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一、快速消费品类企业需要风险管理导向内部审计的原因
根据我们对快速消费品及其特点了解和认识,快速消费品属于冲动型购买产品,即兴采购的情况占多数。是非必要购买商品,品牌的忠诚度不高,因此,快速消费品类应该更加注重食品安全和质量安全,所以快速消费品在生产过程中要注重采购环节的质量保障。以糖果公司为例,很多糖果企业都采用较为传统的账项基础审计和制度基础审计,对风险导向的关注极少,比起传统的审计方法,风险导向审计的优势是能够时刻保持合理的职业警觉,扩大审计视野,不只是依赖于对内部控制制度的检查和评价,能够更加科学合理的进行审计工作,更需要采用风险导向审计对采购全流程实施风险监督与管理,需要从以下几个方面入手:
(一)采购招投标流程需要进行风险管理
在市场激烈的竞争机制下,为了避免采购过程中出现暗箱操作,企业要对采购项目进行三分一统的方法进行管理, 三分是指采购、价格、质量验收分开,一统是指合同签约、结算付款要统一,这样就可以有效地避免经办人与采购商私下操作了。
(二)采购环节需要有效的风险评估
风险评估作为内部审计的前提条件,对审计工作的质量和效果起着决定性的影响。风险导向内部审计工作一定要利用科学的评估技术和专业的评估方法对企业内外部存在的风险进行预测。可以采用的方法有:内部控制分析法、调查分析法、事件分析法、数据分析法等等。
(三)为采购流程?O定以风险为导向的年度计划
快消品企业应该以轮流原则编制企业的年度审计计划,即按照风险的大小决定审计的优先级,通过这种形式将审计和风险联系在一起。对存在较大风险的企业战略性计划、管理以及财务风险较大的事项实施及时的监管和审计。
(四)加强采购项目专业审计人才的培养
快速消费品类企业的发展较为迅速,其对应的审计人才缺口就越大。企业应当积极加强对风险导向内部审计领域人才的引进与培养,不仅要通过培训提高其理论和技能水平,还要增强其对采购环节的信息分析能力、内部控制分析能力及相关经验,使得内部审计人员能更好胜任采购项目的风险导向审计工作。
二、风险导向内部审计工作在采购项目中的应用
以C糖果公司为例,其主要生产产品有乳糖果,饮用水,碳酸糖果,果汁糖果,休闲食品等六大类产品。它拥有家子公司和多家下属工厂,公司力图通过原料采购,生产制造,市场营销分销和销售服务质量管理体系的全过程。通过全过程监控全产业链,设定严格的测试标准来从而确保产品质量达标。
(一)采购项目计划阶段的应用
风险导向内部审计工作在采购项目计划阶段的应用主要是根据年度审计计划对快速消费品类的经营环境和存在的风险进行评估和预测,甄别出审计的重点,从而根据风险大小的顺序编制对应的审计方案。比如在计划阶段选择采购目标,在此过程中及时发现采购管理存在的风险和需要改善的地方,并对被审计单位的采购执行及设计问题进行审计,主要包括招标、合同、物资库存等几个方面进行审查。在这当中首先采用审计抽样法,从被审计单位的总体数量抽取一定比例的样本量进行测试,以样本数量断定审计的总体特点,进而通过样本分析得出审计结论。其次,要仔细审查采购申请的计划书、招标书及招标结果等,通过风险导向内部审计工作严格监察被审计单位采购管理的合理合法性,确保采购项目选择目标阶段的质量安全性。最后,根据审计各个环节的结果来评估是否存在导致采购风险的因素,依据其影响因素及后果提出改善问题的建议。
(二)采购项目实施阶段的应用
