档案分类管理办法

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档案分类管理办法范文第1篇

【关键词】

规范管理;医学科研;档案

基金项目:广西卫生厅自筹科研经费课题(项目编号:桂卫Z2009149)医院科研档案归档在某种程度上档案管理工作可谓是医院各项工作的桥梁与纽带,医学科研档案是医学研究过程和产出的载体,蕴藏着大量的科研成果、科技专利、高新技术、学科建设、科研思想等科研信息,是宝贵的信息资源和无形资产,它是进行科研的重要依据和必要条件[1]。在现代科技手段日益普及的今天,档案资源随时都可以转化为医院的社会效益与经济效益。

1 医学科研档案归档管理的必要性

医院科研档案是在医学科研活动中形成的、具有保存价值的文件材料,是医学科学研究和医疗实践的真实记录和反映,管好和用好科研档案,对于提高医院科研管理水平,促进医疗卫生事业的发展是十分必要的[2]。医学科研档案是医院档案管理中的一个重要组成部分,我们要严格执行国家有关档案工作的法律、法规,树立档案管理人人有责的观念;认识档案的潜在价值及社会效益和经济效益。医院科研档案管理根据国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》第五章规定:“各单位都要按照集中统一管理档案的基本原则,根据科技档案必须完整、准确、系统、安全和有效利用的要求,建立健全科技档案工作,建立必要的规章制度,实行科学管理”。我院办公室严格科研档案的管理,完善科研档案归档的管理制度,定期移交科研档案。

2 医学科研档案规范管理的作用

2.1 科研档案又具备有其自己的特点,做好医院科研档案管理工作的前提之一,就是要配备一定数量的专职、兼职档案人员,要使档案完整地保存下来和充分利用,必须科研人员的配合。医院综合档案室档案员要对研究项目形成材料实行全程跟踪,确保材料的齐全、完整,保证科研档案的质量。医学科学研究涉及面广,是个多学科,多门类,多层次的综合性科学体系,它与一般自然科学及生产技术的研究有相似之处,但又有其独特性[3]。科研项目结题后,科教部的兼职档案员将档案移交到医院综合档案室,由医院专职档案员按照科研档案的归档要求对项目的档案材料进行审核并移交归档。如课题组需借阅项目档案,可以按规定程序向医院综合档案室借阅。科研档案在服务于科研活动、提高医疗水平、提升医院核心竞争力方面发挥了积极的作用。我院科研档案的管理逐步走上了规范化、科学化的管理轨道,在医院档案中的比重越来越大。主要采取两种规范管理:一是分类管理,包括临床、医技科室、职能科室的科技人员管理。二是职称管理,包括主任医(技)师;副主任医(技)师,主治医(技)师。要求担任科研项目的负责人职称一定在中级职称以上。先后建立了科研人员档案、科技成果档案、人才培养档案、科技规划档案等一系列基础资料计算机数据库,逐步完善对科技人员的规范化管理。科研档案不仅是进行科研的重要依据,而且还是科研活动的必要条件。科研档案本身虽有价值性,但其价值的实现必须经过合理的开发,方能有效利用[4]。

2.3 分类 医院科技档案的分类要根据科技档案的性质、内容、特点和相互之间的联系,把科技档案划分成一定的类别,使之能正确反映出产生这些档案的历史条件和工作活动的真实面貌,达到便于保管和充分利用科技档案的目的[5]。

3 出台激励措施,完善激励机制

建立完整的科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志。我院领导班子充分运用激励手段加强我院的科研管理,不断完善医院科研管理中的激励机制,使科技兴院形成共识。制定出详实的科技计划。出台了一系列奖励措施,并以此作为新的效益增长点,增强医院的内涵式发展实力。科学技术的进步要依靠人才的优势,院领导带头搞科研,充分发挥院学术委员会的作用,把科研工作提到重要议事日程,不断从人力、物力、财力上改善科研条件。

