人事档案一般管理方法

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人事档案一般管理方法范文第1篇

人事档案排架，是指人事档案入库保存，在档案架或档案柜中组合排列的方式。档案排架科学合理，不仅存取档案方便，还能最大限度地节省存放空间。档案的排架方法是否科学，同档案编号、检索方法和贮存条件有密切的关系。

高校人事档案的排架，笔者认为可以分为三个档案库，在职人员档案库、离退休人员档案库、死亡人员档案库。在职人员档案可以先根据部门（学院）进行分类，每个部门固定一个的架位。每个部门内的档案又可以根据姓名首字母进行排序。离退休人员、死亡人员档案可以直接根据姓名首字母进行排列。在职人员库按照部门（学院）进行排架，主要考虑以下几方面原因：首先，高校在管理过程中，一般以部门（学院）为单位，部门（学院）内的人员工作上关系更密切。在进行档案利用过程中，一般也是以单位为主体进行。其次，在人事档案利用过程中，利用者一般会提供所查人员姓名、所属单位、在职与否等信息，上述排架方式可以快速的根据所提供信息查找到人事档案。

在实际应用过程中，这样的排架方式有一定的优势。第一，能够快速定位档案。档案管理人员根据提供的单位信息，可以迅速判定档案的所在架位，通过其姓名可以定位档案的所在位置。第二，高校每个单位人员数量相对稳定，每年退休人员档案从所在单位的架位上转移至退休人员库房的相应架位上。每年新聘人员档案又增添至所属单位的档案架中，只要设计相对合理的档案排架之后，在职档案库可以长时间不用倒架。这样的排架方式也有一定的缺点，即对于退离休档案库及死亡人员档案库来说，可能需要预留出一定的空间，否则可能由于档案的增加，需要及时调整架位。

二、人事档案的编码方法――姓名首字母和职工号混合编号法

人事档案编号也简称为人事档案号或档号。它一般以字母或者阿拉伯数字为基础，根据人事档案的姓名和一定的规律，编排出一定的程序之后，而形成的人事档案的代号。 编制人事档案号的目的是有利于人事档案的保管，有利于管理人员迅速、准确、及时地取、放档案。

人事档案编号在人事档案管理整个过程中都非常重要。编号的唯一性为档案检索提供极大便利，能够提高档案利用效率，提高服务水平。编号对档案的排架管理也有一定的影响。目前人事档案的常用编号方法有：笔形编号法、姓氏笔画编号法、汉语拼音编号法、综合编号法、大流水编号法等。

根据实际工作经验，笔者提出一种高校人事档案的编号方法，即采用姓名首字母和职工号混合编号法。首先，给字母A-Z赋予相应的数字代码，见表1。根据姓名首字母给予编号。例如，李晓洁，拼音为Li Xiao Jie，其姓名首字母为LXJ，根据下表可将其编码为：122410。姓名为两个字的，中间两位数字用00代替，例如，张宁，首字母为ZN，编码为260014。姓名为四个字的以此类推。这样的编码可能会出现重复，例如，林新继的首字母同为LXJ，其编码与李晓洁相同。但职工号在高校管理中一般是唯一的，不论是新增人员，还是调出、退休、死亡等，号码不重复利用。为避免重复，在首字母编码的后面加上职工号，这样就避免了人事档案档号的重复。同时，职工号对于教职工来说，就像高校里的身份证一样，它还在财务部门、餐厅、图书馆、网络应用等各方面利用，采用这种编码方式，也利于使档案管理与学校的信息化进程相契合（见表1）。

首字母和职工号混合编号法，笔者在表2中进行详细的举例说明（见表2）。

在同一部门中，人事档案可以直接根据编码进行排序。首先，根据前两位的数字（姓名第一个字母代号）从小到大进行排序，前晌皇字相同的根据第三位和第四位数字（姓名第二个字母代号）进行排序，第三、四位相同的根据第五、六位（姓名第三个字母代号）进行排序，若首字母六位数字都相同，按照员工编号从小到大进行排序。根据上述方法，表2中的干部档案的排序可以如下排序（见表3）。

