财务档案的管理
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财务档案的管理范文第1篇
虽然财务档案管理具有至关重要的作用，但由于种种原因所限，高校在管理财务档案方面存在一系列亟待解决的问题，具体体现在以下几点：
（一）对财务档案管理重视不足。财务档案管理工作是保存历史、服务现实的重要工作，但是由于高校财务工作人员的数量比较少，承担的任务也比较繁杂，所以对财务档案的收集、整理重视不足，导致部分有价值性的财务档案损毁、缺失，无法发挥真正的功能。
（二）高校财务档案管理人员综合素质不高。如今，大多数高校都没有专职的财务档案管理人员，基本是会计人员兼任的，他们没有接受过专门的档案业务知识培训，缺乏足够的档案管理工作经验，所以对财务档案的归档标准不甚清晰，导致整理出来的财务档案质量不高、分类不科学、装订也不够规范。久而久之，就会导致财务档案随着其他无用资料被一起销毁。
（三）财务档案管理机构设置不科学。财务档案管理机构是实施财务档案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多数高校并没有设置此机构，所以导致财务档案管理工作是由不同的人完成的，比如由办公室人员完成档案归档工作，由会计人员完成会计档案装订工作。很显然，这样的管理工作比较分散，不成体系，直接影响了高校财务档案管理工作的整体质量。
二、提升高校财务档案管理效率的策略
针对已经存在的一系列问题，高校可以采取以下几点方法予以解决：
（一）提高对财务档案管理工作的重视程度。只有对财务档案管理工作提高重视程度，才会对其投入人力、物力和财力。高校领导要意识到财务档案管理工作的重要性与必要性，积极构建财务档案管理网络。并根据学校的实际情况设置专职人员管理财务档案，还要完善相关的规章制度，将财务档案管理工作纳入到学校的总体工作中，使学校上下都能意识到财务档案管理工作的重要意义。
（二）提高财务档案管理人员的综合素质。财务档案管理工作至关重要，从事这项工作的人员必须素质高、能力强，还要具备一定的法律知识，因为部分财务档案涉及学校机密。在安排财务档案管理工作人员时，要综合考察他们的德、能、勤、公、廉、俭等若干方面，配置最合适的人才从事财务档案管理工作。另外，高校还要为这些工作人员安排多形式、多途径的教育培训，组织他们到先进单位进行参观，引导他们参加专题讲座，以此提高他们的综合素养和业务能力，增长见识、开拓视野。并对他们进行思想政治教育，培养他们爱岗敬业、脚踏实地的工作作风。
（三）设置专门的财务档案管理机构。高校配置了稳定的财务档案管理人员队伍，还应该设置专门的财务档案管理机构，并落实目标管理责任制，将财务档案管理业绩作为工作人员参加晋升、评比的重要标准，通过奖优罚劣，最大程度地调动工作人员做好档案管理工作的积极性与主动性。（四）加强财务档案信息化建设。进入21世纪之后，已然迈入信息技术时代，信息技术蓬勃发展，社会各个领域都深受其影响。所以高校加强财务档案信息化建设有其自身之义。为了实现与时俱进，高校必须提高财务档案管理的信息化程度，加快财务档案数据库建设，并实现财务档案信息的资源共享，尽快实现高校财务档案信息传递网络化、使用快捷化和服务现代化，使财务档案信息能够发挥最大化的效用与功能。
三、结束语
财务档案的管理范文第2篇
[关键词]财务档案 科学管理 新方法
中图分类号：B01 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）40-0086-01
一、财务档案概念
财务档案是一种在会计核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录，各种会计记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对会计档案的重视程度如何，也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。会计档案在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用价值。
二、财务档案管理的重要意义
