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关键词:科研项目管理;过程分析;QCD指标;奖励制度
科研项目管理是一个过程管理,涉及了项目的立项申请、论证、组织、实施、验证试验、用户试用、检查评估、验收鉴定,以及后期的科研成果上报及科研成果的产业化推广等整个过程。项目管理的目的就是实现科研项目的规范化、制度化和科学化,确保科研项目成功、圆满完成的基础上,快出成果、快出效益,尽快转化为社会生产力,不断提高我国的科技综合实力,为国民经济发展服务。
1 科研项目管理的原则和组成
就科研项目的过程管理角度来看,科研项目管理包括如下内容:即项目范围管理、组织方式管理、项目进度管理、成本管理、质量管理、风险管理和项目的后勤保障管理,这些管理内容贯穿了科研项目的整个流程。其中质量(Q)、 成本(C)、进度(D)管理构成科研项目管理三角形,其QCD指标是构成项目总目标的三大主要目标。在科研项目管理中,应遵循一定的管理原则,以达到对科研项目进行有效的组织、管理以及效果评估的目的,保证科研项目的有效进行和项目总目标的实现。
1.1 科研项目的管理构成
通常科研项目管理由以下内容构成:一是确定项目组织结构,即项目范围。明确并对其进行层次清晰的结构分解,为项目实施计划、成本核算等提供依据。二是明确项目参与者职责,即明确项目参与者在项目组织结构中所担负的职责。三是划分和确定项目实施的各个阶段。四是对科研项目涉及的技术进行有效管理。五是对项目包含的信息内容和文件等进行有效管理,以保证项目流程有效执行。六是对项目的质量、进度和成本进行兼顾管理。七是对项目风险进行有效管理。八是对后勤保障进行有效管理,以确保满足项目进行中的各种需求。
1.2 科研项目管理应遵循的基本原则
进行科研项目管理应遵循以下基本原则:第一,项目具有明确的最终目标。项目的所有参与者应清晰地了解项目的最终目标。第二,确定项目管理范围。即在科研项目管理中采取积木式的管理方法,将项目管理内容进行明确的划分,确定各分项管理的范围与边界、参与者承担的具体任务,并制定明晰的科研项目开展计划等。第三,管理应体现计划性和过程性。即对项目的进展采取认证方式和交付跟踪方式进行管理,以便对项目的实施进度进行有效控制,保证项目按计划开展。第四,应建立起有效的管理网络。科研项目管理需要构建一个有效的管理网络,构建网络时应划定清晰的责任边界,网格间的接口要做到有效衔接。
2 加强科研项目管理的过程管理
2.1 科研项目的立项与审批管理
立项与审批是科研项目管理的起始阶段,也是一项关键步骤。对项目的立项与审批管理包括:第一,编制科研项目立项建议书;第二,充分论证项目的可行性;第三,项目负责人应与相关单位签订合同(或委托书)。科研项目的立项程序通常包括:研究单位对项目单位做出组织评审,应提供有关科研项目的建议,对项目内容做出相应筛选;通过评审的科研项目开展可行性论证,并确定项目方案;项目管理部门与项目责任部门要签订合同书。
2.2 对项目实施阶段进行的管理
科研项目在立项审批后,就进入了组织实施阶段,该阶段是指从开始实施到项目完成验收前的这一时段。在项目中标后,项目负责人将根据项目任务书对项目的实施周期、开展步骤和相关的技术路线等进行策划,项目各管理部门的工作将大幅度增加,管理内容也将更复杂,主要表现为:第一,在项目实施的起始阶段,管理人员要按照项目合同书以及项目任务书提供项目的各种支持条件,对项目的总成本和各子项目(次级项目)成本进行核算,并对项目开支情况进行监督,对项目经费进行必要的核算,以及完善项目的其它财务管理,并对必要的费用支出进行审批。第二,为保证科研项目顺利进行,要建立对项目研究的全过程跟踪,要保证对项目进度和质量做及时监控,并及时对出现的问题进行协调解决,目的是能够及时把握项目的进展状况,并及时发现问题和及时协调解决问题。该阶段管理在项目进行过程中至关重要,决定了项目的成败。
2.3 科研项目的总结与最终评价管理
项目的总结与评价阶段的管理包括四项内容,即项目评价内容、方法、程序和原则。
3 科研项目精细化管理提升策略
3.1 管理职责明确化
科研项目管理要求管理人员要具有明确的职责,首先体现在管理制度的建立,其次是体现在管理人员在行使职权时,对责任的理解与把握要准确,执行时要做到不缺位和不越位。同时,当科研项目管理处于项目实施的关键环节时,出现的各种问题都可能集中到这一环节,所以,在解决问题时,既要坚持原则,又要具有灵活性,以保证项目参与人员之间的和谐状态,防止出现矛盾激化现象。
3.2 管理过程人性化
管理过程人性化是指在项目管理过程中,要注重对项目参与人员潜能的开发,坚持以人为中心,关注项目人员的内心世界,依据项目人员的情感倾向性与稳定性开展管理工作,管理的核心任务是激发项目人员的积极性和创造性,消除项目参与者出现的消极情绪。项目过程人性化管理通常在相互学习与交流中得以实现,并达到创新的目的。项目取得成效的决定性因素包括管理层的领导力与亲和力,以及项目参与者的活力,项目管理过程人性化也因此成为项目取得成效的关键因素。
