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关键词:低碳采购;绿色采购;环境管理;供应链;饭店
中图分类号:F273 文献标识码:A 文章编号:1008-2972(2010)06-0108-04
一、引言
企业采购的材料和产品在企业生产系统的各个阶段均会对降低环境冲击产生重要影响(全球环境管理倡议,GEMI,2001),故而企业环境管理的有效策略为将环境管理与采购管理结合起来以促进环境管理技术的传播,这是企业提高环境绩效(Robert Handfiel,Steven v Walton,et al,2002)及获得真正的竞争力(GEMI,2001)的有效途径。
尽管饭店采购从传统采购过渡到绿色采购已经经历了一场采购范式的革命,然而,现行的绿色采购由于仅仅关注所采购商品或服务在使用、加工、替代过程中的环境影响,而未能将诸如生产、运输、消费、(废弃物)分解等环节纳入管理范围,因而使采购管理缺乏系统性而难以真正全面满足饭店对经济利益与环境保护的双重需求。这一问题的出现呼唤饭店环境管理的深化,并由此催生出一种更为先进的采购过程和模式的问世。2003年,英国提出了低碳经济,它为包括饭店业在内的诸多业态指明了一条新的企业绿色管理途径。近年来,国内外一些学者开始了低碳经济与低碳物流概念的讨论,这些讨论带给人们诸多启示,并进一步导致了最近(2010年上半年)一个崭新概念――饭店低碳采购管理的出炉。从理论上讲,低碳采购将开启新的饭店管理理念、文化、环境、过程,并将引发经营管理人员行为模式的变迁。
为进一步推进绿色饭店创建及绿色采购工作,厘清饭店低碳采购管理的概念、内涵、模式、必要性与可行性以及实现途径等问题已经正当其时。饭店的低碳采购不仅是绿色采购的延伸,它更是一种管理和商业模式的创新。通过构建饭店低碳采购管理这一更为系统的绿色采购管理机制,既可降低饭店的总体采购成本,又可降低采购过程和供应链中的总体碳排放。有理由相信,这一新型的采购管理方式将成为未来饭店业采购的发展方向,同时,饭店低碳采购管理的普及将使饭店业真正获得一种可持续的、环境友好型的和资源节约型的经营之路。
越来越多的研究者已经涉猎有关饭店绿色采购问题的研究,并且在本领域已经有一些典型的研究成果问世。这些研究成果给我们带来诸多启示。然而,随着世界饭店业的快速发展,饭店绿色采购所依存的环境已经发生了多方面的变化,因此,有必要来评估及重新审视现行饭店绿色采购的现状及问题以便找到应对变化的对策。不仅如此,现有的相关研究成果大都以国外的饭店业为研究对象,鲜见针对中国大陆饭店业的相关研究报道。对中国大陆饭店业的低碳采购管理进行探索性的研究,有利于饭店业实业界和学术界加深对这一新型采购管理模式的认知和理解,推动饭店低碳采购管理在国内的实施和普及,同时推动相关学术研究的繁荣。当然,中国饭店业的低碳采购管理的实践和研究对世界饭店业的低碳采购管理的实践和研究也将会具有一定的参考价值。
二、饭店低碳采购管理
尽管已有学者就绿色采购和低碳饭店提出了不同的定义,并且已经达成了一定程度的共识,然而“饭店低碳采购管理”的定义直到2010年才由洪文艺提出。在他看来,“饭店低碳采购管理”要求饭店在采购设备、物资、食品时,既要关注商品的质量价格,又要关注所购商品在生产、运输、使用、加工、消费、降解等过程中的碳排放,在综合比较权衡中作出既有益于饭店提高经济效益和服务质量、又有益于环境保护的选择。这一定义较好地把握了饭店低碳采购管理的核心内容,本文采用这一定义。
通过将饭店低碳采购管理与绿色采购管理进行概念对比,可以清晰地了解两者的差别。绿色采购管理在供应链管理中考虑环境因素并作出环境保护努力,有利于资源的再循环、再使用、材料的替代使用和废弃物的减少。当我们选择所关注的环境因素对两者进行比较时,会发现在低碳采购管理与绿色采购管理之间存在着明显的差异:对于前者,各个环境因素均被考虑;而在后者,诸如生产、运输、消费及降解等因素并未涉及(见表1)。比较显示,低碳采购管理比绿色采购管理具有更高的系统性、生态性、技术性。
三、饭店低碳采购管理的模式
传统的饭店采购管理流程一般由5个步骤组成:制定采购计划;比较商品的价格和质量;选择采购方式;商品验收、入库和使用的动态管理;总结、修正并制定新的采购计划。“饭店低碳采购管理”的方法是:对应传统饭店采购管理的全过程,在每一个环节(步骤)上实施不同内容的“低碳干预”。即:考虑饭店的环境绩效和减碳目标;比较商品的碳排量;选择低碳排量的采购方式;对商品库存和使用的碳排放进行动态管理和监测;对结果进行总结、调整和修正并制定新的低碳采购管理方案和目标(如图1所示)。干预的结果是:饭店通过自身的低碳采购努力达到减排的目的,并不断提高饭店的整体低碳管理能力和环境绩效,使饭店业为全社会的减排和环境保护作出应有的贡献。
四、饭店低碳采购管理的必要性与可行性
1 必要性
(1)在气候、环境、能源、人口等世界性的问题不断加剧之时,国际饭店业的可持续发展问题越来越受到广泛的关注,注重环境意识、实施环境管理、实现饭店业的可持续发展已成为共识。饭店低碳采购管理是深化饭店环境管理、实现饭店业的可持续发展的必然选择。
(2)中国的人均资源能源拥有量低于世界平均水平,但消耗量却远远高于世界平均水平,且又处在经济快速发展的阶段,人口问题、资源问题、环境问题和发展问题相互交织。传统的发展方式,不仅中国的国情不允许,全球的资源容量也难以承载。因此,饭店业有必要采用低碳采购来降低资源的利用以为国家的资源节约作出贡献。
(3)“全球环境管理倡议”通过研究发现,企业所采购的材料或产品对于企业产品生产系统的各个阶段减少对环境的影响均会起到重要的作用。因此,饭店企业为降低环境影响,有必要通过低碳采购来对材料和产品的采购流程加以干预。
(4)绿色采购的有效实施直接决定了供应链的整体绩效,通过绿色供应链管理,包括绿色采购管理可以使企业获得真正的竞争力。饭店低碳采购管理是对现行绿色采购管理流程的革命性再造,饭店企业对
自身真正竞争力的持续追求使得低碳采购成为必然。
2 可行性
