最新的档案管理办法

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最新的档案管理办法范文第1篇

关键词：科研项目科研档案档案管理

在科研活动日益社会化、信息化的背景下，科研项目（课题）呈现出跨学科、跨领域、跨机构（以下简称“三跨”）的典型性特征。与一般性科研项目相比，“三跨”项目往往集合了各机构相关领域的优势力量，研究成果更具有显示度，档案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用这些科研档案资源是档案人员必须要思考的问题。同时“三跨”科研项目研究周期较长，具有跨机构、跨学科、跨地域、跨平台等诸多新特点，依靠传统的科研档案管理模式和方法难以全面、系统地管理这些资源，需要我们提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”项目档案管理的特点分析

（一）归档主体的多口性

“三跨”科研项目范围大、成员多，往往需要多学科交叉、多部门协调、多单位合作，因而建档材料形成的主体较多，涉及的机构包括主管单位、依托单位（负责单位）、参加单位，涉及的人员包括项目负责人、课题负责人、项目（课题）参加人、业务管理人员、综合管理人员（包括财务人员、设备采购人员、人事管理人员等），并且根据项目开展需要聘请院外甚至是国外知名专家或专家团队。这些机构或个人会形成各种档案资源，这些来源不同却又产生于同一科研活动中的资源，共同构成了一个“三跨”科研项目的全部档案。

（二）归档内容的电子化

一方面，“三跨”科研项目电子档案资源超量增长。随着科研信息化程度的不断提高，“三跨”科研项目会应用更先进的信息技术和电子化设备，科研人员习惯于在自己的工作现场和研究过程中电子化地进行信息交流和处理，从而形成了大量的交流性材料、实验性数据和各种结果性数据。另一方面，这些电子档案具有异构性的特征。由于“三跨”科研项目需要国内国际不同领域的机构和人员协同工作，会涉及多个单位多种应用平台多个数据库资源，不同的科研人员又会在自己的电子设备中保存不同的数据内容，从而不可避免的产生多种结构、多种载体的电子档案。

（三）档案收集过程的复杂性

“三跨”科研项目研究周期长，一般为3至5年，从立项到结项验收每个环节都需经过反复研究和试验，取得最终成果往往要耗费很长时间，这就使得档案资料的收集整理时间跨度大、周期长。在项目进行中一般采用阶段管理的方式，在每一重要阶段主管单位对执行情况（包括阶段科技目标的实现、阶段性成果的形成、创新队伍建设、经费使用情况等）进行综合考核评估；同时每个项目会分不同课题，每个课题也会根据需要进行阶段性检查。在项目整体推进过程中不可避免地会出现成员离职、调职等非正常情况，在每一阶段或特殊情况下档案人员都要及时跟进，保证归档文件材料的齐全、完整、有效。

（四）档案资源的共享性

“三跨”科研项目的立项会经过严格的论证和审批程序，每个课题的设置也必须紧密围绕总体目标，相互有机联系，能针对关键性科学技术问题组织多学科、多方位的交叉研究和协同攻关，在项目进展过程中，同步进行的类似课题的进展会直接影响到相关课题的时效性和完成程度。这种状况下，项目要尽量实现数据资源、信息资源、知识资源等各种资源的全面共享，需要打通原有档案资源的壁垒，建立互联互通的档案资源共享环境，根据项目中不同课题的科研人员利用需求提供最新的、全面的、即时的科研档案信息内容。

“三跨”科研项目档案管理的这些特点决定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理却存在诸多问题。

二、“三跨”科研项目档案管理存在的问题分析

（一）缺乏针对“三跨”科研项目档案管理的指导规范

首先，从国家层面看，已有相关的科研项目和档案管理规范，但缺乏直接针对“三跨”科研项目和档案管理的专项规范，缺少针对科研信息化发展的内容。

我国对科研项目和其档案的管理规范可分为两类，第一类是通用的科研项目与档案管理法规和规范，如《国家科技计划管理暂行规定》等项目管理规定和《科学技术研究档案管理暂行规定》等通用科研档案管理规定。这些规定基本为科技项目和档案管理的一般性规范，没有针对“三跨”科研项目或其他重大科技项目档案管理的相关规定[1]。同时这些管理规范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少对新信息环境下科研项目和档案工作的思考。

第二类是专用科研项目与档案管理的规章和规范，如《国家高技术研究发展计划（863计划）管理办法》、《国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法》（试行）等。这些针对863项目的管理规范在一定程度上与“三跨”科研项目管理相似，但总体来说仍有缺失，在各单位具体操作层面缺乏细则性的规定，很多工作还要参照老标准执行[2]。

其次，从地方层面看，很多省市机关、高校等项目主管部门制定了项目与档案管理规范，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等，这些规范相比国家规范进一步细化，更具有执行性，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》进一步明确了各相关方的职责[3]、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》则提出要加强科研项目的动态管理和过程管理。但另一方面仍缺少对专项科研项目和档案管理的相关规定，无法直接指导“三跨”科研项目的档案管理工作。

（二）缺少针对“三跨”科研项目档案工作自上而下的管理体系

由于管理规范或制度中对档案工作内容的缺失，造成项目各主体对档案工作认识的偏颇，没有建立起针对“三跨”科研项目档案工作的管理体系。

首先，从下达“三跨”科研项目的主管机构看，没有定制项目的档案管理指导规范，缺少对档案工作的总体把控与协调，档案工作无法纳入立项、阶段检查、总验收等关键环节，从而造成档案资源的失控与失存。