3.3 考核指标细致化
在制定项目实施考核指标和进行考核管理时,应坚持两项原则:一是保证考评指标具有客观性、公正性和全面性;二是有利于项目人员的参与和互动,实现双赢,有利于绩效的改进和项目参与者能力的提升。科研项目的成效最终体现在年度绩效考核指标体系当中,考核指标应具体分解落实到各部门、各项目参与者。为实现及时跟踪管理,及时调整管理策略,要构建一套有效的计划、目标管理体系,并进行季度、半年度和年度总结与反馈,使项目各单位和参与者都能够及时了解项目的进展情况和与自己有关的管理信息,以便对下一步工作目标做出适当安排与调整。
综上所述,科研项目管理应体现出两方面的作用。一是激励项目参与者的积极性和创造性持续有效释放。二是为项目参与者提供必要的条件与保障。这其中包括有效的奖励制度,项目人员的待遇标准等。总之,就是要为科研项目取得成效提供有效保障,以确保科研项目的QCD指标均满足用户要求并使用户满意,这才能真正从根本上实现成功的项目管理。
参考文献
[1]吴剑娟.浅论科研项目的全过程管理[J].经济问题探索.2007(09)
[2]刘雪峰,王剑冰.科研项目中的互动式管理[J].航天工业管理.2010(04)
[3]何秀明.科研工作中的奖励制度作用[J].现代商业.2010(12)
【关键词】本科生;科研项目;指导;科研能力 ;问题;建议
一、研究背景
近年来,随着高等教育的发展,各高校对本科生科研能力的培养愈加重视,学生参与科研项目的积极性也日益高涨。虽然在成功申报后,绝大多数学生都会积极行动,按照申请书上的内容按期完成项目;但也有部分学生会束之高阁,等到项目即将中期检查时才会匆忙完成相关的工作;接下来又会按兵不动,等到快结项时再大干一场。针对这种情况,指导教师在指导过程中,如何遵循科学、有效的原则,引导学生以高度的热情投入项目的研究,不断提高学生的科研能力,保质、如期完成项目就是一个不容忽视的问题。
二、对指导本科生科研项目的探索
近年来,笔者在指导本科生科研项目过程中,从以下方面做了尝试,取得了一定的效果。
(一)勤于督促,使学生严格按计划贯彻实施
在笔者从事本科生科研项目的指导过程中,有一个较深刻的感受是:青年学生虽然具有一定的科研积极性,但教师必须要勤于督促,使学生养成良好的习惯。在项目立项后,指导教师应在第一时间召集项目组全体学生开会,进一步明确项目负责人及成员各自应承担的任务和履行的职责;对学生在每一阶段完成的任务情况要及时沟通和检查。如有的项目要进行问卷调查,教师就应要求学生在计划的时间内完成问卷调查初稿的设计,并在师生共同讨论的基础上做多次修改,这样设计出的问卷就会比较全面和严谨,避免匆忙设计问卷的遗憾和不足。在学生发放问卷的过程中,对一些可能出现的问题做及时沟通。当问卷回收后,教师还要关注学生对问卷的整理及汇总进度;当学生完成项目成果(如研究报告)初稿后,指导教师要从严要求,督促学生对存在的问题进行修订,除注重研究报告的框架设计外,对报告中数据的准确度、图形的设计、语言的描述等细节方面也应给予足够的重视,使学生在教师的指导下能提交符合规范的研究报告。
(二)鼓励学生公开发表中期成果
笔者在指导本科生科研项目过程中,通过各种方式树立学生的自信心,鼓励学生将中期成果以论文的形式公开发表。当然,这要求教师付出一定的心血,对学生的论文进行多次审阅,提出修改建议。通过撰写论文,学生会掌握论文的基本写作要求,并在论文的不断修改中养成勤于思考的好习惯,同时提高学生发现问题和解决问题的能力。值得欣慰的是,在笔者的鼓励和指导下,已经有两个课题组的学生将中期研究成果公开发表在省级刊物上。
(三)培养学生严谨、认真的科研态度
笔者在指导学生从事项目研究过程中,始终将培养学生严谨、认真的科研态度放在重要地位。学生如果有了正确的科研态度,将来也会以认真的态度从事自己的工作。曾经有学生提供的调查问卷的汇总数据出现错误,当笔者让其修改时,学生虽然进行了修改,但态度上表现出不以为然,认为是小问题,不影响结论,没必要小题大做。笔者认为这是个机会,利用一定的时间让全部课题组成员开会讨论,畅所欲言。通过讨论达成共识:小事中可以体现科研态度,良好的科研态度应该从细节做起。从此,该小组每个成员对所承担的任务更加认真仔细,将良好的科研态度体现在具体的行动中。
三、存在的问题
(一)个别学生从事科研项目研究的主动性还嫌不足
在笔者从事本科生科研项目指导过程中,虽然积累了一定的经验,但依然存在明显的不足。有的学生在成功申报项目后,一直处在较被动的状态,从事项目研究的积极性不高,总是指导教师催一催,才会动一动,甚至催而不动,以各种理由推迟项目研究的进度。当然,对个别高年级学生而言,参加各种等级考试及准备研究生入学考试等会占据大量的时间,但只要具有高度的主动性和自觉性,通过精心组织和安排,应该能够按期完成研究项目。遗憾的是,有的学生主动性不够,最终未能合理安排时间,不能在规定的时间内提交合格的研究报告,只得申请项目延期
(二)学生的团队合作精神还需加强
