数字化档案室建设方案
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数字化档案室建设方案范文第1篇
1.数字档案室建设的必要性
一是数字档案室是档案信息化发展的必然趋势。档案信息化作为企业信息化的组成部分，对企业的竞争力和服务管理有着一定的影响。目前互联网作为企业职能的重要表现形式和媒介，信息、网上办公等活动都依靠网络来进行，导致档案数量剧增，档案载体也呈现了多样化特点，用户对档案信息的需求仅靠纸质查询是满足不了的，因此，档案工作必须改变传统的管理模式，采用信息技术和手段，跟上企业信息化发展的步伐。在全国档案事业发展“十一五、十二五”规划中均提到了加快档案信息化建设、数字档案室建设等任务要求，实现档案管理的标准化、信息化、规范化，已经成为档案工作长时期的系统工程。
二是数字档案室的建立，优化了档案管理手段，将原来以实体管理为主转为多种形式的数字化管理，有利于保护档案实体，避免多次利用的磨损情况，降低档案管理成本，节省档案存放空间;能够缩短人工查阅时间，提高用户工作效率;能够实现资源共享，拓宽档案利用渠道、有利于档案宣传等等。
数字档案室建设的内容包括软硬件基础设施的配备、网络建设、档案管理系统的开发、档案资源数据库建设、网上利用、标准的制定等方面的内容。
2.1软硬件基础设施建设
数字档案室建设必须配备齐全的基础设施，包括硬件设备和软件系统开发，硬件设备包括存储器、档案服务器、扫描仪、打印机、计算机等必要的输入/输出设备，实现档案信息资源的采集、加工及查询利用。在档案管理系统方面，要结合企业网络环境和办公自动化程度，选择软件的功能要包括电子文件的接收、归档、档案管理、提供利用等。
2.2网络建设
由于档案信息的保密性，企业在数字档案室建设过程中，要将档案数据网络单独设置，或者与办公网络设置到一起，与外网、企业其他网络进行区分，例如可将档案网络与外网隔离，将档案网络与办公自动化网络连接，方便数据转换、电子文件归档等等。
2.3档案数据库建设
目录数据库建设。档案目录数据库是档案利用、检索的基础，企业档案室在进行目录数据库建设过程中，要结合档案管理系统要求，设计统一、规范的录入标准，完善各门类档案的三级目录。同时为方便检索，可根据利用频率将档案进行细分，分门别类的建立各种数据库，例如合同档案、编研库等，提高档案利用效率。
2.4全文数据库建设
近年来，电子政务、办公自动化技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，因此，全文数据库来源主要包括：OA办公自动化系统、库存档案数字化、日常收集的电子文档。OA系统中电子文件的归档，可以通过档案系统与OA的接口实现无缝对接，进行定期转换。因此，档案数字化的关键还是在于纸质档案的扫描加工。
要合理确定纸质档案扫描的范围。为取得档案数字化建设的最佳效果，纸质档案的数字化应坚持按需扫描、利用为本、抢救优先的原则。一是档案的重要性不同，例如基建档案中文字档案的利用频率远远不如竣工图纸，文书档案中的制度文件的利用率远高于一般通知性文件;二是考虑到档案利用者的需求，将日常利用频繁、关注度较多的档案进行扫描，能够极大的满足用户的需求，利于数字档案室的推广;三是年代久远的档案进行数字化扫描，能够有效保护原件不再继续磨损。在开展档案数字化扫描工作前，开展调研，了解利用者的需求，同时为保证档案的准确性和实用性，组织专业人员进行图纸扫描，合理确定档案扫描的范围。
要规范档案扫描流程，加强过程控制。数字化工作具体过程分为：鉴定、整理、扫描、图像处理、质量检验、目录录入、电子文件挂接等环节;明确扫描各个环节的责任人，例如出入库登记、扫描完后检查完整性等等;规范扫描格式、质量要求，按照《纸质档案数字化技术规范》，制定鉴定、扫描、图像处理、存储等规范。结合档案系统管理软件的特点，制定目录、原文挂接规则，建立档案目录、全文数据库。
