建设单位档案管理
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建设单位档案管理范文第1篇
中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2007）09-0100-02
0 前言
建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。
1 建设单位档案管理的网络化条件已经具备
（1）网络硬件的发展。
20世纪90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，二十世纪90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。
（2）建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
2 建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
（1）由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
（2）虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
（3）在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
3 建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
（1）建立建设单位档案馆网络化协调机构。 建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
（2）加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
（3）开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
（4）培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
参考文献
建设单位档案管理范文第2篇
建筑设计单位的荣誉档案带有鲜明的行业特点，但在管理上尚存在一些问题，需要从思想认识、制度建设和管理措施等多方面加以改进，以期更好地发挥其作用和价值。
关键词：
荣誉档案；建筑设计；管理措施
建筑设计单位的荣誉档案是指单位和职工在工程设计、科技研发以及各项管理工作中因取得突出成绩而获得的具有保存价值的获奖文件、荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等的总称。它真实记录了单位事业发展的历史轨迹，具有较高保存价值，是档案的一种特殊载体。
一、建筑设计单位荣誉档案的特点
（一）荣誉档案带有鲜明的行业特色，由各级住房城乡建设部门、勘察设计协会、土木建筑学会等评选出的优秀工程、优秀方案、绿色建筑、装配式建筑、BIM应用等，是建筑设计单位荣誉档案的主要构成部分，约占到全部荣誉档案的八成以上。
（二）荣誉档案是使用频率最高、价值利用最多的档案类型，与文书档案、人事档案、图纸档案等经常“沉睡”在档案柜中不同，荣誉档案基本是“活动”的档案，无论是对外宣传、对内教育、职称评定，还是生产经营投标、编写单位历程，均发挥着重要的作用。尤其是在参与工程项目投标时，优秀工程、优秀方案类的获奖证书、奖牌等荣誉档案作为单位实力和业绩的凭证，经常会跟随设计人员“奔赴”各个开标现场，成为竞标的重要得分内容。
（三）荣誉档案利用价值有一定的时效性，这里的“时效性”主要是指工程技术类获奖证书在单位投标时的利用价值。建设单位在招标时，一般会要求设计单位提供近三年或近五年获得的荣誉。因此，这类荣誉档案越新，其利用价值便越高，超过五年的获奖证书，在生产经营上的价值便不再突出，就可以与其他荣誉档案或普通文书档案一样“束之高阁”了。
二、荣誉档案管理工作中存在的问题
（一）对荣誉档案重视不够导致管理混乱。对建筑设计单位而言，图纸档案、人事档案、合同档案、文书档案等几大块的管理相对比较规范，分别由相应部门收集整理，并有专人负责。而荣誉档案很少被作为一种特殊的档案类型予以专门管理，更不会安排专人负责。获奖文件、获奖证书大多作为文书档案保管，由办公室收集整理；而奖牌、奖章、奖杯、锦旗等实物类档案则比较分散，往往由获奖部门或个人随意存放。
