档案信息管理规定
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档案信息管理规定范文第1篇
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.123
财会部门是保证医院稳定发展的重要部门，同时它还是我国经济结构的重要组成部分。伴随网络信息技术在医院当中的应用，推动了医疗体制改革的顺利开展，实现医院会计档案的信息化管理是时展的必然需求，一方面可以优化医院对资金的管理，另一方面还有助于医院的管理与考核，因此，我们应当加强对医院会计档案管理的重视[1]。从当前形势看，部分医院在会计档案管理工作中还存在着一些缺陷，本文简要阐述了医院会计档案管理现状，分析了医院会计档案信息化管理的优势，并分别从提升医院会计档案信息管理意识、培养医院会计档案信息管理人才等方面，提出提升医院会计档案信息管理工作效率的措施。
1医院会计档案管理现状
1）医院缺少专门负责档案管理的部门。目前，一部分医院虽设立了专门管理会计档案的部门或者是设立了独立的会计档案的部门，但是管理的规范性不足，导致一些会计档案在达到保管时限之后，未能及时移交到档案部门，导致财务部门档案存放的空间不足。此外，其他部门可能会到财务部门借阅原始档案，会加重档案部门的财务档案管理压力。国家财政部为此调整了会计档案管理规定，会计档案先由财务部门保存1年，保管的期限不得超过3年，当到达保管期限之后，需要第一时间将档案移交至档案部门，采取针对性地保管[2]。
2）档案管理工作的信息化程度不高。伴随我国信息技术的飞速发展，大部分企业转把会计档案转变为性形式的资源进行保管。但因為医院会计档案的管理人员通常是财务工作者，他们虽然财务知识丰富，但是对临床知识的了解不多，信息技能水平不高，档案管理工作的信息化程度不理想，随着时间的推移，档案的数量越来越多，未能充分发挥出信息技术在医院会计档案管理中的应用价值。
2医院会计档案信息化管理的优势
1）信息化专业性。现阶段，大部分医院的会计档案信息管理都凭借专业会计软件与硬件技术开展日常工作，此外，信息技术在医院财务工作中的使用也取得了理想的效果，比方说资金的预算管理与使用等等，这些工作在信息技术的支持下都可以在短时间内得到处理。为此，促进医院会计档案的信息化管理，能够在很大程度上提高医院财务会计工作的专业性。
2）信息化全面性。医院是国家的重要公共设施，它的组织比较庞大，涉及许多工作内容，档案管理的复杂程度较重，因此，在管理医院会计档案期间，不可以只考虑某一个方面，需要从大局上考虑，同时管理。需要仔细观察各个部门的现状和优点，不放过任何细节，之后采取信息化技术管理医院的会计档案，此种做法可以降低医院的成本，同时还可以有效避免人力资源浪费现象的发生。除此之外，因为每天医院都会保存大量的数据信息，因而医院使用信息化的方式管理会计档案，可以在一定程度上降低数据处理的复杂程度[3]。
3）信息化高效性。实现医院会计档案管理的信息化，可以提升数据统计与核算的效率，同时还可以对收集的数据信息展开分析，第一时间提供适宜的建议。和人工管理相比，信息化的管理方法可以避免数据处理中的失误，提升工作的准确性。
3提升医院会计档案信息管理工作效率的措施
1）提升医院会计档案信息管理意识。当前形势下，医疗改革在我国如火如荼的进行，在此次改革活动中，共有两个工作重点，一个是医院会计档案管理的信息化，另一个是医院会计档案管理的科学化，医院的所有员工都应当转变过去的思维模式，逐渐形成会计档案管理信息化意识。第一，医院领导应当加强对会计档案管理信息化的重视，革新管理的理念，客服之前对于纸质档案的依赖，意识到信息化管理在促进医院科学发展方面的价值。第二，医院需大力宣传会计档案管理信息化，给医院的所有员工渗透信息化的管理理念，使其体会到档案信息化管理的高效性和方便性。定期举办一些培训活动和讲座活动，令医院的每个科室都可以加入到会计档案的信息化管理活动中。第三，医院的档案管理工作人员应及时革新工作观念，坚持以人为本的服务原则，树立起自身的责任意识，把为医院员工服务当作自身的责任，落实好各项会计档案信息收集与管理的相关工作，全面发挥出信息技术的应用价值，提升会计档案管理的工作效率和服务质量，最大限度地发挥会计档案信息管理的价值。