财务档案是一种在财务核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录，各种财务记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对财务档案的重视程度如何，也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。主要体现在：第一，为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理，提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据；第二，它为国家进行经济建设计划和决策，对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息；第三，它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据；第四，为研究财政、经济历史和发展提供可靠的史料。总之，财务档案工作的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响，财务档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。
三、财务档案主要工作内容
1、财务档案的特点
财务档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了化具有自己独有的特点，首先，财务档案具有来源广泛性，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成财务档案。其次，财务档案具有内容的专业性，再次，会计核算的严密性也就决定了财务档案形成过程的严密性。
2、作用
财务档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用，首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济和经营成果都储存在财务档案中，其次，企业单位对外融、投资都需要协作单位提供几年的有关财务数据，而财务数据也都来源于财务档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，财务档案是国家统计部门的统计数据重要组成部分，为国家各部门分析经济情况、总结经验教训提供了重要的依据。
3、价值
是制订财务计划的重要数据源；是进行科学经济决策的信息源；是维护正常经济、工作秩序的法定书证；是研究经济文化存在与发展规律的重要文献源；是开展历史研究的记忆库；是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。
4、管理职责
按规定和要求定期收集与征集需要归档的会计文件和会计档案；对会计文档的数据和信息内容进行必要的审查核对，并整理组卷，编制会计文档目录，委派专人保管，严防丢失和损坏；对所藏会计档案实行科学管理，装具齐备，备有目录或索引，存放有序，严格实行库房管理制度，不随意堆放，防止会计档案的实体散失和内容泄密；利用会计档案手续要严格，查阅时严格执行会计档案利用工作制度；对已满一定保管期限的会计档案，要按照有关规定进行处置；对单位合并撤消解散破产分立调动离职等事项发生时档案管理人员有责任将档案移交或转交有关业务主管部门。
5、职业道德
忠于职守，爱岗敬业；遵纪守法，严守机密；博学求进，公正服务参照以上的要求把在工作当中碰到的实例写进去是怎样去实际操作的，总结实践工作中遇到的问题和今后改进的方法、财务档案的特点及作用。
四、财务档案的科学管理有效方法
1、统一思想，加强领导，提高认识
各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作，提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。
2、制定规范，健全会计档案管理各项规章制度
要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。