（二）荣誉档案归档意识不强，导致收全率欠缺。生产一线各部门对于层次或级别比较高的奖，有时不愿将取得的荣誉成果拿给集体分享，不主动按时上交应归档的文件材料，而是留在自己部门使用，在档案移交上意识比较淡薄。对于职工个人获得的各种荣誉，许多人认为与单位无关，从来没想过要移交单位，或将获奖证书复印件交给单位登记保管。职工归档意识不强，档案管理部门又无法掌握全院范围内的获奖情况，导致在荣誉档案的收集上不可避免地存在遗漏。
（三）荣誉档案种类繁多、材质不一，导致整理保管困难。荣誉档案从载体上来看，既有文书类，也有实物类；从材质上看，有纸张、金属、木料、玻璃、布料等；从形状和样式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于载体材料和形式的多样性，决定了荣誉档案在种类上的多元化，从而也相应加大了荣誉档案收集、整理和存放的难度。目前专门设置荣誉档案室或档案专柜的单位并不多，文书类荣誉档案一般存放在文书柜内，或与其他档案混存；实物类荣誉档案则是见缝插针，随意摆放，时间比较久远的奖牌、奖杯等往往会字迹模糊、锈蚀严重；借用频繁的获奖证书，折叠、磨损严重，不利于档案的长久保存和利用。
三、加强荣誉档案管理的主要措施
（一）加强宣传，引起重视。要强化荣誉档案的归档意识，通过多种途径向职工普及档案法实施办法等有关知识，使各个部门和广大职工能够主动将获得的荣誉及时提交到档案管理部门。要强化荣誉档案收集意识，档案管理人员要转变被动等待归档的观念，全面了解各类荣誉的评选情况，掌握评选时间，跟踪评选进度，在荣誉档案发放的第一时间，主动走出去收集应归档的文件材料、证书、奖牌等，既要保证材料的齐全，又要维护档案的有机联系和历史的真迹，解决荣誉档案归档不全的问题。
（二）完善制度，落实责任。要明确管理部门，安排专人负责，做好荣誉档案收集、保管、借用等各方面的管理制度建设，确保各类荣誉档案及时完整归档和安全、有效利用。要强化档案管理人员的服务意识，积极主动开展工作，切实担起责任，树立档案资源共享的服务理念，使荣誉档案真正发挥其特有的价值。
（三）明确流程，加强管理。实施标准化管理，从资料收集、整理到最后归档，从文件、实物内容的分类、编号、案卷目录编制直至入库，严格按照国家标准执行，做到条理清晰、目的明确，避免遗漏，保证齐全完整，提高荣誉档案管理的过程质量。具体应做好以下几个方面的工作：
1.明确收集范围。可从颁奖单位和获奖对象两个不同角度确定荣誉档案的收集范围，主要有以下几个方面：一是政府或行业主管部门颁给单位的综合类荣誉；二是单位获得的工程技术、科研类荣誉；三是上级党委、工会、团委、妇委会等党群组织颁发的荣誉；四是单位参加上级或行业组织的各类文体活动、竞赛活动获得的奖杯、奖牌等；五是客户、兄弟单位、社会团体赠送的锦旗、牌匾等；六是职工个人在设计、科研、管理等工作中获得的奖项，职工个人获得的荣誉，其原件仍由个人保管，档案管理部门可采取征集复印件或拍摄照片的方式进行保存。
2.做好分类登记。为便于管理和使用，可根据材质分三类进行登记：一是文件类，主要登记标题、文号、发文单位、发文日期等；二是证书类，可根据证书上的内容登记受奖单位（人员）、项目名称、奖项类别、等级、颁奖单位、落款时间等；三是实物类，包括牌匾、奖杯、奖章、锦旗等，登记内容与证书类相似，单独登记是为了便于日后的整理归档。
3.单独整理归档。因建筑设计单位的荣誉档案有其独特的行业特点和利用价值，使用比较频繁，将此类档案单独整理归档十分必要。如获奖文件，若按普通文书对待，将之与其他文件资料按年度整理归档，就会使这类荣誉档案分散存放在不同的卷宗和档案柜里，造成使用不便。因此，将荣誉档案作为特殊门类进行管理，更便于保管和利用。尤其是实物类荣誉档案，其由一件件物品组成，载体和形态各异，其存放的柜架需区别于文书档案，应陈列于直观易见、便于放取处，既利于对外展览，又利于查找利用。有条件的建筑设计单位最好能开辟一个荣誉档案陈列室，以确保这类档案的长久保存和使用。
4.做好检索利用。为了充分发挥荣誉档案的价值和作用，要适应档案信息化发展的需要，目录编制与计算机管理同步进行，在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案分类目录，按年度和分类项目进行编目造册。同时要做好借用登记工作，既充分发挥其价值，又确保荣誉档案的按时完整返还。综上所述，荣誉档案管理一定要规范化，加强档案的收集、整理和统一管理，确保档案资源得到有效的保护和利用。同时，建筑设计单位要积极创造条件，建立一定规模的荣誉档案陈列室，以更好地发挥其价值和作用。
参考文献：
[1]崔爱民.加强企业荣誉档案管理[J].兰台世界，2005（9）.
[2]何涓.荣誉档案的管理与利用[J].管理观察，2008（8）.
