工程档案管理体系
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工程档案管理体系范文第1篇
中图分类号：K206文献标识码： A
一、工程档案管理的重要性及特点
一个建设项目通常划分为六个阶段，即可行性研究阶段、策划与设计阶段、报建报批阶段、建设施工阶段、销售阶段与物业管理阶段。每个阶段都会涉及到大量的文件材料，细微的疏忽都有可能为日后的工作带来很大的影响。例如在报建报批过程中，许多政府批件都是相互关联的，如丢失损坏，补办周期少则三天，多则一个月甚至更长。由此可能导致下一个环节的审批延迟、工程整体施工周期延长，造成施工费用、管理费用的增加，给企业带来的经济损失难以估量。因此，要做好工程档案管理，建立详细的存档记录尤为重要。可以说工程档案是建设单位开发策划的前提，文明施工的保障，后续管理服务的依据。
单一独立性，即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。真实性，工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。实用性，工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。
二、工程档案资料的内容
1、工程准备阶段文件
综合性立项文件：项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、调查资料及项目评估研究等材料；项目的方案设计与策划文件资料：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告自然条件地震调查、建设用地钉桩通知单、地形测量和拨地测量成果报告、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书、设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见，规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件等资料；报建报批资料：建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等资料；还有工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2、施工文件
土建工程：主要包括施工组织设计、施工技术交底、施工日志、图纸会审记录、设计变更、材料代用单、经济签证、工程定位测量记录等。施工用原材料、构配件、半成品、成品及零部件的质量证明文件、检验报告及试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；土工试验；商品混凝土质量证明书、配合比及技术交底；建筑结构安全和功能检验抽查、检测记录。基础、主体结构混凝土工程；砌体工程；装饰装修工程；屋面工程；防水工程；隐蔽工程验收记录。技术复核、建筑物沉降观测记录；新材料、新工艺、新设备的运用、事故处理记录。基础、主体工程结构验收记录；分部、分项、检验批工程质量验收记录；给排水、消防、通风、空调等设备安装工程：图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件。施工方案：建筑工程用材料证质量明文件、进场验收记录；管道、阀门强度测试、隐蔽工程验收记录；相关试验、质量事故处理记录；分部、分项、检验批质量验收记录。
3、竣工验收文件
竣工总结、竣工验收：单位工程竣工验收、单位工程质量控制资料核查记录；单位工程安全和使用功能抽查、施工现场管理检查记录；竣工验收移交证明书；竣工验收监督通知意见书；竣工报告；竣工验收报告及质量保修书；竣工备案表、决算书。
4、竣工图
总平面布置竣工图；建筑工程竣工图；结构工程竣工图；装饰工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；室外各种管线竣工图；通风、空调工程竣工图等。
三、工程档案管理存在的问题
工程档案管理过程中涉及到的环节众多，建设单位、施工单位在工程档案管理中普遍存在对档案管理重视程度不够、缺乏专业性管理等突出问题，主要有：
1、意识不到位。工程档案是建设项目的历史记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护的重要依据。每一个建设项目都是一个系统工程，涉及的环节较多，因此产生的档案数量与载体类型也多。如何做好工程档案管理工作，确保工程档案的完整、准确、系统，对整个建设项目来说举足轻重。
2、能力不到位。受市场经济的影响，建筑行业竞争异常激烈，有的建设单位将利润点低的项目进行多重转包；很多建筑公司为降低人工成本，根据自身业务需求临时雇人。由此，造成档案文件材料损毁或遗失，难以补救。普遍存在档案管理薄弱、档案管理人员知识缺乏、知识结构单一等问题，档案管理人员素质不能适应需要，懂工程的不懂档案、懂档案的又不懂工程，管理水平参差不齐，甚至有的建设单位根本就不配备档案管理人员。