2）培养医院会计档案信息管理人才。为了实现医院会计档案信息管理的发展，需要注重对相关工作人员的技能培训，提高他们操作计算机的能力，同时提升他们的业务水平。为此，医院在人才招聘期间，应下意识地选择那些具有较强会计档案信息化管理能力的人才，同时定期组织相关的工作人员参加培训活动，使其树立终身学习的意识，爱岗敬业，熟练掌握各种信息技术，进而达到会计档案信息化管理的目标[4]。
3）健全医院会计档案信息管理设施。要想实现医院会计档案的信息化管理，离不开基础设施的支持，医院应加大对人力和物理方面的投入，为档案工作的顺利进行奠定良好的工作基础。医院应当改善会计档案管理工作人员的工作环境，成立独立的档案室，同时配置先进的软硬件设施，强化基础设施的建设。医院还应当加强对会计档案信息管理网络平台的艰涩和，yulu.cc建立准确度高的会计档案数据库，把原有的纸质档案转变成数字化档案和电子化档案，为查阅者提供足够的便利。
4）优化医院会计档案信息管理制度。对于医院来说，提升会计档案管理工作的规范性十分必要，不得不依据相应的流程对档案信息进行管理，医院应根据实际情况设计有关的档案信息管理体系，无论是会计信息档案的保管、查阅还是归档工作，都必须依据相应的制度展开，不仅可以提高会计档案信息管理的工作效率，还可以确保会计档案信息管理的工作落到实处，确保管理过程有据可查。此外，医院还需进一步优化档案信息管理的流程，然后把这个流程贯彻落实到医院的所有员工，让全体员工在制度规定的引导下组织档案的信息化工作，在出现突发状况时可以有效应对，解决出现的各种问题，更好地维护医院与患者的利益[5]。
档案信息管理规定范文第2篇
1对档案信息化的认识
《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，由国家档案局于2016年4月1日颁布并印发，纲要确定了档案事业发展的指导思想和目标：到2020年，实现以信息化为核心的档案管理现代化，加快档案管理信息化进程，持续推进数字档案馆建设，全国50％的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。档案信息化已经成为档案管理研究中的热门话题，各种档案管理信息化的方案、建议不断涌现，研究不断深入，形成了档案管理信息化的热潮，推动着档案管理中的信息化不断前进。目前，全国各地主要档案馆和各高校档案馆都已经装备了计算机、扫描仪、打印机等基本的硬件，同时计算机大都安装了办公自动化软件，基本可以实现文本、数字、图形、图像输入、输出的信息化；并且随着国家和城市网络化的建设，各地主要档案馆和各高校档案馆也都实现了宽带网络互通。目前信息化的硬件基本具备，而且随着计算机技术和通讯技术的快速发展，信息化硬环境建设将不断完善。但目前档案管理、利用的信息化工作仍处于较低水平，仅限于档案馆内部文本、数字、图形、图像的输入与输出，可以说，只是实现了档案管理技术手段上的变化，档案管理的主要思路、方法并没有改变，这是制约我们进一步推动档案信息化的重要障碍。究其原因，在于我们在档案信息化过程中，重硬环境建设，包括硬件、软件和网络建设，而忽视了档案信息化的软环境建设，包括档案信息化中的观念更新，管理规范、数据标准、技术规范、相关法律、法规体系建设、人才队伍建设等。
2档案信息化的软环境要求
2．1更新观念，由管理型向服务型转变
档案信息化建设是实现档案资源社会共享的基础，档案信息化的建设，有助于从根本上提高档案服务质量，强化档案信息的社会需求，有助于实现档案的实体模式向信息管理模式的转变，社会发展到今天，经济全球化进程加快，科技进步日新月异，档案管理要针对新形式下产生的新问题积极探索，要解放思想，转变观念，充分认识到信息化为档案事业的发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，档案管理理念也正以传统的物本管理向人本管理转变，在不断探索如何利用信息时代的有利条件，充分展现人的创新性和灵活性，促进管理和服务的发展。面对社会的发展被动服务已不能满足人们的需求，因此，档案信息化的建设为档案资源的社会共享提供了条件。
2．2管理和标准规范建设
