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“战略采购管理”已经成为清华大学、北京理工大学、人民大学的CLO(ChiefLogistic Officer)、MBA、EMBA教育必不可少的一门课。这门课也受到全国各大企业的总裁们的热烈欢迎。在这几年间,很多私营企业已经开始了大刀阔斧的尝试,效果显著。今年以来,中国移动通信集团、首都机场集团公司、一汽集团、海南航空公司、中石化集团以及很多电力集团、建筑公司等国家骨干企业进行了采购与供应链的培训。一些企业已从内部培训转到实施阶段,有的已收到明显效益。他们这样不约而同地致力于此,使我感觉到采购管理的春天已经到来了。企业终于找到了战略采购管理这把对企业竞争有重要贡献的“金钥匙”。
战略采购是用于系统地评估一个公司的购买需求及确认内部和外部机会,从而减少总成本的管理方法。南加利福尼亚SCE公司在战略采购实施了两年后,每年的成本减少1.5亿美元。对于SCE公司来说,最初的好处是每年可以节省1.5亿美元,长期的优势是培养了一种组织能力,建立和维持这种关系,并在一个竞争激烈的效用社会中获得成功。
《2001年全球供应链管理年鉴》统计了全球供应链各个节点上的数据。事实证明,70%以上的企业采购金额占销售收入的百分比都在50%~70%之间。如何降低成本来提高企业的竞争力?很显然,采购管理是其中的关键。
统计数据表明,对于大多数企业,降低采购总成本的1%对利润增加的贡献在8%以上!这是企业管理的最大杠杆。在不久前结束的“饲料行业的采购总监班”上,饲料行业的采购成本降低对利润的增长杠杆是1∶33!我相信,由于饲料行业对采购管理的执著的实践,饲料行业将是我国加入WTO之后最有竞争力的行业之一。
2001年,国家《政府采购法》出台和《招标投标法》颁布实施,对我国经济活动中的采购规范起了里程碑的作用。2004年《政府采购法》修订,2005年国家开始重视电厂建设中招投标的弊端等,这些都使得战略采购管理的理念深入人心。
非常高兴能看到这本书中的国外采购的最新实践。这本书是战略采购理念在公用事业――SCE(South California Edison,南加州爱迪生公司)应用的最好范例。作者详尽地描述了如何在纷繁复杂的供应链中实施战略采购的理念,如何与供应商合作节省下1.5亿美元的整个过程。作者走访了采购方的中高层和战略采购供应商中各个层面的很多角色,使得整个战略采购理念中最重要的合作和联盟理念跃然纸上。
【关键词】浅论;企业;采购成本;控制
市场经济时代,产品竞争十分激烈,产品价格不断下滑,而物资采购价格却居高不下,严重影响了企业盈利的增加。在这种情况下,企业要想生存、发展,除了努力开拓市场、扩大产品销路之外。最主要的是要紧扼采购这一重要环节,把采购成本控制住。控制采购成本对企业经营目标的完成至关重要,采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少,而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加,以及企业竞争力的增强。因此加强采购成本的管理与控制,完善采购管理制度,使总体采购成本下降,对企业提高经济效益是非常重要的。汾西矿业租赁设备配件采购在过去的几年里,创新模式,加强控制,实行战略管理,配件成本差异率一直保持在-5%~-8%之间,而且大大降低了使用单位储备资金占用,取得了良好的经济效益。本文结合汾西矿业租赁设备配件采购的一些具体做法,论述如何对采购成本进行控制。
一、建立完善采购制度,做好采购成本控制的基础性工作
采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道。因此,如果企业不制定严格的采购制度和程序,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。物质采购中“暗箱操作”会给企业造成很大的损失,往往一个采购员得到1000元的回扣。企业就损失10万元,甚至几十万元。所以企业必须花大力气建立完整的物质采购监督保障体系。完善采购制度要注意以下几个方面:
(一)必须建立严格的采购制度