2.5档案查询网站建设
查询网站是各类档案展示的平台，档案部门与用户沟通的桥梁，因此网页利用界面要设计合理、智能化，检索功能强大，满足用户的不同需求。
3.数字档案室建设的保障措施
3.1企业领导支持和重视是数字档案室建设的重要保障。
数字档案室建设是一项系统工程，涉及到资金投入、设备配备、人员组织、部门协调等方方面面的工作，仅靠档案部门是无法完成的。只有取得领导的理解和支持，才能将档案信息化纳入企业信息化建设中，才能推动档案工作的发展。
3.2建立集中统一的档案管理模式
在企业中集中、统一、高效的档案管理模式，是实现数字档案室的重要基础。档案集中统一管理，不仅仅是将各门类档案集中到一起，而是档案收集、归档、利用等工作的集中统一，提升档案综合管理水平，还能够集中各部门力量，有效的组织、实施档案数字化各项工作。例如在数字档案室建设过程中，可将各部门领导、兼职档案人员组织到一起，负责档案数字化具体实施的各项工作，能够加快推进档案数字化进程。
3.3建立和完善档案相关制度
数字档案室建设不仅要求档案基础管理制度健全，例如各门类档案收集、归档、利用、鉴定、销毁、统计等制度，还要建立和健全数字档案室建设所需的各种规范，例如，在启动数字化工作时，制定《档案数字化建设方案》，对数字档案室建设的技术标准、信息安全等进行规定;针对档案扫描，编制《EXCEL表格导入档案系统规则》、《科技档案目录录入规则》;针对网上利用，制定《档案查询系统使用说明》、《网上利用档案权限设置流程》、《网上利用档案流程》、《档案安全保密制度》等。通过制定一系列的管理规范，实现电子档案的全过程管理。
3.4提高档案人员的综合素质
数字档案室建设要求档案人员必须转变观念，加强学习，不仅要牢固掌握档案专业知识，还要掌握计算机、存储、数字加工、网络技术等信息化知识。档案人员的业务素质和能力直接决定着档案数字化建设的成败。因此，必须对档案人员加强业务和技能的培训，例如外出到档案管理先进企业参观学习，吸取和借鉴档案数字化管理经验，或者聘请信息化人员给档案人员培训，提高档案人员驾驭档案（下转第14页）（上接第43页）数字化管理的能力。
3.4加强对档案利用者的培训
档案最根本的是提供利用，无论在何时，都要将利用者的需求放在第一位。数字档案室建设过程中，档案人员不仅要建设丰富的档案信息资源库，更要采取面授、现场咨询等多种方式，教授利用者如何快速从网上查借阅档案，从而提高利用者的工作效率，让他们享受到档案利用的方便、快捷。
4.数字档案室建设过程中应注意的问题
由于网络具有开放性特点，能够使不同软硬件环境的计算机互相连接，达到资源共享和数据传输，但是网络中存在的不安全因素，例如病毒、木马等，都对档案信息安全有一定的影响，降低了档案信息资源的安全保密等级，因此，必须采取措施确保电子档案的安全。例如，明确档案系统管理员，负责档案的挂接、归档、检测等各项工作;将档案查询用户进行分级授权，根据其利用档案的类别，设置数据库访问权限;档案软件系统选择能够精准记录访问电脑IP地址的，防止发生失泄密事件;利用移动存储设备接收档案的时候，及时查杀病毒，避免多台电脑交叉使用出现病毒感染等。通过这些措施，确保档案信息的安全。
数字化档案室建设方案范文第2篇
一、适应信息时代召唤，催生数字档案室建设
