大学生档案整理
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大学生档案整理范文第1篇
大学生档案作为高校档案的重要组成部分，详实记录了大学生在校期间课程学习、成绩考核、行为表现、奖惩情况和身心发展等各方面内容。通过这些记录，我们可以了解掌握大学生在“德、智、体、美、劳”等方面的综合表现。在新时期，加强大学生档案管理，充分开发其中的信息资源，对治校兴学、提高学校管理水平有举足轻重的作用。因此，高校大学生档案管理需要一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作队伍。要适应新形势的需要，大学生档案工作者必须具备以下素质。
一、政治素质要合格
大学生档案工作是档案工作的一部分，档案工作是一项政治机要性很强的工作，没有较高的政治素质和强烈的责任感是无法担任此项工作的。因此大学生档案工作者和其他档案工作者一样，应该做到：
1.树立坚定的政治信念，用科学的理论武装头脑。要坚定不移地执行党的路线、方针、政策，坚持正确的政治方向；要有高度的政治敏锐性和严明的政治纪律性，树立正确的世界观、人生观、价值观；在工作中不徇私情、廉洁自律，真正维护社会、集体和个人的利益。
2.要有良好的职业道德和严谨的工作作风。要坚持实事求是，尊重历史，在工作中要本着对历史负责，为现实服务，替未来着想的原则，爱岗敬业，认真负责地做好本职工作。
3.要有强烈的责任感和高度的事业心。大学生档案工作是一项政治性、管理性、服务性很强的工作，这就要求档案工作者要时刻严守机密，守口如瓶；要充分发挥自己的主观能动性，不断强化工作能力，不断提升工作质量。
4.要具有爱岗敬业、认真负责的科学态度。教书育人是一种奉献，管理育人和服务育人同样也是一种奉献。大学生档案管理人员应当淡薄名利、自甘默默无闻地为莘莘学子服务。
5.具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握国家有关档案工作的法规、政策，又要熟悉和掌握与档案工作相关的方针、政策、标准和方法。
6.具有依法治档的法制意识。用法律和纪律约束自己，牢固树立以法治档的思想观念，与一切违反《档案法》的行为进行坚决的斗争。
7.全心全意为人民服务是我们党的一贯宗旨，大学生档案工作是一项服务性工作，它的出发点和最终目的，在于为大学生的管理工作服务，新时期大学生档案工作只有甘为人梯，热心服务，才能顺应历史发展，才能站稳脚跟。
二、知识素质要全面
科学文化知识是人类改造自然和改造社会的经验总结，要成为本职工作的行家里手，就要优化知识结构，拓宽知识面。既要熟练掌握一定的专业理论知识，又要熟练掌握与档案工作相关学科的基础知识，具备多种新知识、新技能，成为复合型档案专业人才。
1.掌握档案专业知识。档案工作是专门业务，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用，有一整套的理论和工作方法，大学生档案工作人员只有学习掌握这些理论与方法，才能保证工作质量，提高工作效能，逐步实现大学生档案工作的科学管理。
2.掌握计算机知识。由于多媒体技术和网络技术在档案现代化管理中的广泛应用，计算机已经从辅工具逐渐成为档案现代化管理必备的技术，要适应档案管理现代化，就必须掌握计算机数据录入、数据库管理、多媒体和网络管理等方面的技能。
3.掌握一定的外语知识。在当今社会，没有一定的外语功底已难以胜任档案管理工作，尤其是英语。在计算机网络技术使用的各种软件以及网络信息资源中，占有很大比例，为适应工作的需要，大学生档案工作者还需具备一定的英语应用能力，这样才能适应新时期、新形势对大学生档案工作者的要求。
三、业务素质要精湛
树立以人为本的服务意识。以提供服务为己任，各项工作都应首先从利用者的角度来思考，一切服务都应以利用者的需求为出发点。
