档案整理注意事项

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档案整理注意事项范文第1篇

关键词：档案管理；企业发展；优化创新；策略分析

当前，企业在市场竞争日益严峻的情况下，若想保证自身的长足发展与科学创新，注重完善企业档案管理工作十分必要。因此，注重企业发展中创新完善档案管理工作的重要性，在践行注意事项的基础上，打造管理新策略是当前企业发展需注意的重点，亦是本文研究探讨的课题。

1企业创新完善档案管理的必要性

为保证创新完善档案管理工作，率先了解企业创新完善档案管理工作的必要性十分重要。对此，站在企业发展的视为视角之上，以提升工作效率，确保工作开展进行讨论，明确档案管理工作创新完善的必要性包括以下两点：其一，档案管理工作创新完善可增加档案管理的科学性。企业不断发展的过程中，资料档案的留存至关重要，其是企业发展的证明，亦是企业规划设计发展之路的重要参考。因此，科学有效的管理与规划相应资料，妥善保管与留存重要文件至关重要。完善与优化档案管理工作，可确保档案管理科学留存文件，为企业未来发展需求而妥善报关文件。其二，有效提升档案文件的利用及处理率。档案管理工作不仅对档案的留存与保管起到了至关重要的作用，同时也可用于提升档案的利用率与处理率，以便协助企业工作效率提升，保证企业在发展中可尽快制定发展方案，以便促进企业的科学发展。总体来说，提升档案利用率与处理率，对推进企业发展有良好作用，对改善档案管理效率也有至关重要的作用，是档案管理发展优化的必然选择。

2企业创新完善档案管理的注意事项

认知企业创新完善档案管理的必要性基础上，若想开展科学的创新完善档案管理工作，应注意以下注意事项的科学践行：首先，优化档案管理意识。确保档案管理创新完善的基础是是扭转现阶段档案管理的思维意识，将传统的档案认知彻底抹杀，以全新的思维视角，定位档案管理价值，将其作为提供企业发展所需资料的关键部门，敦促其加大利用档案资料，科学管理档案资料，有效提升资料利用率，才能确保档案管理工作完善创新，真正符合企业发展的实际需求。其次，加大档案管理投入。确保档案管理意识的优化基础上，企业管理者在档案管理的投入中也不能吝啬，不仅是优秀人员的选拔，技术人员的聘用，在相应的数字硬件设备上也不能马虎，选择稳定且质量上乘的服务器系统，优质的硬盘及品牌主机，以便档案管理的数字管理环境稳定，档案的保存与调用科学。

3企业创新完善档案管理的科学方案

科学践行档案管理创新完善注意事项的基础上，拟定科学的创新完善档案管理方案，可从以下两方面进行考量：第一，借助数字技术思维完善管理档案。当前，随着数字科技的不断完善，许多原本需要人工处理的工作都可以借助数字技术完成，其不仅大大降低了人工成本，而且也使信息储备与调用变得十分科学。对此，现代企业发展要创新完善档案管理工作，应注重数字设备的应用。利用数字设备归类整理企业资料，确保企业资料按照关键词、日期、重要程度分类留存，并根据资料的重要程度分档管理，根据资料的执行到期时间设置定时通知，可大大提升档案管理效率，并保证档案内容的利用率。此外，根据关键词进行档案内容标注，有助于不同部门人员调阅相关档案内容，并以此为基础开展相应的进一步工作，对不同部门应用管理档案也能起到良好帮助。当然，以上所有的档案处理与调用方式都可以通过数字网络的无界性与交互性完成，档案管理人员可定期维护档案，其他普通员工也可利用网络传递契约、工作内容及设计资料等文件，共同丰盈并充实档案库，减少档案管理人员工作负担，提升档案管理效率。第二，立足于资料保密的档案安全维护。数字技术固然是档案管理的创新方法，但为保证档案资料的有效留存，创新完善档案管理工作在创新的基础上应注重对于档案管理工作的完善处理，即备份重要文件，维护档案管理系统安全，注意增建防火墙、定期查杀病毒，并维护档案管理系统安全。也就是说，档案管理虽然可借助数字技术加以优化，但为确保重要文件不会丢失，在数字网络储备资料的过程中，档案管理人员应定期备份重要文件，包括其他网盘备份与纸质文件备份，以便现有服务器受损时重要文件不会丢失。目前，在备份档案资料时，除硬盘备份外不能忽视的备份形式便是纸质文件备份，其是在数字设备无法起到作用的情况下能够继续保证重要资源留存的方法。因此，在进行纸质资源保存之时，要结合数字资源的整理方式，以关键字进行标识，并按照资料成立时间进行整理，并对到期时间进行科学标注，以便在数字资源无法调取之时，可通过传统方法来尽快获得资料信息。总体来说，保密及维护档案管理内容是在日常服务器维护与定期的病毒查杀的科学践行下，筛选上传文件内容，确保上传文件安全，科学有效的维护数字档案管理系统。在此基础上，注重备份方式的多样化，做到利用电子设备但不依赖电子设备，从而保证在关键时刻可更高效的利用资料信息，真正科学有效的提升档案管理应用率。综上所述，现代企业发展中完善创新档案管理工作的重要手段是利用数字技术来优化档案管理工作，但在此基础上，针对数字设备的定期维护及相关资料的科学备份也十分必要。目前，科学利用数字设备，但不依赖数字设备是现阶段企业档案管理创新完善的关键。因此，保证档案管理系统的科学构建，日常安全维护的有效开展，纸质资料的备份与管理，才能实现档案管理工作的科学完善，辅助现代企业长足发展。

