档案馆文化建设

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档案馆文化建设范文第1篇

关键词：文化档案资源体系建设

档案作为文化的承载体，真实记录和反映了我国几千年来悠久的历史与文化，理应在文化建设中找准位置，突出特色，有所贡献。

一、档案文化及其开发利用

（一）何为文化

文化是民族的血脉，是人类的精神家园。英国人类学家EB·泰勒将文化表述为：“包括知识、信仰、艺术、道德、法律、习俗以及作为一个社会成员的人所习得的其他一切能力和习惯。”①《中国大百科全书》将文化定义为“人类在社会实践过程中所获得的能力和创造的成果。”并将文化分为广义与狭义。《中华文化史》提出：“文化的实质性含义是‘人类化’，是人类价值观念在社会实践过程中的对象化。”有学者指出，“文化的实质性含义是人类主体通过社会实践活动，适应、利用、改造自然界客体而逐步实现自身价值观念的过程。”

笔者认为：（1）文化创造的主体是人，文化的产生与发展伴随于人类社会发展的全过程：（2）文化有广义和狭义之分，广义的文化包括人类社会发展所创造的一些，包括物质的和精神的，狭义的文化则侧重于精神层面，包括人类的认识、思维习惯、意识形态等等方面。（3）文化是一个变化和发展的过程，是一个动态变量，也是一个主观的认识。不同时代对于文化有不同的解读，不同群体有不同的文化。

（二）关于档案文化的多维度思考

从《档案法》关于档案的定义表述，结合文化的内涵，可以看出档案毋庸置疑属于文化的一部分。然而从档案的形成过程与承载内容来看，档案与文化的关系不仅仅是简单的从属关系，而是一个双向互动过程。

首先，档案的形成过程体现了人类文化的发展过程。档案自产生以来，就承载了人类的历史与文化，档案是一种记忆，是人类发展进程的记录与沉淀。不同类型，不同载体的档案记录了人类文化的发展，且贯穿于人类文化发展过程的始终。“档案是人类社会物质生产生活的一种重要记录和载体。”档案是人类活动的重要记录，是人类文化成果的物化载体。

其次，档案实体本身是文化的一部分。既然文化的内涵包罗万象，那么档案除了内容上承载了文化之外，档案实体本身也是人类文化发展过程中的一部分，就像计算机体现了人类的信息化发展一样，档案实体的发展与变更同样也是人类文化发展的一方面内容展现。

再次，档案管理和档案工作所体现的观念、思维与方法等同样蕴含着文化。档案的形成、管理、利用，每个层级都展现着文化。围绕着档案开展的工作，形成的一切思想、观念、技术、方法，以及档案和档案工作的作用与价值等，都是档案文化现象。“档案文化包括档案归档到档案利用的全过程。”

档案本身、档案所蕴含的内容以及围绕档案所开展的工作等都属于档案文化的范畴。档案内容承载着文化，档案实体隶属于文化，档案管理体现着文化发展。档案的形成过程是“文化固化档案”的发展方向，而今天我们在进行文化建设的过程中，则应当遵循“档案反映文化”的发展脉络。

（三）档案文化的开发利用

尽管档案文化的内涵相当宽泛，但是就目前来说，国家综合档案馆开展文化服务起步时间不长，服务内容和形式还相对比较单一和具体，主要体现为以下几个方面：一是通过举办档案展览，开展档案讲座等形式宣传档案文化：二是通过开发档案文化产品，如编研产品、纪录片、宣传画册等形式开展文化宣传；三是通过提供档案信息服务，为文化建设提供信息支持。

档案因其原始记录性，使得档案部门在文化事业发展中的地位与作用应该是独特且不可替代的。然而现实中，国家综合档案馆在文化建设方面所发挥的作用与其在文化建设中的特殊地位还存在较大差距，普通民众还没有习惯在档案馆进行文化休闲活动。

