档案管理资料员

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档案管理资料员范文第1篇

1 建档设计

1.1 专人管理

绩效工资考评资料即绩效档案.之所以为“档案”，是因为它是以记录着绩效考评的全过程，内容较为全面。为使档案更具使用价值，建档设计是基础，指定专人负责保以确保档案的真实和严谨性。在内容上分别对各科季度的工作效率、效益等表现记载、评价以及年度总评等方面进行了设计.以保证使用目的的充分实现。

1.2 按科归档

按不同科室汇总目录按年度装订成册，本文以对我院的不同科室特点的科室如临床科、职能科、急诊科、重症医学科等绩效考核为例，

1.3 双形式存档

以季度内职工的服务质量、工作量、服务效能、满意度测评等常规性记载.配以创新、增效、失职、失误分项描述，由人事科制定对各科的考评标准提前发放每季一次，当季奖金收入与考评实际分值挂钩。每季的不同工作重点与评价的准确是档案保存的意义所在，避免了因年终时间跨度过长而混淆、遗漏绩效的情况，同时也使每季与工资挂钩的考核得分做得有依有据。所有绩效档案以纸质版和电子版双形式存档。纸质档案便于被考核对象签字查阅核对，并整改不足部分，电子版有利奖金的测算比对和审核，提高了档案的利有价值。细化的考核与记载提高了职工尤其是科长的受关注度，使得考评目标得以实现促进员工提高工作效益效率。

2 绩效档案收集与建立

2.1 内容双向确认

绩效内容的定稿前发放到科室征求意见与确认，如对考评内容有异议.可以提出，绩效考评小组研究后给予确定内容，被考评科确认考评内容后签字。

2.2 过程真实记录

每季末人事科组织考评小组对各科进行考评。考评中有不能达到考评要求和标准的当场告知被考评人员并在签字栏内署名，以示对绩效考评真实性的认可。考评组对照考评内容提出扣分意见。人事科根据各考评组考评情况汇报医院绩效评价小组确定科室考评分数。

2.3 结果书面反馈

各科室最终绩效评价结果以书面形式反馈科长签收确认。对于表现突出的科室或职工，予以公开表扬；对于表现一般的职工.让其了解医院提出的工作要求，从而促进其工作不断提高：对于表现不好的职工，由所在科室主任与职工沟通，了解职工状况.为职工提高绩效提供方法、指引方向，使职工了解医院期望.明确个人定位。并将不足之处书面反馈至科室同时提出整改建议，以达到考评的目的确保不走形势。

3 档案内容与适时利用

3.1 考评内容

以百分制考评分三类。一类分为全院任务目标完成情况如门诊数、住院床日数和经济结余等效益、效率情况占总分的30%；二类为各科共同完成的任务目标如合理使用抗生素、医保、农保等管理占30%；三类为具有各科职能特点的任务如限期完成学科成立、质量管理、教学科研、基建验收等占40%。

3.2 组织考评

成立四个考评小组由分管理领导带队，各职能科长交叉考评，每季末对照标准逐一评价，当场指出完成与未完成的部分，要求被考核科限时整改。

3.3 审定考评分

由四个考评小组汇报考评情况，根据标准和具体表现集体审定最后结果给予考评分。

3.4 适时利用

年终评先评优使用，考评分低于95分的不参与评优和先进个人（集体）；奖金等级使用，考评分位居全院第一名可上浮动一个奖金等级，给予全科员工一个鼓励，继续发挥团队精神出色完成任务目标。提升奖金基数使用，绩效档案的建立对领导决策提供了良好依据，分析近年来任务目标和效益完成以及全院的奖金情况，以便决策奖金的动态管理，提升基数的重要依据。

4 体会

4.1 沟通要充分

考评分的高低与绩效直接挂钩，所以对分数的多少被考评人是很在意的，要避免因怕得罪人不敢扣分导致考评流于形式，也要考虑不分具体情况呆板扣分导致对考评不信任而放弃努力。所以此前充分沟通是考评不走形式的基础。