3、管理模式不到位。缺乏先进的、严谨的管理模式，没有将工程档案管理纳入整个项目建设管理中，职责分工不明确。虽然很多建设单位配备了档案管理人员，设立了档案室，但仍然采用原始、单一的管理模式。从计算机设备、档案管理软件以及管理模式上远远达不到档案现代化管理的要求，档案信息化管理明显落后。
四、加强工程档案管理的建议
基于工程档案管理的重要性以及当前建设单位档案管理中存在的突出问题，加强建设单位档案管理工作尤为重要。
1、提高管理意识，建立健全制度。采取多渠道、多种形式加强档案宣传力度。明确档案管理在公司管理工作中的重要性，针对项目特点将工程前期策划、建设过程以及竣工验收阶段均纳入档案管理范畴。制定切实可行的档案收集积累、保存利用以及移交归档制度，责任落实到人，实行专人专责。对于缺漏的重要文件材料要件要及时补救，做到不漏掉一个细节，发现问题及时上报并积极处理。档案交接过程中要做好记录，同时完善借阅和归还制度，跟
踪建设工程的全过程。
2、提高档案管理人员业务水平。基于工程档案管理的复杂性及行业的特殊性，需要建立一支高素质的档案管理人员队伍，实行专人负责制。在项目审批、施工、验收阶段均有专人监督，定期对档案管理人员进行业务培训和技能考核，提升综合管理水平，对考核优秀的人员适当给予奖励，稳定档案管理人员队伍，保证档案管理工作的延续性。
3、提高现代化管理水平。充分利用现代化办公设备及档案管理系统软件实施工程档案的现代化管理，提高档案管理效率。重要的审批件和图纸既要进行纸质档案归档保管，又要实行电子档案归档保管机制，同时保证纸质档案与电子档案编号的对应统一，部分工程档案还需要保存视频和影音资料。档案管理人员要积极探索新的管理方式，创新工作方法，拓宽工程档案管理工作领域。
4、建立统筹管理体系。由于工程档案涉及的范围比较广，业务环节比较复杂，要求在档案管理过程中要做到统筹安排，实行网络化管理。项目立项后首先要考虑文件材料的编制工作，要有明确的档案管理制度；项目开工后，要明确文件编制的有关要求，并提供给施工单位，在管理过程中要做到档案的跟踪收集和及时归档，建立档案室、项目档案科、施工档案管理人员三级档案管理体系；在项目验收时，要做好档案的交接和验收，不能有缺项、漏项，真正做到：工程立项、开工与文件编制工作同步，施工进度与文件材料形成同步，项目竣工与文件材料整理归档同步；项目验收与档案接收同步。
5、做好收尾阶段档案文件材料的备案和审核工作。工程收尾并不等于档案管理工作的结束，要及时对工程各阶段的文件材件进行整理、备案和审核，该移交的移交，该归档的归档，做好短期、长期和永久档案的分类和整理工作，方便相关后续工作的开展，同时也为工程建设积累必要的资料和经验。
结语
建筑市场面临激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬已有的优势，部门和企业应重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为企业服务。
参考文献
工程档案管理体系范文第2篇
关键词：档案 工作者 信息化 素质
有人曾说：一个国家如果没有档案，它将失去历史而变成传说。从夏商时期开始，档案就一直忠实地记录着洪纤巨细的社会实践活动和绵亘不断的中华民族文化，发挥着丰富知识、提供参考、支持决策的重要作用。
档案工作与社会生产力发展密切相关。在3500年前的夏朝，最早的档案管理是代表着奴隶制社会生产力水平的甲骨。今天，随着信息技术的跃进式发展，文件产生和传递的方法不断创新，档案管理由以实体为重心进入以信息为重心的信息化阶段，迫切要求档案工作者快速提高档案业务水平和信息技术能力。
一、档案管理信息化的涵义
所谓档案管理信息化是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。准确把握档案管理信息化的涵义，应辨证看待“档案管理”与“信息化”之间的关系。档案是档案管理的基础内容，信息化是档案管理科学有效的重要途径。档案管理信息化的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案信息进入社会交流系统，另一方面促进档案信息与其他社会信息融合使用，广泛地服务于社会。
二、档案管理信息化的挑战
随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，随着电子档案在档案管理工作中得到广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战，
1．档案管理方式的挑战
传统档案管理的载体是纸质、照片、录音、录像等实物，管理的方式是以手工完成档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等工作。其优势是操作技术要求低，劣势是实物保存的环境要求高、档案资源的利用率低。