二、档案文化开发受档案资源现状制约

档案文化开发影响力甚微，原因是多方面的，如档案部门缺乏在文化建设统一规划中的应有位置，文化产品开发力度不够、文化味欠缺，公众对国家综合档案馆缺乏正确认识等，而其中国家档案资源现状是档案文化建设面临瓶颈的一个关键因素。目前国家综合档案馆馆藏资源状况制约文化服务能力的因素主要表现为以下几个方面：

（一）馆藏结构失衡，有待进一步优化

从馆藏档案资源的类型看，各级国家综合档案馆大多以机关文书档案为主，声像档案、照片档案等数量较少；从馆藏档案资源的来源看，大多为政府机关移交的公务文书档案，社会征集档案较少，特色档案数量不多。馆藏结构相对单一，难以反映社会生活的方方面面和满足社会公众的文化利用需求，严重制约着档案馆文化功能的发挥。“为服务好休闲利用，必须有计划地改变这种馆藏结构状况。”

（二）历史档案数量较少，缺乏系统性和多样性

建国以后，随着我国档案工作的逐步开展和档案馆条件的逐步完善，馆藏档案数量逐年增加。然而从馆藏档案的历史分期来看，国家综合档案馆普遍存在的一个问题就是历史档案数量较少，占馆藏比重低。且历史档案多为征集而来，缺乏系统性和多样性。以北京市朝阳区档案馆2010年馆藏数据为例，建国前档案仅为582卷（件），与建国后将近32万卷（件）的数量形成鲜明对比。这种状况的出现虽然是历史因素造成的，但是在现实中与公众热哀了解历史，尤其是本地区历史状况的文化诉求存在一定差距，限制了档案文化的开发利用。

（三）缺乏特色资源，档案文化深加工资源不足

国家综合档案馆馆藏资源内容和形式比较单一，以政府机关文书档案为主，缺乏文化吸引力。在纷繁复杂的公务文书的基础上进行档案文化精品开发，提供档案文化信息服务有一定难度。

这些状况的存在，既有历史原因，也有工作体制因素的影响。从历史上看，长期以来，档案馆扮演着双重角色，既是政治服务部门，又是文化事业单位，使得档案资源来源比较单一，角色定位不够清楚。从目前工作的实际情况来看，档案馆工作纷繁复杂，涉及方方面面，只有对资源体系建设进行长远规划和准确定位，才能在资源体系建设上不断优化。

三、档案资源体系建设出路建议

资源建设是档案馆一切工作的基础，试想没有档案资源，档案馆的各项工作将无从开展。破解国家综合档案馆文化建设之困境，丰富和优化馆藏资源，加强资源体系建设首当其冲。具体可从以下几个方面着手：

（一）前端控制，档案接收工作着眼未来与长远

接收是档案馆馆藏档案的主要来源，是档案馆开展工作的基础。档案接收要提前部署，注重长远与未来，要确保档案接收门类、载体等方面的齐全完整，确保与人民群众切身利益关系密切的档案及时接收进馆，确保重大活动档案的有效收集和及时接收。大力开发档案文化，要首先从接收入手，形成机制，着眼未来，从现在开始积极有效培育档案文化资源。

（二）注重特色，从征集工作入手优化馆藏结构

基于档案工作的性质，目前我国各级国家综合档案馆的馆藏大多是公务档案的天下，缺乏公众感兴趣的信息资源。要吸引民众的兴趣，改变传统的机关文书档案“一统天下”的局面，更多征集民众感兴趣的内容。如征集历史照片，名人档案，家谱族谱，地方风俗、民族宗教、艺术文化等特色档案资料，丰富优化馆藏资源。在这一点上，国外很多档案馆做得更好，如在渥太华的加拿大国家档案馆，不仅收藏有军人、移民等个人档案，还设立了专门的艺术品库房，收藏有大量的珍贵绘画作品。不难想像，丰富多彩的档案资源宝库必然更加容易勾起民众对档案文化的兴趣，也更能以此为基础深度开发民众喜闻乐见的档案文化产品，实现档案文化休闲。