建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动,提高效率,杜绝部门之间的责任推委,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料的计划,授权人的批准、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系,各种材料采购的规定和方式,报价和价格审批,付款计划等。比如:汾西矿业集团公司对租赁设备配件采购建立了一套完整的采购制度。下发了“汾西矿业集团公司租赁设备配件管理办法”的通知、《配件超市管理标准》、《租赁设备配件管理办法的补充管理标准》等文件;制定了《配件付款办法》、《仓库管理制度》、《合同管理制度》等制度。并且签订合同、付款实行领导会签制,配件出入库实行财务签单、稽核制,合同实行法律顾问审核制。
(二)建立供应商档案和准入制度
对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格地审核才能归档。企业的采购范围必须在已归档的供应商中选择,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。供应商必须经有关职能部门联合考核后才能进入档案。汾西矿业集团公司租赁设备配件建立了严格的供应商准八机制,供应商必须是主机生产商及其授权的商,且经过竞标产生。另外,企业要制定严格的考核程序和指标,需要的话还应实地到供应商生产地进行考核,要对考核的问题逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商,从而避免中间商混水摸鱼。
(三)建立价格档案和价格评价体系
企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价应首先与计划价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过计划价格,否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由企业有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格信息,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的计划价格进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次,如遇特殊情况,也可按需要进行。建立的材料标准采购价格。财务部门要严格把关执行,促使供应部门积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。这一点非常重要,现在许多企业的财务部门的监控作用没有更好地发挥出来,使预算监督有名无实,财务部门应对供应部门进行严格的价格控制。
(四)建立采购人员的考核评价体系
企业对物质供应部门的考核应建立明确的采购质量、数量、价格考核指标体系,并实施“采购成本、采购质量”否决制,分评考核到每一个采购员,凡质量和采购成本没有达到要求的,视情况按比例否决其工资。并对采购人员进行评价,制定《采购人员业务评价管理》和规定,建立采购人员业务档案,采购员的每一笔业务执行情况都记入微机,编制成个人档案,以备抽查考核。除按月考核采购物资质量、价格等指标外,还应由纪委监察部门与采购人员签订廉政责任书,规范采购人员的行为。实行采购人员末位管理,年终业绩评价排名最后的采购人员要实行换岗。对不称职或严重违纪、违法的采购人员实施调岗、下岗或开除以至追究法律责任,使企业采购业务人员的责任心得到明显加强。
二、降低采购成本的方法和手段
(一)通过付款手段的选择降低采购成本
如果企业资金充裕,或者银行利率较低,可选择现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的价格折扣。此外,对于大宗材料占用资金太多的,通过订立协议。可采用延期付款、分期付款的方式来缓解资金紧张。也可降低材料成本。比如,开具银行承兑汇票或商业承兑汇票,既能使客户给企业价格折扣,又可缓解企业流动资金的不足。
(二)把握价格变动时机
价格经常会随着季节、市场供求情况而变动,因此,采购人员应注意价格变动的规律,把握好采购时机。如有些原材料,煤炭企业用的木材,国家没有颁布禁采条例以前,价格相对低廉。国家限制无限开采、实施有计划采伐以来,市场木材价格便上涨了很多。如果采购部门能够把握好时机和采购数量,会给企业带来很大的经济效益。
(三)以竞争招标的方式来牵制供应商