随着计算机、网络、光盘、缩微、多媒体等现代信息技术的推广应用，档案的载体由过去以实物为载体，变为以电子文件为载体。载体的变化，极大的规避了传统档案管理的弊端，但也提出了新的挑战。一是档案分类的变化。随着社会的发展，传统档案分类逐渐被打破。取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置来划分。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。这就突破了原有分类上的局限，使档案工作人员从繁杂的整理事务中解脱出来，把更多的精力放到收集、深化检索、开发利用、编研等工作上来。二是档案保管上的变化。在信息化电子环境中,档案的载体由纸质介质为主发展到声、光、电、磁等多种形式。这一方面，提高了档案的利用效率，方便了档案的利用，并在网络技术的依托下，利用网络连接、多媒体等传播途径使档案的传播形式更加多样化、生动，使档案在检索的速度和精准性上有了很大提高。但另一方面，信息化环境中互联网具有公开性，因此电子档案容易被非法窃取、复制、篡改，档案的安全问题日显突出，并且电子档案载体受存储介质的影响，使得电子档案载体具有不确定性。
2．知识结构挑战
随着电子传输技术、多媒体技术、数据库技术、语音识别技术等的迅速发展。在新的信息技术环境下，档案管理人员的原有的知识结构也受到信息技术的严峻的挑战。新的科学技术已在档案的收集、存储、分类、查询等工作环节运用。档案管理人员的工作具有了很强的专业性和技术性。这就需要档案管理人员能够与时俱进的掌握好信息化的技术知识和手段，要有针对性地加强电子计算机、电子网络、电子信息加工与存续、纸质文件与电子文件配套管理等方面的知识、技能。
三、提高档案工作者素质的意义
信息技术在档案工作中的发展和运用，使档案工作发生了根本性的变革，彻底抛弃了原有的传统观念。从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变。档案信息化是依赖于通讯和网络的全新工作。档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是档案被动的“管理人员”，而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。
据资料统计，我国档案工作者整体文化水平、技术程度距信息时代的要求还存在不小的距离，在档案专业技术程度上，初级职称占据了绝大多数比例；在信息工具运用能力上由于受各种因素影响，程度也不很高；在思想观念上还没有跟上信息时代的发展。这种状况势必影响档案信息化建设，所以我们大力开展档案资源信息化的同时，更要加强提高档案工作者素质。
四、提高档案工作者素质的途径
全面提高档案工作者的素质,不仅是档案建设和档案发展的客观要求，也是形势发展和社会发展的根本要求。要提高档案工作者的素质，应从以下几个方面着手。
（一）加强思想政治建设
档案工作是一项政治性很强的工作，要加强思想政治建设,主要从两方面着手。首先是政治素质，档案管理人员必须具有明确的政治方向和坚定的理想信念，对党和国家必须具备较高的忠诚度。档案管理人员应该加强马恩列斯理论、经典著作、中国特色社会主义理论和重大方针政策的学习和理解，切实提高自身的政治素养。其次是工作态度。西方成人培训理念认为，态度、能力和知识的改变是提升成人素质的三条必然途径。态度是前提条件。档案管理人员要端正心态，树立吃苦耐劳、默默无闻的奉献精神。
（二）提升职业道德水平
档案工作者在社会分工中担任着特殊职责，发挥着特殊的作用。档案工作者应保持严谨的工作态度，具备维护安全的职业责任感和遵纪守法的职业纪律。
要提高档案职业道德认识，使档案工作者正确认识自己职业的意义和地位，增强档案职业道德情感，深入进行档案职业道德教育。
（三）树立现代化的档案管理理念
在提高认识的基础上，树立起与时代相适应的档案管理观念，是实现档案现代化的核心。树立现代化档案管理理念，首先，就是管理思想现代化。这就要求档案从业人员要有一颗开放的心态，打破固有的思维定势，去学习、吸收不同的管理思想。其次，针对热点难点，开展课题调研。进一步解放思想、开拓创新，认真研究和探索档案工作的新思路、新途径。第三，积极学习先进的档案管理理论。
（四）优化知识结构，提高档案管理者的综合素质
档案管理人员知识结构优化是档案管理现代化发展的客观要求。档案管理是一门综合性的边缘科学，涉及的知识面广。档案管理人员要处理好专业知识与相关知识的关系。档案管理人员应该努力扩充三个方面的知识。一是档案知识，如档案学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。二是综合知识，如计算机、文学、数学、生物学、历史、地理等学科的知识，他们对档案科学管理具有重要意义。三是信息技术，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。
（五）掌握现代化档案管理手段