（三）主动出击，全面加强主动记录工作

主动记录是继接收和征集之后，丰富馆藏资源，优化馆藏结构的另一重要举措。近年来，各地如火如荼开展的城市记忆工程，可以看作是档案部门开展主动记忆工作，留存城市历史的成功典范。在主动记录过程中，既要注重对城乡面貌变迁的记录，也要注重反映城乡文化、社会风情、精神风貌等方面，为城乡发展留存全方位历史资料，同时也为档案馆有效开发档案文化积累档案资源。

（四）信息带动，实现区域内的资源整合

档案资源整合是近年来被广泛提及的话题，并且被一些地区所实践，形成了顺德模式、浦东模式、和县模式等各种整合方式。当然，传统意义上的资源整合主要是指档案实体的整合，需要考虑各方面的实际因素，不能盲目进行。实际上，笔者认为，档案资源的整合还存在另外一种方式，那就是档案信息的整合，通过档案信息化、数字化技术，搭建安全的网络平台，实现档案信息资源的共建共享和互通有无。“信息技术的发展为档案信息资源的整合提供了一个很好的契机，使得我们可以绕开档案实体整合过程中由于条块分割、部门利益等诸多因素而导致的许多阻力。”我国档案资源种类多、数量大，完全保存在国家档案馆也很难实现，在“全面了解本地区重要档案资源的分布、管理情况，逐步建立档案登记制度”⑨的基础上，以构建立体化档案资源体系格局的方式进行整合档案资源，可以有效实现档案价值开发与利用。

（五）创新联合，实现跨部门的资源共享

档案馆文化建设范文第2篇

潜在的人才信息

经济的竞争和技术的竞争终归到底是人才的竞争，是在企业内部受重视的人才的数量和人才的质量，对于整体的档案建设中不仅仅是要加强档案管理的技术性人才的培养和利用，还是要对人才的信息档案的人才的基本型控制，因此，加强企业的档案管理的人才信息档案的培养，例如：整体的企业发展中的专长、教育背景等。

在企业的技术创新中，企业的档案管理不仅仅是需要调控整体的技术性设施的信息资源管理，针对档案管理的信息资源的开发与传播进行综合性控制，这样在调控资源建设中最大限度的为企业的发展提供准确、超前的资料信息，这样在调控档案信息的服务体系中进行管理与控制，这样在调控中从而提升管理层面的控制，提高企业的现代化的管理水平。

企业技术创新中的档案信息服务的发展方向

档案信息化的建设服务是为了在特定的信息化管理中进行的档案信息化控制的服务措施性建设，在档案信息化服务当中，不仅需要调控企业发展的各个途径的服务性建设，还能为企业的发展档案管理提供系统化的信息管理，这样提供系统化的信息服务。档案的信息化管理不仅仅需要在调控资源建设中运用信息化的管理渠道，还能充分整合信息资源渠道，调控信息资源建设，增强服务手段，并进而开拓服务领域，增强服务水平，提高整体的服务质量，为技术创新的服务体系创造有效地服务支撑，把握档案管理的信息化服务方向。

1档案信息数据库开发服务。在企业的文献管理档案服务工作中，档案的信息化调控不仅仅是拥有了服务的信息资源，还可以根据企业的整体性建设进行综合性的调整，这样建立有系统、完整的专题的数据库，在信息资源建设中设立一定的平台，为用户提供特色的服务管理。在档案管理中将有价值的档案信息进行管理，这样在档案建设中不仅仅需要加强对信息资源的检索控制，更重要的是企业的信息提供一个平台，能使非档案管理的部门也能查询到档案信息。

