企业采购数字化管理
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企业采购数字化管理范文第1篇
一、供应商管理模式的内涵及特点
（一）供应链管理模式的内涵
供应链管理是采购方管理的一种新模式，要理解这种新模式和传统采购模式的区别，就需要弄清楚在这种模式下采购方和供应商之间合作关系的变化，供应链模式下的采购管理是一种充分融合了现代化管理思想的管理方式，其建立在计算机网络技术的基础之上，该模式下，生产制造商和供应商及零售商之间的业务流程被进一步整合优化[1]。该模式极大提高了供应链下所有参与企业的效率，能够对整个采购供应过程中的物流、信息流和资金流等进行统一的计划和组织，从而能够保证所需的采购产品在正确的时间和地点，以正确数量和最佳成本进行生产销售。
（二）供应链管理模式的特点
供应链管理模式下的采购管理与传统的采购管理之间有很大的区别，有自身独特的特点：供应链下的采购管理是采购商与供应商之间的集成合作。这种供应链模式下，采购方与供应商之间的交流会更加频繁，供应商可以快速响应采购方，可以对供应商的产品质量进行事前把关，能够实时控制产品质量，弥补传统采购管理模式的缺陷；供应链下的采购管理目标更明确。传统采购模式中，采购师围绕库存进行的，当库存出现短缺时，就进行采购达到及时补充库存的目的。这种采购方式缺乏与用户之间的互动，往往是企业根据库存所做出的单方面采购决策。而供应链模式下，采购活动是围绕订单进行的，当确定了用户需求订单之后，生产企业根据用户需求确定制造订单，继而确定采购数量；供应链下采购管理中供应商和采购方之间不再是简单的买卖关系，而是一种较为长期的战略合作伙伴关系。在这种关系中，供需双方可以共享信息，能够避免需求信息失真，可以让采购更科学合理。
由于供应链模式是建立在计算机网络技术基础上的，该模式下的采购管理也是以计算机为基础的管理，是一种信息化管理。它能够实现对所有与采购有关数据的电子化处理，可以清晰看到各环节的信息，能够提高采购效率，对整个采购过程进行跟踪。
二、供应链模式下采购管理信息化策略
（一）实现采购资金信息和订单信息数字化
在供应链模式下企业物资采购最明显的特征就是数字化的实现。包括资金信息的数字化、供应商信息的数字化、订单信息的数字化。资金信息化指的是采购方对采购资金进行有效管理，及时对物资采购环节所占用的资金进行分析，降低一些不必要物资采购消耗，提高资金的使用率，降低资金占用率[2]。资金的信息化管理能够确保及时观察资金的流向，确定资金该如何合理使用。供应商信息的数字化管理主要是对供应商的报价和资信等信息进行数字化的录入，方便及时查看，从而选择长期合作伙伴。订单信息的数字化主要将订单上物资的数量、价格和质量要求等进行数字化录入，随时通过网络平台查询和更改订单信息等，提高采购的准确性，确保采购的及时性。
（二）建立采购货物管理信息化模块
该信息化模块包括采购管理模块、货物入库模块、在库管理模块等。采购管理模块是整个信息系统中最重要的模块。该采购管理模块包括各种功能。首先，采购申请功能。根据采购信息在信息化管理平台上进行采购申请，然后制定具体的采购计划，将采购计划放到信息化管理平台上，等待采购审批和回复，然后在网上进行议价比价，寻找并确定最优供应商，在信息化平台上生成采购单。该模块还包括对采购单的修改的功能，能够随时根据情况修改采购单，并能及时查询采购单当前的执行状态。货物入库管理模块，主要是通过登录货物信息系统，对当前库存有一个全面的了解，然后做好新入库物品的按计划入库，能够提高入库速度。要利用这个模块进行存贮确认和货物数据更新，并生成最新的货物信息。在库管理模块主要是通过在库信息管理平台，对货品数量、入库日和货物的保管位置进行管理，能够及时了解在库货物信息，还可以对在库货物进行有效管理。
