档案全流程管理

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档案全流程管理范文第1篇

关键词：科研项目；知识产权管理；全流程管理

中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）33-0143-03

1 概述

2008年，国家出台了《知识产权战略纲要》，以提升知识产权的创造、运用、保护和管理能力，意在通过自主创新提升我国科学技术水平，提高国家的综合竞争力，实现全面建设小康社会的目标。知识产权工作已经提升为国家战略，与科教兴国战略、人才兴国战略一道，成为我国三大战略之一。

国家知识产权战略强调知识产权的创造、运用、保护和管理为一体的综合能力提升，唯有知识产权综合能力提升，才能有效提高科研水平，提高知识产权成果的转化，促进经济的发展。目前，我国众多企业、科研机构，承担我国绝大部分的科研项目，这些科研项目的实施，成为了我国知识产权创造的最主要途径，成为推动科技进步的主要动力。但是，很多企业、科研机构的科研项目所开展的知识产权管理工作都还仅仅局限在知识产权的创造和保护方面，没有有效地运用和管理知识产权，使很多知识产权成果无法得到充分利用和转化，浪费了大量的人力物力，阻碍了我国科学技术整体水平的进步。因此，确保科研项目全过程知识产权管理工作有效开展，对于落实国家知识产权战略、提升科技水平至关重要。

2 科研项目知识产权全流程管理的意义及科研项目管理中存在的问题

科研项目全流程知识产权管理是指将科技查新、知识产权信息的利用、科技成果保护方式的选择，发明创造的保护、专利分析、专利预警、专利布局以及专利转化等融入到科研项目的立项、实施、结题和转化过程中。实施科研项目知识产权全流程管理，对于避免重复研究、规避投资风险、提高企业科研项目的研发起点、充分利用现有技术资源、提高科研成果的产出率和转化率及最大程度地实现项目的投资价值，具有十分重要的作用。

目前，国内许多大型企业在科研项目的管理中没有融入知识产权管理，使得许多科研成果并未转化为知识产权成果。在科研项目的管理中主要存在以下问题：如科技查新不到位，专利信息的利用能力不足，导致一些项目重复研究，浪费研究成本；没有建立起自己的专利数据库，对于本企业相关领域的技术发展跟踪能力不强，对于技术发展趋势把握得不够好；在科研中对于知识产权成果的保护缺乏统一的规划，研发人员对于科研成果的知识产权保护意识不强；企业专利管理人员的管理工作没有涉及到科研项目全流程管理工作中来。

3 大型企业科研项目全流程知识产权管理体系设计与研究

3.1 科研项目全流程知识产权管理体系设计

针对大型企业科研项目中存在的上述问题，本文设计了如下科研项目全流程知识产权管理体系。该体系将知识产权管理融入到科研项目的立项阶段、实施阶段、结题阶段和转化阶段。科研项目全流程知识产权管理体系设计架构如图1所示。

3.2 科研项目立项阶段

立项阶段包括项目的形成与科研项目的审核通过，在这两个流程中，知识产权管理工作都起到极大的帮助

作用。

3.2.1 科技查新报告。在国内许多企事业单位，科研项目的立项审核都需要提交有科技查新资质的机构出具的科技查新报告，科技查新报告可以评估科研项目是否具有新颖性、创造性甚至可行性的依据。

3.2.2 知识产权信息跟踪。科研项目立项时，对科研项目可能涉及的知识产权信息进行跟踪预警，并将这些有关知识产权信息建立成为科研项目专用的数据库，在科研项目实施阶段同样可以使用。

3.2.3 专利信息利用。专利信息利用对科研项目的立项和实施都具有巨大辅助作用，在立项阶段，通过专利信息利用，可以帮助研发人员了解技术发展的现状及可能的发展趋势，从而帮助科研项目确定研发方向，节约研发成本和时间。

3.2.4 知识产权成果目标与规划。科研项目立项阶段，通过科技查新、专利信息利用等流程，对科研项目可能取得的成果有初步的评估，因此，根据科研项目的类型和特点，制定科研项目可能取得专利、商标、著作权或商业秘密等知识产权成果的目标，并根据科研项目的进度表规划知识产权成果的产出规划。

3.2.5 合同签署与知识产权成果归属。对于很多科研项目，往往不是一个单位主导完成的，也不一定是自己完成的，往往是多个单位合作完成或委托他人完成的，尽管目前相关法律已经对这类科研项目的合作和成果归属进行了规定，但不尽人意之处比比皆是。因此，在科研项目立项阶段，就应该签订技术开发合同，并约定权利归属和使用权的问题。

3.2.6 设立知识产权管理制度与机构。在科研项目立项阶段，就应该建立与科研项目类型和特点相匹配的知识产权管理制度，并根据制度，设立科研项目配套的知识产权管理机构，对整个科研项目知识产权全流程进行管理，并设置专人对科研项目知识产权管理工作负责。

3.2.7 科研人员知识产权意识培养。科研人员的知识产权意识培养主要包括保密意识的培养和对知识产权的认识，关系到知识产权的创造和保护，应该在科研项目立项时就开展此项工作。

3.2.8 设立知识产权专门经费。科研项目成果的知识产权保护，是科研项目知识产权全流程管理中花费最多的部分，包括专利的申请、版权登记、商标申请等，除此之外，还有科研人员的奖励等项目。因此，设立科研项目知识产权专门经费，对于科研项目全流程知识产权管理是必不可少的。