树立远大理想，热爱大学生档案事业。明确自己肩负的责任，以主人翁的工作态度，严肃认真的工作作风，把高度责任心、事业心贯穿在大学生档案工作的各个环节。
培养求真务实、精益求精的工作作风。大学生档案工作是一项长期、艰苦、细致的工作，从材料的形成、收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开求真务实，每一个过程都要求谨小慎微，任何一个细节的失误都会给后面的工作带来麻烦。
四、管理素质科学
静态管理与动态管理相结合。管理现存的大学生档案是静态的，而积极主动地广泛收集、分项、整理档案资料，则是动态的。静，是相对的，动则是绝对的。边收集，收集要齐全；边整理，整理要细致；边归档，归档要严谨。这又是属于“动”的过程。归档以后入库，精心保管，这是属“静”的境界。规章制度与实际情况相结合。只有制定并严格履行档案管理的各项规章制度，才能切实加强高校大学生档案的管理工作，进一步推进大学生档案工作的制度化、规范化、科学化，有效地发挥大学生档案在学校教育、管理工作中的作用。
五、心理素质要优良
心理素质是整体素质的基础，培养高校大学生档案管理人员的心理素质是十分重要的。具体表现在： 对本职工作具有浓厚的兴趣和满腔的工作热情。对工作要有主动性和创造性，积极主动地克服和解决所遇到的各种困难，克服畏难情绪，急流勇进。具有保持良好的心理状态、从容面对环境变化的能力。大学生档案工作者时时刻刻都面对着新材料、新档案，工作内容也总是在重复，时间久了容易产生厌烦情绪，所以，面对这些变化，管理人员要保持心境宽广、意志坚定，对档案事业应保持执著的毅力，从容面对各种困难，激流勇进，不断调整自己的心理状态，来适应不断出现的新情况。
六、身体素质要健康
大学生档案整理范文第2篇
【关键词】高校学生；档案管理；成长成才
高校毕业生档案是大学生在校期间学习、经历、品行、能力等方面文字材料的真实记录，是国家人事档案的组成部分，是学校考察、培养、教育学生的第一手材料，是大学生就业以及社会选拔考核人才的重要依据。是用人单位录用毕业生时不可缺少的参考依据和重要凭证。对高等学校毕业生档案管理工作进行系统研究，深刻认识高校毕业生档案管理工作的重要性、存在的主要问题以及解决措施，有利于确保毕业生档案的机密性、安全性、准确性、严肃性，对建立健全高校毕业生档案管理有效运行机制具有重大意义。
一、加强高校毕业生档案管理工作的必要性
（一）学生档案管理工作是衡量学校内部管理水平的重要标志是学校进行科学化、系统化、规范化管理，培养合格人才的重要保证。毕业生档案概述了学生乃至学校管理日常工作的全貌，历史地反映了每一个时期学校学生管理工作的进程和具体内容，是学生管理工作内容的存在形式和存储手段，是客观、真实的学校管理信息，是形成学生在校期间个人信息的凭证和参考。学生档案管理的好与坏，直接影响整个学生毕业后将来的成长与发展。所以大学生档案信息只有真实、明确，才能为大学生就业打下良好的基础。
（二）为毕业生和用人单位提供档案查阅服务。大学生就业中档案起着非常重要的作用，有着不可替代的地位。大学生档案经过了收集、整理、归档等环节，汇集了大学生在校期间的学习生活、社会实践活动等情况，是学生过去人生经历的记录。从中能够看出学生在德智体美劳等方面的综合素质情况，毕业生可以用此来向用人单位推荐自己，是最权威的凭证；对用人单位来说，可以此为主要依据来选拔人才，也可以为以后人事部门选拔人才提供参考依据。高等院校通过大学生档案管理工作，提供档案查阅服务，使毕业生、学校、用人单位、人事部门等能够得到毕业生信息，促进有效交流与沟通，有助于毕业生就业。
二、加强高校毕业生人事档案管理工作的思路与对策
（一）适应社会，提高对大学毕业生档案工作重要性的认识
1. 强化宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
