法》、《档案法实施办法》等的宣传教育，扩大档案工作的影响力，推进依法治档水平；三是，要经常听取汇报，及时解决档案工作中存在的困难和问题，做好档案人员的思想稳定工作，使档案人员安心从事档案工作；四是，要增强机关职能科室和全体职工的档案意识，在日常工作中主动将需要归档保存的文件资料移交档案室归档。
（二）加强办公设施投入和改善。机关档案管理工作的推行，要严格遵循规范、标准、统一、科学的原则，并根据档案管理工作的实际情况，制定出档案管理的标准要求；进一步加大对档案室基础设施设备的投入力度，完善档案柜、综合档案室、档案阅览室等档案基础设施，确保档案工作顺利、有序开展。
（三）改进管理手段。一是，应建立岗位责任制，落实好档案管理人员和科室，重点加强规范化管理；二是，要增强档案员责任意识，如档案管理人员在对档案进行装订时，要严格按照装订规范进行操作，并认真仔细检查移交的档案目录是否填录详细、正确，是否存在遗失、漏交的问题；三是，机关档案管理人员要顺应时展潮流，积极应用各种现代先进技术，以实现档案管理的信息化；四是要加强督促检查，促使档案工作常态化、正规化、科学化；五是，建立健全机关单位档案管理工作的信息安全保障体系，以保证档案数据和档案管理系统的可靠、安全，进而最大化地防止档案数据的丢失，出现泄密、失密的问题。
（四）优化管理方式，提升管理能力。一是，要在注重实用性上下功夫，加强档案人员学习培训和继续教育，学习档案业务知识和科学技术，提升档案人员业务水平；二是，要认真做好档案收集和管理工作，完善档案归档内容；三是，平时要注重档案收集工作，了解部门、科室的档案动态，对本单位档案数量、内容、种类、史料价值等要做到心中有数，掌握档案工作主动权；四是，加强档案工作创新，积极开发档案信息，最大限度地发挥档案作用，更好地服务部门领导、中心工作、基层群众和经济社会发展。
（五）构建档案管理制度。一是，要围绕全面性、针对性和可操作性的要求，积极制定和完善机关档案安全保管制度、档案信息保密制度、档案查阅利用制度、档案信息公开审核制度等；二是，要加强《档案法》等法律法规的执行力度，层层落实安全责任制，加强责任追究和落实，强化档案安全法规制度的约束力度；三是，要制定突发事件应急预案，签订安全保密责任书，定期对档案工作进行保密检查，形成保密检查制度，发现问题及时纠正和解决。
结束语
