高校数字档案

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高校数字档案范文第1篇

关键词：独立学院；数字档案；档案管理

我国独立学院诞生于90年代末期，其发展迅速，截止至今在全国已有300多所。独立学院建校较晚，建设档案工作起步晚，独立学院既要面临的是档案的初见的困难，又在互联网时代的要求下，进行数字档案馆建设的双重难题，即是机遇又是挑战。

1 天津市独立学院档案管理与建设的现状分析

针对天津市的十所独立学院档案建设情况进行调查，并对其档案管理现状进行了分析。调查结果表明，档案管理作为一项暂时看不到效益的基础工作，不被学院领导重视，并且工作基础薄弱。从调研情况看独立学院档案工作存在以下共性问题。

缺乏专门的档案管理人员。由于办学历史不长，公众的档案意识不足。从学院领导到各系、处室等部门对档案的收集、立卷、利用敏感性低。还有一些独立学院档案管理人员是返聘的退休人员，他们进行档案临时管理，流动性大，不利于档案的建设与管理。还有一些兼职档案收集整理归档人员本不是档案专业出身，同时还兼做其他工作，专心研究档案管理的精力有限，也不利于独立学院档案事业的发展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不规范。由于档案意识薄弱，又没有制度制约，责任不清，档案材料不能统一整齐归档，有的落在个人手中，有的工作人员觉得不重要随手丢弃。工作电子化后，有的文件修改直接在上次工作基础上变动，为以后档案的收集带来了困难。

独立学院档案工作资金投入不足 。在硬件方面，库房设备还不完善，有的没有专门的库房，有的也是一个小库房，也都没有购买干湿机器对库房的干湿度控制，库房条件相对简陋。软件方面，没有专门的档案办公软件，还是停留在纸质档案的收集立卷的情况下，这样给工作人员增加了工作量，查阅档案也带来不便，档案自动化管理程度不高。

总体而言，档案资料是独立学院在其发展过程中直接形成的原始记录，是学院发展中最重要的载体之一，是衡量教学质量、科研水平与管理水平的重要的尺子，在本科教育教学评估中起着很重要的作用。但是就目前档案工作现状看，独立学院档案管理工作现状总体形势不容乐观。

2 构建“互联网+”时代的档案馆对策

1、建立规章制度，强化管理，提高工作效率

一是独立学院应该有档案管理专门部门，强化管理工作。二是根据《高校档案管理办法》建立档案各项规章制度，建立管理制度，使档案工作制度化。三是建立档案具体管理办法，按照分类方法编写实体分类法，以及一系列安全管理、服务借阅等制度，细化档案归档流程、范围与期限表等，使工作的各个环节做到依规办事。

2、加强专兼职档案人员业务指导与培训，提高档案工作人员综合业务素质

档案工作者的素质是档案管理与建设中的关键环节。具有一支技术强和稳定的专、兼职档案管理人员队伍，在日常工作要加强专、兼职档案人员业务培训，才能够做好档案工作的。就本院情况而谈，我院档案室每年组织一次档案员培训，每年举办档案员评比活动，组织学院有关方面对各部门档案的整理情况进行评比，评选档案工作先进个人，调动工作人员积极性，同时也是展示优秀档案整理标本，互相促进学习的平台。

3、加快独立学院档案建设

独立学院档案数字化建设，是随着信息化发展，计算机普遍应用，“电子政务”开展，顺应时展而产生的。加快数字档案建设，创新服务方式是独立学院档案工作在大数据的生态背景下面临的机遇和挑战。档案数字化建设将分散的以不同形式记载的档案、地区不同的档案信息以数字的形式存储，利用网络的方式连接，能够实现档案信息共享与最大化的利用。

4、创新服务方式，提高服务水平

在互联网环境下，不少档案馆已经开通微博、微信公众平台，利用此平台提供档案相关政策解读、档案原件展示、档案服务咨询、档案利用等服务，并取得了不错的效果。天津市档案馆为例，其微信公众平台主要介绍其馆藏资源、编研成果、介绍档案馆展览、征集档案等内容，同时也宣传档案文化，探究天津历史，接受并反馈公众留言。这种微信公众平台使公众能随时随地获取档案相关信息，不仅为公众提供了更为便捷地档案服务，同时也是对档案工作起到宣传作用。