1.建设数字档案室是档案信息化建设的必然要求。随着社会信息化进程的加快尤其是智慧城市建设的启动，计算机网络技术、数字技术、办公自动化技术以及多媒体技术等在档案管理中的应用越来越广泛，档案事业面临新的发展机遇，档案工作也面临新的课题，档案信息化建设被提上议事日程。早在“十五”期间，“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”等内容就已写进《全国档案事业发展“十五”计划》中，十年中，档案信息化建设得到迅猛发展。去年，《数字档案馆建设指南》由国家档案局颁布实施，这对于规范和推动全国数字档案馆建设具有极其重要的意义。数字档案室是数字档案馆信息资源建设的重要来源，是数字档案馆整体架构的组成部分，建设数字档案室是推进数字档案馆建设，加快档案信息化建设的助推器。
2.建设数字档案室是档案工作现代化的必然要求。工作中，我们越来越感觉到，传统的档案工作模式已越来越不能适应现代经济社会的发展。传统的档案工作，包括文件材料的收集整理、档案的归档入库、借阅利用等都主要靠手工操作，工作任务非常繁重，在这个快节奏的经济社会发展浪潮中已显得力不从心，呼吁管理模式的改变。同时，随着档案和档案工作渐渐由幕后转向前台，人们的档案意识越来越强，社会广大公众对档案信息需要量不断增加，这都迫使档案室这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案室室藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者，扩展共享程度，提升服务的水平和效益。
3.建设数字档案室是档案事业改革发展的必然要求。以人为本的科学发展观，全面建设“三个体系”的基本任务要求我们只有用现代信息技术实现档案管理工作的变革，才能使档案工作职能从注重档案实体的保管和利用向注重档案信息的采集、管理的转变，才能冲破档案利用的种种局限，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
二、夯实业务工作基础，推进数字档案室建设
目录数据库、全文数据库的建立，电子文件的收集与归档，信息管理平台的搭建是数字档案室建设重要的基础性工作，它们是构成数字档案室的支柱，我们应当认真抓细抓实。
一是建立目录数据库。目录数据库应包括室藏所有门类档案的案卷级和文件级目录，并可根据档案的利用频率、重要程度等建立各种类型的专题目录数据库，如人事任免、职称评定等。数据库的结构和格式应规范、统一，符合省、市档案行政主管部门的相关要求，如江苏省档案局制定的《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》、南通市档案局出台的《文书档案电子目录录入要求》等。
二是建立全文数据库。建立全文数据库应根据本单位的实际情况，有针对性地开展档案的全文数字化工作。全文数字化工作要坚持利用优先、抢救优先的原则，对室藏档案进行鉴定，按照《纸质档案数字化规范》要求进行全文扫描，建立全文数据库，并与档案目录数据库进行挂接。真正使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足本单位和社会对档案利用的需求。
三是电子文件的收集与归档。随着电子政务建设的日臻成熟，OA系统的广泛运用，生成了大量的电子政务信息，这些信息是机关职能活动和各种重大活动的真实记录，是数字档案室信息资源的重要来源。机关档案部门应主动与电子文件形成部门配合，按照电子文件管理要求，对电子文件的形成、运行到归档提出切实可行的管理办法，确保电子文件原始性、真实性和完整性。
四是搭建信息管理平台。信息管理平台包括基础设施设备的配置以及软件系统的开发。基础设施设备包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器等，在设施设备的投入上应本着够用就行、实用即好的原则，按照本地区档案行政管理部门对数字档案室建设的统一部署，根据本单位的规划要求，依照不同的网络环境和各自信息的容量，保证信息安全和系统的正常运行。软件系统的基本功能应能满足本单位电子文件的收集、管理和利用，实现档案全过程、规范化的管理，包括目录管理、全文管理、电子文件的接收、电子档案的管理和提供利用等。
