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2、读书是苦的,不过,它超乎寻常的收获,却是甜的,干什么都要分个先后,读书也一样,如果说书籍是人类的营养品,那读书,不就成了做营养品的厨师了吗。
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8、不去读书就没有真正的教养,同时也不可能有什么鉴别力。
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关键词:网络数据;存储;传输;安全
中图分类号:TP309
由于网络的日益开放,以及人们对网络的依赖性越来越大,使得很多网络攻击事件不断出现,让人们受到了巨大的威胁,产生了极大的损失。网络存储的一些数据以及传输过程中,都会遭到恶意的袭击和破坏,正因为如此,积极研究网络数据存储的安全与传输的安全的相关问题有着非常重要的意义。本文就对此进行深入研究和分析。
1 提升网络数据存储的安全与传输安全的必要性研究
随着网络的覆盖面积越来越大以及网络环境的日益开放,高效安全的信息存储与传输已经成为网络经济发展必不可少的特性。然而,随之而来的,是很多黑客人员以及内部人员的入侵和泄密,以及一些拥有管理权限的人的权利滥用。这使得网络数据泄露和丢失问题日益严重,往往会带来非常重大的损失。在这种背景下,加强对网络数据的保护力度是非常关键的。通过利用网络安全保护措施,能够一定程度上遏制这种现象的发生,从而能够更好地保护人们的合法权益,维持网络环境秩序。
2 网络数据存储安全思路分析
存储安全要求所储存的数据资料只能够被授权的用户以及那些可信网络所访问控制,在实际应用中,可以从以下几点进行考虑:
2.1 数据的存储
目前,数据存储解决方案主要采用网络附加存储NAS(Network Attached Storage)和存储区域网络SAN(Storage Area Network)两类实现方式,其都是以DAS为基础的。存储的区域网络是以数据存储为中心的,通过利用能够进行伸缩的拓扑结构的网络。然后在此基础上利用高传输速率的光通道的直接连接方式,提供SAN内部任意节点之间的多路可选择的数据交换,并且将数据存储管理集中在相对独立的存储区域网内。在多种光通道传输协议变得日益统一化、标准化的背景下,SAN能够实现最大化的数据共享和数据优化。
而网络附加存储设备(NAS)能够提供更为专业的网络文件存储和备份服务,其可以有效判断指令,然后相应地完成内在文件的有效管理。其能够相对独立于操作平台,实现各种类型的文件共享,同时不会中断网络的增加和移除服务器。
2.2 数据存储层
数据存储层位于服务器或者加密的终端上,对于保护网络数据有着重要的作用。首先,要采用更为安全的数据库系统。从目前来看,C2安全等级是较为常用的。在利用的过程中,应积极采用C2级安全措施及功能。而对于那些较为重要的系统,可以在B级操作系统的基础上,有效利用B级数据库系统。其次,进一步完善加密技术。对于那些重要的数据,一定要对其进行加密存储。这个过程可以再连接服务器以及终端机的加密机上完成。第三,要对数据库进行必要的安全扫描。通过利用有效的安全扫描软件,进行完备的扫描,从而及时、快速地找出数据库管理过程中出现的系统漏洞,并迅速对系统进行升级,有效弥补系统漏洞,提升系统的安全级别。最后,要有效保证存储介质的安全性。为此,可以通过利用磁盘的镜像、磁盘双工、RAID技术等技术来加以实现。在此过程中,还可以通过利用磁盘备份、光盘备份等技术加强维护质量,有效降低硬盘损坏而造成的系统崩溃和数据丢失的问题的出现几率。
3 网络数据传输安全
网络数据传输是非常频繁的,是很多领域都必须实施的环节,因此,保护传输过程的安全性是非常有必要的。为此,可以采取以下措施:
3.1 有效加密和数字签名
加密有三层,首先是数据链的路层加密,也就是将要保存的数据在其传输的前后分别进行加密和解密,从而提升数据的传输安全。其次是对传输层的有效加密,这能够让数据在传输工程中始终保持为一种加密的状态。另外,就是对应用层的有效加密。让网络应用程序对数据进行加密和解密。总的来看,这三层都需要进行必要的加密,从而有效提升信息传输的安全性。对于数字签名来说,其实能够有效接收数据,并以此为依据来有效证实发送者发送的数据的准确性,其是通过加密算法和证实协议而实现的。