其次，从主要承担项目的依托单位看，依旧无法对项目的整体档案工作进行统一规划。虽然项目负责人会指派相关档案人员或课题秘书完成归档工作，但目前依托单位只对单位内部档案工作进行管理，对项目的二级课题承担单位没有进行相关档案工作的监督、指导和检查。因依托单位并不能保存全部项目档案材料，并且因为各课题分头管理导致复印件多、原件少，纸质材料多、其他载体材料少等现象，从而影响和制约了“三跨”科研项目档案的收集整理与开发利用。

最后，从项目的课题参加单位看，由于缺少项目主管单位的指导和管理，基本采用原有的一般性科研项目档案管理模式，不能根据“三跨”科研项目的特殊性要求制定归档范围、归档计划，档案工作无法纳入“三跨”科研课题管理工作中。同时科研人员缺乏档案意识，重视科学研究实践活动和科研成果的发表与获奖，轻视档案资料积累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；档案人员缺乏档案开放意识，重视材料的收集整理、轻视资源的开发与利用，两者工作方式的冲突造成单位内部科研档案工作推进的困难。

综上，由于“三跨”科研项目档案管理工作仍主要依据一般性的项目档案管理办法和模式，缺乏相应的管理制度和实施细则，对各责任方缺乏配套和有效的制约手段，造成“三跨”科研项目档案工作管理失控，不能做到自上而下的集中统一管理。

（三）缺少对“三跨”科研项目档案资源的共享机制与手段

对“三跨”科研项目档案资源的共享需求可分为三个层次，即项目组内共享、单位内共享和社会共享。

首先，项目的各组成部分（课题、机构、人员）是密不可分的整体，其研究过程数据、成果信息、管理性材料是大家所关注的内容，但目前这些档案资源归属在不同的科研单位和主管机构中，而这些机构相对独立，项目档案资源缺少共享的机制，且暂时无法提供资源共享的技术手段。

其次，“三跨”科研项目集中了各单位相关领域的优势力量，形成的是有显示度的原创性科研成果，在项目完成后，除和涉及知识产权保护之外的已归档信息资源有必要在单位内部共享。而目前的项目档案资源只停留在各自为“用”的状态，无法形成网络化的管理模式。

最后，从全社会发展的角度看，科技部《国家科技计划项目管理暂行办法》中已经提出“各类国家科技计划必须建立相互兼容的数据库，实现信息、数据资源共享”，但目前在缺少共享机制和平台的条件下，“三跨”科研项目档案资源的共享利用只能成为美好愿景。

三、“三跨”科研项目档案管理的策略分析

（一）加强对项目档案和档案工作的集中统一管理

首先，要将档案管理纳入项目管理的范畴，从顶层对档案管理做出总体设计。

在项目管理规范中明确档案集中统一管理的原则，加入档案管理的总体内容和要求，保证立项、结项、鉴定等关键环节档案工作到位。如将“三跨”科研项目档案验收作为项目验收中的重要环节，在项目结题、鉴定、报奖时提出“需由档案部门出具立卷归档文件材料完整准确的证明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研项目档案管理规范，明确归档范围。

只有由项目主管机构或由其指派相关档案部门根据“三跨”科研项目的特点制定并颁发档案管理规范，才能根本上保证项目档案的系统性和完整性。第一要制定针对“三跨”科研项目档案内容的归档范围表，项目档案分类中除科研档案外还会有基建、设备、电子档案等不同门类，如果按目前实行的按门类管理档案的模式，会破坏“三跨”科研项目档案的系统与完整性，为日后的利用带来不便，所以可考虑建立以“三跨”科研项目为主体、综合各门类档案和项目各阶段内容的系统的档案资源结构模型和归档范围表。第二要根据科研信息化的特点规范电子文件的归档内容与形式，保证归档文件的长期可读、可用，因为“三跨”科研项目中会形成不同载体、不同形式的电子文件，同时会有海量电子数据产生，需要主管部门会同其他机构制定针对电子科研数据的归档保存策略。

最后，要明确项目各主体的职权范围，加强对档案工作的分级管理。

为解决保存与利用的矛盾，从既有利于档案的规范管理又方便各课题组科研人员利用的角度出发，探索以主管机构为中心，以项目为纽带的档案工作分级管理模式。可实行主管机构抓依托单位，依托单位抓项目组，项目组抓课题组，课题组抓科研人员，一级抓一级，管理网络化。档案部门必须加强与有关职能部门的配合，建立联合监督检查制度[4]。主管机构档案部门负责各项目的业务指导和监督，将具体工作任务分解到各项目组；每个项目组确定一名兼职档案人员负责其项目研究过程中与项目有关的档案工作，对各课题档案工作进行跟踪指导；每个课题组确定一名兼职档案人员，对科研人员的归档工作进行跟踪指导。同时项目组要为项目档案管理提供必要的服务、经费和保障条件，争取将档案管理工作纳入项目管理与年度绩效考核内容。