档案管理和开发应用的标准规范建设是档案管理信息化的关键和核心，目前我们的档案管理信息化实践中，由于没有相应的数据标准和技术规范，在文件的命名、存储方式、数据格式、使用的软件平台等方面各行其是，不要说利用网络进行资料自动交换，即使是在大量的计算机文件中寻找特定的档案资料也成了一件困难的事情。例如，在文字档案中插入一幅图像，经常只注意文字存储的格式，而忽略了插入图像的格式，这对于查找图像来源，确定图像的原始性，就十分不利，而原始性、真实性是档案的基本属性；又例如，由于个人使用计算机习惯的不同，基本按个人习惯给文件命名，随着时间推移和资料的大量积累，寻找文件变得越来越难，这些都是我们在日常工作中经常遇到的问题。因此，档案信息化管理和标准规范建设必须尽快提到议事日程上来。标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式，作为共同遵守的准则和依据。对于档案信息化管理来说，所谓标准和规范主要包括管理规范和技术规范两大部分。管理规范主要包括档案资料建设和使用中的一些管理规定，如数字档案相关术语、定义，标准的制订原则、程序，档案信息的分类、代码，档案原始性保证、利用方式，档案使用定价、安全性保证等方面的规定和规范。档案信息化管理和标准规范有一定基础。我国的“档案法”，各级相关管理部门和档案馆制订的各类档案资料管理规定在相当程度上可以在档案信息化管理和标准规范中引用，有一部分可能需要修订，还有一些新的规定和规范需要制订。技术规范与标准是关于保证管理规范能够具体落实的各种规范性的技术方法的规定和规范，如信息化档案馆软硬件基础设施建设标准、软件系统工作平台标准、文件存储格式、元数据标准、数字水印、加密算法等。技术规范与标准引用国家计算机信息管理相关标准就足够使用，基本上不需要新制订，其中一部分标准和规范可能根据实际需要修改，以适应档案信息的特殊要求。档案技术规范与标准方面相对困难的是如何理解和落实的问题。由于档案管理工作者大多计算机水平有限，对于国家计算机信息管理相关标准中的一些术语和技术难点理解上有困难，如果产生畏难情绪，可能影响计算机信息管理相关标准的落实。因此，一方面，档案管理工作者要不断提高自己的计算机水平，另一方面，在相关标准引用过程中，加以适当的注解，以方便计算机水平相对较低的使用者使用。
2．3档案信息人才队伍建设
根据档案信息化的不同要求，档案信息人才队伍的建设也需要分层次、有序地进行。一般来讲，可以把档案信息化人才分为3个层次。2．3．1档案信息化建设研究型人才。档案信息化建设研究型人才。高层次的研究型人员是档案信息化建设的主要人才，这部分人才是档案信息化建设的主力军，完成架构档案信息化建设的理论和档案信息化建设的标准，研究新技术、新方法在档案领域的应用等工作。因次，要充分发挥高等院校师资力量雄厚，在传统的档案专业课程设置中增加计算机课程的份量，同时，各专业档案馆要积极创造条件。吸引计算机专业的毕业生到档案馆工作。2．3．2档案信息化管理人才。档案信息化建设是一个系统工程，需要一个可行的目标，良好的运行机制，有效的组织和协调，需要掌握信息化建设的现状、问题及发展方向。因次档案信息化的实施将带来档案管理创新的巨大机遇，将打破原有管理体系和管理模式，档案信息化管理人才的培养就显得由为重要。要建立系统的培训计划，分层次，对档案管理人员进行培训，使我们的档案管理人员能够在深厚的档案学基础理论下，创新更科学更先进的管理方法，指导档案信息化工作的有序开展。2．3．3档案信息化实用操作人才。知识经济时代对人才的基本要求是知识和能力。档案信息化建设的本质也是逐步实现档案保管由实体型向信息开发型转变，档案信息化建设过程中对知识与能力的要求在朝着复合型和全方位的方向发展，因此，档案信息化人才不仅应具有技术性知识和能力，还具有全程化参与的能力。应当看到，当档案信息化建设到一定阶段后，对档案人员数量的要求将会相对减少，而对人员能力的要求将会不断提高。档案信息化实际操作人员要必须懂得现代化管理的基本知识、熟练操作计算机，了解网络知识，灵活使用档案管理软件，熟悉从计算机网络系统环境控制、电子文件形成到文档归档、编研、提供利用等一系列环节的工作。