在采购项目实施阶段的风险导向审计应用过程中,根据先目标、后风险最后控制的基本流程对采购项目进行审计。在C公司的经营活动进行风险评估和预测时,要制定科学严谨的审计工作计划和方案。要依据轮流原则对风险的重点区域到非重点区域依次排列好,据此制定审计计划的先后顺序。在进行审计工作以后,对重点审计的风险问题详细的记录在审计工作报告中,让企业管理者能够根据审计报告关注并了解风险高的项目,并以此做出正确的判断,制定出对企业有利的战略措施,降低企业所承担的风险。例如C公司糖果采购项目中,由于2016年某品牌糖果的“抗氧化剂”添加剂风波导致下架,C公司糖果类销售大幅下降,盈利照比往年也有所损失,为例避免进一步的销售损失,所以下架了某品牌糖果产品,C公司的竞争对手同样也所以受到了该事件的影响。究其原因,虽然有不可预知的外部因素,但是C公司的采购部门没能仔细分析核对该品牌产品标签中标注含有食品添加剂“特丁基对苯二酚”(TBHQ)、“二丁基羟基甲苯”(BHT)(正是由于消费者发现了这个问题才引发产品问题风波),以至于没有及时对该事件做出反应。C公司应吸取教训,应当对各糖果供应商的原材料供应商的风险重点在于企业的产品成分、现金流评价,仓储能力,供货能力、食品安全等指标事先进行分析评估,以分析各供应商的潜在风险。
(三)采购项目出具审计报告阶段的应用
快速消费品类企业的风险导向审计报告的制定阶段,企业内部审计部门要依据实际的审计结果和当下的法律法规为准则出具相应的审计报告。C公司应当对糖果采购项目的审计成果写进相关的审计报告,应当包括糖果采购项目流程、内控是否合规、相关风险分析、采购项目中的数据统计分析,其中有无异常数据出现,审计报告中应当将风险分析作为披露重点。例如糖果下架事件中,C公司在采购环节就缺乏糖果产品成分审核,这说明产品检验环节的风险控制点缺失。在审计报告中应当对C公司采购环节是否贯彻执行产品审核分析流程,进行风险导向审计,并在审计报告中加以披露。
(四)风险导向内部审计后续阶段的应用
一、国外贷援款项目审计工作的具体任务及责任
(一)审查财务收支的真实、合法和有效性
一是对项目的投资完成情况和项目单项工程投资完成情况进行核实。要根据国内基本建设程序,对工程投资完成情况从设计、施工、监理等方面实施符合性和实质性测试,检查其程序和建设内容的合理、合法性,并延伸相关单位,检查其投资的真实性,对设备投资完成情况从采购计划、招投标、供货、设备质量及使用效益等方面进行实质性测试,检查其合规性和有效性,对待摊投资和其他投资完成情况进行实质性测试,检查其合法性和有效性。在条件允许的条件下,要全面运用计算机辅助审计系统,对项目执行单位的电子数据资料进行审核和重点分析检查,按照审计实施方案确定的审计内容和重点排查审计线索,扩大审计面,降低检查风险。
二是核实贷款资金报账、拨付和使用情况,有无虚报冒领或骗取贷款资金的问题,检查贷款是否用于本项目规定的建设内容和范围。核实配套资金落实到位情况。检查当年度项目执行单位配套资金的到位情况,是否按时、足额拨付。项目执行单位国内配套资金使用是否符合《贷款协定》等文件规定的范围和内容。
三是对外币资金的收支进行审计,检查项目执行单位是否设立项目外币资金账户。核对外币专用账户收入、支出、结余和利息积累金额是否正确,兑换人民币业务注意兑换日期和利率。
四是对货币资金进行审计。核对银行存款,盘点库存现金。对银行存款总账和明细账、银行对账单进行核对,对现金进行盘点。通过核实现金的真实性,发现是否存在账外账和“小金库”问题。
五是对往来账款进行函证、查询、核实,查阅有关协议、合同,检查有无虚挂债务,隐瞒收入的情况;并进行账龄分析,有无长期挂账(3年以上)未及时清理而造成呆账、坏账,但未履行审批核销手续。
六是检查项目单位财务报表的正确性和完整性。检查各项目执行单位财务报表和汇总财务报表的正确性和完整性。对财务报表实施符合性测试,判断其在重大方面是否公允地反映了当年度财务状况和项目账户余额,并对其发表审计师意见。
(二)检查项目计划的执行和完成情况
一是对当年度资金来源和资金运用的目标完成情况进行评价。对当年度的投资完成额的真实性进行抽样检查,并运用审计分析工具,与上年度进行比较,以评价项目执行单位总体的工作效率、效果,并按照项目主管部门制定的计划要求来衡量项目执行单位的各项进度指标,提出审计处理意见和审计建议。
