个人档案管理办法

前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇个人档案管理办法范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。

个人档案管理办法范文第1篇

【关键词】高校 学生 档案工作 “学生类”档案

2008年9月教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》（简称：27号令），首次明确将“学生类”档案纳入高校档案工作的范畴。然而作为法规性、指导性文件，27号令并未颁布其实施细则，只指出“学生类”档案的归档范围。“学生类”档案是否就是学生个人档案，“学生类”档案工作如何开展？

目前高校“学生类”档案工作的现状

1.国内学者对 “学生类”档案解析存在很大分歧

一部分学者认为高校“学生类”档案仅仅是指学生的个人档案，也就是高校大一新生进校时由招办提供的，由学生管理部门或档案机构暂时管理的，学生毕业后又流转到用人单位人事部门或是人才交流中心的学生人事档案；而也有部分学者认为“学生类”档案要和高校其他档案一样要在档案机构长期保存；还有部分学者认为，“学生类”档案是由学生的个人档案和十大类中涉及学生个人资料两部分组成，其中学生个人档案是可以理解为暂时保管，但在教学类中，如增加学生登记表、毕业生登记表等。

2.目前绝大部分高校在27号令下发之后，“学生类”档案管理工作并没有实质性进展

27号令下发之前，学生档案一般是指的学生个人档案，一般是由高校的学生管理部门进行管理，学校档案机构并不参与管理。27号令颁布之后，“学生类”档案与其他类十类档案一同被纳入高校档案实体管理体系。然而，由于27号令并未出台其实施细则，缺乏实际的、可操作性的措施，再加上学生档案的产生部门较多，内容又较为复杂，同时高校专职档案人员数量较少。因此，目前绝大多数高校仍然是由学生管理部门管理学生的个人档案。而档案机构并未对“学生类档案”工作有实质性开展。

从“档案工作的最终目的”看“学生类”档案内涵

什么是“档案”？自古以来不同的国家、学者对“档案”具体定义的探讨从来没有停息过。但不同的国家和学者都不约而同地认为，为利用者提供利用服务是档案的工作的最终目的。国家档案局局长杨冬权指出“做好档案的社会服务是档案工作的根本要求，是档案工作的永恒的主题”。由此可见，高校学生产生的只要是对学校、学生和社会有利用价值的档案材料都可以被称为“学生类”档案。为新时期指导高校档案工作的法规性文献，将“学生类”档案纳入高校档案工作范畴，这是高校档案机构“以人为本” 服务学校、学生和社会的重要体现和新时代的要求。

做好“学生类”档案工作的几点建议

1.“学生类”档案工作的顺利开展，领导的重视和关心是关键

“学生类”档案工作是一个长期过程，仅仅依靠档案工作人员的努力是不够的，还需要相关领导给予关心和重视。27号令指出“高校档案工作由高等学校校长领导”。高校校长要批准“学生类”档案工作制度，要将“学生类”档案工作“三纳入”、“四同步”，并为“学生类”档案工作提供充足的人力、物力和财力。

2.“学生类”档案由高校档案机构集中统一管理

27号令明确指出“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”。高校档案机构能更好地收集整理档案和为利用者服务。一方面，高校档案机构在实际的工作中更了解学校、学生、社会对“学生类”档案的需求，可以制订出比较完善的“学生类”档案工作制度；另一方面，高校档案机构工作人员在档案意识和业务技能方面都普遍高于部门兼职档案人员。

3.加强对“学生类“档案的宣传力度

近年来毕业生回母校查询个人档案、补办学籍档案等情况非常多。追究其原因，有的毕业生不清楚自己的个人档案有没有带走，或自己或用人单位丢失；还有部分毕业生，档案丢失后不知道怎么办，在哪里补办。可以看出，很多学生和用人单位对学生个人档案不是很重视。高校应该通过各种渠道宣传“学生类”档案的重要性：一方面，对内加强对学生档案意识教育；另一方面，对外通过高校网站、档案机构网站宣传“学生类”档案的内容、价值、重要性等。