参考文献

[1]韩晶.试论经济全球化背景下企业档案管理工作的改革和创新[J].中国行政管理,2016,05:86-88.

[2]胡庆华.新时期企业档案管理的创新性分析——基于当前企业档案管理工作中存在的问题[J].科技资讯,2015,32:151-152.

档案整理注意事项范文第2篇

关键词：老年大学示范校档案管理

档案是指在社会实践中，由组织或个人所形成的有价值的、真实的、记录完整的、形式多样化的历史性信息资源。其最基本的内涵就是真实再现历史。学校档案管理是学校发展的重要宝库，档案管理的科学规范性、标准合理性可以有效提高学校的工作效率，完善学校的教学改革，促进学校的整体发展进步。老年大学的档案管理工作也是帮助学校实现规范性管理的重要衡量标准。做好档案管理工作，可以使领导决策更具科学性，学校教学更鲜明具体，具有一定的现实意义和将长久的深渊价值。因此，对老年大学的档案管理进行探讨研究很有必要。

一、正确认识老年大学档案管理

在对老年大学档案的管理工作中，首先我们要对档案工作有个明确的认识，档案工作与启迪决策、留档存史、有效进行管理休戚相关，是科学管理老年大学的重要方面之一。大学档案是随着大学创办的过程而产生的，不仅记录了个人的大学成长经历，也是对学校的教学活动、人动以及社会活动的真实再现，能保证真实性。大学档案是对历史活动的记录，在作为有效凭证的同时，还保存有各种录音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，这些重要文件的留档具有一定的凭证作用，且可靠真实。而且，契约、合同的本身就是做凭证使用，大学档案让其作用更加突出。档案，是学校从中总结教学规律，整理经验教训，为学校当前和未来更好的发展提供经验教训，促进学校实现更好的发展。由此可见，在学校工作中，档案管理是其重要的工作内容，需要得到一定的关注，因此要重视档案室的软硬件设备建设，要求档案记录管理员遵循实事求是的工作原则，对学校档案做好整理和保管工作，履行好自己的工作职责，让历史以最真实的样子展现给大家和后人。要培养档案管理者和学校教职工的档案意识，充分发挥档案在大学建设中的积极作用。

二、大学档案管理的注意事项

（一）资料收集积累要常态化

老年大学档案文件归档的创办，第一步骤要求有完善的资料收集系统。针对资料收集要进行一定时间的积累。针对学校教学的资料进行完整的资料整理。针对老年大学中的课程教学，教学视频，课件。在教学实践中的活动资料，进行按计划的归纳整理与总结。对活动中较小的细节与未来得及整理的在事后进行归纳总结。争取做到老年大学中的大小事务都要有明确记录。并且保证资料的完整性与安全性。老年大学的资料主要要遵循下列四个方面进行收集与整理。一是主要针对办学设施、办学内容进行统计整理，学校资产，设备数量，师资力量，资产总额。学校面向方向等。二是针对校内的管理措施进行系统统计，班级，课程，人员，校院领导，岗位职责等进行统计。针对各种文档与文件，进行安全的归纳与整理。对日常的学校简报等进行梳理记录，针对学校财务支出要进行专人专管，针对学生档案，教学课堂的教学视频进行录制整理。对校园文化的保护，教师资料的整理。学校特色课程的归纳等三是针对办学成果进行整理。针对各类事件进行总结，展示，获奖奖品，获奖感言等。针对课外学习的部分要认真收集整理，针对发生的突出表现，如好人好事，见义勇为等，进行详细记录。针对师资力量的展示。基层办学等项目进行归纳总结。四是针对示范指导的，校外拓展的事迹要进行跟踪记录。如宣传学校政策，办理教学观摩会。