（三）建立采购物资物流管理信息化系统
建立一个物流管理信息化系统，该系统要具备对库存进行动态盘点的功能，利用该功能进行盘点时要保证不影响库房的其他出库、入库和退库等业务的处理。在该数据库中，可以将企业的供应商信息、库单信息等进行组合，可以将所有供应商按照信用等级、物资质量等级、交货准时率、交易价格等进行详细记录，建立供应商数据库，对供应商进行统一管。建立物资跟踪管理数据库，能够随时对物资进行库存、单据和合同查询，及时掌握物资信息，避免生产中断[3]。
（四）采用多种先进的采购方式
供应链模式下企业物资采购方式也有很多种，企业可以通过信息化的采购平台了解产品的采购信息，可以与其他企业进行联合采购，这样通过数量上的优势可以获取一定的折扣优惠，可以降低企业的采购成本。企业也可以组成采购联盟，实现物资采购、配送和运输等的规模化，这样能够极大的降低采购成本，让企业获得更大的经济效益。而供应链模式下的信息化平台也为这种采购联盟创造了条件。
三、结语
综上所述，供应链模式为企业物资采购管理提供了新的机遇，其让企业物资采购管理日趋科学化、合理化，给企业物资采购管理搭建了一个信息化的平台。在该模式下，企业物资采购信息将实现集成管理，企业物资采购将更加透明，企业与供应商之间的联系将会更紧密，更有利于企业选择适合自己的、性价比高的供应商。
参考文献：
[1]闫洪林.基于供应链模式下的采购管理策略[J].经济师，2010，12（08）：54-55.
企业采购数字化管理范文第2篇
投入产出的管理对于国家、行业的发展非常重要，也是衡量企业发展、促进企业决策科学性提升的重要方法。随着经济的变化越来越快，企业竞争越来越激烈，企业所面对的市场环境也发生了重大且快速的变化。对此，企业需要加强投入产出的数字化和动态管理，提升企业应对环境变化的能力，提升企业的经营效率。
关键词：
投入产出；企业管理；数字化；动态；经营
企业的经营就是各要素的投入产出管理和优化，投入产出的比例是影响企业发展的重要因素，甚至会影响企业的生存。目前多数企业已经开始意识到企业的投入产出事前核算对企业经营的重要性，但是很多企业都是手工或者静态的核算，并没有建立数字化、动态的投入产出管理，没有实时跟进各类要素和产品的成本和市场价格，对企业面临的市场竞争敏感性不足，无法及时进行动态管理，这影响了企业的发展，也不利于国家整体经济向着节约化、智能化的方向发展，最终将不利于中国作为世界制造中心的地位稳固。
1现阶段加强企业投入产出数字化管理的意义
1.1竞争的加剧及环境变化的快速决定企业要加强投入产出的数字化管理目前国家整体出现了产能过剩，很多的企业主要依靠政府补助进行生存，企业整体的持续发展能力受到影响，一些企业仍然没有意识到环境的变化，决策的时候没有借助投入产出的数字化管理，造成企业的资源浪费。煤炭、钢铁、有色金属等大宗商品的价格持续走低，企业之间的竞争越来越激烈，东莞等传统的制造强地都出现了大批企业倒闭，经济整体下滑，这些问题的发生决定了企业必须在投资和生产的时候更加科学化管理。另外，现代社会由于新媒介等的介入，很多环境因素也发生了重大的变化，很多市场价格变化速度及其传导速度更快，企业如果依托于以往的手工计算的投入产出管理，将无法适应现代社会的高速变化，无法获取最新的数据进行决策，导致其决策无效，反而被市场淘汰。
1.2投入产出的数字化管理有利于企业管理随着市场化改革的深入及竞争的加剧，很多企业内部也选用了以市场机制运行的方式，对各要素进行内部的层层分解，实现内部的核算，有利于提升企业的运营效率，提升员工的工作积极性。但是随着市场经济的环境变化较快，很多的内部管理需要更加高效，及时将市场的变化融入到管理之中，而且目前很多公司内部的员工、车间、厂房和班组的工资都是和投入产出的管理系统挂钩，因此投入产出的管理要实现数字化管理和动态管理，这样才能够及时反映市场的变化和公司各个班组的成本、能耗的降低，这样的内部管理才能够得到员工的认可，才能够推动企业的改革。
