高校数字档案馆建设
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高校数字档案馆建设范文第1篇
论文摘 要：信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能，本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明，其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
3.高校档案馆数字化建设中存在的问题
3.1观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
3.2技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.相关策略建议
4.1加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
4.2重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
4.3安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4.4重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
5.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献
[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007（09）
高校数字档案馆建设范文第2篇
一、高校档案数字化建设的必然性
1、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势
高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。
2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务
高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设，当高校档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先，数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。其次，数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，更有利于档案信息资源的开发利用。
二、高校档案数字化建设中存在的问题
1、数字化、辅助管理滞后
事实上现有的高校档案计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而是大大增加了额外手工劳动的投入。
2、缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作，大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。
3、标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。
4、数据库建设滞后
主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺乏全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。
5、经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆数字化建设的经费非常有限，无法购置好的软硬件，建立高起点的档案馆数字化模式，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
三、高校档案馆数字化建设的基本原则
基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题，如何顺利推进高校档案数字化建设，高校档案部门应坚持以下相关原则。
1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前，应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握，有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。
2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中，必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑，才能随着数字校园的现代化建设一起发展。
3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提，加强各类标准的制定工作，在遵循国家专业标准的前提下，根据自身特点，制定更为具体和切实可行的部门标准，才可能实现资源共享。
4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力，注意适用、节约，不能盲目地追求“高、精、尖”，需与本单位的具体情况相结合，追求经济投入的最小化，实现效益的最大化，使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。
5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富，在进行数字化建设时，如果要把全部馆藏都转化为数字化信息，不但任务繁重，耗费大，且毫无必要，应选择利用率高的档案优先实施数字化，在计划上重点筹划，在人力、技术以及经费上保证重点，突出重点。
6、安全性原则。在档案数字化过程中，形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，因此，档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的，要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。
四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战
数字化时代，高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战，适应档案数字化管理的迫切需要，着眼于档案工作的可持续发展。
1、培养档案复合型人才
高校档案部门应以培养管理型人才为基础，以复合型人才为重点的指导思想，要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。
2、加快高校档案数字化建设
高校档案数字化工作，应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理，然后再考虑学校特色档案，利用率高的档案等情况由点到面，分步骤进行数字化处理。
3、主动提供利用，将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库
高校档案部门应主动开展档案利用调查，改变过去坐等上门的被动服务方式，通过走访调查，了解用户需求，宣传介绍档案馆馆藏档案的信息，主动解决用户利用中存在的问题。
4、建立相应的规章制度
高校档案部门要根据数字档案的特点，制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。
总之，高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程，只有遵循合理的原则，设立科学的目标，采取正确的方法，才能逐步做好此项工作，才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。
参考文献
1、《南京大学档案信息化建设实施意见》，2003年5月16日。
2、张照余:《档案信息网络化建设研究》，中国档案出版社，2001年。
高校数字档案馆建设范文第3篇
【关键词】高校；档案数字化；电子档案
【中图分类号】G250.76 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0341―02
1、前言
随着信息时代的发展，计算机网络技术的普及，高校档案数字化已成为档案管理的必然趋势。纸质档案目前也多是以电子形式生成，管理需要一定的空间，检索复杂，浪费大量的人力和资源。档案数字化能够使档案信息长期保存，出错率低，便于检索和资源共享，大大提高利用率。因此，高校的档案管理工作要加强档案数字化的建设，建立完善的档案管理系统，提高档案管理水平。
2、高校档案数字化的意义
纸质档案管理由于检索不便，其主要工作仅仅是收发、保存和查阅，利用率较低，不能充分发挥档案资源的价值。随着计算机使用的普遍，纸质档案由原来人工变为电子形成，提高了档案形成的速度，缩短了档案收发、传递、归档等的时间，同时提高了准确性，减少了纸质档案所造成的人力、物力、财力的浪费。随着计算机和网络技术的广泛的使用，校园网络建设逐渐完善，这为档案的数字化提供了良好的基础。由于高校档案设计的内容繁多，且人员流动频繁，传统的纸质档案更新速度较慢，不能及时反映当前情况，而通过建设数字化档案，能够快速及时地更新档案资料，并能便捷地实现共享，使高校中的人员随时了解动态。同时，目前国家档案局对于档案数字化建立和完善十分重视，高校档案数字化势在必行。
3、高校档案数字化现状
3.1 档案实体保存不完善
由于传统纸质档案管理沿用时间交长，对档案进行数字化，首先需要将档案实体数字化，当纸质档案受到时间和温度、湿度等因素的影响，纸张逐渐变脆，字迹不清，且受到火灾的威胁，为了做好档案的防火防潮工作，需投入一定的维护成本。由于纸质档案需要一定的空间，在进行档案整理时，可能会造成一些资料的丢失，同时，随着时间的流逝，保留的纸质档案也会存在一些信息的缺失。在建立高效档案数字化时，由于档案实体的缺失，导致数字化档案信息不健全。
