社会保险档案管理办法

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社会保险档案管理办法范文第1篇

20xx年最新保险公司档案管理办法全文第一条为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。

第二条依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构(以下简称社会保险经办机构)，管理社会保险业务档案，适用本规定。

第三条本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第六条社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第七条社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》(见附件)进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第八条社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用年度业务环节或年度险种业务环节的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

第九条社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为20xx年、30年、50年、120xx年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十条社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

第十一条社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十二条社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十三条社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。

第十四条社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

(一) 不按规定归档或者不按规定移交档案的;

(二) 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的;

(三) 玩忽职守，造成档案遗失、毁损的;

(四) 违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的;

(五)违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

社会保险档案管理办法范文第2篇

关键词：养老保险社保业务档案管理

1维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。

社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。

社会保险档案管理办法范文第3篇

社会保险档案管理关系到社会保险制度能否顺利地贯彻执行，关系到社会保险的作用能否发挥出来，更关系到被保险人的合法权益能否得到保障，同时，它也是社会保险财务管理的基础，它能够为社会保险基金筹集提供必要的原始数据。

（一）档案意识薄弱

一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（二）档案管理混乱

实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。

（三）缺少规章制度

哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。

二、加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

（一）加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

（二）规范社会保险档案管理业务流程

多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。

1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

（三）实现社会保险档案管理的标准化

社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。

1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：

(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。

(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。

(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。

(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

（四）注重社会保险档案的开发利用

社会保险档案管理办法范文第4篇

【关键词】社会保险；档案管理；重要意义

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0281-02

一、社会保险档案管理现状

随着我国社会经济的飞速发展，社保制度不管进行改革，人们对保险事业的认识不断提高，要求加入社会保险的人员逐年扩大，社保档案数量剧增。根据权威部门统计，到2008年底，全国参加城镇基本养老保险人数为25556万人，比2008年末增加了1852万人，预计到2013年，全国城镇基本养老保险参保人数超过5.44亿，基本医疗保险参保人数超过4.6亿，失业保险参保人数超过5.3亿，工伤保险参保人数超过1.5亿，生育保险参保人数超过5.2亿。参加社会保险的人数增长过快，传统的社会保险档案管理模式已经不适应社保事业发展的要求。然而，由于体制的原因，我国公民个人社保档案隶属多个管理部门，社会保险档案管理工作存在着许多不足，只有不断创新，才能焕发生机。

二、社会保险档案管理的重要性

加强社会保险的档案管理，是适应我国社会保险形势发展的需要。社会保险的档案管理工作关系着每个参保人的根本利益，社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能。一个参保人从办理参保手续之日起，到离退休结束领取保险金，中间还有可能面临失业，人员的合理流动等诸多环节，需要办理保险关系转移和基金的转入转出手续，如此庞大的社会系统工程，若无具有创新的、行之有效的、完整准确的个人资料管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会的安全稳定。社会保险档案管理工作要善于创新，以利于社保部门提高业务质量和办事效率。只有从档案资料的收集、整理到归档要形成一套行之有效的管理体系，社会保险档案管理工作才能跟上社会形势发展的步伐。

三、社会保险档案管理要不断创新

（一）形成制度，依法办事。社会保险档案管理工作要依法、依规办事。国家应要依据《档案法》，《保密法》等政策法规，尽快制定社会保险档案管理工作办法，将社会保险档案工作纳入规范化管理。要对社会保险档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案管理人员的职责等作出较为详实的规定，社保档案管理要有分类大纲和保管期限。要求各有关部门形成档案的收集、整理、保管、移交、存档的成熟的流水程序，做到既利于完成工作，又符合档案管理要求。社会保险档案管理部门都要制定出相应的管理制度，从而构建一套符合实际的社会保险档案管理制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档，以彻底改变社会保险档案管理上的无序状态，逐步形成全国统一、上下协调一致的社会保险档案管理体系，使社会保险档案管理工作能适应社会保险发展的需要，更好的为参保人员服务。

（二）社会保险档案微机化、数字化管理。为适应社会保险发展的需要，各级社会保险部门要解放思想，学习不同地区的先进经验，购置微机设备，招聘专业微机人员，配备专门的微机档案室，实行社会保险档案微机化管理。社会保险档案微机化在一个行政区域要尽力做到工作统一进行，以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。社会保险改革之初，在办理过程中使用过大量的纸质材料或证明，例如各类保单合同以及各种需要存档备查的档案资料等，数量多，占空间大，给保存查阅工作带来诸多不便，现在可以将这些材料进行电脑扫描储存，将纸质档案转变成数字档案，以此提高社会保险档案保存查阅的工作效率。

（三）搞好人员培训。社保档案管理人员素质决定着工作的成败，社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备基本的计算机实际操作能力，以适应社保档案工作发展的需要。为此社保部门应与档案行政管理部门加强联系，紧密合作，积极组织社保档案人员进行定期培训，开展经验交流。把社保人员培训作为一项长期工作来抓，不断提高社保档案管理队伍的业务技能。

