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1 推进自动化,必须提高计生档案标准化、规范化水平
目前,计生档案信息自动化系统的现状是计生档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。计生档案信息自动化的内涵包括计生档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是计生档案业务要规范,计生档案标准要建立健全和真正实施。计生档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进计生档案自动化建设,必须抓好计生档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2 自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求,计生档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3 有重点地抓好数据库建设
目前计生档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家计生档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同计生档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位计生档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。
4 实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为计生档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。计生档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国计生档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国计生档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的计生档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题,如长期将计生档案部门的“硬任务”集中于一个部门,在计生档案部门这一信息系统之内再组建一个“计生档案信息系统”,就很难提高计生档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统,是较理想的模式,但这种高技术结构,必须有较强的管理能力和技术能力,不具备这些条件,从集中向分散过渡,反倒有可能退回到分散式。
关键词:档案管理;信息自动化;措施
档案信息自动化系统是一个非常复杂的学科,其中应用了很多的学科,因此在综合性方面非常高,在实现档案信息自动化的时候并不是能够通过一个部门来实现的,因此,在这个过程中要各个部门一起合作,在各个环节上都要进行配合。档案信息自动化系统在不断发展过程中经历了很长的时间,而且,在不断发展过程中,科学技术水平也在不断提高,这样就使得设备和技术在慢慢的完善,因此,在进行档案管理的时候在水平方面也是要进行提高的,这样能够更好的使技术水平和管理水平不出现差距。对档案信息自动化系统进行管理的目的就是为了更好的对档案信息进行利用,这样能够更好的促进企业发展。在加强管理方面,思想意识是要发生改变的,对先进的技术要进行利用,同时对系统的综合性和统一性发展情况要进行了解,然后进行全面的安排。在管理方面要从实际出发,这样能够更好的对自动化系统出现的问题进行解决,同时也能更好的对出现的问题进行分析。
1 提高档案自动化系统的整体水平
1.1 提高档案规范化
档案信息系统在发展过程中存在着很多的问题,其中技术水平方面的问题非常重要,技术水平在进行提高的时候,档案的规范化程度也要进行提高,这样能够避免出现两者之间差距越来越大的情况,同时也能更好的对档案信息系统进行发展和推动。档案管理工作在进行的时候一定要有相应的制度,这样能够更好的形成一套非常有效的制度,同时在进行档案管理的时候也能更好的形成规范化发展。在科学技术水平不断发展的情况下,档案信息系统的规范化程度要进行提高,这样能够避免出现滞后的情况,避免在档案信息自动化管理工作中出现矛盾和冲突,在进行档案信息自动化建设的时候一定要对相关的制度进行规范化,这样能够更好的实现系统的集成化发展。档案信息自动化建设要对整个系统的发展负责,因此,在进行管理的时候要从纵向和横向方面都达到一定的水平,这样能够更好的发挥档案的作用,同时也能更好的提高系统的综合能力。