二是对土建工程和设备投资完成情况进行审计。检查核实土建工程投资设计、概算的批复文件、施工图,设备采购的清单、质量、规格要求等是否符合规定。审查招投标程序是否合规,中标单位是否具备资质要求,必要时可以延伸到施工单位或供应商。根据重要性评估水平,选取部分土建工程和设备进行现场检查核实。审计项目设备、物资的采购是否符合《招投标法》和《贷款协定》规定的采购程序和付款程序,检查采购合同执行情况,设备、物资的采购方式、票据是否合规。核对设备或物资入账、计价和变动情况是否符合有关规定。检查项目设备、物资是否符合项目需要、用于项目建设,有无挪用和出售情况。
三是对其他相关事项进行审计检查和评价。
(三)重点检查有无重大违纪违规问题
一是检查项目建设资金有无截留、挤占、挪用,私设小金库、甚至贪污或私分的重大违纪违规问题。
二是检查项目工程、设备物资的招投标程序是否合规,有无暗箱操作,招投标中是否存在商业贿赂等重大的违纪违规问题。
三是检查项目采购的设备、物资是否为项目建设所需,是否以次充好,是否存在挪用、低价变卖给利益相关人甚至私分国有资产的严重违纪违规问题。
四是检查其他相关事项是否存在违纪违规问题。
对上述检查发现的重大违纪违规问题,要及时上报,并及时移送有权处理机关进行处理,并告知处理机关将处理结果要及时函告审计机关。
(四)出具审计报告、下达审计决定及审计意见
根据《审计法》、《审计法实施条例》、审计署制定的《审计机关审计报告编审准则》和国外贷援款项目《项目贷(援)款协定》等规定,审计现场工作结束后,审计组要在30日内起草审计报告初稿,经主管领导签发后送被审计对象征求意见。意见反馈后,5天内要送单位审理复核处进行审核,根据复核意见修改后出具代拟审计报告稿,由单位主要领导和业务处室及相关处室负责人组成的审计委员会对代拟稿进行审核后,向审计署和国外贷援款机构出具中英文审计报告,提出审计意见和建议,对违规问题进行处理处罚,下达审计决定。
二、履行国外贷援款项目审计人员应具备的胜任能力
履行国外贷援款项目审计工作除应具备一般审计人员应具备的素质外,还应具备以下五种能力。
一是具备一定的外语水平。国外贷援款项目的好多相关资料,包括与国外贷援款机构签订的项目协议均为英文资料,项目单位提供的财务报告也是中英文对照。项目单位从国外采购的物资设备凭据资料和有关供应商资料均为英文资料。具体执行审计任务的审计机关对国外(包括对审计署)贷援款机构出具的审计报告必须为中英文对照审计报告。因而搞国外贷援款项目的审计工作必须具备一定的外语水平。
二是要有过硬的业务能力、熟知国外贷援款项目的审计规范与程序。除精通会计、审计专业理论知识,熟悉经济管理、统计、税务、物价、投资、计算机等相关知识外,国外贷援款项目审计人员还要熟知外资审计方面的法律法规和具体的规范与程序。外资审计是公证与监督并重,但更应当强调监督,如果外资审计人员不熟悉外资审计的法律法规及规范与程序,就很难短时间内从外资项目执行单位纷繁复杂的财务及项目资料中,迅速找到切入点,以很快确定审计重点,把项目存在的问题查深查透,发现大案要案线索。
三是要具备较强的沟通协调能力。国外贷援款项目一般具有执行单位多、地域分布广、时间跨度长等特点。审计工作面对的不仅是发改、财政、外资项目主管部门,更多的是基层项目执行单位,而基层单位由于在法规、政策理解方面的偏差和项目、财务人员素质的参差不齐,审计人员和审计工作会面临方方面面的情况,甚至是棘手但又必须立即作出判断的问题。因而,外资审计人员要想圆满完成审计任务,必须要善于更多的与外资项目主管部门、具体项目执行单位、甚至还有聘请的外国专家等不同层次的人员进行沟通和交流,深入了解项目实际情况,进而发现蛛丝马迹,查出隐藏于国外贷援款项目中的深层次问题。