5、基于互联网发展，构建档案馆APP移动服务

互网络的广泛应用和覆盖，数字技术的快速发展的当下，移动数据终端设备为档案的服务、利用提供了新的方式，档案服务应顺势而为，利用“互联网+”的新形势，创新服务方式。档案APP与微信公众平台、微博等相比，能够形成更专业化、专题化的档案服务体系。虽然档案APP需要更多人力、物力去进行更新维护，但其更具有长远意义。独立学院档案馆更应该抓住“互联网+”的发展机遇，不断创新档案服务方式，构建档案馆APP移动服务。

总之，管理者应转变观念，创新思维，突破难题，提出具有成效的措施，提高档案管理水平，加快档案数字化、信息化建设的步伐，为独立学院的持续发展服务，为师生提供高质量快捷的服务。在全国档案数字化发展的背景下，“互联网+”是一个发展机遇，独立学院应紧跟时代步伐，不断升级档案馆（室），创新档案服务。

参考文献

高校数字档案范文第2篇

【关键词】档案馆；网络安全；管理策略

计算机网络应用是数字档案馆建设的核心内容。只要有网络的地方，网络安全就是一个无法回避的问题。我国高校档案馆使用的档案管理软件主要有两种：一种是购买商业化的档案管理软件，一种是采用高校档案馆与软件技术人员联合开发的档案管理软件，但无论使用哪种软件，都存在着系统的安全性能先天不足的问题。

1 影响高校档案信息安全的因素

1.1 网络级因素

网络运行系统的物理设备存在着不同程度的安全隐患，包括主机硬件系统本身的安全漏洞、不稳定性、意外损坏及外界环境（如地震、闪电、风暴等）对系统运行可靠性的影响。

1.2 数据级因素

数据级因素包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮等，主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题。

1.3 应用级因素

档案管理信息系统的用户管理层次的不规范性，操作人员安全配置不当，用户安全意识不强，口令选择不慎以及用户将自己的帐号随意转借他人或与别人共享等造成档案信息泄密、原始信息被篡改等均属应用的因素。

1.4 计算机病毒

计算机病毒是一种能够修改别的程序，且把自身的复制品包括进去的可执行的计算机程序，“传染”性很强，具有破坏程序、删除文件甚至破坏系统的能力。它通过网络传播，其传播速度、传播范围和破坏性等方面都是其它媒体传播病毒所不能比拟的。由于每个单位或部门的档案信息都是通过局域网接入INTERNET的，网络的共享性和开放性，使用的TCP/IP协议的缺陷和操作系统的安全漏洞等决定了网上信息的安全存在不足。另外软件的设计也存在安全隐患，都会遭到病毒的侵蚀，严重时会导致系统瘫痪。

1.5 人为的恶意攻击

俗称黑客行为，是计算机网络所面临的最大威胁。它们可以分为以下两种：一种是主动攻击，即以各种方式有选择地破坏数据的原始性和完整性；另一种是被动攻击，它是在不影响网络正常工作的情况下，进行截获、删除、窃取、破译以获得重要机密信息。这两种攻击均可对计算机网络造成极大的危害，并导致信息的机密数据泄漏。

2 确保高校档案管理网络安全的措施

2.1 提高安全意识

俗话说“防患于未然”，为确保我们的计算机不受到恶意侵害，我们要设的第一道防线便是要增强我们的计算机网络安全意识。要定期对档案员进行网络安全知识培训，要熟悉面临的各种安全威胁，要定期检查安全升级和软件补丁，不要将未保护的移动设备接入网络，不要轻易尝试来历不明的软件等。

2.2 网络级安全策略

确保支撑系统运行物理设备的安全是网络安全的根本。其包括网络基础建设如网络布线、网络连接、局域网和广域网环境的构建、设备的选型及其各个环节安全策略的考虑。人们往往会根据需要采用适当的防火墙设备及网络管理软件来确保局域网的内外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤；选用可靠的硬件安全设备保证整个系统的稳定运行，如磁盘阵列等设备的采用来保证一台服务器出现故障而不会导致整个系统的瘫痪问题等等。

