采购合同的管理

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采购合同的管理范文第1篇

【关键词】电力项目；设备采购；合同风险

在目前，物资的采购包括很多，如：采购的计划、审批程序、供应商的择取、价格咨询、合作的签订与货款的验收等等。因为不同的因素，对各个程序造成的风险也是不同的。对于项目采购风险的管理其实就是在各个环节中进行识别与控制。如果采购人员对这些风险的认识度不足，那么可能会给公司的项目带来一定的风险。所以，必须进一步加强公司项目的采购管理，并且提高采购员对风险的认识度，尽量减少公司项目风险。

1.国企电力公司在物资采购过程中存的的风险分析

采购风险其实指的就是公司在采购物资的过程中，因为一些其他的因素，造成所采购进来的物资没有达到项目的要求。给公司工程项目的正常实施带来一定的风险，这些不良因素总和就称之为采购风险。在公司电力物资采购时，因为一些其他方面的因素，会给项目带一定的风险。在目前，电力物资采购时存在的风险主要有以下几点。如图1所示：

1.1数量风险

国家电力公司是非常，在基建、生产与销售方面等都尽量做到零库存。在目前，电力公司在物资采购时，通常实行的是“以销订购”的方式，也就是根据项目的实际需要，从而决定物资采购的数量，这样的做法可以很好地做到零库存，在一定的程度上减少了库存的积压。可以起到降低成本的作用，从而提高公司项目的经济项目。但是，这种方式虽好，但也是存在着一定的风险，如：数量风险，因为有很多的电力设备需要根据客户的实际情况去生产，所以，一般电力设备的生产周期是比较长。如果在采购时，物质数量不足，将会给整个项目工程带来不可估量的影响。

1.2质量风险

在电力物资采购过程中，也存在着质量的风险。其质量风险指的就是厂商的提供的物质质量没有到达到一定的标准。造成公司所购进的物资达不到项目设备的要求。购进的物质又不能应用到实际的工作中，从而给整个项目带来非常严重的影响。

1.3价格风险

是指由于市场原材料价格波动、关税、汇率等发生变化对所采购的物资价格所产生的影响，从而影响到整个工程的成本控制，增加支出，进而影响到企业的整体利益。

对于电力公司而言，一个工程的确定需要需要非常长的时间，从签订合同到交货需要很长的周期。但是，随之相关的物资采购市场不是一尘不变的。如果在工程交货时，物资的市场价格与所订立合同中的价格相关过大，不管高与低，都会给物资采购过程造成影响。

1.4资金风险

在电力设备采购中，存在着一定的资金风险。资金风险其实就是在采购中采购资金的安全与汇率所造成的风险。在日常的电力物资采购中，通常是依照实际的需要与供货商的要求，在结算方面，不得不采用一定比例预付款的方式。但是，这种存在着很大的风险。如果供货商没有按照规定来提供物资，或者是因为其他一些因素，将会使公司处在一个非常不利的状态。

1.5运输风险

在目前，电力项目设备所需的物资类型有很多，采购地点也没有受到限制，如今，交通便利，对于采购地点可以说是全世界。但是，在采购过程中，受外界影响因素较大，所以，在电力项目设备采购中还是存在着一定的运输风险。

2.应对电力项目设备采购合同的风险措施

2.1加强对物资采购过程中监督

全过程的监督， 是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制订、签订合同、质量验收和结账付款4个关键控制点的监督，以保证不弄虚作假。全方位的监督，是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制， 不仅可以降低企业的物资采购价格，提高物资采购质量， 还可以保护采购人员和避免外部矛盾。

2.2要把好合同签订关

对于物资的采购人员，必须认真学习合同法等相关的法律法规。并且了解经济合同的相关条款，在签订合同时，明确合同双方的权利与义务，当出现违约时，要知其违约责任与后果。在签订合同时，需要经过双方的协商，认真订立供销合同，尤其上是采购物资的数量、技术要求、价格、运输、包装等方面，应作明确的规定，同时，在签订相关合同时，应准确运用相关术语，这样可以减少一些不必要的纠纷。

2.3加强对物资采购招标与签约的监督

检查物资采购招标是否按照规范的程序进行；行为发生；是否对供应商进行调查，否每年对供应商进行一次复审评定；悖于政策、法律，避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效；审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全。

