保险公司档案管理制度

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保险公司档案管理制度范文第1篇

1.1医院档案管理设备落后，管理人员不专业

档案管理属于医院建设“软实力”的内容，却没有受到足够的重视、引起足够的关注。一方面，在档案管理规范化中出现档案管理人员缺乏专业知识、档案管理人员队伍不稳定的情况，转岗、工作轮换致使档案管理人员的随机性、流动性增大，带来许多问题与隐患。档案管理人员的专业知识与技能匮乏，没有受到专业的训练，管理素质差异大，降低了档案管理的效率，延缓了档案管理规范化的进程。另一方面，档案室的设备落后，使档案检索复杂、耗时且检索方式单一，影响档案的使用价值，阻碍档案管理规范化的发展。

1.2医院档案管理制度不健全，档案安全意识不强

档案管理工作在医院管理系统中占有重要位置，但各医院的风险档案管理制度并不健全，例如，光片、财务及病例等档案资料分散于各管理部门，使档案不完整，缺乏系统性的安全管理。档案资料的分散，造成风险档案不能得到持续、全面的后期更新，因此，建立具有统一标准的档案管理制度非常必要，这对于医院“软实力”的提高以及质量安全的改进不可或缺。档案管理制度不健全降低了档案管理人员的工作积极性，使其档案安全意识薄弱，从而导致档案信息滞后、档案管理工作落后于医院建设。

2医院档案规范化管理的有效措施

2.1建立完整的风险管理档案工作组织

医院组建管理组织，成立以院长为领导的三级管理委员会，制定医院风险管理政策，对管理工作进行评审和改进；制定医院风险管理程序，处理与风险管理档案有关事宜；定期召开会议评估风险，并组织危险因素调查，根据问题发展的态势，制定出解决方法和改进措施。医院质量控制部要按照风险管理原则制定调查表或报告，按时向医院管理委员会报告。

2.2创新管理档案信息

根据大医院体系庞大、部门数量多以及科室林立的情况，实现档案信息化管理是今后发展的必然趋势，它可以实现档案管理的规范化和具体化，具有开发性和实用性。为实现现代医院档案管理的规范化和价值性，信息化档案管理可以使档案资料准确、完整和可信。医院各部门要根据具体情况，结合自身条件，使用多元化的档案信息管理手段，使信息化管理既与现代化医学管理相连接，又形成独立的信息化管理系统。

2.3完善档案管理制度

医院档案管理必须具有严格性，条理清晰，提高医院档案管理水平离不开系统完整的档案管理制度，要制定严格明确的规章制度，设立高效合理的管理程序，积极完善档案管理制度。查找现存管理制度上的缺陷，认真调查档案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根据各个部门的需要，具体情况具体分析，实行多种载体存档，档案统一监督，为后期信息档案的查找、利用与开发打下良好基础。

2.4提高档案管理人员的专业素养

医院风险档案管理需要较高专业素质的管理人员，以提高档案管理的效率，进一步推动医院档案管理的规范化。例如，在《档案法》中规定档案管理人员必须尽职尽责，遵守纪律和规则，与此同时，要不断提高自己的专业知识。档案管理人员专业素养的提高，可通过培训、实行高位责任制以及配合硬件设施建设等形式，提高管理人员的工作积极性，提高其责任心，并定期进行工作总结。

2.5加大资金投入

第一，改进档案管理环境，安排专门的档案室，建立独立的档案室、阅览室以及办公室，设置陈列室、微机室。关注档案保护，配备全套的保护设备，制定完整的档案资料保护措施。例如，防火，防潮和防虫等。档案管理人员要保持档案室的清洁、整齐，延长档案资料的保存时间。第二，更换档案管理硬件设施，配备计算机、网络、打印机、扫描仪；安装防盗门、铁窗栏、遮阳布；添加温度计、吸尘器、灭火器；配备档案柜、密集架等，做到“八防”。

3医院风险管理档案规范化的重要性

保险公司档案管理制度范文第2篇

【关键词】保险公司 保险业务 经济利益

保险公司的有价单证指在公司保险业务处理过程中用以承载当事人双方因交易而引发可以用货币计量的权利义务的凭证，能够引发相关经济利益关系，具有法律效力，能够引起当事人双方在法律意义上的权利和义务。保险公司有价单证是一经签发盖章即承担经济责任、产生法律效力或以此作为收款依据的有关凭证，每一份都会给公司带来存在潜在的巨大风险，如同金融企业的票据管理一样，实行货币化管理。笔者主要从有价单证管理的重要性、目前存在的问题和管理措施来阐述。