3.2.9 设立专家库。目前的科研项目立项审查主要是通过专家库和同行评议的形式，但是并不是每一个项目的审核都能找到合适的专家或同行来进行审核。因此有必要通过专利信息的利用来建立常用的专家库。这些专家也可以在科研项目的结题验收阶段参与。

3.3 科研项目实施阶段

科研项目全流程知识产权管理中实施阶段的管理包括如下内容：

3.3.1 知识产权信息动态跟踪预警。在科研项目立项阶段，设立了知识产权数据库，用于跟踪和预警与项目有关的知识产权的动态信息，并及时预警。这么做可以帮助科研项目及时调整研发方向，防止侵犯到他人的权利，规避风险。

目前的研究没有或很少有人提出科研项目如何“动态”跟踪专利信息，也没有或很少有研究探索科研项目知识产权预警的模式。

3.3.2 专利信息利用。专利信息利用在立项和项目实施阶段的作用差不多，都是通过对相关专利的微观分析，对科研项目研发做出指导，时刻关注行业的发展趋势，以便及时挑战研发方向，不做重复研发，不做无用研发。

3.3.3 知识产权申报登记管理。知识产权申报登记是科研项目成果得到知识产权保护的重要环节，也是知识产权创造的核心环节。在这一流程，应该处理好发表学术论文与申请专利的关系，处理好技术秘密保护与专利保护的关系。并且，还要根据企业的战略，布局专利申请。同时要处理好知识产权申报登记的时机选择，确保企业的优势地位。

3.3.4 人事档案的记录与阶段性激励。在科研项目实施阶段，应该做好知识产权人事档案记录，并使用知识产权专项费用对知识产权创造人员进行奖励。研发项目组和企业可以根据详细的人事档案记录，对研发人员做出评价，挖掘和培养优秀的研发人才。

3.3.5 阶段性评估。在科研计划项目中期检查或者其他阶段性评估评审时，由知识产权专员组织相关技术人员对项目研制过程中知识产权借鉴情况进行说明，对产生的发明创造和获得的知识产权情况梳理、总结，对重要创新技术进行成果检索和对比分析，并提出知识产权保护

方案。

3.3.6 协调与处理。知识产权专员定期将项目研制过程中申请或取得的知识产权向项目主管部门或科研计划主管部门报告；在发生知识产权侵权或纠纷时及时向项目主管部门或科研计划主管部门报告。

3.4 科研项目结题阶段

科研项目全流程知识产权管理中结题阶段的管理包括如下内容：

3.4.1 科研成果质量评估验收。将科研项目取得的知识产权成果进行专利分析，评估科研项目取得的知识产权成果新颖性、创造性，评估其价值，从而对科研成果质量进行评估；与立项阶段对比，评估项目的预期与实际的

差异。

3.4.2 知识产权再挖掘。项目结题阶段，应该组织科研人员和专利人员对项目实施阶段的成果再次进行分析和研究，挖掘出可能存在的专利，从而增加科研项目的投入产出比。

3.4.3 知识产权成果清单整理与转化规划。由知识产权专员组织相关技术人员梳理和总结项目知识产权成果，在项目验收时提交知识产权清单，包括申请和获得的知识产权数量、名称、类型、法律状态、实施转让情况等，并在《验收报告》中对相关内容做出说明和分析；对具有潜在应用前景的知识产权进行实施转化前景和实施许可方式分析；对特定目标专利进行侵权风险分析。

3.4.4 绩效评估与奖励。根据科研成果的质量评估，计算科研项目的投入产出比，评估科研项目实施的绩效水平；并结合项目实施阶段的人员档案记录，对研发人员和研发团队进行评估和奖励。

3.5 科研项目转化阶段

科研项目产生的知识产权成果，必须通过转化才能体现它的价值。转化的方式很多，但离不开知识产权管理机构对其的运营。因此，作为“后”科研项目阶段，知识产权转化管理不可或缺。

对于所取得的知识产权成果，企业知识产权部门应对成果进行评级分类，做好知识产权成果应用规划，实现知识产权成果的最大化利用。对于知识产权成果转化可采取以下三种模式：

3.5.1 自主模式。自主模式即企业将知识产权成果自行实施，将其产业化、商品化，以提升企业的核心竞争力和市场主动性，使核心知识产权完全掌握在本企业手中。

3.5.2 合作模式。合作模式即企业利用其拥有的知识产权成果，与拥有相应资源的其他企业合作，共同实现知识产权成果的产业化和商品化。此模式可以快速将知识产权成果产业化和商品化。

3.5.3 许可模式。许可模式即企业将其拥有的知识产权成果转让或有偿许可给其他企业，通过此方式实现企业知识产权成果的产业化和商品化。此模式可以使企业快速收回研发成本和获得盈利，为企业开展新一轮创新研发提供便利。

4 结语

在知识经济的当下，将知识产权管理融入到科研项目管理全流程中来，是现代科研项目管理的必然发展趋势。大型企业实施科研项目全流程知识产权管理是响应国家知识产权战略、促进企业知识产权发展和提升企业核心竞争力的重要举措。本文针对大型企业在科研项目管理中存在的知识产权问题，设计了科研项目全流程知识产权管理体系，有利于大型企业提升知识产权的创造、保护、运用和管理能力。

参考文献

[1] 孟奇勋.开放式创新条件下的专利集中战略研究[D].华中科技大学，2011.

[2] 王瑜，王晓丰.公司知识产权管理[M].北京：法律出版社，2007.