（二）建立基于项目业务流的全过程管理

“三跨”科研项目档案管理需要基于项目业务流和业务主体，将档案管理工作全过程嵌入到项目管理流程，实行全面的、系统的、过程的管理。

“三跨”科研项目主要有三方业务主体负责六个业务环节的工作，业务主体指：主管机构、依托单位、参加单位，业务环节主要包括分析论证阶段、研究实验阶段、成果鉴定验收阶段、推广应用阶段、成果奖励申报阶段、申请专利和成果转让阶段。基于此形成向“三跨”科研项目业务流的档案管理流程，见图1。

（三）逐步构建“三跨”科研项目档案资源平台

构建资源库是科研信息化发展的必然要求，它一方面可以实现横向共享，为项目组间的沟通交流提供平台；另一方面能全面、系统的积累“三跨”科研项目档案资源，为资源的纵向积累和利用提供基础。

首先，要建设基于“三跨”科研项目应用平台的归档保存系统。目前很多项目的实施都依托于一定的应用平台，这些不同的平台中会产生大量的科研电子数据信息，它们是记录科研过程的重要信息资源，必须归档保存。所以要在项目开始阶段即提出电子科研档案永久保存的功能需求，甚至在各平台设计之初就将档案管理系统的功能嵌入到平台内，保证归档电子文件信息的原始性和全面性；

同时要考虑不同平台异构信息的采集，保证其能够完整、有效的归入档案管理系统。

其次，是建立“三跨”科研项目档案中央数据库。这一数据库需要在主管机构的支持下，在档案部门的配合下完成，以项目为单元有不同的业务主体全过程的记录、积累科研过程数据。同时随着数据量的增加可在此基础上构建成果数据库，揭示相关的科研项目管理情况、研究过程、成果水平等信息，使“三跨”科研项目科研成果档案信息得到推广。

最后，要在主管机构的支持下建立“三跨”科研项目档案数据库管理系统和科研档案信息开放查询系统。首先实现档案资源网络共享，各项目组兼职档案人员或单位档案人员及时进行动态更新；同时考虑构建科研档案信息开放查询系统，提供科研档案信息的服务，充分发挥已归档资源的作用，打破各机构间档案实体共享的限制，使“三跨”科研项目成果的利用更加广泛和深入[5]。

“三跨”科研项目档案管理涉及范围广、人员多，需要从主管机构到基层科研单位的多方支持，原有的档案管理方式和模式已不能满足实际需要，档案人员需要根据科研工作发展的新情况新趋势创新性地开展档案管理工作，以全面、系统地保存科研档案信息资源，服务科研一线服务社会。

注释：

[1]科学技术部.国家科技计划项目管理暂行办法.2001-1-20；国家科委，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定，1987-3-20

[2]科学技术部.国家高技术研究发展计划[863计划]管理办法.2001- 8；科学技术部.国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法（试行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技计划项目（课题）档案管理办法，2008-7-1

[4]关宏玉，刘洋，安小米.我国科研文件档案管理模式特点问题与建议：典型案例研究[J].山西档案，2011（7）.

最新的档案管理办法范文第2篇

一、会计档案管理存在的不足及问题

（一）领导档案意识淡薄，对会计档案管理不重视

进行会计档案的管理只有结合强有力的会计档案理论、相关的方式方法，才能确保对各种类型的会计档案都可以做到科学有效地管理，降低管理成本，提高工作效率，提供全面的会计档案信息，以满足学校的决策需求。但是有不少校领导对会计档案工作缺乏正确的认识，误以为会计档案很容易管理，不需要专业的负责人，有时候甚至指派会计人员兼任档案管理工作，还有不少相关人员对档案随意摆放，耽误档案整理的进程，从而造成会计档案存在不完整、不安全等问题。

（二）会计档案资料管理有待完善，电算化会计档案管理还需进一步丰富

会计档案最基础的工作任务是收集相关资料，其中有些文件十分重要，例如：程序文件、数据等进行备份，电子文件拷贝等，如果没有这一系列的程序，就没有办法提供相应的会计档案信息，从而影响到会计档案工作，造成一定的损失。这种问题的产生，往往是由于会计档案资料管理不到位、电算化会计档案的管理力度欠缺所导致的。

（三）会计档案管理制度不完善

尽管国家档案局、财政部颁布了《会计档案管理办法》，其中涵盖了会计凭证、会计账簿、会计报表等，但很多高校财务部门却没有引起重视，执行的是传统的管理模式，特别对于电子档案，没有明确的管理办法，当会计资料出现丢失时难以进行弥补，整个管理制度存在不少漏洞。

（四）会计档案管理工作不到位

1、当会计档案在财务部门存放到期的情况下，有不少高校不能按时将档案递送到专业的档案管理部门，从而导致手续在某一环节缺失。一些学校没有任何的手续办理，另外还存在着学校办理交接时，账簿、报表、会计凭证及磁介质会计档案不能随着交接一起移交，这就为未来档案信息查找埋下了隐患，对今后会计档案管理工作也会有不利的影响。