2.4要明确合同对方的授权范围

由于电力系统所需物资范围广，供应商较多，很多特殊物资的经营都需要有相应的权限，这就需要物资采购部门在签订合同之前对对方授权人的授权事项、授权权限、业务范围进行确认，避免无效合同产生。

采购合同的管理范文第2篇

现阶段我国社会与经济都在进行不断的进步发展，建筑行业中的项目管理也越来越受到人们的重视。招标采购作为项目管理的核心环节始终存在，因此实现对项目采购以及合同管理的科学进行势在必行。本文主要围绕如何做好项目管理中的招标采购以及合同管理工作展开探讨。

关键词：

招标采购；计划管理；合同管理

招标采购是项目管理工作的重要组成部分，同时也是其基础与前提。招标采购工作的好坏对整体工程项目发展有直接影响。因此相关部门以及工作人员必须提高对该项工作的重视程度，这对项目管理工作的顺利进行有极大的促进作用。经过长期的实践与发展项目管理工作已经取得显著成就，但在实际运行中还是有很多问题需要改进，因此，项目管理部门必须加强科学管理技术，用科学的手段来实现对上述现象的有效解决，这可在一定程度上保证招投标工作和合同签约保管等工作的正常运行。

1严格控制招标计划，运用计划管理手段

当今社会发展越来月速度，社会中每个行业之间的竞争力越来越强。以项目建设为标准来讲，其项目类型涉及面越来越广泛。在项目工程管理的实际操作过程中，首先要对招标采购进行全面的准备，该项工作具有一定的复杂性，其中需要涉及到多个项目种类，主要包括工程勘察设计类、咨询服务类以及材料设备类等。在实际开展招标采购工作之前必须进行合理的计划管理，这对工程项目招投标工作的正常运行有很大的帮助，能够保障工程项目招标如期完成。招标计划对招标工作要引导作用，因此在实际进行招标工作时必须严格遵守招标计划。招标计划的合理性对项目计划的实施有直接影响，项目工期的难易程度也会对招标计划造成一定影响。在实际进行该项工作时必须实现对可预见问题的综合考虑，全面广泛是计划内容需要满足的首要条件。同时我们需要提高对招标采购工作每个环节的重视程度，实现对整体工作的优化与完善。首先需要保证的是计划编制时间的合理性，为在真正意义上保证各项工作准确无误的进行，必须保证计划的全面广泛性以及可行性。在规定的时间内完成招标采购工作是项目管理工作最终要实现的目标，其最终服务对象就是在项目现象进行的招标采购工作。招标计划的编制管控在招标采购工作中占据重要位置，为保证招标项目的齐全性，必须从根本上对是缺项问题进行避免。这对招标工作项目的齐全性有一定要求，这是从根本上对缺项问题进行避免，对招标工作的顺利进行有积极意义。必须实现对招标计划时间的合理安排，在最大限度内对时间进行充足的保证。招标工作内容具有一定的复杂性，下面我们对其进行仔细分析。首先是需要编制招标文件以及方案，最后是进行合同草拟工作，其中还包括审查投标人资格、招标答疑以及定标等工作。繁琐且复杂是该项工作的显著特征，因此需要较长的时间完成该项工作。这对工作质量的保证有促进作用。还要实现对预见问题的准备，以便有紧急情况发生时间可在最短的时间内制定合理的解决方案。

2加强对招标质量的监控

为在真正意义上促使招标采购工作的顺利进行，必须不断对招标质量监控进行加强。在实际开展招标质量监控工作时必须实现对施工单位科学合理的选择，这对工程项目管理工作有重要作用。在实际进行该项工作时我们可围绕以下几个方面进行：

2.1确定招标方式

我们有多种方式可对供应商进行选择，其中主要包括公开招标采购、邀请招标采购以及询价采购。在实际进行项目采购时必须尽量采取公开的方式，这可在一定程度上增加供应商之间的竞争，最终实现对最优物资价格的合理选择。这不仅对招标物资方式的组合有促进作用，同时对采购成本的控制有积极意义。

2.2招标方完善投标资质要求

优秀的产品供应商对招标工作结果有直接影响，招标方需要进一步实现对自身投标资质的完善与优化。投标资质过高会给项目资源的供应带来较大风险，也不能实现对控制成本的有效控制。因此在实际对其进行设立之前必须实现对市场行情的充分的了解，综合考虑各方面因素与问题后实现对投标资质的合理制定。