[3] 喻影，张珂，孙剑梅，颜燕红.企业科研开发全过程知识产权管理探讨[J].中国发明与专利，2013，（4）：10-13.

[4] 李役青，胡春，姜盛芬.科研项目管理中的知识产权保护[J].科技管理研究，2002，33（8）：49-51.

档案全流程管理范文第2篇

关键词：档案服务；城市规划；项目生命周期理论

一个城市规划项目从立项到完成所经过的各个阶段，由于项目的侧重点发生改变，对应的档案管理工作也会发生变化。基于项目生命周期理论，城市规划项目可以分为四个阶段，分别是立项期、启动期、成熟期以及完成期，如何在不同阶段，准确、高效地做好档案管理工作，客观地记录项目编制过程的真实情况，更好地服务后续其他规划项目，具有重要的意义。基于项目生命周期理论的城市规划档案的信息化管理是未来主流的管理模式。本文以增城市城市规划设计室（以下简称设计院）的协同办公系统为例，开展协同办公系统的项目管理模块在实际工作中运行情况进行分析。

一、城市规划档案管理工作的三个发展阶段特征

随着城市规划档案管理工作制度的日趋完善，对档案的准确化、规范化、信息化、精细化、安全化的要求更加明晰，城市规划管理工作大致可以分为三个发展阶段。第一阶段，以项目结题、归档为导向。档案管理主要工作是收集规划最终成果，包括纸质成果和最终电子文档。管理流程简单，只需按年份、按类型归档即可，多数设计院在初期发展时期都采用这一模式。设计师根据新的项目需求，自行搜索设计院的档案库，新招聘员工也可以在档案室迅速了解、学习设计院已经完成的规划成果。第二阶段，以项目回溯为导向。在第一阶段收集最终成果的基础上，加强项目立项和项目编制中间成果的收集归档。项目立项包括项目建议书、项目招标文件、项目投标文件、项目开题报告等等项目在立项期主要资料。中间成果则包括了初步成果、中期成果、审查意见等项目在启动期、成熟期的主要资料。随着设计院规模变大，业务量上升，对档案管理的要求更加规范化，档案管理工作在项目立项期就已经开始介入，跟踪管理项目编制全过程。第三阶段，以项目流程、品牌延伸为导向。随着信息化技术手段的不断完善，档案管理可以做得更加精细化，由最初的成果管理转变为全流程的管理，最终成果也不再是档案管理的最后一个步骤，评奖材料、成果的可视化宣传展示等后续品牌管理成为新的任务。这一阶段，档案管理的内容包括项目立项、基础资料（包括案例资料）、工作日志、最终成果、评奖材料、科研论文、成果展示等方面，全面覆盖项目生命周期所涉及的四个时期。其中，新增的工作日志取代以往中间成果，通过时间流的方式，利用移动平台的新一代互联网信息技术，详细记录项目编制过程与甲方的交流过程，记录每一个重要节点对方案提出的修改意见，输出方案的时间节点，甚至是项目收款信息都可以纳入工作日志中。工作日志模块的出现，不仅解决了档案管理中信息丢失的问题，也为工程师的工作交接产图1城市规划档案管理工作的三个发展阶段生积极作用，让工程师快速了解项目的全过程。评奖材料、科研论文、成果展示三个模块主要针对项目的品牌管理，打破以往项目管理的最终目标是一份份厚厚的纸质文档，而是将报奖材料、科研论文、可视化成果宣传展示作品纳入城市规划方案档案管理的范畴。

二、协同办公系统的项目管理模块设计

设计院的协同办公系统中集成了项目管理模块。项目管理模块是基于项目生命周期四个时期来进行设计的，由工程师和档案管理人员同步操作，将档案管理融入项目的全过程。项目管理模块包括了指定参与人、办案、项目完成、退件、一览、统计六个子功能。其中，办案子功能模块是档案管理人员与设计人员协同完成档案管理工作的主要模块。办案模块包括了项目信息、项目参与人、项目工作日志、项目文档、付款方式等五个功能。以《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目档案管理为例，项目信息的字段包括了：项目编号、项目年份、历史编号、项目名称、保密日期、项目来源、项目类型、合作项目、委托单位、承接单位、地址、项目合同、项目规模、项目负责人等信息。项目信息的每一个字段都可以作为档案检索字段。档案管理员在项目启动期主要完成该子模块的信息内容。《新塘镇瑶田村“三旧”改造规划研究》项目工作日志，详细记录了该项目工作每个节点所面临的问题和完成工作，项目工作日志的文字内容可以实现超链接，直接链接到文字内容所提及相关规范文件、基础资料、阶段成果等，从根本上实现了档案管理工作由结果管理转变为流程管理。

三、目前协同办公系统存在的主要问题

档案全流程管理范文第3篇

关键词：药物临床试验项目管理系统 受试者检查检验模块 医院信息系统 信息化

Research of the informatization upgrade of the subject inspection module based on the drug clinical trial project management system

LAI Yao-wen LIU Ping XU Guo-fang ZHAO Yue LI Guang-hui GAO Pan LIAN Jun-ying ZHANG Si-sen HAO Yi-bin

Drug Clinical Trial Institution,People's Hospital of Henan University of Traditional Chinese Medicine , Zhengzhou People's Hospital; Beijing Nuoming Technology Co.,Ltd.;

Abstract：In this study,the support system of the subject inspection and inspection module was upgraded from the hospital information system to the drug clinical trial project management system,and the entire process of the implementation and settlement of the drug clinical trial inspection project was upgraded to realize the subject inspection. The information settlement of the project has made the management process more standardized and promoted the efficient implementation of drug clinical evaluation in hospitals.