2、一些会计档案到期后并没有按规定进行销毁工作，逐渐留下大量的剩余档案，这样不但浪费了空间，同时也浪费了很多的精力、物力、财力。

3、会计档案交接制度不完善。由于没有制度的约束，很多退休人员或者是换岗人员并没对档案工作进行交接办理，使资料缺失，对财务工作的进展造成一定的影响。

4、会计档案借阅制度不完善。任何人都可以随时查看，有可能导致会计资料不完整或者资料外漏。

二、加强高校会计档案管理的措施

（一）加强对会计档案工作的重视

通过宣传教育的普及，提高学校领导及相关工作人员对会计档案管理工作的重视程度。学校制定有关方针、政策及学校的发展规划等重要信息源都来自于会计档案，并且学校工作秩序的维护也离不开会计档案。科学管理会计档案的重要性应该引起学校各级领导的充分重视，并对有关制度的建立和贯彻落实进行有效督促。

（二）建立健全会计档案管理制度

目前，高校会计档案的数量随着学校规模的不断扩大而增多，各种会计档案每月有很多册。所以，各个高校要根据每个单位的不同情况，合理、科学的运用《会计档案管理办法》，制定适合学校自身状况的会计档案管理制度。为使会计档案能够合理、安全、完整的被利用，确保会计档案科学管理有序开展，对会计档案管理的整个过程进行科学管理。

（三）电算化会计档案备份制度的建立

应该养成会计信息双备份的好习惯，这样才能让电算化会计档案数据保管的时间更长，这样就不怕人为或自然的破坏了。同时，相关管理者也需要对电算化会计档案定期进行监督检查，预防磁性介质的丢失，防止信息不完善。

（四）会计档案管理工作的深入完善

1、归档要及时、有序。每个月将当月会计系统所产生的相关凭证、账簿、报表等打印出来，进行归类整理，必要时装订成册，对这些文件建立相应的档案保管清册，科学立卷，方便查询和保管。这样做就是为了防锈蚀，以免使字迹变得模糊，另外还要把回形针、大头针等拿掉，进行装订、整理。并且把已经输入的电子数据在一定时期后复制出来，刻录为光盘，进行实物保管，对于超过一年的相关档案，要及时送到学校的档案管理部门进行统一保管，在光盘上进行编号、签字和盖章。

2、为了能够使会计档案更加安全，就必须做好保管工作。学校的财务部门和档案管理部门要加大力度。首先，要指派专业的人员进行会计档案保管，以免发生损坏和遗失。其次，为了让保管更加规范、标准，需要高校妥善的保管、有序的存放、查阅方便、安全保密等，并且购买库房和档案柜、架等，作为配置设施。同时，还要积极做好防蛀、防磁、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等安全措施。为了保证会计档案的安全、完整，要定期的检查会计档案有没有受到辐射的影响，有没有出现霉烂、受潮、不完整等现象。

3、严格查阅制度。需要相关负责人的批准，办理登记手续，才能进行查看与复制。另外，会计档案不能轻易的向外借出。查看与复制会计档案的相关员工，不允许随意的拆封和更换档案，也绝不允许在会计档案上乱写乱画。在查阅的时候，档案管理人员要做一定的登记，然后才可以在档案室进行翻阅。对于需要借出去的档案，一定要经过领导的批准，并且尽快归还。

（四）增加硬件投入，加强会计电算化档案管理

防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，是会计档案管理场所应该具备的。应建立明确的程序和授权批准制度以应对电子信息的归档、查询等，接收入库的电子会计档案要装入特质的软件盒中。由于目前病毒容易从外来各类移动硬盘或光盘的渠道进入，而会计核算系统多采用局域网，因此，加强计算机系统管理也是单位的重要职责，系统管理员需担任所有需安装的软件的执行，让病毒的威胁从根本上解决。另外，还要安装并及时升级最新的防病毒软件。会计电算化档案的库房一定要避开大功率的发电机等磁场，软盘避免与永久磁铁接触；库房应配有温、湿度测定仪器和空调器，使库内温度保持在15～30℃，相对湿度保持在45%～65%，以防止盘片变形，严格检测并及时调整，从根本上防范电算化会计档案管理事故风险。

（五）设置专职人员进行会计档案管理

档案所有环节如收集、整理、立卷、归档、保管等一系列环节都是高校档案管理工作的重要组成部分。如果档案管理工作中的重要环节由兼职人员负责，该环节的一些流程就难以执行。如今会计档案数量随着高校规模不断扩大而不断增加，有必要配备专人负责会计档案的管理工作。高校领导需要加强对会计档案的重视程度，对档案管理工作所需的人力、物力给予大力支持，不断加强会计档案管理的质量和水平。

（六）提高会计档案质量从加强财务部门人员培训着手

会计档案管理工作的主要负责人是高校财务人员，其人员业务能力和水平决定着整个会计档案管理的质量和水平，因此，要对相关的人员进行定期培训，组织会计档案管理人员学习相关知识。针对目前高校电算化会计档案管理人员，岗位培训及继续教育内容应为会计档案管理及计算机操作技能培训，使其拥有基础的会计档案管理知识和熟悉计算机操作，且长抓不懈。同时，高校会计档案工作人员要不断学习最新的业务知识，提高自身的知识水平，不断更新知识结构，进行多途径、多形式的再学习，增强工作责任感，提高工作实践能力。

最新的档案管理办法范文第3篇

［关键词］ 会计档案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 004

［中图分类号］ F232 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）10- 0008- 02

1 电算化会计档案的特点

众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。笔者根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特点：

（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

（2）传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

（3）会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘，即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。