3.2 有效利用防火墙
通过利用防火墙能够一定程度上提升网络数据传输的安全性。通过利用防火墙,有效检测网络内外部的信息以及运行状况,从而提升网络安全。
3.3 利用User Name/Password认证
该种认证方式是最常用的一种认证方式,用于操作系统登录、telnet(远程登录)、rlogin(远程登录)等,但此种认证方式过程不加密,即password容易被监听和解密。
3.4 基于PKI的认证
可以通过有效利用PKI(公开密钥体系)来实现有效的认证和加密工作。该种方法具有较高的安全性能,且十分高效。
3.5 其他保护措施
可以有效保护网络的关键设备,采取必要有效的网络安全制度,通过采取防辐射、防火以及安装不间断电源等措施。另外,还要注意对病毒进行有效的防护,让管理人员和操作人员养成防毒意识。建立有效的防毒体系,有效防护病毒侵入。另外,在保护网络数据传输的过程中,额可以对数据进行必要的过滤、容错、数据镜像、数据备份和审计等。
总而言之,保护网络数据存储安全和传输的安全是一项复杂的工作,需要全面加强管理。要充分利用数据加密技术以及防火墙技术,同时加强对数据的过滤和审计,有效检查系统存在的漏洞。然而,这还远远不够,还应该提升人们的安全防范意识,建立起系统、有效的安全机制,有效保障网络环境的安全,保护人们的合法利益。
4 结束语
随着计算机技术和网络技术的日益发展,网络的使用范围会更加广阔,会涉及到更多的领域。正因为如此,一定要加强对网络数据的存储和传输的安全保护,有效降低危险,采取必要的安全保护措施,如防火墙技术、系统漏洞监测技术,黑客跟踪等技术,并将这些技术有机结合起来,形成有效的保护体系,从而有效降低数据资源泄露的几率,保护人们的网络权益。
参考文献:
[1]王华,柴乔林,杜胜永.无线传感器网络中数据可靠传输的节能路由算法[J].计算机应用,2006(01).
[2]郑幼军.用全方位的加密“全才”保护你的数据[J].办公自动化,2007(06).
[3]沈建苗.文件加密的注意事项[J].计算机世界,2007.
档案作为一种信息资源,是信息和载体的统一体,在人们的生产实践过程中发挥着重要的、不可替代的作用,其价值也越来越受到决策者的重视。档案管理,一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和,档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步,档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化,由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展,以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代,数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术,更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作,减少重复性劳动,提高档案管理质量和效率。在数字化背景下,时代对档案管理工作提出了越来越高的要求,现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的数字信息管理系统工程。
二、当前档案管理存在的问题
(一)思想认识存在误区
受传统思想认识的局限性等因素的影响,档案管理工作一度被认为是一种缺乏技术含量的、纯粹机械性的档案采集与整理过程,与档案在现实社会中所发挥的重要作用或价值大异其趣。现代档案管理科学普遍认为,档案管理工作在传统上受到了轻视或被低估,导致档案的价值未能有效全面发挥,同时也制约了档案管理的科学发展。这一方面表现为档案管理部门或领导对档案管理缺乏重视,往往将档案管理作为一种从属性、附庸性工作来抓,档案管理工作始终处于被动发展地位,发展空间与创新机会较为狭窄;另一方面主要表现为档案管理工作者缺乏较强的档案管理意识,在管理方法上仍旧沿用传统落后的方法,凭经验管理而不是积极通过理论与实践创新,完善档案管理工作。如对归档材料疏于审查,导致部分档案失实,甚至凭空造假,严重损害了档案的真实性;主动收集或保管意识差,对于档案材料明显缺失却渎于补全完整,损害了档案的完整性,导致信息缺漏。这都是在不正确的认识指导下,档案管理方面存在的误区。