同传统的饭店采购比较,低碳采购管理具有“新颖性”、“生态性”、“经济性”、“政治性”、“文化性”等特点,这些特点使得它本身具有很高的可行性。
(1)新颖性。低碳饭店及低碳采购管理均是新生事物,前者以饭店的资源节约性和环境保护性为特点,后者则表现为一种新的采购模式;前者是目标,后者是手段。全球低碳经济浪潮的兴起预示着低碳采购管理在低碳饭店创建的热潮中可能发挥重要的作用而获得较大的成功。
(2)生态性。饭店低碳采购管理最大的特点是低碳排放。饭店要么通过购买低碳材料、商品,要么鼓励提倡消费者的低碳消费行为来实现低碳排放。饭店低碳采购管理最直接的目标便是通过供应链干预来从源头上和全过程降低饭店运营中的碳排放,降低环境冲击。这一环境价值取向顺应了国内建设和谐社会、践行科学发展观以及建设生态文明的潮流,必将受到普遍的欢迎和重视并走向成功。
(3)文化性。饭店的生产经营是一种生产方式,饭店产品与服务的消费同时又是一种生活、消费方式,饭店的低碳采购管理涵盖了从生产到服务的各个环节。因此,从某种意义上讲,饭店低碳采购管理实际上是在营造一种新的采购文化、管理文化、服务文化和消费文化。这一文化营造恰好契合了国家对新型旅游文化的弘扬,更具体地说,它是对中央政府于2009年大力提倡“低碳旅游方式”的一种管理响应。文化上的融通可以使饭店的采购部门借助政府对低碳消费文化底蕴的主导式夯实,消除或减少推行低碳采购管理的文化壁垒,培育饭店低碳消费的客源市场。
(4)经济性。采购是饭店运营和成本控制的薄弱环节,同时也是非常关键的环节。饭店低碳采购管理瞄准所购买的产品在生产、运输、使用、消费等方面的经济性,这实际上有助于节约采购成本。降低能源消耗和浪费,有利于饭店企业降低生产经营成本,提高经济效益。显然,这一经济性特点本身便可充分调动饭店业主从事低碳采购管理的积极性。
五、饭店低碳采购管理的实现途径
1 政府创建低碳化的政策体制环境
低碳经济是为了应对全球气候变暖,稳定平衡全球生态系统而提出的。人类是全球生态系统的调控者,具体到一个国家或地区,政府往往是该地区生态系统的主要调控者。企业固然应当承担一定的环境保护社会责任,然而,在环境体制尚未制定和完善以及各种环境机制尚未有效运行,特别是当饭店采购部门的经理认为环境管理的成本高(如认为循环使用意味着不经济等)的情形下,企业的环境行为特别依赖于政府环保政策的引导。当前,中国饭店业低碳化目标的实现,首先离不开包括饭店采购的低碳管理在内的饭店自身的低碳化管理。但仅有饭店自身的努力是不够的,政府鼓励性、引导性政策的出台,公平、合理的协调机制的建立是实现饭店低碳化管理的不可或缺的政策体制环境因素。引导性政策可以使饭店企业明晰努力的方向,鼓励性政策可以激发和调动饭店企业实施环境管理、推行低碳采购管理的潜能和积极性,而合理的体制、机制则可以有效地协调各个阶层和部门实施低碳管理的社会责任。
2 饭店业主及管理者树立低碳理念
高层领导的环境意识是企业绿色采购的动力。国外的实践表明,采购部门及采购经理已经在环境管理中发挥着比以往更为重要的作用。一般来讲,在没有强制性和奖励性措施的情况下,中国饭店企业主动实施低碳管理的可能性较小;而企业缺乏环境意识和低碳理念指导的低碳行为,可能会脱离可持续的发展轨迹和失去正确的发展方向。因此,中国饭店业加强环境绩效、实施包括低碳采购在内的低碳管理的直接动力,往往来源于饭店业主和管理者所持有的低碳理念和他们对饭店环境绩效的不懈追求。
3 选择专业化、集约化的低碳采购方式
由于单体饭店所占比例大,个体采购规模较小的原因,中国饭店传统的采购方式一般以购买式(临时性)采购、比较式采购、招标式采购等方式为主。前两种方式常使饭店采购方在市场交易中处于被动和劣势的状态,招标式采购一般只适用于四、五星级的饭店,更多的中小型饭店无论国营还是民营,一般不会采取开招标会的形式来进行采购。即使是招标式采购,也多以成本和质量为主要追求目标,对环境因素考虑得不多。低碳采购管理对饭店采购方式提出了新要求,其中,委托式采购、网络式采购、集团式采购等专业化、集约化的采购方式有利于饭店采购管理的低碳化,其中,委托式采购是指饭店将采购业务委托给专业的采购公司,并对采购公司提出低碳要求和低碳管理目标;在网络式采购中,饭店企业采用“绿色+资本+网络”这一低碳经济发展模式,通过“绿色”、“资本”、“网络”这三大抓手,可推进中国饭店业实现以环境与经济协同发展为导向的采购流程战略转型;集团式采购,无论是若干个单体饭店组成采购联盟或联合体,还是饭店集团或饭店管理集团的统一采购,均能以集团的优势来提出低碳管理的目标诉求,以达到提高饭店环境绩效的目的。
4 从有关研究机构获得技术支持
尽管低碳理念在全球已经得到了普遍的认可,但各领域、各行业有关低碳技术的研究正处在不断的探索和修正之中。专业技术往往依赖于专业机构的研究,饭店业只能从有关组织和研究机构那里获得专业的低碳技术支持。当前,欧美和日本等发达国家相继推出了在有关商品贴上“碳标签”的做法,中国的一些企业也已经开始了贴“碳标签”的尝试。但由于饭店采购的商品涉及的行业和品种特别繁多而且复杂,因此较为成熟的饭店采购管理的低碳技术,特别依赖于有关环境组织和饭店协会等机构的权威。
5 提供低碳采购管理的专业人才队伍保证
低碳采购管理对饭店采购人员提出了新的要求,专业化的低碳采购管理人才必须做到:掌握丰富的低碳知识和生态学基本知识;有较强的环境意识、良好的环境伦理道德和较高的环境责任感;有追求平衡的心态和工作技巧,即在追求饭店经济效益和环境绩效的平衡以及饭店整体和谐的大前提下,善于追求商品价格与质量的平衡,追求成本与效益的平衡,追求采购成本与服务质量的平衡,同时保持采购人员心理的平衡。只有同时具备了相应的知识、意识、伦理、道德、意志和情商的人才队伍才能为饭店低碳采购管理提供坚实的人力资源保障和智力支撑。
六、结语
在经济全球化的今天,企业迫于各方面的压力和自身的责任承担,已经不可能无视环境问题的存在。事实上,许多跨国公司都已经认识到环境管理的重要性并开始将其付诸实施。同时,有关“低碳”的研究也正在成为国内外饭店业研究的热点。饭店环境管理应当注入低碳经济的理念,以推动绿色饭店的创建从理论到实践的双重转型升级;具体到饭店绿色采购,则是推动饭店低碳物流在更广的领域、更深的层次与上、下游企业的低碳管理进行有机的结合。