3.2 档案管理人员素质较低
一般高校对于档案管理工作的重视程度较低，普遍认为档案管理只是收发、管理档案的简单工作，在选择档案管理工作人员时，要求较低，很多人员都是由其他工作岗位中剩余的闲散人员充当，同时，经常在其他工作较忙时，档案管理人员就会被调去做其他工作，导致档案管理人员的专业水平和综合素质普遍较低，而且人员更新较慢。而档案数字化除了需要管理人员具备档案管理的专业知识外，还要具有相关的计算机技术，高校中现有的档案管理人员一般不具备这些条件，学校由于对档案管理工作的不重视，也忽略了对管理人员专业知识和技能的培训，技术水平落后，不能满足档案管理工作发展的需求。
3.3 电子文件管理缺失
目前档案数字化建设处于初步阶段，缺乏对于电子文件管理工作的相关规定，监管不到位，在收集、保存电子文件的过程中，没有设立专人监督，这就为电子文件的流失带来了隐患。现在虽然档案数字化逐渐建立，但纸质档案管理仍占有很大的比重，不能完全实现档案的同步数字化，电子文件的完整性和真实性也就无法保证。档案数字化的管理制度缺乏，导致管理电子文件工作不能收到严格的监督管理，文件流失现象严重。在进行档案数字化规划时，对于电子文件的格式也没有统一的规定，数字化的技术水平和质量较低，不利于档案数字化建设的长远发展。
3.4 基础设施落后
档案数字化需要相应的人员和设备支撑，如计算机、扫描仪、网络、相关软件，以及专业的管理人员和技术人员，这需要一定的资金投入。然而目前高校对于档案数字化建立没有引起足够的重视，资金投入不足，基础设施相对落后，不能满足档案数字化的基本要求，且人员不足，没有高专业水平的技术人员。健全的基础设施是实现档案数字化的基本，而高校本身的资金有限，这也是阻碍高校档案数字化建设最主要的影响因素。
4、促进高校档案数字化建设措施
4.1 提高重视
加强高校档案数字化建设，首先需要提高高校对档案管理工作的重视，改变原有的观念。档案记录了高校的发展过程，具有很大的历史价值，同时为高校的发展提供依据，而传统的纸质档案受到时间的影响，逐渐变脆，较为久远的档案保存难度较大，且受到气候、潮湿和火灾的威胁，管理困难，建立数字化档案能够解决这些问题。档案数字化档案除了能够长期保存档案之外，同时能够节省空间，加快档案资料传递速度，便于资源共享。认识到档案数字化建设的重要性，将档案管理工作纳入到高校工作的日常议程，才能不断推动档案数字化工作的发展。
4.2 完善基础设施
基础设施的完善，是保证档案数字化建设的基本条件。档案数字化建设的基础设施包括硬件和软件两个方面，硬件是指由纸质档案转为电子档案所需的计算机、扫描仪等，保存电子档案的存储设备，以及实现电子档案资源共享的网络设施等；软件指的是与管理档案相关的系统软件，利用这类软件能够便于档案的归类、统计、检索等。电子档案的载体要有足够的存储空间，高质量的存储性能，减少信息的损失，系统软件要保证安全稳定。完善档案数字化的基础设施需要高校逐渐加大投入，不断完善。
4.3 加强档案管理队伍培养
档案数字化建设对于档案管理人员的专业水平要求较高，不仅要具有档案管理方面的知识，还要具备一定的计算机技术和相关软件的操作技能及维护能力。这样才能熟练地进行纸质档案的数字化，电子档案保存，在遇到网络故障时，能够及时解决问题，确保电子文件不会由于软件和网络的损坏造成不必要的流失。因此，高校要加强对档案管理人员专业知识和技能的培训，进行先进档案管理方法的教学，定期检查专业知识和软件操作水平，使档案管理人员能够及时掌握档案数字化建设和管理的新动态和进展，保证管理人员能够熟练操作相关软件，建立专业的档案数字化管理队伍，提高档案管理人员的综合素质。
4.4 确立明确的工作目标
高校的档案数字化建设是一个长期的、系统化的工作，需要确立长远的工作目标和阶段性目标，以及实现阶段性目标科学可行的实施方案。首先，需要确立一个明确的总体目标，以此作为具体实际工作的指导依据；其次，根据高校档案管理工作的实际情况，确定阶段性的目标，并制定详细可行的方案，逐步实现，最终实现长远目标。
4.5 建立严格的规范制度
无规矩不成方圆，没有严格的规章制度，档案数字化的建设也不能顺利地实现，管理体系的规范化是档案数字化建设的基础之一。档案数字化建设要对电子档案的分类、程序、方法、格式、质量等做出明确的说明，还要确定电子档案在进行入库、修改、备份和删除等操作时要遵守的原则和程序，同时，对于保密文件的管理、文件使用权限和使用范围要遵守的制度做出明确地规定，防止重要文件的泄露和丢失。目前国家对于电子档案的管理制度尚不完善，因此高校在建设档案数字化时，要根据自身的实际情况，制定适应本校的规章制度，并严格执行，保证数字化档案系统与其他工作系统兼容，数据完整，更新及时，实现档案数字化的价值。
4.6 注意数字化档案备份