四是要有较高的文字综合能力。国外贷援款项目审计结果不仅要给项目单位,而且还要直接提交国外贷援款机构和上级审计机关,这些最终都体现在外资审计成果上(包括审计报告、审计调查报告、审计信息等)。因此,外资审计人员更要有深厚的语言文字功底,善于运用书面语言把审计情况通俗、简明、全貌地反映出来,变专业术语为通俗易懂的语言,保证让国内人能看懂,也要让国外人能理解。
[关键词]内部审计 审计质量 审计风险
内部审计是在单位内部一种独立的评价活动,随着我国事业单位改革的不断深入和国家对内部审计工作要求的不断提高,审计质量越来越成为影响审计事业生存与发展的重大问题。医院具有经营性事业单位和社会性公益单位的双重属性,其经营情况好坏不仅关系到医院各项工作的良性循环发展,更关系到医疗收费和医疗服务水平的高低,这就更显出医院审计工作的重要性。因此。只有科学掌握医院内部审计的内容和方法,控制和防范内部审计风险,才能更好地发挥其职能作用,为医院科学发展和医疗事业水平的不断提高保驾护航。笔者结合工作实际,对提高审计质量,以及如何控制与防范审计风险提出一些粗浅观点。
一、影响审计质量的主要原因
(一)审计队伍素质不能完全适应经济发展的需要
审计人员业务知识及专业水平不能胜任业务发展的需要,是影响审计质量、形成审计风险的内在原因。从审计人员知识结构来看,由于医院多重视医疗工作者专业知识的提高和培训,而对审计人员的重视程度不够,导致医院现有审计人员中业务水平不高且知识结构单一。使其难以做出适当的职业判断,从而不能把握审计风险。其次,审计人员的开拓创新意识不强,由于医院属于事业单位,工作比较稳定,工作中“满足现状、不思进取”的思想比较明显。由此导致审计工作开展的不够规范。深度不够,对问题的分析不透彻。
(二)审计风险意识淡薄导致审计工作质量不高
近年来,随着我国经济的持续发展。人们对医疗服务的需求越来越高。为此,医院不断加强基础设施投入,医院规模也在不断扩大,医疗设备更新速度明显加快。随之而来的是医院基建审计和采购审计项目增多,审计任务的压力越来越大。由于审计人员少加之任务重等因素,部分审计人员“为完成任务而审计”的应付思想比较突出,审计风险意识淡薄,质量意识不高,在一定程度上忽视了审计质量要求。有的审计人员只审计表面上的问题,按程序化模式去审计,而不能做到“由点带面”或抓不住审计工作的重点。往往匆匆“走过场”。写好审计报告就应付了事。这种面上的内部审计监督。不能起到对医院发展“保驾护航”作用,为审计工作留下了风险隐患。
(三)内部审计的制度缺陷导致的审计风险
首先,内部审计缺乏独立的法律法规,指导内部审计工作主要依靠审计署制定的《关于内部审计工作的规定》,制度规定层次不高,导致内部审计的法律地位低、威慑力不强。其次,内部审计职能定位窄,主要是监督为主,导致和被审计单位或部门工作协调性差。再次,机构设置不合理,独立性难以保证,内部审计一般都是单位内设机构,隶属性强,很难有效的对单位其他部门或领导进行审计监督。
二、提高审计工作质量,控制与防范审计风险的几点建议
内部审计主要职责是对其所属单位的经济活动进行监督检查和评价、建议,主要目的是防范经济工作中存在的问题和化解经济运行中存在的风险,其基本要求是内部审计要具有独立性,质量管理是其前提。如何有效开展审计工作。笔者提出了以下建议。
1、提高认识。不断控制和防范审计风险。首先,要提高医院领导对审计工作的重视,让其认识到审计质量工作的重要性,以便从人力、物力上为审计工作的顺利实施提供保障。其次,审计工作千头万绪,但审计工作质量的提高,关键是要抓住重点领域的审计。这样不但符合审计工作的经济原因,也可以通过重点突出,来最大限度的控制与防范审计风险。再次,要加强人员素质的培养,重点培养审计人员的业务素质和道德修养,用正确的导向来不断提高审计人员的整体水平的提高。
