财务档案室要求

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财务档案室要求范文第1篇

一、组织领导

成立以章丽琴副局长为组长，县局各科（室）负责人参加的创建工作领导小组，领导小组下设办公室，兼办公室主任、任办公室副主任，各科（室）兼职档案管理员为成员。

二、工作目标

2011年12月份完成数字化档案室创建工作并通过上级部门验收。

三、工作安排

（一）6月份初完成相应软硬件设施配置。借鉴市局经验，结合本局实际情况，完成安装泰宇工商行政管理档案管理软件，该软件要符合工商OA系统及其他业务软件的对接和数据的导入。此项工作由网监办配合办公室提供信息技术保障。

（二）6月份中旬前完成数字化档案管理制度的拟制和完善。内容包括：电子文件归档制度、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度、档案数据网和信息设备维护制度等。

（三）8月底前完成建立多媒体数据库。将照片档案数字化，新建声频、视频档案，此项工作由网监办配合办公室提供操作指导。

（四）9月底前完成第一期纸质档案扫描约200万页。纸质档案扫描工作分为两期，共400万页，第一期200万页明细如下：

（五）12月底前完成第二期纸质档案扫描约200万页。内容包括新增的和存量的企业档案，其他业务档案包括行政处罚决定书、市场登记档案、广告经营单位档案、会计年报表、工资发放单、基建前期审批、后期资料及权证等。

四、工作要求

（一）高度重视，相互配合。数字化档案室的创建工作是一项系统性的工作，各部门负责人要高度重视，密切配合。要严格按照相关制度，及时向局综合档案室移交相关档案资料，特别是活动的相关数码照片、声频、视频资料要及时移交，以确保档案信息完整齐全、安全有效。

财务档案室要求范文第2篇

一、对档案集中统一管理，符合档案形成规律

一个单位的档案，就是单位在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成以科技档案为主体，包括前期工程、计划统计、往来文书、财务管理、劳动工资和党、政、工、团等方面档案，过去人们研究高速公路管理单位档案，往往是把它理解为技术档案、文书档案和财会档案等几个部分，而最被重视的是技术档案，其它在运营管理中形成的档案往往被忽视。所以习惯上各类档案分散保管。比如，前期工程的文件由计划部门管理，设备档案由设备科保存，财务档案在财务科管理，没有将全部单位档案按整体来管理，而是按档案自然来源由形成部门管理。从实践上讲，高速公路建设和管理不论是前期工程，工程施工还是进行新技术改造，从项目提出、计划跑办到施工的具体实施都是围绕整个单位的生产、运营而进行的，单位生产建设运营活动的发展不是某一方面因素作用的结果，而是在一定条件下受单位多种因素制约和影响的。因此，档案信息是多方面的、多层次的，又是互相联系、呈现出整体特征。就是说，整个单位的各项活动都是为生产服务，形成的档案也必然应该是一个不可分割的整体，它反映了一个单位生产的过程。这是单位档案的自然形成规律，如果硬性把他们分成几块分别进行管理，就违背了单位档案形成规律，这种管理是不科学、不实际的。它没有反映出整个单位真实面貌，不是健全的单位档案工作。

二、综合档案室建设需要解决的问题

综合档案室，是国家各机关、事业单位统一保管和管理本单位各种门类档案的独立实体。建立综合档案室，就是将一个单位里的文书、会计、科技及其它门类、载体档案集中起来统一保管和管理，并提供利用，为单位服务。

建立综合档案室，为单位档案工作奠定了基础，而更好地发挥档案室的作用，使库内档案为单位发展服务，才是档案工作的根本。可是近几年来，一些单位领导只顾抓经济效益，档案意识淡薄，单位档案工作长期得不到应有的重视，多数单位完整的档案管理体系如同虚设，只有档案人员独立支撑着单位的档案工作，一些单位档案人员调动频繁，人员素质差，档案工作不能发挥作用，更谈不上为单位生产提供服务。有的单位档案管理混乱，库房保管条件不符合八防要求，档案收集工作困难等等。这些问题如不采取必要措施，势必影响综合档案室建设。

1、加大档案工作的宣传力度

单位领导对档案工作的重视程度，是档案工作好坏的关键。档案部门要采取多种形式和利用现代化设备对档案工作进行大力宣传。推广、介绍一些作用发挥好的单位经验，利用一切可能的机会多说多讲，宣传档案法规、宣传档案的特点及社会效益，提高单位领导的档案意识，使其自觉关心和支持档案工作。

2、档案部门要加强宏观管理力度

档案部门与单位主管机关联合监督、管理档案工作是单位档案工作取得的成功经验。档案部门可以配合单位主管部门定期布置、检查档案工作；把单位档案工作纳入单位领导的岗位责任制，与奖惩挂钩，也可以采取现场会，组织单位领导、档案人员到较好的单位学习观摩，以借外力推动较差单位的档案工作。这些方法效果明显，可大力推广。

