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关键词:人事档案管理 人力资源管理 作用
一、人事档案管理和人力资源管理
人事档案管理通俗的讲就是管理人事档案的活动,主要包括收集、统计和保管人事档案,是专门记录个人的经历的档案,也是一个人在社会生活的记录和反映。
人力资源管理指的是从企业的实际出发,主要是对企业员工进行招聘、培训,然后再使用的活动,从而发挥员工的积极作用,为企业做出贡献,创造价值。
二、人事档案管理在人力资源管理中的重要性
人事档案管理作为人力资源管理的基本内容,是人力资源部门有效且科学的管理人事的基础。其一,科学化的人事档案为人力资源管理提供最基本的员工信息,方便人力资源部门的管理。其二,科学化的人事档案管理有利于人力资源合理分配企业员工,有效发挥员工的作用,为企业做最大化的贡献。其三,科学化的人事档案管理可以提高人力资源管理的有效性,提高企业人力资源部门的管理水平。
三、人事档案管理的缺陷对人力资源管理的妨碍作用
1.不真实的人事档案材料严重阻碍了人力资源管理的合理配置。真实性是人事档案管理的最基本的原则,没有数据和信息的真实,人事档案管理就失去了意义。在现在的年代,各种造假的学历、证明和简历充斥着人力资源市场,这给人事资源管理工作带来了巨大的干扰,严重影响企业对未来人力资源的预测和分析,导致企业失去人才,给企业带来巨大的损失。
2.人事档案管理方法落后。人事档案管理的有效性影响人力资源的科学管理。如果人事档案管理方式落后,就会导致企业花费更多的精力和人力财力去管理,降低企业管理的有效性,阻碍企业的发展进步。又加上现在企业员工流动性强,如果人事档案管理不科学的话,增添企业人力资源管理的负担,降低工作效率。
3.人事档案管理方式简单,材料缺失或者不集中,内容雷同。人事档案内容的大同小异的话,就会阻碍企业发现人才,影响人力资源的开发。人事档案是一个人在社会生活上的真实反映,所以人事档案内容应该全面真实并且反映个人的真实面貌,这样人力资源管理就会更有效且迅速地了解企业员工,发现人才。如果人事档案内容都大致一样就反映不出员工的经历和真实面貌,看不出员工个性,对人力资源管理来说就失去了参考价值。另外,如果人事档案内容缺失或者零散,也同样对人力资源分析和发现人才带来严重影响,从而影响企业员工的晋升和发展,这样就影响企业员工的工作积极性,导致企业发展效率不高。
四、完善人事档案管理工作,为人力资源管理服务
1.提高人事档案管理人员的专业化水平。企业要注重人事档案管理人员的专业水平,聘请专业的人事档案管理人员,提高企业人事档案管理的水平,同样要求人事档案管理人员要不断汲取专业知识,不断发展,适应新的现代化人事档案管理制度。并要积极加强与企业各部门的联系,随时了解员工动态。这样就可以为人力资源管理带来及时有效的数据,还可以满足现代化企业要求,适应现代员工变动频繁的要求,更好地为人力资源管理服务。
2.建立科学化的人事档案系统。建立科学化的人事档案系统不仅可以提高企业人力资源管理水平,还可以发挥优化配置企业员工,发挥企业人才的作用。所以一定要更新企业人事档案管理制度,去除掉那些不符合公司实际、落后又繁琐的制度,建立适合公司实际情况的人事档案管理系统,促进企业人事档案管理的科学化、规范化水平。此外,就是要保证员工真实的人事档案和档案的完整性,坚决避免雷同的人事档案材料和内容,发挥人事档案在人力资源管理中的积极作用。
3.领导阶层要树立建立科学化的人事档案理念。建立科学化的人事档案管理系统,需要企业领导层的大力支持和高度注视。如果企业领导层没有建立科学化的人事档案制度的意识,甚至觉得人事档案没有那么重要,那么建立科学化的人事档案制度的希望几乎是零,所以企业领导层一定要明白建立现代化的、科学化的人事档案的重要性,积极招聘专业的人事档案管理人员,改变落后的人事档案思想和制度。这样就会加快企业建立科学化的人事档案管理制度的进程,更好地为企业人力资源管理服务,提高企业管理水平和有效性,最大化地发挥企业人才的巨大作用。