3运用合同管理手段

工程项目建设中，合同是保证招标人和投标人各自利益的法律保障，因此，合同管理在工程项目管理中具有十分重要的作用。合同管理有利于规范工程项目各方的市场行为，维护合作双方的合法权益，将项目风险降到最低。合同管理中要坚持以下几个原则：流程管理原则、预防为主原则、分类管理原则、综合管理原则。要采取相关措施把这几个原则应用到合同管理的过程中去。3.1建立健全合同实施保证体系。为了确保合同实施中各项工作的有序进行，更好的控制工程项目的合同事件，就要求建立健全合同实施保证体系。3.1.1建立合同管理的具体程序。项目工程实施过程中，合同管理涉及的事物多且杂，既要根据不同时间和要求安排协调制度，又要权衡各种相关因素，订立具体工作程序，使工程管理人员有章可依，从而保证工程项目合同的正常实施。3.1.2建立健全合同文档系统。建立健全合同文档系统是保证合同有序履行的基础。合同文档系统的主要作用是：作为因一方失约造成损失的赔偿依据，是保护正当利益的武器；有利于工程项目进度的监控，对工作进行总结和报告。3.1.3合同交底，实施目标管理，明确合同责任。在正式签订合同后，一般由项目部人员具体的执行，这就提高了项目部人员的要求，项目管理人员要努力学习合同条款，全面了解合同规定的相关内容，同时，合同管理人员应该与项目部门负责人进行合同交底，从而更好的了解合同责任，及相关法律责任。在当代市场经济不断发展的环境下，工程项目要及时调整管理措施，用合同确保双方利益，做好合同交底工作，完善合同管理系统能够促进工程项目的发展。3.2强化合同实施过程控制。强化合同实施过程控制有利于保障合同规定内容的切实实施，在合同实施的过程中要加强合同双方间的沟通、交流，要把各种安排落实到位，运用现代信息技术，实行信息管理，确保合同顺利实施。3.3合同争议及纠纷管理。在履行合同要求的过程中，难免会遇到各种争议和纠纷事件，如：招标中计价争议，黑白合同，以他人名义签订合同，实际情况与合同规定不符等问题，解决这类问题就要运用合理的方式和有效的法律手段，预防和避免纠纷的出现，对纠纷做好管理，积极面对索赔。索赔的主体是双向的，造成索赔的原因也是多方面的，部分风险难以避免，需要对风险进行识别、规避，将风险降到最低，预防、控制损失，保证利益的最大化。

4结束语

通过本文介绍，可以看出招标采购及合同管理为工程建设提供了物质保障，它是工程项目管理的重要组成部分。招标采购是项目管理工作的重中之重，将招标采购工作做好关系到工程项目的整体发展。合理选择优秀的供货商能够保证项目实施的顺利进行，对提高项目工程质量具有促进意义。

参考文献

[1]徐丹.探讨如何做好房地产开发项目招标采购及合同管理[J].中华民居旬刊,2014(24).

[2]刘勇.工程项目管理中的合同管理探讨[J].交通标准化,2014,42(8).

采购合同的管理范文第3篇

一、化工行业概况及信息化现状

所谓的“企业信息化”是指企业利用信息开发工具等现代信息技术为手段来改善企业的生产、管理和营销服务的水平，并在总体上提高公司的竞争力。

由于化工行业的行业特性增加了该行业在信息方面的需求。化工行业需要采用信息技术来管理好企业的生产，研发，物流以及企业资源的优化，并且将企业的经营决策从传统的决策提高到高效率的有信息化支持的决策过程。

化工行业的高信息化普及率为企业实现了良好的经济效益，主要体现在以下方面：第一，信息的及时提供与收集，这些数据存在于化工企业在各个部门和生产环节之中。管理层在进行决策的时候可以随时调用即时的企业运营信息以确保决策的准确性。第二，信息系统强化了企业的内部控制。由于化工行业的业务流程复杂，通过企业的信息系统针对不同业务流程来设计控制逻辑，这促进了企业内部控制流程的优化。再加上信息系统的高度集成使管理层可以很方便地查询到各部门的即时信息，提高了内部控制的工作效率。第三，信息系统确保了化工企业在各个业务流程上的精细化管理，提高了员工的工作效率，有利于降低企业的运营成本。信息系统根据化工行业的特性，从化工行业的低端化学品到高端化学品分不同阶段进行了精细的成本核算，并根据企业在不同生产阶段的实际运营状况来进行资金和物流的合理调配。