关键词:互联网(Internet);信息化采购;购管理
中图分类号:F426.22 文献标识码:A 文章编号:1007-9599 (2011) 18-0000-02
Procurement Management Changes under the Information Technology
Li Xiaoguang1,Deng Caifeng2
(1. China Petro Kunlun Gas Co.,Ltd.,Beijing 100101,China;2.Dagang Oilfield Company,Ministry of Foreign Cooperation Project,Tianjin 300280,China)
Abstract:Today the world has entered the information age,information technology,accelerate the transformation of traditional business concepts and business management has a huge impact on survival of the business opportunities but also challenges.Production and procurement as a very important part of overall business activities of enterprises is essential to improve efficiency,so the corporate purchasing management,information technology procurement of modern enterprises is undoubtedly inevitable trend of development.Information technology will be the premise of the article discusses the management of the Internet environment,changes in procurement process.
Keywords:Internet (Internet);Informatization procurement;Purchase management
20世纪90年代以来,随着信息技术的高速发展,全球化信息系统逐步形成,当今世界已经从以机器和原材料为特征的工业时代,进入了以计算机和信息技术为特征的信息时代。原有的采购管理模式由于信息沟通不及时、质量控制难度大、协同管理效果差等缺陷越来越不能适应激烈的市场竞争,开始探索能够提高企业竞争力的新型采购管理势在必行。信息技术的加速变革对企业传统的经营观念和管理模式产生了巨大的冲击,使企业生存面临机遇的同时也面临挑战。采购作为企业生产的一个非常重要的环节,对企业整体经营活动效率的提高至关重要,因此企业采购管理的信息化无疑是现代企业采购发展的必然方向。
一、信息技术催生新的采购管理模式
所谓采购管理,是指为保障企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动。Internet出现以前没有有效的工具帮助企业进行实时信息共享和协同,企业与供应商沟通的手段和工具相对落后,大部分采用电话、传真等传统方式进行信息交流。由于信息不能及时传达,导致企业的采购效率低下;对质量和交货期进行事后把关,采购方很难参与供应商的生产过程和有关的质量控制活动;同时,供应商因为信息获取不及时,反馈速度很慢,进一步影响了企业自身对生产和市场的反应速度,增加了企业风险。面对这种情况,信息技术的发展迅速催生了新的采购管理模式――电子采购管理。
随着计算机、网络、通信技术的快速发展和Internet的普及应用,各个行业传统的作业模式和固有的商业格局被迅速改变。信息技术不仅在传统的招标行业中得到应用,而且催生了一种全新的采购管理模式。企业在基于Internet环境下的采购是通过电子商务,利用互联网信息技术来实施的,即电子采购。电子采购旨在利用互联网信息技术,寻找、管理合格的供应商和物品,随时了解市场行情和库存情况,编制采购计划,在线采购所需的物品,并对采购订单和采购的物品进行在途管理、台账管理和库存管理,实现采购的自动统计分析。
二、采购管理的发展历程
简单地说,采购就是企业购买生产和生活所需的物资。它包括提出采购需求、选定供应商、谈妥价格、确定交货及相关条件、签订合同并按要求收货付款的过程。在Internet出现以前,传统的采购方式主要有招标采购、比价采购、询价采购、议价采购、定价采购和公开市场采购等几种。随着采购管理水平的提高,采购的管理更加科学化,采购又发展出订货点采购、MRP采购、准时化采购、供应链采购等技术。
尽管传统采购仍然在企业生产中扮演着极其重要的角色,但是随着时代的发展,这些优势逐渐显现出不足的一面,主要有以下几点:
第一,信息共享程度弱,使传统的采购过程表现为典型的非信息对称博弈过程。传统的采购活动中,采购方为了能从多个相互竞争的供应商中间选定一个最佳的供应商,往往会保留一些私有信息作为权衡的筹码,而供应商为了保证与其他供应商之间的竞争优势也会隐瞒一些自己的信息,这样就会造成供需双方信息沟通的不畅,最终影响采购的顺利进行。同时,传统采购操作过程一般采用电话作为信息沟通的主要手段,采购过程缺乏文字记录,因此也不利于信息共享和失误追溯,给事后查询和分析造成不便。人为参与环节多也会因为人的主观性给信息沟通造成不利影响;