三、处理相关矛盾关系，保障数字档案室建设
首先，要处理好领导重视和主体有为的关系。领导重视是数字档案室建设的重要前提。要通过宣传汇报，让单位领导全面认识数字档案室建设的重要意义，自觉将数字档案室建设纳入机关信息化建设的整体框架中，统一规划，统一协调、统一建设。有可能的情况下，要建立数字档案室建设的组织机构，在档案行政管理部门的指导下，根据本单位的具体情况制定数字档案室建设的工作方案，确定各阶段的建设目标，在设施的配备、经费的保障、人员的培训等方面给予支持和保障。每个单位的档案工作同志，是本单位数字档案室建设任务的具体承担着，工作主体意识要强，应主动进取，积极有为。应充分看到，具有综合素质的档案管理人员是数字档案室建设的重要保障。现阶段，档案管理人员不再是单纯意义上的档案保管者，而是信息资源的管理者、分析与组织者、提供与传播者、信息利用的导航者，而数字档案室建设更是一项艰巨而又有挑战性的工作。一方面，我们的档案管理人员要加强自身学习，不但要有档案业务知识的积累，更要有计算机技术、网络技术等现代科技知识的更新与存储，另一方面，各级档案行政部门也应采取各种途径和方法加强对档案人员的培训，帮助档案人员掌握数字档案室建设中的基本理论、管理环节、管理原则、方法和技术，不断提高档案工作者的综合素质。
二是纸质文件与电子文件长期并存的关系。室藏档案的数字化，纸质等传统意义上的载体被磁盘、磁带、光盘等特殊介质载体所取代；电子政务、OA系统的广泛使用，办公条件进入无纸化时代。但这些都不能忽视纸质等载体所固有的功能。一方面，由于电子文件容易被修改、被删除以及对读取环境的依赖等特殊性质，电子文件有必要进行异质保存；另一方面，档案管理水平的限制，以及电子档案法律依据的认定存在着质疑，纸质文件和电子文件同时进行整理归档也是必需的。因此，在较长的一段时期内，纸质文件和电子文件并存将是不容置疑的，但两者并不是孤立的，而是要在两者之间建立相互准确可靠的标识关系。
数字化档案室建设方案范文第3篇
一、__年度阶段性档案工作小结半年工作回顾。
在县委、县政府的正确领导下，在省、市档案局的关心指导下，县档案局按照“依法治档、科技兴档、强化服务、发挥效益”的工作思路，紧紧围绕县委、县政府的工作大局和工作重心，深入践行科学发展观，以资源建设为根本，以服务民生为主线，以安全管理为保障，以队伍建设为动力，以奋力跨越为关键，加力提速全县档案事业发展步伐，积极为建设开放富裕文明幸福的美丽遂昌服务，全县档案工作取得了新的成绩。
（一）档案馆新馆建设项目。档案局配合古院开发建设指挥部做好了档案馆新馆建设项目前期工作，特别是在如何优化内部布局等方面提出了许多修改意见，力争馆藏面积占比最大化。目前，新馆设计的建筑面积达6070平方米，其中档案库房2500平方米。11月12日，档案馆新馆与“遂昌县城市文化综合体”项目之一进行招投标，预计年内可以开工建设。
（二）实施档案信息化建设。一是抓好了数字档案室建设工作。该工作是市档案局今年主抓的一项重要工作，并且作为考核任务要求各县做好20家单位5万条目录的数字化归档工作。目前，遂昌县已完成46家单位9万条目录数字化归档。二是启动了馆藏档案的数字化加工工作。档案局今年将利用率较高的婚姻登记档案作为今年扫描的重点，预计可以完成15万页左右的档案扫描成果。此项工作可以极大的提高档案利用效率。三是做好了数字档案的备份工作。针对档案数字化过程中可能带来的档案信息泄露、删除、篡改和档案原件丢失、污染、破损等安全问题，为保证电子业务数据的安全性，档案局对50家单位的电子公文和民生业务数据进行了数据备份。