2.3 数据级安全策略

数据级安全主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题。针对影响数据安全的各种因素，在建立网络化档案管理信息系统时，首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行，目前主流的操作系统有Unix、Windows和Linux，他们各自有其优越性，安全问题也各有特点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案原数据的存放规则和保管策略也是非常重要的问题之一，需要一定的保管制度来约束。这些都是档案应用系统能够安全运行的根本保障。

2.4 应用级安全策略

应用级安全主要取决于档案部门所采用的应用系统的用户模型的定义模型和使用规则。一般情况下，档案管理信息系统的用户模型分多个层次、多个角色、多种功能或多种形式混合使用，来分别定义用户权限。系统常常按功能权限划分为系统管理、数据操作和数据浏览等3大类用户：每类用户角色的定义可以按照各业务职能的实际需求，对其操作权限和操作功能进行定义，如单位领导、专职档案工作人员、兼职档案员（学校归档单位）等。但不论采用哪种用户模型，要求应用级的安全至少包括两项功能：一是对系统中各个功能模块的操作权限的定义，另一个是对系统数据的分层管理和操作权限的定义。

3 保障高校档案管理网络安全的方案

3.1 网络和数据的安全方案

一是要制定安全防范措施。如在硬件上，要配备智能UPS（不间断电源设备），防止断电造成数据丢失和文件损坏。二是要严格遵守工作制度和操作规程，保障操作安全、接入安全和应用服务安全。三是要建立完备的档案信息数据备份和灾难恢复机制，充分考虑软件、硬件性能，合理设置网络和软件安全运行环境参数，及时备份数据，确保档案数据安全。四是要加强网络系统安全管理技术的研究和应用，如防火墙技术、防改技术、防病毒技术等，快速排除各类故障。五是制定规范的管理制度，健全系统管理体制，通过法律的手段，严厉惩治破坏公共网络系统的行为。

3.2 网络基础环境的安全技术方案

采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。最理想的方案是数字档案馆的内网和外网之间要实行物理隔离，内网和专网之间要实行逻辑隔离。在具体操作中，要注意应用防火墙技术、网络防病毒、CA论证、加密传输、VPN、漏洞检测和监测预警、备份恢复等一系列安全技术[4]。

3.3 防火墙安全解决方案

防火墙是设置安全策略，控制（允许、拒绝、检测）出入网络的数据包，它本身具有较强的抗攻击能力，可以实现以下几种安全功能：一是限制未被授权的用户进入内部网络，过滤掉不安全的数据包；二是防止入侵者接近本系统的防御设施；三是限定内部网络用户访问特殊站点；四是为监视Internet安全提供方便。服务器通过特定的端口对外提供服务，如Web服务的8089端口等，避免了外界用户对服务器其他端口访问的可能性。如果档案馆需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。这种方式是用防火墙的路由模式来实现的。档案馆内部的PC统一使用内部定义的网址如192.168.X.X，通过防火墙的NAT功能访问互联网，外界不能直接访问到档案馆内部的PC，减少被攻击的可能性。

3.4 档案管理信息系统的安全方案

数字档案信息的录入和维护主要依靠管理信息系统所提供的各项功能来完成，由于用户角色的不同，权限的差异，要求应用系统能够提供一套完整的用户安全管理策略，以保证档案信息的完整性和安全性。其主要体现在三个方面：一是要采用成熟先进的计算机应用系统运行结构；二是对系统用户按照工作需要进行角色和等级的区分；三是对档案数据的安全管理级别如保密、开放等状态按照档案法规定和实施细则进行多级安全管理，以区别不同类型用户的访问。

3.5 设备故障的安全防范

数据完全丢失或者系统无法保持原有的有续的存贮状态的危害极大。因此要求系统在设计之初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等管理策略。当发生计算机设备故障时，是以保护数据为主要目的还是兼顾数据和运行系统二者的安全？可以根据自己的工作需要和资金分配情况进行选择。如果是以保护数据为主要目的而采取的较为经济的方法往往是“冷备份”机制，其缺点是不同步，占用存贮空间较大，优点是操作简单，恢复起来较快，但最新数据会丢失；如果系统为双机“热备份”机制，就可以比较好地保证系统应用程序和数据相对较为安全。“热备份”的优点是投资大，数据实时，系统运行不间断，当一台服务器出现故障时，另外一台能够及时替代其工作，不至于由于系统维修而耽误业务工作的开展。