2. 加强自身学习，提高档案管理人员素质。新时期档案工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生档案这一信息资源。使学生档案管理工作达到规范化、制度化和标准化；学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管方法，加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用。
（二）加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范
1. 各院校结合国家相关法律法规以及当前社会形式制定出统一的规范化的档案管理工作。高校在新生入学之后，就要注重抓档案归入工作，观察学生的各项表现并如实记载，做到及时记录，确保材料的连续性和完整性，这能为后续的档案整理工作减少麻烦，又能增加学生档案信息的丰富程度，保障档案的完整性与及时性，使档案真正成为用人单位选拔人才的可靠依据。
2. 加强收集工作，完善档案内容。高校毕业生档案的管理人员要经常主动地与形成毕业生档案材料的部门和各院（系）主管毕业生档案的负责人联系、协商，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生诚信的信息，要及时归档，同时注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
3. 实行专门统一管理。不论毕业生档案是放在招生就业处、学生工作处，还是放在综合档案室管理，一定要有专人负责毕业生档案的管理工作，一定要根据毕业生档案的数量配备适当编制的专业人员。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理
1. 增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实，它在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。同时大大提高管理效率和管理水平。
总之，大学生档案管理是国家人事档案的重要组成部分，对促进大学生就业有着重要的作用。因此，高校大学生档案管理部门要改革档案管理制度，使档案在大学生就业中发挥出应有的作用，服务于大学生就业，服务于社会与用人单位的需求。
参考文献
[1] 李红.浅谈高校学生档案管理与大学生就业[J].潍坊学院学报，2010（2）.
大学生档案整理范文第3篇
1 高职院校学生档案管理中的不足。存在以下几方面：档案日常管理制度亟待完善；档案管理无序，缺乏专业人员；档案材料模式化，不全面；档案材料质量差，不规范，档案管理模式和技术陈旧落后。
2 高职院校学生档案管理工作对策探讨
2.1 宣传学习档案管理知识，增强师生的档案意识。应该在全体师生员工中大力宣传大学生档案以及档案管理工作的重要性，组织好《档案法》学习与宣传活动，提高对大学生档案工作的认识，增强师生的档案意识。调动院系工作人员自觉、主动、及时送交档案材料的积极性，形成人人关心大学生档案工作的良好局面。实现档案管理工作规范化、科学化、制度化，为安全保管和有效利用档案创造良好条件，确保学生档案材料归档及时完整。同时结合就业指导工作，从思想上提高大学生对自身档案价值和重要性的认识。把认真、准确、完整、规范填写个人档案作为档案管理的重要环节。学生档案管理者要根据大学生档案材料形成的规律，从源头着手，保证档案管理各环节的有序性，从而提高学生档案管理工作质量。
2.2 建立相关制度，规范档案管理。大学生档案属于人事档案，具有一定的保密性。在国家没有统一的管理制度的情况下，各高职院校应根据学校的实际情况，制定学生档案管理办法，提出学生档案收集、整理、移交的规范标准，明确档案材料的查阅范围和程序。建立专门的档案管理室，配备专职的管理人员，院系要落实专门的档案管理负责人，配合学校做好日常性的工作，院系不能存放学生档案，有关材料要定期定时归档。学生档案应按材料形成的时间顺序排列，便于今后查阅和使用。档案材料的收集时间以一学期或一学年为单位，由各有关部门定期向专用档案室移交学生档案材料，档案室也应建立索要制度，定期或不定期地索要应归档的学生档案材料。为保证归档材料的准确规范，档案室必须按照一定的原则，对收集起来的档案材料进行审查，甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入本人档案。