总之，档案管理的信息化已经成为一种趋势，与其他行业的信息化相比，档案管理信息化目前正处在起步阶段，我们应该借鉴其他行业信息化的经验教训，在大力推进硬环境建设的同时，重视软环境建设，既重视信息化观念、管理规范和标准，以及人才队伍建设，使档案管理的信息化少走一些弯路，以加快档案管理信息化的步伐。
作者:洪涓 单位:集美大学
［参考文献］
档案信息管理规定范文第3篇
1、面临的问题
（1）管理手段不够先进，缺乏标准化运作程序和智能化管理服务手段。由于危险品运输市场回报率高，导致“黑车”、“黑仓库”铤而走险。例如，2009年9月2日，山东省临沂市山东金兰现代物流发展有限公司（金兰物流基地）F3区的临沂市运恒货物托运部的货物发生燃烧并引起爆燃，共造成18人死亡、10人受伤。事后调查主要原因：一是无证从事危险品运输和存储；二是现场管理混乱，安全意识差。
（2）信息化管理水平不高。目前我国危化品行业只有少数企业实现了信息网络管理，大多数企业信息管理水平不高，个别企业还没有建立自己的信息管理系统，严重影响了企业向现代物流发展的速度。
2、交通运输部门对危险品的监管职责
根据《中华人民共和国道路运输条例》、《道路货物运输及站场管理规定》和《道路危险货物运输管理规定》，交通运输部门依法负有组织危险品运输和实施行业管理的职责，表现在：
（1）批准或核定参与危险品运输的企业资质、驾驶员、押运员、卸货员从业资格证，建立企业、车辆、从业人员技术档案和管理档案，规范、管理道路运输经营市场。
（2）负责货运站场经营资质许可，监督货运站经营者健全和落实安全生产责任制，规范货运站场经营准入机制。
（3）负责对道路货运经营和货运站经营进行监督与执法，主要包括：①负责相应的及由其核发道路运输经营许可证的货运站企业的日常监管，上报全市货运站统计情况；②按照经营许可证核定的许可事项经营规定，不得随意改变货运站用途和服务功能，按照操作规程提供服务，按照公平公正、诚实守信的要求经营；③危险品运输车辆驾驶人员是否随车携带有效的《道路运输证》、从业资格证等有关证件；④非经营性道路危险货物运输单位是否对外承揽危险品运输业务；⑤道路危险货物运输企业（单位）是否非法转让、出租危险货物运输许可证件；⑥是否投保承运人责任险及投保的承运人责任险是否已过期；⑦对出入货运站车辆进行安全检查，防止超载车辆或者未经安全检查的车辆出站，保证安全生产；⑧货运站经营者是否按照货物的性质、保管要求进行分类存放，危险货物是否单独存放，保证货物完好无损；⑨进入货运站经营的经营业户及车辆、经营手续是否齐全。禁止无证经营的车辆进站从事经营活动。
二、危险品网络化信息管理与服务系统建设内容
1、业务流程
从业务流程上分，系统主要分为运输管理、进出货运站核查管理和货运站仓储管理3个环节；从系统功能上分，系统主要有业务管理、实时监控和安全辅助支撑3大模块。
2、功能设计各模块简要说明如下：
（一）业务管理
（1）客户业务受理。该模块为货运站与客户人机交互模块，用户通过该模块可完成订单、货物运单等相关业务网上预处理。
（2）货物跟踪。该模块用于追溯货物运输信息。
（3）场站出入核查管理。该模块为本系统的核心模块，在基础数据库和超载超限设备、自动识别设备等技术手段支撑下，用于完成车辆出入站资质审核（包括企业、从业人员）、车辆是否超限运输。
（4）仓储管理。该模块用于完成危险品出入库管理，记录货物、货位、盘点等物流信息。
（5）黑名单管理。该模块用于对瞒报、谎报危险品运输，多次超载超限运输，无证经营等违反相关法律法规的托运人、承运人、从业人员和运输车辆，建立黑名单制度，向社会公众公布。
（6）信息查询。该模块主要用于对货运站内货物相关信息查询。主要包括：货场危险品运输企业，入货场车辆，货场危险品从业人员，车辆在途状态，车辆行驶历史轨迹，单证信息，货场货物，货场货位，企业、车辆、从业人员违章和黑名单信息等查询。
（7）统计分析。该模块用于统计货运站内货物信息。主要包括：危险品运输企业类型统计，运输车辆，各类从业人员，出入货场货物品种、数量、流时、流向和违章处罚信息等统计分析。
（二）实时监控
（1）车辆在途监控。通过与车载终端（集成GPS、GPRS、加速度倾角等传感器）、GIS、短信系统集成，实现对在途运输中危险品进行位置、行车路线、行车速度、通行时间等全过程监控，提供对报警信息快速反应能力。