1.3投入产出的数字化管理有利于国家产业结构的调整随着我国人口红利的消失，我国的制造业也在全球竞争中面临着迁移的风险，周边国家越南等国也慢慢在制造业上与我国企业进行竞争。未来我国企业的发展要向更高级的产业主动性转移，提升自身的竞争力。而这种转移就需要企业加强对其投入产出的管理，通过市场信息的收集，加强研发的投入，向一些蓝海竞争领域发展，避免简单初级的加工业，实现我国整体产业的结构调整。如果没有进行必要的投入产出管理就随意进行调整，将可能导致很多企业没有获取相关的动态信息，缺少数字化的管理，而导致企业盲目转型，这样企业可能反而会失去发展的机会进入发展的陷阱，这最终也将影响我国经济的发展。
2建立完善的动态化投入产出数字化管理系统
2.1建立投入产出数字化管理系统的基本要求企业投入产出的数字化管理对企业的发展有重要的意义，企业需要建立起符合自身业务特色的动态化投入产出数字化管理系统，查明企业生产管理所存在的基本数量关系，明确企业生产的界限，通过这一系统获得相应的技术经济指标和其他一些重要的情报信息，在系统的建设中要将企业的业务和产品统一在这个系统中，清晰地发现人财物的关系。这个系统要实现对产品分配方向、价值构成的集成和查询等功能，系统内的数据要能够实时根据原材料的价格、委托加工的费用、人力的投入、产品价格的变动等进行更新。
2.2投入产出数字化管理系统的模型建立及其与ERP系统的对接在系统的建设上要着力建设一个模型库、数据库和方法库，企业内产品、业务的投入产出数据要归集到数据库，用以对模型库等提供数据来源，数据库应当将企业的财务数据库、计划数据库、物资供应数据库、生产调度数据库、设备数据库、销售数据库、人事定额数据库等集合在一起，做一个综合的数据库，面向企业的管理层，为企业决策提供依据。方法库就包括了矩阵、基本统计、回归分析、时间序列和数据规划等，为不同的决策内容和生产要求提供相应的方法分析。模型库包括了决策分析模型、相关性分析模型、数学规划模型等，这是结合企业的具体业务进行选择。企业需要将ERP系统与投入产出模型进行统一，利用ERP所拥有的计算机高速运转的能力处理制造生产和管理运营中的海量数据，提升ERP系统的动态反应能力和决策支持能力。在双方的统一中要确定投入产出表的结构、实现ERP与投入产出表数据的转换、利用投入产出表提升ERP系统的功能，对于输入数据可以利用原有的公用数据模块和其他模块进行提取，并通过手工添加一些必要的数据，将生产计划书、产品定价文件、成本核算文件、原材料供应清单等输入ERP系统中的管理模块、生产模块、车间模块、采购管理模块、财务管理模块、生产计划模块等，从而根据生产流程得到各类投入产出的消耗关系矩阵，得到总产品矩阵及总产量向量，设计ERP模块中的数据流，为企业的生产经营决策和价格模拟提供依据，满足多种经营的需要。
3利用投入产出数字化管理加强成本管理
3.1利用投入产出数字化管理加强成本管理的总体思路投入产出数字化管理最主要的运用是在成本管理中，成本管理中的投入是指劳动资料、劳动工具、劳动对象的消耗，产出是指产品的分配和数量、方向，通过数字化管理可以利用计算机等将这些关系以矩阵式的方法进行棋盘式列示，综合分析双方的数量关系和匹配关系。由于现在技术的变化也导致很多消耗关系虽然在一定时期内存在相对稳定的关系，但是技术的改变也将导致其消耗比例出现变化，而且采购价格、产品价格、劳动力价格等也会发生变化，因此该系统必须是动态化的，对目标成本中的各要素变动也要进行动态管理，这也需要对成本内的项目进行详细的分解，确定足够细的基础数据。成本管理需要在投入产出数字化管理系统中进行分层设计，综合考虑实物投入和价值投入的不同，企业需要对成本中所涉及的流程进行细致的分析研究，分析主要产品的生产流程和技术经济关系，结合会计核算特点对该流程进行归集合并，全面反映企业生产中的物料投放和产品产出关系。