4.关口下移，加强对“学生类”档案材料的收集和规范管理

“学生类”档案涉及的学生档案材料内容广泛、复杂，需要有高校档案机构主导，学院各学生工作部门、管理部门共同协助才能做好。专职档案人员要经常深入相关“学生类”档案产生部门，督促兼职档案员做好平时归档材料的积累和整理，在归档前，逐一进行手把手、面对面的技术指导与服务，针对问题及时提出解决方案，真正做到“关口前移，重心下移”，确保“学生类”档案归档材料规范、齐全、完整。

为学校、学生、社会提供利用服务是开展“学生类”档案工作的最终目的。高校档案机构和学者应充分认识到这一点，在实际工作中有意识地、自觉地开展和改进“学生类”档案工作方法，才能更好为学校、学生、社会服务。

参考文献：

[1]刘萍，杨俊.高校大类培养条件下的学生类档案管理探讨[J].长江大学学报（社会科学版），2009，4.

[2]王乐.职业院校学生档案管理中存在的问题及对策[J].淮南职业技术学院学报，2009，3.

个人档案管理办法范文第2篇

关键词：高校;人事档案;归属管理

目前高校人事类档案归属现状学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门，同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。目前，各高等学校档案的集中统一管理还没有一个统一的标准，2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》只是明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。《办法》并没有提及人事档案（教职工档案、学生个人档案）是否应该划归为学校档案馆管理，这就不可避免地出现了目前各高校档案管理在集中统一管理的前提下所表现出的五花八门，尤其是针对人事类档案的归属问题一直是争论不休的话题，大家各抒己见，意见不一，以至于出现了以下几种归属关系：

除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、内蒙古大学、上海交通大学、吉林大学等；除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学;除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如内蒙古大学；含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、武汉大学、重庆大学、西南交通大学等等。

人事类档案划归档案馆管理的前提

笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案工作安全、顺利、及时地移交给档案馆；同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽快适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：

（1）划归的必要性 21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断从获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校信息资源相当丰富，如果将人事档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、务力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。

（2）划归条件是否成熟 人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也好是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢？所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。

其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以内蒙古师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动、人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之前的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。

再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢？实在是可惜了！由此，可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。

做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法

（1）必须根据学校情况，从科学发展的角度，认真分析研究，提出可行性报告，经过集体研究讨论，达成共识后方可施行。

个人档案管理办法范文第3篇

1 学生类档案不适合一人一卷

1.1 档案数量急剧增加。以一个学生规模为15000人的普通高校来说，库房档案量净增15000卷，且每年保持4000卷左右的净增数量。案卷数量增加，意味着档案员的工作压力加大。

1.2 动态管理难度加大。以人为单位组卷需动态管理，即学生在校期间陆续产生的档案，要逐一补充到各自相应的案卷中。动态管理使档案管理难度增加。

1.3 重复归档很难避免。一份涉及N名学生信息的文件，归档时为满足不同案卷需要，该份文件须重复归档N次。

1.4 保管期限难以确定。学生类档案的归档范围很广，这些材料价值不同，本应确定不同的保管期限，但因为是一人一卷，只能就高确定保管期限。这样势必增加库房压力和管理成本。

1.5 档案分类层级太多。为甄别同名同姓学生，须增加分类层级，有人建议把学生所在学院、系别、专业、班级等信息，甚至学生姓名作为二级以下类目号处理。类目层级太多，不利于管理。

2 学生类档案分类组卷需考虑的问题

2.1 利用原有管理基础。学生类档案由原分散存放于高校其他档案门类中的学生档案整合而成，因此，学生类档案的建立并不是“从无到有”的过程，而是“变零为整”的过程。正因为如此，学生类档案不可避免带有原先所在档案类别的管理痕迹。档案是不可再生的资源，从档案保护和管理工作延续性角度考虑，笔者认为，在制订分类组卷方案时，应充分利用原有管理基础。

2.2 延续部门立卷习惯。部门立卷制度在高校实行多年，既提高了立卷质量又减轻了专职档案员工作量，现已达成共识并形成习惯。为延续下去，就要尽量避免多个部门材料组合立卷。学生类档案来源于学校多个部门，确定组卷方案时尤其要注意这一点。