4.2 建档设计要科学

建立档案的设计科学与否与档案存在的意义关系密切，从目录、及时收集、整理归类等要有明确的思路，尤其是绩效档案关系到员工的个人直接待遇与医院动态业务量、质量等相关。

档案管理资料员范文第2篇

一、当前高职院校档案资料管理工作的现状

目前高职院校的学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”，但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于：学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象。一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录，但对各系（部）、处室实际形成的资料，尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控，档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系（部）、处室可能出于查阅、使用方便考虑，对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室。由于缺乏科学系统的管理，时间一长，就容易丢失，或难以找寻，事后追查究竟有没有这样的资料，也因为没有严格的登记制度而查无实据，只能凭借“记忆”作出“也许有”“可能无”的似是而非的判断。由于没有明确的责任人，也就没有一个人为此而负责任，最后只有不了了之。

二、建立高职院校院系二级档案资料管理模式

高职院校的学院档案室是档案管理的一级单位，各系（部）、处室为档案管理的二级单位，各系（部）因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系（部）档案室。院级档案室要根据教高『2006116号文件（《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》）和教高[2008]5号文件（教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知）有关规定，对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各系（部）、处室意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审定后正式实施。各系（部）、处室要在规定的期限内向学院档案室如数上交档案，学院档案室与各系（部）、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。各系（部）、处室根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本系（部）、处室档案归档范围和归档目录（一级档案），建立相应的管理制度。各系（部）、处室二级档案单独编号。各系（部）、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室备案，学院档案室要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期（各处室二级档案以3年为周期，各系部按照学生学制为周期），各系（部）、处室二级档案保管不超过一个周期，周期满后3个月内整体移交学院档案室，学院档案室严格履行交接手续，并对二级档案进行“专区”管理。各系（部）、处室要设专兼职档案管理员，学院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各系（部）、处室的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料安全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。

三、加强高职院校系级教学档案资料管理，促进各项工作稳步发展

教学档案资料是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据，对教学档案资料的收集、整理、保存和利用是档案资料管理工作的重要组成部分。所谓系级教学档案资料，是指教学管理人员、教师、学生在系教学活动中直接形成的具备对日后全系教学工作有查考和利用价值的文字、图表、声像等载体材料，比如，上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，培养方案、教学计划、教学大纲、课程建设规划、实验室建设规划，年度教学工作计划与总结、教学研究计划与总结，授课计划、教案、试卷及其分析报告，讲课课件、讲课录像、教学录音、电教片，学生学籍情况、作业、学生成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排、教师培训进修材料，教师课表等。这些档案资料真实地记载着高校各系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量一个系教学水平的重要标志之一，是制订各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量、考核单位、个人教学水平的重要依据。高职院校系级教学档案资料管理作为一个系统的工作，是高职院校教学管理的重要内容之一，对于加强系（部）教学基础建设，深化教学改革，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化等方面起着积极的作用。

加强高职院校系级教学档案资料管理是高职院校档案建设的重要环节，也是促进各项工作稳步发展的有力举措。近几年来，高职院校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。

第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。传统的纸质教学档案资料较易遭受温度、湿度、光线、虫、鼠、水、火等自然因素造成的破坏，许多档案没有备份，档案极易受到破坏，其受损后往往难以恢复原状，因而建设和管理上需要较大的资金、设施、技术、人力支持，建设和管理成本较高。另外，由于纸质教学档案资料的数量多，体积大，建设、管理、查询起来也比较麻烦。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、容积小、信息存储量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统纸质档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。如果对教学视频档案资料要求较高，投入1000元，配置数个大容量的移动硬盘或者采用DVD光盘刻录存储就可解决问题。电子教学档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上教学档案资料检索和搜索软件，查询教学档案资料就成为一件十分简便和快捷的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。

第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高职院校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以向全系人员公开（少数不宜公开的在研项目和专利技术除外），其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料；二是为师生更好地“教”与“学”提供服务。第二种目的是最主要的，也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员，届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力。而在网络环境下的电子档案资料，师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进入系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”，不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员、尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强，而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。目前，高职院校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变，就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。

四、结束语

随着高职院校办学规模的不断扩大，对其管理模式的要求也更加细化和规范化。本文从当前的实际情况出发对高职院校院系二级档案管理工作进行了深入的探讨。若要建立起一套切实可行的管理模式和制度，还需要做大量细致的工作，还需要在实际工作中按照具体情况做出必要的调整和修订。

【参考文献】

［1］黄健.中职学校教职工档案资料管理探讨——以业务档案为例[J]. 科学与财富，2011（10）.