3、开发档案信息资源，变被动服务为主动服务。

单位综合档案室是单位的信息中心，以前被动式的服务方式已远远不能适应市场经济的需要，档案人员要转变观念，变被动型为主动型、开放型服务。主动参与单位生产经营活动，掌握单位各项工作需求，主动把档案信息送上门，把死档案变成活信息，为单位的生产、经营、新产品开发献计献策，发挥档案应有的效益。只有这样档案工作才能引起领导的重视，被社会认可，提高档案工作的地位。

4、提高档案人员的自身素质。

档案工作做不出成绩，起不到单位的助手作用，领导怎能支持、关心档案工作。这将造成一种恶性循环，使档案工作处于更加被动局面，因此，必须提高档案人员的政治素质和业务素质，以适应档案工作的需要。

档案工作专业性强，加之档案内容的变化、知识的更新，更需要档案人员一是要全面掌握档案业务技能；二是要有默默无闻的奉献精神。只有档案人员的自身素质提高了，档案工作的发展才有保证。

财务档案室要求范文第3篇

学校档案管理工作是全县档案管理工作的重要组成部分，也是学校持续性地开展工作，工作不断上水平上台阶的一项重要工作。我校领导班子高度重视，成立了以学校校长为组长，各分管副校长和工作人员共同参与管理的专门的领导机构。档案工作通过办公室牵头，进行管理和运作，分管年级、团队、教务、财务、政教、后勤等工作的教师具体地参与档案工作。对档案工作实行综合管理，档案集中在学校综合档案室。年级、教务、财务、后勤、政教、团队的档案定时移交到学校档案室进行统管统用。

我校定期对档案管理工作的责任人和分管工作的负责人进行培训，学习《档案管理办法》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《现代化管理制度》等，促使大家对档案管理工作的标准化、规范化、现代化，明确形成共识，形成合力。

为保障工作的扎实开展，学校认真贯彻落实执行国家档案法律法规，定期组织我校的领导和档案人员学习《档案法》和《河南省档案条例》及国家有关档案法规、标准规范。参加县档案局的档案管理工作业务培训。我校制定了《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》、《档案工作人员岗位责任制》等制度，并将制度上挂到墙，便于直观地掌握和领会，并严格落实。编定了保管期限表，保障了档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅、利用和保密等环节的连接，确保万无一失。

二、配齐设备，做好充分的物质保障

学校设立专门的档案室，配齐专门的档案柜，并将阅览室与档案室相分离，注重了防火、防盗、防高温、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施的落实。

三、努力提高基础业务建设，走内涵式发展的道路

我校对所使用的文件材料及时归档，归档率达到100%。书写材料和纸张都严格按照规定去使用。在交接时应有完备交接手续。经手双方都要有明确的责任。我校档案文件完整，并严格按要求进行分类。组卷规范、合理，符合标准要求，文件编排有序，卷内文件排列有序，并按照要求进行了编号，卷内文件目录、备考表填写规范清晰，卷内文件整齐，无金属装订物。编目规范，排架合理，案卷封面填写规范、清晰，案卷标题简明、准确，案卷排列有序。对所有档案进行安全管理，杜绝出现霉变、褪色、污损、虫蛀现象。

四、注重档案的实效性和应用价值

我校档案管理工作满足利用者的需要。建立了总目录、分类目录，和检录的方法程序。搜寻查找极其方便。档案管理工作人员熟悉所管理范围档案及相关的业务，能够迅速准确地查找到所需要的文件。并能及时根据档案利用的需求，主动提供档案信息服务，采取多种措施，保障不耽误工作。我校档案注重实效性，对所需求的信息进行搜集后都集中入档，都是取人之长，补己之短。档案管理工作，随着手段的现代化，不断提高其利用的价值，在工作实践中，积累了档案，也能从档案中发掘力量和财富。

五、取得成绩

多年来，我校档案工作在市、县档案局的指导帮助下，取得了一定的成绩。连续多年被县档案局评为“档案管理先进单位”。

六、存在的不足

财务档案室要求范文第4篇

1.现状

1.1收集难

部门归档不够及时、主动和完整。据调查，农场中能够主动归档且按时按质按量的部门仅为少数；大多数部门都是你催他才交，你要什么他才给你什么，不少部门都要三请四催，个别部门还一拖再拖，甚至不了了之。如此一来，常常影响档案室正常的组卷、编号的整理工作，甚至拖延整个档案室工作计划的完成。

1.2整理繁杂

许多文件材料的形成和部门立卷不够规范和标准，有些部门甚至不组卷。具体表现为：载体不够标准统一，纸张规格大小不一，书写不规范，字迹耐久性差，图纸叠放不符合要求，组卷混乱或不组卷等。这样，档案室的工作人员必须花大量时间和精力于繁琐的收集、整理等环节中，甚至完全兼任了某些部门的立卷工作。日复一日，年复一年，除了整理还是整理，整个档案室就是一个整理、加工的车间，忙忙碌碌、零零碎碎，档案室工作的重心和开发利用档案的职能也就在这忙碌和琐碎中逐渐地偏离、淡化了。