（三）档案事业“十二五”规划中期评估工作。档案局对照评估的内容和标准，进行了认真的梳理，并对其中可能的扣分之处进行了查漏补缺，为保证顺利通过省、市档案部门的评估打下基础。
（四）做好了“平安浙江”（档案部分）考核工作。档案工作作为“平安浙江”考核内容之一再次列入其中，为此，档案局通过平时与省局积极沟通，目前，“平安浙江”（档案部分）考核无大碍。
（五）切实加强档案业务监督指导。继续推行一线工作法，深入乡镇、街道、部门、企事业单位开展档案业务指导。一是创新方式，将业务指导与被指导单位各类会议相结合，如在组织部的夜学上由档案局业务科长李红送上档案知识讲解，既让组织部的干部了解了档案知识，又能在日常工作中将档案工作融入其中。 又如在供销总社的全体干部职工会议上送上针对基层供销社档案整理方案，为供销总社整理基层供销社的档案奠定基础。二是拓展档案工作新领域。重点加强涉及民生问题领域的各行各业的档案业务监督指导工作，今年共深入县人力社保局、县财政地税局、人民银行等30余家单位开展档案业务指导，指导整理文书档案8510件、业务档案650盒8000余卷，科技档案80盒340件。三是对县重点建设项目、重大活动档案工作进行了研究安排，提出了相关档案业务指导的初步意见。四是完成了住房公积金档案目标管理省二级认定前期工作，五是开展了银泰房产、五联通信等破产企业的档案整理工作。
（六）积极做好各类目标管理创建工作。一是积极做好省行政村示范（规范）档案室创建工作，年初定好创建计划和目标，年中由分管领导带领业务人员积极下乡镇和行政村进行实地检查指导，做到指导一个行政村就规范一个行政村，以点带面有序提高乡镇村档案管理规范性和科学性，也为社会主义新农村村级行政事务管理提供了有效服务。今年共创建上报两个省级行政村示范档案室和两个省级行政村规范档案室。二是积极做好示范（规范）化数字档案创建工作，在结合市1+9+N数字档案室的基础上，将机关乡镇信息化工作做得好的档案室上报示范（规范）化数字档案室，共上报2家示范数字档案室和21家规范数字档案室。
（七）一如既往地开展编研工作。一是利用“中国遂昌”政府门户网站编辑印发《今日要事集萃》（第6辑）,该资料共47万余字，收集重要新闻844篇，图片1255张。将__年“中国遂昌”政府门户网站的重大新闻、事件、民俗、文化等要事的电子档案转化为纸质档案，便于 查阅利用和保存。二是配合遂昌县史志办公室做好《遂昌年鉴（20__、__）》——档案工作部分内容的编纂工作，共3859字。三是继续贯彻市《丽水第一》档案系列丛书编研发行会精神，动员各个单位积极上报“丽水第一”材料，争进《丽水第一》。截止10月底我局（馆）已将征集到6个“丽水第一”材料上报至市档案局。今年《丽水第一》第五辑已发放给副县以上领导、各部门、乡镇、企业和社区。
（八）是稳步推进了国家重点档案的抢救和保护工作。在省局的重视下，今年档案局要完成国家重点档案---民国遂昌县司法的抢救和保护工作，为此我局在先期制定的抢救方案下，稳步推进了该档案所涉的1648卷档案的抢救和保护工作。预计年内可以完成。
（九）加强馆内基础业务。一是馆藏档案安全保管工作更加规范。严格按照《遂昌县档案局（馆）消防安全管理制度》做好馆藏档案的日常安全保管工作，馆藏档案处于安全完好状态。二是积极做好提供利用。负责提供利用的人员在具体工作中态度更加热情周到，服务更加规范。目前，共接待查阅利用人员1168人次，提供利用档案3512卷次，复印2770页；档案提供利用工作为领导决策、补办养老保险、解决土地纠纷、补办土地证、土地调查、县志续编、补办结婚证、校对工龄等提供了翔实可靠的依据。