档案管理资料员范文第3篇

现代管理学认为，科学化管理包含三个层次：第一个层次是规范化管理，第二个层次是精细化管理，第三个层次是个性化管理。精细化管理是社会分工精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入基本思想和管理模式，是一种以最大限度减少管理所占用资源和降低管理成本为目标的管理方式。精细化管理的前提是基础管理,在此基础上,它是注重过程的细节管理,它的核心是规范管理,专业管理是精细化管理的支撑。地铁工程施工档案的精细化管理强调管理质量与效益的同步提高，强调档案管理者的责任心和敬业精神。施工单位实施精细化管理通过精细化的决策，确立以提高档案质量，建立精细化的档案管理模式等多途径来实现。

二、档案管理工作的内涵

中国最古老的档案是殷商时的甲骨档案。档案管理工作的内涵是健全机构档案的保管制度，规范档案管理工作的流程，积极发挥档案的功能。地铁工程档案资料管理包含一般文档资料管理和竣工验收资料管理。一般文档资料包含发文、收文、标书、会议纪要和其他文函;竣工验收资料主要包括文字资料、图纸资料等。

三、精细化管理在地铁施工档案管理

工作中的应用中的实际意义2014年，我们集团公司提出“精确管理、精益管理、精心经营、精诚共赢”管理理念。为认真贯彻这一管理理念，我们应加强精细化管理在地铁档案管理工作中的应用。精细化管理是地铁施工单位提高管理水平的有效手段。精细化管理在地铁施工单位档案管理工作中的应用,可以使地铁施工单位的档案管理更加规范化、科学化，提高办公效率。“精细化管理”融入地铁施工单位的档案管理工作中，地铁施工单位的档案管理工作将会做深做细，管理受控，做到流程规范化、管理科学化，更好地促进日常管理工作。因此，精细化管理在地铁施工单位的档案管理工作中的应用将会有深远的意义。四、精细化管理在地铁施工单位的档案管理工作中的应用地铁施工单位档案管理流程可以分为文件形成的准备阶段、文件的形成阶段、文件的流通利用阶段、文件的移交业主阶段，文件的作废处理阶段。每个阶段都有关键环节，在关键环节设置控制点，细化管理方法，严格控制要求，才能保证文件管理受到控制，提高文件质量。

1.文件形成的准备阶段。第一，要制定工作流程。根据图纸和现场实际情况编制工作流程，编制时要考虑有哪些资料，这些资料由哪些人编写，怎样传递，时间要求等，根据这些要求编制出具体工作流程，发放到相关个人以作指导，并督促其按此流程工作。如果缺少这一环节，技术员和资料员间不能很好配合，并影响到工作效率。第二，制定规章制定，促进施工档案的规范化、标准化。为了确保地铁工程档案的规范化、标准化，施工单位项目初期就要备齐各类规范和验收标准。根据国家《档案法》、《保密法》及各类规范和验收标准等制定《档案管理制度》、《档案员岗位责任制》等规章制度，对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。信息化时代，给地铁施工档案工作带来了新的课题，地铁施工档案管理应推行计算机管理技术，适应现代管理模式，探索地铁施工档案信息资源体系，根据地铁工程和单位信息化管理实际情况，实现地铁工程档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高地铁施工档案管理效率。第三，责任落实到人，制定奖罚制度，加强制度执行力和考核力。根据工作流程，分解工作职责，使技术员和资料员明确各自责任。如发生问题，不会发生推卸责任的现象。并制定奖罚制度。如果档案有问题，要责任到人，并对其进行处罚；如果档案做得非常好，并在各项检查中，取得良好的成绩，或项目竣工后，获得鲁班奖，就要对相关人员进行奖励，形成激励政策。这样才能形成赶帮超的局面，达到精细化管理的目的。第四，定期对资料员与技术员进行培训。人才资源是地铁施工单位资料管理精细化管理的关键因素。目前资料员和技术员的业务能力良莠不齐，有必要对资料员和技术员进行相关业务培训和拓展，提升资料员和技术员的工作能力，确保资料搜集的真实有效，使其明确精细化管理的必要性，并定期组织考试，使相关人员有紧迫感。我们项目部努力为档案人才提供良好的发展平台，多渠道多途径培养一支规模适度、素质优良的专家型、技能型的精细化人才队伍，充分挖掘地铁施工单位人员的主动性、创造性和发展潜力，实现天津地铁项目部档案的大发展。第五，建立三级档案工作管理网络。档案管理的网络是确保档案工作有序开展的关键。应建立三级档案工作管理网络，即总工程师领导一级、施技部部长一级、资料主管部长一级，建立三级领导责任制网络确保档案工作由上到下，全面覆盖，带动全员。