在笔者从事本科生科研项目指导过程中发现,项目组成员的团队合作精神还要进一步加强。在项目研究过程中,很多时候是负责人在唱主角,而成员的作用未充分发挥出来,集体的智慧受到制约。来自不同班级、学院、乃至不同学校的学生在进行合作时,项目负责人需要花费一定的精力来统筹协调。尤其是在提交了研究报告的初稿后,一些成员就会认为自己的工作已经全部完成,对报告的修改积极性不高,主动参与的不多。当然,不可否认,竞争的因素也使部分项目组成员在项目研究过程中的团队意识淡薄,觉得自己仅仅是成员,而非项目负责人,表现在对项目研究不主动、不积极,在被动的状态下参与项目研究。
(三)个别学生存在急功近利思想,碰到困难就抽身而退
部分学生在参加科研项目申请时,在认识上存在偏差,有的是为学分,有的是为找工作增加筹码,还有的以为有高额的资金资助。在这种情况下,就会使得部分学生在进行项目研究时缺乏踏实治学精神,总想用很少的时间获得较大的回报,一旦碰到困难就想打退堂鼓,而不是考虑如何战胜困难,解决问题。如有的学生在进行问卷调查时,因事先对可能出现的情况预计不够,当碰到不予配合的调查对象就会束手无策。还有的学生,在撰写项目报告的相关内容时,只是将发现的问题做简单罗列,而未提出解决的措施;此外,项目报告条理欠清晰,文字表达不够准确,甚至出现多处错别字的现象也屡屡存在。当然,项目报告的初稿存在各种不足和错误都是正常的,学生可以在纠正错误的过程中使自己的能力不断提高。只是当指导教师发现问题并让学生修改时,有的学生有畏难情绪,草草应付,未能达到预期的效果。针对这种情况,指导教师要及时引导学生,增强战胜困难的信心和勇气。
四、科学、有效指导本科生科研项目的建议
(一) 充分调动学生从事科研的主动性
要充分发挥学生在科研方面的主动性,就应该在培养学生的科研意识方面多下功夫,因而教师在日常的教学活动中就应该将强化学生的科研意识贯彻其中。如在教学过程中,要求学生对感兴趣的经济学现象和问题多加关注,在平时的学习中注意积累相关知识,为本科生科研项目的申报提早准备选题及查阅资料等,这样学生就会在充分准备的情况下进行项目的申请,项目的论证也会有理有据。当然,教师应该时常向学生传输这样的观点:在申报项目前要做大量的准备工作,在填写申请书时要认真仔细,当申报成功后更要以积极、热情的态度从事项目的研究。此外,在教学过程中,对有些涉及面较广的综合性问题,可以让学生提交小论文,篇幅可以短些,但要求不能降低,论文的格式必须要规范。这样,在平时的教学活动中就会使学生的科研意识及能力得到一定的提升,从事科研的主动性也会增强。
(二)培养学生的团队合作精神和进取精神
学生要圆满完成本科生科研项目,团队合作精神是十分重要的。事实上,从项目的申报开始,团队合作的效果就已经表现出来。有的课题小组在申报项目时,项目组成员均承担了相应的工作,在资料的搜集、整理、课题论证等方面献计献策。在这种情况下,申报的项目如果获批,每个成员都有成功感,在以后的项目研究中就会使得团队精神更加发扬光大。无论是问卷的设计、调查、回收、整理、汇总还是研究报告的撰写及修改,每个成员都会积极思考,发表自己的观点,完成自己所承担的任务,并时时关注项目的进展,使得集体智慧得以充分发挥。相反,如果缺乏团队合作精神,项目的研究主要靠项目负责人做大量的工作,成员的作用发挥受限。此外,在学生从事项目研究过程中,一定要培养学生克服困难、勇于进取的精神。只有这样,当学生在从事项目研究碰到困难时,才会激流勇进,想法设法寻求解决问题的方法和途径,圆满完成预期的任务。
(三)完善本科生科研项目管理制度
为了激发学生的科研热情,应该在制度上加以完善。如我校于2013年4月印发了修订后的《新疆财经大学本科生科研基金及科研项目管理办法》,对本科生科研项目申报对象及条件、申报范围、项目申报及立项、项目管理、经费管理、表彰与奖励及保障与支持等做了全面的规定。如在“表彰与奖励”中,就明确规定“结项鉴定结果为合格以上的项目可按《新疆财经大学普通本科生创新学分认定与管理办法》申请创新学分,结项鉴定结果为优秀的项目将优先向《新疆财经大学学报》推荐发表。学校鼓励项目成果在省级以上刊物发表,对在省级以上刊物发表并注明“新疆财经大学本科生科研基金项目资助”字样的项目成果,学校将给予适当奖励”。显然,这会激励学生努力提高项目质量,争取较高的鉴定等级。再如,“项目管理” 中第三条规定“教务处对项目进展情况进行跟踪管理,项目启动6个月后,项目主持人须填写并提交《本科生科研项目中期检查报告》,对不按时提交《本科生科研项目中期检查报告》者或项目无明显进展者,要求其限期整改或撤销项目。”,这对学生从事科研项目研究提出了制度上的要求,从而对学生起到有效的监督作用。
综上所述,教师在对本科生科研项目的指导过程中,要不断进行探索,对成功的经验要适时总结,对出现的问题要及时梳理,使学生在从事本科生项目的研究过程中,既能使科研能力有所提高,又能使学生的主动性和自觉性得到升华,为学生总体素质的提高奠定扎实的基础。
参考文献:
[1]毕保良 陈颖等.本科生参与科研的途径及建议[J] 云南农业大学学报,2011,(5).