2.3 方便档案管理与利用。任何增加档案管理难度，

使档案管理人为复杂化的分类与组卷方式都不可取。学生类档案数量庞大，涉及学生人数众多，利用价值大，这些特点决定了学生类档案无论管理还是利用，都要耗费档案员很多时间与精力。因此，在不影响利用的情况下，学生类档案更有必要实行简单化管理。

3 学生类档案的分类、组卷与管理

3.1 按档案形成领域分类。根据《高等学校档案实体分类法》，高等学校档案采用档案形成领域分类标准。学生档案因当时未单独成类，依其形成领域被分散保管在10大类档案中，从而形成10大类的既成事实。《办法》颁布后，从利用学生档案原有管理基础和延续部门立卷习惯角度出发，笔者认为，在设置学生类档案二级类目时，应继续沿用档案形成领域这一分类标准。具体做法见下表。

各校可根据本校学生档案组成的实际情况，调整二级类目设置，比如基建、产品、设备、出版等类别，如确系无学生档案形成，可不予设置。

3.2 按文件问题特征组卷。从组卷方式统一性来看，高校10大类档案大都采用了问题特征组卷，学生类档案也应该采用问题特征组卷；从问题特征组卷的灵活性来看，问题的概括可大可小，方便档案管理者根据学生档案数量的多少酌情组卷；从学生类档案的特点来看，学生类档案因数量大，组成复杂，来源渠道多，不适合按照文件时间、文件名称、文件作者等特征来组卷。为保证学生类档案组卷质量，不排除必要时灵活使用多个文件特征进行组卷。

个人档案管理办法范文第4篇

【关键词】企业；人事档案管理；问题；对策

企业人事档案管理是企业完善管理制度的重要内容。人事档案是企业员工重要材料的汇集，是个人成长的记录，对国家和企业选拔、考察、培养人才具有重要意义。进入21世纪以来，随着社会经济的迅猛发展，社会管理制度不断完善。在企业人事档案管理方面，传统的人事档案管理方法未能充分发挥人事档案的积极作用，已经不能满足新形势下的需求。本人从事企业档案管理十几年，对现行人事档案管理方法有深切的体会，工作中发现诸多问题，认为很多方法急需改进。

一、企业现行人事档案管理存在的问题

1、档案重视意识不够

目前，企业、个人对人事档案的重视程度显得比较淡薄。在人事档案管理硬件方面，很多企业在人事档案方面的投入少，硬件设施跟不上，以地下室、库房作为档案管理的存放场所。有些单位的档案管理还处于原始状态，甚至连基本的八防（防盗、防尘、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害气体）都不能做到。档案采取的是老式箱式存放，并没有采取理论上要求的“密集式”管理办法。这主要是因为一些企业在档案管理方面的重视意识不够，还不能从根本达到档案管理的要求，给档案工作的开展造成困难。

在人事档案管理软件方面，从事人事档案管理的工作人员多数非档案管理专业。档案管理学的基本知识比较缺乏，而且后期的培训也未能及时跟进，使档案管理工作未能按照规范来运转。另外，一些企业在人才选拔和考核中，未能充分发挥档案管理方面的积极作用，未能建立起企业用人与档案管理有机配合的人力资源管理机制。

个人方面，普遍存在员工人事档案意识比较淡薄的状况。有些员工的人事档案未能及时归档，调入单位未能及时将档案及时调来，因而，往往出现不知档案在何处的现象。同时，单位要求填写的考核表等需要及时归档的材料，有些员工未能及时上交归档，造成档案内容不齐全，使档案在反映个人综合信息方面未能充分发挥应有的作用。

2、档案内容不能适应现代人力资源管理的需求

在新形势下，员工不仅是企业运转的基本力量，而且越来越被提升到人力资源的战略高度。人事档案的完善对人力资源的管理提供全面的依据。因此，员工人事档案内容的完整性、全面性是企业发现人才、培养人才的基本前提。在传统的人事档案管理下，将内容划分为十类，往往突出反映的是企业员工的政治性，内容多为历史写实性，但对员工的培养、考核，以及员工的兴趣、专长、团队合作等方面内容则显得单薄。传统的人事档案内容未能全面反映一名员工的发展潜力，对企业发现和培养人才造成不便，造成埋没人才、压抑人才的现象。