对于大宗物料采购,一个有效的方式是实行竞争招标,对于零星用的材料也可采用此种方法,那便是将一阶段如一个季度或半年用的材料或办公用品汇总起来,使其成为一个金额大的采购单位而实行竞争招标,这样做往往能通过供应商的相互比价,最终得到底线的价格。此外,对同一种材料应多找几个供应商,通过不同供应商的选择和比较,使其互相牵制,从而使企业在谈判中处于有利地位。汾西矿业集团公司租赁设备配件的采购推行竞标方式,现已基本形成了一种产品至少有两到三个供货商的良好竞争格局。
(四)向制造商直接采购或结成同盟联合订购
向制造商直接定购,可以减少中间
环节,降低采购成本,同时制造商的技术服务、售后服务会更好。另外,有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购,以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。比如租赁设备配件由集团公司集中采购,就可获得不少优惠,从而降低采购成本。
(五)选择信誉佳的供应商
选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实守信的供应商合作不仅能保证供货的质量和交货期,还可得其付款及价格方面的关照。特别与其签订长期合同,往往能得到更多的优惠。
(六)进行充分采购市场的调查和信息收集
一个企业的采购管理要达到一定水平,就应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理。只有这样,才能充分了解市场的状况和价格的走势,使自己处于有利地位。如有条件,企业可设专人从事这方面的工作,定期形成调研报告。
三、加强战略管理来指导采购成本控制
(一)创新采供模式,推行新型物流采供体系
引进全新的物流模式,实行超市化管理。与各供应商及商开展代储代销业务,及时满足生产需要,协调好供需双方的关系,实现供需双方合作共赢。代储物资在未使用前所有权归代储厂商所有,不挤占企业的储备资金,各二级单位或车间根据需要自行选择所需材料,提货使用后按实际使用量结算,并且要求供货商“三包”,实现随用随提,用后付款。
(二)估算供应商的产品或服务成本
汾西矿业(集团)公司以前的采购管理过多强调了企业内部的努力,而要真正做到对采购成本全面控制,仅靠自己内部的努力是不够的,应该对供应商的成本状况有所了解。只有这样才能在价格谈判中占据主动地位。可以通过参观供应商的设施,观察并适当提问以获得更多有用的数据。甚至为了合作,明确要求供应商如实提供有关资料,以估算供应商的成本。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后。可安排一些使自己在价格上有利的谈判。并尽可能加强沟通和联系,即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径,从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判,要始终争取双赢的局面。要与供应商建立长期的合作关系,就不能在谈判中把供应商逼到赔钱的地步。在委托供应商加工物料的业务中,采用此种方法,绝对可将采购成本降到最低。
(三)对竞争对手进行分析
关键词:战略管理;政府采购;采购模式;采购门槛
政府采购因其在社会的经济活动中规模庞大,对国民经济起着重要的调节作用,向来是政府调控宏观经济运行的一种重要手段。在全球化、信息化和知识经济的大背景下,我们很有必要从公共部门战略管理的视角来对我国政府采购的模式及其相关的内容进行探讨,将政府采购公共财政的短期效益和长期效益有机地结合起来,探索出一种适合中国国情的政府采购模式。
一、政府采购与战略管理政府采购制度最早形成于18世纪中叶,以美国1761年颁布的《联邦采购法》为标志,距今已经有200多年的历史。而我国政府采购的起源,根据财政部的说法,“其制度建设和试点推进的工作,应该论文是从1995年上海市对财政专项安排的设备购置,采用政府采购员的办法时开始的。”[1]242003年实施的《中华人民共和国政府采购法》将政府采购定义为:“各级国家机关、事业单位和团体组织,使用财政性资金购买依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为”。[2]由于政府采购本身所具有采购资金来源的公共性,采购范围的广泛性,采购规模巨大,采购的政策性、非营利性和采购管理的公开性等特征,其操作效果如何,会对一个国家的整体经济状况和社会状况产生深远的影响。加之在经济全球化的背景下,为了增强国际竞争力,我国已向亚太经合组织承诺于2020年开放政府采购市场。