3.2加强投入产出数字化管理与多种成本核算方法的结合由于现在很多生产都是柔性生产，多数企业也接受了定制化生产，这对企业的投入产出数字化管理带来了变化。传统的财务成本核算已经难以反映这种生产的变化，投入产出管理也需要对财务成本的分摊标准和核算提出新的要求，投入产出管理应当结合一些最新的技术和财务方法，对成本进行更好的分摊。例如投入产出管理可以结合作业成本法，对生产流程中的作业进行归类，利用作业分摊成本，并以作业动因归集成本，投入也应当利用作业对各类消耗资源进行归集，进一步提升成本管理的准确性，通过提升成本分摊的科学性，企业也可以提升其投入产出管理的准确性。相对比而言，对于一些新的产品，由于要明确其作业，在对新产品的投入产出模型设计的初期需要进行详细的分析。但是作业成本也有一些不足，例如一些作业可能在柔性生产系统和敏捷生产系统中面临着人员和物料组合灵活性较强的问题，生产任务也随时进行调整，容易造成一些资源的消耗难以追溯到活动中，这样可以利用列昂惕夫提出的投入产出分析模型，记录生产制造过程中的资源投入、产出活动、货币投入，计算中间投入成本和初始投入成本，汇总的投入成本，利用直接消耗系数、单位成本向量、物理单位计算的投入产出表，得到单位成本，从而得到成本核算。
4加强投入产出数字化管理在企业生产管理中的运用
投入产出数字化管理除了可以提升企业财务核算和成本管理外，对企业整体的运营和管理都有着重要的意义，企业可以利用投入产出数字化管理的原理提升企业整体经营和价值链管理。企业的价值链活动包括了生产、销售、售后等环节，可以通过产值、费用、收入、生产效率等方面进行衡量，辅助活动也包括了订单、人事、采购、管理、研发等，财务指标主要是新增合同金额、人工费用、材料采购价格、固定费用、技术开发费用、制造费用等，这种方法的投入产出管理是利用投入产出的理念加上价值链管理的思想，将企业的各个价值链环节的轻重缓急进行划分，用量化的指标确定重点环节和战略方向，准确计算出内部管理的价值，监控企业的研发投入及其对生产的作用，避免研发投入不足，通过财务指标的分析，反映各指标的平衡关系、对企业管理提升的价值及其实现的利润，推算各环节应当贡献的价值，反映各环节需要提升的不足，推动企业管理的提升。将这种投入产出的方法运用到企业的管理中可以解决企业管理难以量化的问题，通过直接消耗系数分析价值链上各个环节的不足及其努力的方向，为制定后续的管理提升计划提供数据支持，也可以成为管理环节中绩效考核的依据，避免管理的盲目性。在企业的制造资源计划中也应当利用投入产出数字化管理，将投入产出数字化管理与企业工序产品的生产计划、成本计划、外购产品采购计划、成本核算、物料清单结合起来，以企业的基础信息平台为依托，提升制造资源计划的科学性。
企业的投入产出管理有利于企业提升其经营的有效性，是现代企业面对环境变化和竞争加剧而必然采取的措施，它有利于企业的发展和国家经济的升级，企业要利用投入产出的数字化管理需要建立起相应的数字化系统，利用这一系统完善成本的管理和核算，加强企业内部的管理和资源的整合。对此，本文提出了一些具体的措施和方法，希望能够对企业有所帮助，也对我国现代制造业的升级和国家产业结构的调整有一定的帮助。
参考文献
[1]崔晓,王艳刚,李富忠.投入产出技术在农业企业管理中的作用[J].北方经贸,2015(07).
[2]苗泽华,董莉,苗泽伟,李红涛.投入产出分析在制药企业生态工程中的应用[J].技术经济与管理研究,2011(07).
