工程档案整理规范
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工程档案整理规范范文第1篇
1.相关部门对档案管理制度重视不足，落实不够
在水利工程建设过程中，档案管理工作往往不会被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理与工程建设质量、进度、安全等问题相比，重视程度不够。在工程建设之初各参建单位在工程建设各阶段对档案资料管理应承担的工作职责没有进行明确，造成了档案资料管理职责不清。在日常的文件材料管理方面各单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度等大多是流于形式，没有形成有效的管理体制，也就使得水利工程建设档案管理工作无明确的办事规程和行动准则。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于科技档案的收集、整理。再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，档案验收无档案部门参加等因素，使得档案管理工作的开展未能达到有关规定要求的深度。
2.档案管理人员非专业，保管环境不达标
调查中的重点水利工程内容大多涉及多领域多专业。工程中的各个单项工程会被分成多个标段，标段内又会分包。参与施工的单位多而杂，素质参差不齐。这些施工单位一般重视技术工作，档案收集管理意识薄弱，片面的认为工程质量和按时完工才是主要工作内容，对档案收集管理工作不重视，普遍没有设置专门的档案管理机构和岗位。对于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人员、技术人员兼职管理，这部分人员中又以参加工作时间不长的青年居多，他们经验不足，又没有经过专业档案培训，且身兼数职、精力有限。所谓的档案管理工作只是被动的接受并保存文件资料。再加上工程工期长、临时机构解散、人员流动性等不确定性因素，还会发生文件材料遗失、缺项漏项、签章手续不全等问题。这就造成了档案管理工作明显滞后于水利工程建设工作的情况，还会出现工程面临竣工验收时才会想到档案收集整理工作的现象。于是，为了能顺利完成验收，就会突击补材料，这样材料的真实性就无法保证。此外，水利工程项目在施工建设时都会成立项目部，选址一般都在工程所在地，房屋结构为彩钢瓦。由于场地和条件的限制，项目部无集中统一管理档案的档案室，各参建单位的档案会放在办公室的铁皮柜中保存，项目部环境杂乱，档案保管的“八防”标准无法达到。
3.档案收集整理不规范
一是原始资料收集不齐全，整理归类不合理。因档案管理人员缺乏档案专业知识，导致文件资料收集不及时、内容不齐全、整理不规范、分类不准确、卷内文件联系不紧密，组合不合理，案卷书写不规范。如工程建设中，各单位只顾及工程数据资料的收集，往往不会留存施工建设场面的影像资料。有的工程连基本的工程施工前后的对比照片都不齐全。有照片的也没有按档案整理的要求放入档案专用照片册中，并配以详细的文字说明有。二是案卷内容不完整。工程建设档案的形成与收集整理没有系统的流程，归档范围也没有严格的界定，再加上工程建设档案资料内容繁杂，涉及的单位部门较多，受时间约束较大，造成归档材料不完整。如工程施工、监理日志做不到一日一记，出现对应不上的情况；工程的监理，往往只有监理员在工程现场，监理总监不到位，需监理签字的资料会由他人替签或集中补签。三是文件材料的搜集整理与移交接收工作严重脱节，造成档案的缺失。目前，档案行政管理部门一般不直接参与到水利工程建设实施过程中，这样就造成水利工程建设过程中文件材料收集和整理工作中出现的问题不能及时被档案行政管理部门发现，有些因遗漏而未被整理入卷的应归档的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性几乎为零，从而导致水利工程档案不可逆转的缺失，对今后的保管利用都造成很大的影响。
4.档案信息化程度不高
随着水利事业的不断发展，作为水利工程建设主体的地方水务部门的水利工程档案的数量也在不断增多。从目前调查的情况来看，水务部门及工程参建单位的水利工程建设档案管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式。计算机的运用主要是进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。
