档案管理信息化建设
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档案管理信息化建设范文第1篇
1 档案信息化建设现状
1.1 信息来源分散复杂
档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。
1.2 档案管理模式陈旧滞后
随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。
近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。
1.3 人员心态亟待转变
在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。
2 档案信息化建设的优势
2.1 提高资源利用率和工作效率
档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。
2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升
信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。
3 档案信息化管理方法
3.1 健全档案管理机制
档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。
3.2 提高管理人员素质
档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。
加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。?魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。
3.3 加快数字化建设进程
档案管理工作的数字化建设是保障档案信息建设的基础。只有加快档案管理的数字化程度，彩能够实现档案信息化建设所要求的档案资源共享和档案资料电子化。首先，应当提高档案数字化建设的重视程度，为具体工作的开展制定相应的计划方案，同时建立相关监督监管制度。其次，对纸质档案资料的有效录入和数据上传效率应有所提升，保障数字化建设进程。同时对相关电子管理系统予以升级优化，在后台管理和用户使用上使其更加友好便捷。将纸质档案的管理与电子档案管理并重，完善二者结合管理、相互保障的相关机制。最后，在资源共享上加大力度，各档案管理部分相互配合实施联动，在严格遵守国家相关制度的基础，共同建立数字化档案资源与管理系统，为档案信息化建设做出应有贡献。
档案管理信息化建设范文第2篇
1 应用档案管理软件的优点
(一)利用电子文件载体材料要比纸质档案的寿命要长。使用软件，首先要做的是将纸质档案进行扫描，转换DPF电子文件，然后挂接入库，以往的纸质档案在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，除了入档案数据外，我们还可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，VCD、DVD光碟、小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏。
(二)极大地提高管理人员的工作效率
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来，可以更好地从事档案的收集和编研工作。比如我公司已经建立OA系统或类似系统及其接口，这些系统的数据可通过接口直接转入文件管理功能;各部门文书人员可以通过使用文件管理功能，将文件录入(转入)文件库;文件管理功能完成对文件的鉴定、整理和调整。不需要归档的文件可以存放到不归档文件库中，需要归档的文件可在文件管理功能直接归档。
(三)档案提供利用更加方便。我公司专职档案人员有3人，每个人分管的档案都不相同，一旦需要查找不在自己负责范围内又未进档案数据库的档案时，需要花费很长的时间，必须从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据卷号再去库房查找，费时、费力。档案进行数字化管理后，专职档案人员无论是自己负责的档案，还是他人负责的档案，可以实现即时查询，档案人员选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大地减轻了档案人员的负担。另外对借阅档案者，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。