3.1 建立健全了“五、三、三”管理机制 即院领导班子为决策层;学术委员会为督导层;科教部为管理层;临床、医技科室为实施层;课题组(人)为攻关层的五层级网络化管理体制。

3.2 采取三种办法规范管理 ①规范化管理科技人才:一是分类管理,包括临床科室、职能科室的科技人员管理;二是学位职称管理,包括医院引进的人才,博士后、博士、硕士等;三是聘约管理,由院长领导的聘约制,调动了广大科技人员的积极性;②标准化管理科研设备:资源共享医疗设备,充分发挥医疗设备在医院科研中的共享作用,充分发挥实验中心在科研中的作用,加强人员培训,大型设备上岗证,实行标准化管理;③制度化管理科研工作:先后制定了院学术委员会章程,重点学科管理办法,科研基金管理办法,院青年基金管理办法,科研成果评选条件,人才引进培养等一系列管理措施,做到科技管理制度明确,职责清晰,有章可循。

3.3 实行“三倾斜”强化激励手段 ①“政策上倾斜”制定出台了广西壮族自治区人民医院科技兴院奖励办法等政策措施;②设立了科研成果奖、新技术、新项目奖、学术论文奖、科研课题中标奖、科技拔尖人才奖、科技兴院优胜集体奖,每年评审一次并召开每年度的科技表彰大会;③“奖金上倾斜”每年从医院收入总额中提取1%作为科研教学基金[6]。

由于激励措施的出台,大大的提高了临床医师做科研,写文章的积极性。所以,科研档案兼职人员,平时应注意档案的分类管理及收集,归档材料的完整性。积极帮助临床将科研资料全面完整地收集、分类、整理直至归档。在我院科研档案管理的基本内容主要有:国家科技支撑计划课题(农村卫生技术及产品研究与应用),科学基金课题(国家自然科学基金、广西自然科学基金、基础研究专项),广西科学研究与技术开发计划(科技攻关与新产品试剂、科技创新能力与条件建设);广西卫生厅重点科研课题、广西卫生厅自筹科研经费课题、广西医药卫生适宜技术推广项目,院内青年基金课题等类型。在日常的科研管理工作中对各种管理性文件,如各种有关的卫生科研法规、医院内部的有关规定、制度、红头文件、协议书等等有关科研管理工作及科研活动过程中形成的所有有价值的及原始的各类文件材料都是科研档案管理收集的范畴内容[1]。

按照《档案法》的规定,严格执行借阅制度。管理和运用好医学科研档案,对提高医院科研水平、促进医院卫生事业发展具有重要的意义。

参 考 文 献

[1] 胡桂周,刘瑾.医学科研档案管理的探讨.医学信息,2007,20(10):1785-1788.

[2] ,项滨.医院科研档案管理创新的思考.中国医院管理,2007,11(2).

[3] 胡琴琴.医学科研档案的特点及其管理.杭州医学高等专科学校学报,2004,25(5):266-267.

[4] 韩秀明,刘艳君.科研档案在科研管理中的地位和作用.预防医学情报杂志,2008,24(8):642-643.

档案分类管理办法范文第2篇

【关键词】企业；人事档案管理；问题；对策

企业人事档案管理是企业完善管理制度的重要内容。人事档案是企业员工重要材料的汇集，是个人成长的记录，对国家和企业选拔、考察、培养人才具有重要意义。进入21世纪以来，随着社会经济的迅猛发展，社会管理制度不断完善。在企业人事档案管理方面，传统的人事档案管理方法未能充分发挥人事档案的积极作用，已经不能满足新形势下的需求。本人从事企业档案管理十几年，对现行人事档案管理方法有深切的体会，工作中发现诸多问题，认为很多方法急需改进。