在人事管理系统中，通过一定的设置，可以轻松实现对人事档案的编码。从系统中直接导出干部人事档案编码并打印，节省人力。根据档案编码，在上架过程中，直接根据编码数字进行排列，相比直接的音序排列法，能够将每份档案的位置进行更加精准的定位，提高了管理档案的效率。

此种编码方法具有一定的优点。第一，采用此种编码方式，在人员调动后，不用对编号进行调整，直接将干部档案放入调入部门的相应架位即可。人员退休后，也可直接将档案拿出，放入退休干部档案架位的相应位置即可。第二，在人们意识中，数字的排序比字母的排序更简单，人们更熟悉从1-26的前后顺序，而对于从A-Z的顺序相对有难度，特别是对26个英文字母不熟悉的人来说，这种编码方式排架时效率更高。用这种混合编码方式，可以更迅速地进行档案排序与上架管理。第三，利用此种方式对档案进行编码、排列，当有档案材料需要入档时，可以快速确定档案位置，节省人力、物力。人事档案具有动态性的特点，档案材料每年都会增加，最常见的材料为年度考核表等。这需要档案管理人员将移交的档案材料及时入档。采用此种档案编号方法，将会使档案材料的入档工作效率提高。

此种编码方法在利用相应的计算机系统进行档案编号的过程会非常迅速，而人工进行档案编码会相对费时，这是此种方法的一个弊端。

三、总结

人事档案一般管理方法范文第2篇

1. 强化人事档案管理，是坚持以人为本的基础工作

人事档案是人事管理机构依据党的政策，在工作中构成的记录个人经历的材料，是围绕个人为单位集中留存同时依据相关规定实施整理后构成的一类特殊的专门档案，其有助于各级组织系统全面地考察掌握和正确提拔使用干部，属于我党选择人才、使用人才及正确利用干部的关键依据。人事档案管理工作属于组织人事机构的一种具有基础、服务性质的工作，其工作质量直接关系到党监督干部原则的具体落实，关系到干部的正确利用与成长，关系到干部工作的质量与效率。

科学发展观核心即以人为本，反映了历史唯物论之基本理论，反映了我党全心全意为人民服务之根本思想与促进经济社会发展之根本目的。只有深入理解以人为本，方能深入理解与全面掌握科学发展观，切实将科学发展观履行到经济社会发展所有方面。[1]

2. 当前医院人事档案管理存在的问题

第一，医院人事档案管理意识相对薄弱。因为医院的中心任务即医疗，给公众创造高品质、安全之医疗服务，管理者普遍存有注重医疗质量提升与医院业务发展，主张行政后勤给临床一线服务而轻视其他方面的需求，制约人事档案业务的构建与充分利用，归档及使用意识均十分薄弱，为医院的档案管理工作带来制约。[2]

第二，医院人事档案管理模式与手段相对滞后。人事档案管理属于一项专业、政治、机密等性质均较强的工作。人事档案材料要求专人管理，因为医院任务繁杂，一般人事档案管理由别的人事管理者兼管。在档案管理方法措施上，由于没有独立的计算机与档案管理软件，管理工作者目前尚为实施手工操作，包括编汇、检索等，导致人事档案材料未及时归档整理，存有档案材料欠缺的状况。

3. 改善医院人事档案管理存在问题的有效对策和建议

3.1 健全完善医院人事档案管理制度

根据医院档案工作实际，应当建构一系列科学、全面、系统与可行的人事档案管理制度，譬如医院人事档案收集制度、人事档案查（借）阅制度、人事档案鉴别归档制度、人事档案转递制度、人事档案保管保密制度等，完善档案管理规章制度，确立职能，提升医院人事档案的归档率。档案管理工作者应当主动整理各科室人事有关材料，及时处理归档过程中产生的问题，坚决把好质量关，务必将真实可靠的材料汇集到档案中，提升工作效率。