大学生档案转入时要查对入学材料是否吻合一致，完整齐全，核对无误后按照“一人一袋”的原则装入档案袋立卷，并填写收文登记表。学生毕业离校时要“档随人走”，转出时一定要有转出凭证，并在转出材料登记中注明转出时间、材料名称、数量、去向和发文号。
2.3 明确归档材料范围，充实档案内容。在全面深化高等教育改革和就业机制不断完善的新形势下，健全大学生档案信息资料势在必行。现有高职院校学生档案材料包括高中阶段材料：学籍材料、高考报名表、登记表、志愿表、体检表、高考成绩单等；大学期间材料：入学登记表、奖惩材料、党团组织材料、实训实习鉴定表、考试成绩单、毕业生鉴定表等。这些材料对用人单位来讲还显不足，体现不了大学生个性特点和全面发展状况。这就要对原有归档材料进行调整扩充，如可增加学生在校期间所考取的各类职业资格证书复印件、写实性的学年综合素质测评登记表、社会实践活动材料等，这些材料的形成过程能促使学生在校期间不断调整努力方向，为就业增加实力。
2.4 实现学生档案管理的信息化、现代化。随着我国高校毕业生就业制度的改革和毕业生人数的扩大，大部分毕业生通过人才市场就业，要使大学生档案在其就业竞争中发挥出应有的作用，就要彻底改变目前大学生档案管理严重滞后、利用率低和发挥作用小的状况，实现大学生档案的信息化管理。
大学生档案整理范文第4篇
关键词: 高校毕业生就业学生档案工作作用突出问题思考
学生档案工作是高校学生教育管理工作中的一项基础性工作,包括毕业生档案的收集、整理、出档、转递、提供咨询服务等具体工作项目。学生档案工作不仅关系到毕业生从学生向社会人的转变,而且对其今后就业、职称评定、婚育证明、转正定级、政审、办理养老等社会保险和开具出国、升学有关证明等各方面都有影响。因此,高校毕业生就业中的学生档案工作,对学生工作者及毕业生个人而言,都不可忽视。
一、高校毕业生就业中学生档案工作的作用
1.提供档案利用,为用人单位的人力资源管理奠定基础。
经过收集、整理、归档等环节而形成的毕业生档案系统、有序地汇集了毕业生学习期间的学籍记录、奖惩记载、社会活动情况、相关社会关系等一系列内容,用人单位通过对学生档案的查询,在对员工个人能力、兴趣的分析与评估的基础上,可以了解毕业生的能力结构,分析毕业生的素质状况,从而比较全面地了解学生在校期间的经历与表现。
2.协调学生档案管理,为毕业生就业提供及时完整的档案材料。
学生档案材料的收集归档主要包括学生入学登记表,毕业生登记表,毕业生就业通知书,入党(团)材料,奖学金登记表及在校期间奖励、表彰,以及惩处材料、德育鉴定、所学课程的历次考试(或考查)成绩等材料。
3.进行档案管理咨询服务,完善毕业生档案转递工作。
毕业生档案通过档案转递工作与毕业生就业同向流动,以实现“人档合一”的人事档案管理要求,档案转递工作的开始也是毕业生在校身份的结束,学校对毕业生的管理就此告一段落。
二、高校毕业生就业中学生档案工作面临的突出问题
1.档案转递。
(1)档案转出的问题:第一,毕业生升学,招生调档与应届毕业生毕业的时间差。如硕士生录取档案调档在每年的四、五月,本科生毕业时间在六月底,出档在七月初。由于升学招生时毕业生学籍等材料未能完整,造成应届毕业生升学工作中的两次投档,而且,各高校招生档案接受方法不一,或在研究生招生院,或在院(系),很可能两次转递地址不一致,未能将学生档案转递到实处。第二,退档及其再次投递。由于地址失误、单位管理机要权限的限制,造成学生档案转递被机要部门退档,需要学生档案管理工作人员主动与有关人员联系,或接受相关档案转递情况查询,落实具体的档案转递方式。