2档案信息咨询分析与情报研究服务。在档案信息资源的管理中不仅仅需要科技信息的服务管理模式，还需要对企业的档案管理建设进行有效的技术性调控，这样在基础性情报管理中结合自身的发展情况，进行不同层次的进行研究与开发，对基础性的调控进行项目的跟踪研究、聘雇研究或者发展研究等，提出相应的对策，参与到企业管理队伍里来。

3为档案管理提供培训服务。在档案管理信息化建设中加强档案的技术创新能力，作为企业整体的档案服务部门，不仅可以定期的举行一定的培训工作，还能利用电子定期的为企业提供一定的信息技术或者信息理论等方面的培训工作，进而提高档案培训人员的素质水平。这样不仅使其了解档案信息资源的种类进行调控，还能掌握一定的社会地位、作用以及影响，这样利用档案管理进行科学性的研究，保证资源的合理利用，从而在人才资源的管理上提高创新地位的控制，保证整体的档案信息化管理工作，为企业自主创新和实施品牌的传略服务。

4提供人才交流信息。企业的档案信息化部门的调控中加强档案管理的学习，这样在整体的企业管理流程中，将自身的建设融入到信息化调控中去，这样使得资源的调控性建设能够有效地运作，并把整体的档案管路信息化进行调控，完善企业的档案管理自动化系统，并积极主动的进行资源的规范化建设，编制出有一定水平的综合性、专题性的报告供企业决策者分析和判断，提高服务水平。

档案馆文化建设范文第3篇

关键词：学校档案管理；信息化建设；问题；建议

在学校管理的各项工作中，档案管理是其中较为重要的一部分。随着教育改革进程的加快，学校传统的档案管理在应用的过程中表现出了种种弊病，这种种弊病的解决在很大程度上依赖于学校档案管理的信息化建设。但是由于学校档案管理的信息化建设发展的时间较短，其中存在的弊病较多，因此，探究其信息化建设中的问题，提出相应的改进建议，对实现学校档案管理信息化建设的科学发展具有重要的意义。

一、学校档案管理信息化建设的内容

学校档案管理信息化指的是以发挥档案的凭证作用为基础，充分发挥档案的信息功能，促使档案内容实现数字化，促使档案传递实现信息化。其中档案管理信息化的含义有三层：其一，促使档案内容实现数字化，以便于信息的读取与存储；其二，实现档案信息传递、接收、储存、利用的一体化，提升操作的便利性；第三，实现档案信息管理的网络化，增强信息管理的便利性，提升信息的利用率。由此可知，学校档案管理的信息化建设内容也包括三个方面：第一，档案信息数字化建设。档案信息数字化建设的含义是在扫描技术和数据库技术的支持下，以安全性、效益性和规范性为原则，将传统的档案内容转化为电子档案进行保存，从而构成一个有结构、有秩序的档案信息库。第二，档案网站建设。档案网站建设是档案管理机构以公共信息服务网站为平台，以网页主页的方式开展档案宣传工作、提供相关服务的服务型网站，其功能为交流、服务与宣传，其构成内容为机构信息、资源信息、工作信息和服用利用信息等。在学校档案管理信息化建设的过程中，档案网站建设是重要步骤。第三，数字档案馆建设。数字档案馆是一种远程获取档案信息的方式，其建设的目的在于促使用户能够以便利快捷的方式获取所需信息，其特点为：在功能方面其中心是存储；在运行方面实现信息存取的网络化；在存储方面以无形的信息方法完成。