第二,质量控制难度大。传统采购模式中采购方很难参与供应商的生产组织过程和相关质量控制活动中去,在这一点上供需双方是不透明的,因此只能依靠事先约定的标准,在交货时进行检查验收。这种缺乏质量控制的采购过程会导致采购方对所采购物资质量控制的难度增加,使验收检查成为采购管理中一个难以控制的环节,给企业持续、正常的生产计划埋下隐患;
第三,供应商管理缺乏稳定性。在传统的采购模式中,供需双方是临时的、短期合作,并且竞争多于合作的关系,由于供求双方缺少沟通、协作和相互信任,供求双方就不可能更加深入的合作,使这种关系缺乏长期性和稳定性,造成生产环节的波动,直接影响企业的持续发展和市场竞争力;
第四,采购成本高。传统模式下的采购由于采购信息渠道单一、信息速度相对滞后,所以可供选择的供应商较为有限,因此竞价之后的差价幅度也很有限,不能最大程度的控制采购成本;传统采购所需要的时间较长,需要经过多家多轮的谈判,费时费力的同时也会产生较高的办公、差旅费用,增加采购的经济、人力和时间成本;
第五,响应速度慢。传统的采购模式不仅在竞价过程中缺乏优势,由于信息沟通不及时,采购方的响应速度自然也就慢,因此在瞬息万变市场竞争中往往使自己处于不利地位。同时,因为信息反馈的效率不高,还会造成合同变更不及时、库存压力大、资金流通率低等不利反应。
三、信息技术下采购管理的变更
(一)采购驱动方式的变更。采购管理是企业管理的重点内容之一,它在企业之间原材料和半成品生产合作交流方面架起一座桥梁,沟通生产要求与物资供应的联系。信息技术下的采购管理从根本上改变了传统采购管理的驱动方式,使采购实现“从为库存采购到为订单采购的变更”、“从采购管理向外部资源管理的变更”和“从一般买卖关系向战略协作伙伴关系变更”三个方面的变更。
1.从为库存采购到为订单采购的变更。信息技术下的电子采购改变了传统采购以库存为参考制定采购计划的模式,采购活动以订单驱动的方式进行。采购部门在用户需求订单的驱动下制定制造订单,制造订单驱动采购订单,采购订单又驱动供应商,从而形成一条准时、定量的采购驱动链,以准时响应用户的需求,从而降低库存成本,提高物流速度和库存周转率。
2.从采购管理向外部资源管理的变更。传统模式下的采购由于响应速度慢、产品质量事后把关等缺陷,使企业无法实现同步化运作,因此信息技术下的电子采购管理提出了对采购物资实现外部资源管理的思路,采用基于订单流程的准时化生产模式,参入物资供应企业的生产、运输等过程的监控和管理,形成一种内外部资源协同管理的模式,使企业的业务流程朝着无纸化、零缺陷、零库存、零交货期、零人力资源浪费等精细化管理方向发展。基于这种协同的采购管理思想,企业的内外资源被整合在一个统一的信息平台上进行管理,使企业变成一个电子化的内外部协同工作的组织,即:以企业本身为核心,与供应商、物流企业建立Internet信息平台,来达到同步作业、资源共享的目的;
3.从一般买卖关系向战略协作伙伴关系变更。在传统的采购模式中,供需双方是临时的、短期合作,并且竞争多于合作的关系,这种粗放的供应商管理模式使企业生产资料的供应非常没有保障,并且这种简单的买卖关系无法为企业解决一些涉及全局性、持续性和战略性的问题。信息技术下的电子采购管理,由于信息交流和协同管理的深入,供需双方达成战略合作关系已成为可能,也正是基于这一点,电子采购中的供应商管理才能更好的适应市场竞争的规律,实现供需双方共赢。
(二)采购管理的优势变更。信息技术下的电子采购利用信息和网络技术对采购过程中的各个环节进行管理,有效地整合了企业的资源,帮助供求双方降低了成本,提高了企业的核心竞争力。在这一全新的商业理模式下,电子采购管理的优势亦是十分显著。
1.信息共享,采购信息的管理更有价值。利用信息和网络技术进行的采购,都以全面的数据库作为支撑。在交易操作的过程中,网络交易平台会根据业务数据进行真实的存储,不仅方便日后查询,便于总结经验,还可以通过系统分析实现数据整合,针对采购中出现的问题便于决策者做出快速的反应。
2.降低采购成本,提高采购效率,缩短采购周期。电子采购的网络平台面对全球市场,可以打破传统采购模式的局限,引入多重竞争,货比多家,在质量、价格多家多重竞争中选择满意的供应商,最大限度地降低采购成本;电子采购的作业都是通过网络实现的,不仅避免了与供应商面对面的议价、谈判过程,大大降低了采购的差旅成本,而且整个业务过程在网络平台上信息共享,真正实现了无纸化办公,提高了采购效益;在网络平台上,采购方与供应商的信息沟通更加便捷、准确、及时,供需双方可以实时互知供需状况,一方面便于供应商做出快速响应,另一方面采购企业也可以实现准时化采购,实现由“为库存而采购”转变为“为订单而采购”,从而降低库存成本,提高物流速度和库存周转率;
3.实现采购管理向供应链管理的转变。现代企业的竞争已经不再是单个企业之间的竞争,而是供应链与供应链之间的竞争,因此要求供需双方建立起长期的、互利的、信息共享的合作关系。电子采购模式可以使参与采购的供需双方进入供应链,采购方可以及时将数量、质量、服务、交货期等需求信息通过电子采购平台传送给供应方,并根据生产需求及时调整采购计划,使供方严格按要求提品与服务,实现准时化采购和生产,降低整个供应链的成本,最大可能的使供需双方实现“互惠共赢”。
4.采购过程公开、公平、公正,提高采购的透明度。电子采购的全部过程都是在公开的网络平台上完成的,避免了交易双方的私下接触,增强采购工作的透明性和公开性,有效地防止采购过程中由于人为因素造成的暗箱操作等腐败行为的发生,使采购过程更公平、公正;由于采购过程公开在网络上,不仅交易双方、监督部门可以全程了解、监控,普通群众也可以参与监督,避免了采购中的黑幕,真正实现“阳光采购”。
5.优化采购流程,实现采购流程的标准化。电子采购根据信息和网络技术的特点,对传统采购的业务流程进行优化、重组,设计出更加科学、更加规范的采购操作流程,使电子采购的各个环节都能最大限度的发挥作用,并根据相应的法律法规和行业规范,按照设定好的标准化流程,从技术上限定所有操作流程必须按限定的程序完成,操作人员无法改变操作流程,最大限度减少人为因素影响,从而保证了采购流程的规范性。
(三)采购管理的效果变更。信息沟通不及时、采购成本高、质量控制难度大、协同管理效果差、采购方式单一等问题一直是传统采购无法逃避的难题,基于信息技术的电子采购无疑成了破译这些难题的钥匙。