(二)专业化建设发展滞后
档案数字化是档案管理的革命性创新,也是传统档案管理走向现代档案管理的重要契机,档案数字化不仅是档案本身数字化的过程,同时也是发掘和培养档案数字管理人才的过程。但从我国当前档案管理现状来看,档案管理专业化、职业化队伍尚未完全建立起来。一方面,我国高校档案专业设置较晚,档案数字化管理更是一种新兴学科尚未得以普及,这导致了档案数字化管理专业人才培养和输出相对较少,人力资源供给存在瓶颈;另一方面,现阶段档案管理工作人员大多缺乏档案管理专业化背景,而且对于数字化、信息化等技术缺乏相当的了解,更不用说利用信息化来实现档案数字化操作了。同时,受传统思想制约,国家、社会对于档案数字化管理工作亦缺乏相应的重视,从而造成档案管理专业化、数字化进程推进乏力,发展较为滞后。
(三)档案数字化水平较低
当前,大多数档案管理部门或单位在档案管理模式上仍沿用传统模式,而对现代档案管理尤其是数字化管理表现较为陌生。传统档案管理模式下,档案材料的采集、开发、利用多以纸质档案为主,数字化、信息化程度较低,档案管理平台以人工管理为主,浩如烟海的档案资料信息需要档案管理人员逐一比对翻查,这在一定程度上导致了档案管理效率低下,档案材料重复利用率低,归档工作量大,保管条件严苛且成本较高,容易丢失或损毁等问题,档案的准确性、完整性、时效性得不到充分的保障,严重影响了档案资源效益的实现,使得档案价值不能充分的运用到人们生产生活中,造成资源浪费。
三、如何改进档案管理工作
(一)加强宣传引导,培养正确的档案意识
档案既是重要的信息资源,也是宝贵的历史财富。受历史传统等因素影响,人们对于档案管理存在根深蒂固的偏见。信息时代如何打破这种偏见,引导全社会正确全面认识档案管理工作,为档案数字化管理培养良好的人文环境,亟需加强档案管理宣传工作,通过广泛宣传,引导公众更新认识,祛除传统思想对档案工作的偏见,正确理性的对待档案的潜在价值,把自觉保护档案作为公民的基本义务,把推进全社会档案数字化建设作为一种历史责任,培育全社会良好的档案管理与数字化革新的浓厚氛围。提高公众的参与性,引导公众积极参与到档案查询、保护等工作中来,从而使公众真正关心理解支持档案工作,真正使档案发挥其应有作用,回归其原本地位。
(二)加强职业化建设,推进档案管理专业化进程
加强档案管理专门人才的培养,积极推动档案管理专业化、职业化,是提升数字化档案管理水平的核心和关键。档案数字化,不仅要求档案管理者从思想认识上转变传统的思维模式与思想误区,还要求按照现代档案工作的发展理念,自觉学习和更新相关档案管理知识,积极运用现代数字化信息技术提升档案管理水平。因此,现代档案管理职业化必须致力于培养一批既能充分了解档案管理相关知识,同时又能灵活熟练的操作计算机信息技术,从而满足档案数字化管理对于专业化人才的需求。要着力培养档案管理者的档案意识,切实对档案及档案管理的有正确的理解和认知,不断增强其专业素质,不断更新学习理念和学习方法,不断提升档案管理水平,促进档案资源价值有效发挥。要增强创新意识与科研能力,现代档案管理工作者已不仅仅担当着档案管理员的角色,应从一般管理者转变为档案信息专家,培养自身更高层次和更高的综合素质,成为档案数字化管理的行家里手。
(三)加强数字化建设,构建档案管理数字平台
档案管理工作是一项工作量大、劳动强度高、枯燥重复性工作,而通过数字化技术能很好地解决这些重复、大批量且有规律的数据与信息管理工作,并能保证过程的正确性和信息的时效性。同时,档案管理数字化平台建设还有效的降低了档案管理的成本,对档案保存条件的要求也更为宽松,更加便于档案的检索和应用,因而具有较好的经济效益和使用效益,这都充分显示了科学作为第一生产力的优越性。档案数字化管理平台即利用现代数字信息技术,实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化。第一步,对档案信息进行数字化处理,将其由可视记录识别型转化为可为计算机识别的二进制代码型,即电子档案,并由计算机对上述代码统一存储;第二步,将上述电子数据代码统一录入数字信息管理平台(电子数据库系统),并确保数据可为计算机完全准确识别;第三步,对录入数据进行内部调整,做好存储数据的简化整理工作,完善数据搜索功能,注意数据保管和保护,确保数据存储安全、使用便捷。