（十）努力增强社会档案意识。一是借助各种途径，强化档案宣传。充分利用报道、广播、电视等新闻媒介，积极传递档案信息，普及档案知识，宣传档案法律法规，扩大档案宣传辐射面，提高档案宣传社会效果，努力提高社会公众对档案工作内容和档案社会作用的认识，增强社会公众遵守档案法律法规的自觉性与主动性，积极营造全民知档、用档、建档、护档的社会氛围。上半年向市政协提交《将村级档案管理经费纳入新农村资金预算的建议》与《建立食品安全诚信档案盒监管档案的建议》两个提案。二是借助党校课堂，宣讲档案知识。4月份在县第十四期县管后备干部培训班安排了档案知识专题讲座，档案工作纳入县委党校教学课程。三是借助重大节日，宣传档案知识。6月9日是“国际档案日”，为增强社会档案意识，架设档案部门与公众交流的桥梁，促进档案资源的开发利用以及拓展档案工作服务的空间和领域，遂昌县档案局高度重视，按照国家、省、市档案部门的有关要求，科学制定方案，认真组织策划，围绕“档案在你身边”这一主题，积极开展内容丰富、形式多样的“国际档案日”宣传活动。利用手机短信平台向各级领导、市民发送宣传短信。在抓好档案业务工作的同时，注重档案宣传工作，积极报送档案工作信息。半年来，按要求分别向县委办、县政府办及有关单位报送工作信息，及时反映当前档案工作最新动态。上年共报送档案工作信息17条。四是借助珍贵馆藏档案，做好现有馆藏发掘、利用工作。遂昌县档案局根据现有馆藏资料中发掘的民国菜谱，精心发掘了《500道民国菜谱》一书，为我县农家乐发展，提供了新的卖点。县主要领导都对这一菜谱的发掘作出了重要批示。县委书记杜兴林在县政协八届二次会议大会发言办理表上批示：“此议题很好，深挖餐饮文化，有利于提升旅游档次。县档案局有民国时期遂昌500道菜的菜谱，请文联与之联系挖掘；请宣传部组织开展传统菜谱烧制比赛，故为今用。”县长何卫宁在县政协八届二次会议大会发言办理表上批示：“__年《舌尖上的中国》是对遂昌优质农产品和食材一次绝好的宣传。请宣传部牵头，旅游、文化、农业等部门配合，根据该发言的建议对策结合我县丰富的节庆活动，抓紧挖掘研究餐饮和餐饮文化，改变我县有好食材没有好餐饮，有好文化没有好故事的现状，打造吃在遂昌的品牌。”五是借助信息平台，抓好政府信息公开工作。坚持和完善政务公开、党务公开和公用事业单位办事公开制度，通过宣传栏、简报、网站等形式多渠道做好公开工作，努力提高公开的效果。3月1日，在全县综治工作会议上，档案局荣获县平安创建工作先进单位。
（十一）做好联系镇、村、学校各项相关阶段性工作
根据县委、县政府工作安排，帮助、指导联系镇、村、学校做好基层基础工作，为推进遂昌县“洁净乡村”、“红提节”等各项阶段性工作增加助推力。
数字化档案室建设方案范文第4篇
（一）从载体形式上看，以传统手工纸质材料档案为主
档案载体大体经历了从甲骨、金石、竹简到纸张等多次变革，从东汉时期改进造纸术到今天，纸张作为信息的主要载体已有两千多年的历史。高校档案，尤其是二级学院的档案室的档案基本上都是以纸质、实物为主要载体。纸质和实物载体档案，直接决定了档案保存的时间受到很大限制，不能长期保存。另外，也降低了档案信息的利用率。二级学院作为高校教学单位，决定了从属于二级学院的档案室主要为教学服务，同时兼顾科研、管理服务。具体而言，在档案材料方面，主要以学生的学业考试材料的存档管理为主，同时包括教师科研及管理材料。而学生的学业考试材料又占所存档案材料的绝大多数，包括学生每个学期末的考试材料和学生在第四学年的学位论文和实习材料。学生在学期末的考试材料存档主要以教学班为单位，一个教学班一个档案盒，如果材料太多一个档案盒放不下，要两个档案盒存放。而一个教学班的单门科目的考试存档材料主要包括存档标示、存档脊背、考试考核方案、试题（试卷）材料、审查表、原始成绩报告单、原始成绩分析报告、学业成绩报告单、平时成绩材料（支撑材料一般保存5-10份）。学生的学位论文存档材料一般包括论文、过程指导表格等。