（2）货物在库视频监控。针对危险品仓储管理中对环境、温度、湿度、摆放方式等特殊要求，在危险品货运站仓库内采取24小时定点视频监控。
（3）危险品泄露自动报警监控。根据不同类型危险品仓库，应用气体检测、液体检漏等检验设备，对危险品可能发生的意外事故进行实时报警。
（4）违规处罚监控。动态实时监测货运站核查系统检验出的违规信息。
（5）系统运行日志监控。对危险品网络化信息管理服务系统各用户、操作进行监控，确保系统健康、有效运行。
（三）安全辅助管理
应围绕事故处理快速响应机制，对安全行车知识进行管理，为企业安全运行管理部门自救提供及时、准确和有效的途径。
（四）用户网上服务管理
为服务于社会公众客户，本系统具备用户网上服务功能。该模块用于向货运站提交订单等业务申报、托运/订购货物信息跟踪、客户信息查询和统计、公共物流信息服务等功能。
3、关键技术
1、货运站及其危险品管理模式研究
由于历史原因，现行众多货运站场手续不全，管理不规范。在本系统建设时，通过调研分析当前货运站和危险品管理中存在的主要问题及其成因，从技术创新和管理创新等角度提出可行的解决方案，研究与之相适应的业务流、信息流和管理模式。
2、异构系统信息集成共享技术研究
基于危险品管理的信息复杂广泛，部分货运站、行业管理部门先后开发了基础业务应用系统，这些系统业务数据的存储方式、数据管理系统、体系结构均存在异构性。如何将这类业务数据和系统进行有效集成共享，是本系统应解决的关键技术。系统需要集成共享的业务系统主要包括：
（1）与外网系统对接：受理客户申报业务、黑名单企业、车辆、从业人员以及提供客户业务查询、统计分析结果；
（2）与各省运政系统对接：获取危险品运输车辆、企业、从业人员等基础数据，并将其违章信息、黑名单信息反馈至运政业务系统；
（3）与各省GPS监控中心共享集成：获得辖区内运输车辆在途信息；
（4）与货运站现有管理系统集成：充分利用部分技术成熟的货运站仓储管理、车辆调度等物流管理功能；
（5）与公安、安监、卫生、环保等部门信息平台集成：形成统一的危险品应急处理机制。
3、货运场站危险品监管技术研究
根据项目总体设计，危险品网络化管理服务系统总体采用三级B/S架构，客户端通过浏览器实现各级系统业务操作，在货运站业务管理的3级节点，则采用车牌识别、RFID电子标签、视频监控、超载超限等设备，此类设备往往是基于C/S架构，如何将B/S业务系统和C/S监控系统有效集成，是系统需要解决的关键问题。
4、系统可扩展技术应用研究
本系统的研究主要针对危险品物流管理现存的问题以及构建统一信息监控平台，所遵循的业务规范和技术手段均为从现实需求出发。系统研究时应考虑未来一段时间内业务延伸和技术革新对系统带来的影响。例如随着RFID在货物跟踪领域技术深入研究和广泛应用、GPS监控中心全国或区域性联网联控、危险品检验系统广泛投入使用，本系统应预留功能接口，具有适度可扩展性。
5、建设标准研究
为加强对货运站的管理，近年来行业管理部门先后出台了《道路货物运输及站场管理规定》、《危险品货物运输管理规定》等管理规定，明确了交通部门对货运站、危险品运输的资质审批和监督查验职责，但由于缺乏相应的查验设备和信息化手段，普通车辆偷运危险品、危险品车辆/货物乱停乱放、超载运输，以及由此引发的伤亡事故时有发生。为规范建设、共享管理，本系统建设时应同步启动建设标准研究，主要包括：
（1）货运站进出站核查系统建设规范；
（2）危险品仓储监控建设规范；
（3）危险品网络化信息管理服务系统开发指南；
（4）数据交换标准（本系统开发遵循已有的行业或国家数据标准，增加或修订其他业务标准）。
三、结论
档案信息管理规定范文第4篇
因此，为了适应新时期高校改革发展的需要，教学档案管理部门要进一步强化教学档案的信息化管理水平，重视管理人员队伍的培训，不断增强管理者的社会服务意识，提高教学档案利用效率，为高校的发展提供有力的保障。
1.转变思想观念，加大宣传力度以争取领导支持。
高校教学档案信息化管理不仅需要现代化的信息技术，更重要的是教学档案管理部门和管理者要树立现代管理思想和管理理念。在教学档案管理过程中，要运用现代化的信息管理技术和管理手段。然而，我们知道用现代信息技术取代传统的手工操作是一个口积月累，循序渐进的过程，绝非一朝一夕的事情，而在这个改变的过程中更需要一个现代管理思想和管理理念来指引的。因此，在目前高校教学档案管理的过程中，转变落后的思想观念尤为重要。