1.2 数据库建设
档案信息自动化系统在进行建设的时候要完善数据库建设,在进行档案信息工程建设的时候,开发和建设数据库系统是非常重要的组成部分,同时也是核心部分。数据库在进行建设的时候是为了更好的利用先进信息技术对资料进行科学的管理和使用,这样能够在查找资料的时候更加方便和快捷,同时也能更好的对档案信息进行利用。建立数据库系统是一项非常复杂的过程,同时,在进行建设的时候,也是一项长期的工作,这样在进行建设的时候是一个非常缓慢的过程,在进行数据库建设的时候,计算机技术人员要和档案管理人员进行配合,这样能够更好的实现数据库以后的使用效果。数据库在进行建设的时候一定要保证能够突出重点,同时在进行建设的时候要保证数据库能够更好的综合发展,这样能够更好的对档案信息进行利用,同时也能更好的实现档案目录建设,在进行档案查找的时候进行索引的时候能够更好的便捷。
1.3 技术路线的选定
信息技术的快速发展使得现在的技术也在不断发展,在进行档案信息自动化发展的时候,要不断的对新的技术进行利用,这样能够更好的提高服务器的性能,同时,也能更好的使数据库技术和应用技术更加的完善。网络技术在发展过程中在不断进行改变,这样就使得信息在不断的实现,信息技术的发展是非常快速的,这样就使得档案信息自动化系统在技术路线选择上出现了一些问题,在进行路线选择的时候,先进的技术能够更好的实现经济效益和技术先进性的统一,同时也能更好的使技术路线满足人们的要求。档案部门在管理过程中对先进技术的潜在需求是非常大的,这样就会慢慢出现需求无法满足的情况,避免出现这种情况,人们在进行宏观监测的时候要对信息量和使用频率进行必要的分析,这样能够更好的对设备进行使用,同时也能更好的对实际情况进行分析,对技术发展情况进行掌握。
2 管理制度的改进
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。
3 系统建设上的投资管理
目前档案信息系统的建设需要相当大的资金投入,可以说是档案部门的主要资金投入点,因此档案信息系统的建设需要对资金进行良好的利用,特别是管理方面,应该以项目为管理单位,对各项目进行跟踪考察。可是现在档案部门在项目方面并没有一个长期投入发展的项目,而且在项目资金获取方面也不是非常容易,需要得到很多领导的批文才能申请到,为此,档案部门的领导大部分精力都是耗费在获取批文这个过程上,只能有少部分精力投入到档案信息系统建设上,这样的局面很难促进档案信息系统建设工作的发展。应该在档案信息系统建设资金来源上进行改革,例如开辟绿色通道,减少审批步骤,亦或是开展和社会、企业之间的合作来获取资金,这些都可以缓解因为资金问题而阻碍档案信息系统建设的困难。
4 档案人才管理
档案信息系统建设是一项现代化档案管理建设工作,现代化不仅体现在设备、技术和思想方面,档案人才也是其中的重要内容。优秀的档案信息自动化系统管理队伍可以促进档案信息自动化系统的建设和发展。关于档案信息化系统操作和管理人才都应该要具备很多要求,像是先进设备的使用,能够自我学习新的管理技术,除了有档案管理专业知识还应该要涉猎其他学科的知识,这些要求都比较严格,因此对档案人才的要求也比较高,这也是为了能够让档案人员更好的参与到档案信息系统建设中来,让他们能够胜任这样的工作。而且除了知识和技能方面的需要,档案人员的职业道德素养和工作责任心也都必须具备。档案队伍的建设还需要加强档案队伍管理,对档案队伍人员进行调度和配合,以发挥每一个个体的优势,才能做好档案信息自动化系统建设工作。
5 结束语
我国档案管理工作面临的问题非常多,而且,档案工作也在不断的发生着改革,在这种情况下,我国的档案工作也出现了很大的变化,使其慢慢向着更好的方向发展。在进行档案管理的时候,要不断提高档案管理队伍的水平,同时在先进的技术和设备方面也要进行更好的利用,这样能够更好的使档案管理人员对档案工作的处境进行了解,同时对档案管理工作中存在的问题能够更好的分析,找到解决问题的方法。档案信息自动化建设并不是能够在很短的时间内实现的,在建设过程中要不断的进行更新和改善,同时对遇到的问题要及时进行解决,这样才能更好的使档案信息自动化系统更加的全面和完善。
关键词:电子公文档案;管理系统;安全机制探究
一、引言
伴随着信息化技术的快速发展,人们对于电子公文档案管理提出了更高的要求,不仅需努力提升电子公文档案的网络化与智能化,更需注重其安全性。为此电子公文档案管理部门必须加强对其的安全管理,制定科学合理的管理机制,为管理系统的安全运行提供保障。