（4）会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

（5）实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学的管理。

2 当前企事业单位会计档案管理存在的问题

2.1 会计档案管理法规不完善

有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。

2.2 网络的安全隐患

首先，计算机系统由许多部分组成，每个部分都有薄弱环节，极易遭到攻击或破坏，如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次，计算机系统的自身安全和保护功能也非常薄弱，网络系统的安全技术尚在建立和完善之中，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用，会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在，可能存在会计软件处理功能陷阱，或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。 2.3 从业人员的业务素质偏低

档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。由于会计档案管理人员的电算化操作能力较低，缺乏档案管理专业知识，电子档案管理意识薄弱，导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存，或不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份，出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，影响电算化系统的正常工作。

3 会计档案管理解决措施

（1）规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作规范会计档案管理工作，需要做好以下3个方面：①订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。②综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。③各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

（2）确保会计档案安全。①要完善管理制度，根据相关法律法规和信息化档案的特点，制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度，特别是要建立权限分级制度，实行岗位专人专职制度，对不同岗位赋予不同权限，在会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。②采取必要的物理保护措施，根据其档案载体的物理特性，在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份，对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名，最好做异地存放，存放地点还应远离磁场，注意防尘防潮防静电防高温。对这些采用磁性介质保存的文档，还要定期进行检查，定期进行复制，以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据，保证数据的完整性。③对传输、存档的会计档案要提供保密功能，最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施，即使数据丢失，没有特定软件解密仍不能读取数据，保证其不会泄密。④对保存有会计档案数据的计算机应采取物理上的隔绝，只接入财务系统内部局域网，与Internet互联网物理断开，同时还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质，必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用，防止计算机病毒感染，造成数据被破坏。

（3）加强会计档案人员知识培训，提高会计档案管理人员的综合素质。综合素质既包括思想素质、业务素质，又包括职业道德。会计人员是会计档案整理的第一责任人：①必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；②会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。

（4）完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。

（5）加大会计档案的监管力度。结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

总之，企事业单位财务部门要依据会计档案管理形成的规律和特点，进一步加强和改进会计档案工作，制定切实可行的会计档案管理制度，充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，提高会计档案利用效率，更好地为企业事业单位经济运行提供服务。

主要参考文献

［1］栾彤耀，曲琳琳．如何加强和完善电算化会计档案管理［J］．山西档案， 2006（4）．

［2］李新惠．电算化会计档案应注意的问题［J］．档案管理，2002（5）．

最新的档案管理办法范文第4篇

近年来，我院档案管理工作在上级法院和市档案局的指导下，认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《档案条例》、《人民法院档案管理办法》、《关于全国地方各级人民法院档案管理工作中若干规定的通知》和《河南省档案管理条例》，以实现档案管理的规范化、标准化和科学化为目标，狠抓档案管理质量，开拓进取，扎实工作，开创了法院档案管理的新局面，多次被评为全国、省、市级档案管理先进单位。去年，随着办公楼的投入使用，办公条件的不断改善，我院的档案工作也有了一个大的发展。目前，我院综合档案室现有高素质档案管理人员两名，档案专用房六间共计九十平方米，档案办公室二间，微机室一间，阅卷室一间。密集架108组，预计可容纳到年的各大门类全部档案。同时档案室还配备了微机一台、复印机一台，档案库房加装了金属防盗门、防盗窗，配备了空调机、去湿机、温湿计和灭火器等必要的办公设备，“六防措施”全部落实，保证了档案室的防光、防火、防盗、防鼠、防虫、防潮和防高温，确保了档案的完整和安全。下面我分三个部分向领导和同志们汇报我院的档案管理情况：

一、主要做法

（一）加强领导，提高对档案管理工作重要性的认识。加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作顺利进行的重要保证。院党组始终坚持把档案工作作为法院工作的一项重要内容，列入议事日程，给予充分的重视和支持。提出了档案工作“争创一流”的口号，无论是在物资装备还是人员配置上，都注意向档案管理工作倾斜。成立了以为组长，以为副组长，有关庭、处、室正职为成员的档案工作领导小组，并下发文件，明确规定领导小组的职责。并根据班子成员变动情况，及时调整领导小组成员，保证了档案管理工作的延续性。院领导经常深入档案室现场办公，解决工作中出现的困难和问题，在人力、物力上优先保障。每季度听取一次档案管理工作汇报，每半年讲评一次各庭室诉讼和行政文书归档情况。高起点、高标准地建设档案室及档案库房，购置了铁质密集架，配备了灭火器、专用微机、防磁柜等现代化档案管理设备，进一步优化了档案管理工作环境。建立了院长分管、办公室主任主管、档案员具体管的档案工作管理体制。同时，院党组还注重提高全院干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。重点在全院干警中抓了“三个克服，一个提高”。“三个克服”即克服档案管理是档案管理员的事，档案管理与已无关的思想；克服只要搞好审判，档案管理好坏无所谓的思想；克服档案管理员低人一等，不出成绩，干好干坏一个样的思想。“一个提高”就是提高对档案管理工作重要性的认识。目前，我院的档案工作真正做到了组织上有保证，职责上有分工，日常工作有人问，出现困难有人管，全院干警参与档案管理的积极性有了普遍的提高。