一、有价单证管理的重要性

随着市场竞争激烈化，近年来无数因为有价单证管理不善而引发的保险纠纷、经济犯罪的事件表明，加强有价单证的管理，不仅是防范化解经营风险的重要措施，而且也是监管机构整顿市场的重要手段，因此对其管理非常重要。

1、有价单证是公司的立业之本和经营产品的根本表现形式，是公司内在价值和社会知名度的最直接表现形式，加强有价单证管理是档案管理和保护客户资源的需要。

2、有价单证一经签发就具有法律效力，成为保险人与被保险人履行各自的权利和义务的重要依据；加强有价单证管理是明确合同双方的保险责任，保护被保险人利益的需要。

3、单证管理是公司内控管理的根本，监管部门越来越重视，违规违纪问题的发生，其根源主要表现为单证的管理不到位和使用不合规，加强有价单证管理是加强内控管理的需要。

二、目前管理中存在的问题

1、存在阴阳单的情况。保险公司单证一般为一式多联，有的保险公司为某种非法目的，在保险单公司联所记载的客户账户选择、保险期间、联系电话等内容与客户联不符，也就是所称的“阴阳单”情况，影响保险业务资料的真实性。

2、私自印刷保险单证。有的保险公司为了便于销售保险，虚构保险业务，未按照规定使用的备案保险条款，擅自印刷保险单证。

3、单证管理不严，遗失单证。保险公司单证应视作货币资金管理，但是有的保险公司对有价单证管理忽视，未定期盘点单证，没有及时收回营销员领取的单证，保险公司业务员拿着保险单证收取保费，但是未将保费上交公司。

三、有价单证管理措施

1、制定单证管理制度，严格系统操作流程

保险公司需要制定有价单证管理制度，从征订、印刷、入库保管、领用、回销、盘点等方面去严格规范单证操作，制定单证操作的流程。单证印刷由总公司统一印刷，单证入库和领用、回销时做好台账登记，完善交接制度，形成单证定期盘点制度，保证系统、实物、台账“三账合一”。发放单证时应遵循“前清后领”的原则，领用单证签字齐全，对领用人持有的有价单证要进行存量控制。保险公司单证使用量非常大，这就需要靠系统管理，要求系统操作及时，和实物流转同步操作，提高单证管理效率。

2、专人专岗，规范岗位职责，签订重要单证岗位职责书

保险公司单证管理员由专人负责管理，财务业务部门都需要有专门的人员去管理，明确各部门单证管理人员，保证单证在任何环节都有人管理，规范各人的岗位职责，签订岗位责任书。实行不相容职务分离，将单证管理和单证保管岗位分开，减少单证保管环节，每一三级机构设置单证管理岗和单证保管岗，四级机构设置单证保管岗位。对违反单证管理的行为，加强处罚措施，实行责任追究制度。对私自设计、印制单证、不纳入单证管理系统管理、单证出现重大遗失、擅自销毁单证以及其他因管理不善造成重大单证管理失误，分别追究所在机构单证管理第一责任人、直接责任人和连带责任人的责任，情节特别严重的，应追究相关法律责任。

3、加强中介机构单证管理

保险公司与中介机构和机构签署的协议应明确中介机构和机构对单证的管理责任和单证管理责任人。业务员代中介机构、机构领取单证的，交付时应要求中介机构和机构单证管理责任人在交接清单上签字确认。保险公司与中介机构的合作是长期的，这种合作方式就形成了大量单证留在中介机构，对于中介机构库存的单证，应派专人盘点，由中介机构定期报送单证使用情况；对于已经正常使用的单证，应及时收取保费。加强单证的回销管理，对于回销率低的中介机构限制发放单证。保险公司及时收回作废单证，完善签字完整的交接单手续，并和系统状态一一核对，将作废单证定期销毁。