加入世贸组织以后,作为一国在市场经济中最大买主的政府,其行为就不仅会对本国的经济产生影响,而且会影响到一个地区乃至全球的经济走向。因此非常有必要从一个动态的、全局的、长远的、持续的角度来看待我国的政府采购,而战略管理恰恰符合了这样的要求。战略管理这一概念最初来源于私营企业部门,美国学者安索夫(AlfredChandler)1962年发表专著《战略与结构》,成为现代企业战略管理理论的研究起点[3]12。此后,许多学者积极参与战略理论的研究,形成了各种不同的流派。国内著名学者周敬伟教授认为:“战略管理是组织确定其使命,根据组织外部环境和内部条件设定组织的战略目标,为保证目标的正确落实和实现进行谋划,并依靠组织内部能力将这种谋划和决策付诸实施,在实施过程中进行控制的一个动态管理过程。”[4]75公共部门的战略管理始于20世纪80年代,作为“新公共管理运动”的一个重要组成部分,强调组织与环境之间的相互作用,允许对环境进行考察,以选择通过一定的付出可以获得最大利益的目标。波齐曼和斯特劳斯曼在《公共管理战略》一书中认为公共部门战略管理具有如下基本特征:关注长期;将长期目标和近期目标整合成一个连贯的层级;认识到战略管·65·理和计划并不是自行贯彻的;采取一种外部观点,强调不是去适应环境,而是期待和塑造组织的变迁。公共部门由于环境因素、交易因素、组织内部运作方式的不同,战略管理的作用与私营部门相比,更具有长远性和全局性的特点,因此就更有必要分析和指导政府采购这种涉及范围广、牵扯利益多、持续时间长的政府行为。
二、战略管理下的政府采购模式的探讨(一)政府采购的一般模式政府采购的模式作为实施政府采购的组织管理形式,根据我国《政府采购法》第七条的规定:政府采购实行集中采购和分散采购相结合的原则,集中采购的范围由省级以上人民政府公布的集中采购项目确定。[2]由此可以看出,政府采购模式有集中采购、分散采购与两者相结合这三种。集中采购模式是指本级政府的采购均由一个专门从事采购的部门负责,不允许单位自行采购。其采购的过程为:使用单位向财政主管部门上报采购计划,待采购计划被批准后由政府采购部门负责安排采购,采购项目结束后由使用单位进行验收,采购资金由财政部门直接向供应商、承包商支付[1]24。实行集中采购有助于形成政府采购的规模效应,减少采购的中间环节,提高政府采购资金的利用效率,便于政府采购政策的实施和政府采购目标的实现。目前国际上采用集中采购的国家有美国、阿根廷等。分散采购模式是指各使用单位自行进行的政府采购的模式。其过程是由使用单位向财政部门上报采购预算计划,获得批准后由使用单位按政府采购的原则自行采购。分散采购最大的优点是灵活,使用单位可以根据自己的要求确定采购的物品,尤其是适用于紧急状态下的政府采购,但是它有很多的不足之处。国际上只有英国、日本等少数国家在一定程度上采用这种模式。集中采购与分散采购相结合模式,是指一部分采购由一个部门统一负责,一部分采购由各个需求单位自行负责的采购模式。现在越来越多的国家采用这种模式,在大的方向上具有集中的趋势,是以公共投资为主,便于避免重复建设造成的浪费;而一般的小规模政府消费品的采购则是以分散采购的方式,便于发挥其灵活性。这种模式不是对集中采购和分散采购的简单折衷,而是集它们的优势于一身,但其本质还是集中采购。(二)战略管理思维下的政府采购模式在全球化、信息化和知识经济的大背景下,公共部门必须以战略眼光思考自己的职能、角色、地位、组织结构和与社会的关系,确定组织面临的环境和组织发展的长远目标,提高自身竞争力。而政府采购作为公共组织与外界环境进行物质交换的一种重要方式,在公共部门的整个运作过程中起着举足轻重的作用。战略管理视角下的政府采购要求将政府采购的长期目标和近期目标整合成一个连贯的层级,认识到关于政府采购的战略计划不是自行贯彻的,在这个过程中需要多方面的努力,要有一种外部观点;对于政府采购不是被动地适应环境,而是要积极地塑造组织的变迁,在变化的环境中拥有主动权,同时由于公共部门的特殊性,还要充分考虑到政治权威的影响。战略管理有一个基本性的要求即给组织正确的定位,以面对未来日益增长的不确定性。具体到政府采购上,既要给政府采购一个战略定位,使其能够最大程度地发挥公共财政的效益,更好地服务社会,同时又要增强公共组织抵御社会不确定风险的能力。因此必须用战略的思维来考察政府采购的内外部环境,用系统的方法审视环境变化与组织的长期情况。综上所述,分散采购模式达不到政府采购战略思维的要求,因其没有统一的规划,采购单位分散,不能从战略上进行统一,但是完全集中的政府采购又不适合我国经济水平参差不齐、地区差异巨大的现实国情。