Keyword：drug clinical trial project management system; subject inspection module; hospital information system; informatization;

目前，大部分机构依靠手写检查检验申请单或在医院信息系统(HIS)内建立药物临床试验质量管理规范(GCP)零费用物价等的半信息化流程开展药物临床试验[1-3]。本文以作者所在医院为例，探索在保证受试者检查检验结果可溯源、降低医院经费投入、减少信息系统管理漏洞风险的前提下，实现受试者检查检验的全流程信息化规范管理。

1 资料与方法

1.1 研究资料

受试者检查检验模块是药物临床试验机构建立的支持临床试验受试者在医技科室进行方案相关检查检验的流程。药物临床试验项目管理系统(CTMS)是药物临床试验项目的常见信息化管理软件。医院信息系统是以HIS系统为代表的医疗机构临床业务管理软件。

1.2 研究方法与内容

1.2.1 问题调查

2021年3月前，本院受试者检查检验流程管理用基于HIS的方式，即患者持机构办自拟打印的特殊检验检查单和研究者在HIS端开具的GCP零费用检验检查单，医技科室核对2份检查单，为受试者执行检查检验，事后医技科室、机构办和项目组三方人工对账，并报销结算。通过梳理本院原流程管理并进行分析，发现存在3类问题:财务收支不符风险、信息系统零费用权限漏洞风险、账目结算效率低。

1.2.2 原因分析

通过对基于HIS的受试者检查检验模块进行分析，发现存在缺失药物临床试验项目信息、检查单为纸质、手工对账流程繁琐、信息财务风险高、人员工作量大、出错率高、缺乏纠错机制等问题，因此迫切需要全流程信息化。

1.2.3 对策制定

上线基于CTMS的受试者检查检验模块可以解决上述不合理的问题。流程主要包括:项目受理-伦理审批-合同签署-项目启动-项目实施-受试者管理-受试者筛选/入组-电子检查单-记账管理-自动结算，且支持电子溯源等环节。

1.2.4 对策实施

具体实施按以下步骤进行:

第1步:在医院部署药物临床试验项目管理系统。CTMS用B/S应用架构部署，内外网络互通。从HIS系统同步的数据种类包括:患者信息(含人口学信息、医疗档案索引号和医疗卡号)、检验/检验报告(含收费标志和单价)和医嘱信息。

第2步:CTMS系统与医院现有医疗信息系统建立数据接口，财务处建立CTMS受试者检查检验费用报表。医院现行检查检验功能涉及的医疗信息系统包括:HIS、实验室信息管理系统(LIS)和医学影像存档与通讯系统(PACS)等。

第3步:向申请科室和执行科室进行功能培训，并为相关人员建立CTMS用户。检查检验的申请科室，需登录CTMS系统开立电子检查单;检查检验的执行科室仍在原工作系统处理CTMS检查检验。临床试验机构每月向财务处提交CTMS检查检验报表。

第4步:功能上线。

2 成效

本院建立了基于CTMS的受试者检查检验模块，在CTMS系统内建立临床试验项目，项目审批流转到项目实施阶段，研究者与受试者完成知情同意后，将该受试者通过CTMS-HIS接口纳入CTMS受试者管理模块。在该模块内研究者可为筛选期和入组期的受试者开立检查检验申请单，检查单经数据接口推送至PACS系统，检验单经数据接口推送至LIS系统。受试者按照临床常规完成检查检验，获得报告单。CTMS系统通过数据接口完成系统记账，并自动扣减项目经费。

3 案例分析

3.1 受试者管理

全流程之前，医院医疗系统无法识别受试者。医技科室识别机构办签发的GCP标签执行GCP医嘱。然而GCP标签无法实现受试者信息的事前标记，存在误用风险。全流程之后，CTMS系统向HIS发送受试者标记，实现受试者信息化识别。

3.2 研究者权限

全流程之前，任意医师用户可以在HIS系统内开具GCP零费用检查，医技科室通过该GCP零费用检查单是否附GCP免费标签来审核是否执行该医嘱。全流程之后，仅有在CTMS系统内获得授权的研究者方可为该项目的受试者开具检查检验医嘱。

3.3 经费管理

全流程之前，受试者检查检验费结算周期长，工作量大，收支不符和项目经费透支的财务风险。全流程之后，支付方式方面，CTMS系统分别以项目为单位和以医技科室为单位生成日、月报表，确保二维报表的收支一致。同时，项目经费中的受试者费实现单独科目管理，对该科目经费不足的项目进行经费不足预警，有效降低了受试者费用超支的财务风险。

4 讨论

对比基于HIS的临床试验免费医嘱系统，基于CTMS系统的受试者检查检验模块，在项目启动时无需在模块中重新维护项目信息和授权科室信息，而是直接调用受理、伦理阶段的项目信息，简化了项目启动流程。同时，基于CTMS系统的受试者检查检验模块，能够满足门诊和住院受试者的随访需要。通过引入CTMS系统，实现了受试者检验检查全流程信息化，账面结算自动化，受试者数据的分区管理，有效降低了临床试验机构各部门的人员工作量，最终实现了受试检查检验模块的高效运行，显著提高GCP管理的效率。

参考文献

[1]李婷，刘相武，李欣，等.药物临床试验医院信息系统免费医嘱系统的应用[J].中国临床药理学杂志，2019,35(7):712-713,717.