一、企业现行人事档案管理存在的问题

1、档案重视意识不够

目前，企业、个人对人事档案的重视程度显得比较淡薄。在人事档案管理硬件方面，很多企业在人事档案方面的投入少，硬件设施跟不上，以地下室、库房作为档案管理的存放场所。有些单位的档案管理还处于原始状态，甚至连基本的八防（防盗、防尘、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害气体）都不能做到。档案采取的是老式箱式存放，并没有采取理论上要求的“密集式”管理办法。这主要是因为一些企业在档案管理方面的重视意识不够，还不能从根本达到档案管理的要求，给档案工作的开展造成困难。

在人事档案管理软件方面，从事人事档案管理的工作人员多数非档案管理专业。档案管理学的基本知识比较缺乏，而且后期的培训也未能及时跟进，使档案管理工作未能按照规范来运转。另外，一些企业在人才选拔和考核中，未能充分发挥档案管理方面的积极作用，未能建立起企业用人与档案管理有机配合的人力资源管理机制。

个人方面，普遍存在员工人事档案意识比较淡薄的状况。有些员工的人事档案未能及时归档，调入单位未能及时将档案及时调来，因而，往往出现不知档案在何处的现象。同时，单位要求填写的考核表等需要及时归档的材料，有些员工未能及时上交归档，造成档案内容不齐全，使档案在反映个人综合信息方面未能充分发挥应有的作用。

2、档案内容不能适应现代人力资源管理的需求

在新形势下，员工不仅是企业运转的基本力量，而且越来越被提升到人力资源的战略高度。人事档案的完善对人力资源的管理提供全面的依据。因此，员工人事档案内容的完整性、全面性是企业发现人才、培养人才的基本前提。在传统的人事档案管理下，将内容划分为十类，往往突出反映的是企业员工的政治性，内容多为历史写实性，但对员工的培养、考核，以及员工的兴趣、专长、团队合作等方面内容则显得单薄。传统的人事档案内容未能全面反映一名员工的发展潜力，对企业发现和培养人才造成不便，造成埋没人才、压抑人才的现象。

传统上的档案管理将干部和工人分离，实行分类管理。这种档案管理方法在一定时期内起到了积极的作用，但随着我国市场经济体制的确立以及国家人事制度的改革，这种档案管理方法已经不能适应新形式的需要。主要体现在：“干部”这一概念比较含混笼统，未能明确予以定义，企事业单位各行各业都普遍采用本词。新形势下，“干部”这一词汇依然不能适应档案分类管理的需要，因此，继续按照传统方法进行档案分类管理，势必引起一定的管理混乱。另外，传统上的干部和工人人事档案分属不同部门分类管理，增加人力物力成本。同时，干部和工人人事档案的分离，与新形势下“以人为本”的理念相左，未能体现社会公平，与企业劳动合同制下灵活的用人机制不相适应，妨碍了人才作为一种资源的有效配置，与社会倡导的现代企业制度不相符。

3、人事档案管理不能适应市场经济下人才的快速流动

在市场经济下，市场在调节人力资源配置方面发挥的作用越来越突出。人才作为企业发展的重中之重，其流动性较计划经济时代明显加快。市场为员工提供了广阔的发展空间，员工为谋求个人发展，个人选择越来越多样化。企业员工在企业之间跳转过程中，有些企业为了维护本单位利益，不予调出人事档案等现象频发。还有的员工档案意识不强，将个人档案一直未及时调出。从而形成人档脱节，造成“死档弃档”、“人质档案”现象，对企业人事档案管理带来诸多不便。

4、档案转移不方便

长期以来档案转移一直沿用“开档案转移单”（介绍信）之做法。理论上讲，这一设计有它的科学性，但随着市场经济的快速发展、人才流动的加快和频繁，这一做法目前很难再坚持下去。新形势下，档案转移并不能确保“档案转移存根”的及时返回，造成人事档案寄出却无凭证的状况，为档案管理工作带来诸多不便。