（二）资料分类归档要标准化

档案分类管理可以为后续的档案管理工作提供很大的方便，具体的分类有：文字档案、图表档案、照片影像档案、电子档案等基本的分类。档案进行归档前，要对所收集的各项资料进行基本的价值判定，这个鉴定有利于档案的保存质量，对于今后工作中的档案查询等有着积极作用。档案的价值鉴定能够决定每一份档案文件的去留，从立案文书到后期管理，始终灌输在整个的档案管理的过程当中。档案工作管理人员，应当有着自觉、明确的档案管理意识，加强专业鉴赏能力，提高专业技能，掌握鉴定方法，更好地保证档案的质量。在进行档案分档管理的过程中，一定要有明确的工作目标，有计划、有层次、有主次顺序的开展档案整理工作。在学年末，要将前期的档案材料，严格按照国家或当地老年大学协会的“评估细则”和“指标要求”进行分类归档、装订、保存，建立有价值的档案管理资源库，从而更好的实现档案管理的价值和积极意义。

（三）资料编目管理要规范化

老年大学的档案要规范化，整理的便捷化，要让档案方便查阅。便捷调出其中的卷宗。要对整理的档案分期或不分期进行审查，对整理的档案进行编号整理，对不同类型的文件进行归类，针对上级下发的重要文件等，进行一定的特殊存放。对整理好的卷宗进行标示，如，讲档案表皮进行档案整理。针对卷内目录进行明确标示，做出内容相符的卷内目录。针对不同内容的文章进行装订。标明明确的日期，文件的大致内容等，对印刷进行一定格式的排版。对查阅人有一定的友好性。在档案管理上也要进行一定的安全责任制度，针对档案存放要做到专人专管，对档案室进行系统的，科学的存放布置。存放地点要注意防水，防潮，防盗，防虫等多项保护措施。对于有条件的，进行一定的电子排挡，进行电子目录存放。更加便于查阅者进行翻阅查找。

三、结语

在老年大学中，各项管理工作虽然琐碎却十分重要，特别是老年档案管理，在学校工作中占据着十分重要的地位。想要进一步提高老年大学的工作效率和管理成效，需要全校师生共同树立档案管理意识，重视档案管理工作，不断完善各项管理制度，并将现代信息化技术融入档案管理中，借助现代科技更好的实现档案管理，使其呈现更好的发展。总而言之，档案管理作为老年大学不可或缺的重要组成部分，只有不断的改进管理制度，提高管理人员的专业性和积极性，不断加强更新档案管理的方式，才能更好的提高档案的管理水平，更好的服务于老年大学发展。

参考文献：

档案整理注意事项范文第3篇

幼儿成长档案是近几年来各个幼儿园都在做而且都很重视的一项活动，它不仅能记录幼儿成长的精彩瞬间，而且通过对幼儿相关资料及各种作品的有意收集，还可以帮助我们了解幼儿的兴趣、态度和成长、进步。它既可以让孩子在长大后回味自己的成长过程，又可以为教师和家长对幼儿的正确评价积累重要的资料。但是在使用纸质幼儿成长档案的过程中，我们也发现了一些问题：

1.模式化记录，缺乏个性展示

我们都知道，纸质档案是根据设计好的档案模板统一印刷出来的，教师则是根据统一的模板要求，分别用文字或照片的形式进行记录，不能进行个性特长的展示，也没有适当的空间去记录，教师自由调整的空间较小。

2.多静态照片、文字，无动态影像、声音

纸质成长档案为静态的成长记录，无动态成长记录，而从幼儿的年龄特点出发，他们的成长多是在一个个活动中完成的，因此动态成长记录能更好地展示幼儿的成长过程，而这在纸质成长档案中却是无法实现的。

3.照片展示不够，无法满足家长需求

纸质档案分为大、中、小、托四个学期，每个学期占用10～15页。而记录幼儿成长的照片最多不过也就能使用7张，要用7张照片去记录幼儿半年的成长，显然不能满足家长想更多了解幼儿的急切需求。