4 结束语

随着数字化教育基础设施的不断完善，数字化档案馆已成为高校档案馆的发展的趋势。数字档案馆的安全问题引起了人们的高度重视。数字档案馆在建设初期采取防火墙、防病毒、漏洞扫描和入侵检测等常用方法的同时，提高档案馆相关人员安全防护意识、加强管理人员的网络安全的知识水平、提供必要的安全技术培训，也显得尤为重要。

【参考文献】

[1]郑薇，马景复.高校档案馆网络安全措施[J].中国教育信息化，2007，4.

[2]许文辉.论数字档案馆的网络安全问题根源[J].兰台世界，2007，4.

高校数字档案范文第3篇

关键词：高校；档案馆；数字化；建设

高校档案数字化建设是高校档案工作的重要环节，数字化档案真实、准确、完整地展现了高校管理工作的整个过程，是高校各项工作记录、参考、总结的依据。进行科学、规范的档案数字化建设是非常必要的。高校档案工作是学校的重要基础工作，为人才培养、科学研究、学科建设等工作提供保障。随着高校信息化建设进程的快速推进，为了满足档案管理需求，就必须要提升档案管理质量和效率。而档案数字化建设的合理开展，可以在确保高校档案建设质量的基础上，提升档案管理效率。因此，如何有效地加快高校档案数字化建设是当前高校值得深入思考的重要课题。

一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性

高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享。并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况发生；相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。在在档案进行数字化建设之后，是档案上的内容会被进行扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对档案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索。减少了劳动强度，提高了档案服务质量，便于档案无限制存储，提高了档案利用率，节约了成本，节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。

二、高校图书馆档案数字化建设的原则

（一）效益性。之所以要进行图书馆档案数字化建设，主要是为了实现便捷、高效的收藏、管理、存储和利用档案信息资源。基于此，在进行档案数字化建设时，效益性原则是必须要坚持的，统筹兼顾，实现图书馆档案数字化建设的同时，降低档案数字化建设的成本，最大限度地提升资金的利用效率，并保证在整个图书馆档案数字化建设过程中，资金具有良好的充足性，最终充分的发挥档案数字化对高校图书馆，乃至是对高校的重要作用。

（二）一致性。高校图书馆档案数字化建设是一项长期、庞大、系统的工程，涉及的学科比较广泛，由于建设周期长，建设中，载体、形式、门类以及数量都具备多样性及巨大性，需要多个部门及多领域专业技术人才的支持，由此一来，要想实现数字化，就必须保证涉及到的部门及人员协同一致，在统一标准的指引下，完成档案数字化建设工作。

三、高校图书馆数字化档案建设的途径与措施

（一）加大基础设施投入。高校图书馆在进行档案信息收集时，依据自身工作专业性、服务性以及学术性的特点，将收集范围适当的增加，保证信息收集的全面性、多样性，同时，对于收集完成的信息进行有效的整理和存储。高校图书馆档案数字化的建设需要与国家的法律法规相符合，并实现规范化管理，保证分类的科学性，主题标引的准确性。对高校图书馆档案进行管理时，建立完善的管理制度，提升档案管理工作的科学性，保证档案的完整性、系统性与安全性。

（二）加强网络化建设。高校图书馆在进行档案信息化建设时，需要利用信息技术，档案编目、检索、统计、借阅等均需要利用此项技术，同时，档案收集和登记也需要利用信息技术。通过信息技术的利用，实现复杂立卷程序简单化，利用网络的优势，可以将数字化资料传送给各个部门，各部门依据自身的要求完成档案管理。在档案领域中，网络技术的应用促使数字化技术的应用越来越深入，并且应用效率也越来越高，传统单一的收集、整理和保存档案工作变得更为多元化，信息服务管理层次也更加深入。

（三）充分开发利用资源。开发与利用是为档案数字化建设的最终目的，通过档案数字化资源的开发与利用，促进图书馆及其他各项工作的发展，也因此使得档案的作用充分发挥。档案数字化建设中，依据计算机技术建立档案管理系统，提升了档案信息的查询速度，促使使用者随时随地利用图书馆档案信息资源，发挥档案的服务作用。