2.文件形成阶段控制。虽然项目部总工程师对档案的技术内容和质量负责，但资料员审查环节和文件输出环节在文件质量把关上也发挥着十分重要的作用。目前地铁施工单位的技术文件的编制流程是首先通过技术员在现场记录，然后把现场记录交给资料员，资料员检查现场记录，输出文件。文件流转中疏忽的问题会暴露在交接环节，审查环节和输出环节,所以技术人员和资料员要按照项目部档案管理制度的要求交接，审查和输出文件，将这些环节中的问题分类汇总，表格化管理，对共性问题制定措施，从而促进档案规范化管理，按流程流转，提高形成文件的质量。为了提高档案质量,采取了以下几项措施:(1)每周对资料进行一次抽查,使档案工作与地铁工程建设同步。根据地铁施工现场的进展情况，有针对性地进行跟踪,有效地避免了资料的丢失和滞后,保证资料与工程建设同步。(2)每月一次的工程资料例会制度,加强资料的协调管理。为了及时沟通资料档案中存在的普遍问题，每月召集项目部资料员、总工程师、施技部部长、主管资料部长召开资料例会，总结一个月以来的资料工作情况，对资料归档工作做得好的资料员提出表扬，提出存在和需要解决的问题，资料例会最终形成的会议纪要要下发到各相关部室，这样既有利于领导及时了解档案工作情况，又有利于工作的监督和落实。（3）严格文件工作流程。地铁工程项目文件的来源广泛，档案人员要严格把关，从文件的格式、签字手续、盖章情况等等严格把关，禁止形成不合规范的文件，以及严禁文件材料的不及时归档，从而有效提高文件资料的归档质量。

3.文件流通利用阶段控制。文件流通利用阶段包括文件查阅环节之前的准备工作，文件查阅环节，文件发放环节，文件归还环节。在文件查阅环节之前的准备工作如下：首先应建立档案卷内目录，图纸卷内目录，使文件有据可查；其次要建立文件和图纸卷内目录电子汇总表,能快速高效找到文件；再次，要扫描重要文件，以防文件丢失。在文件流通阶段，我们首先建立档案、图纸查阅登记簿和档案、图纸收发文登记簿，做到来源和去向清晰，有据可查。其次要建立档案、图纸电子文件数据库并根据工程进度完善相关信息，定期催促借阅人归还，跟踪文件流向，更要定期要组织文件检查工作，以便及时了解文件实际情况，保证文件、图纸与目录相符。但在归还环节容易发生矛盾，应建立归还确认制，使借阅管理更加精细化，无纰漏。对于外发的文件，发放记录应与分发申请单的要求一致，分发回执由接收部门或单位签字盖章后归还给地铁施工单位，发放单与回执单应成套管理，一一对应，确保外放文件闭环管理。