综上所述,不合理的人事档案管理就会阻碍企业人力资源管理,阻碍企业的发展进步,完善的人事档案管理有利于提高人力资源管理。所以本文主要提出以上建议,希望可以促进企业发展。
参考文献
[1]任胜云,范利.从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J].云南档案,2009(7)
人力资源部薪酬福利工作职责
1.协助部门负责人完善公司薪酬福利制度。
2.收集、分析同业薪酬信息,保持公司薪酬福利体系的竞争力。
3.协助部门负责人清晰规划公司岗位和任职资格体系,进行岗位评估。
4.薪酬福利核算与发放,准确计算各项费用扣除,按时完成审批报表。
5.分支机构薪酬福利总额预算与控制。
6.妥善办理部门领导交办的其他工作。
人力资源部工作职责(化工公司)
1.负责建立、健全公司人力资源管理系统,确保人力资源工作按照公司发展目标日趋科学化、规范化。
2.负责公司劳动人事管理制度的建立、实施和修订,根据公司的发展战略和经营计划制订人力资源计划。
3.每年度根据公司的经营目标及分公司人员需求计划审核分公司的人员编制,对分公司增减人员进行归口管理。
4.定期收集公司内外人力资源资讯,建立公司人才库,保证人才储备。
5.负责办理总部员工招聘、内部选拔、聘用及解聘手续,参与分公司高级人才的招聘。
6.负责总部员工薪酬方案的制订、实施和修订,并对各分公司薪酬情况进行监控。
7.负责总部员工的职称评定工作,对各分公司职称评定工作进行监督检查。
8.负责制订公司年度培训计划,全面负责公司管理层的培训与能力开发工作,并对各分公司培训工作进行监督。
9.根据公司发展规划,组织公司人力资源部门进行职务分析,编制总部各职务的职务说明书。
10.负责办理分公司之间员工变动手续;负责协调分公司之间人力资源管理工作有关事项。
11.建立员工沟通渠道,定期收集信息,拟订并不断评估公司激励机制、福利保障制度和劳动安全保护措施。
12.负责总部员工聘用劳动合同的签订、人事档案及员工关系的管理,负责办理总部员工各项社会保险手续。
13.负责总部员工日常劳动纪律、考勤、考评工作,并协助办理员工晋升、奖惩等人事手续,对各公司中层以上干部的年度考评进行统计、评估。
14.逐步建立、完善员工职业生涯管理系统。
15.负责公司与外部各级组织、机构的业务联系,负责对内、对外劳资统计工作。
16.完成领导交办的其他工作。
人力资源部主办岗位职责
1.负责公司各单位人员定编、定岗的初审工作。
2.负责员工招聘资料的收集、初选并安排组织初步面试。
3.负责公司员工培训计划的制订、实施,培训教材的编写,及培训档案的整理、保管。
4.负责公司企业文化建设,及员工活动的组织安排。
5.负责办理员工社会保险,及审批员工医疗费用(专指参加社保的员工)。
6.负责员工人职、转正、调动、续签合同、离职等人事手续的办理,及相关单据的发放和保管。
7.负责编制月度、季度、年度人事资料统计报表。
8.负责公司员工工作纪律的检查。
9.负责子公司、控股公司员工人事档案管理工作。
10.负责因用工引起的各种外部事务的处理。
11.负责与劳动局、社保局、人事局、公安局等政府部门的联系和沟通。
重庆市肿瘤医院(下称本院)创建于1943年,是一所集医疗、教学、科研、预防为一体的国家三级甲等肿瘤医院。医院设了专门的档案室,占地150平方米。医院领导十分重视卫生专业技术人员个人技术考评档案的建设。从2013年上半年开始,由人力资源部和档案室牵头,各业务部门和临床科室参与协作,为全院1300余名卫生专业技术人员建立专门的个人技术考评档案,收集学历、执业、职称、高风险技术授权、医德医风、进修培训、年度考核等信息。本院实行院、科两级管理。院级档案由档案室负责,留存《重庆市肿瘤医院卫生专业技术人员个人技术考评档案》(主要包含学历、执业、职称、高风险技术授权、医德医风、进修培训、年度考核等信息)和相关资质复印件。科级档案由所在科室负责,留存《重庆市肿瘤医院卫生专业技术人员资质审核评估表》(主要是记录科室每年6、12月对卫生专业技术人员进行考核的情况)和相关资质复印件。档案室负责科级档案的指导和监督。