因此采用集中采购与分散采购相结合,以集中采购为主,分散采购为辅,是一种比较理想的采购模式,既能够从战略管理思维下进行操作,又符合我国的具体国情。在实际操作中对于集中采购和分散采购相结合的这种模式,采购门槛的设定十分重要。所谓采购门槛,是指政府采购达到一定规模后,必须由政府进行统一招标采购的最低限额。在国际上,采用结合采购模式的国家根据各自的具体情况设定采购门槛,门槛高的分散采购的成分多一些,门槛低的集中采购的成分多一些。由于我国各地之间的财政状况及经济水平存在较大差异,加之我国的政府采购还处在起步阶段,现行的政府采购法没有对采购门槛作统一的要求。但是从战略管理的角度来看,对采购门槛的设定十分重要,因为它关系到国家通过政府采购对宏观经济运行的调控程度。采购门槛的恰当设定,能使得国家通过对政府采购·66·肖伟公共部门战略管理视角下政府采购模式的探讨这一公共资金的支出,对整个社会经济运行达到“四两拨千斤”的效果,而且还能够从全局宏观的角度来对国民经济进行战略调控,增强国家在经济领域抵御国内外不确定因素的能力,实现国民经济又好又快地发展。另外,也应该从各个行业长期的发展状况来对采购门槛进行划分,对于国民经济中新兴的、具有远大发展潜力的行业和对国民经济的发展起着至关重要的行业,在设置采购门槛时应该区别对待,有所偏差。同样地在采购过程中,高价值、高风险的采购项目由采购部门专业化、技术精湛的采购人员进行操作会更加经济有效;低价值、低风险的常规采购,通常可以由采购单位自行操作,这样既保证了高价值、高风险商品的质量,又能够保证其他商品的采购速度和灵活性。其实,“采购门槛”的设定,在本质上是对政府采购权力的划分。不同采购门槛的设定,在一定程度上体现着各级采购部门之间的权力界限,因此,从这个角度上来说,绝对的集中采购和绝对的分散采购都是不合适的。所以,恰当的采购门槛的设定,对于预防政府采购过程中的腐败和实现各级采购部门权力的划分,从而调动各个采购部门的积极性,实现公共财政的最大效益都有积极意义。
三、集中采购与分散采购相结合模式的优点一般情况下,集中和分散相结合的采购模式,通常可以获得集中采购和分散采购的双重效益,集中采购有利于制定和实施统一的采购政策,培养更多技能精湛、知识全面的采购人员;分散采购则灵活性更高,采购速度更快。以战略管理的思维分析这两种相结合的采购模式,其意义更为长远,具体表现如下:1.相结合采购模式的建立,有利于完善当前的财政政策,有效地节约财政资金,提高了财政资金的使用效益。在我国现行的财政制度中,对建设性支出和对资金消费使用的监督管理尚无明确规定,而政府采购制度的实施正好弥补了这一缺陷。采购门槛的科学设定,对财政中建设性支出和消费性支出能够在不同模式下进行操作,使之各自得益。通过实施政府采购制度,财政部门从资金的分配到消费,实行全方位的监督,增加了政府采购的透明度,保证质量,降低了行政成本,提高了财政资金的使用效益。2.建立恰当的政府采购制度是国家加强宏观调控的政策工具,能够调节社会供求总量,实现社会总供给的平衡,并且能够调整产业结构和产品结构,促进经济的协调、均衡发展,保护民族工业,支持国有经济的发展。政府采购制度实质上是一种行之有效的国家调控经济的政策工具,不仅作用于微观的经济领域,调节部分商品和劳务的供给和需求,而且作用于整个社会的经济生活领域,进而实现政府的宏观调控目标。同时,针对近年来许多单位部门分散采购时的短期行为造成我国许多商品盲目进口,从而对我国的民族工业造成很大冲击的现实问题,以集中为主的结合采购模式,能够有效地改变这一局面,促进国家民族经济的发展。3.建立相结合的采购模式,有利于我国经济走向世界,进一步适应国际市场的需求,实现与国际接轨。我们和国际接轨的目的不是单纯地为了保护国内市场,更重要的是能够利用国际市场。我国已经加入了世界贸易组织,加快健全政府采购制度是我国经济融入世界贸易的迫切需要。政府在以集中采购为主的模式下,在采购的过程中能够协调统一,在以买方为主的对外经济中拥有较大的自,同时还能够激发国内企业和国外企业之间的竞争,从而促进国内企业的发展壮大,提高其竞争力,使之更好地融入世界经济之中。
[参考文献]
[1]王亚星.中国政府采购的市场化运作[M].北京:红旗出版社,2003.
[2]中华人民共和国政府采购法[N].人民日报,2002-07-10(11).
[3]周敬伟.战略管理学前沿研究[J].合作经济与科技,2005(12):12-13.
[4]张成福,党秀云.公共管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2001.