管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现。掌握现代化档案管理手段，提高档案管理效率和质量，是实现档案管理现代化的重要途径。
档案管理人员要掌握现代化的档案管理手段。首先，学习档案现代管理方法和理论。通过学习和借鉴当代管理学中的科学理论和方法，并在实践中加以运用。其次，掌握先进的档案技术手段。学习并掌握现代化的档案技术手段，并引入档案管理中，以实现档案管理的专业化、信息化。
（六）强化服务意识，拓宽服务领域
档案管理工作者要转变强化服务意识，适应社会需求的变化，从“重管理，轻利用”的传统模式中解脱出来，把档案工作的重心转到为社会发展提供优质服务的轨道上来。变“封闭型”为“开放型”；转变工作理念，从传统的“保管”提升到“服务”的理念。在工作中，要加强并提高档案工作的服务主动性、针对性和及时性；要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度地满足利用者利用档案的需要。
参考文献：
1.连成叶.关于提高档案学研究水平的几点思考[J],档案学通讯,2003(6)
2.夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010(3)
3.王永平,吴尚青.试谈高校档案工作者知识结构的优化与继续教育[J].绥化师专学报,2000(2)
4.李宗春. 论档案学研究的思维方式[J].湖南档案,1995(6)
工程档案管理体系范文第3篇
关键词：地铁 档案 问题 对策
一、地铁工程档案管理的现状
由于地铁工程复杂， 投资大，涉及面广， 而档案工作不被重视，从而造成地铁工程档案资料收集不全， 管理不善， 不能很好的为工程建设提供高效服务。
存在的问题主要包括：
1.工程档案内容不完善：（ 1） 很多单位只注重施工所需的图纸备案， 而忽略了很多可研阶段的调查资料的存储， 例如报批依据 文 件 的 缺 乏 ， 项 目 的 附 属 设 施（ 如停车场、绿化用地等） 资料的不重视， 引进设备文件资料的忽略；其次， 人们往往注重阶段性档案资料的收集， 而忽视了全过程的资料归档， 特别是工程后期的验收， 财务的决算等等， 使得最后造成档案的不完善； 再次， 受传统观念的影响而忽略了很多非纸质载体资料的收集和归档如照片、电子资料等等。
（ 2） 工程档案真实性、完整性不好， 资料质量不高
由于建设单位不注重平时资料的积累， 使得很多资料的可信度降低， 例如一些隐含工程的检查、材料质量的检验， 这些资料往往需要时才补办， 使得资料与实际的情况存在出入， 为工程施工质量埋下了隐患， 同时也为将来地铁运营过程的检修和日常维护带来了困难， 造成不必要的浪费和损失。
（ 3） 工程档案管理人员素质差别大， 流动性强
地铁工程系统大， 涉及范围广，经常是多家施工单位同时进行， 各单位素质参次不齐， 而且施工单位通 常 对 工 程 档 案 管 理 不 够 重 视 ，“重生产、轻档案”的现象很普遍，缺乏受过专业训练的专职档案员，因此一旦项目完工， 人员撤离， 工程资料的整理和归档工作就草草了事， 严重失真。
2.地铁工程档案管理质量问题原因分析
随着国家经济建设的发展， 经济利益成为市场经济条件下企业的主要追求目标， 而工程档案管理需要投入大量的人力、物力和财力，因此不能给企业带来明显的利益，因此， 市场经济的求利性和档案管理效益的滞后性的矛盾使工程档案管理建设落后、管理机制差。其次，由于地铁建设工程庞大， 涉及施工单位多， 企业之间档案共享程度低，使工程资料衔接脱节； 同时各企业内部档案管理人员专业技能差， 流动性大， 从而给工程档案管理带来诸多不便。
二、地铁工程档案管理研究
1、完善各项管理标准和管理办法
为了真正实现从量变到质变的飞跃， 使地铁工程档案更加符合标准和规范要求， 因该明确建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工单位、地铁公司本部及其所属二级单位等各单位在工程档案资料的记录、整理、归类过程所需要完成的工作，使最后形成的工程档案完整， 科学，规范。
（1） 制定各单位归档内容
在工程资料管理上， 除执行国家标准和西安市建筑工程、市政工程资料管理规程外， 还应结合地铁专业的特点细化管理模式， 尤其是制定各子项单位的归档范围。只有明确各自职责， 专业技术人员和资料管理人员才能有章可， 才能从工程建设初期就开始收集相应的档案资料， 确保档案资料的完整性。通过组织各专业的档案管理人员进行讨论、协商，进行修改补充， 从而制定覆盖所有专业的归档范围， 最大限度地满足实际需求， 使专业人员能够有一个清晰的思路和模式， 以提高工作效率和归档质量。
（2） 细化分类编号