二、重点水利工程建设档案规范化管理的建议
1.增强档案意识，建立完善的档案管理网络与制度
工程档案整理规范范文第2篇
【关键词】规范 构建管理体制 明确制度 提高档案质量 严格程序
近几年，驰宏公司工程建设处于高峰期，工程投资大、项目多，战线长，同时，在建设过程中形成的资料数量多、保存价值高。这些工程档案既是公司冶炼厂工程建设的真实记录，也是工程质量评定及保证的重要依据，是公司档案的重要组成部分。为此，强化参建各施工、建设、监理、质检等方的档案意识，全面加强工程档案的收集、整理、归档及管理工作，是确保工程档案完整、准确、系统的关键。结合《企业工程建设档案工程规范》，我们在工程建设中采取有效措施，保证工程建设竣工资料的系统、完整、规范，为档案管理工作打下坚实的基础。
一、齐抓共管，构建工程档案管理体制
加强对档案工作的集中统一管理，是公司工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统一领导、统一制度，分级管理的原则，制定了相关制度、办法，从工程建设开始就有档案人员的介入，由各部门配合将所形成的前期资料，如：初步设计、项目建议书、土地勘察定界报告、地形地质测量报告、环境影响评价报告、地质灾害报告、可行性研究报告等相关资料及时分类归档。在工程进行中由技术处、工程处、物资处提供给档案部门施工图纸及施工中形成的招投标文件、施工方案及各类设备、材料的订购、订货合同，并建立了由建设方――项目部――施工方――监理方――质检方五级管理体系，形成了完整的档案管理体系，无论是在工程各阶段还是参建各单位，都能从组织上保证文件资料的不疏漏、不散失，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化，并将档案管理纳入了文明施工管理考核范围。
二、建立和明确相关制度，确保档案的规范
完善制度建设，职责分明，层层把关。是做好工程建设档案工作的基础，根据工程建设的实际情况，工程处和指挥部办公室制定了《云南冶金集团总公司曲靖有色基地建设工程基建档案管理制度》、《云南冶金集团总公司曲靖有色基地（冶炼厂）建设工程施工质量评定验收实施办法》、《云南冶金集团总公司曲靖有色基地（冶炼厂）建设工程单位工程划分意见》的通知等文件。对施工方资料的收集、整理及移交进行了详细的规定和要求。在工程建设过程中坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件资料进行分类整理，经建设方工程处、监理方、质检方审核把关后，按照档案部门的要求装订成正规案卷，在工程竣工后，进行移交，促使档案管理工作逐步走向规范化、科学化，为日后的档案管理工作打下坚实的基础。
三、强化档案业务培训和指导，切实提高档案质量。
工程建设档案具有“一次性”和不可回复性的特点。对日后工程的维护、改造和申报优质工程都具有非常重要的作用，为了使工程档案规范化、标准化，在工程建设初期档案人员就亲自到各项目部施工点上指导负责资料的收集、分类工作，同时按照档案整理要求，对文件的起草、书写要求和所形成材料的规范化，都作了详细的讲解，使大家对归档要求提前了解，在工作中更加注重对资料的积累。做到了档案工作和工程建设同步进行，为日后的建档工作奠定了基础。使档案的标准化、规范化有了一个切实的保障。
档案人员还不定期的深入项目部、监理部查看工程资料的形成、整理、保存情况，及时发现和纠正存在的问题，对档案技术问题手把手的给予指导，从而保证了原始资料的规范和完整。
四、明确重点，严格程序
公司在工程建设过程中，形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及的部门和人员有上百家，设计、修改变更较多，稍有疏忽，就可能遗漏。根据参建各方工作性质和内容的不同，我们分别明确和把握不同的档案工作重点，一是对项目法人我们自己，重点督促、检查项目批文、立项报告、地勘、水文、气候资料，设计施工详图、招投标文件、施工合同、施工报告、订购、订货合同，建设管理等资料；二是对施工单位，重点督促，检查承包合同、资质证书、工程原始记录、工程质量评定资料、质量保证资料、施工管理报告、竣工图纸、综合资料、安全资料、交工验收证书等资料；三是对监理单位，重点督促、检查监理工作报告、抽检记录及工程质量评定报告、监理规划、细则，监理日志，来往文件，监理通知等资料；四是严把工程竣工资料关。