4、重视单证清查，加强超期不回销单证的管控

为展业需要，保险公司业务员可以从公司领取部份有价单证，这部分单证存在管理的风险。为减少每个环节的风险，对于已经领用没有回销的单证，每月需要进行逐份清点，每种单证限制回销期限，超过回销期限的单证，需要强制回销。如果清单发现单证遗失的情况，应立即登报声明遗失处理。

5、定期检查、加强培训

保险公司单证检查分为现场检查和非现场检查，现场检查是指上级单证管理员去下级部门检查单证使用情况，通过盘点单证、查看台账、领用单、作废单证实物等方式，检查下级机构单证管理是否合规。非现场检查是通过单证系统提取数据，查看是否有未回销单证、未入库单证。保险公司应形成定期检查的制度，采取现场检查和非现场检查的方式，并对检查情况出具通报。

保险公司档案管理制度范文第3篇

关键词:医院；规范化管理；风险管理档案；方案

随着医疗卫生事业的不断发展及壮大，传统的档案管理模式已经无法达到相应的效率，而医院的医疗卫生安全隐患压力也随着医疗卫生事业的壮大而逐渐增大。我国的医院对医院风险管理档案资料的管理太过于随机性，基本上都是由各个职能的管理部门依据各自的业务来进行分散性管理，这就促使医院风险管理缺乏了系统性、统一性，从而导致不能有效进行持续的、质量安全的改进。因此，对医院风险管理档案实行规范化的管理，是有利于提高医院的医疗质量及水平的，还可以保障医疗安全及促进医院长久持续的发展。

1.规范化管理下医院风险管理档案中的风险与问题

医院的档案资料是自医院开创以来渐渐形成的，无论是医院还是患者这些档案资料都有着重大意义，规范化的管理档案使得医院的管理领导者及时了解医院经营状况而提供有效的切合实际的资料依据，还使他们下达的命令或是一些管理方针能够得到科学性、准确性、真实性的确保。但是，当下我国医院的档案管理制度并不健全，且档案管理工作还存在着很多问题。

1.1医院风险管理档案设备的落后与管理人员专业度的缺乏

由于医院风险管理档案的建设根本没有受到领导的足够重视与关注，从而导致了管理人员的整体素质受到了不良影响。其一，由于医院风险管理档案在规范化管理中，档案管理人员队伍存在较大的流动性，即不稳定性，如换班、转岗、轮班都可增大档案人员队伍的不稳定性，由此带来的诸多后续问题也是阻碍了档案管理规范化前进的脚步。其二，由于医院风险管理档案在规范化管理中，档案管理人员专业知识的缺乏，一些从事这一职业的人员对于档案管理工作的重要性及价值没有正确的认识，把档案管理工作只是单一的理解为保管、整理及储存。而且有一些档案管理人员的专业知识不熟悉，专业技能也是十分缺乏，这就导致管理队伍的素质水平不在一个层次上，从而降低了管理效率。其三，由于档案室设备的落后，从而导致了档案的检索、储存等方面不仅复杂，耗时不说也耗力，更是使档案的使用效率大大降低，还阻碍了档案管理规范化的发展。

1.2医院风险管理档案意识不到位，缺乏完善的管理制度

风险管理档案的管理工作是整个医院管理系统的重要组成部分，但是由于各个医院并没有过多关注于风险管理档案这块，使其缺乏健全完善的管理制度。由于风险管理档案分散在各个部门管理，且各个部门的管理模式又存在着较大的差异，因此，就造成了医院风险管理档案不完整、不规范、不系统，从而致使风险管理档案的后期更新不能得到全面、持续的发展。另外，每个部门的档案管理人员不同，且管理档案的记录方式也不同，这样就很容易致使风险管理档案的记录不规范，再就是在工作交接时更容易产生遗漏或缺失等现象的发生；因此，建立统一的、完善的、规范化的档案管理体制是必然的。档案资料的完整性及全面性有所降低都是因为风险管理档案制度的不完善不健全，风险管理档案制度的不完善不健全更会使其安全性、系统性降低，从而更是阻碍了风险管理档案进行规范化管理的进步。

2.医院风险管理档案规范化管理的应用及有效方案

由于医院风险管理档案中所存在的诸多问题，从而降低了医院风险管理档案管理水平，更是阻碍了医院长久持续且稳定的发展。因此，规范化的管理风险管理档案就大大有利于医院管理水平的提高，更是有利于医院的业务水平及服务质量的提升，从而使得医院的医疗安全得到保障。