二、财务管理信息系统整合风险的控制目标

由于财务管理信息系统是公司经营管理的平台，公司的经营管理理念和内部控制模式都会在财务信息系统中得到体现。因此，财务信息系统风险控制的目标与公司经营管理的风险控制目标一致。即要确保公司经营管理活动的合理、合法和合规；要确保公司内部控制体系的有效运作；要建立必要的程序来保证公司的组织行为与市场规则和法律法规的要求一致。具体来看，主要体现在以下几个方面：第一，风险控制环境的改善。具体包括：公司的管理层和公司员工的日常运作按照公司规范来执行。对于不符合公司操作规范的行为，公司的财务信息系统可以做到及时的发现并予以提醒和纠正。公司的监管部门在进行核查活动的时候，财务信息系统提供的数据能够做到及时与准确。第二，风险控制活动的强化。具体包括：公司的每一项风险控制活动的标准流程都在财务信息系统中得到了体现。财务信息系统在具体的实施过程中要确保与风险控制的标准流程一致。

三、公司纵向并购中财务信息系统整合风险的控制策略

1.整合战略以及内部控制环境方面的风险控制策略

第一，信息系统的整合战略。针对公司的信息系统合并战略是否明确，合并战略如何实施与落实的问题。公司首先定义了整合战略：总的来讲要实现两个系统的销售收入和采购成本的对接，这是因为两个公司纵向合并后原来的外部交易都变成了内部交易。第二，企业文化和内部控制环境。从公司整体发展前景来考虑，公司并购后如果想从一个区域性公司转变成为一个全球化的公司，必须要学习当今世界上的优秀管理理念，并转变公司的一些工作方式。第三，公司决策权的分配与组织结构。公司设立首席信息官这个职位来统一负责系统整合的决策。首席信息官在公司的整体系统整合过程之中居于相当重要的地位，由首席信息官牵头，各个部门都必须在系统整合中发挥自己的作用。

2.财务成本控制模块

公司决定从会计的角度来实现对成本的有效控制，并将成本精细化管理的理念植入到财务信息系统中。并且标准成本差异法的分析机制来改善公司成本控制流程。

3.财务信用和应收账款控制模块

对于财务信用和应收账款控制模块的风险，在公司信息系统的整合中，合并后的公司采用对财务信用和应收账款控制模块重新设计的办法来避免这些风险。

4.项目风险中费用的控制

关于系统合并费用的控制，公司采用了以下对策：第一，在公司合并团队对合并项目的费用管理框架制定好之后，公司会根据合并项目的费用管理框架来编制预算。为了保证项目投资的高效，公司必须保证对项目的具体投资按重要程度来划分以确保重点项目的投资，从而减少项目的投资浪费。第二，公司的信息合并团队还对项目进行成本监控，通过实际成本与预算进行比较来控制。

5.项目风险中质量管理的控制

项目控制中的质量管理十分重要。这方面的管理必须要在项目运作的全过程之中，具体需要做到以下几点：第一，公司对系统合并项目中的每一个模块都建立了一个实用性强可以有效衡量项目指标的质量标准。项目指标的质量标准有具体的量化指标，这些量化的指标包括项目的预算、项目的周期估计、总体和具体的项目范围、在项目执行过程中的资金规划。第二，管理信息系统合并团队实时监督项目的效果。公司的信息合并团队负责对在项目执行过程中的质量控制，并进行实时的监控确保项目风险的可控。实时监控的具体措施主要包括，具体的项目负责人需要及时跟进自己项目的最新情况，做好项目的日志记录，准确收集项目过程的相关信息。第三，管理信息系统合并团队还不断分析项目实施过程中的差异及其成因，对这些偏差的发现与分析会有效地帮助项目相关执行人员对自己工作不断的进行校正。