二、解决企业人事档案管理存在问题的对策

传统的人事档案管理在新形势下急需一系列的改进和变革，以适应时代变化的需要。我们认为，应该从以下几个方面入手，逐步解决现有档案管理中存在的问题。

1、加大宣传力度，提高企业和个人的档案意识

个人人事档案涉及到员工的切身利益，员工升迁、考核培养，养老保险、医疗保险等社会医疗保障问题都跟档案挂钩，做好企业人事档案的管理对员工意义重大。企业应该依照国家法律要求，不仅要按照要求对档案予以保存并进行完善，还应该对档案管理人员不断进行培训，在硬件和软件上满足人事档案管理的要求，提高档案管理的质量，从而使人事档案发挥其应有的作用。

2、以人为本，变革档案管理理念

要使人事档案充分发挥作用，就应该适应新时期的要求，在管理程序和档案内容方面予以不断改进。新时期，人力资源管理是企业竞争的重中之重。档案内容应该充分为发现人才、培养人才、配置人才服务，在原有内容基础上，形成有企业特色的档案内容。

企业的主要目标在于激发员工的创造性，追求经济效益的最大化。牢固树立将员工作为战略资源的意识，是企业在残酷的市场经济竞争中的立足之本。因此，在员工人事档案管理方面不能照搬机关干部的分类及内容，而应该根据企业现实需要，对员工的全面考核和业务能力等方面予以补充加强，从而形成企业自身特色的人事档案管理体系，更好地为企业的人力资源管理服务。同时，在档案管理程序上，应该突破干部、工人分类管理的限制，建立与现代企业制度相适应的人事档案管理制度和方法。

3、建立与人才流动相适应的人事档案管理制度

为了畅通人才流通渠道，合理配置人力资源，企业人事档案管理方面需要进一步解放思想，不断革新。对于传统人事档案管理中存在的人档分离、人质档案、死档弃档现象，以及在档案转移过程中出现的问题。应该充分发挥各级人才市场在档案管理方面的积极作用，建立灵活的档案转递渠道。

4、建立与信息化相适应的档案管理办法，推进人事档案工作信息化建设

企业应从软硬件方面积极投入，不断提高人事档案的规范化程度，从而提高人事档案的利用效率。档案的信息化建设是一个长期性的系统过程，不可能一蹴而就，但档案信息化建设对企业人力资源管理来说，意义深远。档案信息化建设在数据共享、信息传递、提高效率方面将对企业的管理产生重要影响。

综上所述，我国企业人事档案管理方面在新形势下面临着一系列的困难和挑战。积极探索新形势下企业人事档案管理方面的新途径、新方法是摆在我们人事档案管理工作者面前的主要任务。只有转变管理理念、寻求与时代特点相适应的档案管理方法，才能不断完善和改进档案管理工作，更好地为企业、为社会服务。

【参考文献】

[1]夏琴心. 人事档案纠纷与我国企事业单位人事档案管理.兰台世界，2013.14.

档案分类管理办法范文第3篇

随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升，医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加，各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段，它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础，也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据，同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力。由此可见，医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护，其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始，直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后，该档案还需根据需求继续保存，以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。

1档案管理原则

医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档，对设备使用情况具有可追溯性，对同类设备的购置和使用具有指导意义，对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规，档案管理的原则包括以下几方面：①档案完整，资料真实可信，具有可追溯性；②各层级条理清晰，便于档案查询，对重要信息有适当的备份，保证档案具有较好的使用效率；③由专人负责档案管理，档案收集和使用有明确工作流程和记录。

2设备档案内容

2.1购置档案

医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料，设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料；院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外，还需医院医学工程处形成包括设备购置申请（由需求科室提交）、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料（由设备生产商或供应商提供），一同并入设备购置档案留存。