事实上,电子采购利用先进的信息和网络技术,在Internet环境下搭建起相对开放的网络交易平台,供需双方通过平台实现无缝性的商业交易。由于电子采购的网络平台面对全球市场,采购方有条件选择更多的供应商参入竞争,货比多家,最大限度地降低采购成本;采购的信息化,使供求双方的沟通变得更加便捷、准确、及时,从而提高物流速度和库存周转率;采购信息化的另一个优势就是它实现了信息共享。信息共享不仅为供需双方提供了及时的供需状况,还为群众参入采购监督提高了方便,使采购更加透明化,真正实现了“阳光采购”。
四、结束语
实践证明,加强采购管理,是企业降低成本、保证产质量的重要手段,是提高企业生产效率的重要前提,是增强企业核心竞争力的重要途径。全球经济一体化进程快速推进的今天,企业之间的竞争日益剧烈,如何使企业在激烈的竞争中谋求更大发展,不仅要在产品开发、销售等环节上寻找突破口,还需要在物资采购上挖掘潜力。因此,企业必须要有一套科学、系统、行之有效的采购管理方法来指导实施物资采购,以保障生产需求,为企业参与市场竞争、获得持久发展提供动力。基于信息技术的物资采购管理,正好顺应了企业发展的这一需求,更加淮确、及时、从容的处理物资采购过程中遇到各种的问题,成为现代企业物资采购管理的首要解决方案。
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关键词 供应链 企业采购管理 采购策略
一、供应链环境下企业采购管理的意义
作为供应链管理的重要环节,采购管理主要为供应链提供原材料,用于加工中间产品和成品,并将之销售到客户手中。采购是供应链的源头,承载着整条供应链。合理的企业采购管理能够有效提升采购效率,降低原材料成本,在同等销售价格和销售量的情况下,就会给企业带来更多的利润。原材料的采购活动处于制造商和供应商之间,是联系生产和物资的纽带。通常生产性企业中原材料的成本占到销售额的40%~70%。采购过程中原材料的价格、原材料运输过程时间的缩短等问题都会对企业正常生产运营造成影响,具体显示于企业产品质量的高低、客户满意度、产品的售后维修率高低,并最终会影响到企业的利润。因此,采购管理在供应链环境下对于企业发展的意义重大,企业应与供应商协同合作,互惠互利,降低企业生产和库存成本,提升企业效益。
二、供应链环境下的采购管理模式转变
(一)采购商与供应商关系的转变
供应链背景下,传统的供应商与采购商已经脱离了原来的普通买卖关系,逐渐向长期的合作伙伴关系发展。以往采购商与供应商只在采购原材料的过程中进行交流,双方信息不对等,采购商往往通过压低价格对供应商施压,供应商则更注重自身的获利情况。而在供应链环境下,采购商和供应商致力于建立一种长期的战略伙伴关系,采购商经过对供应商进行一定的筛选与合作后,选择信誉度高、货源质量好、实力对等的供应商进行合作,使有些信息双方能共享,能够有效提升采购效率,降低库存货物积压成本,同时也能够让更多高科技含量的产品得以广泛应用,有利于企业的产品革新。
(二)采购管理的重点转变
传统采购模式中,采购商与供应商的交流较少,导致采购过程存在缺陷,采购重点在于购买足够的原材料,以满足生产所需,为满足库存需求而忽视了对用户实际需求的把握。在供应链环境下,企业应摒弃传统采购模式,尝试与市场接轨,多渠道了解客户需求,与供应商共享信息,增进采购商、供应商彼此间的合作。采购管理的重点由单纯的原材料和库存管理转变为采购人员的管理和培养,通过签署采购人员保证书、员工自律声明、要求利益冲突回避、采购岗位定期轮换、加强企业文化建设、采购部门与产品营销部门对生产所用材料的问题及时沟通及处理,提升采购人员的市场反应力和沟通能力,有效反馈原材料质量信息,采纳供应商产品设计建议,严格把关质量,实现采购管理的高效化。
(三)采购流程与库存管理方式的转变
传统采购模式中采购过程的风险受重视程度高,一般通过多个部门协同完成采购,采购流程过于繁杂,弊病主要表现在由于参与部门多,采购审批过程繁琐,采购效率低下;各部门协调困难,部门内部、部门之间均可能出现不确定因素,降低采购效率,增加采购运营成本。而在供应链背景下,采购流程通过信息化处理,且采购商和供应商的关系转变,采购流程不再需要诸多部门参与来降低风险,采购效率提升,成本降低。库存管理模式方面,以往供应商与采购商关系并不亲密,双方为独立个体,均需要保持一定的库存储备应对紧急情况,保障正常的生产和销售。但大量的库存加大了企业管理的成本,影响了原材料的质量和时效性。在供应链背景下,供应链将整体体系中的供应商、制造商、零售商和批发商串联在一起,形成平衡,为了增强市场竞争力,双方均达成协议,以降低库存积压、及时供给货源,从而实现双赢。
三、供应链环境下的采购管理策略
(一)调整采购结构,优化采购职能
在供应链环境下,加强采购管理首先要从采购结构下手,调整结构,转变采购模式,全面优化采购职能。调整采购结构,将传统的分散式采购转换为集中式采购,设立采购、监督、核算等部门职务。集中采购时,需对各部门所需物资进行统计分析,了解企业库存原材料和销售订单的需要,制作采购报表并进行核实,发挥整体采购的优势,确保采购信息真实性,大幅度降低库存成本,提高企业的核心竞争力,促进企业良好发展。同时优化采购职能,使采购申请与审批、采购物资入库与验收、采购付款申请与实际付款等不相容的业务由不同人员来做,监督部门对整个采购过程进行有效控制监督,建立了约束机制,防止“吃拿卡要”等不良行为的出现,保障企业利益,提升了采购效率。
(二)注重供应商选择,强化供应商管理