关键词:数字档案馆;文件处置协议;系统功能
文件处置协议功能是国际数字档案馆普遍采用的,进行业务流程控制的核心方法,而在我国却缺乏相关功能应用。2010年6月我国颁布的《数字档案馆建设指南》中,也未引入文件处置协议相关功能需求。本文通过探索文件处置协议功能的流程和应用等问题,以期在我国数字档案馆建设实践中引入文件处置协议的功能理念并推动其实践开发,进一步提升我国数字档案馆运行效率和质量。
1 文件处置协议的基本概念
文件处置协议(“Disposition Agreement”)一词来源于美国电子文件档案馆(“Electronic Records Archive”)(以下简称“ERA”)的需求文档,该文档将其定义为“控制文件处置,并包含文件集具体处理说明的文档”[1]。从定义上看,文件处置协议类似于我国的保管期限表,可被视为适合于计算机应用的保管期限表。传统的文件保管期限表仅适合于人读,而文件处置协议主要用于机读,适用于数字档案馆。数字档案馆使用的基本文件处置协议格式如图1所示。
如图1所示,文件处置协议一般由一个基本信息和多个处置项说明组成,基本信息说明文件处置协议的适用机构、全宗或部门等概况性信息,而处置项说明明确每一类文件集的详细处置方法。从格式上看,与传统文件保管期限表相比,文件处置协议特点主要体现在:①内容精确化:传统文件保管期限表只定义定期和永久两种处置方式,而文件处置协议定义多种处置方式,例如,在“5.处置说明”下拉项可以选择销毁、移交、永久保管和重新鉴定四种处置方式,并且设置具体时间和周期;②内容结构化:文件处置协议中的字段采用控制值、系统验证、声明及强制性依赖、值列表等形式控制字段值;③内容丰富化:除传统文件保管期限信息外,文件处置协议还提供每一个处置项详细的文件数量、尺寸、移交频率等信息,有助于数字档案馆对移交文件数量进行预测和对较长年限,例如一个长期项目的多次移交进行跟踪和掌握。
图1 数字档案馆文件处置协议格式实例(部分)
2 数字档案馆文件处置协议功能的意义
国际领域对于文件处置协议功能给予充分的重视,例如著名文件管理系统需求标准MoReq2010[2]将其列为文件系统的九大核心功能之一。ERA在其需求建设指南[3]中将文件处置协议功能列为数字档案馆必选功能之一,并在系统中实践开发了该功能,该功能意义在于:
2.1 自动化文件处置流程。美国长久保存环境研究组《数字档案馆长期需求》报告别指出:“数字档案馆需要积极地、尽可能地自动化其业务流程。长期经验表明,人力成本是数字档案馆运行成本的最大部分”[4]。文件处置协议功能可以支持数字档案馆自动化鉴定、移交、销毁等业务流程,例如,图1中的“处置说明”项精确到年月,支持在预定时间发起移交、销毁等业务流程,有效实现自动化。
2.2 提高数字档案馆进馆质量。据中国人民大学信息资源管理学院课题组对我国档案馆电子文件移交进馆情况的一项调研表明[5]:半数调研档案馆存在接收的电子文件未经鉴定和划分保管期限的问题,这意味着大量电子文件缺乏规范的鉴定便仓促进馆,进馆电子文件价值缺乏控制。在数字档案馆系统中加入文件处置协议功能可以强制性要求进馆单位移交前进行鉴定,划分保管期限,制定完善的文件处置方案。例如,ERA要求文件形成部门采用数字档案馆系统平台制定文件处置协议,移交的文件集必须链接到系统中对应的文件处置协议,而缺乏相关文件处置协议的文件集不予接收。这样就可以从源头上把关,提高数字档案馆进馆质量。
2.3 证明数字档案馆的可靠性。只有数字档案馆系统能够证实其保管的文件是在恰当的处置协议控制下实施处置的,才能证明系统的可靠性。举例来说,假如一份文件从系统中销毁了,数字档案馆应当能够证明这份文件销毁是在一定的处置协议授权下合法进行的,而不是随意被删除的。因此,数字档案馆系统中必须具备处置协议功能,并且链接至其所管辖的所有文件或文件集,而每一份文件或文件集都必须具备对应的处置协议。
3 数字档案馆文件处置协议功能分析
3.1 数字档案馆文件处置协议功能基本流程。数字档案馆文件处置协议功能基本流程分为四步,如图2所示:
图2 数字档案馆文件处置协议功能的基本流程
如图2所示,该功能具体步骤为:
(1)立档单位采用数字档案馆平台创建处置协议,通常是由业务部门的档案管理人员完成,处置协议初始状态为“草案”;
(2)立档机构文件管理责任人员采用数字档案馆平台对处置协议进行审查和更新,完成后提交至档案馆审核,处置协议状态从“草案”变为“已审查,提交至档案馆批准”;
(3)档案馆相关人员对机构提交的处置协议进行接收,并复核,对其中不合理的处置项提出修改意见后返回,处置协议状态从“已审查,提交至档案馆批准”变为“复核后返回修订”;如果无需修改返回,则处置协议状态从“已审查,提交至档案馆批准”变为“提案”;
(4)档案馆档案管理责任人员对处置协议提案正式批准,处置协议状态从“提案”变为“正式批准”,文件处置协议进入数字档案馆系统,赋予其正式的唯一标识符后不能再被修改。
3.2 数字档案馆文件处置协议功能需求。从图2流程图可以看出,数字档案馆系统至少应为用户提供创建、批准处置协议等系列功能,具体包括:
3.2.1 创建处置协议。该功能包括:①创建处置协议模板;②基于模板、现有处置协议、根据一系列提问用户回答来创建新处置协议功能。
3.2.2 存储处置协议。该功能包括:赋予处置协议唯一标识符和存储文件处置协议功能。
3.2.3 赋予处置协议状态。该功能包括:为用户提供赋予处置协议状态和根据需求报告处置协议状态的功能。
3.2.4 修改处置协议。该功能包括:为用户提供删除和修改处置协议的功能。
3.2.5 管理处置协议多版本。该功能包括:①管理文件处置协议的多个版本;②管理在业务规则中定义的文件处置协议的各种版本的功能。
3.2.6 批准处置协议。该功能包括:①为用户提供提交待批准的处置协议的功能;②为用户提供批准文件处置协议的功能,包括录入文件处置协议批示、批准相关人员,提供利用文件处置协议定义案卷、管理文件处置协议相关审查人员,合法用户、录入责任人员审查、录入有关文件处置方案涉及的案卷内容审查人、鉴定报告审查人信息等功能。
3.2.7 定义处置协议中的处置说明。该功能具体包括:①定义系统能够实施的处置说明的功能;②检查处置协议中包含的处置说明确保其能够被系统实施的功能。
3.2.8 自动化电子文件处置说明实施。该功能具体包括:①为用户提供暂停任何处置说明自动化实施的功能;②为用户提供对任何暂停的处置说明继续自动化实施的功能;③提供实施变更的处置说明的功能;④在处置说明变更时进行确认;⑤识别变更的处置说明影响的所有文件;⑥对所有受处置说明变更影响的文件执行变更后的处置说明功能。
3.2.9 其他。该功能包括:①定义处置协议之间关系;②提供包含处置协议中文件相关元数据的功能;③根据标准检查处置协议功能;④提供在处置协议批准过程的所有阶段获取处置协议功能。
3.3 数字档案馆文件处置协议功能的应用实例。数字档案馆应实现以文件处置协议为核心的流程控制,例如处置协议控制数字档案馆文件的移交,支持鉴定流程确定文件价值,控制文件的销毁等。以移交流程为例,数字档案馆处置协议对其控制原理如图3所示。
图3 数字档案馆文件处置协议控制文件移交
如图3所示,数字档案馆文件移交过程分为三步:①定义文件处置协议:定义文件处置协议及其处置说明,每一个文件处置说明规定一个文件集合的具体处置方法;②移交计划:根据文件处置说明生成特定文件集合的移交计划,根据移交计划提出一到多次的移交申请,移交申请是对每一个文件集合中的部分文件移交提出的;③执行移交:当正式移交时,采用封装方法对需要移交的文件集进行封装,并在传输、接收过程中采用认证方法进行认证,生成认证报告。可以看出,文件处置协议在移交中主要发挥三方面功能:①控制文件移交范围:文件处置协议控制哪些文件集需要移交、哪些需要暂时保存和销毁;②移交计划形成的前提和基础:文件处置协议中有关文件处置说明的内容会成为制定移交计划的参考和依据,机构向数字档案馆的每一次移交都必须是在一定的处置协议批准下进行的,不能随意发起移交;③启动移交行为:文件处置协议中定义的处置说明将在预定时间启动移交,或是发出系统提醒。
4 结语