2.2验收档案

医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料，主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中，为了保证设备到货准确无误、设备功能正常，验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场，设备验收报告中应包含三方人员签字。科室自行保存所需的必要说明书及零部件，需在设备验收报告中明确标明，其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案，由专人负责建档登记保管。同时，随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记，该登记以设备验收时间顺序为依据，记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息，用于设备快速查询及到货情况核对等。

2.3维修维护档案

据国外统计，不合格设备中约10%会导致严重伤害，33%会导致伤害，其他会导致轻微或潜在伤害。因此，发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容，要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系，保证设备正常运行，最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。维修档案包括：

（1）送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修，由送修人员进行的送修和取回的记录，为保障设备流转记录的可追溯。

（2）维修记录。其主要包括：①维修人员对设备进行维修后，登记设备的故障缘由以及维修情况；②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后，对设备进行质量检测，在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备，并在取回时完善送修记录，确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录，巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查，主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容，与医护人员进行沟通，了解设备的使用情况，纠正不正当的操作，及时排除疑难问题，并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期，并制作成卡片形式固定在设备机身上，以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时，更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同，除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次，大型影像设备维护周期为半年或1年1次。

3档案管理的模式

医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规，联系工作实际情况，制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法，并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上，加强各环节管理，明确设备档案的收集归档范围，规范建立设备各项档案，注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录，使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次，应充分利用档案的扩展律和时效律，挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如，根据设备的购置档案结合维修维护档案，编写设备经济效益分析报告，为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据；或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式，目前医院中比较常见的是以下两种。

3.1档案分类管理模式

分类管理是根据档案类别不同进行档案分类，我院采用该类管理模式，档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。

（1）购置档案以购置项目为保管单位，依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示，如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括：项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。

（2）验收档案以设备验收批次为保管单位，依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示，如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。

（3）维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为：①小型设备的送修记录采取统一登记，其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记，且均实现了电子化管理，以便查询和统计；②保修设备，包括核磁共振、CT、X线血管造影机等，其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具，以独立设备为保管单位，依设备采购时间和种类为位置索引存放，便于核对设备维修详情和年度维护进度，能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。

（4）其他档案是相对独立的记录档案，包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。档案分类管理要求档案人员在档案利用时，能根据利用需求，快速定位档案类别，定位档案卷案，提取档案信息。

3.2档案集中管理模式

档案集中管理是以设备主体为保管单位，依立卷时间为位置索引，即每台设备建立一卷档案，每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷，档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息，随着设备使用，信息不断增加，直到该设备报废时，设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则，保存一定年限，为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前，首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。

4讨论

档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理，有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案，还是以类别划分的技术档案，都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容，使得管理人员对于档案内容具有感知，便于档案的整体管理。在档案编目过程中，分类管理的方法能够便于档案分开管理，有助于档案存储和相关统计工作；在档案调用过程中，该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围，有效提高档案查询和调用的效率。该方法实施过程中也有许多弊端。例如，由于档案内容缺乏一定的连贯性，因此如果需要单一设备的所有档案，就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起；每一部分档案都需要独立的空间存储，在设备量较大而存储区域有限的情况下，该方法容易导致存放混乱，容易出现人为错误的现象等。档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理，有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案，在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息，同时在存放过程中能够节约空间，方便存放。由于所有档案的统一管理，使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面，并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中，档案集中管理的方法能够便于档案整体管理，有助于统计设备使用过程中的连续性问题；在档案调用过程中，该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息，保证设备信息的完整性。该方法的不足之处在于，档案的建立依赖于单个设备的到货时间，因此档案建立顺序受时间影响较大；又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况，导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况，致使档案的时间排序标准不统一，给管理工作带来诸多不便；设备在使用过程中维修维护记录在不断更新，造成技术档案被频繁修改，加大了人工工作量，间接提高了档案管理成本等。