传统上的档案管理将干部和工人分离，实行分类管理。这种档案管理方法在一定时期内起到了积极的作用，但随着我国市场经济体制的确立以及国家人事制度的改革，这种档案管理方法已经不能适应新形式的需要。主要体现在：“干部”这一概念比较含混笼统，未能明确予以定义，企事业单位各行各业都普遍采用本词。新形势下，“干部”这一词汇依然不能适应档案分类管理的需要，因此，继续按照传统方法进行档案分类管理，势必引起一定的管理混乱。另外，传统上的干部和工人人事档案分属不同部门分类管理，增加人力物力成本。同时，干部和工人人事档案的分离，与新形势下“以人为本”的理念相左，未能体现社会公平，与企业劳动合同制下灵活的用人机制不相适应，妨碍了人才作为一种资源的有效配置，与社会倡导的现代企业制度不相符。

3、人事档案管理不能适应市场经济下人才的快速流动

在市场经济下，市场在调节人力资源配置方面发挥的作用越来越突出。人才作为企业发展的重中之重，其流动性较计划经济时代明显加快。市场为员工提供了广阔的发展空间，员工为谋求个人发展，个人选择越来越多样化。企业员工在企业之间跳转过程中，有些企业为了维护本单位利益，不予调出人事档案等现象频发。还有的员工档案意识不强，将个人档案一直未及时调出。从而形成人档脱节，造成“死档弃档”、“人质档案”现象，对企业人事档案管理带来诸多不便。

4、档案转移不方便

长期以来档案转移一直沿用“开档案转移单”（介绍信）之做法。理论上讲，这一设计有它的科学性，但随着市场经济的快速发展、人才流动的加快和频繁，这一做法目前很难再坚持下去。新形势下，档案转移并不能确保“档案转移存根”的及时返回，造成人事档案寄出却无凭证的状况，为档案管理工作带来诸多不便。

二、解决企业人事档案管理存在问题的对策

传统的人事档案管理在新形势下急需一系列的改进和变革，以适应时代变化的需要。我们认为，应该从以下几个方面入手，逐步解决现有档案管理中存在的问题。

1、加大宣传力度，提高企业和个人的档案意识

个人人事档案涉及到员工的切身利益，员工升迁、考核培养，养老保险、医疗保险等社会医疗保障问题都跟档案挂钩，做好企业人事档案的管理对员工意义重大。企业应该依照国家法律要求，不仅要按照要求对档案予以保存并进行完善，还应该对档案管理人员不断进行培训，在硬件和软件上满足人事档案管理的要求，提高档案管理的质量，从而使人事档案发挥其应有的作用。

2、以人为本，变革档案管理理念

要使人事档案充分发挥作用，就应该适应新时期的要求，在管理程序和档案内容方面予以不断改进。新时期，人力资源管理是企业竞争的重中之重。档案内容应该充分为发现人才、培养人才、配置人才服务，在原有内容基础上，形成有企业特色的档案内容。

企业的主要目标在于激发员工的创造性，追求经济效益的最大化。牢固树立将员工作为战略资源的意识，是企业在残酷的市场经济竞争中的立足之本。因此，在员工人事档案管理方面不能照搬机关干部的分类及内容，而应该根据企业现实需要，对员工的全面考核和业务能力等方面予以补充加强，从而形成企业自身特色的人事档案管理体系，更好地为企业的人力资源管理服务。同时，在档案管理程序上，应该突破干部、工人分类管理的限制，建立与现代企业制度相适应的人事档案管理制度和方法。

3、建立与人才流动相适应的人事档案管理制度

为了畅通人才流通渠道，合理配置人力资源，企业人事档案管理方面需要进一步解放思想，不断革新。对于传统人事档案管理中存在的人档分离、人质档案、死档弃档现象，以及在档案转移过程中出现的问题。应该充分发挥各级人才市场在档案管理方面的积极作用，建立灵活的档案转递渠道。

4、建立与信息化相适应的档案管理办法，推进人事档案工作信息化建设

企业应从软硬件方面积极投入，不断提高人事档案的规范化程度，从而提高人事档案的利用效率。档案的信息化建设是一个长期性的系统过程，不可能一蹴而就，但档案信息化建设对企业人力资源管理来说，意义深远。档案信息化建设在数据共享、信息传递、提高效率方面将对企业的管理产生重要影响。