数字档案馆文件处置协议功能的未来实施和完善需要:①更新我国现有的保管期限表,使之成为可以应用于计算机的文件处置协议,例如,人大学者李泽江提出的“对保管期限表应细化其保管期限,处置行为,包含预定处置状态的文件保管期限等策略”[6];②建立文件处置协议模板库:数字档案馆系统应当建立各类文件处置协议的模板库,供各类机构、各种类型文件使用。例如美国电子文件档案馆的文件处置协议模板库形成级次结构。最顶层的处置协议模板适用于所有机构使用,只包含最基本元素,例如基本处置说明、机构名称等;第二层处置协议模板划分类别,例如捐献档案处置协议、联邦文件处置协议等;第三层模板继续细分,例如联邦文件处置协议下划分出图像、音频、文书类型处置协议等。除此之外,机构可以在遵循ERA标准模板的格式要求下,自行定义更为精确的处置协议模板,并且注册登记在ERA系统中,丰富的模板库也将统一规范各类型机构、各类文件的处置流程,避免文件处置随意性。
注:本文系国家社会科学基金青年项目“中国数字档案馆的基本结构与运行机制研究”(项目编号:11CTQ033)的研究成果之一。
参考文献:
[1][3]NARA.Electronic Records Archive Requirements Document(RD v4.0)[EB/OL].[2012-12-22].http://archives.gov/era/about/requirements.pdf.
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[5] 刘越男等.我国省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况调查分析[J].档案学通讯,2011(4).
1设备投资与技术要求
1缩微技术:设备投资大,使用技术复杂。
一套完整的缩微设备需要投资约一百多万元,用房约近100平方米。缩微工作中,拍照、成像、阅读、拷贝等工序要求技术高、精度高,需要专业技术人员或经专门培训过的工作人员才能操作。
2光盘技术:设备简单,易推广普及。
光盘技术对设备的要求不高,在一般档案馆现有计算机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性,其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯,整个系统可以紧密结合实际。光盘管理系统使用方便,采用菜单式人机对话方式,操作人员稍加培训,即可按照提示进行操作。
2复制存储与成品保存
1缩微技术:复制工艺过程复杂,缩微品保存条件要求苛刻。
缩微拍摄的工艺过程较为复杂,要求很高,需要工作人员长时间的操作练习。在复制过程中,人、设备、材料、操作方法、环境等因素及每一个环节都影响缩微胶片质量。从理论上来说,缩微品可以长期保存,但缩微品保存条件要求相当苛刻。缩微品库房环境温湿度必须保持在一定范围内,还要定期卷片防止发生粘连。
2光盘技术:录入快速、精确,保管方便、简单。
光盘技术的复制录入较为简单,只需稍加培训就可操作。目前录入手段应用较多的是光电扫描仪。它可以将档案原件以图象方式输入到光盘中去。扫描仪最大的特点是快速、精确。一般A0幅面的滚筒式扫描仪的扫描分辨率可达500DPI,只要幅度不大于A0,长度不限的任何图纸均可一次扫描输入,扫描一张标准A0图分辨率300DPI约需80秒。
光盘存储密度高,一张525英寸的光盘能存储1000多兆的字节,相当于存放上万页的A4文件或相当于13盘16毫米缩微胶卷的存储量。光盘体积小,对环境要求不高,抗恶劣环境能力强,即使在平常环境下也能长期保管。
二、档案利用工作现代化过程中缩微技术与光盘技术的对比分析
1档案检索与信息输出
1缩微技术:检索较慢,输出费时。
一般情况下,胶片是以张或卷为单位进行编目,这样查阅时必然要翻阅大量的卡片,效率很低。缩微的输出是利用显示阅读器和还原复印等设备,费时,费力。
2光盘技术:检索快速、准确,输出灵活、方便。
利用计算机对光盘进行档案数据的检索,可谓快速、准确、方便。利用快速检索功能,可以在几秒钟之内,对几万数据进行查询。在查询中,可以根据自己的需求,提出查询的具体名称,也可提出需查询的大致名称,或几个名称进行组合。可进行模糊检索,使检索变得更加灵活、方便。
光盘的输出更加方便、准确。存在光盘中的文件和图纸可利用计算机很方便地输出,对一些数据还可以进行统计后打印输出。输出可以利用各种输出设备,如针式打印机、喷墨打印机、激光印字机等。现在由于采用了高质量喷墨打印机而不是绘图仪,使输出图纸的精度和速度大为提高。