竣工资料是工程档案的重要组成部分，不仅关系到档案资料的齐全、完整，而且关系到工程能否顺利通过验收。我们不仅检查工程的外业情况，同时还检查竣工资料的整理情况，工程竣工需要验收时，首先要把资料情况报告给公司工程部，在工程部、监理单位、质检部门对资料进行认真检查得到认可后，方对工程组织竣工验收，工程验收完毕签署验收证书，等竣工资料在规定时限内完整、齐全交到档案部门后，在移交清单上双方签字认可，在审签单上签署意见，财务部门看到审签单后才给予支付款项。监理部门在工程验收后也及时把监理资料进行归档移交到档案部门。由于这些规定的较好执行，使承建单位对档案资料的整理和移交都有了足够的重视，使各项工程竣工资料做到了项目齐全、内容完整、字迹清晰、装订规范。
由此可见，竣工验收有档案人员的参与是至关重要的，它是工程档案的一道重要关口，按照档案要求以及建设项目档案管理规定和验收规程，对建设单位的案卷进行集中审验，达到正式组卷的要求，装订立卷，存在问题的及时给予指正，以便及时整理、补办，加以完善。同时也随时欢迎他们到公司档案室来咨询、来学习做得好的单位的经验。这样使已经完工的工程档案全部达到了归档要求，为我们后期的立卷、编码、上架工作也打下了坚实的基础。
工程档案整理规范范文第3篇
关键词：通信工程；档案资料；有效整理；措施
中图分类号：TN913 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 16-0000-02
1 通信工程档案资料有效整理过程中存在的问题
1.1 注重工程建设，轻视档案资料整理
这种现象在目前通信建设中非常普遍，项目负责人与工程技术人员在思想上对此没有足够的认识，致使工程档案资料的整理工作一直难以顺利开展。在实际工程施工中，项目负责人负责管理项目及资金，工程技术人员则负责工程的质量和进行的情况，而建设单位对工程档案的管理意识非常薄弱，档案工作相互推诿，监督工作也失去了意义，因为前期工程档案缺乏及时有效地记录，致使后期档案资料整理工作出现重重障碍。
1.2 监督管理工作缺乏力度
在具体的项目施工过程中各参与单位对整理档案工作重视度不够，没有足够的管理力度，而档案资料管理部门事实上无法参与到工程建设的每个环节，所以无法了解项目在每个阶段的具体情况，对一手档案材料无法进行时时有效的监控，往往只有在工程中期甚至已经竣工验收时才参与其中。
1.3 工程档案资料易流失
大型的项目往往施工工期较长，同时参与单位及人员众多，流动性也大，在施工过程中往往都是只关注施工具体的工作进度，对工程档案资料缺少管理保护意识。这样以来在工程进行过程中档案资料遗失或者不明去向的情况时有发生，对后期工程结尾验收及工程档案资料整理交接带来诸多的困难。
2 规范化、标准化管理是通信工程档案资料有效整理改革的必由之路
正所谓“无规矩不成方圆”，通信工程档案资料管理也是如此。如何能够对各类通信工程档案进行科学有效地整理以提高档案资料质量是目前不得不思考的问题，通过规范化、标准化的管理才是通信档案资料整理的必由之路，通过对档案资料进行科学有效地整理才能使得档案资料的工作更加规范化、细致化，这样才能为实际工作所用，不仅可以使得档案资料得到了有效的保存、也因此使得监督管理力度得以极大的提升。
2.1 档案资料内容的全面准确，是档案标准化的基本要求
项目涉及单位首先要提高档案资料整理意识，积极与档案整理人员配合，帮助对收集的档案资料进行补充与鉴定。在签署工程合同书时就应有一份明确的关于工程档案具体的规定，使其在法律监督下进行，也具有法律效力。这样做不仅可以对施工单位与相关人员有了更加明确的要求与规范，也使得后期工程档案资料的归总、存档等后续工作有了保障。
除了其他部门的积极配合，档案整理人员则要更加熟悉全部项目工程情况，监督施工单位及所涉及各单位档案资料的收集和整理情况，对每一阶段形成的档案资料情况须十分清楚，同时还需要分阶段定期的检查施工单位对于档案资料的收集状况，保证资料的准确、全面，切实做到档案整理工作的规范化、标准化。
2.2 统一格式设计与印制的档案资料表格与文件是档案标准化的表现形式