档案全流程管理范文第4篇

关键词：医院；综合档案室；计算机技术；应用；管理

1引言

在医院综合档案室的档案管理工作中，利用计算机技术能够提升医院档案管理工作的有序性和完善性，能够给医院业务工作的开展提供科学的依据和可靠的支持。作为当前医院档案管理工作的重要手段，计算机技术的应用能够提高医院档案管理的效率以及工作质量。所以，分析计算机技术在医院综合档案室档案管理工作中的应用是非常有必要的。

2医院综合档案室档案管理工作应用计算机技术的必要性

医院综合档案室主要收集管理的是文书档案、科技档案（技术档案、设备档案、基建档案）、会计档案、声像档案、其它载体档案、实物档案等，其中并不包括病案，病案档案由专门的病案室保管，综合档案室仅掌握其库存数据并对其进行档案管理技术指导。在医院综合档案室档案管理工作中，应用计算机技术是很有必要的。利用计算机技术能够更方便的进行档案管理的各项工作，比如通过对档案的全文收集，相关阅档人员可通过计算机直接查看全文。应用计算机技术对档案的收集、整理、检索利用、鉴定、统计、上报进行全流程管理，能够将人为干预的情况降低到最小，有效避免不必要的错误。利用计算机进行档案统计工作，只需要简单的指令就能够完成，提高了工作效率和准确性。医院档案管理工作需要记录的内容是非常庞大的，利用计算机技术能够将这些繁杂的内容化繁为简。档案管理人员利用计算机能够方便直观的了解谁借阅了档案资料，什么时间归还，逾期未归还计算机会主动提示。计算机能够永久的保存医院的档案资料，不会因为长时间的翻阅造成档案损坏。由此可见，在医院综合档案室档案管理工作中应用计算机技术是非常有必要的。

3应用计算机技术实现医院综合档案室档案管理的优势

3.1有利于将档案进行归档

在医院综合档案室档案管理工作过程中，通过应用计算机技术能够更加方便的进行档案信息的收集工作。医院综合档案室的工作人员通过使用计算机，能够快速的对收集到的档案信息进行整理和核对，对收集到的各部门的文件能够展开定期的资料采集、资料归档，各个部门也可以把重要的电子文件利用计算机向档案室进行发送，省去了一些不必要的麻烦，同时也能够保证档案信息的完整性、齐全性、时效性。

3.2有利于各部门间的资源共享

通过应用计算机技术能够实现医院档案资料的共享，综合档案室工作人员将已开放的档案信息资源放到公共平台中，例如档案卷宗、信息数据库、目录等，通过建立专门的检索入口进入到档案信息库中，其他有需要浏览的可以直接通过计算机进行查阅。

4应用计算机技术实现医院综合档案室档案管理功能

4.1医院综合档案管理系统的实现

医院综合档案管理系统基于IE6-IE10版本的B/S模式，采用Oracle数据库技术，利用JavaScript和ActiveX语言实现系统开发，该系统是区档案局数字档案系统的一部分，融入政府政务平台，通过客户端电脑的浏览器输入用户名和密码登陆该系统。在医院综合档案管理系统中，主要分为七大模块，根据前述档案分类办法，选择页面左侧目录树中相应类别档案，分别通过这七大模块对其进行全流程管理，友好的界面降低了使用者的操作难度。档案收集模块。该模块中，通过电子公文采集，实现对各相关单位通过政务平台发送给医院的相关文件资料在线抓取收集，相应目录条自动挂接电子全文。在收发文登记功能下，通过平时的收发文管理，将数据直接转化为档案数据，即实现了医院办公收发文与档案转化功能的合并。各科室每年初编制的上年EXCEL格式档案目录，通过目录导入项，接收入系统数据库。同时也可导入本系统生成的相关DBF数据。最后通过全文导入功能，对电子文件进行与目录挂接的全文导入，支持PDF、JPG、MP3、MP4、AVI等格式。档案整理模块。通过综合档案模块，对前述档案收集模块收集的归档数据进行新增、修改、批量修改、删除、装盒、生成档号、断号查询、加锁、导出EXCEL等操作。而已加锁的数据需修改操作时，点击数据解锁按钮解锁。对档案盒进行修改、删除、拆盒、打印盒内备考表、打印盒内文件目录、打印盒内文件目录封面等操作可通过盒管理功能实现。系统中已收集整理但未上报上级档案馆的数据，通过编目打印功能，选择相应表格类型，进行相应表格的自动生成、预览、打印、另存和修改。数据维护项，则可对系统中所有数据进行修改、重复数据检测、批量修改等操作，已上报上级档案馆的条目不允许修改。回收站临时存储被删除的文件，可进行恢复或彻底删除。检索利用模块。该项功能下，可选择采用模糊查询方式，用支持电子全文检索的一体化检索查询档案，或者根据自定义条件进行条件检索，还可对同时满足多项条件的数据进行自定义检索。利用管理模块。此模块通过对“借阅申请审批单”的新增、修改、删除、标记借阅完毕、打印等功能实现对档案借阅利用的管理。档案鉴定模块。对到达移交或销毁期限的档案，进行保管期限重新鉴定，即到期鉴定。而对档案的公开方式，则通过开放鉴定功能实现。