虽然电子档案能够弥补纸质档案受到火灾和潮湿危害的不足，保存相对安全，但受到计算机和网络安全性的威胁，同样存在一定的安全隐患，因此在保存数字化档案时要注意安全。数字化档案的安全性包括三个方面：系统安全，即硬件系统和网络的安全性，网络的发展十分迅速，但尚需不断提高安全性，在使用档案数字化系统和网络时，要采取安全访问和身份认证等措施；物力安全，数字化档案的存储设备虽不像纸质档案对环境的要求较高，但电子存储设备对于温度和湿度也有一定的要求，否则会造成资料数据的损失；数据安全，要建立健全的系统、档案备份和操作日志，并对信息的完整性进行检查，检测和记录非法入侵，保护档案数据，对于保密文件，要与公共网络隔离，防止泄露。
4.7 电子档案与纸质档案共同保存
纸质档案是电子档案的主要来源，是最原始的档案，具有很大的保存价值。目前档案数字化虽然已经成为档案管理工作的趋势，但纸质档案仍有很重要的价值，不能完全合弃，在价值档案数字化建设和数字化档案的保存时，也要注重纸质档案的保存工作。由于电子档案需要将纸质档案电子化，并进行其他数字化操作，在操作过程中容易造成资料的删减或错误，如果没有纸质档案的参考，则电子档案的真实性无从考证，也就不能保证档案数字化建设的可靠性，失去了档案数字化应有的价值。
4.8 制定合理的数字化策略
高校档案数字化主要包括全部档案的数字化、重点档案数字化、特有档案数字化、高频档案数字化和需要档案数字化，全部档案数字化是将高校的所有档案信息全部进行数字化，工作量大，耗费大量的人力、物力、财力和时间；重点档案数字化是将对于高校具有较高的利用价值的档案进行数字化；特有档案数字化是指针对其他档案馆没有的档案数字化；高频档案数字化是指在对出现频率较高的档案资料数字化；需要档案数字化是指只在需要的情况下，对所需的档案数字化。每种数字化都有一定的利弊，在建设高校档案数字化时，根据实际需求选择合适的方法，制定合理的策略。
5、结束语
档案是记录了高校的发展历程，对于高校的发展具有很大的历史意义和指导意义。档案的数字化建设处于初步阶段，尚存在一些问题，加强档案数字化建设，首先要提高高校对档案数字化的重视；加大投入，完善基础设施；加强档案管理队伍的培养；确立明确的长远和阶段性目标；建立和完善相关的规章制度，并严格执行；提高数字化档案的安全性；注意纸质档案与电子档案的共同保存；制定合理的数字化方法和策略。
参考文献
[1]左晋俭.论高校档案数字化工作流程的应用实践[J].兰台世界，2012（17）
[2]王榕英.浅议高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作[J].兰台世界，2009（12）
高校数字档案馆建设范文第4篇
数字档案馆的概念起源于20世纪90年代中期，是现代信息技术发展的产物。概括而言，数字档案馆是一个数字化的信息系统，以网络方式相连接和提供利用。目前学界对数字档案馆的概念有狭义和广义的理解。狭义的数字档案馆是一种实体和机构的概念，代表一种档案信息环境和档案基础设施的构建，包括软硬件系统的设计和组织。其任务是馆藏档案数字化工作，涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传播等全过程。广义的数字档案馆是一种网络环境下的数字档案信息资源的共享系统，是一个面向对象的分布式结构模式。广义的数字档案馆可以理解为一个由众多档案资源库、档案信息资源处理中心构成的数字档案馆群，是一个信息空间，遵循共同协议存储和利用档案信息资源，目的是数字化档案信息的共享，是数字档案馆建设的高级阶段。需要注意的是，数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作业务流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式。它最终提供给用户的是一个广阔、开放的信息共享平台。用户可以通过互联网平台，跨越地域、时间的限制，享受更加方便快捷的档案信息服务。而档案工作者也可以借此平台，推出更丰富、多元的档案产品，使专家学者和普通群众都能更容易地接触档案、利用档案， 使档案工作为文化建设作出更多贡献。
一、数字档案馆的功能和建设现状
根据目前我国主流学界对数字档案馆的认识，数字档案馆最重要的功能就是无障碍的档案资源共享。冯惠玲提出：“数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的，便于使用的、没有时空限制的知识信息中心”。傅荣校认为：“数字档案馆是一个电子化信息的仓库，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制，它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”。王宇晖指出：“数字档案馆是一个数字化的信息系统，它将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化方式存储，以网络化方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享”。概括而言，学界普遍认为理想的数字档案馆是一种把“所有类型的档案信息囊括其中的基于数字化存储和网络化存取的信息空间”，能够最广泛、最大限度地实现档案信息资源共享。