关键词:战略性绩效管理 医院财务科室 财务管理
中图分类号:F234.3 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2016)11-110-03
一、利用平衡计分卡构建某医院财务科室战略性绩效管理系统模型
1.背景。某医院财务处岗位设有处长1人,副处长1人,下设会计室、收费处和住院处,岗位涉及40多个,人员涉及100多人,存在一岗多人或一人多岗情况。部门职责主要是医院收费管理、会计核算和财务管理。收费处和住院处大部分人员是收费岗,工作量容易计算,而会计室由于工作内容复杂,管理任务较多,工作量不易衡量,岗位工作性质或难易及标准不同造成横向之间很难对比,而且协同效应明显。对于绩效工资发放,收费处和住院处主要采用工作量形式,而会计室更多采用平均主义。“如果你不能衡量,那么你就不能管理;如果你不能描述,那么你就不能衡量。”相比较,会计室人员的积极性和凝聚力很难调动,没有团队的能动性和强烈的责任感。
1992年卡普兰和诺顿提出的平衡计分卡,经过20多年的发展,强调建立战略中心型组织,强调清晰描述使命、战略和愿景,强调协同组织,强调对战略实施流程化管理。这些恰好能够解决财务科室绩效管理问题①②。
2.财务处战略地图与平衡计分卡。
(1)使命:没有高度的使命感,一个组织就没有灵魂。结合医院财务处的部门职责,确定其使命为:确保会计核算质量,提高财务管理水平。
(2)核心价值观:爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、客观公正、坚持准则、提高技能、精心服务、用心做事。
(3)愿景:到2026年,成为国内医疗行业内会计基础一流、财务管理绩效一流的医院财务处。
(4)战略:持续夯实会计基础,持续完善内部控制,持续提升财务管理,持续提高会计素质。
(5)服务对象层面:财务处的服务对象主要是三个群体,一是患者及家属,二是医院领导和内部各科室,三是主管局、财政局、统计局、审计局等相关上级单位。确定为:提供优质的财务服务,成为优秀的财务科室,成为经济管理的核心。
(6)财务层面:扩大财务收入来源,有效控制成本费用,提高资产使用效率。
(7)内部业务流程:夯实会计基础工作、强化全面预算管理、改进成本核算、规范内部控制。
(8)学习与成长层面:包括建设高素质的财务团队、建立关键岗位人才梯队、构建完善的财务管理信息系统、建立绩效导向的激励机制、促进部门整体协调一致(见表1)。
根据上级主管部门和医院年度工作任务及绩效考核目标,依据战略地图中的15个目标确定了31个指标,并设定目标值,形成了医院财务处平衡计分卡(见表2)。
3.班组战略地图与平衡计分卡。各班组根据财务处战略地图的目标确定自己的指标。如住院处确定了18个指标(表3),会计室确定了28个指标(表4),并设定目标值,形成了班组的平衡计分卡。
4.个人平衡计分卡。在财务处和班组平衡计分卡的基础上,按照每一个人的工作岗位和岗位职责设置个人平衡计分卡。其中:财务处长要对财务处平衡计分卡的全部目标和指标负责,基本承接了所有绩效指标,而一般员工则根据实际分工情况,单独承接或共同承接班组的目标和指标。下面以财务处处长和事前审核岗举例说明个人平衡计分卡。
二、构建基于平衡计分卡的战略性绩效管理制度
1.绩效评价体系。
(1)评价对象。评价对象指评价谁。根据财务处组织设置,将评价的对象分为部门和员工两类。其中:部门分为财务处和班组,班组包括会计室、住院处和收费处;员工细分为科室领导、班组长和普通员工,具体到个人。
(2)评价内容。评价内容指评价什么。根据财务科室的使命、核心价值观、愿景和战略,构建了部门平衡计分卡和个人平衡计分卡,包括对财务、服务对象、内部业务流程和学习与成长四个层面的评价。其中:部门平衡计分卡中的绩效目标、指标和目标值分别根据财务处和班组的职责通过承接、分解和补充市医院管理局和医院绩效目标和经营风险评价指标来确定;个人平衡计分卡中的绩效目标和指标体系的设置则在个人具体岗位职责的基础上承接、分解和补充财务处和班组绩效目标。部门和个人的绩效目标、评价指标、目标值、指标权重以及行动方案由财务处全体成员通过头脑风暴法共同产生,并请院领导、财务处领导和年资会计组成专家采用德菲尔法筛选、确定,最后再由财务处全体员工共同认可。通过反复的绩效指标体系的讨论确认,使全体员工能够清楚地诠释战略和绩效目标,明确为什么干、干什么、怎么干。