(2)档案接受的问题:人事(管理)部门档案管理滞后,接到毕业生档案未能及时整理,被误认为档案未收到,需要学校的学生档案管理工作人员借助毕业生档案转递单据,在毕业生与档案接收部门之间进行沟通,明确学生档案归属。
2.毕业生档案管理的相对滞后性。
(1)档案整理相对于毕业生求职活动在时间上的滞后性。目前,不论哪种方式,大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案。但是,人才市场日趋激烈的竞争,求职方式的多样化,使得毕业生求职活动有超前的趋势,在校期间产生的档案材料散放在各系(院)、处(室)乃至个人手中,学生档案工作与毕业生择业活动相比,从材料的收集到归档,呈现明显滞后的管理模式,应届毕业生学籍、人事管理等材料在需要为其求职提供凭据时,往往尚未能收集、整理齐全,造成毕业生档案材料缺乏系统性、完整性。
(2)档案提供利用相对于用人单位查询的滞后性。近年来,不少用人单位陆续走进高校,举办供需见面双向选择活动以招募人才。这种方式通常由高校就业主管部门牵头,先介绍毕业生情况,而后由用人单位通过看档案材料,再确定面洽人选。因此,学生档案管理部门能否提供详实、全面的学生档案就显得至关重要。有的在关键时刻如果不能提供大学生档案材料,就会严重影响毕业生就业。
三、对毕业生就业中学生档案工作的思考
1.树立动态管理学生档案的观念。
(1)档案情况的变动性。由于学生学习具有一定的周期性和阶段性,因此,学生档案材料是在变动中不断丰富的,有学籍、求学经历、奖励、处分、撤消处分等变化等,使得学生档案管理工作从档案接收、归档到转递、出档,始终处在动态运作当中。(2)动态收集的可能性。大学生学习生活具有一定规律性,档案材料的形成过程,从开始时的入学登记,到结束时的毕业离校,学科考试、评奖选优、社会实践等活动都是有组织、相对集中进行的。动态管理学生档案的目的,就在于适时补充档案材料,及时归档,最大限度地有效提供档案材料,切实为毕业生就业服务。
2.毕业生信息资源的共享。
(1)资源共享的工作因素。毕业生就业中的学生档案工作涉及学生管理、教学管理、档案管理等诸多学校管理部门,这些部门有共同的服务对象――应届毕业生,有共同的工作目标――完成毕业生就业计划,也有共同的信息源――毕业生个人信息及就业信息。(2)资源共享的支持环境。高校作为高等教育的教学、科研基地,有着丰富的资源优势及得天独厚的人才优势,校园网的建立更为信息资源的共享提供了切实可行的技术平台。将计算机数据技术和网络技术用于毕业生就业工作,不但能减少就业信息管理工作中的重复劳动,还能提高毕业生档案管理的技术水平及工作效率,有助于及时、准确地掌握毕业生档案运作的状况。在数字校园建设和现代化管理手段在高校各部门间普遍应用的今天,毕业生信息网络化管理已成为就业及毕业生档案工作的发展趋势。
3.拓宽毕业生档案服务范围。
(1)毕业生档案流向查询服务。第一,关于未收到档案问题的查询,应及时主动联系机要部门,为其落实档案转递情况;第二,关于遗留档案问题的查询,应建立档案滞留联系方式,注意对其个人资料的补充,以确保档案信息的连续性。(2)毕业生档案材料的证明服务。学生毕业后,因人动而档案管理一时滞后、本人材料不全或不慎遗失,学生档案管理部门作为毕业生信息资料的管理机构,应该为其学历、学籍、学习成绩提供相应的证明材料。(3)毕业生信息的数字化管理。随着高校办公自动化的发展,作为学校公共服务体系之一的学生档案管理部门,在毕业生就业工作中应将学生档案工作从单一的纸质材料管理发展成学生档案信息的采集、传播和利用的综合管理模式,依据高校办学特点及档案管理的技术水准,依托校园网的规范管理,主动提供服务,宣传学生档案管理政策,在设置查询权限的前提条件下,毕业生档案流向、遗留档案信息,满足毕业生及用人单位对学生档案的利用。
参考文献:
[1]李清.高校毕业生就业中的学生档案工作[J].档案,2006,(4).