6.服务连续性风险的控制

第一，在信息系统整合完成前对服务连续性风险的控制。由于企业的业务开展会受到信息系统服务中断的影响，而服务连续性的中断会额外地增加企业在信息系统合并之中的成本。针对这一种情况S公司采取了以下的措施：（1）公司设立一个保证公司信息系统连续服务的指导策略，依据这样的指导策略制定了应急方案。这些方案包括关键资源的监控和报告，关键资源的识别、程序的备份和恢复原则。（2）对于在不得已情况之下对系统需要采取的服务中断操作必须要选择在对整体的系统影响最小时候来进行，一般来说选取午夜时间和节假日。（3）业务部门要做好准备工作应对信息系统服务连续性中断。（4）公司的信息合并团队需要确保服务连续性中断的范围和时间不被扩展和延长。（5）集中精力在连续性最为关键的项目上，一旦服务中断必须建立数据恢复的优先级来满足业务部门的需求。

采购合同的管理范文第4篇

【关键词】供应链 采购合同 规避风险

【中图分类号】f253.2 【文献标识码】a 【文章编号】1673-8209(2010)06-00-01

当今的市场竞争已不是单个企业间的竞争,而是一条供应链与另一条供应链之间的竞争。全球化、技术发展、信息爆炸以及新经济体的出现使得企业之间必须要更密切地合作和信息资源共享以便提高整个供应链的竞争力。这使得采购活动将在企业间更多、更广泛的竞争。特别那些对采购价格依赖程度较高、生产周期较长的企业,有时其产品还没有出厂,就由于原料采购价格的大幅变动,使得企业蒙受巨大损失。通过采购合同的形式对于企业采购活动进行科学的管理,是当今采购合同的主要发展方向。

1 采购合同基本特性

采购合同是采购方与供应方双方谈判协商一致同意而签订的调整供需关系的协议。采购合同是双方解决纠纷的依据,也是法律上双方权利和义务的证据,双方当事人都应遵守和履行采购合同。采购合同的特征:(1)当事人双方订立的采购合同,是以转移财产所有权为目的。(2)采购人取得合同约定的标的物,必须支付相应的价款.(3)采购合同是双务、有偿合同。双方互有义务,供货人应当保质、保量、按期交付合同订购的标的物,采购人应当按合同约定的条件接收标的物并及时支付货款.(4)买卖合同是诺成合同。除了法律有特殊规定的情况外,当事人在合同上签字盖章合同即成立,并不以实物的交付为合同成立的条件。

2 采购在供应链中的重要地位和作用

高效的采购对于企业优化运作、控制成本、提高质量以及持续性盈利等方面至关重要。专业生产能够更加发挥其巨大的作用,企业越来越关注于自己的核心业务,而将非核心业务外包,从而增加了企业采购的比重,使得采购及其管理的作用越来越重要。

2.1 采购在供应链供应关系中的作用

任何企业的最终目的都是为了满足客户的需求并获得最大的利润,企业要获取较大的利润需要采取很多措施,如降低管理费用、提高工作效率,加快物料和信息的流动,提高生产效率、缩减交货周期等,因此,企业可选择恰当的供应商,同时将供应商纳入自身的生产经营过程,将采购及供应商的活动看作是自身供应链的一个有机组成,形成合作伙伴关系,进一步实现信息共享策略。

2.2 采购在供应链成本中的作用

由于信息发达和世界经济高度自由化的结果,过去企业借助技术领先,市场垄断等所塑造的超额制造或销售利润正快速消失,加上消费者主义风起云涌,偏高的产品售价,将在保护弱者的呼声下逐步退让,终于导致企业必须以降低采购成本,来代替提高售价,达到提升利润的目的。

3 供应链风险是当今企业面临的最主要风险

供应链风险是指供应链中的生产和物流要素给企业带来的经济损失,包括采购、库存、分销、配送等风险源。供应链风险直接影响企业的运营效率,对企业的业绩和竞争力产生重大的影响。企业面临的供应链风险有供应风险、价格风险、库存风险、需求风险、运输风险以及金融产品风险等等。现代企业必须具有供应链风险管理的能力。

在全球化竞争使产品的生命周期不断缩短,技术创新日新月异,顾客需求的及时性不断提高,这些原因使得供应链的不确定性不断增加。随着技术不断进步和各种新型经济体的不断涌现,供应链风险管理的重要性以及难度都将同时增加。供应链的安全、稳定、效率等问题已成为决定企业生存发展的决定性因素。经过供应链成员的多重博弈,在竞争与合作并存的大环境之下,如何快速地搜索、挖掘、配置所有可利用的资源,是实现企业利益最大化的关键要素。