（二）明确责任，严格档案管理规程。从院领导到一般人员充分调动积极性，每人都理顺与档案管理工作的关系：专职保密员负责到上级法院和市委拿送文件、办公室人员负责印章管理、行政处负责诉讼文书及行政文档的排版印发、立案庭负责立案材料的入档、审判人员负责卷宗内容的审核和签发、院领导负责文件的签发，保证档案卷宗的正常流程管理。为使档案管理目标责任落实到每个人，规范档案卷宗的书写与装订，我院还先后组织开展了“书记员卷宗装订观摩评比”、“优秀法律文书评比”等活动，并由审判监督庭对案卷进行评查，定期通报存在的问题。使全院上下初步形成了人人重视档案，人人会管理档案的良好氛围。

（三）强化管理，实现档案管理的制度化。我院为使档案管理工作进一步规范化、标准化，按照最高法院关于诉讼档案立卷归档标准和《河南省档案管理条例》的有关规定并结合审判工作特点，先后制定了文件材料归档制度、档案保管制度、档案查阅利用制度、档案资料保密制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案设备维护使用制度以及重大活动档案登记制度等16项制度，实行案件流程管理，及时归档。严格按照制度办事，严把“三关”，即评查、归档和上架关。做到“细”，仔细查找档案管理上存在的薄弱环节，不放过“蛛丝马迹”，逐一整改和修正；“严”，请上级法院和市档案局专业人员逐件验收，不符合质量要求的，必须按要求整理，直至验收合格；“精”，对已归档的全部检查，按要求归类、装订，并更换卷盒。现在，我院档案室共有文书档案

卷，其中永久卷，长期卷，短期卷，业务档案卷，合计卷，全部达到和基本达到上级要求的归卷标准。

（四）严格保密制度，控制借阅范围。法院档案中的各类档案文件中，大部分需进行保密管理。面对借阅面较广的需要，做好档案的保密工作是摆在档案管理人员面前的一个重要课题。针对这种情况，我院认真履行有关保密工作规则，严格履行档案借阅程序、控制借阅范围、执行保密制度。对档案管理人员实行加强保密教育，并要求其严格做到“不该说的不说，不该看得不看”，使档案管理的保密工作有序进行。同时，根据法院工作的需要，积极做好档案资料的编研和开发，完善了检索体系，编制了多种检索工具和专题索引，分别编制了“全宗介绍”、“各类档案移交登记本”。对诉讼档案实行书本式和卡片式索引，文书档案的《案卷目录》和《案卷文件目录》中永久、长期索引实行两套制，在保证档案安全、不泄露国家秘密的前提下，为大量的申诉复查、审判质量评查及公安、检察司法机关侦破案件提供了及时的服务和可靠的依据，充分发挥了档案工作的效益。

（五）采取有效措施，加强业务指导。为了全面搞好档案的业务建设和管理工作，我院在加强自身建设的同时，还十分重视对基层法院档案管理工作的指导和帮助，了解和掌握基层法院档案工作的基本情况，采取有效措施，提高档案员的业务素质。一方面深入各基层法院档案室进行实地指导，发现问题，现场解决。二是引导各基层法院档案员相互参观，互相学习，取长补短，交流经验。同时组织他们参加地方档案局的培训，了解档案管理工作的最新信息和管理手段，三是加强同地方档案管理部门的联系，积极参加各级主各类的档案检查，并请他们到法院检查指导工作。四是及时准确地收集和报送档案统计报表，对全市法院档案管理工作的基本情况做到心中有数，为领导决策提供可靠的信息。

二、存在的问题和困难

我们虽然为档案工作的发展和进步做了一些工作，也取得了一定的成绩，但是离领导的要求、形势发展的需要及兄弟法院的工作相比，还有相当大的差距，还存在一些不可忽视的问题和困难。主要表现在一是专职档案员少，工作中只是疲于应付，难以在档案管理的高层次上出思想、求进步；二是基础设施还不够完善还有薄弱环节；三是基层法院的档案管理工作发展不够平衡。

三、今后工作打算

（一）继续深入贯彻执行《档案法》的有关精神，提高工作人员依法治档的意识。要经常组织全院档案工作人员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》、《人民法院档案管理办法》、《关于全国地方各级人民法院档案管理工作中若干规定的通知》等法律法规，充分运用内部刊物大力宣传档案工作的法律、法规、政策，形成一个懂法、守法、共同关心档案工作的良好氛围。同时继续完善档案工作管理制度，做到有章可循，按制度办事。版权所有

（二）全面提高档案质量，达到标准化、规范化要求。在档案达标升级基础上,档案工作要进一步巩固和提高。一是档案形成的载体要符合国家标准，不得使用木质等粗糙纸张作档案书写材料，不准使用圆珠笔、蓝墨水笔及化学材料的色带打印文件，以确保档案字迹的耐久性；二是严格执行档案归档范围，档案收集要齐全、完整，档案能全面反映我院工作全貌，并按年度归档，防止积存文件；三是采取新的立卷方法，纸质档案和电子档案并存，档案分类、保管期限、编目、装盒要达到国家标准要求；四是档案要集中管理，由综合档案室统一保管，不得分散；五是建立档案工作台帐，做好档案统计和鉴定工作。