3、规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
4、加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质
会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。
结语
在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。
参考文献
财务档案的管理范文第3篇
从本质上讲，电子档案是一种建立在存储载体上的虚拟数字组合，是利用现代数字技术，将信息以数字形式存储与磁盘、光盘等现代化介质载体中。高校财务电子档案是指将财务相关票据、凭证、账簿、报表等数据资料以数字形式进行存档，满足财务档案的各项功能和要求，具备传统实体性质的财务档案功能。另外鉴于信息技术的诸多优势，财务电子档案同时又具备许多新的特点。简单来说，其存储载体多元化、灵活化，修改维护便捷化，技术含量要求高，需借助外部设备进行读写、查看及维护。财务电子档案在提供更为灵活便捷服务的同时，也给其提出了更高的要求。相对于传统纸质档案，电子档案突出特点主要包括以下几个方面：一方面，从存储载体看，电子档案突破了纸质实体介质，更加多样化，并且其信息存储量大大超过纸质，同时也更方便保存、修正、拷贝和重置，其体积也大大缩小；另一方面，从载体本质看，电子财务档案的视、读、写等操作都需要外界设备予以支持，借助结算及技术，能够提供更为快捷的查询、核对；较高的技术含量要求从业人员具备较高的职业素质；电子财务档案从内容上也有较大突破，除具有传统财务档案的内容外，还包括会计电算化中各种软件及程序。
二、当前高校财务电子档案管理现状
随着数字信息技术与计算机技术的发展与普及，高校财务档案管理也开始逐渐向会计电算化模式转变，就目前高校财务电子档案管理现状来看，仍然存在不少问题。首先，财务电子档案的存储载体不同于传统载体，其存储环境也相应不同。目前绝大多数高校财务电子档案的存储环境并没有达到电子媒体介质的存储要求，主要体现在环境的通风、干燥等基础要素，环境的抗干扰、抗磁化等深层次要素。其次，电子财务档案出现的时间并不长，因此在高校中还未有相应齐全的管理制度。目前财务会计电子档案管理的依据是《会计档案管理办法》，其管理的对象是传统纸质财务快信息，对于近些年兴起的电算化会计档案信息并未涉及，因此这种相对滞后的管理方法已经不太适应发展需求。再次，因为没有健全的电子财务档案管理规范和制度，其管理流程也不甚明确，这就造成有些时候管理工作做不到位。由于没有得到应有重视，大多数高校财务电子档案的管理工作由会计人员代为执行，没有设置专门的电子档案管理岗，导致一些混乱想象的出现，这就导致既给财务电子档案管理工作带来不变，又造成学校人力、财力的浪费。最后，财务电子档案的后续利用不充分。在多数高校内，财务档案通常属于保密类型档案，一旦封存很少再会用到，并且在全新的社会经济模式下，高校的过往财务信息没被重视，很少拿出来被利用，用以检查和反思以往的经济活动，一定程度上造成了高校财务电子档案资源的浪费。
三、现念下的高校财务电子档案管理
从高校财务电子档案的产生及后续利用过程来看，电子档案管理流程包括收集编制、整理、保存、利用四个环节。
(一)财务电子档案的收集编制
从四个方面或环节入手财务电子档案的收集编制，分别为财务信息收集区间的设定、收集程序的编制与固定、电子档案编制软硬件环境的更替收集程序、有关登记资料的收集。收集区间要具有连续性和不间断性，区间的固定可根据财务工作及业务量的大小来确定；电子档案载体介质要选择高质量、安全性能高的材质，电子档案数据根据会计需求进行备份，备份数量依高校自身需求确定；软硬件环境的更换前提是所有操作信息备份，在以后的复查询中便于转换。由于数字信息技术的发展太快，软硬件及数字信息的读取方式更新换代较快，需随时关注技术发展现状及趋势，必要时最初最有效的转换；同时，软硬件的设备最好同步保留备份，以便技术更新后的电子档案信息转换。
(二)财务电子档案的整理与保存