(3)评价主体。评价主体指谁来评价。绩效指标体系涉及多维指标,需由熟悉指标相关内容和实际绩效的人来评价才能客观的反映真实的绩效情况。评价主体包括外部评价主体和内部评价主体。其中,外部评价主体包括患者、其他科室领导或直接接触人员(如报销员)、主管领导等利益相关者。内部评价主体包括直接领导、同事和下游岗位,如:事前审核的外部评价主体主要是各科室报销员,内部评价主体主要是出纳、制单、事后审核、稽查、班组长和分管处长。在评价周期结束前,如果遇到上级调整绩效目标、或出现平衡计分卡上没有的其他工作,需要根据实际情况和工作需要将其纳入到绩效评价量表中进行相应设置。
(4)评价周期。评价周期指多长时间评价一次,不宜过长也不宜过短,如欠费率等指标按月评价,继续教育合格率等指标按年评价。
(5)评价方法。评价方法指用什么方法来评价,怎么衡量指标。评价方法要直接简便有效,利用平衡计分卡方法形成指标体系,具体的指标则按可行性、有效性原则具体来衡量指标。例如权重比较大的会计基础工作完成情况按照各岗位涉及的会计基础规范设置考核点,每月进行稽核,对于稽核不合格的考核点进行相应的扣分。
(6)结果应用。结果应用是调动员工和组织绩效的指挥棒。财务处绩效考核结果直接运用于每月的绩效奖励,月度累积绩效作为年度评优的依据,取代了以往印象和关系评优的形式。另外,绩效考核结果还运用于人才梯队建设和培训开发等方面。
2.绩效管理步骤。绩效管理不同于绩效评价,它包括了绩效计划、绩效监控、绩效评价和绩效反馈四个步骤,四个步骤又形成一个闭环的管理模式。
(1)绩效计划。各层级、各岗位平衡计分卡在每年的一月按照上年的绩效执行情况和下一年的工作计划和工作内容变动情况进行相应的调整,每个人对绩效的目标、指标、目标值、权重和行动方案发表充分的意见,在广泛认可的情况下,形成当年的绩效评价量表,并签订绩效协议,作为个人和组织当年的行动纲领。
(2)绩效监控。财务处采用横向和纵向两种方式对绩效进行监控。横向指直接业务之间的岗位相互督促,如事前审核岗位,其下游制单岗位对其工作质量有直接的发言权,而制单岗位工作质量的发言权则是事后审核。纵向指直接上下级,如班组长,其直接上级财务处长和直接下级员工是其最佳的监控者。此外,调查问卷和稽查也是很好的监控手段。无论谁发现问题都要及时反馈直接人员,以防微杜渐,及时纠正偏差。同时,按月召开会计例会,对先进的经验进行推广,对于发现的问题及时归纳总结,避免同一人再次发生或别人发生同类问题。
(3)绩效评价。由财务处长、班组长、稽核员和绩效考核员共同组成绩效评价小组,根据绩效考核员收集的绩效指标资料和计算的绩效得分情况,具体分析绩效原因,评价具体绩效完成情况。
(4)绩效反馈。绩效反馈采取书面和面谈两种方式,将评价结果和评价应用情况反馈给每一位员工,并共同分析不佳的方面和原因,对改进方面进行指导,制定改进计划,使每一位员工认可绩效评价结果。召开部门或班组会议,共同研究组织绩效改进方案,形成新一轮绩效循环。
通过构建完善的绩效管理体系,医院财务科室内部可以凝聚人心,提升组织和员工的绩效,提高财务管理水平;外部可以与其他科室、上级单位形成良好的协作关系,更好地为医院发展服务。
注释:
①方振邦.战略性绩效管理.北京:中国人民大学出版社,2015:60-391
②张岚等.利用平衡计分卡建立医疗机构绩效指标和考核体系.实用医院临床杂志,2007.3(4)2:98-101
关键词:战略财务管理;预算管理
中图分类号:F275 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2012)08-00-01
一、强化预算管理实施的必要性
随着茂名移动全业务运营的不断深入,我们的业务结构、网络结构等将会发生很大变化。业务结构将从单一移动业务向全业务扩展,从电信业务向移动互联网发展。网络结构从单一的GSM向GSM、TD、WLAN、LTE四网融合。我们不仅要关注公司当前的经营情况,而且更要关注公司未来的发展前景,特别是公司的盈利能力和发展能力。在这种情况下,为了适应公司战略财务管理的需要,我们必须加强对公司运营的控制和规划,预算管理是企业正常运作的关键。因此,加强预算管理是公司新形势下的必然选择。