综上所述，我国企业人事档案管理方面在新形势下面临着一系列的困难和挑战。积极探索新形势下企业人事档案管理方面的新途径、新方法是摆在我们人事档案管理工作者面前的主要任务。只有转变管理理念、寻求与时代特点相适应的档案管理方法，才能不断完善和改进档案管理工作，更好地为企业、为社会服务。

【参考文献】

[1]夏琴心. 人事档案纠纷与我国企事业单位人事档案管理.兰台世界，2013.14.

个人档案管理办法范文第5篇

关键词：高校；学生档案管理；对策

Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.

Keywords:college;students’ archives management;countermeasures

中图分类号：G270.7 文献标识码：A文章编号：

近年来, 高校在招生规模、教学环节、教学规划、管理机构和功能方面的改革, 带来了学生学籍管理、奖惩办法、就业分配制度等方面的一系列问题。学生档案工作从内容、形式到范围都相应发生了变化, 由此档案管理工作也出现了不少新情况、新问题。因此, 必须探索出适应高校体制改革的学生档案管理办法, 为新型的办学体制、教育教学提供便利而有效的服务。

一、高校学生档案管理现状及原因分析

1. 学生档案材料不齐全完整，档案管理运行机制不健全

随着教育体制的改革, 高校已逐步向自主办学过渡。在社会主义市场经济条件下, 为实现科教兴国目标而培养高素质的复合人才成为高校决策者们的共识。高校在专业课程设置、教师配置、学生素质教育、技能培养、心理素质训练等方面都作了调整, 有的还进行了大胆的尝试。与之相适应, 也就产生了一些新的档案材料。如: 诚信度调查、心理测试成绩、大学生英语四、六级证书、计算机等级证书、大学生能力、技能竞赛证书、社会实践活动材料等等。然而高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔, 诸如高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、奖惩材料、入党入团材料、报到证存根、体检表。这些材料既不能涵盖学生素质的全貌, 也不能满足用人单位对毕业生的要求与需要, 也将当代大学生最富有时代精神的精华部分弃之一边, 舍本求末。

2. 学生档案内容失真，学生本身对自身档案缺乏重视

学生档案管理不规范, 管理中存在许多漏洞和缺陷。1999年高校扩大招生规模以来, 大学生就业压力越来越大, 有的毕业生为了在激烈的竞争中取胜, 不惜采取涂改成绩、办假证明、假文凭等。新形式下, 也有个别高校为使自己的毕业生就业顺利, 也为使学校博取生源素质好, 就业率高等社会声誉, 便普遍提高毕业生成绩, 扩大学生干部覆盖面及获奖比例, 降低考评标准, 撤消学生处分材料等等。由于档案材料失真, 造假现象严重, 致使学生档案的实证性受到质疑。

3.学生档案管理队伍建设薄弱，档案管理人员缺乏专业素质与职业素养

目前，很多高校从事学生档案管理工作的人员是兼职的，专职人员很少或几乎没有。他们大多没有经过档案业务培训，缺乏档案管理知识。管理人员档案意识比较淡薄，责任心不强，重视不够，认为学生档案与自己关系不大，不属于自己的职责范围，因此，在归整学生档案材料时不积极主动，有的甚至不予理睬，造成档案材料不完整，不规范，甚至丢失现象时有发生。

4. 学生档案管理方式陈旧落后，档案管理机构不明确

现行的高校学生档案管理方式有两种: 一种是集中管理, 即学生工作部门、人事部门或招生就业部门专人统一管理；一种是分散管理，即学生所在系(院)办公室管理或者是直接由班级辅导员管理。两种方式大多都在大学生毕业离校时才能整理出完整的档案。这种运作方式, 使得学生进校后档案就束之高阁，学生在校期间产生的档案材料也分散于各相关部门, 乃至个人手中, 等毕业离校时才能集中整理归档。这样, 无序、杂乱的管理难免差错百出。再加上高校学生档案材料量大, 特别是其存放时间短、流动快、就业方向广、投递单位和时间集中等特点, 因此现有的管理方式和手段与现代化的高等教育的快速发展相比, 已经极不适应。