建设单位档案管理范文第3篇
一、档案管理数字化建设
档案管理数字化建设主要是指在不改变原始档案信息的前提下，对档案信息以及档案存储形式进行一系列的数字化转换，通过扫描、修正、分类、整合等处理手段形成系统的数字化档案，方便档案管理人员通过档案管理系统对档案信息进行各种处理。
二、事业单位档案管理存在的问题
档案信息不易保存，安全性不高。现有档案多采取纸质载体，因为纸张在温度高、湿度大环境中长期保存极易受损，所以往往纸质档案使用寿命都很短。在信息化社会中，档案信息利用率不断增高，无形中增大了档案的磨损度，降低了使用寿命，同时也给档案管理带来安全隐患。事业单位相关部门在档案信息提供利用过程中，丢失数据和档案信息泄密的现象也时有发生。
档案信息材料分散，管理流程复杂。事业单位档案信息名目繁多，而且来自不同部门的相关信息间各自独立，多采用一事一信息。这就给档案信息管理带来了很大的困难，导致档案信息存储比较分散、零乱，重复率还很高，大大降低了档案信息的使用率，并导致大量的重复劳动。
在现有档案管理模式下，事业单位档案信息收集后要经过校对、分类、排序，编写档案目录等复杂的业务流程。如果出现有新档案需要插入到已排好次序的档案中时，该业务流程将重新进行一遍。这种操作流程耗费大量人力和时间，致使档案不能及时整理归档。同时，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出错。
档案信息收发不及时，使用率偏低。事业单位档案信息在提供利用过程中多采取人工层层传递形式，难以合理、高效、准确地实现档案信息的利用，更别说能及时为使用者提供全面、及时、准确的信息，为科学决策提供重要的依据了。
在现有档案管理模式下，查阅库存档案也是一个非常复杂的工作流程。首先要查找档案信息目录，然后到档案库中查找对应的档案架，最后在档案架内查找本档案。一旦档案人工存放出现错误，查找档案就好比海底捞针。这种档案管理方式极大地降低了档案信息的使用率，影响了事业单位的工作效率，也达不到档案的合理有效利用。
三、事业单位档案管理数字化建设的方法和建议
提高事业单位管理人员综合素质。随着科学技术不断发展，提高档案管理人员综合素质十分重要。一是要加强档案管理人员业务技能。档案管理人员作为档案数字化建设的执行者，其数字化思想，数字化操作水平，直接影响到档案管理数字化建设的水平。二是增强档案管理人员安全意识。在数字化档案提供利用过程中，运用好信息层级加密管理，划分好各个部门使用权限。同时，要及时对档案信息进行外部备份处理，例如使用光盘加密备份、移动硬盘加密备份等等，增加档案信息的使用寿命和安全系数，还能防止由于意外原因造成的档案信息丢失。
完成档案信息数字化处理，系统化管理。档案信息数字化处理时进行档案信息数字化建设的一个重要基础与前提。目前事业单位档案信息数字化主要是通过扫描仪、照相机、录像机等硬件设备将纸质档案转换为数字化档案存储到电脑中。再通过档案管理人员的修正、分类、整合，将分散的数字化档案转化为系统化的档案信息库，完成时间、内容、部门等多种分类档案信息目录。同时，通过硬件设备智能化处理，完成档案信息修改、插入智能化排序。最终将纷乱复杂的纸质档案信息转化为电子化、智能化、信息化的档案信息系统。
建立实时、高效的网络档案管理平台。利用网络技术与档案信息系统相结合，以网络化、数字化为主旋律，打造局域网络档案管理平台。网络档案管理平台便于保存、修改和查询，并且可以通过网络及时、全面、方便的将档案信息传递给使用者。
网络档案管理平台既可以完成对归档文件的录入、收集和整理功能，又可以由不同部门不同层级的使用者根据用户权限通过登入网络来进行检索，调用档案信息库查出所需查阅的目录和相关的档案信息等，并进行各种操作。这样既减少了各个部门使用者的等待时间，也提高了档案管理人员的服务水平，减轻了档案管理人员的工作强度。
（作者单位：保定市卫生监督所）
单位：保定市卫生监督所
姓名：刘亚
论文：事业单位档案管理数字化建设
地址：河北省保定市东风东路750号 保定市卫生监督所
建设单位档案管理范文第4篇
一、基层单位档案管理信息化的必要性
传统的纸质档案容易受温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火及机械磨损等因素影响被破坏，声音、影像、文字、图表等档案单独储存，占用空间大、维护成本高、查阅不便；随着科学技术的不断发展，特别是光盘技术、电脑扫描技术、微缩技术等广泛应用，增加了档案信息资源的存储量，可以将这些资料同时储存起来，占用空间小，保存长久，查阅方便，大大提高档案的利用效率。电子政务和办公自动化的发展，也使得人们对网上档案信息资源的需要日益强烈。因此，基层单位档案管理信息化建设势在必行。