2、加强关键环节的审计工作。一是要加强采购审计工作。采购是医院资金支出的重点。获取采购项目的供货渠道、产品价格等信息,形成可靠审计补充资料,从而提高审计的效果。要加强招投标的审计监督,现在医院一般都实行了采购招投标制度,如果完全遵循了采购程序的规定,一般不会产生人为的违反规定的行为。因此,审计的监督重点,就是审核有关职能部门是否按采购程序执行采购。二是要加强基建审计工作。通过事前、事中和事后的全过程审计监督,实现对基建工作的全过程的动态审计,充分发挥内部审计的监督职能,最大限度的解决和堵塞基建方面可能存在的漏洞。三是要加强其他重点领域的审计工作。要不断加强领导的任期经济责任审计和领导离任审计,不断强化医院的内部监督。同时还要开展奖金发放的审计和内部控制有效性审计。通过审计工作“重点突出、全面防范”,来不断提高单位的审计工作质量水平,控制与防范审计风险。
三、控制与防范审计风险,是提高审计质量的关键
在实践与实务中,影响审计质量的原因很多,其中审计方法不当是影响审计质量重要原因之一;不当的审计方法也有许多种,如抽项审计法、重点审计法等,本文针对这些不当的计方法进行一一分析,指出其弊病,提出并倡导正确的审计方法。
1.工程竣工结算的概念
从大家论述的来看,我觉得有必要谈一下工程竣工结算的概念,因为发表的文章中题目大多数是关于预决算审计的,但文章却不谈预、决算审计,而只谈工程竣工结算审计,可能是对于工程预算、结算、决算的概念不理解。工程(施工多头开户的现象越来越严重,造成资金分散,不易管理,给审计稽核和财务监督工作带来困难。同时事业单位的票据管理存在许多违纪问题。货币资金管理有漏洞,费用开支不透明,导致经费紧缺。
2.工程竣工结算的主要措施
通过发现以上的问题,我们在工作中总结经验,提出了以下几方面的解决事业单位财务管理问题的措施。以达到科学、合理、规范地进行事业单位财务账务的处理。
(1)提高领导者意识,建立健全财务管理机制。领导者应该观念创新,确立财务管理的中心地位,要加强成本管理,树立成本观念,有效地把握和预计风险,建立风险预警机制;树立市场化的观念,面向市场开源节流,壮大经济实力。
(2)加强预算管理。针对预算编制 ,应该充分认识预算编制在事业单位的重要性。 同时预算编制的准备期可以适当延长,充分预见各因素,安排充足的编制时间,为科学预算提供条件。 另外, 事业单位应将收入进行统一核算和管理, 健全收入分配制度。编制部门预算时应广泛听取意见,收集各部门的资料,汇总后交领导和群众讨论,反复协调与平衡,实行预算内外综合统筹,进一步细化收支。严格执行部门预算,按项目、时间、进度支出,不准随意变更预算项目。
(3)加强资产管理。加强实物资产管理,应该加强资产清查,定期或不定期进行抽查盘点,以确保设备的完好无损; 确立以“钱物分离、互相牵制 、分级负责、责任到人”的原则,合理分工,明确职责。 对固定资产的管理实行双人保管,相互制约。 规范事业单位大宗物品管理。采用公开招标形式采购,增加物品采购的透明度;完善政府采购预算编制制度和政府采购监督体系,逐步形成以财政部门为主,纪检监察、审计及其他有关部门共同配合的监督机制。
(4)加强货币资产管理。规范银行账户,加强票据管理,各单位应严格按照规定办理银行开户和收支事宜,不出借出租账户,不公款私存。票据由会计人员负责购买、保管,不使用不合规票据,收据不跨年,剩余部分盖章作废。加强货币资金管理,严格遵守现金管理规定:库存现金不得超过银行核定的限额,遵守现金使用范围;不挪用及白条抵库,不保留账外现金;高度重视往来款项的管理,把往来款项的清查登记与改进财务管理结合起来;建
立项目决策负责制和决策失误追究制,透明开支,加强预算外资金管理,加强专项资金的监督管理;提高部门、单位领导依法理财的意识,增强责任心,民主理财。