企业采购数字化管理范文第3篇
关键词：数字化煤场；热力试验；数学模型；科学掺配方案
1 科学配煤掺烧工作流程（见图1）
2 科学配煤掺烧优化基本数学模型
基本数学模型：配煤掺烧配比优化计算模型由单位质量燃料成本目标函数及配煤约束条件组成。以发电机组的单位质量燃料成本最低（掺配后的一吨煤经济成本最低）为目标函数进行掺烧配比优化，约束条件即混煤煤质约束，包括混煤收到基低位发热量、收到基硫分、收到基挥发分等约束。
设掺配单煤煤种数量为N，各单煤配比系数依次用x1，x2，…，xN表示，机组单位质量燃料成本用C表示，各单煤单位质量燃料成本分别用C1，C2，C3，C4表示。那么，配煤掺烧具体优化模型可按如下方式表示。
目标函数[3]：
3 科学配煤掺烧功能模块介绍
科学配煤掺烧主要流程的内容[2]：
3.1 企业可用煤源调研
火电企业调研确认企业周边最大范围内的可供煤源，并向生产部门提供详细的煤源可采购数量、质量范围、价格区间等基础信息。
3.2 机组开展热力试验
火电企业按照可用煤源及时进行热力试验，确定不同机组、不同季节、不同负荷段、不同设备运行方式下（含影响掺烧的主要设备退出或故障）满足安全、环保、经济的相关指标边际条件，包括热值、硫份、挥发分、灰分上下限以及对应的煤耗指标等。
3.3 建立数学模型
火电企业结合热力试验数据、煤场分区、设备改造等因素，建立科学的配煤掺烧数学模型。
3.4 数字化煤场合理分区
火电企业综合考虑各煤种的类别、煤场存放条件、掺配硬件条件等因素，按照掺烧需要将煤场进行合理分区（可随时根据实际情况进行调整），建立实时动态展示的数字化煤场。
3.5 入厂煤按煤场分区堆放
燃料“三大项目”按照煤场分区原则，自动指定入厂煤卸煤区域并指导堆放，实现数字化煤场各分区“收、耗、存”对应的“量、质、价”数据的滚动加权、实时展示，为配煤掺烧计算提供基础数据。
3.6 按负荷段生成配煤掺烧方案
系统综合考虑数学模型不同时间段的负荷需求下的煤质要求，按照输入系统的当前可供煤源（最大化选择）、最新煤价、库存限值（各煤种合理库存区间）等安全条件、环保条件、经济条件因素，生成实时在线的配煤掺烧方案。
3.7 配煤掺烧方案修正确认
火企业负责管理配煤掺烧的人员根据当前生产需要、环保需求、设备运行方式、煤场可用煤情况（煤场设备故障时对掺配区域的影响；特殊天气、特殊煤质对掺配区域的影响），选择、修改、确定最终掺烧方案。
3.8 配煤掺烧取煤调度单下达
经负责管理配煤掺烧人员最终确认后的配煤掺烧方案，将转换成取煤调度单并通过“三大项目”系统下达至输煤专业执行。
3.9 取煤指令执行
斗轮机（或推煤机）等取料作业人员在输煤指令时间段内，按照取煤调度单到指定区域执行取煤操作（有条件的可实现斗轮机的自动控制），斗轮机未按照制定的区域取煤或取的煤量与指令不符，系统会自动进行报警提醒（有条件的可实现设备闭锁）。
3.10 数字化煤场数据联动
数字化煤场各个分区根据实际取煤情况，自动进行计算，完成取煤后数字化煤场各分区相关数据的动态变化。
3.11 指导采购调运、库存管控
火电企业根据生产掺烧的需要，结合企业各煤种库存情况及时调整采购计划、进行燃料采购。
4 科学配煤掺烧功能模块展示
综合考虑各煤种的类别、煤场存放条件、掺配硬件条件等因素，按照掺烧需要将煤场进行合理分区（可随时根据实际情况进行调整），建立实时动态展示的数字化煤场。
4.1 配煤掺烧基础数据录入
录入不同机组、不同季节、不同负荷下的配煤掺烧基础数据（热力试验数据或经验数据）。同时录入设备（制粉系统、环保主设备等）故障时的基础数据。按机组、按日导入日负荷曲线（96个点，15分钟一个点）。
4.2 配煤掺烧方案生成（见图2）
4.3 取煤指令执行
斗轮机通过识址装置，实现按取煤指令的精准取煤。（见图3）
5 初步成效及总结
科学配煤掺烧是新形势下企业积极适应市场变化、优化煤源结构的必然选择，是控制燃料成本、增加经济效益的内在需求[4]。必须进一步深化和加强配煤掺烧工作，借力数字化煤场建设，推动配煤掺烧工作向科学化、精细化发展[5]。
参考文献
[1]赵宇新.燃料“三大项目”建设探索与实践[Z].2014.