过程指导表格又包括本科毕业论文（设计）备选题目审批表（教师用表）、本科毕业论文（设计）工作记录封面、本科毕业论文（设计）选题申请表（学生用表）、本科毕业论文（设计）任务下达书、本科毕业论文（设计）文献综述（学生用表）、本科毕业论文（设计）开题报告书（学生用表）、本科毕业论文（设计）选题变更审批表（教师用表）、毕业论文（设计）选题落实情况统计表、本科毕业论文（设计）中期检查及指导记录表（教师用表）、毕业论文（设计）书面成绩评分参考标准（教师用表）、本科毕业论文（设计）指导教师评分表、本科毕业论文（设计）评阅人评分表、本科毕业论文（设计）答辩记录表、本科毕业论文（设计）答辩成绩标准、本科毕业论文（设计）答辩成绩评分表、本科毕业论文（设计）成绩评定书、本科毕业论文（设计）成绩汇总表、本科毕业论文（设计）公开发表情况统计表、本科毕业论文（设计）质量评估标准、本科毕业论文（设计）管理工作评价表等：（个表格，每个学生平均：,页左右。在以上这些材料中，绝大多数二级学院观念陈旧，以纸质材料存档为主，以电子信息存档的占极少数。纸质材料存档有诸多弊端。首先，纸质材料不易长时保存，保存时间一般8至10年，超过10年的都要销毁。其次纸质材料查阅困难，利用效率低；再次，纸质材料档案占用空间极大，存放困难。高校二级学院一般都是临时把一些空房间利用起来作为档案室，空间有限。再加上纸质材料档案占有一定空间，且每个学期都要新存入大量的学生学业考试材料，所以一般档案室只存放近两至三年的档案材料，其余的都堆放在其他地方。这些都决定了传统以纸质材料管理档案的方式落后了，必须用更先进的方式来代替它。
（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低
高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。
（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够
高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措
（一）从手工到现代，从纸质到数字化
首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。
（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设
首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。
（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设
二级学院档案室加强档案管理规范化建设，加速培养高素质的档案专业管理人才是核心所在。二级学院档案室的电子文件归档、电子档案保存及开发利用等，都需要专业管理人员。二级学院档案室的信息化建设是建立在档案学与计算机科学专业基础之上的。他们既应该具有专业的档案学知识，也应该掌握现代网络技术。为了提高高校二级学院档案室管理人员的素质，应加强对管理人员的再教育和再培训，使其掌握专业而系统的档案学和电子信息学知识，从而为二级学院档案室的档案信息化程度的提高提供人员方面的支持。同时，也只有管理人员的素质上去了，档案管理的规范化建设才能成为可能。
数字化档案室建设方案范文第5篇
[关键词]社区卫生服务；公共卫生档案管理
社区公共卫生档案是指社区卫生服务中心在公共卫生服务活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公共卫生档案是医疗卫生档案的重要组成部分，在开展社区医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术指导等“六位一体”的服务中具有十分重要的作用。本文作者结合工作实践，对社区公卫档案管理进行探索，得到以下几点认识。