2存在问题
为完善卫生专业技术人员个人技术考评档案体系建设,医院于2013年下半年开展了细致的调研和抽查,发现实际管理中存在以下问题:
2.1档案管理方式缺乏规范
档案管理是一项长期工作,要责任到人并且各级严格把关,还须建立相应的考核管理制度。没有制度的指引,档案管理的规范性和效率都缺乏保障。在检查过程中,笔者发现不少科室对于个人技术考评档案的内容、作用、体系没有系统认识,对于管理的方式、流程、职责等没有完整概念,从而降低了管理的质量。例如有的科室未做到一人一档;有的科室没有序号、目录和相应标注,不便于查找;有的科室没有指定专人负责;有的科室采取的是医、护分开的管理方式,但是没有充分沟通、协调,导致资料有缺漏。
2.2资质材料信息未尽一致
卫生专业技术人员个人技术考评档案涉及的人员众多,资料繁杂。如果没有加以细致的核对和整理,很容易导致搜集的信息不全或者错误的情况:例如学历是本科的,只提交大专学历证书复印件;职称是主治医师的,只提供医师职称证书复印件。如果工作人员将错误信息较多的资料作为基础信息,将会导致档案的应用达不到预期的效果,甚至背道而驰。
2.3管理人员素质水平不高
档案管理人员是卫生专业技术人员个人技术考评档案的直接操作者,他们的能力和素质关系着档案的质量。虽然医院和科室领导对卫生专业技术人员个人技术考评档案的重要性和意义做了多次强调,然而由于自身综合素质和责任意识不尽相同,依然存在着个别人员对档案的重要性认识不足的现象。例如某外科工作人员不注重原始材料的收集,在检查过程中采取敷衍的态度。
2.4档案信息应用有待加强
档案管理的最终目的是应用。如果只重视档案的收集和保管,而忽视了材料的开发利用。那么档案存放得再整齐、有序,也无法充分挖掘出其真实价值。例如有法定执业资格准入要求的岗位,如医疗、护理人员,须持执业证书上岗。对于未注册在我院者,按要求不能独立上岗,或不具备处方权。本文搜集了执业注册方面的信息,但是没有据此实施监管,从而导致管理方面存在空白。
3改进措施
3.1建章立制,明确档案管理的实施规范
人力资源部和档案室于2013年10月下旬共同制定《重庆市肿瘤医院卫生专业人员个人技术考评档案管理办法》,明确适用人员、协助部门、归档范围、管理方式、管理程序、注意事项等,要求科室指派专人管理,并且详细规定将个人技术考评档案作为年终考核、续聘解聘、岗位调整、奖惩晋升、职称评聘、职务聘任等的重要依据和考查内容。同时,要求各相关职能部门于每年2月和8月将相关材料提供给人力资源部汇总、记录、归档。
3.2开展培训,提升工作人员的专业素质
工作人员的素质直接影响档案工作的质量。人力资源部和档案室于2014年2月组织培训,系统地介绍卫生专业技术人员个人技术考评档案的定义、作用、本院的管理现状、存在问题和改进要求,同时强调了档案的整理和存放方式,有助于提升档案管理工作的执行力和规范性。
3.3完善资质,确保档案信息的准确完善
作为档案材料,真实性是其重要属性之一,因此必须重视对材料的审核,尤其是对基本信息的审核。仔细核对存放的资质复印件与医院花名册信息,及时通知相关人员补交缺漏的资质材料。截止2014年5月28日,共更新学历238份,更新职称证书121份。此外,规定卫生专业技术人员取得更高层次的学历、职称证书,以及、完成课题、参加培训、获得荣誉后,需在1个月内将原件和复印件交至人力资源部和科室备案。
3.4实施监管,促进档案应用的科学高效
一是要求工作人员严格审核医疗和护理人员执业资格、注册证书、学历和职称等信息,通过权威网站、电话、信函等途径与发证机关进行核实。若发现弄虚作假的情况,则取消相应录用和任职资格。二是深入临床科室现场检查未在本院注册的医疗和护理人员的工作情况,护理人员严禁独立值班,医疗人员不得开具处方。同时,要求其注册到本院后,须在两周内将执业注册证书原件和复印件交至科室和人力资源部审核、备案,人力资源部凭证书发放相关福利待遇。
4小结