当然，在转变思想观念时，教学档案工作者并非要全盘抛弃已往的思想观念，而是在坚持优良的传统教学档案管理方式和管理理念的同时，要敢于引进现代档案管理思想和管理理念。只有圆满地实现了现代信息技术与先进管理理念在教学文件、教学档案管理领域的合理契合，教学档案信息化管理才可能实现，高校教学档案工作才能更好地适应新时期的要求。
另外，高校教学档案工作者在转变思想观念的同时，还要加强对教学档案的宣传力度，提高全校师生的档案意识，尤其是要借宣传之机，转变一些领导重教学轻档案的观念。在宣传之际，要适时地将教学档案信息化管理工作的进展情况和在教学档案信化管理过程中遇到的问题及时地向领导汇报，争取领导在政策和经费上的大力支持，为推动教学档案信息化管理奠定基础。
2.高校教学档案管理的标准化和规范化建设。
目前，高校教学档案的管理思想、管理手段和管理办法等方面存在着许多问题，这些问题制约着高校教学档案信息化管理的发展。为了促进高校教学档案信息化管理，实现教学档案信息的最大社会效益，高校教学档案管理部门必须加强教学档案管理的标准化和规范化建设。作为档案事业系统中的一部分，我们要将高校教学档案管理纳入到整个档案事业系统中去，接受国家档案管理标准化和规范化的宏观指导。因此，国家档案管理标准化和规范化的要求对高校教学档案管理具有同样的指导作用。
档案管理标准化和规范化，是指为了管理档案工作而“制定、批准和实施的有关档案形成、归档和档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面应遵循的政策、规定、准则、方法等”。档案管理的标准化和规范化，相当于信息化高速公路上的“交能规则”，档案信息化管理工作要时刻遵守这些规则，否则，档案信息内容在档案管理系统和网络中就不可能安全畅通的运行了。
教学档案管理标准化和规范化是实现教学档案信息化管理的重要前提。要实现教学档案信息化管理，首先要统一档案信息的输入格式、输入项目、输入代码符号和输入代码的转换规则。由于标准化是分层次的，有国家标准和地方标准，因此要在高层次上制订相关的档案管理标准和规范，这样才能利于高校教学档案的信息化管理和教学信息更为广泛地交流和共享。
笔者在广泛阅读有关档案信息管理标准化和规范化建设的基础上，将教学档案管理的标准化和规范化总结为以下二个方面的内容：
第一，教学档案管理性标准化和规范化。
教学档案规范化管理，是指高校行政部门和档案部门根据现实要求，由档案部门管理人员对教学档案进行科学地、系统地、动态地管理，以便教学档案发挥更大社会效能，更好地为高校教学和社会发展服务。它包括“计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享”。
目前，由国家相关部门颁布制定的，有关计算机安全和档案信息资源管理的法规与标准有：《中华人民共和国信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统保密管理规定》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等。
第二，教学档案业务性标准化和规范化。
业务性标准规范是对档案管理业务处理的规范，它包括档案的术语标准及管理规范。高校教学档案管理业务的规范根据《中国档案分类法》、《中国档案主档词表》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案管理办法》等制度规定，先剔除重份及无保管价值的教学文件材料，再对案卷按标准进行规范组合，最后结合实际和相关法规对教学档案进行规范著录，这也是教学档案信息化管理中的一项重要基础工作。总之，教学档案业务性标准化和规范化要求教学档案管理人员在管理档案时要做到：教学档文件材料收集的完整性、文件材料鉴别的准确性、文件材料整理的有序性、档案保管的安全性和用户利用时的方便性等五个方面。
第三，教学档案管理技术性标准化和规范化。
档案信息管理规定范文第5篇