二、学校档案管理信息化建设的问题

学校档案管理信息化建设的时间较短，其中存在的问题较多，具体分析如下：第一，重视程度较低。学校档案管理工作在学校的各项工作中受到的重视程度本来就比较低，学校相关领导对档案管理信息化建设的重要性认识不完善，导致在其中投入的精力不足，投入的经费不够，与信息化建设相配套的基础设施不健全，最终影响了学校档案管理信息化建设的实现。第二，人才队伍不健全。学校档案管理人员长期使用传统的档案管理方法，在档案管理方面已经形成定性思维，对信息化管理这种新型档案管理方式的接受程度比较低，接受效率比较低。同时，因为相关的培训制度不健全，缺乏有效的培训激励机制，使得原有的档案管理人员出现固步自封的现象。再加之，专业的档案信息化管理人员没有实现有效的引进，人才队伍不健全，最终影响了学校档案管理信息化建设的发展。第三，档案管理制度不健全。受到档案管理重视程度不足的影响，学校的档案管理工作并没有被纳入政府工作体系，所以在学校档案管理方面也没有相关的规定，使得学校档案管理缺乏统一的标准，影响了档案管理的规范化建设，最终影响了档案管理工作的信息化建设。

三、学校档案管理信息化建设的建议

针对上述问题，本文针对学校档案管理工作的信息化建设提出以下建议：

第一，提升重视程度。首先，教育部门要针对学校档案管理的信息化建设召集学校领导召开相关会议，促使学校领导充分认识到学校档案管理信息化建设的重要性，端正学校领导对信息化建设的认识，进而提升全体师生对档案管理信息化建设的认识，以在学校领导的支持下在档案管理信息化建设方面投入充足的精力、人力和物力，为档案管理信息化建设的实现奠定良好的条件。

第二，完善人才队伍建设。在档案管理信息化建设的过程中，人才是决定档案管理信息化建设效果的重中之重。在新形势下，档案管理人员不仅要做管理员，更好成为档案信息的“数据库”和“百事通”。为了达到这样的要求，档案管理员要主动提升自己的专业素养，丰富自己的计算机应用技能和数据库能力，紧追档案管理信息化建设的步伐。同时，学校要做好档案管理人员的培训工作，定期开展培训，号召全体档案管理人员积极参与，并制订定期考核计划，对于未能通过考核的档案管理员对其进行再教育，如再次考核不过关，就予以辞退处理。除此之外，学校档案管理系统还要积极引进专业的档案管理信息化建设相关人才，做好信息化档案系统的设计与维护工作，带领全体档案管理人员提升信息化建设素养，以最终建设一支高素养的信息化建设人才队伍，以进一步推进档案管理工作的信息化建设步伐。

第三，完善制度建设。在学校档案管理工作信息化建设的过程中，对其产生阻碍的因素之一就是不规范的制度。建设规范的制度，要处理好标准化制度和规范化制度之间的关系，促使二者相互协调，共同进步。首先，要建设一个具有统一性的网络目录标准。因为档案内容较多，形式多样，录入标准和管理标准不统一，导致查阅困难。因此，要完善档案管理的信息化建设就要统一档案管理标准，以便提升档案管理效率和查阅使用效率。其次，要建立一套较为完善的制度，比如建立电子档案管理制度、重要场所的进出制度、电子档案系统的安全运行制度等，以实现档案信息的规范管理。

第四，完善数据库建设。首先，要搭建一个学校档案管理信息化建设平台，以《档案法》的相关规定为依据，规范档案管理规章制度，对学校档案进行分类处理；其次，要实现资源共享。学校档案管理部门要联合学校的其他部门制定档案管理的联合目录，并形成完善的网络系统，以便于实现一体化管理，以便于实现资源共享。第五，完善硬件设备的配置。档案管理的信息化建设在很大程度上依赖于硬件设备，因此，为了推进学校档案管理信息化进程的实现，完善硬件设备配置是关键。档案管理部门的相关人员要将所需的硬件设备进行统计，将其上报给学校领导，学校领导要尽快予以审批、拨款，完善硬件设备的配置，以完善档案管理的信息化建设。

四、结语

随着教育改革进程的加快，传统的学校档案管理模式在工作的过程中表现出了种种缺陷，不利于实现学校档案的规范化管理，不利于提升档案的利用水平。因此实现学校档案管理的信息化建设具有重要意义。学校档案管理的信息化建设包括三方面的内容，分别是：档案信息数字化建设、档案网站建设和数字档案馆建设。目前存在的问题是重视程度较低、人才队伍不健全、档案管理制度不规范，针对这样的问题，本文从提升重视程度、完善人才队伍建设、规范制度建设、完善硬件配置、完善数据库建设五个方面对学校档案管理工作的信息化建设进行了探究，具有一定的价值。

参考文献：

[1]李静.学校档案管理的信息化建设与问题对策[J].黑龙江史志,2014,(9):98.