2凭证作用与法律效力
1缩微技术:缩微品具有法律效力,可作凭证使用。
《档案法实施办法》对档案缩微品的法律地位作了规定:“各级各类档案馆提供利用的档案,应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其它复制形式的档案,载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。”世界上有些国家和地区,允许缩微品作为法律上的原始证据,如:日本、美国、澳大利亚、加拿大、英格兰、苏格兰、德国、意大利等国。
2光盘技术:法律效力有待探讨,限制光盘取代档案原件。
光盘的法律效力目前处于探讨阶段。有人认为光盘技术是将原件上的文字、图像经处理后以数字形式存储,容易在输入输出时被删改,故光盘存储的档案不具有法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说:“联邦法院更愿意接受机构在日常事物处理过程中形成的档案原件作为证据”。加拿大的有关章程也提到,数字图像版本的可信度与档案原件本身并非完全一致。美国大多数政府档案馆限制数字图像技术用于永久保存的公共档案。三、缩微技术:与光盘技术。光盘技术:发展前景广阔。
1缩微技术在保存期限、法律效力、标准化等方面优于光盘技术,具有顽强的生命力。
与光盘技术相比,缩微技术是一项成熟的应用技术,已实现标准化、规范化,不少国家不仅用它管理档案、资料、图书、情报,它还被广泛应用于办公室工作和出版发行等工作。
缩微品的保存期限较长。据有关材料记载:“国外有关试验结果表明,在一定的条件下,缩微胶片寿命可达500年以上”,也有的说一般可保存100到150年。光盘技术发展至今,对其保存期限说法不一。有人断言其寿命为10-20年,有人称可长期保存。但多数专家认为光盘保存信息期限为10年以上。不同种类的光盘寿命也不尽相同。所以,在今后一段时间内,缩微技术还将因存储方面的优越性继续存在下去,和光盘技术一起促进我国档案管理现代化的发展。
2光盘技术发展咄咄逼人,应用前景广阔。
光盘技术的技术优越性是缩微技术无法与之相提并论的。目前,光盘技术的技术优势正以咄咄逼人之势迅猛发展。
光盘技术应用于档案管理,可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理,在不动用原文的情况下,实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌,扫描后的图纸能够无失真的显示和输出,且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样,且可实现模糊检索。统计功能齐全,可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。
光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质,不仅可以记录数据,还可以记录声音、图像等各类档案,不仅可以存储档案目录,而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等,能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理,可节省人、财、物,还可加大开发利用档案信息的广度和深度。
光盘的应用将加速档案管理现代化进程,实现对不同载体档案的一体化管理,有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展,光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之,光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术,它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。
参考文献:
1《中华人民共和国档案法》
2《中华人民共和国档案法实施办法》
3《欧美利用光盘技术保存档案》,刊于《中国档案》1998年第7期,王健、黄贵苏著。