科技档案的分类编号既要体现档案专业的特色， 还要体现各个专业的专业特点。在分类科学合理的前提下， 编写的档案号不能是案卷题名的简单的罗列。档案的分类编号方法应该充分体现地铁线别和专业的特点， 应满足信息时代的快速检索和数字化的需要。特别是地铁在建设和维护过程中新增的许多资料，必须及时进行收集、归档， 这样各级档案管理人员才能在编号工作中对号入座。科技档案的编号应由种类号、项目号、属类号及案卷顺序号组成，为使编号合理科学有效， 应避免过多出现案卷流水号。这样可以保证资料归类合理， 检索快捷， 减少重复劳动。以工程档案为例， 在项目号中用地铁的标段代号加以区分，这样地铁工程在各个施工标段的竣工档案就能完整地体现出来。这就要求编制者不仅要熟知地铁总的专业划分， 更要了解每个专业特点及其相关信息，及时更新补充专业代号， 比如在工程档案的项目专业中， 我们及时添加了市政、地面绿化等项目代号。（3） 提高竣工档案的质量竣工图是竣工档案的主体部分，是工程建设完成后的真实写照， 是工程维修管理改建扩建的凭证及依据。因此， 竣工图必须真实反映工程实际， 然而真正做到竣工图真实准确并非易事， 它需要施工单位、监理单位和建设以及设计单位的共同努力。
（4） 工程档案管理的信息化
地铁工程档案是城市现代化建设和发展的见证， 它反映了社会活动的原始信息资源， 在社会经济发展中的重要地位已经越来越引起人们的高度重视。因此， 地铁工程档案管理工作的现代化也日趋紧迫。采用信息化手段， 实现档案整理、归类、编目和检索等工作的自动化， 推动传统的档案管理技术和方法的变革，使之能更好的服务与工程建设：一方面， 利用计算机将工程档案的信息电子化。把工程项目档案的整理内容及卷内目录输入电脑， 使纸质档案成为信息档案， 更具有可读性和实用性， 易于利用者准确查询相关材料， 提高提供利用效果。另一方面， 通过计算机的文字处理功能，可以采用多种形式的存储方式 如年代、内容、项目名称、项目类别等等。加强工程档案的搜索功能， 为用户提供更快、更方便、更完整的服务。
2、建立约束体制， 促进工程档案的完善
要确保地铁工程档案的完整、准确，必须从管理机制、企业行为上予以约束。运用经济手段进行制约，例如： 在合同中明确约束内容， 当施工单位移交完整、准确、系统的工程档案， 建设单位接收档案的主管部门在验收竣工结算时签署结论及意见后， 才对此工程进行决算， 以确保施工单位重视档案工作， 保证地铁工程档案整理、归档的质量。
3、建立完善的管理制度和监管体系
建立完善的地铁工程档案管理制度， 对各个环节、各道工序档案资料的形成作出明确规定。将档案管理工作形成要约， 列入相关合同， 使档案收集工作提前介入， 对档案材料实行超前控制。档案职能部门应加强对地铁工程档案工作过程的监督和指导。明确各参建单位工程档案管理部门的职责， 抓好地铁参见单位档案人员的培训， 培养专业档案管理人才， 对档案的形成过程进行全程监控、指导，严格落实竣工验收制度。
结论
地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要环节， 其工作内容涉及到各个专业技术部门， 只有不断加强建设、施工和监理单位的重视程度和管理水平， 才能保证工程档案的完整性、准确性， 为地铁建设和今后的维护提供有力保证。地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要环节， 其工作内容涉及到各个专业技术部门， 只有不断加强建设、施工和监理单位的重视程度和管理水平， 才能保证工程档案的完整性、准确性， 为地铁建设和今后的维护提供有力保证。
参考文献
〔1〕谢颖浅谈地铁工程档案管理中存在的问题及对策。四川档案2006. 06
工程档案管理体系范文第4篇
关键词：档案管理 存在问题
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
一、我国工程档案管理存在的问题
⒈档案意识淡薄
由于我国尚处于现代化建设的初期阶段，很多的方面都需要继续进行完善，很多施工企业对工程档案管理的重要性认识不到位，重“施工生产、轻档案管理”的现象普遍存在，没有形成既要抓好工程施工也要搞好工程档案的责任意识。工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工。可是不是所有的施工企业都能够遵循这一原则，有的即使将其列入工程日程，也未能与工程施工同步；有的技术人员，把资料的收集整理看作是额外负担和份外之事，往往采取应付和凑合的态度。在一些工程项目中，平时不重视工程档案和内业资料的收集和整理，一旦得知建设单位或城建档案管理单位要来检查，就搞突击、补资料，临时抱“佛脚”；有的施工单位对档案管理人员反映的问题未能引起重视，对其工作的支持力度不够，使工程档案的收集、整理和日常管理工作处于被动局面。
⒉人员设备不足
这是一个普遍存在的问题。现在施工企业工程档案的管理体制一般分为三个层次，一是集团公司档案管理部门，二是子公司档案管理部门，三是工程项目资料室。就前两个层次来讲，目前的问题是人员较少，库房拥挤，设备陈旧。有的单位甚至因为档案无库房存放，不得不堆放在地上，影响了档案的安全。有的档案部门使用的计算机是“退役”的，运行速度慢，不利于工作的开展。对工程项目部来说，一般都未配备专职人员管理工程档案，而是由项目经理临时指派缺少档案管理知识的人员兼职，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在技术人员手中。由于工作繁忙，人员调动，个人保管不善等多种原因，有时宝贵的原始资料也就随之丢失或毁损，比较突出的是一些声像资料散失较多，非常可惜。