[2]陈航.学校档案管理信息化建设“失范”与相关对策分析[J].卷宗,2014,(5):45-46.

[3]马美玲.学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].黑龙江史志,2013,(23):95.

[4]李嵘.学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].科教导刊,2013,(22):240-241.

档案馆文化建设范文第4篇

1.1适应社会需求

在日新月异的社会之中，想要不被社会淘汰就要做到能够适应社会的发展，与时俱进，而人事档案的信息化建设便是社会发展的必然结果，这是一个信息化社会，掌握重要的信息是成功的关键，随着信息化进程的加快，科学技术的发展，人事档案在人们心中的地位不断上升，信息资源是人们想要获取成功所必须的资源，人才资源更是重中之重，于是，人事档案的信息化建设与网络技术的发展联系日益密切，档案工作的存在便是为了满足人们的需求，而达到为社会发展服务的最终目的，人事档案信息化建设的提出在一定程度上促进了人事档案的改革，并且使档案的发展适应社会发展的潮流，是一项伟大的举措。

1.2信息的共享性

共享性是信息本身固有的特性，对于人事档案来说，能够为是全社会的人们提供全面有效的人事化信息，从而在很大程度上提高率社会工作运行的效率，通过人事档案的信息化建设我们可以通过网络迅速而准确的找到我们想要掌握的人事信息，还可以查询人事的其他方面信息，从而达到全面了解我们想要了解的人，相比较于以前从纸质媒体等获取信息的方式，大大提高了工作效率，节省了一定劳动力，在一定程度上优化了社会工作，促进社会进一步发展。

2人事档案信息化建设的主要内容

2.1把数据库的建设作为重点

数据库作为信息的源头，具有重要的地位，想要实现人事档案的信息化建设就必须做好人事档案数据库的建设，通过计算机网络建立多媒体信息数据库和文字信息数据库，在数据库的建设中，要做到保证所有信息来源的完整性和可靠性，不能一味的把数据库建设的重点放到硬件设备上而忽略了信息资源的收集和更新，出现数据老化、不准确、不完整的现象。注重已有信息的整合和对未知信息的拓展，能够做到为人们提供更加优质更加有意义的数据，使人事档案的信息化建设达到最优状态，当然，主要依靠计算机网络进行的数据库建设，保证其硬件设施的先进性也是必要的，比如说，通过优质的硬件设施做到更长时间的对信息的保存，在数据采集的时候能够提供画面更加清晰声音更加优质的多媒体信息，有助于以后信息查询时信息的识别，人事档案包括的不仅仅是一点个人信息，它还涉及很多其它信息，所以我们应该注意人事档案信息化建设时它内容的丰富性，我们只有认识到信息化建设的重要性，做好每一个细节，才能更进一步推进人事档案信息化建设的进一步发展。

2.2规范档案建设的各个环节

档案作为数据信息，是很容易出现错误的，所以我们要对档案建设的所有步骤都进行有效的规范，提出科学、标准的操作方式，优化以前档案建设的步骤，实现科学化管理的目标，打破传统的工作方法，只有在各方面都做到让工作步骤最优，让管理方法最合适，才能更加有效的建立对人们真正有用的信息档案。

3人事档案信息化建设中存在的问题

3.1信息化建设中的基础化设施配备不完善

通过网络技术进行人事档案的信息化建设，不仅仅需要人们拥有足够的信息资源，还有很重要的是优质的硬件设施，比如计算机、扫描仪等技术设施，只有这样才能保证档案的信息化，可是目前很多地方都存在技术设施不够或者老化、功能不齐全的问题，很大程度上阻碍了人事档案的信息化建设。