4 供应链采购合同是供应链风险管理的新方向

供应链采购合同是指应用各种管理思想、理论方法,设计组合、执行和管理一批不同采购合同(如定量合同、期权合同、柔性合同或现货市场采购等)中合同的参数,以使采购企业实现降低供应链风险、降低成本和提高服务服务水平的目标。

4.1 研究供应链采购合同的重要意义

企业的战略、商业运作过程和项目的开发通过同采购合同紧密联系起来,使得企业能够根据合同需要分配企业的资源;供应链采购合同使得企业能根据已有合同基础,评价增加一个新合同对公司总体利益和风险的影响;供应链采购合同使得整个风险分析能够同企业目标和风险管理实践紧密联系在一起。

4.2 供应链采购合同可以降低供应链风险

基于产品组合管理的采购合同战略管理为企业提供了一个非常清晰的供应商组合,可以使得采购商有效配置企业资源、有效控制供应链存在的一些战略风险,如供应风险、库存风险等。

4.3 供应链采购合同管理决策

供应链采购合同管理决策是一门崭新的决策技术。传统的采购人才已经不能适应新时期的采购管理。对采购人员不仅要求有运营方面的知识,还要求具备金融领域的知识,因为采购合同组合管理已经成为采购管理和金融管理相结合的产物。为更有效地指导企业提升采购合同管理决策的能力,必须明确供应链采购合同管理决策的主要功能和决策方法。该功能架主要包括数据管理和编辑、优化和决策支持等3部分功能。在决策中,绩效目标主要指财务目标、运营目标、顾客关系目标和风险忍受度等;资源可用性主要指企业产能、库存水平、资源限制等;现有合同指当前存在合同的合同义务和重要事件等;单个合同的影响指收益预测和收益概率分布等;组合合同的影响指对其它合同的影响、风险指示等;最优合同策略指合同期限、价格、服务水平分析、期权、惩罚条款、再谈判条件等。决策方法主要有,第一、期权合同和长期合同采购组合管理决策。主要指采购商通过期权合同和长期合同组合向同一供应商采购物品,综合控制价格风险、库存风险和顾客服务风险等的决策策略。第二、期权合同与现货市场采购组合管理决策。采购商对非战略采购物品选择现货市场采购,将面临成本风险和需求风险,所以采购商可能选择应用期权合同与现场市场采购的组合进行采购。第三、多个期权合同采购组合管理决策。在非战略采购问题中,采购商会面对多个供应商提供多个期权合同的采购问题,并且不同供应商会提供不同期权价格和不同执行价格。

总之,现代企业为提高竞争能力和生产效率不断精瘦供应链的库存,这使得供应链自身的风险不断增加。因此供应链风险管理的决策技术和方法显得尤为重要。而企业的采购风险包涵了绝大部分的供应链风险,因而科学采购管理决策可以有效降低供应链风险、提高供应链效率。本文提出的基于供应链采购合同研究,使得企业可以同时考察不同来源的风险和不确定性,以期达到使用供应链采购合同来控制企业的总体风险的目的。

参考文献

[1] 杨德礼,何勇等.供需链契约研究进展[j],管理学报,2006,3(1),117-125.

采购合同的管理范文第5篇

关键词:医疗设备;合同档案;管理

近年来，随着医院规模的扩大，医疗业务水平的提高，很多医院的基础诊疗设备和专科设备投入在增加，在采购医疗设备的过程中，也形成了大量具有法律效力的医疗设备采购合同档案资料，这些档案资料形式多样化、种类繁多、数量巨大。因此，为了进一步完善医院固定资产管理，规范医疗设备档案的收集、归档工作，建立并完善医疗设备采购合同档案显得极其重要且必要。文章从当前地方三甲医院的医疗设备采购合同档案管理现状出发，归纳出医疗设备采购合同档案管理存在的主要问题，并分析了问题的成因，最后通过规范化的管理视角，提出医疗设备采购合同档案管理的几个思路，以促进医院档案管理水平的不断提升。

一、医疗设备采购合同档案管理现状

由于医疗设备采购工作流程复杂、涉及的部门多、特别是大型医疗设备的采购周期较长，这就对医疗设备采购合同提出了新的挑战和要求，而对应的采购合同档案也就随之出现了较为常见的问题。