2.原因

究其原因主要在于档案室开展工作时，其监督、指导职能得不到充分发挥，而导致文件材料的形成不规范，部门立卷工作的不到位，不标准等，从而大大增加了自身的工作量，以致没有精力去发挥其最重要的职能――档案信息资源的开发利用。具体分析如下：

2.1档案意识及档案法制意识薄弱

由于档案室工作大多长期处于自我封闭的被动状态，宣传又少，造成实际上许多人对档案、档案法、档案工作的认识甚浅，对档案的性质和价值，档案工作的诸多环节更是知之甚少，所以也就谈不上积极和主动，守法和执法了。再加上许多农场的工作重心和领导的主要精力皆集中于农业生产工作中，起间接和辅助作用的档案工作的地位相应地也就较低，从而其监督、指导职能的发挥也就没有什么力度，整个档案室工作既消极又被动。领导不重视，档案员又消极被动，其他人员就更加不引以为重了。

2.2相关人员档案知识缺乏，业务生疏

我场许多部门的档案员都是兼任的，非档案专业的人员对有关档案知识和业务在无任何培训和学习的情况下，是不可能有深入详细的了解，因此在文件材料的形成和积累，立卷归档等具体工作中出现一些不符合档案工作规范的现象是不可避免的，专、兼职档案人员的学习和培训不到位，以及流动频繁，致使工作更加生疏，根本无法开展监督和指导职能。

2.3档案工作的有关规章制度不够健全

档案人员尤其兼职档案员的职责不明确，工作考核不合理，都在很大程度上影响和制约了档案工作的开展。

3.如何改变现状

简而言之，就是要加强档案室的监督、指导职能和主观能动性。

3.1转变观念，提高认识

一方面领导带头转变观念，真正重视档案，把档案工作摆到重要议事日程上来。另一方面档案员要尽快自我转变，从自身做起，树立强烈的档案意识，增强档案法制观念，正确认识并摆正档案及档案工作的性质、地位和作用，摒弃被动消极的思想，积极发挥主观能动性，紧紧围绕档案室的两项主要职能要制订计划、决定工作重心，并严格执行。

再有要加强宣传，促进全场干部职工的转变，多渠道多方式的宣传档案法及其实施办法，档案工作规范，档案的性质、地位和作用等，如：我场档案室编制《档案法》和《档案法实施办法》学习材料，组织全场干部职工学习，编制档案法试题在教工中开展知识竞赛，在《农场信息报》上开辟专栏定期介绍档案知识，大力宣传档案工作的作用意义，从而极大地增强了全场干部职工的档案意识和档案法制观念。

3.2完善规章制度，加大执法力度

建立健全农场档案的各项规章制度，使档案工作的开展亦“有法可依、执法必严、违法必究”。主要有：建立起由分管领导、各部门负责人、专兼职档案员等组成的全场档案管理网络体系，形成由上而下的严密的层层监督机制；健全档案管理制度包括立卷归档制度等；明确档案人员的岗位职责，尤其是建立兼职档案员的岗位责任制和考核制度，以保证部门立卷工作的实现。如我场制定了《浓江农场档案管理实施细则》，详细规定了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用各环节的制度和档案人员岗位职责，从而保证了档案材料及时、完整、系统地移交到综合档案室。

3.3加强队伍建设，提高工作水平

自我成才。专职档案员要努力学习专业知识，不断参加业务培训，掌握计算机应用能力，提高办公自动化程度，使用档案管理软件进行档案管理和辅助立卷，争取更多的时间从事档案的信息开发，提高自身各方面素质，成为合格乃至出色的档案工作监督指导员，现代的科学的档案管理员和信息的开发者。

促人提高。档案室要通过各种形式和方法努力帮助兼职档案员提高业务水平。如我场不但实现了兼职档案员全部接受业务培训的目标，而且还在《浓江农场档案工作发展五年规划》中专门制订了“加强档案队伍建设，对专、兼职档案员定期进行业务培训更新知识，加强计算机能力的培训，造就一支掌握现代化技术的面向新世纪的档案工作队伍”的长期培训规划。

3.4着重业务指导和监督，充分发挥档案室在文件形成、积累和立卷归档中的作用

（1）以“早”争主动，超前指导。即在文件材料形成前或中时的指导，尽量使许多问题和错误杜绝于萌芽阶段，取得事半功倍之功效。如：我场档案室在每个建筑工程竣工之前，就亲自向基建科的内业工作人员详细交待有关建设档案的书写规范、归档要求等，这样既提高了案卷质量，又减少了归档后的许多不必要的再劳动。

财务档案室要求范文第5篇

关键词：档案；管理；研究

中图分类号：U673.2 文献标识码：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 国内档案工作发展现状

在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。

国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。

2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题

2.1 基本情况

我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。

2.2 存在的主要问题

分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。

（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。

（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。

3 档案综合管理模式的建设

为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：

3.1 档案工作组织体系建设

建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。

（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。

档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。

（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。

2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。

（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。

2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。

（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。

本院档案工作组织体系示意图如图1所示：

3.2 综合档案管理制度体系建设

制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。

2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。

3.3 综合档案管理基础设施建设

在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。

4 结论

当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。

参考文献