4.档案的移交业主阶段。精细化管理在档案移交业主阶段，应做到“三同步”：即布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。地铁项目部应指定专人负责竣工文件的编制、移交和档案信息化工作，特别是重点工程项目的竣工档案管理工作，集团公司、工程公司负责科研技术和档案管理的部门，应积极协助项目部做好竣工文件的编制与指导，必要时应配合项目部一起主动邀请工程竣工档案接收单位档案部门对编制工作进行检查指导，为竣工档案顺利移交、工程质量保证金及时回款打下基础。工程结束，要根据业主要求编制竣工资料，并把竣工资料移交给业主，并对作废文件进行处置。在这一阶段，文件归档环节与作废环节是关键环节。

档案管理资料员范文第4篇

【关键词】工程档案；管理；问题；对策

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673-8500（2013）12-0086-01

在社会经济迅猛发展的今天，电网建设进程不断加快，新建工程、技改大修项目越来越多，建设管理水平不断提高，工程建设从立项、审批、设计到开工、竣工验收，形成大量有保存价值的资料，这些资料是工程建设全过程的真实记录。收集保管好这些资料，对工程建设和维护企业的经济效益与合法权益具有十分重要的现实意义。切实做好电网建设工程档案管理工作，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要任务来抓，采取有效措施，在保证工程档案与工程建设同步进行的基础上，确保工程档案齐全、完整、准确、系统，使工程档案更好地为电力系统安全生产、经营管理提供优质服务，发挥最大的效益。

一、电网建设工程档案管理存在的问题

加强电网建设工程档案管理十分重要，电网建设工程档案是工程建设全过程的综合反映，对工程项目管理的作用也越来越大，而与此不相适应的是工程项目管理对工程档案的重视程度远远不能满足日益增长的工程项目建设的需要，从笔者所在单位检修公司的电网建设工程档案管理现状看，存在的主要问题是归档项目文件不齐全、质量不高、归档不及时，分析原因主要有：

1.对工程档案的重视程度不够。虽然大家都知道工程档案是工程管理全过程、系统、真实的记录，对工程建设和管理都有很重要的影响，但在实际工作中，由于档案管理对工程建设直接的影响不大，只要工程质量上去了，认为工程档案工作的好坏不会影响到对工程质量的考核评定，在验收检查过程中，对现场施工质量方面存在的问题重视的多、检查得仔细，对档案资料方面存在的问题关注的少、检查也存在走过场，资料审查不仔细，导致档案资料的质量得不到保证，可能随着工程项目的投运而成为遗留问题。

2.档案管理职责不清。一是各种施工项目文件编制人员的职责不清，让现场资料员过多承担项目文件的形成工作，而受专业知识所限，由他们形成的项目文件普遍质量不高、真实性差；二是项目检查验收组人员职责不清，特别是企业内部的检查验收，对项目文件的检查过多依赖档案专业人员，其他专业技术人员对各自专业的项目文件检查不够仔细。而档案专业人员也因专业知识所限、对现场情况不了解，对资料的收集情况和资料的质量难以把握、控制，这就需要各技术专业人员的配合，对工程资料要认真审核把关。

3.档案管理监督不力。一是现场资料员的主要工作职责应是做好收集工作，而当其又成为项目文件的主要形成者时，就缺少了对收集资料的监督；同时，现场资料员又有其他现场工作任务，对资料的收集、整理往往无暇顾及，都作为一种差事应付，自然质量难以保证。二是现场监理在施工人员对应形成资料的内容、标准不清楚时，缺少指导，任其自然，或因某些原因未能及时形成文件时，缺少督促，让其直接进入下一施工环节，到后期即使再补上，文件的质量也不高；三是建设单位业务部门、监理单位在对项目文件进行审核、签字时没有认真审阅。四是很多工程由于参建单位多、工期长、人员变动大等因素影响，而且在施工过程中，资料管理不规范，一些相关资料被借进借出，人手较多且杂，导致最后很多资料丢失，以致工程竣工后不能及时移交归档。虽然事后花费很大精力补做，但补做出来的资料的真实性、完整性、准确性都难以保证。