供应链环境下,供应商与采购商的关系发生了根本性的改变,二者不再是单纯的供需利益关系,而形成了一种长期的战略伙伴关系,双方共同承担采购风险,获取经营收益,实现双赢。因此对于企业,供应商的选择至关重要,甚至会影响到企业的未来发展。供应商的信誉度、经营规模会直接影响到采购原材料的质量、价格、采购周期和后期服务等,对企业的生产运营影响巨大。优秀的合作伙伴能够有效保障采购物资的质量、交货时间,及时满足企业的应急需求,有效降低采购总成本,形成良性循环。选择供应商时企业应从战略角度出发,建立科学的供应商评估和准入制度,确定合格供应商清单,与选定的供应商签订质量保证协议;建立良好的供应商管理系统,设立评价监督小组,对供应商提供劳务或物资的质量、价格交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评估,根据评估结果对供应商进行合理选择和调整,确保选择优质的供应商,同时以此作为评价指标管理供应商,确保合作双方的信息同步性和真实性,供需双方互惠互利、共同发展。作为采购方还要注意根据合同,及时验收采购物资,履行及时付款的责任,使双方的资金流和物资流正常的循环起来,有利于双方共同的发展。
(三)建立采购信息管理机制
采购管理包含采购、运输、库存管理等多个方面,涉及多个环节,供应链条复杂程度高,存在信息反馈的及时性和信息不对称等问题。为了完善采购信息,实现信息的实时传输和保障其准确性,企业必须建立起互联网下完善的采购信息管理机制,满足采购链条高速运转的需求。采购信息管理机制的建立应当依托先进、发达的信息管理系统。首先将制造厂和供应商的基本信息数据采集录入管理系统数据库中,然后将物流运输中心情况、库存点分布及存量情况录入,形成一整套长效管理机制,完善采购信息化管理。采购信息系统实时、准确地反映采购过程中原材料的供应情况,反馈供应商服务质量和客户需求,更利于企业的采购管理。
四、结语
作为供应链的源头,企业采购管理对于企业的发展意义重大,直接关系企业产业链条的正常运转,关系生产成本、企业效益及生存问题。在该环境下,传统的采购管理模式被逐步淘汰,采购管理模式、采购商与供应商的关系、采购管理重点和采购流程与库存管理方式均发生了巨大的转变。企业必须认清供应链的重要意义,重视采购结构调整,充分发挥采购管理的职能,选择信誉好、合作性强的供应商,加大供应商管理力度,建立一套完善的采购信息管理机制,最终实现采购管理高效化,提升企业经济效益。
(作者单位为大连三洋明华电子有限公司)
参考文献
关键词:工业企业采购;商业企业采购;采购管理
中图分类号:F253.3 文献标识码:A
文章编号:1005-913X(2015)05-0242-01
一、商业企业与工业企业的不同
首先,工业企业和商业企业的货币流通模式不同。
工业企业货币流通要经过:货币资金、储备资金、生产资金、成品资金、货币资金,这么一个循环过程,包含供应、生产、销售三个阶段;而商品流通企业包含:购进、销售两个阶段。商品流通过程中,不涉及原材料的问题,而工业企业则要认真核算原材料、人工成本、制造成本等问题。
其次,在会计核算上,工业企业和商业企业核算方式不同。
会计上,工业企业主要业务是生产环节,核算上也是以生产方面的核算为主,工作量主要集中在成本核算,如材料的管理和成本分配等规律性的重复工作;商业企业的业务非常繁杂,从产品进销存,各项费用,到资金管理等,几乎常规会计涉及的内容都少不了,科目设置比工业会计要多,子目也要细得多,主要是核算比较繁琐。
二、工业企业与商业企业在采购管理上的异同分析
采购是企业运行必不可少的环节,采购管理的好坏直接影响企业的利润。近些年,随着供应链管理的盛行,很多企业把采购放在了非常重要的地位,很多企业开始照搬国内外先进企业的采购模式和采购策略,但是,往往照搬过来的模式会“水土不服”,究其原因有很多,但是从宏观上将,很多企业还是没有严格地区分开工业企业采购和商业企业采购的不同。我们知道,商业企业和工业企业的采购管理不尽相同,无论是在采购计划管理、供应商管理、招投标管理、合同管理以及采购绩效管理方面。
(一)基于采购计划管理上的异同分析
从表面上看,无论是工业采购还是商业采购,在采购计划的制定上,两者都需要分析采购需求、制定采购计划、规划采购预算、签订采购订单等流程。但是在实际执行时,两者侧重点各不相同。首先,在计划决策方法的使用上,由于商业企业和工业企业特点的不同,决定了工业企业采购计划的制定需要更多地使用定量的分析方法,而商业企业会更多地采用定性的研究方法。其次,在整个流程上来说,工业采购需要增加采购认证的环节,即样品认证――中试认证――小批量认证――大批量采购环节,而商业采购不需要认证环节。再次,在整个流程的各个环节中,两者的侧重点也不一致。比如在采购需求分析中,工业采购需要在MRP或JIT模式下进行需求产品的ABC分析,整个需求分析过程逻辑严密且用时较长,而商业企业采购一般都结合历史数据采用经验法来对需求数量进行确定,整个需求分析过程迅速果断,最后,在采购订单签订方面,工业企业采购审核审批较为复杂,考察考核时间较长,订单制作及订单签订都较为缜密,采购部门一般都会在针对不同的供应商制定不同的订单,一般不使用制式订单。但是在商业企业,订单一般采用制式订单,审核也较工业采购步骤简单。审核时间较短。
(二)基于供应商管理方面的异同分析
两者首先还是在流程上基本是一致的,在供应商的管理上都需要经历供应商的寻找――供应商调查――供应商开发(采购谈判)――供应商选择――供应商评价――供应商关系管理等环节。但是在各个环节上,还是有很大的区别,主要表现在如下方面。
1.在供应商信息的寻找方面
工业企业采购主要通过(依次排序)国内外展销会、各类产品订货会、国内外的企业协会、国内外产业研究报告等信息方面寻找供应商;商业企业采购(依次排序)主要通过同行市调、厂商介绍、媒体广告、朋友亲戚介绍以及自行寻找等方面来对供应商进行寻找。其次,信息的范围上,工业企业一般都在全国范围内进行供应商的寻找,而商业企业一般在本区域内进行寻找。
2.在供应商选择方面
在供应商选择方面主要体现在选择标准的不同。工业企业采购选择供应商标准按照重要程度依次是:产品的质量、供应商产品中的技术水平、供应商商品的价格、供应商的快速反应能力等。一般来说,工业企业相对于价格,更侧重于质量及技术;商业企业采购选择供应商标准按照重要程度依次是:供应商提供商品的价格、供应商快速的反应能力、供应商的地理位置等。由于商业企业一般不进行产品的生产,而是进行商品的贩卖,因此,相对于商品的质量来说,更侧重于商品的价格。