3.归档时间滞后
对一个工程项目而言，工程竣工以及工程档案资料的移交，一般分为三个部分，一是工程项目部把在施工过程中形成的竣工资料向本单位（子公司）的档案管理部门移交，移交内容按事先规定的范围办理；二是工程项目部（指挥部）将施工过程中形成竣工资料向建设单位（发包单位、业主）移交，再由建设单位移交城建档案管理部门，移交内容按国家有关归档范围进行；三是工程项目部（指挥部）按归档范围，将一部分工程档案移交给集团公司档案管理部门。《城乡规划法》规定：建设单位应当在竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料。现在的问题是档案移交工作普遍滞后，向建设单位（发包单位、业主）的工程档案移交相对较好，而向城建档案管理部门的移交工作则严重拖后。有的工程甚至竣工已经数年，工程档案仍未能移交。城建档案部门虽然千呼万唤，但由于缺乏有效的措施和手段，归档难的问题始终没有得到解决。这种状况使企业不能即时有效地利用宝贵的信息资源，不利于推进技术进步和提高竞争能力，不利于维护企业的合法权益。
4.档案质量欠佳
按规定，档案资料应做到图物相符、数据准确，填写、审批、签章手续要完备，不得擅自修改、伪造和后补，应达到完整、准确、系统符合归档要求。可目前工程档案管理的实际情况相对于有关规定的要求尚有相当大的差距，主要表现在：原始资料填写得不完整、不及时；对竣工资料不按规定进行整理；部份归档资料不具有完备的法律手续，应该提供原件，但只有复印件；个别项目还有弄虚作假现象，等等。
二、强化工程档案管理的工作对策
1.提高认识，加强对档案工作的管理
要搞好工程档案工作，必须充分认识工程档案的作用，尤其是要强化企业领导和广大技术人员的档案意识，使他们认识到，工程档案是国家基本建设项目档案和科技档案的组成部份，是建设经验的积累和宝贵的技术储备，是国家和地方进行建设规划的基础和实施有效管理的重要依据，也是一切建(构)筑物进行维修、改建、扩建和进行防灾、抗灾、减灾以及战争破坏后恢复重建的重要依据。充分利用工程档案这个宝贵的信息资源，也可以促进施工企业的技术进步和经济效益，维护企业的合法权益。
2.增加投入，配备必要的人员和设备
为了保证工程档案工作的正常开展，应按照《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》等有关法律法规的规定，配备能够保证档案资料安全的库房和设备；库房内应当保持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全措施。
要设置与工程档案资料工作任务相适应的机构，配备档案管理人员，形成一个从上到下的档案管理网络。对档案人员不能临时指派、随意调动。如要变动，要做好交接工作，以便前后衔接。
针对大中型项目工程量大，资料数量多，施工时间相对较长的特点，要配备经培训合格的专职档案人员，并做到“三参加”，即档案人员应参加生产调度会或工程例会，参加工程安全质量检查，参加工程验收，使档案人员了解工程动态，及时收集、整理原始资料，保证档案资料的收集整理与工程施工同步进行。
3.采取措施，提升档案人员素质
工程档案人员的工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，除必须具备良好的政治思想素质外，还应具备一定的土木工程专业和档案专业知识，如应熟悉档案工作法律、法规，城建档案规定、标准；能看懂土木工程施工图；了解各种建筑结构施工技术和方法；熟悉工程建设档案的内容、范围，掌握工程档案收集、编制和整理的方法；了解文秘知识，熟练使用计算机等等。因此，对从事工程档案工作的人员，必须选用适当，进行严格培训，经考核、考试审查合格，取得上岗证后才能上岗工作。不能随意抽调无岗位合格证的人员从事档案资料工作。
同时，还要加强对档案人员进行责任心、事业心和档案技能教育，为他们创造业务学习、培训交流、观摩讨论的机会，提高业务水平，提升档案人员素质。
4.规范管理，进一步建立和健全相关制度
随着建筑市场的发展，工程建设活动的增加，国家先后制定和了一系列档案和与工程档案有关的法律、法规，初步形成了建设档案管理法规体系，覆盖了工程档案工作的主要方面和主要环节，使档案工作有法可依，有章可循。
但就施工企业内部来讲，虽对工程档案工作有了一些具体的规定，但不系统、不完善、不精细，例如，有的企业对内部各层次档案部门的管理范围不够明晰；归档内容、时间和流程不甚明确；考核体系和办法不具体，等等，影响了档案工作的开展。因此，施工企业应进一步建立健全工程档案及内部资料的形成、积累、整理归档制度，明确“分级管理、科学收集、统一归口、定向移交”的具体操作程序，出台工程档案的考核与奖惩办法，使施工企业的档案管理工作真正做到有章可循，有序进行。