财务电子档案整理与保存是电子财务档案管理的关键，是关系整个管理工作实施有效性的重点，因此在实际的财务电子档案管理中，不但要配备专业的电子档案管理人员，还要提供良好的电子档案保存环境。由于磁性会改变或破坏数字信息的完整性和准确性，因此在进行财务电子档案整理和保存时，磁性介质电子档案的保存要原理磁场或专设磁场屏障；光盘介质的整理和保存需保障合适的清洁度和空气湿度，光盘保护膜应完好，避免挤压或刮擦；
(三)财务电子档案的利用
财务档案的管理范文第4篇
在医院科学管理中，财务管理占据着举足若轻的地位，其是重要组成部分。在医院展开相关财务管理工作能够将医院整体的管理工作质量以及医疗服务水平大大提高，该项工作具体的涉及范围为医院资金管理、科研、行政管理、教学、工作调动以及资金运转等内容，其工作的健全与否与今后发展状况均将会对医院资金的使用效率产生影响，因此在医院科学管理中具有重要的保存作用与价值。只有正确加强医院财务管理工作，才能够使其很好地适应社会经济发展状况，最终达到社会、医院相平衡与稳定的状态。因此，本文就医院相关财务管理工作存在的部分不足进行探讨，并给出相应的有效对策，以为医院实现可持续发展提供有效帮助。
二、医院财务管理简介
自改革开放以来我国经济飞速发展，医疗体系改革也在逐渐加快步伐，其改革效果已经有了质的发展与进步。在我国医疗方面上，虽然各大医院已经将大量的经费投入到了医院日常管理中，医院将会获得越来越多的市场，但是在医院的财务管理工作上却没有得到良好的实际发展，难以保障医院今后能够良好运作与长久发展。就医院的本质而言，其属于公益性质单位，因此，医院财务管理工作内容与性质较企业其他单位财务管理存在较多差异，将其细化可理解为，该项工作涉及的范围为医院内部相关工作人员管理、医疗器械设备的管理以及对医院内部资产的管理与投资。在医院管理工作过程中，财务管理作为医院核心部分起到举足若轻的作用。在医院进行有效的财务管理工作能够提升医院管理效率和质量，使医院的医疗服务水平与管理质量得到有力保障，并推动医院顺利发展。
三、医院财务管理的作用
首先，医院财务管理是所有管理的基础，而财务档案管理是财务管理的重要组成部分，是财务工作的最具体的体现和最终凭证。因此只要将相关财务管理工作处理妥当，才能够使财务管理工作在今后的发展道路上更加顺利。财务档案管理在医院管理中不仅是档案管理的重要组成部分，还是医院从发展之初乃至今后的成长记录笔记。医院财务档案管理能够将医院成长发展道路上的大小事情真实地记录下来，以便人们能够在今后清楚的了解医院的发展状况。从中我们可以了解到，医院在进行财务管理工作时，其主要是围绕着医院展开工作的，将医院作为其工作重心。医院财务管理为医院今后顺利运营与发展提供了坚实基础，同时也对医院的顺利发展与成长具有重要作用。
四、医院财务管理存在的问题
(一)管理人员意识淡薄。医院档案管理工作是一项十分重要的工作，其起到一个枢纽作用，即对档案历史起到保存作用，还对当下的服务工作负起责任，具有承前启后的重要作用。虽然医院财务管理工作与医院的发展状况密不可分，但是却未被医院相关领导重视，并且档案财务管理也未被财务负责人重点对待。最终，该种现象造成档案管理工作只是做做形式，而不切实落实到工作中，对付工作的成分十分的浓重。与此同时，由于管理人员具有十分强烈的该种观念，便会对医院资金投入产生影响，最终使医院财务档案管理工作在管理经费方面、管理设备方面以及人员管理方面存在不足。医院财务档案管理长期处于如此极端的情况下，将使其无法进行正常工作并对其今后的发展与成长产生了限制，进而将医院财务管理工作推入到不良的状况中，长此以往，最终会进入恶性循环。
(二)档案使用率较低。所谓财务档案管理，既是对财务工作的流程进行管理，也是对档案进行管理，所以其在医院管理工作中具有重要作用与意义。但是由于医院不经常使用相关档案，因此，其较易被人们忽视，不易记住其存在，出现该种现象的原因具体有以下几点。首先，医院未对财务档案管理手段进行规范化，没有将财务档案管理收集方法进行整合并归类成一个方便存取的体系。在进行工作时，档案的归类与使用无法有效对应。在医院中，虽然不同类别的档案应由与之相对应的部门进行档案管理，但是由于工作性质等原因使各个部门之间沟通交流的机会较少，因此，在各个部门对档案进行收集与整理之后，不能及时告知医院中的其他部门，最终将会造成档案利用率较低的现象。其次，由于传统思想在管理人员的意识里根深蒂固，使其未树立起服务意识，对工作缺乏热情，最终对医院财务档案使用效率造成影响。