（一）部分医疗设备采购合同档案资料缺乏完整性

医疗设备采购过程经历了使用科室提出申请、设备科组织院内市场询价（金额较大的需外出招标）、报院领导班子审批决策等阶段。从使用科室提出申请开始，就产生了对应的工作记录表格，表格需要按要求填写内容，报领导审批，在多个领导审批、使用科室确认签字、其他部门共同参与询价并签字确认的过程中，难免发生漏签字、忘记收集相关材料的情况，因此，在收集采购合同档案材料时，资料内容不全的现象时有发生。

（二）医疗设备采购合同档案收集难度大

医疗设备采购合同档案包含的内容丰富，从大多数医院的档案看，主要包括：采购合同、廉洁协议、医院内部送相关部门审核的内审合同、院领导班子的决策批示材料、招标（询价）记录表、使用科室的申请报告、可行性报告、职代会议案和决议批文、招标文件、成交通知书、评标报告等材料。这些档案资料内容丰富，经手的人多（涉及到医院设备科、招标办、院领导、经销公司等），每个档案资料产生的时间没有固定节点，而且有时经销公司提供的原始材料不完整，这些因素大大增加了收集档案资料的难度。

（三）医疗设备采购合同档案归档后不能封卷

医疗设备采购合同档案属于医疗设备档案的一个重要部分，也是整个医疗设备“生命线的开端”。医疗设备档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。例如某台直线加速器采购建档后，某天发生了故障，维修工程师到现场进行维修，更换了某个零部件，还填写了检测、维修报告单，那么该维修报告单、检测报告单就需要及时收入该设备对应的档案盒中。因此，医疗设备档案不能封卷，直到该设备报废。

（四）医疗设备采购合同档案检索查阅方法单一

医疗设备档案是医疗设备管理的信息之源，是医疗设备管理规划化、科学化的基础。一个全面、完善的医疗设备档案库，对设备管理具有深远的意义。目前为止，很多医院都尚未开展档案信息库建设，但医疗设备采购合同档案的利用率极高，因此，大多数相关工作人员只能通过Exel表格来完成医疗设备采购合同档案的内容录入、查找工作，虽然也达到了一定的预期效果，但从长远、系统的信息化建设来说，这样的查阅方法还是远远不够的。

二、医疗设备采购合同档案管理中存在问题的原因分析

（一）档案意识不高

一方面，由于医疗设备档案不像医疗、科研等档案那样能直接产生社会效益和采购效益，所以长期以来得不到领导、职工的重视，极少设有对应的医疗设备档案管理员岗位，专职的医疗设备档案管理员岗位更加谈不上，档案管理意识比较淡薄，忽视医疗设备档案的重要性和必要性。另一方面，一些从事医疗设备档案管理的工作人员由于对医疗设备档案管理工作的认识不够，或者在兼任的医疗设备档案管理中，其他日常工作已占用大量的时间，医疗设备档案管理显得被动、不受重视，甚至出现许多医疗设备档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。

（二）归档范围不规范

在医疗设备采购合同档案中，从申购设备到医疗设备采购工作结束，经历了提出申请、委员/专家论证、设备立项、设备招标/询价、签订医疗设备采购合同五个阶段。在这几个阶段中，形成了大量的医疗设备采购合同档案资料，但是由于医院各职能部门不同、档案收集缺乏依据，医疗设备采购合同档案的购置报告、审批过程材料、招标材料、医疗设备生产厂家证件材料、成交经销商证件材料以及授权书等资料的收集存在较大的困难，各个部门所收集的档案材料也有较大的差异，这些因素都导致了医疗设备采购合同档案归档范围的不规范。

（三）医疗设备档案管理属于动态管理过程

医疗设备采购合同档案不能封卷，因为该档案管理是一个动态的管理过程，以医疗设备采购合同档案为开端，后续随时都有可能需要补充档案。医疗设备招投标工作完成后，将所收集的材料按规定进行整理，根据资料内容制作医疗设备采购合同，经医院和成交经销商沟通无异议后，送到医院的合同审核部门审核合同内容，最终双方签订正式合同。从合同签订生效之日起，医疗设备的价格、保修、付款方式、交货时限等信息已确定，但这并没有最终结束，后续将涉及设备的安装验收、维修保养、付款、报废等工作，所以医疗设备采购合同档案形成后，不能封卷，这也给档案的保管工作增加了难度。