关键词:中国人民银行;会计档案现状;管理中存在的问题改进管理意见建议
近年来,随着基层人民银行会计工作整体水平的不断提高,会计档案管理工作得到了明显加强,档案的查证、依据和史料作用发挥更加突出。但是,当前基层人民银行会计档案管理工作仍存在着资源消耗大、查询调阅不规范、管理难度大,磁介质、光介质档案因系统升级而失效等问题,应加以关注和不断改进完善。
一、当前人民银行基层行会计档案管理的现状
目前,基层人民银行会计档案的管理涉及会计、事后监督和档案管理等部门,基本职责分工如下:一是会计部门按照会计制度的要求装订会计档案,由会计档案专管员保管;办理会计档案的调阅、销毁工作;将达到一定时限的会计档案移交档案管理部门。二是档案管理部门接收会计部门移交的会计档案并按规定予以管理。三是按会计基本制度的规定,由分管行领导审批,会计部门组织销毁会计档案的事宜。
目前,会计档案的保存有纸介质、磁介质、光介质三种物理形式,保存的主要形式和管理重点仍然是纸介质档案,磁介质及光介质会计档案的保管期限与相应的纸介质会计档案相同;无明确期限规定的磁介质、光介质会计档案,比照类似会计档案进行管理,比如同城电子支付系统备份数据,基层行比照会计核算系统日终备份数据要求保存30天。基层人民银行会计档案的日常管理规定和流程主要有以下几个方面:
1.会计档案的保管。各种物理形式的会计档案均由会计部门档案专管员负责保管,采用纸介质以外形式保存的会计档案,仍同时保存一份纸介质的会计档案。
对纸介质会计档案的保管要求为:需配置专用档案铁皮柜,所有会计档案入柜保管,能够做到防火、防潮、防虫蛀鼠咬。目前基层人民银行在纸介质会计档案保管分工中的做法各异,部分行所有的会计档案一直由会计部门管理;部分行将会计档案管理一定年限(或次年、或隔年) 后移交本行档案室;也有的行虽然将会计档案移交行档案室,但仍由会计部门负责管理。
对磁介质会计档案的保管要求:坚持双备份、异地防磁存放。目前,各行在磁介质会计档案管理的实际操作中普遍存在一些问题。比如,个别行核算系统数据未做到双备份,个别行备份磁介质、光介质数据未进行异地存放等。目前,笔者所在的鹰潭市中心支行已将自2007年运行全国支票影像交换系统以来的会计核算系统备份数据刻录到光盘中,做到数据双备份。
2.会计档案的查阅。目前,基层人民银行均能够严格按照会计档案管理的规定办理会计档案的查阅工作。严格建立并执行会计档案查阅的审批、登记制度。会计档案的查阅除应会计业务检查的要求恢复会计核算系统备份数据,以查看是否存在磁介质、光介质会计档案失效的情形外,均为纸介质会计档案。
3.会计档案的复制。目前,个别行对纸介质会计档案的复制只存在一种情况,即为了能够在规定的期限内有效保存会计档案,对目前由邮政局传递的传真件形式的电报底稿进行复印保存。磁介质会计档案的复制由于各行会计部门应用系统的操作环境不同,复制所有磁介质档案的工作量及成本都较大,部分行未按照要求做到6个月复制1次。
4.会计档案的销毁。会计档案的销毁工作目前仅限于纸介质会计档案,有的行存在部分已超过保存期的磁介质会计档案(如会计核算系统月终备份数据),但未进行过销毁。各行销毁纸介质会计档案系按照《中国人民银行会计基本制度》的规定,报上级行批准后自行销毁,即县支行报地市中心支行批准后自行销毁,地市中心支行报省会城市中心支行批准后销毁。
二、基层人民银行会计档案管理工作中存在的问题
1.现行的会计档案管理制度滞后,不能适应形势发展需要。目前人民银行会计档案管理执行的是总行2005年制定、2006年1月施行的《中国人民银行会计基本制度》,该制度与1987年颁发的《中国人民银行会计制度(试行本)》的管理规定相比,内容相差无几,并未在其中对会计档案有专门的指导条款。但随着人民银行会计管理制度改革和会计电算化的迅猛发展,人民银行会计资料的内容、形式也发生了较大的变化,使部分会计档案归类入档十分困难,迫切需要新的法律规章予以规范指导。
2.会计档案管理部门分散,统一管理流于形式。据调查,目前基层人民银行会计档案虽然大部分已由事后监督部门集中保管,但具体管理部门还是事后监督部门,没有实行档案管理部门统一管理,在调阅资料时也是由事后监督部门管理,以致会计档案与全行档案的统一管理流于形式。在这种管理现状下,容易造成会计档案入档不及时、归类不正确、登记不完整,内部人员调阅档案不履行审批程序,随意性大,存在会计档案遗失的风险;容易造成组柜管理或个人管理,使一部分会计档案出现漏档现象。同时,会计档案由各部门分散管理,不可避免地在管理条件上受到了限制,不具备档案管理的安全措施,难以达到档案管理“四防”、“四无”的基本标准。