通信工程档案资料整理的标准化需要有统一的表格与形式，因为通常情况下这些档案都是永久保存的，如果档案规格不统一，就很难保证资料卷的保存质量，甚至无法长久保存。工程档案资料经过这样的统一规范，不仅可以使得资料卷保存质量有了保证，也因为有了统一详细的信息填写使得后期查找、翻阅等均十分方便，减少了档案整理人员相关的工作量，也更加便于档案整理人员对于工程施工过程的指导与监督，从而确保了监督管理的力度。
2.3 标准化整理文件图纸
档案人员整理档案的水平与通信工程档案的案卷质量也是密不可分的。如何提高档案的质量的重要条件便是档案的标准化整理文件和图纸。因为通信工程的档案呈现的是通信建设的全部过程，通信工程的档案也与通信工程相同，有着自身的规律和顺序，所以要做到的是文件与图纸的有序排列，在整理文件材料时其中的编排形式和资料内容都有统一的格式和标准，在归档时也能统一一致，也为以后的使用带来了便利。要构建一套统一的通信工程档案整理标准，这为以后档案的保存和使用都有重要的意义，档案的质量显得至关重要。另外，帮助档案资料管理部门提高工作效率的很好方法是对档案正确、科学与合理的排列方法。
3 电子图档的数据筹备情况
档案整理工作的工作性质需要几代人连续工作，它是一项具有很强的连续性与系统性的工作。随着经济的发展，时代的进步，档案整理工作也开始踏入了由计算机整理的行业，但尽管如此，也离不开档案整理过程中的收集、整理、编码、搜索等基础性工作，工作人员更不能掉以轻心，把一切工作都交给计算机来完成。即使使用最先进的计算机现代设备和最完善的图档软件，作为工作人员也要将档案馆接收的电子文件进行条目整理。电子图档的基础数据准备不够充足，导致计算机功能损伤，造成资源浪费。通信工程设计单位的纸质图档整理走向电子图档整理，面临的三类情况主要分为：
（1）我国数十年来，引入的CAD积累了大量的电子文件都存放在软盘里，近两年来的电子文件少数开始存入光盘中。然而，不管是软盘还是光盘都散落在各个设计单位甚至单位个人手上，并且软盘的使用寿命非常短，经过一段时间以后，软盘中的数据可能读不出来。对于那些没有收集整理的数据使用起来也是极为麻烦。所以建议档案资料管理部门制定相应的政策，由项目的各个负责人配合档案人员收集、整理、编排、归档这些散落在各处的软盘，再根据项目分类刻录成两份新的光盘，一份供借阅，一份存档保存。
（2）随着电子文件的不断产生，档案部门和设计部门配合编制合适的软件进行文件填写。对于设计人员来说，只需要填写图签内容，绘图前一次性填写的信息自动生成图纸右下角的图签，没有增加设计人员的额外工作量。而对于档案整理人员来看，整理人员只需要归档时对其进行补充，提高的工作效率。
（3）我国在引入CAD之前，在工程设计单位还留下了许多图纸档案，其中的一些仍然具有极高的利用价值，要科学保存这些图纸档案，可以通过扫描转化为电子图档进行再保存在利用。扫描后图纸文件需要经过矢量化才能被设计人员利用，但矢量化的缺陷便是图形会失真。针对原图纸不清楚的地方我们可采用两种办法使用，第一种是对计算机出图较清楚的图纸扫描进行矢量化处理；第二种是过去留下的蓝图扫描后不再通过矢量化处理，仅供设计人员观看使用，如果在实践中需要使用便由设计人员本人进行矢量化处理。
4 重点培养高素质的档案资料整理人员
在保障有效管理的前提下，应重点培养高素质的档案资料整理工作人员。档案整理人员是一线的后勤工作人员，是通信工程建设中不可或缺的重要组成部分。在选任通信工程档案整理人员时，首先要在“世界观、人生观、价值观”三观以及职业道德上进行严格考察；再次要做好档案整理人员的职业上岗培训教育，坚持学习并贯彻《档案法》，通过学习使档案工作人员认识到自己所做的工作与社会发展的紧密关系，除了眼前的经济效益外，还有更长远的社会效益；最后还应该做好对档案整理人员以及各部门领导的宣传工作，定期学习档案知识，各部门工作人员组成协作组，经常沟通与交流档案工作中的经验和面临的问题，让每个人都加深档案在通信工程建设中的重大意义。
5 结论
随着我国通信行业的高速发展，通信工程的档案数量也与日俱增，随之而来的工程档案资料的整理也日益繁重。所以为了适应当今市场经济的发展需求，当前最应做好通信工程档案的管理工作，顺利实施通信建设。
参考文献：
[1]宁鹏志.浅谈如何有效的管理通信工程档案[J].建材发展导向，2011，9（6）.
[2]陈智为，王卫东.通信工程档案的有效管理[J].北京档案，2002，5.