二、强化安全管理理念的运行
众所周知,理念具有先导性作用。随着网络的不断发展,网络安全隐患问题层出不穷,因此使得电子公文档案管理也出现较多的安全隐患,进而使得电子公文档案无法发挥其应有的作用。因此对于电子公文档案管理部门的领导而言必须从战略的高度重视对电子公文档案的管理,制定科学合理的安全管理机制,安排专业的人员进行管理。同时加强对部门人员的培训工作,增强其管理专业知识,始终在脑海中形成安全管理的理念,只有如此才能确保电子公文档案得到安全的管理。
三、制定安全管理制度的制定
安全的管理制度可有效的为电子公文档案的管理提供制度保障,只有确保电子公文档案在规范的环境下运行,才能有效的加强对电子公文档案的管理。为进行上述的工作,电子公文档案管理部门人员必须按照相关的安全要求制定科学合理的安全管理制度,同时确保管理人员严格按照管理制度开展工作,使工作流程完全处于安全管理制度的监督之下。例如,对于管理人员而言,必须对管理人员的使用权限加以确定,切勿随意登记电子公文档案管理系统,避免出现人为因素。除此之外,还需加强对物理隔离模式的应用,严格执行身份认证制度,禁止管理人员以外的人员进入电子公文档案管理系统,同时还必须加强对制度执行力的监督,避免是安全管理制度有名无实。
四、加强安全管理系统的建设
对于电子公文档案的管理而言,只有加强各部门之间的协调配合,才能真正实现对其的安全管理。关于某个单位,其电子公文档案管理系统需要由管理部门与管理人员组成,而安全管理体系则必须将单位中的所有部门进行整合,全部纳入到安全管理体系中,以避免出现安全管理漏洞。除此之外,还必须加强各部门之间的工作与技术的协调性,避免使安全管理出现“空白点”,以此来真正发挥安全管理体系的作用。
五、加强数据库的安全建设
所谓的数据库安全建设即是指避免使数据库中的数据遭到非法的入侵与非法下载及使用。目前较为成熟的数据库管理系统为非关系全文检索数据库Trip。其安全机制分为不同的层面,对于数据库的访问在数据库级、记录级、字段级三个层面予以授权,对用户的访问权限与访问内容进行控制。当数据库被破坏时,可根据相应的日志文件对原因进行查找,并进行恢复,同时还可对数据库进行备份,便于相关管理人员的使用。此数据库拥有四级用户权限,即系统管理员、文件管理员、用户管理员与一般用户(如图1所示的用户权限图)。系统管理员拥有最高的系统管理权限,只有通过系统管理员才可以有效的生成文件管理员与用户管理员,以实现对电子公文档案的有效管理,若未经过系统管理员的授权,则任何人不可以进入电子公文档案的管理系统,使电子公文档案始终处于安全的运行管理之下。
六、加强应用程序安全的管理
应用程序安全通常被视为电子公文档案管理系统的安全核心,只有从源头上杜绝安全隐患的出现,才能有效的确保电子公文档案系统的安全运行。电子公文档案管理单位可使用共同的电子公文档案管理系统,然而必须注意的是不同的部门需要建立不同的数据库,并建立严格的使用权限。为确保系统的安全,管理部门必须不定期的对数据库资料进行备份并进行归档处理。一旦归档,数据库资料将完全被写入不可擦除的光盘中,使其真正成为不可被删除的档案,为日后管理人员的查看提供便利,最为重要的是避免了数据库资料的丢失。除此之外,为确保系统的安全运行,电子公文档案管理部门还必须采用安全设计技术。系统可自动的记录用户对于系统的任何操作并形成日志文件,使系统管理员可以及时的发现系统存在的安全隐患。
七、拓展安全管理的内容
若想加强电子公文档案的管理,除做好日常的管理工作外,还必须对安全管理内容进行拓展,以此为加强电子公文档案管理系统的安全运行提供额外的保障。为实现上述目标,安全管理部门必须加大进行物理安全管理、技术安全管理与软件安全管理的工作,只有如此才能确保安全管理更为全面的开展工作。为此必须发挥协调机制的作用,各部门各司其职并加强沟通,对于安全隐患及时的发现并排除,尤其是在数据安全方面,管理者需要在U盘、光盘与云存储中同时进行备份,实现“三管齐下”。
八、结束语
综上所述,电子公文档案管理是档案管理的重要内容,与纸质档案共同构成了档案管理体系,虽然我国已进行范围较广的电子公文档案管理应用,然而对于其中存在问题也不容忽视,只有加强全方位的安全管理,才能有效确保电子公文档案管理系统的正常运行。
参考文献:
[1]张慎武,王玉霞,李国伟.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].档案管理,2013(4):48-49.
[2]石玉梅.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.