(5)会计集中核算制度。各单位应规范财务核算 ,对薄弱环节和重要岗位加强控制,细化责任。不相容职务分开,保证资金安全;定期核对资产,做到账账相符、账实相符;健全内部财务制约机制,实行分级授权制,规范大额资金的流向。 国库集中支付将事业单位的财务资金集中起来,便于财务处对下属各部门的预算资金执行情况实施监督,控制预算的实施,保障单位整体预算目标的实现,杜绝预算部门私设“小金库”,截留预算外资金等违规行为。
3.工程竣工结算的审计方法
工程竣工结算的审计方法有很多种, 从审计人员实际操作的和一些报刊杂志介绍来看,大约有全面审计法、增减审计法、重点审计法、抽项审计法、指标对比审计法几种,审计人员在实际审计过程中采用哪种审计方法。正如一些文章介绍的那样,要根据工程的规模、造价的大小、难易程度、时间松紧等因素来确定,对此做法和看法本人不敢苟同。 进行工程竣工结算审计,最终审计部门要根据工程审计结果出具审计报告, 业主和承包双方要以审计报告作为他们最终价款结账的依据, 就是说审计报告直接涉及到业主和承包方经济利益; 根据国家审计署的最新调查显示,这两年来,由审计报告不严谨引起的经济纠纷呈不断上升趋势, 这表明业主和承包商中至少有一方对审计结果不满意也呈上升趋势,这种趋势给审计部门提出了更高的要求,即审计部门要对审计结果负责,对社会负责。 为了使业主与承包方双方经济利益不受损失,也为了审计部门在社会上立足不败之地,就要求审计报告要公正、准确、严谨、科学,不能偏向任何一方,否则,不但会引起业主和承包方的经济纠纷,还会给审计部门带来许多问题和矛盾,影响社会对审计部门的信任,因此,审计结果尤为重要。影响审计结果的因素很多,有工程量计算,定额子目的套用和换算,材料数量及价格的确定,规费的计取等,这要求每个环节都不能出差错,否则就会影响工程造价,影响审计结果,要做好这一点,我认为审计工程竣工结算的最好方法就是全面审计法,其他审计方法都不容易做到这一点。
3.1全面审计法
全面审计法就是将工程竣工结算书及造价有关方的招投标、合同等文件对照图纸、变更、签证、实物、国家和地方定额、政策性文件进行全面审查,对有变化的工程量进行一一计算。 对有变化的定额子目进行一一套用或换算,对有变化的材料数量及价格进行一一确定,对所有规费进行一一计取,然后直接得出审定价。由于这种审定价是直接得出的,其中每个数字、每个定额子目全都经过审查得出的,因此这种审计结果不易出差错,是比较准确的,但这种审计方法的缺点是时间比较长,如拿时间和审计结果的准确性相比,时间的长短,就显得微不足道了,就目前的社会状况来看,我认为,全面审计法应当是现阶段的主要审计方法和最好方法,社会应广泛采用。
3.2抽项审计法
抽项审计法顾名思义,就是从工程结算书等有关资料中抽出一部分项目,如抽出一部分工程量或一部分定额子目进行审查,正确的便同意送审价,错误的将其更正,然后连同未抽部分一起合并计算,得出一个审定价。由于未抽审的部分不能保证其正确,因此,审计出来的结果也就不可能确保其正确性,尽管是节省了时间,显然,这种审计方法是不可取的。
其他审计法如重点审计法、增减审计法、指标对比审计法等都有其不同的缺点,本文就不一一分析了。总之,要想得到相对比较准确的、科学的审计结果,要选审计方法的话,应该选择直接得出审定价的方法,而不应该选择间接得出审定价的方法。我认为,目前最好的审计方法就是全面审计法。
【关键词】内部控制审计 物流 往来账款 投资 在建工程 规章制度
内部控制是企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。加强内部控制已成为规范企业管理、防范风险、实现企业目标的重要手段。企业内部审计需要适应形势发展要求,关注、支持和推进内部控制体系建设,积极开展内部控制审计,提供增值服务和改善组织的运营。近年来,笔者在参与的内部审计项目中,以内部控制为抓手,以风险为导向,“超越账簿,深入流程,支撑管控”,重点实施内控评审,下文根据实践分析内控评审的一些做法。