工程档案整理规范范文第4篇
（一）重工程建设，轻档案管理
由于经济利益或赶工期等原因，往往重建设、轻管理，重竣工、轻保存的问题，致使工程档案管理的机构、人员、经费、库房等得不到有效落实。
（二）管理制度不健全，且管理执行不到位
工程档案收集齐全完整难；档案整理环节多，规范整理难度大；档案数量多，页数、件数、卷数及套数等都较多，正确统计难度大。
（三）档案管理人员配备不足，工程建设档案管理体制不完善
由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立工程档案管理部门，档案管理不健全。参建单位配备的专职档案人员少，多为兼职人员，档案管理人员工作稳定性差，而且对航道工程档案的收集、整理、规档不熟悉，使得案卷质量差，无法达到档案管理要求。
（四）档案管理现代化水平不高，未能实现资源共享
档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，没有应用专业的档案管理软件。许多参建单位没有应用专业的档案管理软件，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。在实际工作中，参建单位重视纸质文件的归档，轻视电子文件的归档，纸质文件与电子文件未能同步归档，航道工程档案信息不能实现共享。
二、加强工程档案管理的措施和对策
（一）领导要高度重视工程档案工作
通过档案法律、法规普及及宣传等方式方法，让领导从档案实际应用中认识到档案工作在整个工程建设中的重要作用和地位，从而在各方面给予支持，促进档案工作健康协调发展。
（二）依法规档，树立依法管理的意识
江苏省交通厅航道局二00九年编印的，《航道建设项目档案管理文件汇编》，下发到各工程建设指挥部和各基层单位，通过工作会议、座谈交流、业务培训、档案法制知识竞赛等多种形式，大力宣传工程档案法制化、规范化管理的重要意义和作用。认真学习，贯彻落实各项文件规定，提高思想素质和理论水平，实行依法治档。
（三）增强档案意识,严格履行职责
建设行政主管部门在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时,与建设单位签订工程建设档案责任书,明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务,并监督执行。建设单位在工程开工前,应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求,以正式文件的形式印发,以便于各单位(部门)档案人员收集相关资料,使应当归档的各类文件材料“颗粒归仓”。
（四）制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩
工程建设是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。成立工程建设档案工作领导小组，建立档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。定期召开工程建设档案工作会议，及时布置相关的档案整理工作。
（五）加强专业化指导和培训，提高
基层档案工作人员档案管理水平讲解工程档案的收集标准、分类编号、整理步骤和申报资料、验收程序等，并将现场操作示范和组织参观有机结合起来，现场讲解有关注意事项，讲解案卷、案卷目录的填写，图纸折叠是否规范标准、统一，发现问题及时整改。
（六）培养一批专业化工程档案整理
人员到指导工作岗位上去对于政策理论性强，具有丰富管理知识和管理经验，善于协调沟通，并对整个工程前期直至验收竣工整个工程形成的文件、图纸、照片、视频等资料十分了解的专业人才进行重点培养，工程档案整理需要这种新型复合式专业技术人才。
（七）通过网络开展业务指导
工程档案整理规范范文第5篇
信息通信工程档案资料的收集范围
为有效地提高通信工程档案的质量，更好地做好通信工程档案的开发利用工作和现代化管理，避免出现归档文件不及时、不齐全等问题，就要对通信工程档案提出标准化要求，按照《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和《黄委信息系统科技档案分类及文件材料归档办法》，我单位通信工程建设项目大致分为开工、施工、竣工三个阶段，档案管理要与这三个阶段实现“三个同步”，必须紧扣这三个环节。工程项目立项阶段档案部门在工程立项阶段的主要工作是与通信工程项目的资料员、档案管理人员密切配合，做好收集准备工作。这一阶段需收集、整理的档案文件包括：可行性研究报告、项目建议书及批复文件、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书、招投标文件、初步设计、技术设计、施工图设计、鉴定和审批等。在工程施工阶段在工程实施阶段，档案部门应及时了解工程进度，督促工程技术人员、资料员做好文件材料的形成和积累工作，定期检查、督促，发现问题及时采取补救措施。这一阶段需收集、整理的档案文件包括：开工报告，施工合同，技术交底，施工组织设计，施工计划，施工方案，施工技术措施，施工安全措施等；通信设备的出厂证明，质量鉴定，建筑安装材料试验报告，设计变更通知书及材料代用通知单，施工记录，隐蔽工程验收记录，重大事故处理报告等；设备开箱、安装、调试记录；施工总结、技术总结、竣工报告、竣工验收报告等；工程监理、工程质量监督等文件。在工程竣工验收阶段工程竣工验收是档案工作的关键环节，档案管理部门应直接参与验收工作，以确保档案的完整、准确。这一阶段需收集、整理的档案资料包括：一是验收竣工文件，包括项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审报告鉴定书、工程现场声像材料和竣工验收会议决议文件等；工程的概算、预算、决算；试运行及维护记录等材料。
加大音像资料收集力度