（四）医疗设备采购合同档案归口管理问题

医院档案室，负责管理全院的档案，各科室收集整理好的档案在规定时间内统一移交到医院档案室，这就涉及到归口管理。医疗设备采购合同档案在规定的时间内移交医院档案室，存在一定的利弊关系。利的方面，主要表现为档案统一在档案室管理，避免出现重复管理、多头领导。弊的方面，主要表现为医疗设备统一管理后，一方面查阅不便；另一方面，每个领域的档案都具有一定的专业性，归口管理后，档案室的工作人员在借阅档案时对档案的了解程度存在一定的局限性。

三、医疗设备采购合同档案规范化管理思路

要对医疗设备采购合同档案进行规范化的管理，首先，要强化档案的管理意识；其次，要明确档案的归档范围；最后要不断完善档案的归档及保管形式。

（一）加强医疗设备采购合同档案的管理意识

目前，医院档案管理工作中，即使是专职的档案管理员也很难做到将大部分的精力用在档案的管理工作上，为了进一步完善医疗设备采购合同档案的管理，应在意识上有根本性的转变。首先，要强化医院上下的档案管理意识，通过经典事件、实例展现医疗设备采购合同档案在日常工作中的重要性；其次，定期汇报医疗设备采购合同档案工作情况，统计好借阅的次数、内容等；最后，要加强档案人员的专业培训，从专业角度提升专职和兼职档案员的意识。

（二）明确医疗设备采购合同档案的归档范围

1．医疗设备申请阶段：大多数医院的设备采购申请都是由年度计划采购和临时紧急采购组成。不管是年度采购计划还是临时采购申请都是由设备的使用科室提出，从使用科室层面看，涉及到的档案资料包括：医疗设备请购表格、配置及技术参数要求、可行性报告、提请职代会审议的议案等。从设备科层面看，涉及到的档案资料包括：各科室申报项目的汇总表格、召开论证会议的会议签到表、会议记录、现场照片、参与论证的专家委员投票、会议讨论的原始材料、上报院领导的请示报告等。从医院层面看，涉及到的档案资料包括：院领导会议讨论结果的决策批示。从其他相关部门层面看，涉及到的档案资料包括：大型医用设备购置许可、同意增配大型医用设备的批复等。所有这些涉及到设备购置的档案，都必须存档留存。

2．医疗设备采购阶段：医疗设备采购部门根据采购活动管理权限，整理需要采购的设备的主要参数及配置要求，通过媒体方式公开招标信息，组织召开招标会议，上报招标结果。其中，院内的档案包含：招标议价记录表格或书面记录、上报院领导会议的招标情况报告、院领导的决策批复等。投标公司的提供的档案包含：投标文件（报价表、厂家证件、授权书、经销商证件、产品配置清单、产品介绍等）、外出招标的还需要提供中标通知书、评标报告等。

（三）完善医疗设备采购合同档案的归档及保管形式

只有科学地整理设备档案，将其有序存放、系统排列，才能提高档案的调取、利用效率。一方面，医疗设备采购合同档案的归档现在大多数还只是由专职或兼职的档案员负责收集整理，随着当前信息化建设的快速发展，手工的登记、查询效率低，为此，档案归档时应建立对应的电子数据库，为后续的调用、查阅档案打下良好的基础，也便于档案的管理。另一方面，医疗设备采购合同档案现在基本上可以分为两种保管形式，一是保管在医院综合档案室，二是直接保管在设备科。为了进一步加强档案的管理，医疗设备采购合同档案趋向于统一移交医院综合档案室保管，这样更有利于专职档案人员的培养、形成更加系统专业的档案管理库。

四、结语

随着现代医学科学的快速发展，各种先进的医疗设备陆续进入各级医院，医疗设备的管理成为医院医疗管理工作的重要环节，而医疗设备的档案管理为医疗设备管理的重中之重。通过建立系统齐全的医疗设备采购合同档案管理框架，才能用详细的医疗设备分析报告为医院购置医疗器械提供充分的决策依据；用详实设备的申请审批手续资料、招议标记录、招标承诺资料等为招标采购的法制化、规范化提供重要的保证；用合同规定的保修期限为医疗设备的维修、保养提供技术依据，为保证医疗质量，促进医院可持续发展提供有力的保障。

作者:韦双莉 单位:广西医科大学第四附属医院柳州市工人医院

参考文献：

[1]史维新．医院设备档案的管理．苏州丝绸工学院学报．2000（6）．

[2]鲍薇．浅析医院医疗设备档案管理工作．黑龙江档案．2014（2）．