【关键词】 国土资源 档案系统 功能设计
对档案资料进行数字化处理并使用信息系统管理和利用,是现代档案管理的不二选择。国土资源档案是土地、矿产资源管理与开发利用的凭证和真实记录,具有分类多、数量大、专业性强、利用率高等特点。传统的档案系统普遍存在功能结构单一,针对性差,查询效率低,权限控制模糊,数据封闭等问题,导致档案工作效率逐步降低,难以满足当前工作对档案信息的管理和利用需求。
一、功能设计
功能设计如图1所示。
二、功能描述与实现
2.1 档案管理
2.1.1 档案著录
档案著录是档案系统建立档案信息数据库和挂接要件的基本途径之一,未通过电子政务系统审批的案卷建立档案信息条目时使用此功能。主要包括档案分类、著录表单填写、数据挂接等内容。
2.1.2 档案归档
通过电子政务系统审批的案卷,使用此功能将审批数据导入档案系统中进行预归档。该功能模块中,按照政务系统的业务分类,显示已办结案卷信息。当档案管理人员对某一案卷进行归档时,在此根据受理编号等信息查询到对应审批条目后,将该案卷审批信息及要件数据导入档案系统中的“待归档材料”模块。
2.1.3 待归档材料
该功能用于对从政务审批系统中导入的案卷信息进行著录和归档。档案管理人员为某一案卷选择对应的分类后,系统建立著录表单,并根据设置的对应关系读取审批信息和要件数据。审核并补全著录信息与要件数据后,完成案卷归档。
2.1.4 档案修改
对已归档的案卷信息和要件进行修改和删除。
2.1.5 档案销毁鉴定
由档案人员在系统中对到期档案进行鉴定,填写鉴定记录,选择延期保管或销毁,并打印鉴定清单和销毁清单。
2.2 档案利用
2.2.1 档案查询
具有系统账号的用户在特定权限下使用系统对档案信息进行查询、下载、打印等。
2.2.2 档案查阅登记
对外提供档案查询服务时,使用此功能对查阅申请人基本情况进行登记,审核是否符合查询条件,并反馈查询结果。
2.2.3 档案借出登记
对外借出档案时,使用此功能。记录借档人姓名、单位、联系方式、证件名称等基本信息,并登记借档目的、借出时间、应归还时间等情况。
2.2.4 借出档案管理
对已借出档案进行管理。实时了解借出档案数量、分类、是否超期未还、超期时间等。并对超期档案进行延期续借、催还等操作。
2.3 档案统计
对系统内档案管理及利用情况进行统计分析。主要包括全宗统计、分类统计、利用统计等。
功能要点:(1)采用固定图表与自定义统计字段相结合的方式设计。对于全宗统计、专业档案统计、文书档案统计、查询统计等常用档案信息使用固定图表实时统计。同时,针对档案管理需求,建立自定义统计模式,通过时间、利用情况、档案分类、数量(卷数、页数)、载体、材质等信息字段的不同组合,让档案管理人员获得不同的分析数据,便于档案管理和利用。(2)统计结果的输出及图表化,包括导出、打印等。
2.4 系统设置
对档案管理规则、表单、字段及系统有关数据进行配置,确保档案管理信息系统运行规范、准确、高效。
2.4.1 档案分类设置
档案分类结构,是档案系统管理、设置、运行的核心内容,关系到档案著录表单设计、权限配置、数据类型、接口配置等。档案分类以树形层级显示。
2.4.2 著录表单及字段设置
对各分类档案的著录表单模板进行自定义编辑和管理,包括字段名称、属性、类型、长度、顺序等。
2.4.3 辅助信息字典功能设置
对著录表单中拥有固定选项的字段内容进行配置,档案工作人员通过下拉框选取所需信息完成填写,有利于规范著录、提高效率。主要内容包括全宗号、立卷人、密级、保管期限、行政区号、用途等。
2.4.4 水印配置
从档案系统打印输出的资料自动添加水印,以标示该档案资料的权属,避免用户越权输出和提供档案资料。
2.4.5 接口配置
对档案系统与电子政务系统有关字段的接口和对应关系进行配置,确保数据归档时,档案系统能够正确读取电子政务系统中的所需信息。
2.4.6 档号设置
配置不同类型档案的档案号生成规则。如文书档案为“全宗号-年度.保管期限代码-室编件号”;专业档案为“全宗号-目录号-案卷号”。
2.5 系统管理
为确保系统的安全正常运行,系统管理员对系统进行的维护和管理。包括对组织机构(部门)、用户、角色权限的管理与配置,系统参数设置、数据备份、系统日志管理等。
2.5.1 用户管理
对使用系统的用户信息进行管理,包括新增、修改、删除、查询等。
2.5.2 机构、部门管理
对本单位组织机构和部门信息进行管理,可新增、修改、删除机构和部门信息,并以树形层级显示。
2.5.3 角色管理
根据对系统使用需求的不同,建立不同的角色以满足特定用户的操作需求,如超级管理员、档案管理员、档案查询利用岗等,并对角色信息进行管理,包括新增、修改、删除、停用等。
2.5.4 权限管理
对系统各字段信息和操作进行细化和权限控制,实现对系统数据和用户的精确管理。主要的权限控制包括系统菜单、档案分类、全宗、密级、要件操作、表单字段等。
2.5.5 日志管理
为加强系统安全管理,系统自动记录运行的整体情况,包括登陆日志和操作日志。可分别按需查询各类日志信息,并导出至Excel。
2.5.6 数据备份