（四）加强档案人才培养。人才是档案数字化建设的核心，提升档案管理人员综合素质、业务能力和数字化技术水平，加强档案管理人员队伍建设和人才培养；高校档案部门要重视打造一支高素质、专业化的人才队伍。要加强档案工作人员的理论知识培养，确保他们具备扎实的档案专业理论知识；同时要注意提高他们计算机技术等数字化档案处理能力；要定期组织高校中那些具有发展潜力的青年档案管理人才去积极参加专题讲座、学术交流以及业务研讨会等尽快提升他们掌握计算机技术的水平和能力

（五）做好档案数据库建设。高校档案管理部门要加大高校档案数字化与现代化信息技术管理的推进力度，确保高校档案信息数据的真实性、完整性，真正实现高校档案数字化管理，发挥高校档案数字化信息资源的重要价值。n案数据库包括档案目录数据库、档案全文数据库、档案数据资源的接收、整合、集成、迁移、组织、存储等与数据库相关的数字资源处理。数字档案信息加工包括数字档案信息整理、格式转换、数字档案信息录入、数字档案信息集成等基本功能。数字信息转换的主要功能是将经过加工处理的各类非结构化数字信息转换成能被数据库管理系统进行处理的结构化数字信息。这个功能主要是由数字档案管理系统的数字档案信息导入功能加以实现的。

（七）网络环境下要重视档案信息的安全保障。除了形成一套法规标准体系外，还需有相应的技术措施进行自动控制。为了保证密级档案的安全性，需设置安全密码，为其上一把放心锁。对于非开放性档案根据其性质界定不同密级档案的查阅人员范围，设置不同的密码和访问权限，普通密级的档案密码可提供给有查阅权限的人员，绝密级的档案可不上网或只在本单位内部的局域网上按查询权限访问。为保证网站的正常运行，需安装杀毒软件和“ 防火墙” ，以抵御黑客的袭击。要不断研究和探索新的安全防护技术，如对“ 元数据”的研究、拷贝与迁移技术的应用等。

参考文献

[1]张强.高校档案数字化建设探究[J].档案天地.2016，（10）.

高校数字档案范文第4篇

关键词：数字化档案;管理;作用

传统的档案一般是采用以纸质为主，以案卷的形式存放于档案库房中，一般来说档案利用率不高。而新形势下的高校数字化档案是通过计算机、扫描仪等多媒体科技来实现档案的采集、记录、录入、管理、利用，是一种通用性强、操作性高、实时性好、利用率高的新型档案管理方式。通过这种方式可以实现高校各个部门网络资源的共享性，改变传统纸质档案每一次利用查阅都要把纸质档案借阅出来，利用完后再归还，多次借阅造成纸质档案的破碎、丢失等不安全因素，既实现了档案的共享，又保证了档案的安全，大大提高了文档服务，从而达到档案信息资源共享。通过这种数字化档案管理，提高了检索速度，提高了效率，扩大了查询范围，同时还可采用电子加密技术、网络防火墙等技术对档案进行机密处理，大大提高了档案的利用率和保密性。

一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然

第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。

二、数字化档案管理对高校档案产生的影响

第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。

那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：

第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。

随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。

参考文献：

高校数字档案范文第5篇

一、加快高校档案管理数字化建设的现实意义

数字化档案管理是指通过计算机建立档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库（照片、音频、视频等），以数字化为载体的档案信息存储提取模式。高校近年来发展迅速，学生数量和教职工数量逐年增加，这种增长使得高校档案处于不断变化的状态，档案的维护和更新需要更多的人力和物力资源，高校档案管理工作面临越来月大的挑战。而高校档案记载的信息对于学生、教师和高校来说都是十分重要的，因此，提高高校档案管理的效率在档案管理工作中占有着重要的地位。而目前几乎所有高校的档案管理，都面临传统纸质档案和数字化档案并存的过渡阶段，目前高校档案的存储主要还是以纸质档案为主，电子信息管理手段还仅被运用于检索、备份等一些辅助的功能，电子信息技术处理信息的高效、稳定性在目前高校档案管理中还没有完全发挥优势。问题的原因是档案管理人员对于数字化档案管理的重要性仍缺乏充分的认识。