用户可以根据系统赋予的权限对电子档案目录进行检索查询，找到所需的档案目录，同时对电子原文进行浏览、下载。对电子档案进行查询和利用不需要经过档案管理人员，档案管理人员只需要事先设定每个用户的权限即可。系统会自动记录网上对电子档案查询和利用的情况，随时可以进行利用统计。如果用户需要借阅档案实体，可以直接到档案部门去办理借阅手续，取走档案实体;也可以通过网站提出借阅预约申请，档案管理员批准借阅预约申请后，用户再到档案室取走档案实体。借阅管理可以进行借阅登记、归还、催还和丢失的办理，并可由档案管理员制定借阅的规则和政策，由系统自动进行控制。
(四)档案鉴定销毁工作也实行了可控。对过期档案需鉴定销毁的，可以直接利用计算机管理，操作方便。档案管理员可以定期进入系统的鉴定销毁子系统，通过销毁申请自动得到过期档案的目录，并打印销毁申请。档案管理人员可以在档案鉴定功能中看到待销毁申请的档案目录和原文信息，根据领导对鉴定销毁申请的处理意见对其进行处理：更改过期档案的密级和保管期限继续进行保管或直接进行销毁。选择更改，则更改档案的目录信息，重新存入档案库中;如果选择销毁，则将被挂接的原文删除，并把已销毁档案转移到已销毁数据中供列表查询。
2 应用档案管理软件存在的主要问题
(一)档案人员素质有待进一步提高
档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它涉及到包括计算机技术、网络技术、信息安全技术等多面，因此对于档案人才素质有较高的要求。网络化利用要求管理人员掌握WEB技术，IP技术及数据库技术等计算机专门技术，还要求掌握档案利用技术。这种专门人才在档案系统内明显缺乏。档案信息管理依赖其他部门人员，由于该人员缺乏档案管理方面的知识，一旦出现疏忽情况，网站就没有人维护、更新，甚至导致所有的投入都化为乌有。
(二)对档案信息安全不容乐观
在公司档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉，容易引发许多问题。例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统、网络的绝对安全。
(三)电子档案的真实性鉴别有一定的难度
纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉。
(四)电子档案的法律效力问题
通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
(五)信息化进程有待加快
虽然我单位档案案信息化工作已开展多年，建立了各门类档案数据库，但库存档案还有一部分没有进行数字化转换工作，档案的信息化程度不高，而是停留在维持档案日常的简单管理上，甚至仍习惯于传统的手工操作，手工查阅、检索、利用档案，并没有实现真正意义上的档案信息化管理，使档案的利用效率偏低，影响了档案利用工作的水平。
3 解决问题的途径
(一)建立健全管理制度体系。管理制度始终是一项重要的保障，我们必须从人员的管理到软件、硬件要求都作出明确的规定。如：档案利用制度、文档管理制度、系统运行环境安全管理制度、电子档案管理制度等。
(二)加大宣传力度，转变档案利用工作观念，增强全社会利用档案的意识
首先，档案人员要抓住有利时机，向主管领导汇报档案工作，介绍档案工作的情况及取得的成就，通过举办档案展览、利用网络平台相关信息等各种有效的传播手段，宣传档案工作的重要性。其次，尽可能使主管领导参加各类档案活动，特别是参观档案工作比较突出的先进单位，让主管领导了解其他单位的档案工作情况及其领导的重视程度。从而增强领导的档案意识，重视档案工作，加大对档案基础设施的投入。
(三)建立高素质的档案人才队伍
档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是“看家守业，坐等利用”的“管理员”了，而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求。有的同行认为，信息时代的档案管理人员应该是“档案信息导航员”，和“知识创新与创造者”。
随着计算机网络技术的进一步发展，公司档案管理虽然也要跟上了这个“潮流”，但目前我们使用档案管理软件，还只停留在近十年档案的数字化转换工作，档案数字化利用工作还未正式启动，离档案信息化管理工作目标尚有一段漫长的路要走，需要通过公司员工的共同努力，使丰富的库藏资源得到充分利用，实现档案管理同现代技术的有机结合，从而达到自动化、实时化、网络化水平档案管理水平。
档案管理信息化建设范文第3篇
医院档案信息对医院科研工作、临床医学、日常医疗服务等都有十分重要的作用，加强医院档案信息具有极其重要的作用。在新环境下，随着电子信息技术的快速发展，档案管理的信息化、数字化、网络化成为档案管理工作发展的重要方向，为全面提高医院档案管理水平，为医院的健康发展提供丰富的档案信息，必须加强医院档案信息化建设。
关键词：
医院；档案管理；信息化
前言
医院档案是医院在开展各种医疗活动中所形成的具有保留价值意义的原始资料，在新时期，随着信息技术的飞速进步，医院的信息化程度越来越高，在医院管理工作中，信息系统的作用也越来越明显，但是对于医院档案管理的信息化建设，还比较落后，这就对医院档案资源的开发和有效利用造成一定影响，因此，在新环境下，如何加强医院档案信息化建设成为当前医院思考的重要问题。