[2]赵宇新.科学配煤掺烧探索与实践[Z].2014.
[3]刘乐.配煤掺烧配比优化模型计算方案[Z].2014.
[4]王喜文.工业4.0：智能工业[J].物联网技术，2013（12）.
企业采购数字化管理范文第4篇
在质量管理中，印刷企业已经从主观的经验管理转变为标准化、规范化和数据化手段管控质量，通过对印刷过程及其要素的数据化控制，并依据ISO等国际标准来有效监控并及时纠正印刷生产中出现的各种异常，通过分析数据以及实施动态管理来保证产品质量稳定可控。
在设备管理中，数字化和信息技术的注入使得印刷企业能够更准确掌握每台设备的基本信息以及运行情况，大大提高设备管理效率。例如，不少印刷企业从建立每台设备的基本资料开始，到设备定期维护保养，乃至设备的备品备件、物料、使用工具等的采购、验收与出入库，都用计算机软件作详细的规划与管理，使得设备信息更透明，利于企业更好地安排生产计划。
在物流管理中，以RFID、条形码和二维码为代表的数字技术，大大提高了企业的物流效率和现场管理水平，正深刻影响着印刷企业的物流管理。例如，浙江华人数码印刷有限公司研发了一套基于条形码技术的数字化流程控制系统，用以监控印刷流程的每一个环节，不仅极大地提升了生产流程的管控水平，还大大降低了各工序的出错率。鹤山雅图仕印刷有限公司将RFID应用于物流管理中，实现了产品具置以及生产状态的实时查询，既缩短了物流时间，又节约了物流成本，真正实现了有源可溯，有据可查。
在仓库管理中，采用数字技术的仓库管理模式能实现电子货位管理以及货物的出入库流程监控管理，从而在数字化和信息化的基础上最大限度提升仓库管理效率，降低企业运行成本。例如，大连盛富商用票证有限公司通过引入条形码技术，实现了对仓库的到货检验、入库、出库、库存盘点等各个作业环节的数据自动化采集，确保了企业及时掌握库存真实数据，为生产部门安排生产决策提供了更有价值、更具时效性的分析数据。
企业采购数字化管理范文第5篇
关键词:档案管理;技术;文件
中图分类号:G27文献标识码:A
文章编号:1009-0118(2012)09-0248-01
一、摩尔定律下的硬件发展
摩尔定律,是由因特尔创始人之一的戈登摩尔提出来的。其内容为:当价格不变时,集成电路上可容纳的晶体管数量,约每隔18个月就增加一倍,性能也将提升一倍。换言之,每一美元所能买到的电脑性能,每隔18个月就要翻两倍以上。这一定律虽然没有那么精确,但是却深刻地揭示了现今电子科技发展的惊人速度。作为全球最大的处理器研发厂商,因特尔在2012年了22纳米的处理器,使得计算机的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研发只是硬件的一个标志,实际上目前的硬盘技术、显卡技术等都得以了长足的进步。
在现代化的档案管理工作中,从文件生命初始产生,到文件归档和档案的保存和利用,都难以离开计算机软硬件系统。因此我们必须充分重视硬件发展给档案管理事业带来的便利和进步。但是面对市场上庞大的软硬件供应商,很多单位的采购人员都无从选择。在此有必要讨论一下在档案管理现代化中对硬件采购的要求:
(一)前瞻性。在摩尔定律之下,计算机硬件发展迅速,而我们在使用中也不可能经常性更换机器,因此在采购硬件时必须要有前瞻性,以满足在未来时期的硬件需求,但同时也必须注重成本的控制,这样就要求我们购买的是性价比较高的产品。
(二)适用性。每一个不同级别的档案馆、企事业单位的档案管理机构,规模与功能都各不相同,对配套软硬件的需求也就各不相同。其在采购软硬件时要考虑到自身的情况而进行定夺,适用于自身即可,以避免出现性能浪费和性能紧张的情况。