为保证系统数据安全,提供对数据库及要件数据的备份存储功能,增强系统数据安全性和容灾能力。
实行异地保存制度,架设FTP文件系统服务器,由系统自动将数据文件上传至异地服务器上进行再次备份。
关键词:web;档案;管理
中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1674-7712 (2012) 10-0106-01
一、传统手工档案管理现状及存在的问题
现在,许多学校档案管理工作仍然是传统手工处理模式,流程主要有收集、整理、保管、统计、鉴定与开发利用等。传统手工档案管理模式的主要缺点是无法保证档案的及时归档与档案的完整无损,尤其是在信息化程度比较高的信息社会,传统模式给工作带来了许多不便。档案资料不及时收集,顷刻就可能损失,而确保档案的齐全与完整是档案工作的重中之重。传统手工档案管理模式下的分类、编目工作,由于受档案工作者主观意识和长期习惯的影响,经常会发生较大的偏差,尤其遇到档案工作者经常变动的情况,问题更加严重。同时,传统手工档案管理下的编目工作,会导致档案工作者大量的重复劳动。档案在利用上的问题更加突出,落后的档案查询模式,远远跟不上信息化时代对档案的要求。学校对档案的管理,迫切需要网络化。档案管理实行网络化,可以大大缩短查档时间,提高查全率与准确率,从而提高工作效率。
二、基于Web的档案管理系统数据库的设计
基于Web的档案管理系统使用业内先进的MySQL数据库作为基础平台,Apache作为研发平台,采用PHP语言作为编程语言。MySQL+Apache+PHP被誉为网络程序开发的黄金组合。选取这样的开发工具,对于信息档案的管理和存储有独特的优势,对档案数据进行纵向和横向的信息检索非常便利。严格的存储方式有助于数据的保存,实现档案资料的一致性和唯一性,方便系统的维护、操作和拓展,提高系统的工作效能。
三、基于Web的档案管理系统模块的阐述
做好相应的模块划分是系统的首要任务。基于学校档案管理系统的需求,在规范化文档内容格式基础上,将该系统划分为如下部分:档案检索功能模块、档案管理功能模块、系统管理功能模块以及帮助信息模块。
1.档案检索模块——按条件检索档案,检索条件包括档案名称(模糊检索)、档案级别(精确检索)、档案描述(模糊检索)。
2.档案管理模块——按部门结构管理档案(部门结构可通过系统管理的部门管理设置),具体操作包括档案的上传、查看、删除。
3.系统管理模块——主要实现部门管理、用户管理、权限管理、档案级别管理。
4.帮助信息模块——主要提供系统相关帮助信息和系统属性。
四、关键技术与系统实现
(一)基于Web的档案管理系统核心技术。本系统选择比较易于操作和配置的Win server2003数据库系统,主流Web服务器Apache,PHP语言,MySQL数据库作为构建档案管理系统的平台。
(二)档案添加的实现。下面以新增档案添加的实现为例:
1.设计输入表框与变量的对应关系:
if(empty($_POST["xingming"]))
echo "姓名不能为空";
elseif(empty($_POST["xingbie"]))
echo "性别不能为空";
elseif(empty($_POST["bumen"]))
echo "你没有选择部门";
else{
if(empty($_POST["img"]))
$isimg=''daa'';
else{
$isimg=''dab'';
}
2.通过嵌入PHP变量集合,把录入的数据传给数据库中相应字段,新增一条记录:
$title1=str_replace(''"'',""",$_POST["xingming"]);
$xingming2=str_replace(";",";",$xingming1);
$xingming3=str_replace("''","´",$xingming2);
$aaa=str_replace(" ","  ",$_POST["content"]);
$bbb=str_replace(''"'',''"'',$aaa);
$cont=nl2br($bbb);
$daquery="update $news set xingming=''$xingming3'',xingbie=''$ xingbie '',bumen=''$ bumen '',''time=''$ddd'' where id=''$id''";
$daquer=mysql_query($query);
echo "更新成功";
3.校验完整性,以避免数据被错误的添加。
if (document.formdaxm.danganxingming.value == "")
{
alert ("必须输入档案姓名! ");
document.form1.xingming.focus();
return false;
}
代码的作用是检测是否录入了档案姓名,否则就警示重新录入。
(三)档案管理模块的实现。从数据库中读取指定条件的职工数据,各变量取出数据后显示在输出页面:
echo"
$leng
$date
";
}