最新的档案管理办法范文第5篇

【关键词】网络 高校档案馆 功能建设

信息技术的发展，加速了社会信息化的进程，且不断“侵入”社会的各个领域。由此，高等教育也不断呈现现代化的特点，并将信息化建设作为发展的重要手段。目前我国高等教育的信息化已逐步发展，截止2006年，“中国教育科研网(CERNET)工程已得到延伸和扩展，已建成2万公里的DWDM/SDM高速传输网，其传输容量高达40G~400G，覆盖200个主要城市，主干网传输速率达到2.5G，并有多条国际和地区性信道。”[1]为高等教育信息化的发展奠定了一定的基础。从目前各校的发展来看基本实现了校园网络化，办公自动化，将信息技术与教学、科研有机结合起来，将图书馆、档案馆纳入校园数字化的范围。

高校档案馆承担着服务学校办公，辅助教学科研，协助教师评级，方便学生学习等责任，因而除具备档案馆应具有的提供利用，传播文化等功能外，还呈现特有之处。面对社会发展的新形势，高教建设的新进展，高校档案馆自当重新定位形象，转变工作方式，优化信息服务，在发挥档案馆应有的作用的同时，充分体现高校档案馆这一特殊身份。长久以来，高校档案馆都活动在“幕后”，并因其隐性的服务工作，未得到足够的重视。新的环境下，如何借网络之力，乘信息整合之势，实现各项功能的合理构建，提高高校档案馆的用户满意度，需要引起我们的共同关注。

1 高校档案馆功能建设的新特点

网络技术改变了高校档案馆原有的办公环境，使档案的收集、整理、保管、加工、利用等工作烙上现代化的印记。同时，也赋予了高校档案馆新的功能内涵，使其呈现出新的特点。历史的沉淀，却不意味着记忆的尘封;知识的贮藏，是为了全新的超越。新的环境为高校档案馆原有功能的实现创造了更为有利的环境，也为其功能的拓展提供了必备的条件。

1.1 数字化建设提上日程，管理实现系统化

高校办公自动化与电子政务的发展，对高校档案管理工作产生了很大的影响，数字化成为档案馆发展必经之路。计算机成为档案馆开展工作的重要工具，网络成为文件的重要传输途径。随着校园网络化的建设，各部门均采用了现代化的办公手段，文件“与生俱来”的数字化特性，使其“所到之处”都充满着现代化的气息。计算机、打印机、扫描仪、操作系统、办公软件等等各种软硬件环境的建立，成为其生存的必要前提。电子文件的广泛生成，对原有的保管方式提出了挑战。一方面，手工操作已无法适应信息的产生所呈现的量大质杂的特点。另一方面，电子文件所要求的保管环境，也迫使高校档案馆加快数字化的进程。自动编目，自动标引，自动检索等自动化的管理方式十分必须。此外，技术的进步，加速了信息的流通。信息利用的高速传输与精准性成为信息服务的重要标准，也成为衡量档案工作的重要指标。办公的自动化，纸质文件的数字化，文件传输的网络化，电子文件管理的系统化成为档案馆工作的主要特点。

1.2 信息的属性愈加显现，服务意识不断增强

信息资源管理是20世纪70年代末、80年代初兴起的新兴领域，可将其划分为传统信息管理、信息管理和信息资源管理阶段。从传统管理阶段开始，文献记录管理就成为信息管理关注的重要领域[2]，且随着网络和计算机的发展，图书馆、档案馆的信息资源建设与共享模式不断发展。档案信息不再是馆内的自闭管理，而形成了联合图书馆，情报所等机构的面向公众的信息服务。高校档案馆作为学术资源的集合之处，优秀成果的蕴藏之所，自然成为人们获取有价值信息的重要基地。网络环境下，信息呈现出整合与共享的特点。获得信息的多少，相关程度的高低，信息价值的大小等因素成为机构、组织、乃至个人活动成功的关键。高校档案馆在服务学校，辅助教师，方便学生的过程中，应适应环境的变化发展，紧跟时代的脚步，充分挖掘档案信息资源，主动、适时的提供利用。进而，保持自身的优越性，及发展的可持续性。

1.3 对象的需求渐为注重，科研教学始为要事

高校档案馆是高校所形成档案的保管之处，更是档案利用的总后方，为学校正常办公，教学科研活动提供保障。高校档案馆依托高校，服务高校，并在学校的发展建设中发挥重要作用。高校档案馆收集、整理、保管的大量资料，既是教师教学科研的重要素材，也成为学生学习成长的重要辅助。信息的快速增长，在丰富档案馆藏量，满足师生需要的同时，也提高了对信息鉴定的要求，以及信息筛选的难度。由此，档案的提供利用工作要在遵循“增收”有价值信息的原则的同时，还要有针对教师、学生的不同需求有选择性的收集，突出重点，有所侧重，以此提高档案工作效率。