以上各种原因影响工程档案的归档质量和归档时间，也给以后的档案管理带来不必要的麻烦和隐患。

二、电网建设工程档案管理的对策

1.建立完善管理制度，落实归档管理流程。一项工程建设，涉及的参建单位、部门多且广，千头万绪，错综复杂，作为建设单位的档案管理部门，要根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定，结合本单位实际情况制定相应的电网建设工程档案管理办法。规定各参建单位、部门的归档范围和责任，明确档案资料的编制、整理、移交办法、时间节点、操作流程等。

2.明确管理职责，严格执行文件资料谁形成谁整理归档。制度化、标准化是档案管理的主要手段，“谁形成谁归档”是档案管理的基本原则，也是一项重要制度。为了使建设工程档案收集与建设工程进度同步，建设单位应结合工程实际制定工程资料管理职责，明确各单位、部门专（兼）职档案人员职责。成立建设项目档案管理领导小组，制定档案工作计划，并贯彻落实。建设单位档案管理人员从工程一开始，就要介入工程建设，对工程建设过程中形成的文件材料进行跟踪检查和督导，发现问题及时纠正。对施工现场的资料要严格把关，严格执行档案人员“四参加”制度，参加设备开箱检查，参加工程竣工验收，协调各参建单位归档工作中的问题，对工程档案做到心中有数。

3.加强档案管理人员培训，提高全员档案意识。着力提高档案管理人员业务素质和专业技能水平，是搞好工程档案管理的需要，档案管理人员不仅需要学习档案管理知识，还要学习掌握工程建设方面的相关知识，熟悉了解工程建设流程，建设过程中需要产生哪些资料，对工程建设资料做到可控、能控、在控。同时，还要对现场资料员以及参建各单位的技术人员、项目管理人员进行档案管理培训，加强他们的档案管理意识，通过他们在各自的岗位上发挥各自的作用，让他们在工程建设过程中对产生的资料有意识地进行收集整理，使他们成为既是工程技术人员，又是档案人员的复合型人才，为工程档案管理发挥更大的作用。

工程档案是工程建设全过程的真实记录，它的作用在工程建设和生产管理中是任何项目无可替代的，它是企业未来发展的潜在生产力。因此，作为电力企业，电网工程建设的质量是企业的生命，而工程档案对于电力企业来说也是同等重要，保证工程实体的质量和工程档案的质量，二者在企业的发展进程中才能珠联璧合，发挥更好的作用。

参考文献：

[1]华向阳，王涛.浅析抽水蓄能电站前期工程文件归档与管理[C]//抽水蓄能电站工程建设文集2011.

档案管理资料员范文第5篇

最近频繁发生的在建设工程质量事故，包括房屋、桥梁的突然垮塌，都给我们提出一个相同的课题：事故发生后凭什么来分析事故原因来认定事故责任来还原建设过程建设过程中用什么来促进建设工程质量来规范建设工程管理来保留建设的真实过程答案是工程档案。建设工程是资源和智慧的结晶。对一些重大的建设工程来说。其投入的财力、物力和人力往往是巨大的。除了建设工程竣工之后的实体成果如住宅、办公楼、厂房、场馆、道路、桥梁、广场等之外，作为建设过程直接记录的档案也是建设工程的重要组织部分，是建设工程的技术成果。因为消耗和占用资源巨大，建设工程的实体成果一般都能得到广泛重视，从投资方到行政部门，到普通市民，注意力都集中到了实体成果上面，甚至是只关注建设工程的外在观感。对建设工程档案关注甚少，知之甚少。一些人认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端，而且非常琐碎，对档案工作表现的是一个敷衍塞责的态度。因此，对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行研究是非常重要，有利于引起我们对工程档案管理的高度重视，更有利于工程档案管理工作的有效开展。

2工程档案是建设工程的有机组成部分

一般来说，远在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。即使是在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中。应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等：在实施中还有监理旁站监督记录和检测记录；出现了问题还有调整指令和变更说明等等。可以说，贯穿建设工程过程一直有两根线条，一条是技术性的，是抽象的，以文件材料为表征：另一条是操作性的，是实体的，以工程物理结果为体现。技术性线条还要先产生，还要更长远在施工阶段，二者又是交织在一起的。但无论如何，技术性线条是不能从建设工程中抽离出来的，更不能忽略不计。