（一）高校档案数字化是信息时展的要求

社会发展对档案的借阅需求不断增加，纸质的档案已经不能满足社会的需求，必须建立完全、快速的数字化档案存储平台，达到档案信息的共享，便于直接快速的查阅。高校档案数字化能够大大减少档案人员在建立档案时的编研工作量，使得档案管理人员有更多的时间去进行档案数据整理的工作，提升档案的管理效率。档案管理工作将变得方便、快捷、高效，档案的查阅以及整理都将变得十分方便，提高高校内部办公效率。

（二）高校档案信息数字化是数字化校园的必然结果

在社会数字化的背景下，高校作为技术发展的前沿已普遍开展数字化改革，高校档案部门的数字化也是其中重要的组成部分。档案信息的数字化会将大量的档案信息写入计算机中，并实现联网共享，这种方式使广大师生足不出户就能够获得大量的信息为其所用。

（三）高校档案数字化是完善档案管理的重要途径

高校档案数字化建设是高校档案管理模式创新的方向。在将传统档案管理向数字化档案管理转化的过程中，必须打破档案管理的传统管理模式，实现新时期档案管理的科学优化。档案数字化能够大量节省档案存储空间，有效减少纸质档案存在和查阅过程中的损毁。而且档案数字化可以缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性。

二、高校档案管理数字化存在的问题及对策分析

应当看到，高校档案管理数字化目前仍存在一些问题。例如，一个突出的问题是数字化档案的利用率有待提高。一些高校并没有把数字化档案的管理当成一项紧迫的任务来抓，档案管理人员仍遵循传统观念和管理模式，文档的检索和借阅仍然主要依靠人工来完成，使得计算机等多媒体硬件成为 “高档打字机”。使得投入的人力和物力的价值没有得到充分体现，电子文档的使用效率不高而造成双重的浪费。其次，档案管理应用系统与校内办公自动化系统的兼容性问题有待解决。为保证数字化档案信息处理的方便利用，前提是建立信息资源共享系统。目前高校内部的办公自动化系统与其档案管理部门使用的档案管理系统来源往往不同，有时候并不兼容，不同软件环境下形成的数据难以转换，造成档案电子文件归档困难。上述问题出现的原因在于缺少科学规范的数字化档案工作制度和专业化的数字化档案管理人才。另外，有些单位数字化档案管理缺乏硬件投入，档案管理软件的采购和开发比较混乱也是困扰档案数字化进一步拓展，影响档案数字化的重要原因。为此，在实际的工作中需要把握以下几点：

（一）首先要正确认识电子档案与传统档案管理的差异

数字化档案与传统档案的归档方式不同。电子档案采用电子编码技术，其具体内容和关键信息可以编辑修改而且不留痕迹，电子档案的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子档案在建立的过程中要特别注意加密保护，随时进行数字签名、信息和身份验证，切实避免文件在传输和处理过程中出现错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。

（二）尽快建立健全档案信息管理标准

新型载体的应用和计算机智能化管理，必然要求信息处理规范和标准化。在实现由传统档案管理向现代信息管理转变的过程中，必须遵守严格的业务规范和技术标准，即档案信息管理标准化。其标准通常由档案行政管理部门制定、颁布、实施，这是档案管理信息化的可靠保障。同时，各单位也应充分发挥自身能动性，根据自身条件和档案管理的特点制定详细科学的管理标准，为档案信息化管理打好框架，夯实基础。

（三）不断改进档案管理数字化系统

电子文档具有与纸质档案不同的技术特性，档案数字化管理的制度、标准以及具体实施办法最终都要依赖软件系统来实现，因此要重视以软件系统为中心的电子档案的综合管理方法。在管理系统设计阶段，依据数字化标准，充分综合文件档案业务部门、管理部门及技术开发部门的意见，统筹协调，通过技术手段把相关的管理性措施纳入系统中，并根据实际运行中出现的问题，不断通过软件系统来满足档案管理数字化的功能需求，确保电子档案的真实有效。