201x年,办公室将继续紧紧围绕集团公司下达的各项目标任务,积极适应新形势的要求,切实加强综合文字处理、人事管理、制度建设、宣传、政策调研、法务、档案管理、办公用品管理、行政接待等工作,提高办文、办事、办会的水平。
(一)行政管理
一是要进一步提高综合文字和公文处理能力。随着集团公司的日益壮大,办公室的文字综合水平成为集团公司思想水平、管理水平和工作水平的综合体现,对于全公司执行政策、制定决策、落实工作具有举足轻重的作用。我们将坚持高标准、严要求,认真完成综合性文字材料的起草工作;认真做好公司各类文件、重要资料的收发、登记、传阅、督办、催办工作,严格按照公文登记、阅办、传递、处理的工作流程规范处理各类文电,不发生积压、拖拉、误事现象,保证政令通畅;认真做好有关文稿的审核把关工作,扎实做好公文处理工作,提高工作效率。
二是要进一步加强企业宣传报道工作。开展多种渠道的宣传方式,不断加强与新闻单位的联系,进一步提高集团公司的社会形象和社会地位。
三是要进一步做好咸亨政接待、档案、办公用品管理。重点做好行政接待、调研、考察、会务安排、档案管理、办公用品管理等服务工作,进一步健全工作机制,提高工作水平,增强工作的主动性、积极性和创造性。
四是要进一步加大督办工作力度,确保公司管理制度的有效性和公司决策的效益达到最大化。对各部门的执行力和工作质量、工作效率纳入绩效考核,从任务产生、下达、执行、反馈、考评、奖惩等各环节加强执行力控制和管理,努力从机制上遏制执行不力的情况发生,确保公司各项决策、重要工作部署的贯彻落实。
五是提炼并学习企业文化,达到统一思想、教育员工、内聚人心、外塑形象、激励、稳定的目的。认真总结梳理企业价值观、企业精神、经营理念,完善并明确能使员工接受的具体内容。
六是继续完善促使公司快速、稳步、高效发展的各项规章制度。
(二)人事管理
201x年是集团公司快速发展的一年,为配合公司各县工作的全面推行,加强公司人力资源工作的计划性,办公室依据20x年度的整体发展规划从七个方面开展201x年度的工作:
1、完成日常人力资源招聘与配置。
根据今年总体目标首先保证满足公司各岗位需求,然后再考虑人才储备,实现梯队建设。并且着重解决未来园区运营管理、物业管理、电子结算等方面的人才需求。。其他具体招聘岗位、工种、人数等需要根据各部门及成员单位提出用人计划后进行合理配置,实现人岗匹配,用最少的人,创造最大的价值。
实施方案:一是1月份开始运营管理、物业管理等岗位的招聘,通过专业网站招聘信息和主动进行人才搜索,以及通过现场招聘等挖掘和招募所需人才,尽快保证人员到位。二是利用公司现有的招聘网络和春节后人力流动高峰期的机会,补充基层管理尤其是置业顾问或物业公司所需的基础管理和技术技能才,作为人力资源的更替、补充和培养储存。三是积极与区劳动就业局、云南人才市场、高等学校的沟通联系,及时寒、暑期各学校举办的招聘会。并根据实际情况变化不定期参加各类招聘会。四是按各岗位人员配置及20xx年离职情况,保证每月的人员流动性在正常范围内,加强招聘的效果。五是与用人部门一起对新进员工进行面试的工作,考察基本素质以及业务能力,以便提高招聘的时效性。六是全年做好重要和流动多的人才储备工作,控制好今年的招聘费用。今年招聘工作的开展由各部门提交的用人计划以及公司实际的人员需求情况决定。报刊、熟人推荐、猎头等暂不列入时间安排。
2、建立健全人事管理的各项规范及管理制度、员工手册等。
规范的管理制度是企业用人留人的前提条件,本年度主要工作是建立健全人力资源管理的各项规范制度:《员工手册》(包括《奖惩制度》、《人事管理制度》、《员工培训管理制度》、《新员工考核管理办法》、《考勤管理制度》等)。人力资源部按照各项制度的规定和程序操作管理全体员工,采取对事不对人的原则,达到各项工作的合法性、严肃性。
3、积极推行绩效考核管理,参考先进企业的绩效考评办法,实现绩效评价体系的完善与正常运行。
绩效考核工作的目的是有效激励员工不断改善工作方法,建立公平的竞争机制,提高工作效率,培养员工工作的个人意识和责任心,及时查找工作中的不足并加以调整改善,从而推进企业的发展。201x年,办公室将在计划管理的基础上积极推进绩效管理,并持之以恒地监督贯彻和运行。