一、准确区分社区公卫档案的内容分类
社区卫生服务中心一般与基层医院、卫生院实行“院站一体化管理”，社区公卫档案纳入社区卫生服务中心的总体分类方案和归档范围。社区公卫档案主要由疾病预防控制类、卫生监督类、妇幼保健类等组成，分别列入分类方案的一级类目设置。（一）疾病预防控制类包括：疫情、急性传染病、免疫预防、艾滋病传染性皮肤病、消毒与病媒、慢性传染病、慢性非传染性疾病、死因监督、人口监测、慢病监测、地方病、寄生虫病、学生常见病、健康教育等。（二）卫生监督类包括：建立乡镇街道公共卫生站所的机构设置、职能、人员、经费等文件，卫生监测检查员的聘任、培训、考核材料，卫生监督所没有归档保管的本地相对管理人名册、经常性卫生监督检查指导材料，群众投诉举报登记本和协查材料。（三）妇幼保健类包括：妇女保健、儿童保健工作材料。
二、严格社区公共档案的整理质量
社区公共档案的整理具体由各社区卫生服务中心的公卫科负责，公卫科长为第一责任人，具体整理工作由科室兼职档案员负责，科室其他人员完成各自分管业务材料形成后的初步整理。按照《归档文件整理规则》的要求，社区公卫档案首先区分年度，年度下按疾病预防控制类、卫生监督类、妇幼保健类分类，再区分内容按问题排列，按“件”整理装订。需要注意的问题：由于公卫档案形成的特殊性，有些“件”页数较多，如登记本（册），为保持文件的内在历史联系，均应以一本（册）为单位装订为一件，维持登记本（册）的封面等原始面貌，每件内页均打印页码，件内设置目录以方便查找利用（特种载体另按要求整理归档）。
根据科室兼职档案员较为熟悉业务工作的特点，归档文件的分类、整理、装订、排列、编号、编目、目录的著录一般由公卫科兼职档案员负责，根据中心档案室提供的EXCEL表格样式进行著录，著录的标准同中心档案室的要求一致。著录完毕后由中心档案员审核，并导入档案室的专门档案管理系统（龙宇数字化档案管理系统单机版，如是网络版就直接著录到档案管理系统中）。中心档案室在档案装订前负责对永久、30年保管期限的社区公卫档案进行数字化处理。
三、强调社区公卫档案的保管要求
鉴于社区公卫档案内容的特殊性，上一年形成的档案与下一年的工作密切相关，时常要查阅或参考，形成材料的科室利用档案很频繁。借鉴会计档案形成后隔年移交的方法，社区公卫档案采取在公卫科先暂存一年后，于次年一季度向中心档案室移交统一保管。中心为公卫科配备标准档案柜用于一年暂存期档案的保管，明确档案保管责任以及平时借阅利用登记制度，特别注意社区公卫档案涉及到疫情、传染病、艾滋病、死因、人口监测等管理，具有一定的保密性，一般只有本公卫科工作人员因工作需要可以借阅利用社区公卫档案，其他人员利用须经得中心领导批准，按制度办理借阅手续方可利用；强调社区公卫档案一律不出借原件，以确保档案的安全。
四、注重社区公卫档案的业务指导及考核
市卫生局每年负责邀请市档案局业务监督和指导人员对各社区卫生服务中心档案员进行业务培训和指导；每年要求中心档案员完成省级档案继续教育培训，不断提高档案业务水平。如有档案员更换，则当年度必须参加省档案管理岗位培训取得上岗证。社区卫生服务中心的档案员负责对公卫科档案整理的监督和业务指导，对兼职档案员进行业务培训，以及年终对公卫科档案工作的检查评分。
市档案局将社区公卫档案工作列入社区卫生服务中心争创市级“合格档案室”的要求；市卫生局将档案工作的考核列入对各社区卫生服务中心年度目标责任制的考核，尤以对公卫档案的考核为重，与奖惩密切挂勾，年终评选系统档案工作先进单位和先进个人；各社区卫生服务中心也将社区公卫档案管理列入中心目标责任制考核的内容，形成环环相扣、层层负责的良好局面，促使社区公卫档案得到较好的管理。
五、社区公卫档案管理的成效以及存在的问题