(三)管理人员素质较低。在医院中工作的财务档案管理人员并非是由该专业毕业的，其大部分人员是由护理、医师以及行政等部门转调过来任职的。这些人员不但具有较低的财务管理水平与理论基础，并且该类配备人员思想无法及时跟上管理工作标准的更新速度，知识涉猎不广泛。如此一来，该种现象将会大大降低医院管理人员在财务管理专业方面素质水平，在工作态度上过于随意、散漫并且易造成人员流动现象。由其他岗位调任过来的管理人员与更新发展的管理要求准则具有较大的差别，因此，其无法及时适应到全新的财务管理工作要求标准，从而对医院财务档案管理事业产生负面影响。
(四)部分医院不重视财务档案管理工作。当前部分医院的管理者，对医院的财务档案管理工作不够重视，医院缺乏完善的管理制度，导致在现实财务档案管理工作中出现各种问题，财务人员在管理当中无章可循，仅仅凭借自身的经验进行财务档案管理工作，长此以往，会出现严重的财务漏洞，为医院造成严重的财务损失，同时，财务档案分类不科学，财务人员没有按照规章进行财务档案的整理工作，导致财务档案混乱，当财务管理人员休息或者请假时，其他使用者不能够准确地找到档案，影响了医院工作的正常运行。目前许多医院都存在这种重医疗、轻管理的理念，导致医院在提高医疗质量方面缺乏一定的经济基础，不能对财务管理核算进行重视，那么就会造成财务管理中的各个环节出现纰漏，从而导致医院不能健康、良性的发展下去。
(五)信息化管理水平较低。互联网技术的不断发展，为当今医院档案的信息化管理提出了挑战，医院财务档案信息化发张早已成为医院发展的必然趋势。但目前仍有多数医院不能够实现财务档案的信息化管理，财务档案管理仍然沿用以往传统的管理模式，造成一定的人力、物力的资源浪费。传统的财务管理模式存在档案损毁、丢失或者被人擅自篡改的现象，部分财务管理人员认为财务管理只不过是对数据进行处理，不会出现较大的问题，但这种不负责任的意识，会在工作中出现不必要的错误，为医院带来一定的损失，同时也导致医院财务档案管理出现不真实的现象，长此以往，医院会出现财务信息失真的现象，影响了医院管理者的判断力和掌控力，制约了医院的健康、可持续发展，因此，提高医院财务档案信息化管理，是构建完善的财务管理制度的重中之重。
五、医院财务管理的有效对策
(一)增强财务档案管理人员的管理意识。伴随着社会不断地发展与更新，医院相关领导与财务管理人员应该对财务档案管理工作的发展方向进行审查并及时将医院财务管理工作的重要性了解清楚。医院管理人员应找出医院的自身发展特点，并根据其发展特点有效加强财务档案管理力度，从而为医院的财务档案管理工作创造良好的环境。在进行档案管理工作时，首先需要做到有档案可供授权使用人员查找。可将其细化为，管理人员所建立的档案要将医院每一项的财务包括在内，使其具有与之相对应的、详细的财务管理档案，建档内容需要将物品的来源时间与存放位置包含在内，以此能够为物品尽可能发挥最大的功效提供有力保障。其次，管理人员在建立财务档案时需要确保所建成档案具有较高的准确性以及完整性。对医院财务相关资料进行准确收集与建立档案，能够保证医院财务在今后将其功能使用率达到最大值，进而从根本上将医院财务档案管理工作的服务功能体现出来。最后，在职管理人员需要将医院财务管理部门的宣传力度加大，使医院各位领导能够重视财管理部门的作用与发展状况，进而对员工产生积极的影响，使每一位工作人员甚至工作部门能够积极地对财务管理部门的相关工作进行监督与帮助。
(二)将档案管理使用率提高。医院领导不仅需要对医院财务档案管理资料的收集与管理进行重视，还需要将财务管理工作、医院相关建设以及医疗服务发展状况相结合，在如何将医院财务档案管理工作水平与用途增加的方面进行积极思考，以达到将医院的服务状况改善的目的。如何做到这一点，以下将给出具体有效措施以解决医院档案使用率较低的问题。首先，医院财务档案管理工作管理人员应在服务观念方面上进行及时更新与学习，其需要将从前被动的服务方式如坐等上门、被动谈话等问题改掉，以全新的面貌积极主动的开发医院财务管理档案的信息资源，为提高财务档案管理的利用效率尽职尽责的拓展其可使用的路径，并大力推动电算化的进程，最终使医院财务档案管理工作能够向着信息化管理水平不断迈进。