(三)稳定性。在采购系统时还要考虑到系统平台之间的兼容性,这些都影响了整套档案管理系统的稳定性。新上市的系统往往会有BUG或者兼容问题,我们在管理工作中,要尽量避免出现问题,所以要从源头上就考虑系统的稳定性。
(四)易用性。我们的档案管理工作人员虽然大多具有很高的专业素养,但是并不都是计算机专业型人才,在采购系统时要考虑到系统对于大部分人都易用,这一点很重要,否则后期的维护和使用将遇到很大的困难。
二、档案管理技术的现代化趋势
(一)档案管理的数字化。目前档案管理的数字化可以分为两部分,一部分是其原始形态为非数字化,我们要对其进行数字转换;另一部分就是其从产生伊始就依托于计算机平台,直接以数字形式记录在案的。由于纸质文档在查阅和保存方面具有很多局限性,我们对纸质文档进行数字转换具有很强的现实意义。随着计算机的普及,对档案的管理已经逐步实现了数字化,这也是现代化档案管理的首要特征。数字档案管理具有易保存、易查询、容量大等优点,是传统档案管理的重要进步。计算机和网络是数字化技术的核心构成,随着其普及,目前我国各个档案管理部门都能实现基本的数字化。
(二)档案管理的自动化。在文档生命周期的三个阶段,可以由三个不同的信息管理系统完成其该阶段的任务,从而实现了档案管理的自动化过程。在电子办公环境(OA)下,可以将档案管理模块化,为每一个模块设计管理系统。如在档案产生初期,即文件阶段,应用电子文件管理系统,在文件的初始就对其进行自动记录保存,每一个模块无缝链接,自动记录文档的全部生命周期。在完成记录后,还要自动生成目录索引,以方便后期的查找,这是档案管理自动化的理想模型。例如上海通用汽车有限公司,在08年就完成了档案信息自动化管理,跻身中国信息化500强之列。
(三)档案管理的智能化。数字档案具有虚拟性、复杂性、继承性等特征,所谓智能化就是在数字档案管理过程中,利用计算机软硬件的配套系统,对档案对象进行可以代替某些人工服务的智能化存储、归类、分析等业务。从计算机硬件要求来看,智能化需求高兼容性的设备端口,以便与各类输出输入设备连接;其次还需要高扩展性的硬件平台,以适应智能化处理设备的添加;然后还要有很强的网络传输能力和存储能力。从计算机软件要求来看,贯穿于数字文件的生命周期,可以分为智能化的存储、访问、检索、数据分析、安全保护等几个模块。智能化的数字档案管理将节约大量人力物力,同时有效地提高办公效率。
三、档案管理技术现代化的要求
在21世纪的今天,我们处在一个科技迅速发展的新时期,我们在工作时要充分应用科技给我们带来的便利与进步,这是一个思想观念上的转变。这一转变,意味着档案管理的工作人员要接受先进技术与思想,学习现代化的档案管理技术。同时还要结合我国国情,坚持科学发展观,要有为我国档案管理事业的现代化奉献的精神,投入到社会主义现代化建设的大潮中。
另一点,档案管理还有研发和更新设备,学习国内外先进管理技术和经验,熟悉档案管理的硬件平台和软件系统,熟练掌握数字化档案管理的每一个程序,能够为其他部门的工作提供良好稳定的支持,实现档案管理人员的最大价值。
除此之外,还要进行定期的集中培训学习,并且与先进的档案管理部门要有沟通交流。
社会愈向前发展,所产生的档案资料就会无限增多,但如果我们能以现代化技术对档案进行数字化管理,相信定能化繁为简,使我国档案管理事业向前迈进一大步。
参考文献:
[1]高晓玲.谈如何实现企业档案管理现代化[J].企业导报,2011,(11).
[2]黄玉明.电子文件管理建设的需求分析[J].中国档案,2011,(2).
[3]阎淼.浅谈档案管理电子化[J].科学之友,2011,(9).