1.医院档案信息化建设的内涵
对于医院档案资源，主要由会以、文件、报表、记录、病历档案等组成，具有原始记录、随时查询、价值保留等功能，同时医院档案信息还有资源量大、涉及面广、种类多、使用频率高等特点，医院档案资源是保证医院领导决策、科研、临床试验等工作顺利进行的重要资源，此外医院档案信息还是体现医院医疗服务水平、医院管理水平的重要依据，因此，加强医院档案管理有十分重要的作用。在新环境下，信息化、网络化、数字化已经成为社会各行业发展的主要方向，实现医院档案管理的信息化，能充分发挥医院档案资料的优势，并且还能通过档案信息系统，将档案信息分类、编目、排序、检索等融为一体，这极大的提高了医院档案管理质量，这对实现医院档案管理的“无纸化”有极大的作用。
2.现阶段医院档案信息化建设存在的问题
2.1从业人员档案信息化观念低
长期以来，医院一直将医疗服务放在首要位置，对档案管理不太重视，即便在信息化建设极其重要的今天，也有很多医院没有从根本上改变对档案管理的态度，部分医院领导错误的认为档案管理并不能为医院增加经济效益，因此，对医院档案管理信息化建设投入的人力、财力、物力远远不足，这就导致医院档案管理仍处于落后的纸张管理状态，由于从业人员档案信息化观念比较差，使得医院档案管理信息化建设十分缓慢。
2.2医院档案管理软件系统更新慢
在经济利益的驱使下，有很多软件开发企业在对医院信息管理系统进行软件系统开发时，都集中在医疗、财务管理等方面，对于医院档案管理系统的相关软件开发并不是很重视，这就导致医院现有的档案管理软件比较落后，从而严重的限制了医院档案管理信息化水平的提高。对于当前医院档案管理软件进行分析可以发现，档案管理软件的发展速度要远远落后于计算机硬件技术水平的发展，加上现代医院对档案的利用率越来越高，使得现有的医院档案管理软件已经无法满足医院发展需求。
2.3缺乏统一的档案管理标准
对于现代化档案管理，其最重要的一个标志就是实现标准化管理，不管是档案收集，还是档案整理，或者是档案录入、归档，都应该有明确的目标，这样才能最大限度的保证档案资料的完整，才能避免重要信息的遗漏，确保档案资源的真正价值。但是从当前医院档案管理情况看，还没有实现档案管理的标准化，医院各个部门之间的联系比较少，同时医院各个部门之间都有独特的特点，档案规格、标准都有一定的差异，使得档案管理难以实现标准化，这就对档案的收集、整理造成很大影响。
2.4缺乏专业性人才
对于档案管理信息化建设，不仅要求相关管理人员能熟练的操作计算机，还需要管理人员能准确的处理档案信息，精通档案管理的各种业务。就目前而言，医院档案管理人员中存在老龄化发展趋势，医院档案管理人员大多是从其他后勤部门转过来的，缺乏专业的档案管理知识，也无法熟练的操作计算机，从而严重的影响到医院档案管理信息化建设。
3.加强医院档案管理信息化建设的对策
3.1强化从业人员档案管理意识
对于医院档案管理信息化建设，强化从业人员档案管理意识是十分重要的，一般而言，领导管理者在医院有很高的权威，因此，医院的领导管理者要不断提高自身对档案管理的重视力度，要将档案管理与医疗服务放在同一地位，并为档案管理信息化建设提供有力的支撑，以此促进医院档案管理信息化建设的早日完成。
3.2做好档案管理软件开发工作
注重医院档案管理软件的更新升级是提高医院档案管理信息化建设的重要工作，因此，医院必须加强对档案管理软件的重视力度。由于档案管理软件更新升级需要花费很多资金，所以医院要适当的增加对档案管理的资金投入，医院在选择软件开发公司时，要尽量选择专业性强、权威性高的软件开发公司，并将档案管理系统和医院行政办公系统联系在一起，这样才能更好的发挥档案系统的作用。
3.3建立统一的医院档案管理标准
标准化管理对医院档案管理信息化建设有十分重要的作用，因此，医院要结合自身的实际情况，从档案管理出发，制定相应的标准化工作流程，从而促使医院档案管理更加规范、标准。在档案利用方面，除了管理人员，只有拥有权限的人才能使用，医院要逐步完善档案管理机制，以此提高档案管理质量。
3.4提高从业人员的综合素质
人才对现代社会发展有十分重要的作用，对医院而言，人才的重要性也是不言而喻，为全面提高医院档案管理信息化建设步伐，医院要加强对从业人员的培养，不断提高档案管理从业人员的综合素质，确保从业人员能以积极的态度面对档案管理信息化建设，这样才能为医院档案管理信息化建设的全面进行打下良好基础。
4.总结
档案管理信息化建设对医院的全面发展有十分重要的作用，因此，在新环境下，医院要强化从业人员档案管理意识、做好档案管理软件开发工作、建立统一的医院档案管理标准、提高从业人员的综合素质，以此不断提高医院档案管理信息化水平。
参考文献：
[1]王兆学.浅议医院档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息,2010，(07):164-165.