5.严格要求，加强对档案工作的指导与监督
工程档案管理是一项非常具有专业性的工作，必须具有较强的专业技能才能胜任，而且在工作中难免会遇到这样或那样的问题，因此，城建档案管理部门应定期或不定期地对施工企业档案工作进行检查与指导。在工程开始时，要提出形成档案文件的技术标准与要求；在工程施工阶段要进行检查，对出现的技术性问题，要及时进行回答和示范，并提出整改意见；在竣工验收阶段，要指导企业按照工程档案分类、质量和整理规范，进行归档立卷，并督促企业按时移交工程档案。对于企业内部存在的档案整理时间相对滞后及档案质量不合格等的问题，要通过建立档案管理责任制，做到“三纳入”，即将档案及内业资料的形成、积累、整理、归档工作，纳入到工程计划安排中；纳入到有关部门、工程项目部的职责范围和相关人员的岗位责任制中；纳入到有关人员的绩效考核和职务评聘办法中，形成职责明确、奖惩分明的档案管理激励约束机制，把施工企业的工程档案管理工作提高到一个新的水平。
参考文献：
何淑芳;关于稳定施工企业档案人才队伍的思考[A];齐鲁档案论坛——山东省档案学会2008年学术年会会刊[C];2008年
工程档案管理体系范文第5篇
关键词：档案管理；大集团企业；管理体系
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）2-0072-02
F集团有限公司成立于1980年，是与特区同龄的总部经济企业，是某市目前仅有的两家总部经济企业之一。从成立之初的3 000元起家，最初的5人房地产经理部开始，到2010年底，F集团以房地产开发为主，以住宅地产、商用地产、物业管理服务、国际化教育配套、公益性生态环境建设、汽车贸易销售、创意文化传播等多元化全面发展的全价值链，形成房地产开发、金融投资业务、文教旅游业务、城市综合服务业四大业务板块，发展成为一家多元化控股企业集团，拥有资产总额550亿元，净资产250亿，员工总数超过5 000人。
随着资产规模不断发展壮大，市场上多元化的战略机遇层出不穷，F集团下属企业数量日益增多，到2013年止，拥有超过80家控股或全资子公司。但是由于发展迅猛、组织架构过快膨胀，内部来不及配备像样的档案管理工作队伍，仍停留在相对随意性和粗放化管理，导致了尽管集团总体上步入高速发展成熟期，而在档案管理方面则相去甚远。在现代企业管理下集团公司档案管理工作指的是集团公司档案的宏观管理和档案业务的内部微观管理。本文着重于构建集团公司的宏观管理体系。
1 F集团档案管理体系构建的总体目标和管理架构
1.1 F集团档案管理体系的总体目标
根据不同企业所在行业特点及发展程度不同，通过对F集团档案管理现存问题的综合分析，借鉴先进企业档案管理经验，结合F集团未来发展规划，我们提出了档案管理的总体目标：建立F档案信息中心，高效安全利用信息资源，力争一级甲等管理标准。
1.2 F集团档案管理体系的架构及主要内容
根据已经制定的档案管理体系的总体目标，结合F集团档案管理现状和特点，在综合评估适应未来管理需要的各项管理制度的基础上，提出了档案管理体系的架构及其相关内容。
1.2.1 体系组织架构
集团下属各分公司设专门档案管理员，每个管理员负责不同的管理工作。
1.2.2 管理职责定位
集团档案管理员：以编章定规、监督检查、指导服务为主，分类整理以集团名义发文呈文的所有资料及被委托档案。
下属公司档案管理员：分类整理档案，统筹指导分支资料员，参照集团规范编制细则，接受集团档案室监督指导。
分支兼职资料员：收集、简单整理资料，登记台帐，定期移交档案室审核入库。
1.2.3 管理模式与主要业务流程
①管理模式：统一领导、分级管理、统一方式、定期报备。“统一领导”是指集团档案室负责履行集团档案工作的宏观管控职能。“分级管理”是指以公司为单位实行档案集中统一管理；由于公司的所有制、规模、管理形态及经营范围的不同， 可以建立自己的档案管理机构， 也可以委托集团公司档案室集中统一管理。“统一方式”是指“集中统一管理”的形式统一化；即由集团统一制定档案管理制度和相关标准，各子公司根据本单位实际情况，制定档案管理办法或细则；参照集团的档案分类方案示范文本，编制档案分类方案；与集团统一管理方式，如统一呈批文件台帐，或购买同一档案管理系统进行数字化管理等。“定期报备”是指定期将本公司档案管理信息上报集团备案。
②档案宏观管理流程如图1所示。流程描述了文件资料从收集、整理直至审核、入库的归档过程。
③F集团档案管理相关配套管理政策。为保证体系顺利运行，还需要一系列配套的制度支持和完善该体系，包括档案工作责任追究制度、文书档案管理制度、基建管理制度、专业档案管理制度、声像档案管理制度、档案归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案查阅、借用制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度、档案库房管理制度等，还要编写业务规范，如文件档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案管理应急预案等。