（四）管理统一

社保档案管理必须建立全国统一的管理办法，全国上下一盘棋，结束社保档案管理分散问题。在中央的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理处，国家依法负责拟订社保档案的发展规划、改革计划、规章制度。社保档案管理处在全国各地设置分支机构，负责公民社保档案内容的定期增加和更新。在全国实行参保个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一，做到参加社会保险人员“一号管理”，专人专号，从发放的劳动保险号码上就可以反映出公民的收入和保障费的缴纳情况，有利于社保信息的查询。

参考文献

[1]尹冬桂；抓档案工作必须做到“四个强化”“两个落实”[J]；湖北档案；1997年02期

[2]闫华；吴桂宏；张美莲；要重视和加强社保档案的管理[J]；中国水电医学；2007年03期

[3]郑政社会保险档案管理的思考[期刊论文]-四川档案2008（02）

社会保险档案管理办法范文第5篇

关键词：社会保险档案 数字化管理

1 我国社保档案管理的现状

1.1 参保人数激增。以2010年末为例，全国参加城镇职工基本养老保险的人数为25707万人，比2009年末增加了2157万人。其中，农民工参保人数为3284万人，比上年末增加了637万人。参保人数的迅速增长，必然导致社会保险档案的迅速增长，这也就对社会保险档案高效科学规范的管理提出了更高的要求。

1.2 社会保险改革不断深化。近年来，为适应现代社会发展的需要，我国社会保险制度频繁改革。如2010年，流动就业人员基本医疗保险实现跨省转移接续，2011年，企业缴纳险种在养老、医疗、失业险的基础上，新增了工伤和生育险。这些政策改革为社会保障事业的发展营造了更为广阔的空间，提供了难得的机遇。

1.3 社保档案管理机构分散。具体而言：养老、医疗、工伤等基本保障档案由社保中心负责管理；社会救助、社会福利、社会优抚、低保等由民政局负责管理；个人商业保险由商业保险公司负责管理。管理机构的分散，既造成了政出多门、资源浪费的局面，又为社保档案的管理使用造成了诸多不便，同时还使得整个社保体系出现了许多漏洞。于是，就有人开始利用这些漏洞来谋求个人私利，“社保”人死亡而保险金照领等现象的频繁发生也就不足为奇了。

1.4 社保档案管理工作的考核指标不健全。社保档案数量巨大，管理工作繁琐，而目前我国既无统一的管理办法和操作流程又无硬性的考核指标，使得负责档案管理的工作人员无所适从，也使得许多工作人员放松了要求，工作标准低，管理不规范。同时，负责社保档案管理的各个部门各行其是，各自分别构建管理系统，各管理系统采用的标准和技术架构不统一，使得社保基本信息无法共用，只能采用共享或交换的形式。这也为社保档案的统一管理使用设置了人为障碍。

1.5 社会保险的经办效率不高。当今社会，网络已经普及，人们已经习惯于足不出户在网上办理业务。传统的纸质档案管理体系手续复杂冗繁、办理效率低下，人们对简化申报手续、提供便捷高效的网上申报社保业务的呼声越来越高。因此，在确保数据准确完全的基础上，简化申报手续，丰富申报途径，提升经办效率，已刻不容缓。

2 我国社保档案管理系统存在的问题

2.1 管理体制不规范。目前，我国社保档案管理工作还没有统一的规范和标准，管理机构不健全，专职人员配额少，归档范围不明确，管理标准不规范等诸多问题，已经严重影响了我国社保档案的管理质量。

2.2 存档场所隐患多。受办公场地和经费等问题的限制，许多地区的社保经办机构没有固定的档案存放场所或存放场所条件简陋，社保档案存在诸多潜在的不安全因素。

2.3 管理标准不科学。当前执行的《企业职工档案管理规定》是1992年制定的，其诸多规定如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等已经不适应现实工作的需要。在新的统一的管理标准尚未制订的情况下，各地只能各行其是制订地方标准，以致社保档案的管理方法在各地截然不同，不同专业类别的管理规范也是千差万别。

3 社保档案管理工作的发展方向

3.1 全面推行数字化档案管理体系。在传统的社保申报办理过程中会出现大量的纸质材料或证明，既不便保存，又浪费空间，查询起来也繁琐。如果将这些纸质档案转变成数字档案，既节约资源、利于保存、方便查询，又能极大的提高经办效率。

3.2 对社保档案进行分类管理。根据不同门类的社保档案，遵循文件的形成规律，按照各自的形成类型、存档价值等，分别确定各自的归档管理方法，实行分类管理，既方便储存、利于查询，又可有效防止档案的丢失与缺漏。

3.3 统一社保管理规范标准。建立全国统一的社保档案管理体系，规范档案管理标准，强化社保档案的监控和管理，提高社保信息的安全性，建立全国统一的社保信息网络查询接口，既可方便公民查询个人社保信息，又可提高社保及档案管理工作的透明度，这对于推进社保事业的持续发展和完善是大有裨益的。

3.4 规范社保档案管理机构。如设立全国社保档案管理中心，拟订社保档案管理的有关规章制度、操作流程、改革规划等，统一社保档案的管理标准和规范，结束社保档案管理在各地各行其是、管理混乱的局面。同时，在各地设置分支机构负责公民社保档案内容的增加和更新，并定期送交全国社保档案管理中心统一保管。

参考文献：

[1]吴倩倩.高校图书馆纸质档案数字化管理新探[J].价值工程，2012（22）.