4.不宜完整保存幼儿园的成长经历

一般幼儿园的成长档案都是涵盖4年的，有时因为家长或幼儿的原因，成长档案经常用到小班、中班甚至大班就给弄丢了，很多家长都会花钱再买一本，可是忽略了孩子成长经历的遗憾是无法弥补的。

正因为纸质档案存在着这样、那样的问题，才更加激发了我们有效调整幼儿成长档案模式的愿望。

图1 电子相册制作培训

二、幼儿电子成长档案的现状分析

我们在思考了纸质档案的问题后，开始了解幼儿成长档案的发展现状。通过网络调查发现，目前在南方许多幼儿园为幼儿建立了电子成长档案，由专门的网络公司负责，每个幼儿每学期收费30～50元。北京市一些走在前沿的幼儿园也开始纷纷尝试建立幼儿电子档案，但目前尚无专业的网络公司为幼儿制作电子成长档案，幼儿园多以电子版的文件夹形式为每个幼儿建立初级的电子成长档案，其中包括个人简介、快乐学习、快乐生活、快乐游戏、幼儿作品、童言无忌、教师寄语等内容。

三、建立幼儿电子成长档案的构想

近两年，我们参加了北京市名师工作室，通过在北京市西城区棉花胡同幼儿园的学习，带领我园对此感兴趣的青年教师，为在园幼儿建立电子成长档案，尝试总结出不同年龄班幼儿电子成长档案的内容与规范。