[2]新疆财经大学. 新疆财经大学本科生科研基金及科研项目管理办法 新疆财经大学校办发〔2013〕4号.
[3]师海蓉 张磊 付政祺. 提高大学生科研教学质量的探讨[J].考试周刊2011,(62).
关键词 高校 科研管理 全面质量管理
中图分类号:G644 文献标识码:A
当今社会,经济社会的高速发展伴随着知识经济时代的到来,国家教育政策的逐步完善使得高校科研活动与经济社会的结合更为密切。高校科研的管理无论从理念还是运行形式上都在不断地改进,但是还存在诸多为问题,难以适应新形势。高校科研以全面质量管理为导向,结合高校科研的具体特点,运用全面质量管理的原理和方法,最终达到提升高校科研的管理水平的目标。
1全面质量管理概述
按照ISO国际组织的定义,全面质量管理指一个组织以质量为中心,以全员参与为基础,通过让顾客满意和本组织所有成员及社会收益而达到长期成功的途径。西方社会在20世纪80年代末90年代初兴起全面质量管理的热潮,它最旱盛行于西方的企业管理,随后迅速成为90年代西方教育管理理论与实践的热点。全面质量管理(TQM)既是一套哲学体系又是一套指导方针,它为整个组织进行质量持续改进提供了一个基础条件,具有全员性、全过程性、全要素性的特点。该体系使用简单的方法,借助一系列质量改进工具与技术,系统、有计划地推动整个组织逐步向前发展。通过实施全面质量管理,组织可以不断地制定、执行质量改进计划,开发具体的改进活动,并通过对行动的检查和对问题的处理找到质量改进的最佳方案。
2高校科研的全面质量管理
高校科研的全面质量管理是高等院校以教育科研为中心,以师生员工的共同参与为基础,通过组织协调全校的科学研究和学术活动,规划和管理各类科学研究项目,合理配置学校科研资源等实现学校科研管理,目的在于通过科学的科研管理使得本校所有成员及社会受益而达到长期成功的管理方式或途径。
2.1全员参与科研管理
高校提高科研管理水平,需要满足各类消费者需要所涉及的学校内部、外部人员和学校各级管理组织的参与。除了学校老师的参与科研活动外,提供更多的机会给学生,让学生直接参与到各种科研活动的全过程和管理过程中,从而形成一个结构完整的科研管理系统。学校管理层人员通过了解科研项目的研究过程,科学地评价项目的研究成果,在条件允许的情况下为项目提供足够的物质条件,保证科研项目的顺利进行。科研项目组从学校教师到学生都能感受到学校对其科研项目的重视和尊重,有利于提升项目组的工作成就感和参与的积极性,以保证科研项目质量的持续改进。
2.2全过程参与质量管理
坚持质量管理的全过程性是全面质量管理的核心。高校科研管理要树立“质量形成于教学全过程”的观念,不仅要严格筛选科研项目,做好科研项目的质量控制,做好科研项目的复审工作,还要制定各种规章制度,规范科研项目的研究过程,努力形成学生积极主动参与科研项目的氛围,促进学生学习的自主性和创造性。另一方面,在项目结题的“出口关”也要把好,使每一项目科研成果都能转化为现实生产力。
2.3全要素参与科研管理
高校科研管理涉及学校教育工作的方方面面,不只是科研项目数量,还包括科研管理制度、科研成果的转化等;不仅是科研立项,还包括科研项目的计划、实施过程、成果验收以及成果的质量。构成科研管理的各个因素都会影响顾客对科研项目的评价。比如,一个科研项目质量好坏,也许并不是感觉科研结果好不好,而是对科研人员的素质、管理制度不满意。要对科研的各项工作进行全面系统的质量设计,要做到凡事有准则、凡事有程序、凡事有监督、凡事有负责。如果诸多因素都对目标的实现发挥着良好作用,并取得理想效果的话,高校科研管理目标定会顺利的实现。
3以全面质量管理为导向,提高高校科研管理水平的思考