一、不同类型的企业内部控制审计关注重点
实施内部控制审计,主要通过运用系统化、规范化的方法,深入业务过程和管理环节,通过对内部控制的了解、检查、测试和评价,查找制度和流程上的漏洞、盲区、风险,发现和揭示内部控制的缺陷和薄弱环节,向被审企业提出改进建议,促进企业堵塞漏洞,防范风险,提高经营管理水平。内部控制包括五要素,即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督,其中控制活动应是内控评审的着力点,针对采购、销售、资金、资产、工程建设项目、生产、合同、担保业务等经营管理活动,对相关控制措施的健全性及有效性进行检查、分析和评价。针对不同类型企业需要制定不同的内部控制关注重点,例如:
(一)贸易类企业:主要检查管理制度的健全性、合理性及有效性,采购与付款循环,销售与收款循环,物流管理,合同及信用管理,资金管理,对下属企业管控情况,重大事项的决策程序,ERP信息系统的使用情况等,并关注市场变化对公司经营的影响。
(二)金融类企业:主要关注财务及资金管理,开户、交易与结算环节,强行平仓执行情况,保证金收取情况,风控与稽核情况,以及对营业部及信息系统管控等。重点关注高风险业务的审批、稽核、额度控制、止盈止损以及浮盈浮亏等情况。
(三)房地产类企业:根据其项目开发和工程施工中的问题,关注概预算情况、合同签订、招投标管理、资金管控、设计与变更、项目实施过程中节点控制、工程监理、工程造价、结决算情况、竣工验收环节等。
(四)生产类企业:主要关注生产工序、成本核算及产品成本构成情况,主要产品成本变动情况,原材料的采购、产品的销售、成品半成品管理、材料物资的保管领用、技改项目的审批和执行以及资金控制情况。
开展内部控制审计,可以通过查阅规章制度和流程、业务档案,向有关人员了解情况,进行穿行测试,利用调查表或问卷、文字说明、流程图等办法进行测试和检查。
二、相关内部控制审计的几项典型举例
(一)以物流管理作为控制点进行评审
在对A贸易公司的审计中,该公司库存数量较大,占资产比重较高。需要对物流管理进行重点检查,从存放的很多家本地和外地的仓储公司中,抽样选取了一定的仓库进行现场盘点。在对本地一家国营仓库检查中,发现A公司价值数百万的钢材不翼而飞,经向仓库方再三追问,对方承认已擅自向客户放货。经及时通知业务人员,仓库方、客户和公司签署了索赔协议,为公司挽回了损失。经检查了解,该公司库存管理存在漏洞:对外地的仓储公司盘点次数多,对本地的国营库反而疏于过问;仓库虽为我方选取,但仓储费用由客户来直接支付给仓库,因此仓库方和客户无形中形成利益方。对此,审计报告建议:加强对物流管理,选择适当的存货盘存制度,明确重点范围、方法、频率、时间等;应当制定详细的盘点计划,加大盘点和对账频率;改进仓储费用的结算方式,由客户通过我方支付给仓库方,避免上述类似行为发生。
(二)以往来账款作为控制点进行评审
B公司经营规模较大,下属子公司多,审计发现某客户拖欠总部及多家子公司欠款,合计金额较大,该客户为贸易公司,未办理有效资产抵押。对此审计建议:应尽快建立全公司共享的客户资信系统,建立客户信用额度,形成拖欠款预警机制;对该客户暂停开展新业务,防止应收账款增长,对欠款进行催讨,逐步减少占用。C公司前些年由于市场价格波动剧烈,发生较多欠款,部分虽已逐渐回收,但还有一部分因客户拖延、业务人员离职等原因进展缓慢,随着时间的推移,有的已经接近诉讼的有效时限,对此,审计报告提出建议:应制定详细的收款策略,针对逾期时间情况,采取不同的收款策略;建立岗位责任制,指派专人负责追索,并建立相关的激励制度和惩罚制度;公司一经发现某客户应收账款逾期,应立即通知信用部门相应调低其信用低级;收账方式上注意证据的保存,学会运用法律武器协助。
(三)以下属子公司的管控情况作为控制点进行评审