四、开发幼儿电子成长档案的尝试

1.成立电子成长档案研发小组

我园领导高度重视此项工作，每班选派了一名对此感兴趣的教师参加每周一次的培训。

针对电子档案常用的视频编辑和图片编辑需要，主要进行了“会声会影”和“美图秀秀”的培训，通过练习让教师能够熟练掌握这两个软件。

3.规范幼儿电子成长档案制作流程

（1）规范资料收集

①封面

幼儿生活照+简介，注明昌平区机关幼儿园、制作时间。

②活动中的幼儿

a.专用教室活动：美术教室，电脑教室，玩具图书馆，感统教室；

b.班级日常活动：区域活动，主题活动及亲子、助教、走进社区活动；

c.户外体育活动：功能区活动，特色体育课活动。

③我的新本领

a.小班；b.中班；c.大班。

④我的作品

美术作品（线描、色彩、手工）；区域作品（拼插、建筑）。

⑤视频分享

区域、生日、园所特色活动等。

⑥健康的我

体检内容、体检时间。

⑦爸爸妈妈眼中的我

⑧教师寄语

（2）整理视频、图片

对所有视频和图片进行编辑加工，准备适合的歌曲、音乐。

（3）制作电子档案

按照版块内容，将视频和图片编辑在一起，配好音乐，完成编辑。

图2 用相机记录下的幼儿在活动中的表现

五、实行幼儿电子成长档案后的效果分析（见表1）

表1

六、幼儿电子成长档案的制作要求和注意事项

1.幼儿电子成长档案制作要求

（1）对视频的要求

①有代表性、典型性、价值性；②时间1～3分钟；③录像品质高、不晃。

（2）对图片的要求

①照片清晰、分辨率高，拍照不晃；②适当编辑，不遮挡主要内容；③选择幼儿情绪愉悦、专注的图片；④照片内容要全面；⑤照片数量20～50张。

（3）对文字的要求

①重要文字要突出；②文字位置要适宜，依据图片内容进行判定；③文字大小要适宜，不遮挡图片；④滚动文字速度要适宜，给出阅读时间；⑤文字不宜太多。

（4）对版块的要求

①整个电子成长档案，版块风格要统一；②版块背景选择要清新、简洁。

2. 制作幼儿电子成长档案注意事项

（1）幼儿照片要及时记录、及时分类，即相机随手带、照片随时拍、整理随时做。

（2）培训要以点带面，不能全面培训。

（3）班级内合理分工，避免突击。

（4）每个班要突出该年龄班幼儿的学习和年龄特点。

档案整理注意事项范文第4篇

1．培训需求分析。综合运用访谈法、观察法、小组工作法和问卷调查法对服装销售人员的培训需求进行调查分析，确定服装销售人员的培训需求。

2．确定培训目标。根据企业的现状和发展需求，结合服装销售人员的培训需求，确定本次培训的目标。

（1）提高服装销售人员的综合素质。

（2）丰富服装销售人员的专业知识。

（3）提升服装销售人员的市场开发能力和销售能力。

3．制订培训计划

本次培训计划如下表所示。

培训计划表

培训课程培训时间培训地点培训方式培训讲师培训内容

形象规范____日____时～____时公司培训室集中讲授

现场演示公司培训讲师服饰规范、修饰规范、举止规范、语言规范等

服装基本知识____日____时～____时公司培训室集中讲授一线生产

专业技术人员1．服装的色彩、型号与搭配

2．服装面料知识

3．服装的洗涤与保养

市场开发____日____时～____时公司培训室集中讲授销售部经理1．如何选定市场

2．如何明确定位目标客户

3．初步接触客户的技巧

4．正式洽谈的技巧

促成销售的技巧____日____时～____时公司培训室小组讨论

案例研讨

集中讲授公司培训专员1．了解顾客的购买心理

2．及时抓住成交信号

3．促成销售的方法

4．促成销售的技巧

5．做好附加销售

陈列技巧____日____时～____时公司培训室集中讲授

小组讨论销售部经理1．服装陈列的主要方法

2．陈列中常见的问题及注意事项

如何引导客户补货____日____时～____时公司培训室集中授课

现场演练销售部经理1．帮客户分析产品销售的四个周期

2．让客户了解产品的生产周期

3．引导顾客系列化销售、系列化补货

4．及时告知客户的畅销款，指导其推广备货

5．帮客户合理分析补货需要考虑的问题

处理客户异议____日____时～____时公司培训室集中授课

情景模拟培训部讲师、销售骨干1．异议产生的原因

2．正确面对顾客异议

3．处理顾客异议的方法

售后服务____日____时～____时公司培训室集中讲授公司人力资源部工作人员1．处理客户投诉

2．服装的退换服务

3．建立顾客档案

业务能力____日____时～____时讲授、角色扮演、情景模拟培训讲师表达能力、交际能力、应变能力等

二、培训实施事项和准备细则

有关服装销售人员培训的具体培训实施事项和准备细则见下表。

培训实施准备细则和注意事项

事项准备细则

培训人员准备1．受训者对培训安排和课程的了解

2．培训讲师的确定

3．培训纪律和培训注意事项

培训时间准备1．培训的课程时间和每天的日程安排

2．培训程序安排

3．受训学员工作时间与培训时间的协调

培训资料1．培训讲义

2．受训学员资料、培训需求、以往培训记录的及时整理

3．培训效果和评估问卷的准备

4．受训学员培训考勤签到表

培训场地1．培训场地准备

2．培训会场的布置与人员座次安排

3．培训环境

培训器材1．投影仪、麦克风、电脑、白板、油笔、电源等

2．培训道具及器材的购买与准备

三、培训效果考核与评估

对本次培训效果的考核与评估采用定性分析与定量分析相结合的方式。

档案整理注意事项范文第5篇

由于刚刚参加工作，对科研管理业务不熟悉，所以自己没有负责具体的业务工作，主要是熟悉各科室相关业务工作，期间协助各科室主任处理一下日常事务，同时学习各口子上的业务知识；

    协助处里同事组织承办了“农产品加工科技援疆学术研讨会”；协助处长搜集关于撰写科研志的相关资料，并整理核对了成果及奖励汇编。

科技档案整理。在处领导的指导和综合档案室的全力帮助下，从7月中旬就开始了科技档案的整理。首先制定了科技档案抢救工实施方案，将抢救工作分为准备阶段、实施阶段、自查阶段三个阶段。准备阶段，制定了科计档案的分类大纲，对科技档案按单位分类，并按年度先后顺序进行了排列，同时依次编写档号。期间杨荣主任对科技档案的整理提出了指导性的意见，同时对部分堆积很难鉴别的科研档案进行分类，并强调了抢救中的注意事项。实施阶段，为了实现档案的整体美观没有采用档案盒封面粘贴的方式，经综合档案室同意，我们采用了手写的方式编写档案盒封面。11月份跟随档案室的同志参加了“兵团重大科技档案管理培训班”，经请教，参加培训的老师给档案的进一步规范化管理提出了指导性意见，加大了工作的进度。实施过程中对工作人员进行了明确的责任分工，按照档案编写页码、加盖档号章，电子信息录入，打印封皮卷内目录、备考表，手写档案盒、装盒，裁剪卷脊并粘贴等整理程序实行流水作业，至今共完成抢救科研档案440课题项目，共610卷。