随着经济全球化带来的市场经济的发展,各个高校同企业一样面临着一个严峻的问题,即在激烈的市场竞争中如何生存。为了生存和发展,高等院校科研工作也呈现出多元性和多向性,科学研究的数量和质量都在逐步提高,但是这个过程中,高校科研管理也显现出诸多的问题:(1)管理体制落后。片面地追求课题数量,忽视科研成果的质量和转化,缺乏组织本校教师和科研人员进行科研的才能。(2)科研经费投入不足。受经济制约科研基础比较薄弱,实验条件差,经费不足,高水平的纵、横向课题少,学术造诣高的带头人就更少。(3)科研人力资源的流失。我国高校有一半多的教师几乎不从事科研工作导致高校教师资源没有得到充分的利用,这是一种隐性的人才流失。研究生参与科研的比例存在同样的问题。(4)科研成果转化率低。由于教师晋升与科研论文挂钩,造成了科研成果低水平重复,不考虑市场的需求和发展,无法通过转化实现其价值。
3.1加强高校科研管理的品牌建设
高校品牌是高校在长期发展过程中由教学质量、办学水平、学科建设、科研水平及社会评价等在人们心中形成的印象、知名度,即以学校的声誉、影响力等为表现形式的无形财产,它是高等学校综合实力的集中体现。加强高校科研的品牌建设,是基于高等学校品牌建设的思考,是基于科研质量在高等学校品牌建设中具有举足轻重的地位。
3.1.1更新科研管理观念
首先,要高度重视科研工作,将其纳人学校的品牌建设战略之中。其次,要加大对科研工作的资助力度。最后,要采取奖惩措施鼓励教师开展科研工作。在遵守上级有关部门相关要求的基础上,将科研工作和教学改革、学校管理等方面存在的问题结合起来,鼓励教师从本专业的实际出发,利用本专业的优势和企业开展产学研合作;出台或修改相关管理制度,将教师的科研工作与其学习培训、职称晋升和福利待遇等直接挂钩,保证每个教师每学年都有一定的科研工作量。
3.1.2创新科研项目立项工作
首先要根据学校发展的情况及办学过程中存在的问题,制定一定时期内的科研发展规划。在此基础上,将学校在教学、管理中存在的困难和碰到的问题,按照轻重缓急排序,再结合实际情况,确定年度科研项目。在科研项目的申报上,要打破按职称、职务的等级限制,鼓励和支持年轻教师、管理人员积极参与或承担科研项目,广泛调动全校教职工的积极性和创造性。
3.1.3注重科研评价的科学性和针对性
科学性指既注重科研成果的数量,也注重科研成果的质量。既注重影响,也注重实效。针对性,则指科研成果对本校教学、管理工作所能起到的促进作用。此外,要着重抓好科研项目的结题工作。当然,积极健康的学术环境的营造也是必不可少的。
3.2强调高校科研质量的全面管理、全程管理、全员管理
(1)在科研管理中,要对影响科研质量的所有因素进行管理,如科研立项、科研队伍水平、科研条件、学校管理等;(2)在科研管理中,对“计划―实施过程―科研成果”进行全程监控管理,以社会需求为导向,结合本校实际进行科研定位,制定切合实际的培养方案,确立符合要求的项目,以过程评价或形成性评价不断评价和促进科研质量, 以总结性评价和成果评价为依托,对科研项目从立项到结题的实施全程进行管理,以达到最佳科研结果的转化;(3)在科研管理中,要建立科研项目组人员、科研管理人员、科研项目评估、验收人员等共同参与的科研质量评估和认证机制。
3.3建立健全科研质量管理体系
第一,建立科研质量管理体系,保证高校完成重大科技任务。高校的科研管理应按照 ISO9000 标准建立质保体系,进行ISO9000 质量体系认证,提高科研管理水平和科技产品的置信度。
第二,建立科研质量管理体系,充分提高科研工作效率,更好地发挥科研工作人员的能力。建立科研质量管理体系,在实施机构调整、人员变动的情况下,按照质量管理体系实行统一管理、正常运作,使科研人员全身心地投入到教学和科研工作中去,保证科技工作内部管理有序化、正规化是提高学校科研工作效率的有效途径。
高校科研质量管理体系是一个动态的管理体系,它要求科研管理过程从策划、 实施到检查和改进形成一个循序渐进的管理系统。这样一个动态的全过程、全员参与的管理体系能够克服过去的就事论事、分散管理和经验管理的弊端,形成立体网状的科研管理态势。
参考文献
[1] 吴志宏.新编教育管理学[M].上海:华东师范大学出版社,2000.