4、大力加强员工岗位知识、技能和素质培训,加大内部人才开发力度。
将员工融为一个整体、形成公司文化的工作方式,是办公室本年的培训目标。通过完善《员工培训制度》,并根据各部门及成员单位的培训需求及公司的整体需要建立年度培训计划。
实施方案:2月份中旬建立201x年度公司员工培训计划。包括培训形式、培训内容、培训时间等。
5、建立以人为本的企业文化。
营造相互尊重、相互信任的氛围、维持健康的劳动关系,不断保持员工与管理人员之间的沟通,针对员工的建议和投诉提出合理化建议。通过不定时的举办一些小型活动提高员工的凝聚力。现初步设想201x年的活动包括各个节日的庆祝,各类运动项目的比赛,各类技能的竞赛等。
实施方案:此项工作纳入月度计划来做,是一个漫长持续的过程,需全体员工积极加入到建立企业文化的工作中来。
6、人力资源部内部建设。
一、人事档案管理对于企事业单位人力资源开发具有重大的促进作用:
1、利于充分地发挥组织人事部门的人力资源的效力。
通过人事档案动态地分析职工的人生轨迹,可以预测其发展潜力,及时发现人才,避免压制人才,埋没人才;任何人才都是人才系统的组成部分,凡有利于企事业和社会发展的都是有用人才,只是行业和层次不同,作用各异。依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬其长,避其短,司其职,用其智,最大限度地发挥其“才效”。
2、促进人力资源的合理配置。
通过人事档案能够了解职工的相关信息,利于对其进行科学管理和使用。根据不同类人才的能力和特点,在企事业内部进行合理配置,因事而择人,用人以做事,将人才配置到最能发挥其作用的地方和岗位,充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理地流动,避免人才积压和用非所学的现象,为组织和部门发展科学地配置人力资源。
3、有利于科学与规范地预测人力资源需求。
影响人力资源需求的因素主要来自于组织内部,科学和规范的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展的要求,是否有利于制定人才资源计划发挥着重要作用;因脱离现实的人事档案管理而制定的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。最终给单位和组织部门造成很大的组织和经济损失。可见,有效的人事档案管理和运用利于科学规范地预测人力资源管理之需求。
二、做好人事档案管理有助于人力资源开发
1、建立科学合理的人事档案管理制度。
在人事档案管理活动中,对不适应新形势下社会经济发展的规章制度,必须要进行改革,要建立科学合理的人事档案管理制度,人事档案管理工作根据人力资源需求设立相应类别档案库,在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”;在档案的收集上要及时、完整;要严格按照不同人才的特点要求建立有“特色人才型档案”的档案库。对人力资源管理部门需要的档案与其他部门应有所区别;及时、准确更新档案, 这样才能为人力资源部门提供合适的“人才档案”。
2、进一步提高人事档案在开发人力资源中发挥重要作用的认识。
人事档案工作是人事工作的重要组成部分,在贯彻党的干部路线、方针、政策,加强领导班子和干部队伍建设及培养造就人才的工程中,起着难以替代的作用。因此,要把人事档案管理工作纳入领导议事日程,有关涉及干部档案的重大问题,都应提交到领导会议研究决策。领导在研究人事安排时,要确保人事档案人员配齐配强,人事档案人员要站在领导决策的高度具有较高识别人才知眼界,认识到人事档案运用对人力资源开发发挥着重要作用。
3、树立“藏”、“用”并举,“用”重于“藏”的人事档案管理理念。