3.2档案管理人员素质有待提高

所有工作进行的主题都是人，我们的思考能力决定了我们的领导地位，社会发展的速度和质量最终都是由我们的意识和努力决定的，同样的，在人事档案的信息化管理的过程当中，实施的情况，很大程度也取决于工作人员的工作态度和能力水平，从目前来看，我国的档案管理人员大多都是学问不高而且没有经过很好培训的，甚至有的根本不了解计算机技术，不能适应推进人事档案的信息化建设，这样便导致整个档案管理的工作售到影响，整体工作散漫效率不能提高。

3.3信息化管理标准不明确

有了目标才有动力，才知道努力的方向，对于人事档案的信息化建设也有异曲同工之处，只有有了明确而统一的标准，工作人员才能知道具体要怎么做，现阶段的档案管理中却没有统一明确的标准，导致工作人员的工作没有目标和方向，出现效率低下，工作态度散漫等情况，极其不利于工作的进一步开展和优化，人们从自身的利益出发，违背了档案服务于社会的标准，阻塞了信息的共享。

4人事档案信息化建设的对策

4.1加大对信息化建设中基础设施的投资

我们已经分析了落后不完善的基础设施对我们工作带来的极大障碍，我们就应该意识到想要推进人事档案的信息化建设，加大对信息化基础设施投资的重要性。这些基础设施作为开发和利用各种信息的基本条件和数据文档传输的基本方式，占有重要的地位，我们只有加大投资购买先进的基础设施，才能优化工作结构，保证工作效率，提高我们信息化进程的速度，做到实现人事档案信息化的目标。

4.2提高工作人员整体素质

面对我国目前，档案管理工作人员整体素质不高的情况，我们必须做出有效对策改变这一现象，首先我们要对档案管理人员进行高质量的职业培训和技能培训，让他们掌握信息化进程中所必须的技能，并且端正工作态度，可以适当提高档案管理人员的薪资比例，吸引部分高学历高质量工作人员进行档案管理工作。

4.3统一信息化管理标准

档案馆文化建设范文第5篇

【关键词】文书档案；信息化；利用率；安全保护

1文书纸质档案与电子档案的特点

1.1纸质档案具有稳定性

纸质档案顾名思义就是用纸记录的档案，比如：日记、户口本、信件、图纸、合同、证书等都属于纸质档案。纸质档案有两个特点，分别是稳定性以及安全性，纸质档案的稳定性来源于纸张、颜料、染料的稳定性，而纸质档案的安全性则来源于纸质档案上的字迹，众所周知，每一个人的字迹都是有所区别的，所以纸质档案的造假几率很小，所以其安全性很高。但是，纸质档案却有一个特别显著的缺点——不易保存，纸质档案的保存会受到保存地点、保存环境的影响，大量的纸质档案不仅需要足够的保存空间，还需要高额的维护费用，而且纸质档案在查阅、搬移等过程中或多或少都会有所损伤，除此之外，纸质档案还会害怕潮湿、火灾、水灾等不可控制的灾害。这就不能保证档案的完整性，不利于数据以及实际情况的记录。

1.2电子档案的存储具有多样性

电子档案顾名思义就是用电子为载体记录的档案，电子档案也是信息技术发展的大趋势。电子档案和纸质档案的最大区别就在于，电子档案虽然存储的数据内容非常大，但是它的载体却很小，像U盘、移动硬盘等存储设备，虽然体积小，但是容量却特别大。电子档案不同于传统的纸质档案，它不但可以记录文字，还可以记录图片、视频、音频、影像等内容，让文书档案变得更具体、更准确。除此之外，电子档案还可以进行异地共享，档案的使用不会受到地区、时间的影像，只要有网络就可以随时查阅，大大提高了档案的利用率。此外，电子档案还可以进行多元化的备份，这也大大降低了档案丢失、损毁的风险。随着社会的发展，档案的数量越来阅读，传统的纸质档案的管理太过于繁琐。纸质档案在进行查询时，需要多道程序的审查，才能找到想要查询的档案。档案的管理工作也可以通过先进的互联网进行管理。将档案数据输入进网络，档案在网上进行管理，极大地促进了档案的公开性以及查询档案的便捷性，提高了档案管理工作的效率。