大学生档案整理范文第5篇
1.大数据时代大学生档案管理的特点。数据是当今信息社会的宝贵资源，对数据进行合理利用和挖掘是获得新知和创作价值的重要途径。预测为大数据的本质，档案管理活动的开展、大学生档案价值的提升和大学生事务的决策是以数据作为不可或缺的重要资源。这就要求大数据时代的大学生档案管理工作必须因势而动，积极运用大学生数据信息对其发展情况进行准确反映，进而促进大学生档案管理水平的提升。不仅如此，大学生档案管理工作还需要依据大数据技术，对学生的信息资源进行全面分析与整合，从而使其可为大学生、高校和社会更好而有效的服务。我们以大学生心理档案为例，利用大数据精准测量分析大学生的动态心理指标，将大学生心理变化的趋势准确反映出来，这不仅对防范大学生心理突发危机有利，而且也有利于科学预判和决策大学生心理健康工作，这恰好为当前大学生档案管理的空白。这就需要大学生档案工作必须积极适应大数据时代要求，更新传统档案管理的理念与模式，确立以数据为核心的信息服务意识。2.大数据时代学生心理健康档案管理的要求。这主要体现在要求尽快构建起三大信息平台。具体为：一是信息整合平台。大学生心理健康档案的来源广泛，且内容繁多，周期也长。借助于大数据技术，可以在搭建信息整合平台过程中，整合起不同学生的各类心理档案，从中深度挖掘数据源，可将各类不同档案资料之间的关联寻找出来，对大学生的心理健康状况进行全面科学的分析，逐渐将一个相互关联、互为支撑的数据网络形成，从而奠定大学生心理健康教育科学有效开展的坚实基础。二是信息管理平台。将大学生心理健康档案管好的目的就在于有效使用，面对大数据时代对大学生心理档案管理所提出的新要求，高校必须搭建起具有大数据要求特点的现代化信息管理平台。三是科研平台。这就是要对大学生心理健康档案进行深入研究和科学分析，努力归纳和寻找大学生心理存在的一些共性问题和总体规律，并提出针对性强的预控和处理策略。大数据时代可以将现代数据处理和分析技术充分利用，把大学生心理档案研究平台建立好，以数据化来处理分析各类学生的心理档案，将蕴含其中的规律挖掘出来，从而最大限度地服务好大学生心理健康教育的实务工作。
二、当前大学生心理健康档案管理存在的问题及原因
就我校具体情况来看，大学生心理健康档案管理存在的问题主要体现在：一是缺乏心理档案的动态性。因为学校相关部门仅仅将新入学大学生的普查和建档作为工作重点，忽视了持续追踪和调查学生在读期间心理状态，也就无法将学生心理健康状态的全貌与变化过程呈现出来。二是心理档案管理缺乏系统性。学校的心理健康教育由学校学生工作部负责，而学生档案则归学院等部门管理，两者分属不同系统，若彼此割裂，相互之间就无法产生一个能互为支撑、彼此依托的数据系统。三是未健全心理档案管理制度。从我校实际来看，大学生心理健康档案管理仅仅有教育部《普通高等学校学生心理健康教育工作基本建设标准》可以参照执行，而且比较笼统和宏观，未涉及谁来管、怎么管、用什么管等一些具体内容，学校开展大学生心理档案管理缺乏专业性、规范性，这就导致档案的管理效率与其应用价值大打折扣。四是大学生心理档案的利用效能比较低。学校的大学生心理健康档案管理依旧是因袭传统的档案保管与查询模式，对档案具体信息缺乏发掘，这肯定无法产生比较高的利用效能。这些问题普遍存在于大学生心理档案管理过程之中，而这些问题的成因主要集中在两点：其一是人手不够。例如，我校在校生达到两万多人的规模，但只有五名专职做大学生心理健康教育的老师，此外就是有几个学生干部参与其中，兼职承担一些心理健康教育工作，但并非这方面的专业人士。他们仅仅能做些新生的普查和建档工作，想追踪调查全部学生比较难，仅仅可以开展搜集整理局部信息方面，要系统去建设和管理就不可能了。二是技术手段比较落后。学校的大学生心理健康档案的搜集标准，不同部门和环节都不统一，因没有过硬的数据处理技术所以无法进行整合，甚至仅仅处于纸质心理测评资料、简单的excel表格汇总等基础层面上，很难深度挖掘和分析数据，也无法有效指导大学生心理健康工作，其档案的使用效果就打了折扣。