3.2 运用信息技术手段，强化对医院人事档案管理

医疗卫生体制改革给医院的发展增添了新的活力，也让医院之间人才的流动愈来愈频繁，而以往的人事档案管理制度通常导致档案传送不及时现象，制约了人才的流动，所以，强化人事档案管理工作，引入领先的技术管理方法非常关键。主要应注重如下两个方面的工作：第一，更新硬件，提升医院人事档案管理的信息化水平。第二，增大医院人事档案管理的投入资金，促进人事档案的进一步开发，构建完善的医疗技术人员信息共享平台，对于推动医疗事业发展非常关键，此外能为医疗科研、统计工作创造愈来愈多的方便，给创新医院人事档案管理工作创立愈来愈多的新思路。

3.3 树立档案意识，实现信息与档案一体化管理

医院全体工作者要牢牢确立档案意识，让其全面透彻地了解到医院人事档案管理的重要，了解到档案同自身平时工作与生活的紧密相关，进而越来越好地支持医院人事档案管理工作。为了提升档案管理效率，医院领导要将档案管理列为重点工作，纳入议事日程，同时当作医院发展的关键点来抓，促使其与医院壮大同步发展，组建医院档案管理委员会，从而实现信息与档案一体化管理，真正达到信息资源的共享。

3.4 提升医院人事档案信息资源利用率

对于给医院所有工作提供服务的档案资源来讲，开发与利用可谓档案管理的主要宗旨，提升服务意识，延伸服务范围确立档案工作追求效益的理念，也就是确立档案工作的服务理念、时效理念、价值理念，应明确围绕利用为中心之业务主导思想，探讨如何提升档案给医院发展壮大服务的效益，由被动等待模式，逐渐迈入主动发掘档案信息资源，积极拓宽档案使用之新渠道，根据医院人事工作的要求，积极主动服务利用人事档案。[3]此外，医院进入医疗卫生市场竞争，最终即人才的竞争，档案管理者应当确立效率观念，在档案服务利用工作中，及时、准确地给利用人员提供档案，人才即潜在的生产力，若发挥功能，则可为医院乃至社会创收效益，给医院竞争提供服务。

3.5 提高医院人事档案管理意识，强化管理队伍建设

由于医院注重医疗、忽略档案管理的现象仍然存在，所以，转变群众对医院档案管理的认识，强化医院对档案管理的关注可谓当务之急。主要应注重如下几个方面的工作：

第一，强化档案管理工作者的思想教育，让其意识到档案管理工作的关键性，端正工作姿态，不断提升自身业务水平，以旺盛的工作热情创新档案管理工作，同时督促医院相关人员协调配合，搞好档案管理工作。

第二，给予资金支持应用在档案管理硬件更换、软件配置以及相关管理者技能培训费用等方面，让档案管理工作者不断吸收新的专业知识，提升专业技能。

第三，组织交流、互访等模式开拓档案管理工作者的视野，提高其创新能力，给医院档案管理添加新活力，同时相应提升档案管理工作者的福利待遇，以进一步创优医院人事档案管理队伍建设，给其他工作的实施奠定坚实的基础。

人事档案一般管理方法范文第3篇

关键词：新时期；医院人事档案；管理

人事档案管理主要是对人事档案的收集、整理、鉴定、统计等活动，关系着医院人力资源工作是否顺利进行，医院在引进人才的过程中，也要通过人事档案管理数据库来操作。“以人为本”是人事档案管理工作的理念，在人才培养中要先提升档案管理者的能力与素质，然后结合医院日常工作特点、发展目标等引进人才，确保人才资源配置更加合理。但是当前我国医院人事档案管理工作整体上比较落后，未能跟上社会经济发展步伐，管理方式效率不高，无法满足新时期医院发展的要求。对此，要主动创新医院人事档案管理工作的方法，提升人事档案管理工作现代化程度，实现医院的稳定长远发展。