2加强文书档案管理信息化建设利用率

2.1文书档案信息化机制的建立

电子档案管理应该建立健全的管理机制，首先档案源数据的收集必须精确，档案数据的复制、备份、保存等必须保证和源数据相一致。除此之外，还应该尽量把图像类的数据资料转换成文字数据资料，这样可以方便后期的查阅和使用。电子档案的格式也必须根据国家规定来统一设计，并创建相应的电子档案管理机制。此外，电子档案管理工作人员的责任划分也应该依照国家的相关规定来执行，这样可以保证电子档案管理工作的规范和准确，尽量降低了电子档案管理工作出错的几率。

2.2文书档案信息化水平的加强

在地震局的防震减灾工作中，文书的档案管理工作是非常重要的一部分，但是，在现有的防震减灾文书档案管理工作中，不但文书档案管理的工作量非常大，而且文书档案管理的工作人员还特别稀缺。大部分文书档案管理工作人员对纸质档案管理模式都熟记于心，可是随着电子档案管理模式的出现，文书档案管理工作人员必须及时提升自身的技术水平，最大程度的满足其工作需求。用现代化的档案管理模式来服务于当前的防震减灾事业。电子档案管理模式是社会信息化发展的必然趋势。所以必须改变传统的档案管理观念，让文书档案管理朝着数字化、现代化、数据化的方向去发展，各个部门之间也应该互相交流和帮助，这样才能更好的推进防震减灾文书档案管理工作的顺利进行。

3加强文书档案信息化管理的安全保护

3.1提升文书档案管理人员的综合素质

提高文书档案管理安全的措施之一就是，一定要提高档案管理工作人员的整体素质。文书档案工作是单位中比较重要的工作内容，工作人员不但要具备过硬的技术水平，还必须具备一定的综合素养。在日常工作中，档案管理的工作人员必须要有及时收集、整理档案资料的意识，查阅完档案必须及时归还原处，定期维护、检查档案是否有缺损。与此同时，还应该定期给档案管理的工作人员安排培训和学习的机会，让他们多学习，努力提升自己的技术水平和能力。还要有足够的职业素养，在管理的过程中，认真负责每一份档案。不能随意将档案借出，以免泄露重要信息。

3.2强化文书档案信息化管理的安全防范

提高文书档案管理安全的措施之二就是，一定要加强文书档案信息化管理的安全防范，主要方式有两种：一，创建一个文书档案管理的内部平台，用此来监督和管理局内重要的文书档案；二，进行电子文书档案的备份和容灾，当电子文书档案受到损坏的时候，及时的采取补救措施，把损坏的档案及时的修补和还原，让文书档案可以尽量恢复正常。

4结语

随着防震减灾事业的不断发展，传统纸质档案的缺陷也逐渐的显露了出来。防震减灾工作不可能局限于一个地区，所以文书档案的使用情况也会越来越频繁。所以，如何创建出一种高效、科学的文书档案管理方式是目前防震减灾机构亟待解决的难题。电子档案的出现不但满足了目前防震减灾事业的发展需求，还提高了防震减灾文书档案的使用效率，可以为地震局相关的领导提供可靠的判断依据。文书档案的信息化发展是社会发展的大趋势，它可以提高防震减灾工作的准确性，让防震减灾工作中的文书档案管理工作变得更科学、更合理、更准确。

参考文献

[1]张雪.事业单位文书档案信息化建设分析[J].兰台内外,2019(18):25-26.