(三)提升管理人员素质。管理人员专业技能与道德素养将直接影响医院财务管理工作质量的高低。想要将财务档案管理工作做好，首先要将确保财务管理信息的准确性与真实性基本要点。虽然该项工作听起来十分简单，但是医院财务管理人员真正实行起来却并不是一件简单的事情，管理工作人员需要具备十分优秀的专业素质与职业道德水平。一方面，医院需要建立起有关约束制度，可通过激励员工的方式为员工提供一个良好的道德环境，其约束方式与对应的奖惩制度相结合使用，最终可达到良好的效果;另一方面，引导并鼓励员工进行自我约束，使其能够对自身的职业生涯负责并进行规划，对自身的特点与差异进行细致考虑，使医院财务档案管理人员能够在日常工作中对自身的问题进行反省，并根据问题不断完善不足，最终使医院财务档案管理人员的职业素质水平得到逐渐提高。
(四)做好档案保密工作。医院财务档案管理人员应在日常工作过程中将档案保密工作的相关规定、制度贯彻落实。医院相关财务档案管理库的建设地点应该是按照我国具体财务管理相关法律、法规而专门为其设立的。但是由于较多的外界与内部因素致使部分医院无法达到法律要求建设的标准，因此医院无法专门为医院财务档案管理部门建设档案管理地点。就医院财务档案管理保密的角度而言，医院应为其设立档案库房，以免造成财务档案被弃之一旁甚至丢失的现象的发生，从根本上将财务档案管理工作的保密性加强。
(五)强化管理方法。财务负责人应将医院财务档案管理工作的方式进行优化，以达到将财务管理水平提高的目的。在未来的发展过程中，医院财务档案信息化将会成为发展趋势的一大主流，成为一种必不可少的档案管理方式。因此，财务负责人想要将财务档案进行完善与健全，首先需要将进行财务管理的一系列硬件设施如防盗窗、灭火器等设备进行更新。另一方面，管理人员需要将档案管理进行完善，如计算机、打印机以及复印机等电子设备也需要及时更新，促进其现代化进程不断加快，与时展同步。除此之外，管理人员还需要对财务档案进行实时存储，以此方便对档案进行调出等管理。
财务档案的管理范文第5篇
【关键词】 财务共享模式； 会计档案管理； 路径
财政部的一项研究(2006)勾勒出财务组织的未来：工作重心开始转向以股东价值创造为基础参与公司战略，财务变革呈现出以决策支持为导向、面向经营提供服务、优化财务组织降低成本等趋势，并最终构筑出一套高效精简的企业财务系统。财务共享模式的建立正是这些变化中的重要一环。
企业建立财务共享模式必然导致企业财务体系、企业会计档案管理环境发生变化，引导企业会计基础工作、特别是企业会计档案管理工作进行变革。
一、会计档案管理环境：基于财务共享模式下的变化分析
一般认为，财务共享是成立专门内部机构（即财务共享服务机构，Financial Shared Service Center，以下简称 “FSSC”），在企业内部提供标准化、高效率的财务服务――基于企业集中处理规模化交易的成本效应。吴一平（2009）进一步认为，除了提供基于规模成本效应的事务性处理功能为主的服务外，财务共享所提供的服务内容还应包括以提高价值为主的专业建议，如税务、资金管理等。财务共享模式的运用具有广泛意义，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，还可以使企业集团优化资源配置、提高系统效率、提高客户满意度并强化核心能力等（张瑞君、陈虎、胡耀光、常艳，2008）。
2005年，由于急剧扩张带来的管理压力，国内大企业集团中兴通信等开始推行财务共享模式，财务共享服务理念开始风行。财务共享模式在企业财务组织中的推行，为会计基础工作，特别是会计档案管理――环境带来重要变化。
1.从会计档案的管理体系上看，财务共享模式的建立往往导致财务管理体制重心从原来依赖经营实体的属地化财务管理体系变迁到依赖FSSC构筑的标准化管理体系，在新体系尚不完善的情况下，推行财务共享模式可能会对传统的属地化财务管理体系、特别是属地化会计档案管理体系形成冲击。