2.1建立健全完善的风险管理档案管理工作组织

医院内部建立完整而健全的风险管理档案组织，就是为了解决医院风险管理档案记录的不完整、不系统等缺点。以院长为首，主持风险管理部门的各类事务，而风险管理的成员就是医院内各个科室的人员。风险管理部门要承担制定医院风险管理政策的工作，并且要定期对管理工作进行评审及改进；提出了对医院风险管理流程的制定和风险管理档案相关事宜的处理等这些改善措施；定期组织召开对风险管理部门风险评估、估测的会议，对于医院的危险因素即不良事件也要组织调查并进行分析，然后根据问题发展的不同程度来制定出合理有效的解决方案及措施。医院风险管理档案质量控制方面要按照风险管理的原则来制定相关的报告表、调查表、评审记录等，要定时且及时地向医院风险管理档案管理组织汇报工作；而医院的各个部门对自己的风险管理工作要做到明确、明了、不得含糊，且风险管理档案的资料也要及时规范上交。由各个部门管理着不同内容的风险管理档案转变成专门的风险管理档案管理部门，这样的转变无疑大大提高了风险管理档案的管理效率，更是能够使档案的内容得到集中且有效的分析及处理，从而让风险管理档案更加系统规范化。

2.2明确医院风险管理档案记录方式及管理要求

由于不同的档案记录方式造成的档案内容不具有系统性、规范性，而且在管理人员交接的过程中也很容易出现资料丢失或是遗漏等不良现象，这样就大大阻碍了风险管理档案后续的分析与评估工作的展开。所以，在医院完整建立风险管理档案的同时，还要对风险管理档案的记录方式也要进行统一。在进行档案记录时也要做一些要求，一是记录的笔不能用铅笔、圆珠笔等来进行档案记录，而是必须采用黑色且含有碳素的笔或者是钢笔之类的笔且要在档案专业用纸上书写来进行档案记录；二对于医院发生的不良事故、事件的记录时，与其相关的书面材料必须为原件或复印件，而复印件的文字内容一定要清楚，字迹要清晰，一定不能出现字迹模糊，或是缺页、少页、漏页现象的发生。为了防止纸质档案由于保管不当等原因而造成了档案的损坏、丢失等现象的发生，我们还应该在电脑上进行电子备份。且管理人员还要对风险管理档案及时进行归档的工作。其次，医院对于风险管理档案的内容记录上面应该要有明确的管理要求，风险管理档案内容有了明确、详细的要求，就可以使管理人员的后期评定工作效率得到有效提高。

2.3提高风险管理档案管理人员的专业素养

要想提高风险管理档案管理的效率，首先就要提高档案管理人员的专业素养，从而加快医院档案管理规范化的步伐。医院的各级领导也要加强对风险管理档案的认识，使风险管理档案得到重视。那么如何提高管理人员们的素养呢，一先进行专业的课程培训，二通过信息科技平台来收集全国高级医院档案管理方面的专业知识，并从中学习、借鉴及吸取，从而提高管理人员工作的积极性和责任心，更是使管理人员的专业知识及技能能够更上一层楼。

2.4对风险管理档案信息的创新

信息化的档案管理就可以使档案资料完整、明确、真实、可信，从而也能实现医院风险管理档案的规范化。而医院的各个科室可以根据具体情况，然后结合自身的条件，来利用多元化的档案信息管理手段，使得信息化的管理可以和现代化的医学管理相接，从而又是一个新的独立的信息化管理系统。

2.5风险管理档案制度的健全与完善

风险管理档案管理制度的完整建立可以使医院风险管理档案管理水平大为提升；为了更好地健全完善风险管理档案管理制度，就一定要制定出严格的、明确的规定及要求，还要建立科学的、合理的、高效的管理程序。要及时地查找、发现现有档案管理制度的不足之处，且仔细、认真的检查档案信息管理中的缺陷、漏洞，并及时解决所发现的问题。最后，根据各个部门的具体情况、需要进行具体分析，实行编号存档，且档案统一监管，从而为以后档案信息的查找、利用等后期工作打下坚实的、良好的基础。