5. 高校学生档案意识薄弱，学校管理难度加大

高校学生大多档案意识淡漠，对自己的档案不甚关心。有许多学生不关心自己的档案，工作多年不知自己的档案在何处，直至单位需要时才将关注的视线转向母校档案部门。当今的时代，人们就业观念和就业方式发生了很大的变化，外企、合资、私营企业比比皆是，许多学生毕业后直接进入到这些企业工作。而这些企业从管理角度上说，一不具有档案人事权，二是对它而言只管聘任用人，不需个人档案，因此出现了许多学生毕业后不要档案的现象，形成人档分离、无人问津的局面。久而久之，这些“弃档”有增无减，渐渐地成为“死档”。使学生档案的利用价值大打折扣。

二、高校学生档案管理工作存在问题的对策研究

加强和改进高校学生档案管理工作必须要立足现实, 解决实际问题, 只有树立全新的档案工作理念, 切实改变工作作风, 理清工作思路, 制定切实可行的措施, 才能取得实际进展。

1. 树立正确的档案管理理念

正确的理念是做好档案管理的思想基础。首先要大力宣传和贯彻档案法普通高等学校档案管理办法, 增强档案工作者和广大师生的立档意识。要在现实工作中, 逐步树立高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档以及合理开发利用是一个滚动发展、循序渐进的过程的意识, 掌握需要高校各个方面的共同支持和配合才能搞好的基本原则和方法。

2. 加强档案管理队伍建设

搞好高校学生档案工作, 必须建立一支强有力的管理队伍, 并不断提高他们的业务水平, 以适应现代化档案管理的需要。学校为加强档案管理工作, 提高管理人员的业务能力和管理水平, 应采取以下措施: 第一, 设置专职人员对其进行管理, 且管理人员保持相对稳定; 第二, 管理人员无论是专职的还是兼职的, 都不能过多地兼职其他工作; 第三, 加强业务培训, 学校及上级有关部门积极为管理人员的业务培训创造条件。还可以组织校内外学习交流, 相互取长补短, 达到共同提高的目的。第四, 学校综合档案室有责任对学生档案管理工作进行指导和监督, 以促使学生档案管理人员不断提高业务素质。

3. 建立健全档案管理各项规章制度

建立完善的高校学生档案管理规章制度是做好这项工作的前提和基础。高校学生档案从新生建档、归档到转递, 经手的部门多, 工作量大, 如果归档制度不健全, 转递手续不严格, 各部门之间的工作不能很好的衔接, 就必然造成档案管理工作的混乱。而且学生档案材料的建档过程具有连续性和周期性, 要保持学生档案的系统性和完整性, 也必须建立一套完善的学生档案管理制度。统一规范, 有章可循, 才能使学生档案的管理工作逐步走向规范化、制度化的轨道, 保证学生档案真实、准确、全面、系统。鉴于当前的实际情况, 首先应该建立健全档案接收、管理、收集、归档等方面的一系列规章。可以根据《普通高等学校档案管理办法》、《流动人员档案管理暂行规定》、《人才流动管理暂行条例》的有关规定, 结合高校实际, 特制相应的学生档案管理办法, 从材料归档、档案传递等各个环节规范操作行为。

4. 更新学生档案管理工作手段

实现现代化的管理手段是高校学生档案管理的落脚点。随着高校学生档案数量的增多和网上招聘工作的发展, 对学生实行全过程的动态管理已成为学生档案建设工作的客观要求。倘若仍沿用传统的手工操作为主的管理方式, 那不仅浪费大量人力物力, 也不适合大学生、用人单位和网上招聘的新的就业模式。因此, 必须采取有效措施, 加快推进以计算机和网络技术为核心的高校学生档案现代化工程的建设。为此, 高校要加强对大学生档案建设基础性的投入力度, 加快研制和开发适合高校自身特点的学生档案数据录用、查询、修改、增减和打印的管理软件, 使学校管理者能及时了解相关情况, 让用人单位了解毕业生的相关信息及推荐信息。

三、结语