4.2库存传统医院档案的数字化转化

医院档案具有的特点为资源种类比较多、数量较多、较高的应用频率，复杂的管理流程，在较短时间内无法将历年库存的传统档案资料进行全面的数字化扫描，因此需要按照方便查阅的原则，将档案资源按照级别和年份进行分类，优先扫描利用率和价值高的档案资料，有计划有步骤地逐步实现全部档案的数字化转化。对于传统医院档案的数字化转化，要按照以下顺序进行：确立清单—提卷—核对—拆订—扫描—图像处理—质检—保存—提交数据库—移交回档案室。

5计算机技术在医院综合档案室档案管理工作中的应用现状分析

5.1档案管理的工作人员专业素质不高

当前档案管理工作难度越来越大，档案专业人员不仅需要有专业的档案管理知识、保密知识，计算机和网络知识也是必备的技能之一，如果没有继续学习就会很难应对当前复杂的档案管理工作。传统的档案管理工作人员习惯使用纸质化的资料记录工作，对于计算机管理的模式认识程度不够。

5.2技术普及力度不够

当前阶段，大多数的医院在进行档案管理工作中，应用到的计算机技术普遍过于单一，软件的功能也比较有限，基本上只能进行档案资料的编目和检索查找。当前很多医院的档案管理工作还是需要依赖人工完成，计算机技术只是起到了一定的辅助作用。许多医院的档案管理工作进展较慢，其中一个重要原因就是技术普及力度和思想观念转变不够，因此，在未来一段时间内，纸质化的传统管理方式还会存在于一些医院当中，与计算机管理的模式并存。

5.3使用计算机管理医院档案的保护难度大

医院档案管理工作利用计算机技术，需要对档案资料进行及时的存储和备份。档案资料的储存载体一般都是磁盘和光盘，所以这会在一定程度上增加档案文件的保护难度，一旦遭到病毒的入侵修复难度是比较大的。因此，需要加大对档案资料的保护工作。

6医院档案管理工作实现计算机管理的途径

6.1建立一支素质优良且具有专业技术水平的团队

作为医院管理层，应该培养一支专业水平高、素质优良的现代化人才队伍，确保可以高效的进行医院综合档案室的档案管理工作。通过加强对档案工作人员的日常培训，提高档案管理人员的综合素质，让档案工作人员能够熟练地使用现代化的办公设备。在进行日常的培训工作中，可以组织一些学习参观活动、集体性的培训与指导、外出进修、参加继续教育、进行相应的考核管理并择优选出更适合计算机管理档案的员工等等。

6.2树立新的档案信息管理理念

作为医院领导层，应当将传统的管理思想进行转变，树立全新的档案信息管理理念。传统的档案管理模式需要耗费大量的人力、物力资源，工作效率较低，利用信息化的档案管理可以有效改善这些缺点。通过树立新的档案信息管理理念，提高档案管理工作的计算机技术应用，促进医院档案管理工作的进步。

6.3建设医院档案网络化平台

医院需要建立一个档案网络化平台，尽量将每个科室和部门工作统筹到网络化平台中去，实现资源的共享。方式上不管是统一购进软件，还是系统开发，使用前都应根据相关标准进行测评，测评包括兼容性、实用性、数据处理合理性、运行安全可靠性等，使档案管理系统拥有后续开发力和升级能力。

7结语

在医院档案管理工作中应用计算机技术可以很大程度的提高医院档案的管理效率，能够为医院各项工作的开展提供最可靠的支持。虽然当前在医院档案管理工作中计算机技术的应用还不够全面，作为档案管理人员，要积极采取有效的应对措施来提高计算机技术的实用效果，提升医院档案管理的效率和质量。

参考文献：

档案全流程管理范文第5篇

电子文件管理的顶层设计是一种自上而下的设计。从涉及范围而言，是以国家层面为起点，统领地区、行业、机构层面的电子文件管理，构建涵盖全国范围的电子文件管理网络体系；从实现路径而言，是以总体框架为起点，指导、带动具体对策问题的研究和实施，构建全方位的电子文件管理实施方略。因此，从总体上说，顶层设计是一种战略设计，旨在确定国家电子文件管理的发展方向、基本格局和推进步骤；顶层设计又是一种全面设计，涵盖管理层、空间、流程、功能等诸多方面，可以提供国家电子文件管理的基本指针和发展蓝图。

一、国际借鉴

从世界范围看，信息化整体水平比较高的国家大都重视电子文件管理工作，自20世纪90年代中期以来，不少国家开始对本国的电子文件管理进行自顶向下的战略设计与全面规划，实现电子文件管理从机构层面到国家层面的重大转变，进入以顶层设计带动总体规划，以国家战略带动全面发展的新阶段。

电子文件国家战略的确定没有固定模式，各国依据自身的管理传统、信息化战略、文档管理实践选择适合自己的道路。如英国以搭建政策框架为先导，明确电子文件管理规范体系，强调目标管理和绩效评估，为国家电子政府建设和数字档案的在线利用服务。美国以技术研发为驱动，以ERA（电子文件档案馆）项目为龙头，致力于研究电子文件长期保存的软件系统，通过建立满足文件功能需求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管。澳大利亚则以档案馆的联合行动为主要线索，建立与推广电子文件形成和管理的统一标准体系。这些国家都经历了一个从自发研究、分散探索到国家规划、集中控制的发展历程。虽然采取的路径不同，但在战略视角上具有如下共性特征：

1、高度重视电子文件管理，将其纳入信息化整体战略之中，作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容。如英国将电子文件管理纳入负责国家信息化工作的“电子特使”（e-Envoy）的职责范围，制定并了《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》；新加坡政府要求把电子文件管理作为电子政务建设的有机组成部分；美国将电子文件管理列入首批二十四个电子政府行动计划；澳大利亚则将电子文件管理作为政府绩效检查与审计的内容与依据等。