2.国内大部分FSSC建立的财务共享模式大多借鉴西方模式，即依赖建设影像系统远程提供的影像资料（电子会计档案）进行操作，纸质会计档案在形成影像资料后受重视程度降低，其收集、整理、保管方式及时间安排，以及与FSSC生成的记账凭证是否匹配装订等问题既受国内相关法规管理，也受企业建立共享模式后的成本预算约束。财务共享模式下的会计档案管理在完整性、合规性方面受到考验。
3.从会计档案形成过程上看，会计档案形成链条正在加长。推行财务共享模式的大企业集团财务管理模式从横向的属地化财务管理体系过渡到纵向的FSSC标准化流程管理体系，会计档案的形成从单纯在属地变成从属地一直延伸到FSSC，过程长、环节多、链条长，其间介入多种岗位角色如收集、影像化、审核、传递、稽核、归档、整理、成档等岗位增多，而各岗位和职责可能分别隶属于FSSC或属地主体，存在交叉现象，使原来基于属地主体的管理责任开始模糊，甚至随着财务变革和共享模式建立过程出现缺失。属地化管理可以轻易发现剔除的风险问题往往到会计档案归档或归档环节后才发现，甚或一直无法发现。
4.会计基础工作、会计档案质量控制和责任主体发生变化，FSSC作为会计档案质量控制的最终主体参与到会计档案形成过程中，并对会计档案质量承担整体责任，会计档案质量控制已经成为FSSC加强内部控制并满足外部监管要求的重要环节。
5.除纸质媒介外，会计档案的形成、保管、调阅环节还出现了电子媒介会计档案。生成电子会计档案可以为会计档案信息存储、利用等方面创造条件，但也产生了诸如新内控防范点设置、会计档案完全数据化（影像化）难度、电子文档存储利用合法合规性、大量自动或半自动生成的过多集成、系统、清账凭证等新问题。
二、环境变迁条件下会计档案管理工作的特点与内涵
（一）会计档案管理环境发生的变迁，导致财务共享模式下的会计档案管理工作呈现以下特点
1.从工作地点上看，由于财务共享模式建立是变横向的属地财务管理体系为纵向的FSSC标准化流程管理体系，为符合《会计基础工作规范》的会计档案装订、完整性等要求，并满足企业基于共享模式下纸质和电子会计档案并行情况的内控要求，纸质和电子会计档案会从属地流向FSSC所在地，完成其空间转移过程，无论其转移发生时间是会计档案发生当期还是以后各期。
2.从工作范围上看，财务共享模式下的会计档案从属地流向FSSC所在地的过程还伴随发生会计档案收集整理、数据化（影像化，扫描）、流转过程管理、质量管理、风险控制、成档等多项工作。会计档案管理的工作范围与从前局限在成档后的纸质会计档案管理相比，又向前延伸到会计档案成档前的多个环节；从以前仅仅局限于某属地，进一步延伸到FSSC提供财务共享服务的全范围。
3.从工作内容上看，财务共享模式下的会计档案管理不仅仅是事后收集整理，以及由此延伸出来的标准制订和执行监督工作，还包括组织、协调会计档案流转各个环节对会计档案中可能体现、包含的各种风险进行甄别、处理、控制，包括会计档案信息的整合及多角度、全方位、长距离的充分、有效利用，包括会计档案存储保管模式、标准的研制与革新。
4.从政策条件配合上看，财务共享模式下的会计档案管理对管理观念、归档手段、存储方式等的改革要求与现行相对滞后的法律法规要求存在一定差距，仍需要一定时期的磨合；政策方面对财务共享模式下的会计档案管理工作的内涵、方式、范围、观念、要求等方面缺乏认识，短期内难以突破和创新。
5.会计档案介质从传统的纸质媒介为主转向纸质和电子媒介并重，从属地化纸质会计档案流转走向纸质和电子会计档案流转并行且日趋分离。由于财务共享模式下工作的流程化、标准化，日趋分离的会计档案并行流转流程实际上成为会计稽核体系和会计档案管理工作重构的客观条件。
（二）财务共字模式下，会计栏案管理工作的内涵
根据对财务共享模式下会计档案管理环境变迁的认识，以及会计档案管理工作的特点，笔者认为会计档案管理工作的内涵已经发生了实质变化。财务共享环境下的会计基础工作应该跳出传统会计档案管理观念，从会计档案的纵向流程和成档链条上的多环节、多岗位角度考虑，从风险控制、质量保证和会计档案基础服务三方面重新确定会计档案管理工作的内涵。
1.财务共享模式下，原来属地财务管理体系下的会计稽核责任被取消并由FSSC取而代之，FSSC核算会计依赖影像系统会计资料进行局部会计稽核，进入FSSC的各种纸质会计档案的真实性，其与相关影像资料是否保持一致，是否遵循统一的法律法规或内部规定，对原来不相一致的业务处理和会计档案标准重新标准化等问题成为财务共享模式下需要面对的新的内控防范点，不加以防范可能会影响核算整体质量并造成支付风险。