关于建设工程档案是建设工程的有机组成部分，我们的古人早就有朴素的认识。1973年12月长沙市发掘马王堆汉墓，在出土的文物中有三份帛质地图，没有注明名称，一般称为《地形图》、《驻军图》和《城邑图》，《地形图》和《驻军图》都保存较好，《城邑图》还未修复。其中，《驻军图》绘有一座三角形城堡，城垣上设有五个箭楼，四个战楼，并注有“门”、“箭道”等字样。它绘制于西汉文帝之前，距今已有2100多年。在古代，驻军与造城是统一的。这说明古人在造城时，已经认识到了编制城市规划图和城市实况图的重要性。只是岁月的流逝，古城不再，档案依旧，我们只能通过这张珍贵的图纸来遥想古城英姿。

当然，我们也看到，在广大农村地区，在许多偏远的聚落，房建工程并没有档案留下来。特别是这一次遭到地震毁灭性破坏的羌族民居聚落。因为文化相对落后和习惯传统的作用，这些地方建设工程的技术性线条主要是手口相传的一种经验模式，绝大部分都没有形成文件材料和图纸。这并不是对建设工程档案作为建设工程有机组织部分的否定，但的确是对建设工程档案的一个简化，而这种简化造成偏远地区住房安全无法保障，在灾害中往往损失惨重，更不能“按图索骥”地进行救灾和修复。这从反面揭示了建设工程档案与建设工程的不可分割性。

3工程档案是建设工程质量的直接反映

建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。

建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义，那就是在工程建设过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后我们是看不到摸不着的，也难以检测得到，我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。

在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分，从现代管理科学的角度来看，建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动可以看出。凡是有意参评的项目，建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的，都非常重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的，对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了。

4工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节

建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说。这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。

建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。要经过专门培训后持证上岗，而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略，建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指：施工员、监理员、材料员、安全员、造价员，一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织，没有纳入建设职业培训I范畴，也没有发国家认可的证书。近几年，随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高，有的城市实现了建设工程资料员经常性培训I，还将《资料员合格证》上网，便于查询和核对，并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作，才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案：有的城市，如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训，怀化市20D8年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的认可和重视。

2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》，首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系，对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交程序和法律责任等方面进行了强制性规定，是目前推动我国城建档案工作发展最重要的一部法规。建设工程档案管理的要求已经从微观提升到了宏观，从基层技术实践提升到了国家法规意志，这是对建设工程档案管理在工程质量控制体系中重要作用最有力的证明。

5工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段

工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。

从怀化市建设工程档案管理的实践’来看，第一步是由市建设局把关，在建设工程取得《施工许可证》之前，建设单位一定要与市城建档案馆签订《报送建设工程竣工档案责任书》，并填写《建设工程竣工档案责任人登记表》，从一开始就把建设工程档案的要求、责任告知建设单位，要求他们明确分管领导和专门资料人员，对工程资料终身负责，提高他们的档案责任意识；第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改：第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格发《建设工程竣工档案初验认可证》方能举行竣工验收会，由市工程质量监督站查验资料备案后，再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得《建设工程竣工档案合格证》，然后才能去办产权产籍手续：此外，还由市建设局统一组织建设工程档案编制执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理。这一系列与建设行政职能相融合的措施。通过建设工程档案管理促进了建设工程质量的提高。

在建设工程档案业务指导实践中，我们发现过施工单位的建筑用料与技术说明文件不符的情况，我们及时向建设单位反映，防止了。以次充好”事件发生：还发现过隐蔽工程中以空心墙代替实心墙等“偷工减料”行为，并得到了及时制止。建设工程档案管理对工程质量的促进作用得到了建设单位(业主单位)高度认可。例如，2007年1月长沙市城建档案馆与长沙市电业局、长沙市电缆管理所联合签发了长城档[2007]02号《关于加强电力地下管线工程质量控制和档案管理，做好工程验收交接工作的通知》的文件，三家相互配合。以加强工程档案管理来促进电力地下管线工程质量。