受到经济技术条件的限制和社会信息化发展水平的制约，在实践中，数字档案馆的建设需要循序渐进地进行。国家档案局2010年6月的《数字档案馆建设指南》中指出：“数字档案信息、资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，应分阶段推进、有步骤实现。”肖秋惠曾把数字档案馆的建设分为以下三个基本阶段：
1.档案馆自动化阶段。实现档案实体管理和档案信息组织的自动化。
2.单个数字档案馆建设阶段。主要包括馆藏数字化、档案数据库建设和档案网站建设，并能够实现对电子文件的远程存取。
3.多个数字档案馆互联阶段。实现多个数字档案馆之间的互操作，以各个数字档案馆共同遵循的高层协议为基础，整合各个档案馆的资源并提供统一的检索入口。
从第二阶段开始，单个的数字档案馆通过有效保存、保护和利用各档案单位记录的包括大量数字信息在内的历史记录和文化遗产，已经可以成为促进文化建设的良好工具。而到了第三阶段，数字档案馆建设将打破我国档案工作“纵向隶属”“封闭隔绝”的传统，实现开放、协调、高层次大规模的信息资源共享。这种数字档案馆将突破物理条件的局限，能够突出服务于历史和文化的主题，并发展出信息时代的档案文化。
二、数字档案馆与文化建设
我国各地的数字档案馆建设目前多集中于上述第二阶段，正向第三阶段稳步发展。而在国外，已经有许多依托互联网平台的广义的数字档案馆，由多个档案单位合作建设，通过“面向所有人”开放的网站，向众多学术研究和文化建设项目以及用户个人提供档案资源，并推出自己的档案文化精品、建设文化品牌。
亚洲历史资料中心（http：//jacar.go.jp）正式成立于2001年11月3日，是由日本内阁会议决定，由国立公文书馆、外务省外交史料馆、防卫厅防卫研究所图书馆合作成立的大型数字档案馆项目。它通过互联网提供日本政府有关机构所保管和公开的“亚洲历史资料”——近现代日本与亚洲近邻各国关系的历史资料，是十分重要的日本公文档案和其他纪录。这个项目的宗旨是，通过数字档案馆的技术，“使‘任何人’在‘任何时候’和‘任何地点’都能‘免费’阅读和打印历史资料，下载图像数据”。截至2011年4月，亚洲历史资料中心已提供了2246万个图像、162万件历史档案的共享。与此同时，中心还在网站上定期推出主题展览，对历史档案资料进行系统介绍。自成立以来，这个数字档案馆一直拥有极高的访问量，为亚洲各国的各项文化建设（如杨冬权讲话中所提到的文学创作、历史研究、文化设施的建设、文化活动的开展等）提供了丰富的第一手档案资料。
国际敦煌项目（http：//idp.bl.uk）是由世界各地的敦煌和丝绸之路文献收藏机构联合发起的，成立于1994年。1998年10月，其网站正式开通，用户可以开始通过互联网免费获得敦煌和丝绸之路文献的图像资料。敦煌和丝绸之路上其他考古遗迹出土的大量文献，不仅是我国，而且是全人类的伟大文化遗产。这些文献大部分于20世纪初流散于世界各地的收藏机构，给系统研究和利用造成了很多困难。国际敦煌项目致力于解决这些困难，不仅通过数字化和共享使任何人都能获得这些资料，而且从2004年开始出版《IDP通讯》，介绍学术界对这些资料的研究成果。项目还设计了专门的教育主页，提供关于丝绸之路及其出土文献的文化教育项目。“它不是特定针对某一国家或者年龄层，也不是专门为了特定的课程而设计，而是希望能够适用于读者自己的学习计划。”通过这些形式，网站已经推出了自己的具有档案特色的文化精品，使世界各地、不同年龄层和文化背景的人都可以享受这些知识。而且，由于实现了信息资源的整合和共享，国际敦煌项目的网站也可以成为许多与丝绸之路相关的文化活动的基础，在资源利用方面“开疆拓土”。
虽然像亚洲历史资料中心和国际敦煌项目这样的大型数字档案馆尚未在我国推广，但是在建设单个数字档案馆的过程中，我国的很多高校档案馆已经有了很好的利用数字档案馆促进文化建设的实践。例如，上海交通大学的数字档案馆，不但为校史撰写、学术研究和教学工作等提供了大量的档案资料，而且通过“专题推荐”“视频点播”等项目推出了丰富多彩的文化产品。全国乃至全世界的用户通过这个数字档案馆，可以了解交大光辉的历史、丰富的学术成就、校友的风采以及校园文化。可以说，高校数字档案馆的建设和利用本身就和高校的学术事业和文化建设紧密地联系在了一起，数字档案馆是一个促进高校文化建设的极好的平台。
三、通过互联网平台推广档案服务与档案文化
高校数字档案馆建设范文第5篇
关键词：数字档案馆；服务；功能结构
Abstract： To promote the quality and efficiency of our digital archives， the paper puts forward service—based functional architecture concept as well as its basic ideas and implementation. It also establishes core services framework and standard requirements of our digital archive system.