（四）加快硬件基础建设

档案管理数字化建设，需要计算机技术、数据库技术、多媒体技术等高新技术作为载体，需要加大资金投入来引进先进的技术和设备。电子新产品的开发周期越来越短，如出现老版本不兼容、存储格式淘汰等硬件和软件的过时问题会引发一系列不良结果，要及时对系统关键设备进行更新换代和升级，以确保信息化建设的顺利进行。

（五）突出数据库建设

数据库建设是档案数字化管理系统建设的重要基础。要实现档案管理信息化，必须做好数据库建设。在纸质档案数字化过程中，必须严格做到正确、科学、规范。这一方面要求每个档案工作部门必须做到根据制定得著录规则和细则，在搞好传统载体档案数字化数据库建设的同时，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。另一方面，在档案管理数字化过程中，要注意馆与馆之间档案数据库建设的数据交换方式、信息分类编码、系统匹配、功能设置和通讯规程等的统一性，从一开始就要树立建设馆际共享的数据库长远目标。

（六）不断提高档案管理工作人员的业务素质

要重视对档案管理人员应用现代化新技术的业务能力和技能素质的培养。而且数字信息技术的发展日新月益，要不断督促档案管理者加强档案业务的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识的学习，做到熟练地掌握计算机操作技术和基本的网络信息技术。同时，加强档案管理者的队伍建设，适时引入激励考核机制，为档案管理数字化管理工作提供人才保障。

三、切实加强数字化背景下高校档案的保护

电子档案信息的获取和共享必须借助局域网或互联网，不可避免地带来信息安全问题。电子档案其内容信息具有可变性，且修改后不易被察觉，使得如何保证电子档案的真实性、完整性、原始性是极大的挑战。因此，切实加强数字化背景下高校档案的安全性工作，包括防止泄密、防止数据丢失和病毒入侵，是高校档案管理信息化建设过程中的重大问题和挑战。要做好上述工作，需把握以下原则：

（一）提高数字化档案管理人员的安全防范意识

首先，要提高档案管理工作者的法律法规意识，严格按照《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规规范档案资源管理，确保档案管理的高效运作、安全使用。其次，档案管理单位要对数字化档案的管理和制定详细的规则和规范，从而规范档案信息者和传递者的行为。再次，加强对档案管理人员的保密安全意识培训，档案管理人员必须对安全操作规程做到了心中有数，时刻做好安全防范措施，并重视对密码技术的应用，不断提高安全防范意识和防范能力。另外，对数字化管理人员的配备应严格把关，突出责任意识、纪律意识和信息道德品质，又要精通计算机知识，把合格的管理人员委派到关键岗位上。

（二）提高系统安全防范技术能力

一方面，要依托传统的网络信息保密技术，如最常用的是数据密码法在电子档案的建立、使用和存储过程中进行安全保护。另一方面，要充分发挥新型网络信息安全保密方法的功能，进行以下几种防范能力的开发：（1）授权控制。对网上信息用户权限进行设定，设置不同用户对各类信息的访问权限，实行档案信息获取的分层管理。（2）数字签名验证。在计算机网络中采用数字签名，动态验证用户身份与数据的真实性，确保数据的真实性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技术。根据安全实际要求，可以将数据处理、数据存储、安保功能制作集成电路芯片，开发智能卡管理功能；（4）安装防火墙。组织非法用户访问，控制进、出两个方向的通信，借以保护内部网络不受外部网络的攻击，并防止内部网络的用户向外泄密。

（三）严格执行数据备份制度，提高系统容灾能力

影响数字化档案安全的因素众多，有诸如网络黑客、病毒及软件缺陷等，也可能存自然灾害等原因造成的存储设备硬件损坏。因此，必须严格执行电子档案数据备份制度，有效防止这些因素对系统造成损害，确保既有的关键数据、关键数据处理系统和关键业务在档案管理系统发生灾难后可以迅速恢复的数据备份系统。在实际执行数据备份过程中，随着时间的增长需要备份的文件数量越来越多，因此备份中心面临巨大的数据存储难题。如何安全、科学地保存这些数据，是备份工作的关键。可以依托数字档案馆平台，采取海量数据在线存储（如磁盘阵列）和脱机载体存储相结合的办法。