二、基层单位档案管理信息化建设中存在的主要问题
（一）档案管理意识淡薄。基层单位对档案工作不够重视，在确定档案人员时有较大的随意性。档案人员责任心不强，工作兼职又多，有时心有余而力不足，面对大量的材料，只能进行简单的收集、整理和保存，没有时间和精力挖掘更丰富的档案信息资源，导致档案资源浪费现象严重，收集不齐全或未整理或整理不规范，档案的服务功能和作用不能充分发挥出来。
（二）档案人员素质不高。基层档案管理人员接受系统性、专业性的培训机会少，业务不精，素质不高，导致在归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，发生档案不按时立卷归档和未及时移交等情况；对现代化的计算机网络技术了解不够，没有掌握熟练的操作技能，直接影响了基层单位档案管理的信息化进程。
（三）档案管理手段滞后。基层单位档案室条件简陋，设备老化，甚至档案柜都不统一，更别提现代化的档案管理设备。即使配备了计算机，在实际的操作过程中，利用率很低，其它相关的管理设备配置很少。电子文件只是简单归类和保存，管理有待规范化、系统化和科学化。档案主要是以纸质载体作为实体，以手工操作为主。遇到档案的查找、编辑、分析等时，工作量巨大，步骤也繁琐。
三、加快基层单位档案管理信息化建设的有效途径
（一）树立档案管理理念现代化。在信息化社会，需要树立档案管理现代化的观念。要逐步实现基层单位档案管理的网络信息化，首先就要树立网络信息化的档案管理观念，转变传统的利用人工对档案实体进行收集、整理、保管和利用为主的管理模式，加强计算机网络技术对档案管理的应用，提高网络技术对档案管理的责任意识，促进档案管理逐渐实现网络化、信息化。
（二）培育档案管理人员科技化。基层单位的档案管理人员不仅要具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备信息化工作所需要的智力、知识结构及现代化管理能力。基层档案室的上级部门和主管业务部门应定期对档案管理人员进行教育培训，提高他们的档案管理专业知识，熟悉计算机网络技术的使用，更新、引进、消化、适应信息技术成果，把档案管理人员培育成既是档案专业业务又是计算机网络技术的行家里手。
（三）完善档案管理设施网络化。全面推进基层单位档案室计算机和网络普及应用，提高计算机管理档案的普及率，实现计算机及相关配套设施逐步统一；逐步实现基层单位档案室与本部门、本系统的办公网络链接；加快不同行?I的档案管理部门与市档案局之间的局域网建设，与政府办公网络平通，力争实现一、二级档案单位专网联通，逐步建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系。
（四）推进档案管理资源数字化。利用计算机网络技术对档案资源进行收集、加工、处理、利用，对传统载体档案全部数字化，逐步建立起全文数据库和多媒体数据库；根据相关标准和规范，加强电子文件的归档和整理，做好电子档案的容灾备份工作，提升电子档案管理水平，实现电子档案长期保存和安全利用；实现档案信息检索方式向智能化、网络化发展，促进基层单位档案管理信息化。
建设单位档案管理范文第5篇
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
在如今这样一个信息技术突飞猛进的年代，档案管理的信息化已成为与人们生活息息相关的部分，事业单位进行档案信息化建设便成了顺应时展的产物。与以往的设立档案室、多人管理的落后方式相比，信息化档案管理更节约环保、效率更高、更现代化。
一、事业单位档案管理信息化建设的基本任务
（一）档案管理信息化建设的主要纲领确立
要从事业单位的自身情况出发，在遵守国家信息化管理有关法律法规的条件下，根据现有的基础和实际需要确立一些有单位特色的主要纲领。第一，通过系统的研究和调查论断，确定档案管理信息化建设的主要目标和适用人群。在传统的纸制档案向现代化的电子档案过渡的同时，公职人员对待服务对象的态度和理念也要进行向现代化的转变。第二，必须清楚信息化管理建设重中之重的部分，不在大环节上出现纰漏。第三，人才方面不可忽视，加大人才培养力度，保证每个部分都达到要求。第四，传统档案管理方式不可尽弃，根据两种方式优缺点合理分配，共同管理。
（二）档案管理信息化的网站建设