3.在供应商的开发方面
在供应商开发方面主要体现在供应商谈判上的不同。工业企业采购谈判必须通过试样认证之后才能进行谈判,且谈判较为正式,一般谈判人员可分为主谈人、副谈人、书记员等;商业企业采购谈判相较于工业企业采购谈判,由于供应商的数量众多,谈判次数相较于工业企业多,供应商的更换也较为频繁,谈判时气氛也相较于工业企业采购相对随意一些。
4.供应商的评价方面
在供应商评价方面主要体现在供应商考评侧重指标上的不同。工业企业更侧重质量指标和供应指标,质量指标如:来料批次合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率等。供应指标如:准时交货率、订单变化接受率等;商业企业相较于工业企业考评指标更侧重于经济指标,如:价格水平、报价行为、降低成本的态度和行动、付款方式、运输方式等。
(三)基于采购合同管理上的异同分析
首先两者的区分主要表现在合同管理的流程上的差异。工业企业采购合同管理流程相较于商业企业主要多了两个环节:招投标管理和公证环节。商业企业一般对于商品的采购不会进行招投标和公证。可以看出,工业企业的采购合同管理相对于商业企业要严谨的多,主要是由于工业采购一般涉及的采购资金较大,对于采购产品的质量要求、技术要求较高,对产品审核较为严格。
其次,主要表现在合同的付款业务上,工业企业一般会严格执行合同的付款约定(多为货到付款),一般会在规定的时间内完成对供应商的付款,结算时工业企业一般多采用银行承兑汇票、银行汇款和支票等来进行付款;商业企业在付款业务上一般采用账期、实销实结等结算方式,这种方式一般非常有利于采购方,结算时多采用现金、银行汇款等方式。
(四)基于采购绩效管理上的异同分析
工业企业和商业企业的采购在绩效管理上的区别表现在绩效评估方法的侧重上。商业企业对采购人员进行评估一般会采用结果导向型绩效评估方法,多采用业绩评定表法或者关键绩效指标法。比如商业零售企业使用销售额、库存率、畅销品的比重、滞销品的比重、平均毛利率、客流量、客单价等来衡量采购人员;工业企业多采用行为导向型绩效考核方法,如多采用行为观察法或360度绩效评估法。工业企业一般评估时间较长。商业企业绩效考评更加追求效率,而工业企业会更加追求公平。
三、总结
两类企业间的异同是由各自的特点决定的,工业企业依据其生产环境或制造环境可分为按库存生产、按订单生产以及按订单设计生产三类。对于不同的生产环境,企业所采取的生产组织方式不同,相应的采购管理也不同:对于按库存生产的企业一般采取流水作业,货物成批采购、标准化程度较高、采购功能相对简单,采购的商务化比重大;对于按订单生产的企业,生产组织灵活迅速,生产设备一般按机群或工艺布局,采购要求较高,针对原材料、零部件等不同的物料应采取不同的采购及供应商管理方式;对于按订单设计生产的企业,生产往往要求现场作业,采购通常是接受订单并确定设计以后开始,采购具有技术性强的特点。而商业企业采购商品品类较多,采购差异化较大,标准化较差;供应商较多,供应商管理难度较大;商业采购的技术性相较于工业采购来说,技术性较差,更侧重于谈判技巧的应用。
工业企业和商业企业在采购管理的各个环节都有差异,这要求采购工作者要能够深刻地把握商业企业和工业企业各自的特点,同时把握企业自身的发展特点,对本企业的采购进行全面管理和优化。
参考文献:
[1] 基于电子采购的大型建筑施工企业区域采购模式[J]. 建筑经济,2009(8).
关键词:招标采购 B/S 管理系统 信息化
随着高等教育事业的不断发展、国家投入经费大幅增加,办学条件不断完善,高等学校在教学、科研及学科建设等领域对各种仪器设备的需求越来越大,加之高等学校对仪器设备的需求面宽、差异大、采购特点鲜明以及有越来越多的国内外设备厂商参与到高校仪器设备采购的竞争中[1],使得高校的招标采购工作任务不断加重、工作环境日趋复杂,高校对招标采购的管理工作也急需完善。传统的人工纸质化数据处理方式难以适应采购过程,给采购管理工作带来困难,严重影响了招标采购的工作效率[2]。
在信息化建设日益发达的现代社会中,信息化管理已成为管理工作的重要组成部分,它能够在极短的时间内以最低廉的费用和最准确的结果处理和传递大量复杂的信息[3],信息技术的发展为管理工作带来了极大方便。以往基于C/S架构的管理系统通常用于局域网,适用面窄,程序需要安装才可使用,并且维护成本高,每次升级,所有客户端的程序都需要改变。笔者基于B/S模式,将招标采购管理工作与信息化建设相结合,开发出一套满足用户需求的招标采购管理系统。系统解决了C/S架构带来的弊端,并且让用户可以随时随地通过管理系统查询采购工作情况,统计各类数据,实现信息共享。这样不但能够充分提高工作效率、调动工作积极性,也可方便领导通过管理系统随时查看各类采购信息数据、掌握采购工作进度。
1 高校招标采购管理工作难点及问题
近年来随着我国教育事业的高速发展,高校招标采购管理工作任务也不断加重,工作中存在的问题随之显现出来。但是高校作为非盈利单位,其招标采购工作存在的问题具有一定的特殊性。譬如:
1.1 资金来源渠道多
高校的资金来源除政府财政拨款和事业性收费外,还包括其他资金渠道,如纵向、横向科研经费,211经费,修购款,捐赠款等[4]。多渠道的经费来源,加重了经费使用情况的统计工作,若使用纸质形式进行统计,缺乏实时统计的动态工作效果,不能及时准确地掌握经费的使用情况,不利于对设备采购经费的充分利用。
1.2 招标采购工作周期长,工作计划性需要加强[5]
招标采购的过程需要先提交采购申请再执行,工作周期较长,个别用户为减少采购流程,采取先采购后提交计划的做法,这种不经批准自行采购的行为,不仅不利于对采购工作的监督,且容易导致设备的重复购置或超预算等现象,影响了学校采购工作的计划性。
1.3 招标采购档案管理繁杂
招标档案包括:招标提请文件、招标申请、招标文件、投标文件、评标纪实、中标公告、合同文本及其他相关文件。管理并妥善保存这些数目种类繁杂的文件,具有特殊性和复杂性,是一项细致的工作,需要花费大量的人力。
2 针对招标采购管理工作需求完成系统设计