管理部门往往局限于职责分工,各管一块,“自扫门前雪”,缺乏有效的沟通协调,信息不对称、不共享,“信息孤岛”现象较严重。因为科研管理部门不了解经费管理,财务部门不熟悉项目管理,资产管理部门不掌握项目的资产状况,各自为政的管理模式,导致项目管理、经费管理和资产管理相脱节,造成了管理上的“空白点”。科研管理部门主要负责项目申报、立项、实施、结题验收及成果管理等,对科研经费的合理使用缺乏监督。财务部门主要负责经费的日常核算,不了解项目的运行情况,还是停留在简单的会计处理层面。资产管理部门主要负责单位资产的实物管理,但科研用仪器设备大多由项目组自行保管使用,资产管理部门往往对科研资产家底不清、情况不明,难以审核购置科研设备的必要性,难以防止科研设备重复购置,难以实现科研设备的充分共享,更难以按照国家政策要求实现重大科研设备对社会开放。
二、科研项目审计存在的问题
(一)审计滞后,未充分发挥监督职能
目前,科研项目审计以事后审计为主,即在项目结题验收时,对经费的预算执行情况进行决算审计,基本不参与项目过程监管。由于介入滞后,审计没有充分发挥“事前控制”、“事中监督”的职能和风险防范作用,无法及时发现科研项目管理和经费使用中存在的风险和漏洞,提出相应的解决办法,保证科研经费的合规高效使用。有些问题已形成既定事实,造成了无法挽回的损失和浪费。
(二)审计范围狭窄,审计方式单一
在审计范围上,科研项目审计侧重经费财务收支审计,主要审查经费支出的真实性和合规性,不重视科研管理的内部控制评价和经费使用效益监督。在审计方式上,主要采用账项基础的审计模式,对项目申报、预算编制、项目实施等环节监督不到位,对经费支出的相关性、合理性关注度不够。由于审计范围狭窄,不够全面,面对科研项目运行中遇到的新情况、新问题,审计部门在监管方式和监管手段上存在薄弱环节,审计监督职能弱化。
(三)审计深度不够,审计流于形式
科研机构的审计人员主要来自财务、审计等专业,知识结构相对单一,缺乏科研项目相关专业知识,对科研管理的专业判断不足,影响了科研项目审计的权威性。审计深度不够,主要还是停留在经费收支层面的检查,发现的问题主要集中在经费支出合规性、会计核算规范性等政策性、技术性层面,在管理层面对科研管理中存在的问题和风险分析不够,难以形成针对性强的管理建议书,难以通过审计推动科研管理上层次、上水平。
三、科研项目审计新模式
(一)推进审计转型,提升审计层次
内部审计是单位管理与控制的关键环节,在职能上应该兼具管理和服务的双重属性,是两者的统一体。推进审计转型,就是要在开展科研经费财务收支审计的基础上开展管理审计,从传统的“查错防弊”转向为内部管理服务,从内部检查和监督向分析和评价方面转变,把审计与服务融为一体,寓审计于服务之中。提升审计层次,就是要在审计工作模式上将审计关口前移,推动审计范围由事后向事前、事中延伸,构建事前预防、事中管控和事后监督相结合的全过程跟踪审计模式。
(二)创新审计工作,优化审计程序
管理审计是现代审计一种新的审计类别,是对经济管理行为进行监督、检查及评价并深入剖析的一种活动。就科研项目审计而言,创新审计工作,重点是要落实管理审计理念,运用审计调查、审计分析、业务核对、控制测试、内控评价和风险评估等技术提高审计效能,通过审计监督与管理评价促使科研项目管理沿着健康和增加价值的方向运行。优化审计程序就是要分阶段有序开展管理审计:在审前调查阶段,认真研究梳理现行科研管理制度,分类总结归纳,绘制管理业务流程图,综合考虑科研项目管理控制关键点编制审计方案;在审计实施阶段,注重加强过程把控,采取与科研人员访谈和审计调查相结合的方式,重点检查科研管理流程执行情况及管理部门的履责情况,对科研业务总体管理水平进行客观评价;在审计报告阶段,全面复核审计结果,严把质量关,切实做到内容完整、事实清楚、定性准确、评价恰当、建议可行。
(三)推动内控完善,发挥监督服务新职能
内部控制是科研机构内部约束机制的主要内容,对于保障运转、防范风险、提高效益具有重要意义。内部控制体系不应一成不变,应随着社会的发展和控制环境的变化而与时俱进地改变,应随着人们对内部控制规律的深入了解而不断完善。在科研项目管理开展之初开展科研项目管理审计,有助于构建必要的内部控制体系;此后坚持开展科研项目管理审计,对现有内部控制进行评价,有助于及时发现问题并加以改进,使其趋于健全有效。因此,内部审计部门要积极主动将审计监督融入科研管理体系,以防范管理风险为目的,以完善内部控制为抓手,对科研管理内部控制设计与运行的有效性进行审查和评价,从完善规章制度、优化业务流程、堵塞管理漏洞等角度,提出切实可行的改进措施及优化建议。
(四)加强协同监督,打造“大监督”格局
关键词:科研项目管理 项目审批 经费管理