[2]生国栋，丁八一.浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J]中国医学工程,2014，(06):194-195.
[3]毕琨艳.浅谈医院档案管理信息化建设[J]中国管理信息化，2015，(21):206-208.
档案管理信息化建设范文第4篇
[关键词]高校；档案管理；信息化；实施路径
在网络信息技术快速发展的形势下，信息化建设已经广泛的应用于各个行业中。高校档案管理关系到高校各项工作的开展，为高校的日常运转提供了重要的信息资源。档案管理信息化建设已经成为档案管理发展的主要趋势，所以要对档案管理模式进行改革。由于各个高校的情况不同，所以在开展档案管理信息化建设的过程中还存在一些问题，影响到档案管理改革工作的进程，需要对其进行深入的分析，进而制定解决的对策，加快高校档案管理信息化建设步伐。
一、高校档案管理信息化建设中存在的问题
（一）档案管理思想落后，管理意识淡薄
档案管理是高校开展信息资源管理的重要组成部分，为了适应时代的发展，就需要实行档案管理信息化建设，提高档案管理的效率。但是由于部分高校的领导没有意识到档案管理工作的重要性，缺乏全局观念和战略眼光，所以不够重视档案管理，严重阻碍了档案管理信息化建设的步伐。由于领导的不重视，加之从事档案管理的工作人员管理意识淡薄，在管理手段和管理模式方面还比较落后，档案管理创新意识不强，所以不利于高校开展档案管理信息化建设。
（二）管理机制的不协调
档案管理信息化建设需要对高校所有档案管理工作进行统一管理，制定完善的管理机制，对档案管理进行合理规划，从而为信息化建设奠定良好的基础。但是目前部分高校中，对于档案管理不够协调和统一，没有完善的管理体系，往往都是各自为政，呈现条块的运行模式，并且没有资源共享的信息平台，影响到信息化建设的进程。出现这种现象的原因主要是因为高校没有将档案管理工作纳入学校的整体发展规划中，在政策、资金以及技术等方面缺乏必要的支持。
（三）资金不足，基础设施建设落后
档案管理信息化建设需要充分的资金作为后盾，在人员与技术方面给予大力的支持。但是有些高校由于领导不够重视，所以在资金方面的扶持力度不够，没有充足的资金去购置设备，并且在技术以及人员方面不够完善。有些高校虽然拥有基础的信息化设备，但是还没有形成网络化，缺乏必要的技术支持，无法形成完整的信息网络。
（四）管理人员综合素质不高
档案管理人员是开展档案管理工作的重要基础，一切工作的运行都需要管理人员来操作。档案管理信息化建设需要档案管理人员要具有专业知识，同时还能够熟练操作计算机，会利用网络技术对档案资源进行管理。但是在部分高校中，从事档案管理的人员综合素质不高，不仅专业知识欠缺，并且计算机操作不够熟练，不利于档案管理信息建设。
二、高校档案管理信息化建设的途径
（一）加强制度建设
根据现行档案法要求，档案归档由以往的档案管理部门归档立卷转变为由各行文单位分别归档立卷，然后按规定时间向档案馆移交归档文件。在移交上，要纸质文件和电子文件二种同时归档。这就要求高校要制定一整套完整切实可行的档案管理规章制度，在制度中要明确规范各部门需要归档的文件材料范围，并要求各部门均安排一名兼职档案员，兼职档案员基本上要保证稳定，做好本部门日常档案收集保管工作，并由学校的档案管理部门定期开展业务培训。在档案管理系统中给每个部门授以相应的权限，各部门只能在规定的权限内完成本部门归档文件材料的网上著录、查询等。
（二）增加经费投入，完善档案信息化的基础设施建设
学校要配备相应的数据库服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机、存储器等硬件建设和规范化的档案信息管理系统软件设施。档案管理软件要涵盖对档案信息的收集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等主要服务功能，同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统的运行，具有较强的安全控制能力，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力等。如果说，仅仅是校园网与档案馆开通并相连接，而档案馆没有相应的档案信息管理系统软件作支持。学校没有相应的档案管理系统的软、硬件设备的投入，那么校园网对于档案信息化管理来说就形同虚设了。
（三）建立档案网站，开展馆藏档案数字化工作
馆藏档案数字化是档案信息化建设的基础，是信息化条件下有效利用馆藏纸质档案信息的关键环节。馆藏纸质档案数字化程度，直接影响着档案信息资源的可利用性和共享性。馆藏档案数字化的任务十分重大，工作量大，技术要求高。要加大人力、物力、财力保障，采用先进信息技术和办公手段，对馆藏的纸制档案、磁带档案、照片档案等档案进行数字化，形成电子档案数据存入数据库，加强各类数据库建设。通过档案网站建设，馆藏档案的数字化工作，提高档案的利用率并实现档案馆信息化建设的目标。
（四）提高档案管理人员的业务综合素质
档案信息化建设，管理者的业务素质是关键，对管理者的知识和能力、专业技能提出了新要求，要求管理人员要对计算机的操作技能掌握熟练，对档案专业知识要精通，对档案人员业务培训要加强，提高综合业务素质，使他们成为既具备档案管理专业知识，又熟练掌握现代化信息操作技术的复合型人才。
（五）健全档案信息安全保护机制
一方面，高校要制定合理严格的档案信息安全保密制度，不断培养和强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能；另一方面，高校应采取成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制，责任落实到人，建立严格的监控机制，引入科学实用的网络安全应对策略。根据电子化档案信息数据安全性的要求，在数据管理和使用上，设置相应的权限；在数据管理中，要对数据采集、编辑、审核等进行权限规定；在数据查询利用上，要考虑查阅者所应具备的资格、访问权限和查询范围。