1 新时期医院人事档案管理中的问题

（一）档案管理意识不强

医院工作重心是提升医疗、防疫和保健等技术水平，改善医疗设备与诊疗环境，将优质、安全的医疗服务提供给患者。医院领导一般对医疗业务发展与医疗质量比较重视，将全部目光放在行政后勤服务于临床一线上，从而在很大程度上忽视了档案管理工作。缺乏较强的档案管理意识，档案管理者只满足于完成一般工作任务，认为只需要确保医院人事档案完整、不出现遗漏即可，很少主动参与到人才管理信息库的建设中。医院各科室和医务人员也不重视对各种工作业绩、科研成果、进修培训等档案资料的归档，人事档案里面不能将个人工作表现、业务能力等相关动态信息表现出来，不利于人事档案内容的完整，很难将医院人力资源情况真实、全面反映出来。

（二）档案管理方式落后

人事档案管理工作具备很强的专业性、政治性与机密性，随着科学技术的发展，医院人事档案管理工作必须朝着数字化、电子化等方向发展[1]。然而医院在引进设备的过程中，偏重于医疗设备，只有极少一部分资金投入到档案管理中，人事档案管理工作缺少必要的基础设施，信息化水平不高，档案管理至今还处在整理纸质文件材料上，主要以人工的方式收集、整理和保存档案。加之纸张极易被损坏，安全性不高，对存储空间要求大，没有必要电子网络设备，不利于医院人事档案管理工作的正常开展，人事档案管理工作的标准化、系统化和科学化建设缓慢。

（三）信息技术应用不充分

在科学技术进步与发展过程中，现代信息化技术被逐步应用到医院中，很多医院开始实行电脑计价、电脑收费、电子处方、电子病历、电子检测报告等。但是对于医院人事档案管理工作而言，现代信息化技术应用很少，缺少单独的计算机与档案管理软件，导致计算机网络技术档案管理还处于起步阶段，甚至还停留于人工收集、检索档案的情况。这样一来，医院人事档案信息量不大，在收集、利用、开放档案中存在很多不利因素，造成人事档案材料无法第一时间归档整理，影响了档案资料的完整性与真实性。

（四）档案管理者能力有待提升

档案管理者的素质与能力，对医院人事档案管理工作水平有着直接的影响。但是现阶段很多医院通常只看重医务人员的专业技术与素质，没有在计划中纳入对档案管理者业务的提升，且大部分医院档案管理者为兼职，很少接受正规的档案专业教育，也很少有过档案专业相关的培训经历[2]。档案管理者由于档案专业知识匮乏，档案法律意识不强，只满足于现状，进取心不强，很少主动加强学习。档案管理者知识体系非常陈旧，最终造成医院人事档案管理工作质量无法得到提升。

2 新时期医院人事档案管理的有效策略

（一）增强档案管理意识

只有具备较强的档案管理意识，才能确保医院人事档案管理工作正常进行。为提升医院人事档案管理工作质量，医院领导和档案管理者都应该提起重视，在重要议事日程中纳入档案管理工作，利用院内网、院报、会议等途径，加强对档案相关的法律、法规的宣传，让他们充分认识到人事档案管理工作的重要性。让医院领导、中层干部、医务人员的档案意识得到提升，真正认识到人事档案管理工作关系着自己的利益，可以为自己的职位调动、提拔、晋升、调资等提供重要依据，让他们的归档意识得到增强，从而积极主动投入到医院人事档案管理工作中[3]。档案管理者也要增强主动服务意识，明确自己的工作职责，确保人事档案资料的完整、全面、及时，切实提升工作紧迫感与责任感，将自身主观能动性发挥出来，做好人事档案资料的收集、整理、鉴别、归档等工作，提升人事档案管理工作水平。

（二）改革档案管理模式

一是建立完善的人事档案管理制度，确保人事档案管理更加规范与科学。按照《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等相关法律、法规，从医院实际情况出发，制定行之有效的人事档案归档、保管、借阅、保密、鉴定、转入转出、销毁制度和岗位责任制，建立晚上的档案库房温湿度登记本、查阅、借阅、转入转出、销毁登记本，让人事档案管理工作得到规范。二是购置先进网络设备，提升信息化管理水平。通过计算机建立人事档案信息管理系统，以此统计、分析、预测各项数据，能够将与要求相符的人员信息提供给医院。在数据库中录入职工信息的时候，建立职工档案信息平台，查询标签是姓名、岗位和工作牌号，提升了档案查询与检索的效率。