D公司工程项目众多,地域分散,点多面广,对工程项目主要通过下设子分公司或项目部(以下简称“下属公司”)模式管控。承接项目后,公司即针对该项目组成下属公司,由这些公司负责工程的现场管理,主导日常经营,独立核算,部分工程实际属内部承包经营。因此,对下属公司的管控应成为关注重点。审计发现这种管理模式总体存在一定问题:下属公司拥有较大的权力,总部管控力度较弱,主要靠下属机构自律,管理上存在死角和盲区,存在一定的以包代管问题;对材料采购、分包等事项未集中管理,不利于成本控制;有的公司内部管理粗放,存在的问题较多。对此,审计报告建议:公司风险的源头在下属机构,总部应加强对这些机构管理,明确约定下属公司的审批权限;对于下属公司重大交易或事项,实施审核监督;加强招投标、采购、分包、合同、资金支付、施工等环节的过程控制;研究和探讨主要材料和设备采购的集中管理事宜,控制工程成本;加强业绩考核,完善激励与约束机制等。
(四)以在建工程管理作为控制点审计
E工厂进行了新分厂的建设,经过一年多的施工,即将竣工。审计过程中,发现该分厂建设过程中存在不少问题:因建厂思路变化,工程概预算多次修改,前后变化很大,最终确定的金额超出上级批示;为赶工期,设计深度不够,设计变更多,存在“三边工程”现象;由于工程量增加、管理费用超预期、材料设备涨价等因素影响,实际工程造价超出预算。对此,审计报告提出建议:加强工程基建项目概预算环节的控制,对概预算的编制、审核等工作细化,确保概预算编制科学、合理,发挥对工程造价和成本的控制作用;避免超出上级审批金额现象再次发生,防止出现钓鱼工程;做好周密论证和勘查设计,杜绝“三边工程”;加强施工过程管理,严格控制费用开支;组织有关部门和人员、专业中介机构对工程造价进行结决算审计。
(五)以招投标情况作为控制点进行评审
在对一些厂矿企业进行审计时,发现有的重要投资和技改项目,在选择总包或分包商时未进行公开招投标,遴选范围窄,招投标过程不规范;对工程监理的选择上也不符合规定,有的选取了与总包或分包商存在关联关系的监理单位,监理效果不理想。对此,审计报告提出建议:规范招投标管理,扩大遴选范围,更好地运用竞争机制确保工程质量,降低工程造价;选取监理单位不得与总包或分包商存在关联关系,确保监理效果。
(六)以内部控制要素进行评审
F公司曾发生原总经理挪用资金案件,并被追究刑事责任,给公司造成了经济损失。从内部控制的要素分析,公司内控存在很大的问题:控制环境方面,原总经理凭借手中的权利,独断专行,随意挪用资金,内部控制环境失效。风险管理方面,与之相关的大部分付款有明显的漏洞,公司其他有些人员虽感觉存在风险但未能抵制,无有效的风险控制机制;控制活动方面,虽设有资金审批等管理制度,但原总经理行为明显违反规定,控制过程失效;信息与沟通不顺畅,信息错位;公司监督、控制和制衡作用丧失。对此,审计报告提出建议:完善公司治理机制,确定董事会、监事会、经营管理层职责范围;应坚持民主集中制,重大经营决策应集体讨论决定;严格各部门的工作流程,加强业务审批的严肃性和签字权人的职责;增强监督和风险控制能力等。
(七)以对外投资作为控制点进行评审
G公司近年对外投资项目较多,在经济责任审计中,重点对投资情况进行检查。审计发现,其中一个项目存在的问题是:可研报告未经充分科学论证;公司成立后基本未召开董事会、监事会等;建设过程中,该公司基本未能参与管理,主要由对方股东民营企业来管控,曾多次发生关联事项,损害了合资公司利益;由于市场下滑、资金短缺等原因,投资前景不乐观;相关手续不够完备等。对此,审计报告提出建议:加强对外投资可行性研究、评估与决策,确保对外投资决策合规、科学与合理;完善董事会、监事会等治理机制;派出专门人员对投资项目参与管理,跟踪后续进展;对外投资应履行审批程序,确保项目手续齐备;加强建设和生产准备各环节的管理等。