2、以国家档案馆为中心，形成电子文件管理和服务的网络体系。作为永久保管政府文件的专门机构，档案馆在电子文件管理链条上具有十分重要的作用。电子文件的保管模式从最初的集中式（哥伦比亚模式）和分散式（匹兹堡模式）之争，逐步向集中管理模式靠拢。目前，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识和实践，很多国家档案馆在集中管理政府各部门电子文件和协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥了核心和枢纽作用。比较典型的例子如美国NARA的ERA系统，该项目在经过6年之久的基础研究阶段后开始了耗资3亿美元、为期6年的系统研发阶段，旨在使NARA捕获并保存联邦政府各部门产生的各种类型、格式的电子文件，为政府部门及公众提供便捷、有效的利用服务。ERA采用开放架构设计，软件系统将下发给各州使用，对各州政府电子文件的管理将产生全面的示范效应。英国、澳大利亚、加拿大、西班牙、新加坡、丹麦等国国家档案馆也已经或决定接收政府部门产生的电子文件。

3、联合攻关，大力开展基础研究。各国的电子文件管理规划都是在相关理论和策略研究的基础上展开的，基础理论、标准研究以及国际合作项目为各国电子文件战略提供了丰富的营养。其中文件连续体和电子文件全生命周期理论为电子文件管理活动从机构层面向国家层面、从分散管理模式向集中管理模式、从环节式分离管理向无缝式流程管理的转变提供了坚实的理论基础。英国、美国、澳大利亚的电子文件管理战略都基于ISO15489《信息与文献―文件管理》、ISO14721《开放档案信息系统参考模型》（Open Archives Information System，OAIS）等国际标准而制定。此外，类似InterPARES的国际合作项目在研究专业技术问题的同时，也致力于为国家层面电子文件管理的战略、政策和标准提供参照框架。

二、驱动因素

随着我国信息化的不断深入，电子文件的数量急剧膨胀、种类不断增加，很多地区探索电子文件管理的有效方法，一些地区如安徽、江苏等地已经开始建设基于电子政务专网的电子文件中心，在地方层面开始了由分散管理到集中管理模式的转变。国家档案局在电子文件管理的宏观引导，如制定相关标准，支持专项探索，开展示范推广等方面已取得了一定的进展。但是从总体上看，各地区、各机关电子文件管理工作仍然具有强烈的自发性和分散性特征。国家层面整体设计、统一规划、战略部署与方法指导的缺失，导致我国电子文件管理整体水平提升缓慢，对电子政务的支撑力不足，档案馆实施集中管理障碍重重，信息孤岛现象逐步加剧，电子文件的真实、完整与国家控制力面临大量风险。基于已有的实践基础和发展需要，国家层面电子文件管理的顶层设计已是不容拖延，呼之欲出。

与传统文件、档案管理相比较，电子文件管理对于顶层设计要求凸显的主要原因在于电子文件资源的控制和共享需要更加系统、全面、周密、有力、关联的手段和全方位的保障措施，否则，由电子文件构成的社会记忆的真实性、可靠性、完整性以及国家对于电子文件资源的控制力将面临极大的挑战和风险。

1、电子文件管理具有更强的环境依赖，政策、法规、体制、制度、标准等对于各级政府、机关、企业及公众认识电子文件的价值和长久保管的责任，将电子文件管理纳入信息化格局之中，具有重要的导向和规范作用。顶层设计有利于构建一个协调合理的宏观环境，展现国家电子文件管理的战略意图，保障国家对电子文件资源的控制能力，在电子文件管理战略和实施路径上获得最大范围的共识和约定。

2、电子文件管理具有更强的系统依赖和路径依赖，文件管理系统性能和管理流程的优劣直接决定电子文件的存在质量和管理水平。顶层设计可以从电子文件管理的终极目标和全程管理要求出发，提供完备的系统功能需求规范，优化的系统实现方式，合理的管理流程模版，统一的技术政策以及专业的技术指导，将系统依赖的风险降到最低。

3、电子文件各管理要素之间具有更密切的联系，构成复杂的多向网状关联。例如，电子文件全程管理功能需求是末端需求（满足终极目标）向前端需求（满足阶段性目标）的层层叠加，从而使前端管理措施对于全程管理水平具有相当程度的决定意义。而前端管理者（文件生成部门）往往主要关注阶段性目标的实现，如文件运行顺畅、机关内部方便查询等，对文件管理终极目标――证据价值维护和长久保存的意识并不清晰强烈。顶层设计可以统筹全局和全程，形成对于前端管理的有效约束，在电子文件生成、运行、保管和利用的全过程中筑起严密的安全防线，全面满足确保电子文件证据价值和永久保存的各种要求。

4、电子文件管理节点之间的互联互通具有更高的技术要求，低端分散管理（如文件信息在记录、表示、关联上的不一致，缺乏数据交换格式等）是催生信息孤岛的温床，是导致国家控制力低下、信息共享障碍的直接原因。顶层设计可以通盘应对，上下贯联，左右兼顾，从源头抓起，从规范起步，形成良好的联动机制，为不同范围电子文件的集中控制和信息共享提供良好的基础条件。