二、公司预算管理的内容
1.预算管理的要义及目的
预算是企业在一定的时期内(一般为一年或一个既定期间内)各项业务活动、财务表现等方面的总体预测。它包括经营预算、财务预算、资本预算三大部分。预算管理目的确保公司战略目标达成。预算是一种管理工具,也是一套系统的管理方法。预算通过合理分配企业人、财、物等战略资源协助企业实现既定的战略目标,并与相应的绩效管理配合以监控战略目标的实施进度,控制费用支出,并预测资金需求、利润和期末财务状况等。
2.预算管理的作用
(1)与战略管理衔接的作用。通过与战略衔接,能够细化公司战略规划和年度经营计划,对公司整体经营活动进行一系列量化和计划安排,有利于战略规划与年度经营计划的监控执行。
(2)与绩效衔接的作用。绩效是公司员工具体工作成果的展现,通过加强预算管控作用,使公司的每一位员工清楚他们自己如何通过自己的决策及行动而为公司创造价值,为公司实施绩效管理奠定基础。
(3)与资源衔接的作用。预算可以促进公司各类资源的有效配置,提高资源利用效率。通过预算的实施,将资源配置工作从抽象的概念转换为实际的、日常应用的商业决策,例如公司的资源如何分配、应向何处分配等等,以确保公司整体目标的实现。
(4)与风险衔接,预算是公司进行事前、事中、事后监控的有效工具,通过寻找经营活动实际结果与预算的差距,可以迅速地发现问题并及时采取相应的解决措施。通过强化内部控制,有效规避公司日常的经营风险。
三、目前预算管理状况分析
1.移动通信企业预算总体要求
对比传统预算管理,战略财务管理下的预算管理工作要求更加和精细化,这是在全业务竞争、低成本管理、财务集中、价值化管理等新形势下提出的更高要求。茂名移动预算管理工作衔接广东移动预算管理要求,贯彻预算管理、精细化管理,以经营目标为导向、业务项目为切入点而开展。
2.目前公司预算管理存在的问题
(1)全员预算意识淡薄:业务项目预算的核心是预算责任到部门、责任到个人,预算项目负责人对业务项目整个生命周期的预算及执行工作负责到底。但是,在实际工作中,预算责任人往往只对业务层面工作跟进,预算层面管理工作参与不多,如对业务项目的后续预算申报(季度、月度),成本执行等工作往往参与度不高。缺乏过程控制以及反馈分析。
(2)线条归口管理部门对所属线条预算管理的专业指导工作不够:公司专业管理部门预算管理工作更多的着眼于本部门的预算,而对于归口专业指导的工作的全局性、前瞻性、及时性的指导工作做得还是相对较少。整体资源控制力度较弱。
(3)预算管理工作粗放:虽然精细化要求,但是公司目前各部门预算管理工作仍较为粗放。人、财、物等战略资源未能很好协同,侧重单一业务的资源配置,与全业务、3G网络等的融合度不够;资源的分配、有效使用、控制、反馈、考核等闭环管理工作尚待加强。
四、基于战略财务管理下的移动通信企业预算管理的模式思考
1.战略财务管理。在全业务运作模式下,移动战略财务管理将站在公司战略上通盘考虑未来公司的业务发展方向,走在市场变化前端,注重资源配置投入的同时,考虑所有利益相关者的需要和所要承担的社会责任,强化财务以及非财务指标的设计和评价。从价值链共享出发,用速度和创新去赢得决策先机,用价值驱动企业运营。
2.预算管理面临的挑战。全业务运营时代,未明因素较多。3G牌照的发放,中国移动并没有占据优势品牌。在当前的成熟的市场下,竞争将会越演越烈,中国移动原有的网络优势、成本优势、用户规模优势逐渐削弱。茂名移动情况也不容乐观,随着成本的收紧,用户选择的机会增多,新业务的开展驻足不前,全业务开展尚未形成气候,资源投放何去何从目标尚未找准等因素影响,为我们推行预算管理带来极大挑战,具体来说,就是要如何用创新的眼光去建立基于战略财务下的预算管理模式来保证公司的持续运营的挑战。
3.建立基于战略财务管理下的预算管理模式
(1)市场驱动。全业务运营时代的来临,促使了预算管理创新步伐的加快,有效管理资源和促使财务价值贡献对当前而言显得尤为重要和迫切。单就网络成本配置来看,已显得捉襟见肘。茂名移动网络线条方面除了租赁电路减少外,其余包括设备资产总值、基站数、载波数等年年增幅,这些规模扩张是网络成本增长主要原因。