Keywords：Digital archive；Services；Functional structure
数字档案馆建设是档案事业发展“十二五”规划的重要内容，其建设水平体现国家信息化发展综合实力。本文提出基于服务的数字档案馆系统功能架构，从国家层面统一全国数字档案馆系统功能结构，提升我国数字档案馆建设质量和效率。
1 基于服务的数字档案馆系统功能架构提出
本文中服务（service）一词，来源于信息技术领域定义，指“系统中的一组功能”[1]，即系统中具有通用性、共享性、可分布式实施的功能[2]。基于服务的数字档案馆系统功能架构指数字档案馆系统可以由各种服务组成，完成其功能。基于服务架构是一种全新的数字档案馆建设理念，2011年，欧盟《文件系统模块化需求》[3]标准中，首次提出采用该理念设计文件管理系统，而美国ERA数字档案馆在实践中采用该理念进行系统架构[4]，在其下属的两个数字档案馆实例（Base和EOP）间共享了系统管理、网络、帮助、数据管理四个服务，并计划未来再增加长久保存和公共利用服务，并进一步扩大服务应用范围至下属所有实例馆中。该理念的优势在于：
1.1 推动数字档案馆系统功能集成与共享。国家将所有数字档案馆的通用功能提取出来，做成服务的形式，对其功能需求、接口等颁布标准化实施方案。各馆无需自行研制，减少私有化功能实施，确保所有数字档案馆系统主要功能的一致性，提升其集成和共享能力。
1.2 提高数字档案馆系统建设效率。服务可分布式实施，通过电子政务网、互联网在多个数字档案馆之间共享。建设数字档案馆系统无需“白手起家”，只需选择接入或调用外部提供的服务即可，减轻数字档案馆经费和技术负担，实现高效率建馆，同时，也可最大化资源使用，减少重复建设。
2 基于服务的数字档案馆系统功能架构的基本思路
构建我国数字档案馆系统基于服务的功能架构，主要包括建立服务框架和明确其标准化需求。
2.1 建立服务框架。我国数字档案馆系统服务框架，如图1所示：
图1所示六种服务满足以下两个条件，即：
（1）通用性：这六种服务是我国所有数字档案馆系统（包括不同级次和类型，如省、市、区县级、高校、企业数字档案馆等）都必须具备的功能；
（2）共享性：这六种服务可在多个数字档案馆系统之间共享，不能共享的功能不纳入到框架中，例如档案存储功能不能外部共享，因此不属于服务。
2.2 服务的标准化需求
2.2.1 用户分组服务。该服务对数字档案馆系统所有用户进行管理及分组，并区分其访问、利用、管理权限，例如，清华紫光数字档案馆系统使用的用户与角色管理服务[5]。主要功能需求包括：①应当保留用户及分组历史信息，因其包含数字档案馆的重要人员及授权，可以为其可靠性提供证明，即使删除，也应留有“存证”；②应记录服务元数据，包括创建时间戳、组标识符、组及用户名称、说明、更新时间等；③应提供对特定时间的用户及组、元数据的查询等功能。
2.2.2 封装服务。该服务对数字档案馆系统中电子档案和其元数据“打包”形成一个整体进行管理，确保电子档案真实性和长久保存。如果不封装，文件和元数据很容易由于分开保管而造成丢失，例如，美国佛罗里达州数字档案馆[6]、澳大利亚维多利亚州数字档案馆[7]、我国安徽省电子文件中心[8]等都采用封装服务。主要功能需求包括：①移交封装；②存储封装；③分发封装；④封装工具更新；⑤解封装；⑥封装文件导出至XML文件；⑦封装包认证；⑧封装包签名；⑨封装包更新等功能。
2.2.3 元数据服务。该服务对数字档案馆系统元数据进行记录。主要功能需求包括：①记录档案元数据：包括档案唯一标识、主题、形成时间、相关档案等；②记录人员元数据：包括人员身份标识、岗位职责、联系方式、责任关系等；③记录业务元数据：包括业务标识、业务说明、业务类型、时间、相关业务等；④记录系统本身运行元数据：包括系统备份和恢复元数据、登录日志元数据等。