5展望

档案管理是医院医疗设备管理最基础的工作内容，未来发展趋势具有以下两个方向：

（1）综合性。

本文介绍的两种方法均在不同医院中实施，充分说明两种方法各有利弊，需要医院结合自身情况选择适合的管理模式。医学工程处及相关部门也可以根据两种不同方式进行综合管理，在发扬单个管理模式长处的同时，有效减少和避免单个模式的弊端，使得医疗设备档案管理工作能够更加便捷，为临床使用和设备本身工作提供有力保障。

（2）信息化。

档案分类管理办法范文第4篇

一、电算化下水管单位会计档案的特点

1、会计档案内容增加。在电算化环境下，会计资料不仅包括通过打印等输出的纸张凭证、账簿、工资表、决算报表等，同时需要以U盘、光盘、存储芯片存储的凭证、账簿、报表等会计数据副本，还包括源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表等。

2、会计软件版本更新快。每个版本存储的数据结构不同，日常工作需要将会计软件版本和存储内容配套归类保存，详细注明版本型号、年份、备份时间、数量、保存方式，旧版本软件资料存在专门的电脑里。

3、电算化会计档案存储价值更高。电算化会计档案软硬件配合使用比传统会计档案更方便、直观、系统，容易查询和分析到所需的结果，可以为管理和决策提供较好的支持。

4、电算化会计档案存储要求高。电子版会计档案具有易遭破坏、易修改、难留痕迹的特点，一旦遭到破坏或修改，很难恢复，同时它们还受备份载体的质量、载体的使用寿命、载体存放环境等条件影响，会计档案的安全性、完整性有了更高要求。

二、科学完善电算化会计档案管理的环境和制度

1、改善会计工作的软硬件设施，保证会计档案资料的完整

《会计档案管理办法》中明确规定各类会计档案的保管期限(参照事业单位)：从上表可以看出，对于纸质会计档案保管期限较长，一般针式打印机打印出的纸质会计档案达不到保管期限要求，会计部门需要配备喷墨或激光等优质打印机和高质量的纸张。选择优质的存储介质进行会计档案数据的备份，按分类对电子档案进行编号、标明时间、文件内容。装有会计软件系统的电脑需专业人员定期进行维护，避免会计档案泄密或被病毒侵入。

2、电算化会计档案收集整理制度化

会计档案的收集整理是按照一定的方法和程序，将零散和需要条理化的资料，通过分类、组合、立卷、排列和编目，组成有序体系的过程。按期整理会计凭证类、日记账档案，电子数据隔日进行AB备份，以避免意外和人为错误发生。按月整理科目汇总表、总账、账簿类、月报表类会计档案。在期末结账后，按固定格式输出明细账、总账、报表类档案。按封面、目录、账页、封底的顺序装订成册，各账册封面加盖经办人、财务主管的印章。对年度电子会计档案数据及时AB备份(最好双机备份)。对收集来的会计档案进行归类整理、组卷、编目，明确存档手续、分类管理办法、保存期限等内容。

3、做好会计档案的保管

行政档案部门与会计部门配合做好会计档案的管理工作，会计档案在财务部门保管期满后，由财务科专人负责列出移交清单一式两份，移交给档案部门，最终由档案部门保管。档案部门对档案进行分类编码管理、建立会计档案电子检索系统。存储电子数据的磁性载体放在固定的会计档案库房，远离磁场、注意防热、防潮、防尘。

档案分类管理办法范文第5篇

社会保险档案管理关系到社会保险制度能否顺利地贯彻执行，关系到社会保险的作用能否发挥出来，更关系到被保险人的合法权益能否得到保障，同时，它也是社会保险财务管理的基础，它能够为社会保险基金筹集提供必要的原始数据。

（一）档案意识薄弱

一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（二）档案管理混乱

实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。

（三）缺少规章制度

哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。

二、加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

（一）加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

（二）规范社会保险档案管理业务流程

多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。

1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

（三）实现社会保险档案管理的标准化

社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。

1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：

(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。

(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。

(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。

(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

（四）注重社会保险档案的开发利用