（三）建立档案信息系统

建立以档案管理者为主，多科室协作的电子文档归档制度。依靠现有医院中心档案室纸质档案立卷工作骨干，重新建立起人事档案归档工作队伍。要定期组织开展业务学习与专业档案技术培训，让档案管理者掌握一定信息管理自动化知识，确保电子文档归档工作能够有效开展[4]。医院电子文档涉及范围很广，医院档案部门很难独立完成，要通过将电子文档形成室、档案科室、管理科室相结合的方式，共同协作完成人事档案归档工作。各科室要将自身优势发挥出来，在电子文档归档过程中集成一体，提升电子文档的质量。

（四）提升档案管理者的素质与能力

医院人事档案管理工作专业性很强，为实现档案管理工作质量的提升，需要安排专业档案管理者，提升他们的专业技术水平。医院要以学术交流、进修学习、继续教育、专业培训等形式，培养具备丰富档案管理知识、工作技能多元化的复合型人才，确保档案管理者人事政策水平的提升，让他们掌握更多与档案管理工作相关的新技术、新知识。要借助现代化科学技术，不断创新管理方法，让医院人事档案管理工作更加规范、高效、科学。

3 结语

总之，近年来我国医疗卫生事业进步很快，对医院人事档案管理工作提出的要求也越来越高。对于医院人事档案管理工作的现状问题，要及时采取有效措施，如加强教育培训，提升档案管理者的素质与能力；应用现代信息化技术，促进医院人事档案管理信息化建设；不断创新人事档案管理方法，提升档案管理工作质量等。只有这样才能充分发挥出医院人事档案的作用，为医院的可持续发展保驾护航。

参考文献

[1]曾红华.论医院人事档案管理工作的创新提升[J].科技风，2014，（08）：181-183.

[2]刘艳，韩莹，张琦.新时期医院人事档案管理工作重点研究[J].中国药物经济学，2014，（09）：247-248.

人事档案一般管理方法范文第4篇

一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）人事档案管理基础设施不完善，管理的科学化、信息化程度不高

首先人事档案保管的环境设备并不是非常健全完善，将普通的办公室作为档案的库房，导致库房的温度湿度无法得到适宜的控制，库房的门窗一般都是普通门窗，封闭效果不高，非常容易导致纸质档案被人破坏。另外人事档案保管现代化设施并不是非常完善。目前，有的单位并未引入电子化的人事档案管理系统，档案的材料还是限制在纸质的档案的保管上，所以导致人事档案管理工作效率低，科学化水平不高。

（二）档案管理工作队伍不稳定

人事管理队伍稳固程度受到领导是否重视所决定，企业一般来讲对人事档案管理工作的态度就是用时关注，不用就忽略，无法获得真正意义上的关注，造成非常多管理工作者积极性降低，对档案管理工作不单单是保管，并未使用创新的眼光来将工作质量和效率提升，最终将档案管理直接变成了材料保管工作。

（三）人事档案管理手段落后，管理水平低

目前，虽然单位开始在工作当中使用电子化的人事档案管理系统。可是实际应用当中，有的职员对使用电脑还是约束在录入信息当中，进行检索查阅档案信息的同时，还是依靠人力手工操作进行，还未充分发挥先进技术的作用，就促使人事档案管理方法比目前的现代化落后。

（四）管理缺乏规范化

伴随着不断完善的人力资源管理制度，人事管理当中不断的将改革进行发展，可是在一些小地方，人事档案管理工作还并不是非常规范。员工入职离职的步骤上，并未获得良好的衔接。人事档案管理部门并未充分的进行关注，造成档案丢失情况出现。市场经济的影响中，人事服务成为潮流，受到多个单位的认同。可是有的单位并没有人力资源管理部门和档案管理机构，造成单位将员工的人事档案放在人事服务中心。同时人事中心只是将档案进行保管，员工工作表现和绩效考核没有及时记录到档案当中，这样的人事档案将不会全面的展现在劳动者基本情况。不规范的人事档案存储模式将不会发挥人力资源管理的关键作用。