1 概述
科研项目管理过程较为系统和复杂,既包括前期规划、组织和论证,又包括后期实施、鉴定和保障推广等。项目管理关系到科研进行的各个环节,课题负责人要树立高度责任感、使命感和荣誉感,稳步推进科研项目的研究进展。
2 科研项目管理的内容
2.1项目管理原则
①目标明确,有针对性,确保研究的可行性和实用性。②划分层次,规定出各自负责的具体的范围、任务和方案将项目进行分解。③制定项目保障机制,在项目进行过程中,及时跟进,确保课题项目研究如期完成;④实现信息共享,保证所需信息完整准确,划定责任范围,各司其职,彼此配合协调。⑤建立风险应急机制。⑥做好人员管理工作。
2.2 管理的要素
①项目分解结构:项目分解要注意完整、连贯合理,不仅要可行,还要为接下来的预算和监测环节提供可靠保障。确保项目顺利完成。②项目的组织和策划:在此阶段,项目责任人一定要明确各区的工作范围和关系,做好协调和配合。③项目阶段划分和策划:通过对项目节点进行阶段划分的方式,对项目的各个环节进行划分,结合项目成本和预算,预测可能遇到的风险,不定时的进行评审。④进行技术追踪:重复处理各个环节信息,准确测算出产品的周期和状态,做好课题的技术处理。⑤信息的消化和处理:对一些项目中遇到的重要信息要进行适当处理和转换,确保其准确无误,做好记录和文件存档工作。⑥控制预算成本,实时跟进:在人员管理和资金安排上,控制得当,保证研究顺利进行。⑦建立后勤保证机制:采取必要手段,在保证各项环节顺利进行的基础上,对可能遇到的风险,尽早发现,及时处理,确保方案顺利执行。综合后勤保障。
2.3 管理的全过程
在项目管理的过程中,一定要注意张弛有度,合理安排。可以分为以下几个阶段:
2.3.1 立项审批阶段。立项程序:先由研究单位组织评审本单位的重大科研项目建议,并进行仔细的筛选;随后对通过评审和可行性论证的项目要进行确定项目的立项;最后要由项目研制单位和项目负责人签订合同。
评审的原则:科研项目要遵循创新性、可行性、可用性、合理性等原则。
评审的标准:科研项目是否得当,所选的课题是否有针对性,目标的确定是否合理等等。
2.3.2 研发实施阶段的管理。科研项目管理要在有限的资源条件下,保证科研项目质量、成本和进度,同时尽量减少失败风险。①质量管理。科研项目的质量是要保证科研项目能够在合理的工期内,用尽可能低的成本达到尽可能高的质量水平。②时间管理。科研项目的时间管理主要包括:估算整个项目的工期;制定项目工期计划;对项目活动的顺序、项目活动的工期和项目活动所需资源进行分析,并制定出工期的进度计划。③成本管理。科研项目要做好项目资源计划、项目成本估算、项目预算编制和项目预算控制等前期工作,严格控制项目预算。
2.3.3 总结评价阶段。总结评价是科研项目研究的最终环节,主要涉及对项目完成情况的评价和分析,有其特定的方法和规律,一般包括:评价的主要内容、方式方法、常规形式以及参照标准等。①评价的内容。评价时主要涉及项目的学术价值、经济价值和科研价值等方面。②评价的方法。主要有迷糊处理法、专业评价法、文献检索法和逐层推理法等。③常规程序。一是评价主体和实施方案;二是评价实际效果;三是评价结果经验。④评价的原则。主要有:绩效性原则、实时性原则、真实性原则、简洁性原则。
3 加强科研项目管理
加强科研项目管理,主要从以下几个方面做起:对科研项目的相关负责人实行责任聘请,促进人员流动;在管理上,加强对全程的监测,及时跟进;对项目的成本分析和技术管理要素力求准确无误;建立风险应急机制;加强对核心技术资料的保密管理等。
3.1 项目管理负责人实施竞聘制
项目管理负责人实施竞聘上岗,可面向本企业在职在岗职工公开竞聘,择优聘用。
①职责:项目管理负责人负责分管研制项目的管理工作,并分管研制项目的生产管理工作。②资格条件:政治素质好,敬业爱岗,忠实于本企业,具有较强的事业心、责任心和奉献精神,能够承担岗位工作。③具有较强的执行能力,组织协调能力,团结协作能力,策划能力和扎实的工作作风。④年龄在40周岁以下,理工科大学本科及以上学历,从事本(相关)专业技术或相关管理工作3年以上者。⑤报名者须经资格审查通过后,才能进入竞聘答辩。⑥向考评组陈述:本人综合情况,与竞聘岗位相关工作经历,与竞聘岗位相关的工作业绩,竞聘岗位具备的条件及工作目标等。⑦由考评组对参加竞聘者相应工作经历、工作业绩、任职条件和工作目标等进行提问。⑧经竞聘考评组考评,将考评成绩公布。取前两名由本单位审计纪检监察部门进行组织考核,经考核通过,确认符合条件者,在本单位公示三天。无异议者,由本企业人力资源部门正式下文聘任。
3.2 加强组织管理