传统管理模式的招标采购工作流程、数据处理方式均为纸质化处理,工作进度慢且没有条理性,不易于领导进行监督和指导。
针对招标采购工作的特点和难点,招标采购管理系统的建设目标为:
2.1 方便不同资金来源统计,掌握资金使用情况
系统根据采购资金的来源,对各环节资金使用情况,如:中标价格,节约金额等,进行分类统计。既方便了资金统计工作,用户又可准确掌握不同种类的经费使用情况,并根据实际情况制定采购计划,实现设备采购资金的充分利用。
2.2 提高计划申请速度,节约采购时间,加强采购工作的计划性
招标采购系统可设置计划管理区,按照招标采购工作要求规范审核并完成招标采购工作,可提高申请审批速度,缩短采购周期。用户可在计划管理区快速查询已提交的采购计划,查看已经申购的设备,避免出现设备的重复采购,加强采购工作的计划性。
2.3 严格按照流程设计招标采购执行功能区,实现无纸化办公,降低招标采购档案的管理难度
招标采购工作需严格按照规定流程在管理系统中逐步完成,其中包括招投标、签订合同、付款验收等。工作人员在签订合同后,可以上传招投标文件、合同、发票等需要存档的相关文件,将纸质文档转换成电子文档。招标采购管理系统可准确记录下招标采购的操作过程,每一笔业务的相关数据,文档可以有序保存,供用户业务需要使用,实现无纸化办公,方便了招标采购的档案管理工作。
3 系统体系结构及功能结构
3.1 系统体系结构及开发工具
招标采购管理系统采用B/S(浏览器/服务器)结构。服务器主要任务是承担网络监听和实现客户端链接、数据库管理、数据存取和数据传输功能。浏览器作为客户端面向用户,承担着招标采购管理系统的管理和服务。开发工具是Microsoft Visual Studio 2008。
3.2 系统工作环境及支撑软件
3.2.1 服务器端的工作环境要求及支撑软件
操作系统:Windows Server 2008高级服务器版
数据库管理系统:SQL Server 2005企业版
3.2.2 客户端的工作环境要求及支撑软件
操作系统:Windows 98或更高
开发环境与语言:基于.NET开发框架和C#程序设计语言
浏览器要求:用户可以通过IE或者兼容IE的浏览器直接访问
3.3 系统功能及结构
招标采购工作的具体流程可概括为:一般用户根据实际工作需要向学校相关管理部门提交设备购置计划表,管理部门对计划单进行审核,并依据学校制定的设备招标采购工作制度,完成设备招标采购工作。其中,可把招标采购流程细化,首先将设备分为自制设备、一般设备、免税设备3类,根据设备类型,学校制定相应的采购管理办法;参照采购管理办法,实施具体采购方案。工作流程如图1所示:
图1 采购工作流程图
根据招标采购工作流程,设计招标采购管理系统的功能结构(如图2所示)。
图2 系统功能结构图
3.3.1 浏览器客户端
系统采用B/S结构,浏览器通过Web Server同数据库进行数据交互,用户查询、录入、修改等对数据进行的操作,均通过浏览器传输到服务器端。
3.3.2 一般用户
用户可通过浏览器访问招标采购管理系统,查阅招投标公示及网站公布的相关规章制度;可在浏览器申请页面上直接填写设备购置申请表,方便快捷;首页设置了用户登录模块,根据用户名和密码决定用户权限,根据实际招标采购工作流程,系统将后台管理功能区设计划分成如图2所示的不同的管理功能区。
3.3.3 管理用户
管理用户可分为超级管理员、一级管理员、二级管理员。超级管理员为系统维护人员,具有最大管理权限;一级管理员为招标采购工作执行人员,负责完成具体招标采购工作;二级管理员为提交计划的一般用户,提出具体的采购计划。超级管理员根据一级管理员所负责的招标采购工作内容,将后台系统维护区、前台管理区、计划管理区、执行管理区、报表统计区等功能模块分配给相应管理人员,实现动态分配管理权限;而对二级管理员仅提供查阅已提交购置计划单的情况,以便提高购置设备的计划性。一级管理用户在执行管理区完成采购流程,但是招标采购管理系统要根据自制设备、一般设备、免税设备等不同类型的设备采购方式制定不同的系统功能区。如图3所示。
图3
4 系统功能实现及优缺点
4.1 根据系统的功能结构,编写程序,实现其功能
系统程序结构框架如图4所示:
图4 系统程序结构
4.2 管理系统优势
招标采购管理系统主要分为前台呈现部分、后台管理部分。一般用户可通过浏览器直接访问前台,根据需求填写并提交购置申请。后台管理实行动态权限分布模式,将不同的管理权限分配给相应的采购管理负责人,每个管理人员只能浏览、操作自己职责范围内的管理模块,可独立完成其本职工作;采购工作流程中的每个环节是不可逆的,各采购环节负责人将采购信息提交保存到下一环节,只能由下一个管理负责人进行采购项目的跟进,体现了采购工作的进度及连续不可逆性。另外,为方便掌握招标采购工作的进度及完成情况,了解多渠道资金的使用情况,系统实现了信息数据实时统计功能,并在每个工作环节设置了查询功能,方便用户及时查询、了解情况。
招标采购管理系统在记录不同工作过程信息的同时还可提供数据查询及统计功能,及时查询招标采购计划、招标工作进度、采购设备状态以及查看招标采购合同信息,这样可以提高招标采购工作的计划性,增加招标采购工作的透明度,为监督工作提供方便快捷的信息资源[6]。
4.3 应重视的问题
信息化管理在招标采购工作中的应用也存在一定的问题。招标采购工作人员要接受信息化管理工作的培训,对信息化管理有一定的认识并且接受其管理模
式,愿意主动分析新的管理方法与手段,提高自身的业务素质[7]。
信息化管理对基本硬件设备有一定的要求,要保证数据的安全性[8,9],应采用备份机,及时备份数据,形成安全可靠的系统数据管理模式。
5 结束语
根据招标采购管理工作的特点,设计招标采购管理系统是一项开拓创新的工作,我们在摸索中前进。在信息化高速发展的今天,将招标采购管理工作与信息化建设相结合,得到越来越多用户的认可,促使招标采购管理工作更加成熟,同时体现了招标采购管理工作的发展与进步。
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