树立“用”重“藏”新观念是做好人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理人员不仅具备“知人、选人、用人、留人、育人”素质,同时也要根据实际需要向人事档案部门提出适合单位或部门发展和需求的人才方案;而人事档案管理人员应增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,经常深入科室和基层中,主动了解情况,收集档案资料,如实填写职工履历表,客观、准确地撰写职工自我鉴定、自传、个人业绩材料,以展示具有自我个性特点档案资料;既要储备不同特色的人才,同时也要及时积极主动地为企事业人力资源管理提供有价值的人才信息。
4、提高人事档案管理的现代化水平是改善其对人力资源开发作用的有效途径。
过去的人事档案以其纸质材料多为主要特点。随着企事业单位人员结构的多样化,以传统的手工人事档案管理,在查找档案材料时有诸多不便,容易贻误时机,而且出错率高。由此看来,人事档案管理的现代化、高效率已经是目前迫切的要求,要建立人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索和联网查询,不断丰富人事档案信息的内涵,以现代化手段管理和利用档案,使之为人力资源部门选才、用才、育才、激才、留才发挥积极作用。
三、合理开发运用人事档案为人力资源管理服务
现代企事业单位通常将人力资源管理分为几个不同功能,人事档案在人力资源管理的各个环节起到了十分重要的作用。
1、人力资源规划
人力资源规划着手于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时,组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料,准确地掌握组织历史及发展情况,如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并对此进行分析,通过对历史数据研究和考察,对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测和谋划提供有效的档案资料。
2、招聘筛选
人事档案为人力资源部门提供每位职工具有的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面内容,利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。例如在公司部门岗位出现空缺,需要在公司内部进行招聘时,人力资源管理部门在了解岗位需求,接到应聘申请后,可以由档案管理部门根据需求查阅相关职工档案,剔除不符合基本条件人员,如年龄、学历、专业等,核实符合基本条件人员的档案资料。达到合理运用人事档案,节省招聘成本,减少虚假信息,高效和准确地招聘筛选之目的。
3、职工培训与开发
人事档案中记录的职工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等培训信息可以为其进一步培训提供信息支持与指导。通过对比职工人事档案中的历年参加培训情况与不同职位内容要求,找出二者之间的差距,进而确定是否需要继续进行培训,以及在哪些方面进行培训;实施培训后,将职工培训过程的表现、培训相关成绩及时记录在人事资料中,从而确保人事资料的及时、完整和准确。
4、薪酬福利
自职工入职之日起其薪酬福利就与职工个人档案信息相关联。例如,制定新职工入职定薪或转正定级,需要考虑职工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位要求,又如,职工社会保险的参保、调转、以及劳动保险待遇的申请等事项要以人事档案为前提,缺少人事档案无法办理相关业务。
5、绩效考核
人事档案对于绩效考核的意义尤为重要,考绩效核是对职工工作质量和工作效率的评价,它直接与职工个人利益挂钩,人事档案记录完整与否影响绩效考核公平公正与否。实施考核要有一套完善的考核材料;考核实施过程要确保各类材料填写完整且有负责人签署意见;考核结束后要及时整理考核材料,并将考核结果及时放入职工人事档案。确保绩效考核结果有据可查,避免不必要的争议,确保绩效考核工作的公平和公正。
6、职业生涯规划