1.4 校园文化建设蓬勃发展，社会教育功能凸显

和谐校园的建设作为和谐社会建设的重要组成部分，其根本在于构建一种和谐的校园文化。和谐校园文化“是以学生、教师、学校的发展为宗旨，以教师和学生为主体，以社会主义核心价值体系为主线，以先进、创新、宽容、和谐的精神文化为核心，是独特、典雅、人文的物质文化，民主、平等、高效的制度文化和理性、诚信的行为文化相统一的，具有时代特征的一种群体文化。”[3]校园文化的发展使高校档案馆的文化功能表露无遗，也决定了高校档案馆藏与用并举，并更加突出“用”。用什么(档案)，怎样用(档案)，何时用(档案)，用之(档案)为何(事件)，乃至如何(手段)用之，都是高校档案馆要考虑的重要问题。文化，需要宣传，需要教育。档案，可用于宣传，适合于教育。高校档案作为学校在日常工作及其进行的各项活动中形成的真实记录，记载了学校发展历程，反映着学校建立、建设过程，记录学校教学、科研状况等，是高校动态发展的固化形式，也成为校园文化建设的重要资源。校史博览、名人事迹等则以其真实、现实的特点成为教育的重要素材。

2 加强高校档案馆功能建设的具体措施

高校档案馆功能建设的新特点，决定了其工作开展进入新的篇章。新的形势下，高校档案馆自应审时度势，以全新的姿态，用全新的方式，演绎兰台路上的精彩。

2.1 制度建设，强化指导

由教育部部长周济、国家档案局局长杨冬权签署的，教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)，已于2008年9月1日起正式实施。这一《办法》的实施将在推进高等教育又快又好的发展同时，为新时期新阶段高校档案馆工作的发展提供了制度上的规范。《办法》规定了高校档案工作校长领导制，强化了高校档案工作的条件保障，并对高校档案馆工作人员提出具备科学文化知识及现代化管理技能的要求。[4]国家适时的对高校档案管理办法进行了修订，为新时期高校档案管理工作的发展提供了保障。高校档案馆也要以此为契机，适应外部环境的变化，立足自身特点，对原有制度进行修订，指导具体实践，以积极采取措施维持自身发展。

2.2 更新理念，引入技术

长久以来，档案的作用未能得到充分的发挥，其原因就在于以消极的观念被动的对待外部的“不重视”。网络环境下，提倡开放与共享，无论是“被”领入这个趋势之中，还是一种自身的觉醒，档案部门首先要做的便是更新理念。用全新的理念，指导新阶段的工作。目前有学者基于企业形象战略(CIS:Corporate Identity System)提出了档案馆理念识别系统，并将理念系统的基本要素设定为:档案馆发展目标、人际关系准则、工作人员的道德规范以及档案馆对外行为准则等等。[5]高校档案馆的理念通过其具体工作的开展得到体现，并融入现代元素。长远的发展目标，和谐的人际关系，系统的管理方式，现代化的技术手段，高素质的人才队伍，互为前提，也成为档案工作的基本条件。而先进技术的引入，将助高校档案馆一臂之力。基础工作的进行，宣传活动的开展，反馈信息的收集，工作效率的测评等等，都适用科技的“催化”作用。

2.3 优化队伍，引进人才

档案工作人员是具体档案行为的实施者，也是档案工作开展情况的重要决定因素。高校档案馆人员队伍建设具有特别的优势，一方面，高校档案馆依托高校，能够最先接触到前沿的理论，为馆内人员理论素养的提高，及其继续教育提供了便利，从而避免技术进步与人员知识结构之间的矛盾。实践经验与理论知识的结合也是为创新的最好基础。另一方面，高校得天独厚的人才优势，是档案馆引进高素质人才的重要基地。专业的技术，学习的能力，将为高校档案馆的发展增添活力。此外，还要重视引进相关专业的优秀人才进馆，以促进知识的融合与交流。

2.4 强化基础，突出利用

信息社会的发展，加速了信息的流通，为用户提供了便利，也为档案馆的发展提供了契机。为此，档案工作需加大“两个对象”的关注，一个是工作对象——档案信息，另一个是服务对象——用户。档案工作应在遵循基本原则的前提下，以“两个对象”为主线加以展开。高校档案馆应准确把握社会大局，充分认识学科的发展方向，在考虑用户的潜在需求的前提下，及时迅速的进行信息收集。同时，结合档案的特点与信息的属性，完整安全的贮存信息，系统有序的管理信息，以便在用户产生利用需求时，提供准确快速的信息服务。厚基，广用，继而勃发。高校档案馆将成为学校，教师，学生的“好帮手”。

2.5 加强合作，多方参与

信息的共享与整合已经成为了一个大趋势，档案馆不再以一家之力，做自扫门前雪之事。合作与交流成为信息生产与传播的重要途径，也成为各项活动不可或缺的重要环节。高校档案馆的合作交流应表现在一下几方面:首先，进行校内的交流，准确了解各方需求，以便有针对性的开展工作;与各院系交流，了解学术发展动态，及时更新管理理念与方法，捕获最新的信息;与师生交流，了解对象的需求特点，提高档案信息的认知度;与校内图书馆合作，充分发挥信息机构的优势，进行资源整合。其次，与国内外的优秀高校进行交流，了解高校档案工作的开展情况，取长补短，增进友谊，共同进步。再次，与社会组织进行交流。把握社会发展动态，跟踪社会发展需要，不断完善与优化自我，集多家之力创效，为学校建设，教师科研，及学生就业提供信息支持。

参考文献

[1] 吴启迪.中国高等教育信息化发展与展望.上海信息化，2006(5):10-14

[2] 马费城，李纲，查先进.信息资源管理.武汉:武汉大学出版社，2001:30

[3] 陆岩，乔长水.和谐校园文化的内涵分析.思想政治教育研究，2008(2):11-13