2 F集团档案管理实施方法和步骤
①摸底调查，目的掌握企业档案的具体情况。包括档案载体的基本构成和通常流向、常规业务档案、行政管理类档案及涉及商业机密的技术档案等门类，以及相关管理人员的流动频率等基本情况。
②考察学习，借鉴经验。由集团领导带队，档案相关人员参加，到档案管理水平先进的企业学习。
③召开集团档案知识普及培训，着重增强全公司特别是高管的档案意识。可内训，也可邀请外聘老师。
④成立集团档案工作领导小组，隶属于集团档案室管理，小组配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人员变动情况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，细化管理程序，为各公司档案人员提供一个经验交流的平台和机会，每年开展经验总结、学习交流、外出学习等活动，增进档案同行的互相了解、沟通，共同提高管理技能和水平。
⑤编制“档案管理体系人员名单”台账，并根据人员变化情况随时调整，不间断地保持与各单位有关人员的业务联系，随时解决他们遇到的各种难题，使档案在所有的企业中能够有人管，确保日后与集团总体发展同步、不滞后，及时准确记录集团发展的每一个足迹。
⑥定期召开档案工作例会，搭建沟通信息、互相协调的平台，及时发现、提出问题，展开讨论，商定对策。
⑦完善的档案管理制度和业务规范，编写集团档案管理工作指南。结合档案工作实际，根据《广东省企业档案工作规范测评标准》要求，参考档案局的《房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》、《市政工程竣工档案验收整理指南》、《机关文书档案归档范围和保管期限表》等业务指南，建立一系列相应的档案管理制度，从制度上明确规定文书、基建、设备、声像等档案的归档范围和要求。同时把集团公司文件的形成、积累、归档纳入工作程序中，纳入工作计划管理中，纳入有关人员的岗位责任制中。完善动态管理，落实奖惩工作，确保集团公司档案材料的完整，更好地为集团各项业务开展服务。
⑧根据新规范标准，选取时间节点，回溯调整历史文档，严格要求新生文档。
⑨进行档案软件需求调查、分析评价确定功能、筛选所需档案软件；选取试点实施档案软件信息化，逐步推广。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程、设备档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目、设备的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。集团档案管理人员对归档文件进行明晰化、系统化的梳理，在做好集团文件分类的基础上，实现以某个知识为主题，分析与其他知识在横向上纵向上的关系，将归属于不同分类的档案在逻辑上组织和联系起来，充分实现档案资源的共享。
⑩主动邀请档案局领导视察，为集团档案室申请评级做准备。
3 实施保障措施
①加强教育与宣传力度，做好全面动员工作。推进集团公司档案管理是涉及集团全局的系统工作，是贯穿从管理层、到各职能部门和业务部门、直至相关一、二级子公司的全员性的工作，需要全员参与，所以在集团内部加强全面档案管理的宣传力度，对档案管理的重要性、必要性进行大力宣传，强化全体员工的档案知识教育和培训工作。
②集思广益，广纳良言，保障信息畅通，不断完善档案管理的过程。档案管理是一个持续，不断反馈，不断完善的过程，是一个动态的循环机制，只有开始，没有结束，在实际工作中会随集团业务的变化而接触到不同的行业，因此需要良好的沟通渠道，上下通达，及时调整或编制新的档案管理规定和要求。
③加强档案管理专业人才队伍建设，不断提高档案管理的专业化水平。由于集团业务繁杂，涉及行业广泛，所以不仅要求档案人员是档案管理的专业人才，还应是了解企业多方面知识的通才。只有掌握了相关行业知识，档案人员才可严把质量关。
④严格责任、强化执行，加大考核力度，建立考核问责机制。为确保档案管理各项制度落到实处，将档案管理绩效与岗位职责、责任追究制度相结合，将工作考评与档案管理挂钩，建立一套科学有效的评价和激励机制，以保证在员工内承受度下顺利实现。
⑤强化档案管理与其他业务管理体系的有机协同。档案管理体系并不是孤立的管理体系，很难将它单独模块化，它是一项涉及各项管理活动的系统工程。因此，这项工作虽然由集团档案室负责统筹推进，但是要将其渗透到各个管理层级、各业务管理岗位的具体业务管理者工作中去，融入到集团的整个管理系统中去。作为集团档案管理者，必须扩宽管理视野，及时更新知识结构，扎根集团各行业档案工作中，努力探索完善档案管理体系结构，实现集团档案信息价值的最大化。
参考文献：
[1] 王伟新.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社，2004.