5、电子文件管理系统研发的科技含量更高，成本更高，难度更大，各自为战的低起点重复研发受目标定位、专业水平、资金、技术等多方面的制约，很难产出功能完备、技术先进的管理系统，还会造成各级国家财政和社会投入的巨大浪费。顶层设计可以发挥我国集中管理体制的优势，从满足国家控制和信息共享，保障凭证价值和方便利用等要求出发，整合力量进行基础性、应用性、前瞻性研究，在政策框架、规范体系、技术解决方案等方面合作攻关，集中智力资源、资金和技术力量，完成具有全国意义或示范意义的系统研发。

三、内容框架

电子文件管理顶层设计是一个全方位、立体式的战略设计，具有多方面的属性特征，本文分别从管理层次、流程、空间、功能等角度来描述其内容框架。

1、基于管理层次。从管理层次角度看，顶层设计的内容框架包括宏观、中观和微观三个层次。其中宏观层是政策层，旨在建立与国家信息化进程相适应的，纳入各级组织信息化体系的，跨越地区和系统的，覆盖文件生命全程的电子文件管理视角、责任和基本条件，包括国家电子文件管理的目标定位、管理方针、管理体制、总体规划和法律框架等；中观层是制度层，旨在建立符合和推动国家战略实施的相互配套、科学严谨的，能够贯彻执行的管理制度体系，包括管理制度、管理程序、技术标准体系等。微观层是管理系统和数据资源层，旨在建立具有完备功能和可延展的，安全可靠、性能价格比高、互联互通的电子文件管理系统，以及资源丰富、具有可交换性的数据库群等。

2、基于管理范围（空间）。从空间域角度进行顶层设计，需要规划全国电子文件管理网络的格局，避免各地区、各行业、各机构各行其道，保障资源共享，实现互联互通。同时也需要正视我国条块结合的档案管理体制，保障不同地区、不同行业、不同业务，甚至不同种类电子文件特殊的管理需求，设计灵活的兼顾共享和个性特征的管理制度、技术标准，避免各类文件一元化的粗放管理模式。

3、基于电子文件管理流程。从流程域角度构建顶层设计内容框架的目的在于从全程着眼，规范电子文件从生成、流转到保存的技术、方法和规则，将确保电子文件长久真实、完整、可读、可用的措施贯穿于始终。电子文件管理是全流程各项活动按照一定联系共同构成的，在顶层设计中加强对捕获、鉴定、著录、检索、利用等主要流程及其联系的规范控制，有利于引导、深化电子文件流程管理，有利于电子文件管理系统的构建，有利于维护电子文件及其管理活动的完整性。

4、基于功能管理1。从功能域角度进行顶层设计，需要加强在变化管理、配置管理、项目管理、质量控制、基础研究、风险管理等方面的总体调控和组织。鉴于电子文件管理的复杂性，在总体设计时需要对主要的功能域进行专门研究，储备相关的技术标准、管理手段和实践经验。

四、实施路线

借鉴国外经验，结合我国信息化建设和电子文件管理的现实状况，我们建议我国电子文件管理顶层设计本着总体规划、基础先行、稳步推进的路线，主要采取以下几方面的措施（各类措施之间并非基于时间的线性关系）：

1、逐步构建和完善电子文件管理的政策框架和法律框架，为电子文件营造良好的管理环境。2005年4月1日开始实施的《电子签名法》明确了电子文件生成和保存的基本要求，电子文件的证据价值得到法律意义上的认可。档案部门应与相关法律部门、行业主管部门合作，不断推动电子文件法律和政策环境的建设。

2、确立实施顶层设计的组织架构。国家层面的顶层设计，仅依靠档案行业自身的力量是难以完成的，必须大量引入外部力量，形成一个组织严密的多层架构分工实施。其中核心层是具有战略眼光和统筹能力的领导机构，中间层的是知识结构合理、按照项目管理方式运作的若干项目组，层由是由大量专家、各类合作伙伴组成的项目评估委员会和顾问咨询委员会。

3、启动国家数字档案馆核心计划。作为国家层面顶层设计的中心项目，“国家数字档案馆计划” 旨在为中央国家机关电子文件的科学管理和公众服务提供全套解决方案和系统实现，为地方电子文件管理中心和数字档案馆项目提供示范，从管理体制、制度、技术、方法等方面为全国电子文件管理体系的建设奠定基础。

4、统筹安排各专项基础研究和方案设计。由于电子文件管理各要素之间的复杂联系，各项基础研究和方案设计活动之间应当保持良好的合作和沟通，保证各研究和开发项目逻辑有序，合理呼应，而不能互相掣肘。应按照顶层设计的内容框架，拟定基本的研究指南和进度安排，通过招投标、委托、寻求合作、项目或课题申报等方式开展各项基础研究和方案设计。

电子文件管理的顶层设计是我们不可逃避的一张时代考卷，统筹全局的战略眼光，勇于探索的创新精神，务实有效的项目管理、扎实严谨的基础研究、开放包容的合作态度会帮助我们提交合格的答案。

注释及参考文献：

①露西娅娜・杜兰蒂，肯尼斯・迪波多《InterPARES国际研究项目》，山西档案 2001（3）

②美国ERA项目的Virtual workspace就是按照流程环节划分的。

③参考美国ERA项目的functional area。

④冯惠玲、赵国俊等，电子文件管理国家战略刍议，档案学通讯，[0]2006(3)

⑤刘越男，我国电子文件管理国家战略的制定与实施迫在眉睫，中国档案报 2007.3.1

⑥ nationalarchives.gov.uk

whitehouse.gov/omb/inforeg/egovstrategy.pdf

省略

nationalarchives.gov.uk/

naa.gov.au/