三、结束语
高校档案管理信息化建设是提高高校信息资源管理水平的重要途径，对高校日常工作的开展具有重要的作用。为了加快高校档案管理信息化建设的进程，需要强化高校领导对档案管理工作的重视，加大资金的支持，制定完善的管理机制，提高管理人员的综合素质，为实现档案管理信息化建设创造有利的条件。
参考文献
[1]夏文.新时期高校档案管理模式的电子信息化.湖北师范学院学报，2010（2）
档案管理信息化建设范文第5篇
[关键词]档案管理信息化 网络化 信息服务体系
档案工作的根本任务和目的就是科学地开发管理档案,提供档案信息为社会服务。高校档案信息资源是我们国家信息资源的重要组成部分。高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录,是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等方面起着不可替代的作用。衡量一所学校管理水平高低的因素有多种,而档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。随着经济社会和高等教育的快速发展,高校档案工作面临着新的挑战,同时也迎来了新的发展机遇。在信息化社会中,如何适应高校改革的需要,大力做好档案的综合开发利用工作,为高校教学、科研、管理服务,是高校档案工作的根本目的和中心任务。为使高校档案工作与高等教育同步发展,高校档案管理信息化建设势在必行。因此,高校应该积极地将信息数字化技术与档案管理的技术方法结合起来,加快高校档案管理信息化进程。
一、档案信息化的定义和内涵
档案管理信息化是指在档案管理过程中,将档案信息资料通过加工处理,应用数字化原理和计算机网络等信息技术,对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用,以实现档案信息资源的社会共享,提高档案利用率。
档案信息化可以从以下几个方面来理解:第一,要实现档案信息的数字化和网络化。第二,要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。第三,要实现档案信息高度共享。第四,要引发档案管理模式的变革。
二、高校档案管理信息化的必要性
1.档案信息数字化、网络化是时展的要求。
实践表明,数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制,在任何地点、时间只需有一网的电脑,就可以进入档案系统查阅所需要的档案信息。高校档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段,而且还能提高档案的效率。
2.高校档案信息化是高校管理管现代化的必然要求。
高校档案部门为了提高工作效率,节省人力物力,普遍使用计算机管理档案,这样就形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,并通过光盘、磁盘存储,不再是纸质载体储存,这样一个高校档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息,通过数字化的手段,存储在电脑里,任何个人和机构都能很方便地进行查阅。高校档案信息化、网络化管理是高校档案工作发展的必由之路,是高校管理现代化的必然要求。
利用计算机管理档案,通过网络进行信息传递,不单单是为了取代手工操作,更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制,其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等。实行科学管理,提供有效服务,充分开发和利用档案信息,最大限度地发挥档案资源的作用,使档案工作的技术水平上等级上台阶,即做到服务现代化、管理信息化。这是网络时代、信息社会档案工作发展的必然趋势,是时代的呼唤。
档案管理信息化不仅具有提供资料的存取和服务的能力,而且还能与国内外网络相连。因此可以为高校内部及社会广大用户提供各种文献数据库的信息、检索服务和咨询服务,实现资源共享,进行学术交流,了解最新动态。显然,当今的档案管理面临着一场大的革新,实现自动化、信息化管理模式的时代潮流势不可挡。
三、高校档案管理信息化建设的主要内容
1.强化档案信息化意识
档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。各级档案工作者要转变传统思维,认真看待档案现代化的进程,树立现代化档案管理的意识,学习有关档案的法律法规,学习上级档案部门对档案信息化的文件要求,开展档案信息化大讨论,结合工作实际,进行专题研究,理清发展思路,努力提高工作水平、工作效率和服务质量。
2.加快制定档案信息化建设的标准和制度
档案管理标准化是档案管量现代化和信息化的一个重要环节。各高校应该根据自己学校的实际情况,结合一些已经出台的国家相关标准,来积极制定适合本校档案信息化建设的标准。如网络通信及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等。
3.建设高质量的档案信息数据库
档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆要从实际出发,在充分利用现有设备的基础上,适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用,听取专家的意见。既保证设备的先进性,又避免不必要的浪费。