3.会计档案管理未与核算系统升级同步,磁介质档案调阅难度大。大部分磁介质会计档案是在特定的应用系统中生成的,调阅磁介质会计档案需要在特定的、旧的运行环境中进行。但是,随着应用系统版本的升级、换代、更新,部分磁介质会计档案已无法调阅,失去了档案管理与有效使用的真正意义。
4.内部保密管理制度与司法执行存在矛盾,会计档案密级管理难度大。为了防止会计档案丢失和泄密,中国人民银行颁布的《银行会计档案管理办法》规定,各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或复制,并办理登记手续。此规定在实际操作中的执行难度较大。如司法部门在执行公务时,强制将会计凭证调出,如果不同意将按妨碍执行公务处理,给档案管理带来困难。
5.会计档案监督检查不到位,日常管理工作仍存在漏洞。会计档案是会计工作检查的一项内容,但在部分基层人民银行在实际会计工作检查过程中,普遍只查看登记簿的建立或档案的装订整理等,对于档案的归类是否正确,入档是否及时,垒面、簿宴核对是否相符,是否具备安全措施等检查得较少,造成监督管理的漏洞。
三、改进基层人民银行会计档案管理工作的意见建议
1.出台专门的《中国人民银行会计档案管理实施办法》,进一步完善会计档案管理制度。一是依据会计档案管理工作的变化和新形势的需求,制定统一的《中国人民银行会计档案管理实施办法》,及时对相关管理规定予以修订和完善,有效解决现有的会计档案管理规定多分散在多个会计制度及业务管理办法中而不便于查阅的问题,切实加强人民银行系统的会计档案管理。二是明确会计档案管理的对象和范围。现有会计档案管理存在多处空白点,比如在会计档案保存的物理形式上对光介质会计档案的管理是一个空白点,同时需要对磁介质、光介质的有效性进行界定,并明确销毁方式,切实防止管理漏洞。三是明确管理职责。要求无论是纸介质会计档案,还是磁介质、光介质会计档案,都要严格按照会计档案管理的有关规定入档、归类、调阅和销毁,切实保证会计档案的安全,达到“四防”、“四无”标准。
2.不断改进现行的会计档案管理的手段和方式,不断提高央行档案管理效率和水平。应明确基层人民银行纸介质会计档案应由本单位档案管理部门统一管理。不断改进磁介质、光介质的备份、调阅、管理方式,使磁介质、光介质会计档案的调阅尽可能不受特定应用环境的限制,实行双备份,坚持异地保管,定期复制,防止磁化及老化。三是要进一步完善全国支票影像交换系统(IAS)中相关档案管理的功能。在目前尚未建立完善的会计档案电子化管理系统的现实情况下,可采取过渡形式,对IAS系统的查询和归档功能进行完善,实现IAS系统多条件查询、历史查询、模糊查询、查询统计、查询结果集中显示、保存查询结果等功能,为建立独立的会计档案电子化管理系统积累经验。
3.切实加大会计档案的检查力度,有效堵塞日常管理的薄弱环节。对会计档案管理工作的检查,要像检要空白凭证一样进行实地盘查,从档案登记薄记录的完整性、整理的规范性、归类的正确性、入档的及时全面性,以及簿实核对是否相符、销毁手续是否健全、安全措施是否符合规定等进行全面检查,确保会计档案保管妥善、存放有序、查阅方便,严防毁损、散失和泄密。
4.完善司法部门调阅会计档案审批制度,进一步加强基层人民银行会计档案的保密管理。首先,要加强档案管理人员的保密安全教育,提高管理人员的保密安全意识,确保会计档案的不泄密和信息的绝对安全;其次,要完善司法部门调阅登记制度,强化查阅登记审批和复印、复制的过程监督,明确使用期限和要求,有效防止会计信息不泄密;再就是要加强与司法部门的沟通联系,进一步规范司法执行中的人民银行会计信息管理,确保中央银行的信息安全。
参考文献:
[1] 董安家. 浅谈人民币银行结算账户档案管理[J]. 内蒙古金融研究, 2009, (06) :70
[2]刘文华; 张纪;人民银行会计档案管理存在的问题[J]. 金融理论与实践2002,(02)