3.医院风险管理档案规范化的重要性及意义

一是风险管理档案是医院管理方面的数据库，是具有极高价值的珍贵材料。医院要做好完善现有档案资料的工作，从而对整个医院的运行进行监管督查，这样就能更好地提高工作效率和档案管理的科学性。风险管理档案资料可以在医疗事故或是医疗纠纷发生时作为一种法律凭证拿出来，因此，风险管理档案资料是至关重要的材料。由于风险管理档案会把医疗事故及医疗纠纷的经过完整地记录下来，这样就可以成为协调医院与患者及保险公司之间的沟通渠道。二是医院风险管理档案记录了医院从开创至今的各种医疗事故、医疗纠纷，还有器械的使用情况、患者药物事件以及医护人员的业务水平等。由于风险管理档案的规范化管理所涉及的方面尤为广泛，因此，医院方面要着重重视。

4.结束语

综上所述，提高风险管理档案管理人员的素质，及风险管理档案得到科学性、统一性、规范性的管理等，都有助于提高医院风险管理档案管理效率，且对于已发的事件要形成事件报告，并按照风险管理的程序进行资料提交，配合调查，帮助医院健全风险管理档案。更是有利于提高医院的服务水平，从而促进医院快速且长久持续稳定的发展。

参考文献：

[1]潘立军.规范化管理在医院风险管理档案中的应用及效果分析[J].中国管理信息化，2015(14):201-201.

保险公司档案管理制度范文第4篇

2003年是公司发展的关键年，在公司领导的正确领导下，经营财务部紧紧围绕公司“流域、梯级、滚动、综合”的战略方针和“市场化、科学化、国际化”的发展理念，展开工作，在部门全体人员的共同努力下，圆满的完成了本年度工作任务，为公司的发展做出了应有的贡献。

一、 2003年度工作回顾

1、积极组织部门人员，做好部门工作，具体体现在：

① 完成公司日常各项财务核算工作， 及时提供有关财务信息 。在公司会计人员不足的情况下，互相协作，努力工作，满足两地核算的需要。在办理各项费用报销时，多解释、多理解，同时严格按有关财经法规及公司有关规定， 按程序和审批权限办 理。

②加强公司 现金、银行存款管理，做到日清月结，帐实相符。

③ 按时编制报送财务报表，及时反映公司基建经营状况。

④按时办理 纳税申报，及时足额交纳各项税款。

2、根据中国大唐集团公司管理要求，不断加强和完善会计管理基础工作

①逐步健全和完善公司财务制度 公司内部监督、约束机制。 按中国大唐集团公司下发的各项管理制度制定适合本公司需要的各项管理规章制度，如预算管理办法、资金使用管 理审批制度、财务档案管理办法、内部会计管理制度、会计基础工作规范等， 使公司的财务工作逐步走向规范化、制度化。

② 修改和完善会计科目体系和 核算办法，以适应工程建设管理的需要；

③不断提高会计人员的政治业务素质。以各种形式促进部门人员不断学习 ，促进公司财务管理整体水平的逐步提高。

④实现和完善了异地财务核算， 提高了办事效率，确保财务信息准确、及时。

3、努力把好费用开支审核、控制关，做好公司2003年预算执行情况分析。认真编制2004年度财务、费用预算。做到事前有计划、事中有控制、事后有总结有清理。

4、参与公司合同的谈判及合同条款的审查，及时了解有关合同的内容，以使合同执行到位；

5、积极落实项目资金，确保工程需要

2003年是电力体制改革年，公司股东会、董事会等均不能按时召开，股东资本金不能按期到位，为确保工程建设资金的需要，我们积极向银行争取贷款资金，至年底累计到位银行贷款资金21000万元，其中开行长贷11000万元，短贷4000万元，建行短贷2000万元，中行3000万元，工行短贷展期1000万元。保证了喜河水电站按期开工及工程进度对资金的需求。

6、及时办理工程保险，降低工程风险

03年4月经与多家保险公司商谈，最终与天安保险股份有限公司西安分公司签定了《陕西汉江喜河水电站工程保险协议》，为工程的顺利建设及人员的安全提供了有力的保障。并就今年雨季给喜河工程造成的损失，向保险公司进行索赔，共计取得工程损失保险赔偿20.6万元。