建立数据库的具体做法为:要对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理,进行数字化转换,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库;还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设,将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档,并做到齐全完整、真实有效。加强文件目录数据库建设,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库;档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库,利用数据库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应根据各高校的特色与实际情况,着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。
4.实现高校档案管理网络化
高校档案主要包括了高校在教学、科研、管理等各项活动中所直接形成的具有保存价值的材料,真实地记录高校发展的历史,具有重要的意义。作为高校信息资源服务中心的档案管理部门,应该充分利用校园网,积极开发建设适合于高校档案信息的管理系统,即高校档案信息综合管理软件的开发,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,建立全校性标准化的档案信息数据库,建设数字化档案馆,实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,从而形成档案信息化服务的良性循环。
5.加强档案信息的安全管理
提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要认识到档案信息是对高校多年来建设过程的一个历史记载,要确保档案的完好无损,对涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为采取坚决制止或打击;档案管理者要严格规范个人行为,以免给档案信息安全带来隐患;档案管理者要加强设备维护知识的学习,及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护,最大限度地避免恶意病毒、黑客的攻击。
加强网络档案信息的安全,一方面对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网;另一方面要保护上网信息的安全,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墙、安全、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失,按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。同时要加强档案数据安全管理,数据库服务器要采用主用和备用双主机,相互镜像备份,并使用光盘作为档案数据的备份,确保档案信息的安全。
6.加强档案队伍建设
档案工作者是档案管理的主体,是否具备极强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键。为了适应档案信息化建设的需要,必须加强档案部门的人才储备。因此,一方面要引进档案管理专业人才和计算机专业人才,一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训,如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。更新其知识结构,提高档案工作者的专业水平。档案人员要不断提高自身素养,恪守档案工作纪律,认真贯彻执行《档案法》,严守党和国家、高校的机密,适应新形势,树立超前的管理意识,发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系,不断提高自身综合素质。
四、高校档案管理信息化建设的趋势
高校档案管理信息化建设是全国高校档案建设共同的工作,对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用,也对高校的各项工作产生积极的影响。因此,应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分,切实做好相关工作,适应经济社会发展的需要,争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所。伴随着网络与通信技术的不断发展,高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设,未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间,档案信息在网络上被传输、检索和利用。
参考文献:
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[2]马海涛.高校档案管理信息化建设探析[J].山东教育学院学报,2008,(4).
[3]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报, 2009,(6).
[4]贾敏从.高校档案信息化建设相关问题的思考[J].管理观察,2009,(9):124-125.