三、如何提升大学生心理健康档案的管理利用效率
1.优化数据收集。出于分析、整理和挖掘大学生心理档案的需要，就自然应对数据收集提出新的高标准要求，而所面临的首要任务就是建立其基础数据采集的规范与标准。由于大学生这个群体的同质性比较强，也不乏在全国开展数据挖掘与分析所必需的条件，依据一样的标准与规范采集数据，就可最大限度地提升大学生心理档案建设与利用的效率。从一个方面来看，借助于对本校数据与全国范围内其他学校数据的比较过程，进行大学生心理状况规律特点的有效归纳，必须将那些取得比较好成效的高校经验与做法作为学习借鉴的重点，对本学校大学生心理健康工作进行有效指导；另一方面，在对全国范围内大学生心理档案数据分析的基础上，将本校还没发现的问题及时找出来，并有针对性采取措施，超前进行预防，从而促进大学生心理健康工作的效率和效果不断提高。2.实施动态化、系统化管理。一是将档案信息进行准确齐全的搜集。主要从不同层面和领域对影响大学生心理健康水平和反映大学生心理状况的相关信息资料及时进行搜集。二是做好信息数据的深入分析。必须站在心理学原理与大学生心理健康教育规律的高度，分析现有数据，并对不同数据之间的关系、主次轻重、相互影响等进行深入挖掘和总结，将一个大学生心理档案数据网络搭建起来，并以心理数据分析框架对学生心理健康状况进行全面反映。三是档案信息要及时更新。要在大学生心理健康档案基础上，继续与学生年级、年龄、情感、生活等多方面变化有机结合起来，所涉及的与心理健康相关的信息必须及时更新，依据时间序列而形成大学生心理档案资料数据库，再采用大数据分析技术分析挖掘时间序列上的变化情况。3.完善档案管理制度。一方面，要对学生心理档案管理的常规制度做好完善，采取建立大学生心理普查制度与跟踪调查制度等措施，对搜集的心理健康档案数据明确各种要求，将岗位工作制度完善好，并结合心理健康工作人员的档案管理实际做好分工、职责、流程的明确，从而构建起事有专管、人有专责、协调合作的大学生心理档案管理工作新体系；在优化数据管理手段和完善保密制度的基础上，做好管理人员的保密意识和保密技能的强化工作。通过档案反馈查阅制度的建立，使大学生本人的档案知情权有保证，并在确保隐私不泄露的基础上，以档案对心理健康教育、咨询及危机干预工作进行研究和指导。另一方面，要将基于大数据的大学生心理档案管理相关规章制度不断完善。通过数据采集与处理的规范与标准、电子化数据保管、备份与安全制度、数据处理规范、数据共享制度等的制定，实现大学生心理档案开发利用的规范化。
四、未来大学生心理档案管理利用的趋向及设想、建议
实现有效利用是大学生心理健康档案管理的目的。具体来说，未来大学生心理档案管理利用的趋向主要有：一是对大学生进行个性化的教育辅导。在学生心理档案中，我们可寻找出其不同于其他同学的个性化心理健康特点和人格特征，可以结合其存在的个性化问题，有针对性地采取有效的教育辅导策略。二是开展团体辅导教育。开展团体教育辅导的着眼点就应聚焦在学生心理档案中体现的共性问题上，采取学生小组的形式，实施心理健康教育。三是开展科学研究与预测。要以统一的标准化测评量表对学生心理测评信息进行归纳分析，科学预测学生心理健康的发展变化情况，进而对大学生心理健康教育培训进行指导，并预防出现心理危机情况。在大数据时代，可以采取有效措施，为今后科学利用大学生心理档案提供必要条件。一方面，要学好用好数据处理技术，达到数据整理与分析的高水平，同时深入而充分地发掘出档案之中蕴含的内在关联和基本规律，对大学生心理健康问题的影响因素进行科学分析，为学生心理辅导提供指导。另一方面，对大学生心理健康档案数据深入研究分析。由此，可促使大学生心理健康教育工作的科研水平不断提高，以更有效的研究成果和结论，对实际工作进行指导。总之，在大数据时代，我们必须针对大学生心理档案建设管理存在的问题，发挥大数据技术的优势，不断提高其管理和利用水平，以便更好地推动大学生心理健康教育工作，从而培养高素质的高等教育人才。
参考文献