项目管理负责人要对项目管理中的型号立项、计划、费用、质量、人员、沟通、风险、合同、综合等进行有效的、全面的管理。在管理过程中要明确责任、理顺关系、奖惩严明、及时兑现。
3.3 加强全过程管理
项目管理者要在研制过程中加强与用户的沟通、联系,及时掌握需求的变化,外界环境的变化、用户主管人员的变化、技术的改变、新技术的产生、经费的变化等等都可能引起需求的变化。
3.3.1 课题日常管理。①科研项目实行课题项目组长负责制。②项目办公室每年对课题执行情况进行检查和考核。③科研课题的研究内容、课题组成员、进度计划及经费预算一经确定,课题组未经批准不得擅自变更或修改。④研究工作中形成的所有资料不得短缺,不得据为己有。未经许可,不得随意摘抄和发表。⑤实验记录应及时、准确、真实、完整。科研记录内容主要包括实验名称、方案、人员、时间、材料、环境、方法、具体的实验步骤、过程、结果等,并应准确记录观察指标的数据变化。⑥实验研究人员调离工作,应将全部实验记录资料、归档材料、文献卡片等全部上项目组,项目组组长签字后,方可办理调离手续。⑦记录实验设计、操作过程、研究内容、实验结果和数据的记录本、其它记录资料以及相关材料,属于研究所所有,各课题组使用。⑧研究工作全部结束后,由负责人撰写总结报告及有关论文,并将结题报告上报项目办公室。
3.3.2 科技成果管理。①科技成果是指在实验或理论上有创造性,有一定科学水平和实用价值的新技术、新方法、新器材、新药物、新理论、新认识等等。②凡在科技工作中取得的具备新颖性、先进性和实用性,符合科技成果范围,均应按国家、省、市成果登记办法进行登记,否则不允许申报成果奖。③申报前应将相关资料报研究所办公室,并通过研究所学术委员会初审。④将科研项目成果从高到低进行依次处理,按国家、省市、院校等不同级别提交申请,并出示鉴定意见,及时更新信息库。⑤参选项目的责任人要向成果鉴定组织提交材料,并做好该课题的学术报告。
3.3.3 科技档案归档。①由科研项目小组独立完成的项目,主要交由总负责人处理保存,与其他单位、组织和个人共同开发研究的项目,由主办方予以妥善管理。②获得优秀称号的项目,主办单位应在信息公布后的三个月内,整理相关课题资料和证明交由上级领导备案。
3.3.4 经费管理。①课题研究小组的预算资金管理主要涉及以下三个方面:一是小组自定或者上级领导拟定的项目方案,经研究和论证后,由主要责任人涉及课题项目实施方案,并附上项目的经费预算和使用分配报告。二是课题研究小组拿出总活动预算资金的10%,作为活动经费使用,剩余资金再根据方案需要合理支配。②经费的使用要有详细的报告说明,一切按项目课题研究管理的一般程序进行,未经上级批准同意,不得随意动用。③项目资金预算的使用 一是由主负责人按一般程序进行,每次使用要有详细的明细。二是所有资金使用要由课题研究所长批准报销。三是课题研究所需材料要经小组负责人审批通过后,方可购买并记录使用情况。
3.4 计划管理
科研项目的计划管理主要分为成本预算、项目跟进以及必要的后续监测等。计划管理要根据阶段性目标,有重点的进行方案设计。
3.5 风险管理
在风险管理中,最重要的一点就是做好评审环节,降低风险,保证研究圆满完成。
3.6 成本管理
成本管理是项目研究的重点,只有进行科学的预算,才能确保项目研究顺利进行。具体来说,成本管理的目的是严格控制预算,保证活动经费的使用有理有据,不能超出原有计划。
3.7 保密管理
加强保密管理,要做到:①加强理论学习,提高保密意识。组织承担任务的有关人员学习与科研项目生产有关的保密管理规定,深化对管理要求和程序的理解,避免出现泄密事件。②强调科研项目代号管理措施的有效落实。在科研生产过程中,能够使用代号的地方,不能出现项目名称,能够进行简化的,不能填写项目全名称。③加强知悉范围控制。特别是项目的核心指标、关键技术、解决方案、进展情况等,要严格控制在工作需要的范围内。④科研项目召开会议,进行外场试验时,组织部门要进行参加人员的控制。⑤组织部门做好会议审批和保密预案。在会议、试验涉及的各环节要落实保密责任人,并严格执行保密预案。⑥在与项目外协单位进行沟通时,要求只能交流与其相关的内容,严禁提及项目总体功能、指标以及进展情况。⑦科研人员在撰写论文、上报非密材料时,不能出现任何信息。
4 结束语
综上所述,科研项目管理涉及面广,操作程序复杂。因此,在实际管理中要认真谨慎,不能有所遗漏。科研管理者在实际的管理中,要坚持以人为本,积极创新。一方面,建立健全科研决策机制,鼓励科研工作者多参与项目管理,建言献策,不断提出新的管理思维和方法。另一方面还要建立相应的绩效奖励机制,在物质和精神层面对贡献突出的组织和个人予以奖励。
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