二、加强人事档案的管理工作的措施

（一）完善档案管理工作的基础建设，提高档案管理的安全性

建设基础设施从两个方面着手。首先将环境设施健全完善，利用人事档案管理部门投入人力物力财力，将工作环境改善，将防火、防潮、防盗功能齐全的专门的库房建立起来，更好的将档案管理的安全提升。其次，将先进的系统设施积极的引入。利用资金投入带来现代化的人事档案管理工作所需要的设备，将传统依靠人力收集操作、查阅档案的情况改变，将档案管理工作变成了促进单位进步的重点因素。

（二）培养高素质的档案管理人才

现代化高素质的管理人才是实现人事档案管理不可缺少的因素。所以，将聘用现代化管理人才归入到单位招聘计划当中。高素质的人事档案管理人才要具有计算机的知识，将熟练使用计算机技术，同时具备强大的业务水平和丰富的专业理论知识。电子计算机根据自身的高速运算和数据处理能力，为档案工作者带来科学的管理方式和检索技术。

为了可以提升企业档案管理水准，需要将人事档案管理工作人员的综合水平和能力提高。单位需要定期为人事档案管理人员进行技能培训或者开展研讨会，对新上任的工作人员进行岗前培训工作。指导人事档案管理工作者积极的参与到专业的培训当中，更好的将自身的专业素养和技术水平提升。将人事档案管理工作人员的再教育工作做好，将更好的提升人事档案管理工作人员的工作积极性。

（三）加强信息化建设

21世纪是一个信息化的时代，人事档案管理工作当中广泛的使用网络信息技术和计算机多媒体技术。不但能够将人事档案资料的录入速度提升，还可以为人事档案整理查阅带来方便，将人事档案管理工作的便利程度充分满足，将存储空间节约下来，防止因为纸质档案而导致纸质档案丢失损坏，确保档案管理安全，同时方便了档案的翻阅，利用信息化的人事档案管理帮助完善人事档案管理系统。第一将人事档案管理信息化数据实现，将人事档案的利用率提升，将延长档案资源的寿命，降低出现的损失。第二，数据化的人事档案工作将传阅工作变得更加便捷，将实现网络、信息、资源化水平。

（四）规范管理制度

将人事档案规范化管理工作做好，第一步要将先进的思想意识确定好，将人事档案管理观念和方式全面掌握，促使人事档案管理更加信息化向前发展，学习优秀的人事档案管理步骤方式。人事档案服务当中，要和用人单位密切联系沟通，将工作人员的表现情况及时记录，将员工的人事档案完善。这样将人事档案规范化管理保证人力资源可持续发展进步。

人事档案一般管理方法范文第5篇

关键词：人事档案管理、信息化、建设

人事档案管理工作是一项极为重要的工作，特别是由于当今社会高速发展，我们人事档案管理工作提出了新的要求，人事档案管理工作只有适应新形势要求，充分利用先进的管理技术和手段，发挥其应用的最大效益，建立人事档案信息网络，实现人事档案信息管理的网络化，推进人事档案现代化管理。

1.信息化建设对人事档案管理的作用

（1）促进信息资源利用最大化。

传统的人事档案管理都是以纸为载体，很容易就出现损坏或者遗失，不利于传递，也不利于携带。人事档案管理信息化建设之后，各种人事信息资源都是以数字信号的形式出现，而不再是过去的实物形式，这样一来，使得使用和传输的效率大大加快。而且人事档案管理信息化还配备有功能齐全的诸多辅助软件，可以实现人事资源共享，系统化地分析整理现有人事信息资源，为单位领导的人事决策提供更为科学的参考依据。