7、加强与公司各部门之间的联系与沟通，多汇报，多交流，争取各方对财务工作的理解和支持。同时搞好部门内部团结协作，增强凝聚力，从全局出发，自觉维护安定团结；

8、聘请了会计师事务所对公司的有关业务定期进行检查，以便及时发现问题，消除工作中存在的隐患。

9、加强政治学习，深刻领会“三个代表”的精神实质，廉洁自律，奉公守法，与公司签定了“三项责任制”分解落实责任书，年内没有违规违纪的情况。

10、及时做好工程结算，按时办理各项付款。没有因工程款项支付影响工程进度的现象发生。

11、做好部门年度工作总结，吸取教训，总结经验，使工作能得到不断改进和提高。

12、开展了经济活动分析，及时找出差距，解决问题。

13、及时完成领导交办的其他各项工作。

二、意见和建议

喜河工程尚需进一步完善工程结算，费用审批程序，明确职责与分工，并力求简化手续，缩短结算时间。如旬阳、蜀河前期费用支出的审批、喜河工程结算等。

加强公司预算执行的力度和刚性，严格控制各项费用，精打细算，力求使工程投资控制在预算之内。

加强财务基础工作，提高人员综合素质。目前财务人员严重不足，无精力进行其他工作，请求公司配备增加经营管理人员和财务人员，使财务发挥其应有的作用。

三、 2004年主要工作

保险公司档案管理制度范文第5篇

【论文关键词】社会保险；档案；创新

随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。

一、社会保险档案管理现状分析

（一）社会保险的参保人数增长迅速

我国社会保险的参保数，增长迅速。2009年底，全国参加城镇基本养老保险人数为23550万人，比2008年末增加了1659万人。参加基本养老保险的农民工人数为2647万人，比2008年末增加231万人。根据《国家人权行动计划（2011－2012年）》指出，到2012年，中国城镇基本养老保险参保人数超过2．23亿，基本医疗保险参保人数超过4亿，失业保险参保人数超过1．2亿，工伤保险参保人数超过1．4亿，生育保险参保人数超过1亿。参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。

（二）社会保险经办机构实施改革计划

近几年来，国内社会保险经办机构全面实施了各种改革计划，早在2009年最后一次国务院常务会议决定将在2010年内开展全国范围的城镇企业职工基本养老保险关系“跨省转移接续制度”。从2010年7月1日起，流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续。2011年11月15日，人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定(草案)》征求意见。根据草案，企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项，新增工伤和生育险。这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇。

（三）负责社会保险档案管理的部门分散

我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。

（四）社会保险档案工作缺乏硬指标考核

社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，进而导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。比如2008年1月央视报道深圳农民工的“退保潮”现象，就是因为不同的省市之间不能共享社保缴费信息，从而导致社保对于“候鸟型”的打工者来说只是带不走、挪不动的“地方粮票”。

（五）社会保险的经办效率和范围需要扩大

社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。近年来伴随着生活中网络的普及和对税务、银行等网上业务的接受，热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，而传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，再继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。

二、我国社会保险档案管理系统存在的问题

（一）对社会保险档案管理工作不够重视

由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使社会保险档案管理工作处于无序状态，其作用无法得到充分发挥。

（二）社会保险档案管理体制不规范

由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象时有发生，严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化。社会保险档案专职人员难落实。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。

（三）社会保险档案存档的条件差

由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有统一标准的情况下，有的制订了一些社保档案的地方标准，有的地﹑市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地﹑市则没有建立相关管理标准和规范，造成社保档案的各地管理方法不统一。在不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。 转贴于

三、社会保险档案管理的解决办法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。应针对不同门类的档案，确定不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。

（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录公民个人历年的工资收入情况。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，同时也可替他们预测，比如退休时可拿到多少养老金，以提高工作的透明度。

（四）在全国统一管理下设分支机构

在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变目前政出多门、决策分散、管理混乱的局面，使其成为统一管理全国社保档案的领导和决策机构，负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、重大决策和有关法规、规章制度，参与制定社保档案的管理标准和规范。其次，全国统筹的社保档案管理中心还可以在全国各地设置分支机构，包括地区局、地方办事处、数据处理中心和项目服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新，并送交国家劳动和社会保障部统一保管。