因此，风险控制成为财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第一项，主要解决随会计档案流转进入FSSC的外部风险。
2.财务共享模式是基于流程化、标准化的基础业务规模化处理，以求节约成本。大量存在均衡性、标准化差异的会计档案进入FSSC进行处理，其处理结果和质量是否能保持基本一致、并且在对外输出时不影响核算质量及内控监管成为需要考虑的重要问题。质量保证就是希望通过标准化、专业化手段控制在FSSC内部流转的会计档案的加工处理质量，防止处理偏差，防范自身操作失误可能带来的风险，最终保证财务共享整体服务质量。
因此，质量保证是财务共享模式下会计档案管理工作内涵的第二项，主要解决FSSC内部会计档案处理质量瑕疵、失误或不一致性的风险。值得一提的是，财务共享模式下出现的纸质和电子会计档案并存情形，使保证双方品质和一致性并得到政府行业管理部门认可成为日后推广以电子会计档案调阅为主、纸质会计档案调阅为补充的档案使用模式的基础。
3.剔除和控制会计档案外部风险和内部质量问题后需要考虑的是集中化管理会计档案服务质量和感知如何提升、延伸和革新会计档案基础和规范管理等问题，具体包括纸质和电子会计档案存储、备份、日常保管、调阅及远程调用、整合利用，以及原有存储模式革新和低碳化问题等。
会计档案基础服务属于传统会计档案管理工作范围，但结合会计档案管理工作电子化、低碳化、远程调阅和决策支撑等行业变化新趋势，这项工作被赋予新的内涵。
究其实质，财务共享模式下的会计档案管理工作其实就是财务共享实施过程中各类会计档案信息的标准化、数字化及档案信息综合利用，是基于会计档案生成、流转等环节形成的会计稽核和内控系统。
三、未来之路：基于共享模式的判断
20世纪80年代，西方经济发展缓慢，为追求成本节约，福特汽车在欧洲设立第一个财务共享服务中心。从那时起，财务共享模式成为全球绝大多数跨国公司、500强企业节约成本的重要工具，经济全球化及网络经济推动了这一趋势不断增强。
中国企业推行财务共享模式对节约企业成本、增强企业集团财务管控力度等方面也有很大好处，但由于传统管理理念以及特殊的发票管理体制等原因，中国企业推行财务共享模式的同时也面对国家对会计基础工作、特别是会计档案工作更加严格的管理，构成了中国推行财务共享模式不可避免的成本。
既然不可避免，就要努力转化。可能路径有：
（一）扩大处理规模
在财务共享的基本模式下，进一步整合与会计档案各环节相关联的会计基础工作，在综合平衡寄送、存储、沟通的成本基础上，建设统一的会计档案标准化、数字化处理平台，通过规模效应平衡与会计档案处理工作相关的会计基础工作成本；而在规模基础上的标准化形成国家及行业标准后，大型企业FSSC会计档案基础处理能力甚至可以考虑对外承接更多会计档案标准化、数据化处理工作，加快回收建设FSSC所投入的成本。
（二）增加处理事项
在财务共享的基本流程上，综合利用会计档案的生成、流转等环节增加提取或处理审计、风险控制、其它业务管理等部门所需要的基础信息或事项并进行初步加工，作为上述部门日常管理和发现问题的数据来源，减少上述部门日常基础检查工作成本及频繁调用会计档案导致的成本。比如在档案形成后进行档案稽核，不仅可以检查以前环节会计基础工作质量和存在的问题，还可以通过统计手段和标准化方式提取、记录、整理会计档案中体现的、不同业务处理可能存在的问题、瑕疵或征兆，寻找业务风险点，并定期出具检查结果报告提供给相关职能部门进行共享。
在中国特定国情下推行的财务共享模式，企业会计档案管理工作从原来横向、属地化处理特征转化为纵向、流程化处理特征，并与纵向处理流程各环节进一步融合。无论从形式还是内涵上看，会计档案管理工作都已发生变化，需要以新的眼光审视和积极把握。在财务共享模式刚刚起步的今天，最需要的就是尽快探索并推出基于新环境、新内涵的会计档案基础工作行业标准。
【参考文献】
［1］ 上海国家会计学院.成为胜任的CFO
――中国CFO能力框架研究报告[M].经济科学出版社，2006.