（2）提高工作效率。

众所周知，人事档案管理工作是较为繁琐细致的，很多都是基于经验的重复劳动，需要占用大量的时间来进行管理。人事档案信息系统可利用影像特性，将采集到的个人信息和相片直观清晰地呈现出来，同时能图文并茂看到其自然状况，以便档案利用者全面了解和掌握所查对象的整体情况。人事档案管理信息化能够使人事档案管理人员从日常琐碎的事务中解脱出来，工作效率大幅度上升。

2.人事档案管理信息化建设存在的问题

2.1软硬件基础设施不齐备

很多单位没有专门的档案馆（室），人事档案由组织或人事部门分管，经费常常不能及时到位，即使到位也不能专款专用，这就造成所需的一些基础设施不能配备齐全，给推进档案信息化建设增加了难度。

2.2数据库不能及时得到维护，信息量有限质量不高

目前，对于人事档案信息系统的开发，很多部门都很热衷系统建设，或是利用自身计算机专业优势研制开发，或是干部人事部门自行开发，或是组织部门聘请计算机专家或信息中心联合开发，而对于系统的后期数据库的建立、维护，数据的准确性，全面性却往往被忽视。导致数据库信息有限质量低下，也严重影响了数据库的查全率和查准率，降低了人事档案管理信息系统的使用率和可信度。

2.3人事档案信息管理缺乏高素质人员

现代信息技术条件下，人事档案信息化对管理人员的素质要求更高。从总体上来看，我国人事档案信息化管理人员队伍在文化程度、专业素质和实践操作等方面参差不齐，人事档案管理的整体素质普遍偏低，管理水平不高，人员队伍的稳定性差。缺乏档案管理专业复合型人才的培养与培训，特别是，兼备档案管理专业知识和计算机网络通信技术才能的人才更是匮乏，远远不能满足新形势下的人事档案信息化管理事业快速发展的需要。

3.人事档案的信息化管理方法

3.1 完善人事档案管理制度是信息化的基础

在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。

3.2 其次要增强档案信息化管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，有些单位在进行档案信息化建设时，安全意识不强，会造成档案信息的丢失和泄密，带来很大的损失。因此在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。

3.3 建立完善的信息网络

在竞争如此激烈的今天，网络变得更受人们青睐，其原因是人们可以利用网络系统去更快更好的组织和处理工作，并将工作做得更全面，更有效率。此外，网络还可以为人们提供全方位的信息服务，例如说人事档案的记载，由于存在人员复杂，时间跨度长短不一，数据错误等弊端，所以在进行信息化档案管理之前，首先要建立一个完善的信息网络，以保证信息的正确性与完整性，尽管这在实施过程中会比较困难，因为信息量大，需要的人员量也随之增多，花费的时间更是不可估量，但其意义是十分重大的，它可以为档案管理信息化奠定发展的基石，使之更快、更好的实现。

3.4 建立人事档案管理信息化的人才机制

实现人事档案管理信息化建设，信息化人才是关键。人事档案管理信息化是一个不断优化的动态过程，高素质档案管理人员必不可少。在档案管理信息化的建设过程中，需要既要有良好的职业素养、扎实的理论和科技知识，并具备较强的开拓创新意识、能够全面了解和自觉贯彻相关的法律、法规、制度与标准，尤其需要能够把深刻理解人事档案管理的工作流程的综合的、全面的高素质人才。在日常的人事档案信息管理过程中，能够科学管理好、维护好本部门的局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统，推动应用好系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。

3.5档案利用制度

1、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

2、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

3、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

4、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

5、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

4.结语

在信息时代，我们必须充分利用信息化的优势创新我们的服务手段。档案管理的服务创新是不可避免的趋势，并且是一项庞大且复杂的系统工程，我们不仅仅要进行管理设备的更新、管理机制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的变革；以人为本，不断提高管理队伍素质，进而提高档案信息的服务水平。改变了传统的管理模式，使档案与现代信息技术有机结合。（作者单位：湖北中医药高等专科学校 ）

参考文献

[1]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007，4.

[2]范军豪.加强高校档案管理创新工作的点滴思考[J].教育教学论坛，2010，（18）.

[3]刘彦丽关于档案信息化管理的研究[J].商场现代化（学术版），2005，（4）.