事业单位的档案负责人员需要在网络上建立档案网站，来给服务群体提供一个可以查看档案资料和与其相关的其他服务的信息化场所。聘用具有专业素养的高级IT人才进行网站的建设开发和服务器的日常维护，保证网站实用、稳定、高效，使人们可以通过网站享受对档案资料的搜索、查询等服务，公职人员可以进行档案资料的录入和使用。这是档案信息化建设的基本目标，也是档案信息化建设的首要任务和重中之重。另外，档案的信息化管理建设应与事业单位的信息管理建设相呼应，实现本单位信息的一体化管理，将各个部门信息共享，使工作更高效，达到档案管理信息建设的最大效益。
（三）档案管理信息化建设的资料数字化
实现了网站建设这一目标后，档案资料的数字化成了档案信息化建设需要解决的问题。档案资料的数字化是档案管理信息化建设的首要前提。组织相应人员对现有档案资料进行整理分析、确定重点、录入信息，并在传统档案资料管理的分类基础上结合现代化信息技术的特点，进行档案资料的再分类，实现档案资料的数字化，创建档案资料的数据库和基本目录索引系统。用直观有效的方式将档案信息提供给服务群体和公职人员，提高档案工作的效率。另外，要特别注意档案资料中图片数据的数字化，用高科技手段保证不遗漏任何档案信息，为以后工作提供便利。
二、事业单位档案管理信息化建设的主要问题
（一）档案管理信息化建设中公职人员的办公能力
伴随档案管理信息化的建设，一些习惯传统化档案管理的职员也许会不适应新的信息化管理系统：计算机的知识储备不足以使用信息化管理系统；不了解信息化管理系统的操作方法，没有专业知识，不会应用；不能习惯新的服务方式，不能应对大众的档案信息需求。这就有可能造成高效率的系统却达不到它预期的目标，阻碍事业单位的档案管理信息化进程，白白耗费建设所需的人力财力。所以，提高公职人员的办公能力也是不可或缺的一个环节：组织系统化的培训，举办与信息化建设相关的活动，将奖金与办公能力挂钩，鼓励公职人员与时俱进，树立不停止学习的理念，达到人力资源与信息化硬件设施的一致性；从制度上确定档案管理信息化平台的服务角色，网站设计的人性化、资源的完整性、公职人员对系统的不断完善等等建设中的努力都是为了给服务群体提供一份简洁、直观、有效的档案资料。
（二）档案管理信息化建设中网站的效率
减少工作中的人力和财力资源的使用，使办公流程更简单，办公时间更少更快；使服务群体不局限于一种信息获取方式，随时随地让更多需要档案信息的人及时准确的得到所需资料，是事业单位进行档案管理信息化建设的两个主要目标。然而，在使用的过程中逐渐发现，经过诸多努力精心建设的档案信息化管理平台并不能达到预期的效果，有效利用率很低。众所周知，档案管理的信息化建设不是为了应对检查或者搞形象工程，而是为了能让服务群体更方便的获取所需信息，所以单位必须要建立一个有效的推广平台，对服务对象进行宣传、推广，让服务对象了解档案信息化网站的优点、使用的方法，提高网站的有效利用率。还可以学习其他事业单位优秀的档案管理信息化系统的成功经验，融合本单位的实际情况，建立具有特色的信息化平台，提高平台的利用率。
（三）档案管理信息化建设中的日常维护和更新
虽然如今很多事业单位都顺应时代趋势，创建了较为完善的信息化管理系统，但因一些单位部门内部公职人员没有足够的计算机技术知识，不能及时的更新网站，不能给服务对象提供最新的资料信息，或者网站出现问题，不能及时解决。这些主要体现在新档案的录入更新、网站模块设置等的更新上。这些问题就要求单位对技术人员进行人才培养，同时处理好前台与后台的工作一致性，形成一套有秩序的高效解决方案。后台技术人员对服务器网站的日常维护和数据的录入更新和前台管理人员在信息化网站的良好基础上端正的服务理念和亲和的服务态度是达到档案管理信息化高效性的途径之一。单位有必要在制度制定和行为规范上确定公职人员的分工管理，使他们了解各自的工作目的、互相之间的工作关系。每几周组织前台管理人员和后台技术人员相互沟通，反映在工作中遇到的问题，提出共同解决的方案，切实保证档案的录入和更新的同步性，提高信息化管理平台的更新速度，使服务对象享受到更优质的服务。
三、结语
事业单位档案管理的信息化建设是如今档案管理建设的大趋势和主要任务，他改善了档案管理旧的方法，提高了档案管理的效率。所以，事业单位不能忽视档案管理的信息化建设，要投入更多到人才培养领域，加大对档案管理信息化的建设力度。
【参考文献】
[1]崔淑花.事业单位档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2014（21）：166-166
